Al contestar refiérase al oficio No. 02616 Señor Francisco Cordero Fallas Jefe, Departamento de Proveeduría Instituto Nacional de Seguros Fax 2243-9919, 2255-3427 22 de febrero 2016 DCA-0492 Estimado señor: Asunto: Se aprueban contratos y adendas suscritos entre el Instituto Nacional de Seguros y las empresas Innomédica CCB, S.A., Synthes Costa Rica S.C.R., Limitada, QUALITY-1 Export Inc., Eurociencia Costa Rica, S.A. y Orthopedic Biomet Centroamérica, S.A.; para la adquisición de suministros, insumos e implantes para procedimientos artroscópicos de hombro, rodilla, cadera, codo, muñeca, tobillo y maxilofacial, bajo la modalidad de consignación, para los procedimientos quirúrgicos de los pacientes del Instituto Nacional de Seguros en las salas de cirugía del Hospital del Trauma, por un monto inestimable, derivado de la Licitación Pública N 2015LN-115001- UL. Nos referimos a su oficio N PROV-06387-2015 del 22 de diciembre del 2015, recibido en esta Contraloría General de la República en fecha 04 de enero de 2016, mediante el cual remite para su refrendo los contratos suscritos entre el Instituto Nacional de Seguros y las empresas Innomédica CCB, S.A., Synthes Costa Rica S.C.R., Limitada, QUALITY-1 Export Inc., Eurociencia Costa Rica, S.A. y Orthopedic Biomet Centroamérica, S.A., para la adquisición de suministros, insumos e implantes para procedimientos artroscópicos de hombro, rodilla, cadera, codo, muñeca, tobillo y maxilo-facial, bajo la modalidad de consignación para los procedimientos quirúrgicos de los pacientes del Instituto Nacional de Seguros en las salas de cirugía del Hospital del Trauma, por un monto inestimable, derivado de la Licitación Pública N 2015LN-115001-UL. Mediante oficio N PROV-00174-2016 del 13 de enero de 2016, el Instituto Nacional de Seguros adiciona al oficio N PROV-06387-2015, la certificación de contenido presupuestario N DSS-00145-2016, suscrita por el señor Róger Arias Agüero, Subjefe de la Dirección de Seguros Solidarios del Instituto Nacional de Seguros, para el proceso descrito en el párrafo anterior. Esta División de Contratación Administrativa requirió información adicional a la Administración contratante, mediante oficio N 01059 (DCA-0179) del 21 de enero del 2016, el
2 cual fue atendido mediante oficio N 64-DJ/CAD-2015 de fecha 12 de enero del 2016, recibido en esta Contraloría General en la misma fecha. Posteriormente, se requirió nuevamente información adicional a la Administración, mediante oficio N 00496 (DCA-0092) del 14 de enero de 2016, siendo atendido por medio del documento N PROV-0541-2016 del 01 de febrero de 2016, recibido por este órgano contralor el mismo día, en el cual fueron remitidas adendas respectivas para los cinco contratos principales. Por disposición del artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, constan y se tienen por acreditados los siguientes documentos: 1. Contenido presupuestario: Se aportó la certificación N DSS-00366-2016 de fecha 22 de enero de 2016, suscrita por el señor Róger Arias Agüero, Sub Jefe de la Dirección Seguros Solidarios por un monto de 1.335.000.000,00 (mil trescientos treinta y cinco millones de colones exactos). Dichos montos para el 2016 se encuentran reservados para atender la contratación indicada. (ver folio 189 de la documentación incorporada en el expediente de la gestión de refrendo). 2. Estudios Técnicos: Se remitieron los siguientes estudios técnicos: i. Estudio N PROV-02430-2015 del 28 de mayo de 2015, emitido por el Departamento de Proveeduría del Instituto Nacional de Seguros y suscrito por el analista Jimmy Barquero, en el cual se indica que las empresas Innomédica CCB, S.A., Synthes Costa Rica S.C.R., Limitada, QUALITY-1 Export Inc., Eurociencia Costa Rica, S.A. y Orthopedic Biomet Centroamérica, S.A. cumplen con los requerimientos legales establecidos en el cartel. (Folios 3445 al 3376, Tomo III del expediente administrativo). ii. Oficio N DSS-01947-2015 del 10 de junio de 2015, emitido por la Dirección de Seguros Solidarios, y suscrito por el señor José Miguel Gutiérrez, con visto bueno del señor Róger Arias, Subjefe de esa Dirección, mediante el cual se acredita que las empresas contratistas cumplen con las condiciones técnicas del cartel y se emite criterio de razonabilidad del precio. (Folios 2879 al 2847, y 3368 al 3338 Tomo III del expediente administrativo). 3. Informe de adjudicación: Oficio N DSS-01947-2015 del 10 de junio de 2015, donde consta la recomendación de adjudicación, emitido por la Dirección de Seguros Solidarios, y suscrito por el señor José Miguel Gutiérrez, con visto bueno del señor Róger Arias, Subjefe de esa Dirección, mediante el cual se acredita el cumplimiento y recomendación de adjudicación de las ofertas presentadas por las empresas Innomédica CCB, S.A., Synthes Costa Rica S.C.R., Limitada, QUALITY-1 Export Inc., Eurociencia Costa Rica, S.A. y Orthopedic Biomet Centroamérica, S.A. (Folios 2879 al 2847, y 3488 al 3446 Tomo III del expediente administrativo).
3 4. Acto de Adjudicación y publicación: Por medio del acuerdo N 9287-V de la Junta Directiva del Instituto Nacional de Seguros, con fecha 22 de setiembre de 2015, se adjudicó la licitación pública de referencia a favor de las empresas Innomédica CCB, S.A., Synthes Costa Rica S.C.R., Limitada, QUALITY-1 Export Inc., Eurociencia Costa Rica, S.A. y Orthopedic Biomet Centroamérica, S.A. Consta publicación del Acto de Adjudicación por medio del Diario Oficial La Gaceta N 193 del lunes 5 de octubre de 2015, (Folios 3012 al 3010, Tomo III del expediente administrativo y folio 190 de la documentación incorporada en el archivo de esta Contraloría General). 5. Declaraciones juradas: Constan declaraciones juradas en las cuales se acredita que las empresas Innomédica CCB, S.A., Synthes Costa Rica S.C.R., Limitada, QUALITY-1 Export Inc., Eurociencia Costa Rica, S.A. y Orthopedic Biomet Centroamérica, S.A.; no se encuentran afectadas por el régimen de prohibiciones, y además, que se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales (Folios 191 al 192, y 236 al 239 de la documentación incorporada en el archivo de esta Contraloría General). 6. Garantía de cumplimiento: Constan las siguientes garantías de cumplimiento: i. Garantía de cumplimiento otorgada por Innomédica CCB, S.A., correspondiente a la suma de 10.000.000,00 (diez millones de colones exactos), de conformidad con el punto B del Apartado V del cartel; cuyo vencimiento es el 10 de enero del 2017 y fue emitida por el Banco de Costa Rica. Garantía de cumplimiento N L-020834 (Folio 3196, Tomo III del expediente administrativo y folio 193 de la documentación incorporada en el archivo de esta Contraloría General). ii. iii. Garantía de cumplimiento otorgada por Synthes Costa Rica S.C.R., Limitada, correspondiente a la suma de 10.000.000,00 (diez millones de colones exactos), de conformidad con el punto B del Apartado V del cartel; cuyo vencimiento es el 15 de abril del 2017 y fue emitida por el BANCO CMB (COSTA RICA). Garantía de cumplimiento N GC-05111502 (Folio 3196, Tomo III del expediente administrativo y folio 194 de la documentación incorporada en el archivo de esta Contraloría General). Garantía de cumplimiento otorgada por QUALITY-1 Export Inc., correspondiente a la suma de 10.000.000,00 (diez millones de colones exactos), de conformidad con el punto B del Apartado V del cartel; cuyo vencimiento es el 30 de junio del 2016 y fue emitida por el BAC San José. Garantía de cumplimiento N 004233656 (Folio 3203, Tomo III del expediente administrativo y folio 195 de la documentación incorporada en el archivo de esta Contraloría General). iv. Garantía de cumplimiento otorgada por Eurociencia Costa Rica S.A., correspondiente a la suma de 15.000.000,00 (quince millones de colones exactos), de conformidad con el punto B del Apartado V del cartel; cuyo vencimiento es el 28 de febrero del 2017 y fue emitida por DAVIVIENDA. Garantía de cumplimiento N
4 GRB05004179752 (Folio 3180, Tomo III del expediente administrativo y folio 196 de la documentación incorporada en el archivo de esta Contraloría General). v. Garantía de cumplimiento otorgada por Orthopedic Biomet Centroamericana, S.A., correspondiente a la suma de 10.000.000,00 (diez millones de colones exactos), de conformidad con el punto B del Apartado V del cartel; otorgada en dinero en efectivo, por un monto de 10.000.000,00, según certificación emitida por el Departamento de Proveeduría a los 03 días de febrero de 2016. (Folio 197 de la documentación incorporada en el archivo de esta Contraloría General). 7. Inhabilitaciones: Consultas realizadas a los sistemas de compras Mer-link y Comprared, donde consta que las empresas contratistas no se encuentran inhabilitadas para contratar con el Estado (Folios 198 al 207 de la documentación incorporada en el expediente de la presente gestión de refrendo). 8. Certificaciones de la CCSS: Certificaciones emitidas por la Caja Costarricense de Seguro Social, en la que se acredita que las empresas contratistas se encuentras al día en el pago de esas obligaciones patronales con el Estado (Folios 3620 al 3611, Tomo III del expediente administrativo y folios 208 al 213 de la documentación incorporada en el expediente de la gestión de refrendo). 9. Impuesto a las personas jurídicas: Consultas realizadas en el Registro Público sobre el pago de Impuestos de Personas Jurídicas de las empresas contratistas, en que se acredita que se encuentran al día en el pago de dicha obligación (Folios 0214 al 219 de la documentación incorporado en la presente gestión de refrendo). 10. Especies fiscales: Pago de especies fiscales por parte de cada uno de los contratistas. (Folios 3184, 3192, 3199, 3208, 3214 y 3215 Tomo III del expediente administrativo). 11. Personerías Jurídicas: Se aportan la siguientes personerías jurídicas: i. Certificación Notarial de Personería Jurídica sin número, de fecha 03 de diciembre de 2015, emitida por el Notario Público Marco Antonio Fallas del Valle, donde se acredita que el señor Christian Carrillo Badilla, cédula de identidad N 1-1008-0166, es apoderado generalísimo sin límite de suma de la sociedad Innomédica CCB, S.A., y contaba para el día de la firma del contrato (03 de diciembre del 2015) con dicha representación. De la misma forma, se acredita en la certificación emitida por el Registro Nacional N RNDIGITAL-4821098-2016, del 27 de enero de 2016, la personería jurídica del mismo Señor Carrillo Badilla, quien al momento de la firma de la adenda (27 de enero de 2016) contaba con dicha representación. (Folio 3235 y 3578, Tomo III del expediente administrativo y folio 220 y 222 de la documentacipón incorporado en el expediente de la gestión de refrendo). ii. Certificación Notarial de Personería Jurídica sin número, de fecha 03 de diciembre de 2015, emitida por el Notario Público Esteban Agüero Guier, donde se acredita
5 que el señor Jaime Freeney, portador del pasaporte argentino N AAA-679661, es apoderado generalísimo sin límite de suma de la sociedad Synthes Costa Rica S.C.R., Limitada, y contaba para el día de la firma del contrato (03 de diciembre del 2015) con dicha representación. El Señor Freeney otorgó a su vez poder especial a la señora Noelia Ramos Solís, portadora de la cédula de identidad N 1-1203-0411, para que firmara el contrato a nombre de su representada. Dicho poder se otorgó el día 02 de diciembre de 2015 y su firma fue autenticada por el notario Esteban Agüero Guier. De la misma forma, se acredita en la certificación emitida por el Registro Nacional N RNDIGITAL-4838750-2016, del 28 de enero de 2016, la personería jurídica la señora Silvia Zamora Fernández, cédula de identidad N 1-1150-0297 y la señora Rosibel Flores Monge, cédula de identidad N 2-0515-0237, son apoderadas generalísimas sin límite de suma de la sociedad SYNTHES COSTA RICA S.C.R. LTDA., siempre que actúen conjuntamente, quienes al momento de la firma de la adenda (28 de enero de 2016) contaban con dicha representación. (Folio 3255 y 3256, Tomo III del expediente administrativo y folios 223 al 226 de la documento incorporado en el expediente de la gestión de refrendo). iii. iv. Certificación Notarial N 134-2015 de Personería Jurídica, de fecha 14 de diciembre de 2015, emitida por el Notario Público Rodrigo Mendieta García, donde se acredita que la señora Jéssica Díaz Mejía, cédula de identidad N 1-1038-0593, es apoderada generalísima sin límite de suma de la sociedad QUALITY-1 Export Inc., y contaba para el día de la firma del contrato (14 de diciembre del 2015) con dicha representación. De la misma forma, se acredita en la certificación emitida por el Registro Nacional N RNDIGITAL-4821849-2016, del 27 de enero de 2016, la personería jurídica del mismo Señora Díaz Mejía, quien al momento de la firma de la adenda (27 de enero de 2016) contaba con dicha representación. (Folio 3285, Tomo III del expediente administrativo y folio 227 y 228 de la documento incorporado en el expediente de la gestión de refrendo). Certificación Notarial N 204-2016 de Personería Jurídica, de fecha 27 de enero de 2016, emitida por el Notario Público Juan Manuel Godoy Pérez, donde se acredita que el señor Daniel Garro Araya, cédula de identidad N 1-0987-0253, es apoderado generalísimo sin límite de suma de la sociedad Eurociencia Costa Rica, S.A., y contaba para el día de la firma del contrato principal (02 de diciembre del 2015) y para la firma de la adenda (27 de enero de 2016) con dicha representación (Folio 3228, Tomo III del expediente administrativo y folio 229 al 231 de la documento incorporado en el expediente de la gestión de refrendo). v. Certificación Notarial de Personería Jurídica N 391-2015, de fecha 02 de diciembre de 2015, emitida por el Notario Público Norman Leslie De Pass Ibarra, donde se acredita que el señor Jorge Alberto Borbón Rojas, cédula de identidad N 1-1170- 0363, es apoderado generalísimo sin límite de suma de la sociedad Orthopedic Biomet Centroamericana, S.A., y contaba para el día de la firma del contrato (03 de diciembre del 2015) con dicha representación. De la misma forma, se acredita en la certificación notarial N 028-2016, de fecha 27 de enero de 2016, emitida por el
6 Notario Público Norman Leslie De Pass Ibarra, la personería jurídica del mismo Señor Borbón Rojas, quien al momento de la firma de la adenda (27 de enero de 2016) contaba con dicha representación (Folio 3245, Tomo III del expediente administrativo y folio 186 al 188 de la documento incorporado en el expediente de la gestión de refrendo). Una vez efectuado el estudio de rigor, y de conformidad con el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, devolvemos debidamente refrendado los cinco contratos principales y sus respectivas adendas, con las siguientes observaciones: 1. Acerca de los precios de los renglones de las líneas, incluidos en cada una de las adendas, queda este aspecto bajo la responsabilidad de esa Administración. Se tiene a la vista, certificación extendida por el Msc. Francisco Cordero Fallas, en su condición de Jefe del Departamento de Proveeduría del INS, de fecha 29 de enero de 2016, en la cual se indica: Que los precios, renglones y líneas que se incluyen en cada adenda a los contratos suscritos entre el Instituto Nacional de Seguros y las empresas: Innomédica CCB Sociedad Anónima, cédula jurídica 3-101-555416; Synthes Costa Rica S.C.R. Limitada, cédula jurídica 3-102-466600; QUALITY-1 Export Inc., cédula jurídica 3-012-437995; Eurociencia Costa Rica Sociedad Anónima, cédula jurídica 3-101-466918 y Orthopedic Biomet Centroamericana S. A., cédula jurídica 3-101-295368, corresponden a los adjudicados en la Licitación Pública N 2015LN-115001-UL "Adquisición de suministros, insumos e implantes para procedimientos artroscópicos de hombro, rodilla, cadera, codo, muñeca, tobillo y maxilo-facial, bajo la modalidad de consignación para los procedimientos quirúrgicos de los pacientes del Instituto Nacional de Seguros en las salas de cirugía del Hospital del Trauma, de conformidad con el cartel, las ofertas presentadas y el acuerdo de adjudicación comunicado en oficio JD- 00694-2015 del 25 de setiembre del 2015 (Sesión Ordinaria N 9287, Artículo V del 22 de setiembre del 2015) (folios N 2968 al N 3001). Es todo. (Folio 3544 Tomo III del expediente administrativo y folio 232 de los antecedentes de esta gestión). 2. Queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración, contar con el disponible presupuestario necesario para hacer frente a las obligaciones que se deriven de este negocio jurídico, de igual forma deberá verificar que los recursos económicos puedan utilizarse válidamente para el fin propuesto en los contratos y sus adendas. En este sentido se tiene claro, que de acuerdo con lo manifestado por la Administración en la certificación N DSS-00366-2016, de fecha 22 de enero de 2016, suscrita por el MBA. Róger Arias Agüero, en su condición de Subjefe de la Dirección de Seguros Solidarios del Instituto Nacional de Seguros, el disponible presupuestario asignado corresponde a la estimación efectuada por la Administración para cubrir la contratación durante el año 2016, debiendo reservar en los siguientes presupuestos, los recursos correspondientes para amparar económicamente dicha contratación durante su ejecución. (Folio 3370 Tomo III y folio 189 de los antecedentes de esta gestión).
7 3. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa entidad la razonabilidad del monto de la contratación. De igual forma resulta de aplicación lo indicado en el citado artículo cuando dispone: Corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. Por lo tanto, el otorgamiento del refrendo sin que la Contraloría General de la República incluya condicionamientos o recordatorios relativos al tipo de requisitos de ejecución antes señalados, en modo alguno exime a las partes de su cumplimiento. 4. Será responsabilidad de la Administración verificar que las garantías de cumplimiento se mantengan vigentes por todo el plazo y por el monto dispuesto en el cartel, conforme con el artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), debiendo. 5. Es deber de la Administración Licitante verificar además, durante la fase de ejecución, que las empresas adjudicatarias, se encuentren al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación, así como verificar la existencia de las pólizas de riesgos, en cuanto a monto y vigencia. 6. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley N 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente a FODESAF. 7. Las modificaciones contractuales deberán ser acordes con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento. 8. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, corre bajo la exclusiva responsabilidad de la Administración el reajuste del precios señalado en el punto E Revisión de precios, Aparte V Requisitos Formales para el adjudicatario, Capítulo II Aspectos Generales, del cartel. (Folios 756 al 755 Tomo I del expediente administrativo). 9. Será responsabilidad exclusiva de la Administración, verificar y fiscalizar que los contratistas cumplan con los plazos establecidos en el contrato. 10. Considerando que las contrataciones en estudio son de cuantía inestimable, y bajo la modalidad de consignación, es responsabilidad del INS verificar, conforme a cada pedido u orden de compra que se efectúe a lo largo de la ejecución contractual, que se cancele el monto de especies fiscales correspondiente a cada parte, siendo que es necesario que se aporten al momento en que la Institución efectúe el requerimiento de
8 orden de pedido y/ de compra, en atención al monto de cada una de ellas, según fue definido por la Dirección General de Tributación ante consulta de este órgano contralor, mediante oficio DGT-190-2011 del 6 de abril del 2011. Se refrenda así los contratos y adendas descritos, en el entendido de que la Administración verificará el debido pago de las especies fiscales. 11. Según se consigna en las adendas suscritas, las empresas contratistas, resultaron en los renglones de las líneas adjudicadas, como primera elección o segunda elección, indicándose en cada adenda que de conformidad con la metodología de selección dispuesta en el Capítulo I Aspectos Técnicos, Aparte II Cuadro de Evaluación del Precio del pliego cartelario de la Licitación indicada. Se aclara que la columna denominada Primera elección corresponde a la (s) oferta (s) con prioridad de selección en la fase de ejecución contractual, con respecto a otras ofertas adjudicadas, por ser el menor precio cotizado por línea, advirtiéndose de seguido que Las partes acuerdas que en la fase de ejecución contractual, el INS podrá seleccionar implantes de mayor precio, cuando existan razones técnicas que justifiquen tal proceder, de acuerdo al bienestar de los asegurados, lo cual deberá ser acreditado por el Instituto en la bitácora y/u otro documento de la Jefatura Médica del Departamento de Servicios Quirúrgicos del Hospital del Trauma ( ), advirtiéndose a la Administración que deberá velar por el cumplimiento de esta condición, como parte del deber de fiscalización que se le impone. 12. Deberá tener presente la Administración el deber de fiscalización del contrato, que debe asumir en los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa. Se deberán adoptar las medidas de control interno necesarias y suficientes a fin de contar con herramientas idóneas que determinen el ajuste de la ejecución contractual a los términos fijados en el cartel, contratos y sus adendas. La adecuada y oportuna fiscalización, así como el contar con el recurso humano idóneo, es una responsabilidad que debe ser asumida con el rigor que el caso exige. Así deberá velar por el adecuado uso de los fondos públicos. 13. En relación con los documentos que constan en el expediente administrativo, que respaldan la decisión administrativa y no se encuentran firmados, se advierte a la Administración que el manejo que a nivel interno se disponga sobre este tema, queda bajo su responsabilidad, advirtiendo que en eventos futuros, para el momento de gestionar una solicitud de refrendo, en caso de no estar firmados, deberá certificar su validez y autenticidad. 14. Una vez emitida la aprobación a los documentos contractuales, estos adquieren eficacia y por ende despliegan efectos jurídicos, de forma tal que su vigencia (en este caso de un año) corre a partir de la emisión del refrendo. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las observaciones antes indicadas será responsabilidad del señor Francisco Cordero Fallas, en su calidad de Jefe del Departamento de Proveeduría del Instituto Nacional de Seguros, o en su caso de la persona que ostente el cargo de dicho servidor. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del
9 ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre las observaciones señaladas anteriormente. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Milena Montero Rodríguez Fiscalizadora MMR/yhg NI: 83, 1083, 2658, 2818, 2937, 2943, 2951, 3259, 3310, 3350 Ci: Archivo central G: 2015001445-4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 y 13.