RESUMEN EJECUTIVO EQUIPO AUDITOR Supervisor: Lic. José Igllón Carrillo Jefe de Equipo: Ing. Rocío Zapata Batlle Operativos: Apoyo: ENTIDAD: Ing. Mayra Cabrera Arq. Vanesa Guerrero Facultad de Ciencias Médicas (UC) TIPO DE EXAMEN Examen Especial ALCANCE : Examen Especial a las operaciones administrativas y financieras, incluidas denuncias Período examinado: Desde: 2009-01-01 Hasta: 2013-01-31 TITULO COMENTARIO, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Falta de reportes de asistencia del personal docente El Decano, como responsable de la marcha académica y administrativa de la Facultad, no realizó el seguimiento para verificar el cumplimiento del contenido de los oficios circulares 139 DAGd-DRH y 670-DGAd-DRH de 17 de febrero y 1 de junio de 2012, del Director de Recursos Humanos de la Universidad Central, relacionado con la asistencia del personal docente, administrativo y de servicios, situación que no permitió demostrar la asistencia y permanencia en su lugar de trabajo del recurso humano institucional. 1. Dispondrá al responsable de Recursos Humanos, coordine con los Directores de las Escuelas, la entrega mensual de la información del personal docente inherente a la asistencia y permanencia en su lugar de trabajo, en el evento de determinarse novedades, comunicarán al Decano para los correctivos pertinentes.
Falta de coordinación para proporcionar documentación solicitada por las autoridades del Ministerio de Relaciones Laborales Los requerimientos de información efectuados por las autoridades del Ministerio de Relaciones Laborales al Decano de la Facultad, relacionados con la ex Odontóloga de la Facultad no fueron atendidos por la mencionada autoridad, razón por la cual el Director de Recursos Humanos de la Universidad Central, respondió al requerimiento, con una demora de 5 meses y 9 días; lo que impidió continuar con el trámite a la denuncia de la ex servidora. 2. Cumplirá y hará cumplir los requerimientos de información efectuados por las autoridades de los organismos competentes en materia de recursos humanos, para el efecto solicitará a los servidores de las unidades administrativas de la Facultad y Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Central, que la información requerida se atienda oportunamente. Inoportuno registro de egresos de bienes para consumo interno A los 14 meses de las operaciones mediante 11 asientos contables, el Contador registró los consumos de bienes de 2009 y 2010, no así del 2011 y 2012 que no fueron objeto de ajuste contable, situación que se produjo por la falta de supervisión de los Asistentes Financieros, a las funciones asignadas a los Contadores y Guardalmacén, lo que ocasionó que los saldos de la cuenta Existencias para Consumo Corriente no sean reales, y no permitan la programación de compras futuras. A la Asistente Financiera 3. Dispondrá al Guardalmacén, que mensualmente remita al Contador la información relacionada con los ingresos y egresos de los suministros, materiales, e insumos de laboratorio, a fin de que proceda al registro contable, lo que permitirá contar con saldos reales de la cuenta Existencias para Consumo Corriente.
Proceso para la adquisición de uniformes para el personal administrativo y de servicios, declarado desierto El Proceso SIE-FCM-UCE-003-2011 de 31 de mayo de 2012, para la adquisición de uniformes presentó inconsistencias como: los pliegos subidos al Portal de Compras Públicas del INCOP, son diferentes a los aprobados por cuanto no se justificó el incremento de 4 ítems; la convocatoria de 19 de octubre de 2011, fue subida al portal con inconsistencias en el pie de firma del Rector, lo que generó el inicio de un sumario administrativo a tres servidores responsables del proceso de compras en la Facultad; con Resolución SIE-UCE-FCM-003-2011 de 14 de noviembre de 2011, se adjudicó el contrato a la empresa con RUC 1803707783001, sin que hasta el 31 de enero de 2013, fecha de la acción de control, se suscriba el contrato; con Resolución de Declaratoria de Procedimiento Desierto Proceso SIE-FCM-UCE-003-2011 de 31 de mayo de 2012, esto es a los 198 días de la adjudicación, el Rector de la Universidad Central del Ecuador, dejó sin efecto la adjudicación del contrato; sin embargo, en el Portal de Compras Públicas del INCOP, consta como proceso adjudicado, situación ocasionada por el inadecuado control interno del Asistente Financiero y Contador, servidores responsables de la fase precontractual, lo que no permitió dotar de uniformes al personal de la Facultad de Ciencias Médicas. de Ciencias Médicas 4. Dispondrá a los servidores designados para el análisis de la documentación, que previa a la adjudicación de los contratos de bienes y servicios programados, establezcan la veracidad e integridad de la información, de determinar inconsistencias, comunicará por escrito al Decano de la Facultad, quien arbitrará las acciones correctivas. Proceso FCM-UCE-ID-01 por arrendamiento de dos plantas para el servicio del bar comedor e inoportuna recaudación del canon mensual La falta de coordinación entre el Rector de la Universidad Central, Decano, Asistente Financiero y Contador de la Facultad de Ciencias Médicas, ocasionó que la suscripción
del contrato sea extemporáneo, que la recepción de la garantía de fiel cumplimiento, se encuentre fuera del término establecido en la Ley, así como la falta de designación del Administrador del Contrato, lo que no permitió un adecuado control en el proceso de contratación. La inadecuada gestión del Decano de la Facultad de Ciencias Médicas, para la recaudación del canon de arrendamiento del bar, que fue puesto en su conocimiento por la Asistente Financiera, permitió que esta se haga efectiva a los cinco meses del vencimiento de las obligaciones, operación que no se registró como cuentas por cobrar, por lo que la entidad no dispuso en forma oportuna de los recursos financieros. Recomendaciones 5. Coordinará con el Rector de la Universidad Central, a fin de que en los contratos que intervenga ésta autoridad designe un Administrador, a quien se entregará copia del contrato para que vigile el cumplimiento de las cláusulas contractuales; quien en caso de determinar novedades comunicará al Rector y Decano, para los correctivos pertinentes 6. En conocimiento del incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los contratistas, arbitrará los correctivos inmediatos a través de requerimientos escritos hacia los mismos, y establecerá plazos para el pago de las obligaciones, así como de la ejecución de garantías en caso de incumplimiento del contratista, de su ejecución será responsable la Asistente Financiera Contrato para la construcción del bar comedor de la Facultad de Ciencias Médicas Los miembros de la Subcomisión Técnica, evaluaron a un oferente no adjudicado, dos máquinas que no fueron parte del requerimiento elevado en el Portal de Compras Públicas y que no estuvieron propuestas en los pliegos de contratación, disminuyendo la calificación de los otros oferentes; el oferente adjudicado no presentó documentos relacionados con la experiencia profesional del ingeniero estructural, residente y superintendente de la obra, situación que no permitió determinar la idoneidad del personal técnico responsable de la ejecución de la obra.
Recomendaciones 7. Coordinará con el Director de Planificación de la Universidad Central, para que los miembros de las Subcomisiones Técnicas designadas, cuando se habiliten las ofertas para su evaluación, verifiquen el cumplimiento de los requerimientos establecidos en los formularios de los pliegos del SERCOP, si existieren errores de forma, se realizará la convalidación de los mismos. 8. Coordinará con el Director de Planificación de la Universidad Central, para que, los miembros de las Subcomisiones Técnicas evalúen el equipo mínimo establecido en los pliegos y publicado en el portal de compras públicas; además, validará la documentación habilitante al contrato y pondrá énfasis en los certificados que demuestren la experiencia profesional del personal que ejecutarán las obras. Denuncia de presuntas irregularidades a) Situación laboral del denunciante Con la facultad que le otorga la letra f) del artículo 146 del Reglamento General de la LOSEP, el Rector de la Universidad Central del Ecuador, a través del Director de Recursos Humanos, dio por terminado el contrato de servicios ocasionales del servidor, al 31 de julio de 2012. b) Detalle de los gastos de la denuncia Equipos y sistemas Informáticos. Las compras por ínfima cuantía de equipos, sistemas y paquetes Informáticos fueron recurrentes, sin que los procesos de contratación se realicen a través del Portal de Compras Públicas, los CUR s de gastos no contienen el comprobante de ingreso a bodega de los equipos adquiridos, observándose que la distribución fue directamente a los usuarios de las unidades que las requirieron en base a la factura de los proveedores, lo que ocasionó que no se disponga de la documentación suficiente que demuestre el ingreso a bodega y facilite su control posterior.
Materiales de oficina que constan en el catálogo La documentación de soporte de los CUR s de gastos no contiene el comprobante de ingreso a bodega del material de oficina adquirido, lo que ocasionó que no se disponga de la documentación suficiente que demuestre el ingreso a bodega. Libros revistas y colecciones En la documentación de soporte de los CUR s de gastos por concepto de adquisición de textos, el Contador no adjuntó los comprobantes de ingreso a bodega, situación que limita la realización de verificaciones posteriores por parte de usuarios internos y externos. Mantenimiento de mobiliario Los gastos de mantenimiento de mobiliario fueron realizados por ínfima cuantía, en forma directa a los a proveedores seleccionados, procedimiento que cumplió con las normas legales atinentes. Mantenimiento de vehículos Las operaciones de mantenimiento de vehículos de la Facultad se realizaron por ínfima cuantía, la conformidad de los trabajos consta en las correspondientes facturas y fue avalada por los choferes de la Facultad en los citados documentos. Materiales e insumos de laboratorio La adquisición de materiales e insumos de laboratorio fueron realizados por ínfima cuantía por montos que oscilaron entre 2 USD y 5,24 USD, así como una operación de compra de reactivos la que quedó desierta por no haberse presentado oferta alguna, conforme se evidenció en el artículo 1 de la Resolución 002 SIE-FCM-002-2012, suscrita por el Decano de la Facultad. Material de construcción y mobiliario El denunciante no citó los nombres de los contratistas que presuntamente vendieron material a la Facultad y las obras de readecuación en las cuales fueron utilizadas; no precisó las fechas de ejecución, así como omitió los números de CUR s de pago que permitan identificar a los beneficiarios.
Pasajes aéreos La compra de pasajes aéreos fueron realizados por ínfima cuantía, los que fueron destinados a actividades docentes afines al cumplimiento de los objetivos de la Facultad. Readecuaciones de obras ya existentes El denunciante no precisó las fechas de ejecución de los trabajos, además señaló la Disposición General Segunda de la LOSNCP, la que es aplicable a un proyecto, y no para obras realizadas bajo la modalidad de ínfima cuantía, procedimiento utilizado por la Facultad cuando debieron ser contratadas por subasta inversa; las operaciones fueron recurrentes por ser del mismo concepto y en el mismo ejercicio económico, y se concentraron en 4 proveedores que presentaron similitud en el apellido. Seguros El pago de primas por seguros de 6 vehículos y un bus de la Facultad se realizó a Ecuatoriano Suiza Cía. Ltda. y Coopseguros sin cumplir el oficio circular T.4258-SGJ-09-943 de 24 de marzo 2009 del Secretario General Jurídico de la Presidencia de la República, a fin de que se realice la contratación con la Compañía de Seguros Sucre S.A. Otras cuentas Se adquirieron 130 toners, bajo la modalidad de ínfima cuantía cuando correspondió realizarse como subasta inversa, operaciones que son recurrentes, del mismo concepto y ejercicio económico, por cuanto el Decano de la Facultad autorizó estas compras bajo esta modalidad, además entre la documentación de soporte de los CUR s de pago no se adjuntó los comprobantes de ingreso a bodega, lo que no permitió un seguimiento y control posterior de las transacciones. 9. Dispondrá a la Asistente Financiera, que previo al desembolso y pago de recursos financieros de la Facultad, verifique que las operaciones de adquisición de bienes se hayan efectuado considerando los montos y las modalidades de contratación
que existe para el efecto, situación que evitará la recurrencia de los gastos, en determinados conceptos. RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES No consta en el informe seguimiento de recomendaciones