Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal Ener de 2018
Cntenid 1. Antecedentes... 3 2. Objetiv... 3 3. Alcance... 3 4. Fundament... 4 5. Estad que guarda el Cntrl Intern en el Institut Nacinal Electral... 4 5.1 Ambiente de cntrl... 4 5.2 Administración de riesgs... 8 5.3 Actividades de cntrl... 8 5.4 Infrmación y cmunicación... 9 5.5 Supervisión... 10 6. Reprte de avances del PTCI... 11 7. Recmendacines... 11 Glsari... 12 Aprbación y validación del infrme... 13
1. Antecedentes En la sesión rdinaria del 28 de febrer de del Cmité de Planeación Institucinal, la Secretaría Ejecutiva pr cnduct de la Unidad Técnica de Planeación presentó el Infrme Anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal cn crte al 31 de diciembre de 2016. Asimism, en la primera sesión rdinaria del Cmité de Planeación Institucinal del añ, la UTP presentó el Prgrama de Trabaj del citad cmité en el cual se cmprmetiern las siguientes actividades en materia de Cntrl Intern las cuales se describen a cntinuación: Analizar la pertinencia de la frmalización de un Prgrama de Integridad Institucinal. Implementar la Metdlgía de Administración de Riesgs a ls prcess seleccinads pr el Cmité de Planeación Institucinal (btener la Matriz de riesgs, Mapa de riesgs y Prgrama de Trabaj de Administración de Riesgs). Seleccinar ls prcess a ls que se implementará Cntrl Intern durante. Presentar al Cmité de Planeación Institucinal las actividades realizadas pr el Grup de Trabaj Tempral para la revisión y validación de ls prgramas de trabaj de Cntrl Intern y Administración de Riesgs, 2015-2016; el Reprte anual del cmprtamient de ls riesgs; y el Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal (SCII). Presentar al Cmité de Planeación Institucinal ls infrmes Trimestrales. Dichas actividades se prgramarn cn el fin de cumplir cn las accines de mejra cmprmetidas pr las Unidades Respnsables en que se describen en el presente infrme, así cm tdas aquellas actividades en materia de Cntrl Intern realizadas en el añ. 2. Objetiv Dar a cncer a ls integrantes de la Juta General Ejecutiva ls avances en la implementación de las accines de mejra cmprmetidas en ls Prgramas de Trabaj de Cntrl Intern y del estad que guardó el Sistema de Cntrl Intern Institucinal durante. 3. Alcance Infrmar sbre el estad que guardó el Sistema de Cntrl Intern Institucinal durante el añ y ls resultads de ls avances de las accines cmprmetidas en ls Prgramas de Trabaj de Cntrl Intern de la DERFE, DESPEN, UTF y UTyPDP. Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal 3
4. Fundament Cn fundament en el artícul 19, fracción II, incis d) del MNCII, se presenta a la Junta General Ejecutiva para su cncimient, el Reprte de Avance de ls Prgramas de Trabaj de Cntrl Intern y el estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal. 5. Estad que guarda el Cntrl Intern en el Institut Nacinal Electral A cntinuación, se reprtan las actividades realizadas durante cnfrme a ls cmpnentes del Marc Nrmativ de Cntrl Intern. 5.1 Ambiente de cntrl Capacitacines en materia de Cntrl Intern, Riesgs y Anticrrupción Pnentes: Númer de participantes: 44 Pnentes: Númer de participantes: 34 Sensibilización para titulares en materia de Cntrl Intern y Administración de Riesgs. Persnal del Órgan Intern de Cntrl del INE y de la Unidad Técnica de Planeación. 17 Unidades Respnsables que integran al Institut, las Juntas Lcales Ejecutivas de Mrels y Puebla y un asesr del Cnsejer Presidente Cntrl Intern y Administración de Riesgs. Persnal del Órgan Intern de Cntrl del INE y de la Unidad Técnica de Planeación. Persnal de las 17 Unidades Respnsables Sensibilización y Difusión del Mdel de Cntrl Intern del INE. Pnentes: Númer de participantes: Pnentes: Númer de participantes: Curs en línea elabrad pr el Órgan Intern de Cntrl. 190 funcinaris inscrits, 150 cncluyern cn calificación aprbatria. UTF, UTyPDP, UTP, DERFE y DESPEN Frtalecimient del Códig de Ética para su Aplicación Institucinal y Apy al Desempeñ baj una Perspectiva de Valres. Cnsultr extern 109, dirigid a persnal de la Dirección de Persnal de la DEA. Dirección de Persnal de la DEA. Inducción al Sistema de Cntrl Intern Institucinal. Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal 4
Pnentes: Númer de participantes: 21 Pnentes: Númer de participantes: 25 Pnentes: Númer de participantes: 25 Pnentes: Númer de participantes: 25 Pnentes: Númer de participantes: 25 Persnal del Órgan Intern de Cntrl y de la Unidad Técnica de Planeación. DEOE, UNICOM, CAI, DS, DECEyEC, CNCS, DEPPP, DJ, UTCE, UTP y SE. Sensibilización, para Titulares de las Unidades Respnsables en materia de Cntrl Intern MBA. Armand Avals Pérez, Auditr Intern Certificad, Auditr de Gbiern Certificad, Certificación en Aut Evaluación de Cntrl, Certificad en Administración de Riesgs y Presidente Hnrari del Internal Cntrl Institute Méxic, S.C. 17 Unidades Respnsables Metdlgía para la evaluación de riesgs. MBA. Armand Avals Pérez, Auditr Intern Certificad, Auditr de Gbiern Certificad, Certificación en Aut Evaluación de Cntrl, Certificad en Administración de Riesgs y Presidente Hnrari del Internal Cntrl Institute Méxic, S.C. 14 de las 17 Unidades Respnsables Metdlgía para la evaluación de riesgs de crrupción MBA. Armand Avals Pérez, Auditr Intern Certificad, Auditr de Gbiern Certificad, Certificación en Aut Evaluación de Cntrl, Certificad en Administración de Riesgs y Presidente Hnrari del Internal Cntrl Institute Méxic, S.C. 14 de las 17 Unidades Respnsables Taller de autevaluación de Cntrl Intern MBA. Armand Avals Pérez, Auditr Intern Certificad, Auditr de Gbiern Certificad, Certificación en Aut Evaluación de Cntrl, Certificad en Administración de Riesgs y Presidente Hnrari del Internal Cntrl Institute Méxic, S.C. 14 de las 17 Unidades Respnsables En ttal, se impartiern nueve curss en materia de Cntrl Intern, Administración de Riesgs e Integridad en el añ. Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal 5
Integración del Inventari de Prcess Institucinal. En abril de, la UTP presentó a la Junta General Ejecutiva el Inventari de Prcess y Subprcess cm insum para dar cumplimient al Análisis Integral de la Estructura Orgánica y Funcinal de las Direccines Ejecutivas y Unidades Técnicas del INE. En may de, la UTP presentó al Cmité de Planeación Institucinal el Infrme de avances del Análisis de la Estructura Orgánica y Funcinal de las Direccines Ejecutivas y Unidades Técnicas del Institut Nacinal Electral. 1 En ctubre de, cn base en el Inventari mencinad en el primer párraf, la UTP presentó al Cmité de Planeación Institucinal la actualización de la lista de Prcess y Subprcess que se integrarn al Sistema de Cntrl Intern Institucinal para -2018. Hasta el añ 2016, el Sistema de Cntrl Intern Institucinal cnstaba de 19 prcess y 136 subprcess identificads pr las Unidades Respnsables que están incluidas en el Sistema de Cntrl Intern Institucinal, pr l que, para la realización de la actualización anterirmente mencinada, de primera instancia, se definiern ls siguientes criteris de exclusión: 1. Tds aquells prcess que n estén reflejads en el inventari vigente y que n estén vinculads cn ls bjetivs institucinales. 2. Tds aquells prcess que estén n en el inventari vigente, que sean administrativs y que n tengan un impact direct en el cumplimient de ls bjetivs institucinales. 3. Tds aquells prcess excluids pr ls criteris 1 y 2 en autmátic se eliminan ls subprcess asciads. 4. Tds aquells subprcess que n están cnsiderads en ls prcess del inventari vigente, ls cuales serán sustituids pr ls subprcess vigentes. Cm resultad del análisis realizad pr las Unidades Respnsables cn la crdinación de la UTP, se determinó el nuev listad de prcess y subprcess que frman parte del Sistema de Cntrl Intern -2018, cm se muestra a cntinuación: 1 Ls trabajs presentads frman parte de ls resultads del acuerd JGE/248/. Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal 6
UR Anterir Lista de prcess Actualizada DERFE 9 9 DESPEN 2 2 UTF 1 1 UTyPDP 7 2 DEA 0 2 Ttal 19 16 10 8 6 4 2 0 Lista de prcess -2018 9 9 7 2 2 2 2 1 1 0 DERFE DESPEN UTF UTyPDP DEA Relación anterir Relación actualizada Lista de subprcess UR Anterir Actualizada DERFE 79 92 DESPEN 17 2 UTF 4 6 UTyPDP 36 13 DEA 0 2 Ttal 136 115 100 80 60 40 20 0 Lista de subprcess -2018 92 79 36 17 13 2 4 6 0 2 DERFE DESPEN UTF UTyPDP DEA Relación anterir Relación actualizada Nrmatividad En ctubre de la UTP presentó al Cmité de Planeación Institucinal la Metdlgía de Cntinuidad de Operacines y Ruta de Trabaj para la Actualización de Prtcls de Cntinuidad de Operacines de las Unidades respnsables del Institut Nacinal Electral, en el marc del Prces Electral Federal -2018. En diciembre de, la UTP presentó al Cmité de Planeación Institucinal una prpuesta del Marc General de Integridad del Institut Nacinal Electral. En diciembre de, se presentó en el Cmité de Planeación Institucinal el Prgrama de Trabaj para la atención del estudi 1642 Estudi sbre las Estrategias para Enfrentar la Crrupción Establecidas en las Institucines del Sectr Públic Federal de la Auditría Superir de la Federación. Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal 7
5.2 Administración de riesgs Las actividades realizadas de este cmpnente están descritas en el Reprte anual del cmprtamient de ls riesgs, que se presenta en el plen del Cmité de Planeación Institucinal. 5.3 Actividades de cntrl Actividades realizadas La UTP crdinó las actividades del Grup de Trabaj Tempral para la revisión y validación de ls Prgramas de Trabaj de Cntrl Intern y Administración de Riesgs, 2015-2016, destacand las siguientes accines: Se implementó la mejra de ls frmats de seguimient a las accines cmprmetidas en ls PTCI cn la finalidad de alinearls al MNCII cnsiderand las sugerencias del OIC, mediante ls cuales las Unidades Respnsables presentarn sus respectivs avances a diciembre de 2016. Se elabrarn ls instructivs para que las Unidades Respnsables presentaran las evidencias de ls avances de ls PTCI. La UTP brindó asesría a las Unidades Respnsables cn respect al llenad de ls frmats de seguimient al PTCI e integración de sus evidencias. Verificación de la integración de ls frmats de seguimient a ls PTCI y sus evidencias, cnfrme al artícul 27, f. II, incis f), del MNCII. Crdinación cn las Unidades Respnsables a fin de atender las sugerencias emitidas pr el Órgan Intern de Cntrl, respect a ls infrmes de resultads a la revisión del cumplimient de ls PTCI, pr parte de la DERFE, DESPEN, UTF y UTyPDP. La UTP en cnjunt cn la DERFE, DESPEN, UTF y UTyPDP integró el Prgrama de Trabaj de Cntrl Intern. Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal 8
5.4 Infrmación y cmunicación Actividades realizadas Se ntificó a las Unidades Respnsables las fechas para remitir la infrmación respectiva a ls infrmes trimestrales de. Las Unidades Respnsables reprtarn a la UTP ls avances de ls Prgramas de Trabaj de Cntrl Intern y Administración de Riesgs en tiemp y frma. Durante, la UTP presentó al Cmité de Planeación Institucinal la siguiente infrmación en materia de Cntrl Intern y Administración de Riesgs: N. Infrmación Presentación al CPI 1. Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Febrer Institucinal 2015-2016. 2. Reprte anual del cmprtamient de ls riesgs 2015-2016 Febrer 3. Resultad de ls trabajs realizads pr el Grup de Trabaj Febrer Tempral para la revisión y validación de ls prgramas de trabaj de Cntrl Intern y Administración de Riesgs, 2015-2016. 4. Prgrama de Trabaj de Cntrl Intern. May de 5. Primer Reprte Trimestral de Seguimient a las Accines May de Cmprmetidas en ls Prgramas de Trabaj de Cntrl Intern (PTCI) y de Administración de Riesgs (PTAR) crrespndiente al primer trimestre de. 6. Metdlgía de Cntinuidad de Operacines y Ruta de Trabaj para la Actualización de Prtcls de Cntinuidad de Operacines de las Unidades Respnsables del Institut Nacinal Electral. Octubre de 7. Segund Reprte Trimestral de Seguimient a las accines cmprmetidas de ls Prgramas de Trabaj de Cntrl Intern y Administración de Riesgs 8. Resultads de la actualización de la lista de ls Prcess y Subprcess que se integrarn al Sistema de Cntrl Intern Institucinal -2018. 9. Calendari de Actividades del últim cuatrimestre de para llevar a cab el Prces de Administración de Riesgs. 10. Envió a la Auditría Superir de la Federación de evidencia de las accines realizadas pr el Institut Nacinal Electral cn la finalidad de atender parte de las recmendacines emitidas en el infrme del Estudi sbre la Implementación de Estrategias para el Frtalecimient de ls Sistemas de Cntrl Intern en el Sectr Públic Federa, núm 1641. 11. Prpuesta del Marc General de Integridad del Institut Nacinal Electral, el Prgrama de Trabaj para la atención del estudi 1642 Octubre de Octubre de Octubre de Se remitió cpia de cncimient a la Secretaría Ejecutiva. Diciembre de Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal 9
N. Infrmación Presentación al CPI de la Auditría Superir de la Federación y la infrmación enviada a este ente fiscalizadr cn la finalidad de mejrar el puntaje en materia de integridad y anticrrupción. 12. Resultads del ejercici de depuración de la Matriz de Riesgs Diciembre de Institucinal. 13. Tercer Reprte Trimestral de Seguimient a las accines cmprmetidas de ls Prgramas de Trabaj de Cntrl Intern y Administración de Riesgs. Diciembre de 5.5 Supervisión Actividades realizadas El Órgan Intern de Cntrl prprcinó a la UTP ls resultads de la revisión de ls siguientes Pryects: Pryect III.3.2. del OIC Acmpañar a la UTP para evaluar el sistema de administración de riesgs de crrupción en ls 19 prcess en dnde se implementó el mdel de cntrl intern (DERFE, DESPEN, UTyPDP y UTF), ntificad a la UTP en nviembre de. Pryect III.3.10. Acmpañar a la UTP para dcumentar el mapa de riesgs de la peración administrativa que apya a ls prcess electrales para frtalecer la transparencia y rendición de cuentas del INE, ntificad a la UTP en ctubre de. Pryect III.3.14. del OIC Acmpañar a la UTP en la revisión y actualización del Marc Nrmativ de Cntrl Intern del INE para incrprar la existencia de la instancia respnsable del frtalecimient de la integridad en el INE, ntificad a la UTP en nviembre de. Pryect III.3.15. del OIC Acmpañar a la UTP en la implementación del Sistema de Cntrl Intern Institucinal, ntificad a la UTP en diciembre de. La UTP a partir de las recmendacines emitidas pr el OIC y del seguimient permanente que se realiza en la materia cn cada Unidad Respnsable que está dentr del Sistema de Cntrl Intern, se vigiló que cada una de ellas, cumpliera cn el MNCII y se atendieran las sugerencias emitidas pr el órgan fiscalizadr en ls pryects del ejercici 2016 y se iniciarn las accines para la atención de las sugerencias del, en un prces de mejra cntinua. Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal 10
Durante, la UTP verificó la integración de ls frmats de seguimient a ls PTCI que reprtarn las Unidades Respnsables, cnfrme al artícul 27, f. II, incis f). Mediante la firma de ls frmats de seguimient a ls PTCI se crrbró la supervisión de ls Titulares de las Unidades Respnsables. Cm se puede bservar en ls párrafs anterires, durante se encntrarn activas las tres líneas de defensa para la implementación del Sistema de Cntrl Intern Institucinal. Ls dueñs de ls prcess y ls titulares de las Unidades Respnsables cm primera línea, la Unidad Técnica de Planeación cm segunda línea y el Órgan Intern de Cntrl cm tercera línea. 6. Reprte de avances del PTCI El Prgrama de Trabaj de Cntrl Intern, presentad pr la UTF, UTyPDP, DESPEN y DERFE, se finalizó al 100%. El detalle de la cnclusión de las actividades de ls Prgramas de Trabaj de Cntrl Intern se pueden cnsultar en el Primer, Segund, Tercer y Cuart Reprtes Trimestrales de Seguimient a las accines cmprmetidas en ls Prgramas de Trabaj de Cntrl Intern y Administración de Riesgs. 7. Recmendacines Cm resultad de ls trabajs realizads pr la Unidad Técnica de Planeación cn las Unidades Respnsables, se detectarn diversas áreas de prtunidad cncrdand cn las sugerencias emitidas pr el Órgan Intern de Cntrl vertidas en ls pryects de revisión referids en el numeral 5.5, las cuales se recmienda su cnsideración para su atención durante 2018. Cntinuar cn el seguimient a la atención de las recmendacines de la Auditría Superir de la federación en ls Infrmes 1641 Estudi sbre la implementación de Estrategias para el Frtalecimient de ls Sistemas de Cntrl Intern en el Sectr Públic Federal y 1642 Estudi sbre las Estrategias para Enfrentar la Crrupción Establecidas en las Institucines del Sectr Públic Federal de la Auditría Superir de la Federación. Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal 11
Glsari Acción de mejra: Las actividades determinadas e implantadas pr ls Titulares y demás servidres públics cmpetentes del Institut para frtalecer el Sistema de Cntrl Intern Institucinal, así cm prevenir, disminuir, administrar y/ eliminar ls riesgs que pudieran bstaculizar el cumplimient de bjetivs y metas. DERFE: Dirección Ejecutiva del Registr Federal de Electres. DESPEN: Dirección Ejecutiva del Servici Prfesinal Electral Nacinal. MNCII: Marc Nrmativ de Cntrl Intern Institucinal. OIC: Órgan Intern de Cntrl del Institut Nacinal Electral. PTCI: Prgrama de Trabaj de Cntrl Intern, dcument que incrpra las accines de mejra cmprmetidas a ejecutarse en determinad plaz, para implementar frtalecer el cumplimient de ls elements de cntrl vinculads a las Nrmas Generales de Cntrl Intern establecidas en las dispsicines del Marc Nrmativ de Cntrl Intern. Sistema de Cntrl Intern: El cnjunt de prcess, mecanisms y elements rganizads y relacinads que interactúan entre sí, en la planeación, rganización, ejecución y dirección, infrmación y seguimient de la gestión del Institut para asegurar de manera raznable el lgr de sus bjetivs. Unidades Respnsables: Sn las áreas del Institut Nacinal Electral, identificadas cm órgans centrales y rganisms descncentrads. UTP: Unidad Técnica de Planeación. UTyPDP: Unidad Técnica de Transparencia y Prtección de Dats Persnales. Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal 12
Aprbación y validación del infrme Lista de ficis mediante ls cuales las Unidades Respnsables reprtarn a la Unidad Técnica de Planeación ls avances en materia de la implementación de las Accines de Mejra establecidas en ls Prgramas de Trabaj de Cntrl Intern (PTCI), así cm ls ficis pr ls cuales ls Titulares de las Unidades Respnsables validarn la infrmación del presente infrme en el ámbit de su cmpetencia. Ver Anex 1 Unidad Respnsable UTF DERFE UTyPDP DESPEN Oficis de entrega a la UTP de ls infrmes de seguimient a ls PTCI y validación al cntenid del presente infrme INE/UTF/DG/DMR/5905/2018 INE/DERFE/0101/2018 INE/UTyPDP/022/2018 INE/DESPEN/0102/2018 Infrme anual del estad que guarda el Sistema de Cntrl Intern Institucinal 13
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