PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS Noviembre, 2004
Í N D I C E PÁGINA 1. OBJETIVOS 3 2. LINEAMIENTOS GENERALES 3 3. PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS 4 4. FLUJOGRAMA 5 5. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO 6 6. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 8 2
1. OBJETIVOS Normar los lineamientos para dictar acciones preventivas que permitan mejorar un proceso, producto o servicio. Normar los lineamientos para detectar posibles no conformidades y sus causas así como dictar las acciones preventivas necesarias para evitar la ocurrencia de la no conformidad. 2. LINEAMIENTOS GENERALES a) El responsable del área en que se detecta la posibilidad de mejora, deberá analizar el proceso, producto o servicio a mejorar para dictar las acciones preventivas necesarias. b) El responsable del área en que se detecta el riesgo de ocurrencia de la no conformidad deberá revisar las causas que originan estos. c) El responsable de área deberá evaluar las acciones preventivas a implementar para evitar que la no conformidad ocurra, si este no tiene la autoridad y conocimientos suficientes para esto deberá solicitar a su superior inmediato el que implemente las acciones necesarias. d) Las acciones a tomar deberán ser proporcionales a los efectos y los riesgos potenciales. e) Se deberá de verificar la efectividad de las acciones tomadas así como la eliminación de los efectos y riesgos potenciales. f) Se deberán mantener los registros emitidos por la aplicación de acciones preventivas de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Procedimiento para el Control de Registros. 3
3. PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS RESPONSABLE NO. OPERACIÓN REGISTRO Gerente de Área 1 Registra la posible mejora o el riesgo detectado, Cédula de Producto o identificando el área, documentos, producto o Servicio No Conforme servicio afectados. 2 Dicta las acciones preventivas necesarias para efectuar la mejora o evitar la ocurrencia de la no conformidad. 3 Nombra responsable o responsables para la aplicación de las acciones preventivas 4 Establece fechas de cumplimiento para la aplicación de las acciones preventivas. 5 Asigna a un responsable de verificar las acciones preventivas, debiendo registrarlo en la Cedula de Producto o Servicio No Conforme. Responsable Verificación 6 Da seguimiento a la aplicación de las acciones Registros de Aplicación preventivas, informando al Gerente de Área sobre su aplicación y efectividad, al concluir su aplicación entrega los registros que evidencian su aplicación. Gerente de Área 7 Al concluir la aplicación de las acciones preventivas informa al Gerente General del Área sobre las acciones tomadas y los resultados obtenidos. 8 Mantiene los registros de las acciones preventivas tomadas. Fin de Procedimiento 4
4. FLUJOGRAMA GERENTE DE ÁREA RESPONSABLE VERIFICADOR GERENTE DE ÁREA Inicio 1 Registra posible mejora o riesgo 2 Dicta Acciones Preventivas 3 Nombra Responsabl e (s) de Aplicación 6 4 Seguimiento de Aplicación Establ ece Fechas Cumpli mient o Acción No Cumple 5 Cumple 7 Asigna Responsabl e Verificador Infor ma a Gerent e G eneral de Ár ea 8 Mantiene Registros Fin 5
5. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO Fecha Área, Departamento o Sucursal Descripción CEDULA DE PRODUCTO O SERVICIO NO C ONFOR ME Clave Acciones a) Re - Trabajo b) Liberación c) Desecho Descripción de Motodología y Acciones de Control Registró No Conformidad Nombre y Firma Respo nsab le de Ap licar Acci ones Nombre y Firma Análisis de Causas y Riesgos Causas Riesgos Reales Riesgos Potenciales Acciones de Solución Correctivas Responsable Fecha Cumplimiento Preventivas Responsable Fecha Cumplimiento 1 2 3 Encargado Área 4 Nombre y Firma Respo nsab le Verific ador 5 Nombre y Firma Verificación de Cumplimiento y Cierre Acciones Fecha Verificación Observaciones 6 7 8 Responsable Verificación Gerente Genera l de Área 9 Nombre y Firma 10 Nombre y Firma F-DG-GC-NC -01 6
CÉDULA DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME 1. Acciones Preventivas: Se listan las acciones preventivas a aplicar. 2. Responsable: Se establece la persona responsable de aplicar las acciones preventivas, este firma al lado de su nombre enterándose de las acciones que deberá aplicar. 3. Fecha Compromiso: Se establece la fecha compromiso para aplicación de cada una de las acciones Preventivas. 4. Encargado de Área: Nombre y firma del Gerente de Área que dicta las acciones preventivas, responsables de aplicación y responsable verificador. 5. Responsable Verificación: Nombre y firma de la persona designada por el Gerente de Área para verificación de las acciones preventivas. 6. Acciones: Se listan las acciones que van siendo verificadas de forma positiva. 7. Fecha Verificación: Se registra la fecha en que se efectuó la verificación de la acción. 8. Observaciones: Se registran observaciones relevantes sobre el cumplimiento de las acciones correctivas así como la evidencia de cumplimiento. 9. Responsable Verificador: Nombre y firma de la persona designada por el Gerente de Área para verificación de las acciones preventivas. 10. Subdirector y/o Gerente General de Área: Nombre y firma del Subdirector y/o Gerente General de Área, este firmará al estar cerrada la no conformidad del producto o servicio y aplicadas de forma positiva el total de las acciones correctivas y preventivas. 7