PROCESO DE IMPORTACIONES El proceso de importación consiste en establecer el correcto tratamiento contable/presupuestario a utilizar por parte de la Universidad Técnico Federico Santa María para el proceso de importación, dentro del cual intervendrán la Dirección de Servicios y Administración del Campus, Dirección de Administración y Finanzas, Dirección de Presupuesto y Dirección de Finanzas. El proceso contempla las siguientes etapas: 1. Este proceso se inicia con el requerimiento de compra al proveedor extranjero enviado por la Organización a la Unidad de Importaciones. 2. La unidad de Importaciones efectuará una reserva presupuestaria a través de un compromiso. 3. La unidad de Importaciones efectuará las gestiones de compras con el proveedor extranjero y el proceso de internación por agencia de aduana. La unidad de Importaciones enviará la documentación tributaria recibida parcialmente a la Dirección de Administración y Finanzas para su reconocimiento. 4. La Unidad de Importaciones una vez que finalice el envío de toda la documentación asociada a la importación realizará el cierre del compromiso presupuestario. 5. La Dirección de Administración y Finanzas realizará el reconocimiento de los desembolsos parciales asociados a la importación a importación en tránsito. 6. Una vez que se finalice la recepción de todos los documentos asociados a la importación en tránsito, se procederá al reconocimiento a través de la reclasificación del gasto o activación del bien, según corresponda. 7. En el caso de ser reconocido como activo, la Dirección de Administración y Finanzas, procederá al etiquetado de acuerdo al procedimiento vigente de activo fijo. De acuerdo a lo anterior, el presente manual consta de 2 instancias en el que se indica la forma correcta del reconocimiento de una importación, estas son las siguientes; A. Importaciones de bienes no activables B. Importaciones de bienes activables
A. IMPORTACION DE BIENES NO ACTIVABLES Dice relación con aquellos bienes adquiridos por la USM que significan un desembolso por parte de la institución, la cual no espera recuperar. A modo de ejemplo, importaciones que cumplen con estas características podemos mencionar compra de componentes electrónicos, tarjetas electrónicas, insumos varios entre otros. 1. Revisión de presupuesto Es el departamento de presupuesto quien deberá constantemente chequear la disponibilidad presupuestaria en la forma FGIBDST. (*) Para el ejercicio se utilizó una organización que contará con disponibilidad presupuestaria.
2. Creación de compromiso presupuestario Como se mencionó anteriormente el responsable de efectuar la reserva presupuestaria es el encargado de importaciones, que como se ha indicado en las capacitaciones debe efectuarla bajo la forma FGAENCB, utilizando la regla de compromiso E100. Para el ejemplo consideraremos una reserva presupuestaria de $3.000.000, por concepto de importación.
3. Revisión de presupuesto Una vez realizada la imputación presupuestaria ingresamos a la forma FGIBDST, validando la correcta imputación del sistema, a la organización y cuenta contable/presupuestaria. Este punto lo consideramos para validar el correcto funcionamiento del sistema. Dicha función debe ser constantemente monitoreada por la Dirección de Presupuesto.
4. Imputación contable de las facturas Una vez que el encargado de importaciones envíe las facturas para su contabilización a la Dirección de Administración y Finanzas, el registro deberá efectuarse bajo la forma FVAINVE, considerando la información correspondiente contenida en documento tributario. La única consideración en estos casos corresponderá a que no debe seleccionarse un código de bien, dado que en la glosa consideraremos el número de compromiso y una breve descripción del bien importado. El número de compromiso adicionalmente deberá ser insertado en el texto del documento. Para el ejemplo la importación incluirá 2 facturas, por lo que al recepcionar el segundo documento tributario el encargado de importación informará de esta situación para que la Dirección de Administración y Finanzas se encargue de realizar la respectiva reclasificación; FACTURA N 1 (*) Como se visualiza en la ilustración anterior, el Rut del proveedor debe ser aquel que emite el documento tributario, considerar en el caso del banco aquel con el que se realizará el desembolso, mientras que el tipo del documento y el número de factura proveedor debe ser coherente con la información proporcionada en el documento físico.
(*) Dado a que la importación aún se encuentra en proceso, el personal de Dirección de administración y finanzas deberá generar el documento de pago considerando la cuenta de naturaleza Activo Importaciones en Tránsito (13D002).
FACTURA N 2 Como se señaló anteriormente, se ha recepcionado la segunda y última Factura, para esto es el encargado de importación quien debe informar esta situación. De todas formas el ingreso del documento tributario, deberá realizarse por parte de la Dirección de Administración y Finanzas, teniendo en consideración los mismos parámetros señalados en el ingreso de la Factura N 1.
5. Revisión de imputación contable en libro mayor El personal de la Dirección de Administración y Finanzas deberá visualizar la correcta imputación contable en la forma FGITBAL, para lo que debe insertar el fondo utilizado en la transacción como la cuenta contable Importaciones en tránsito (13D002)
6. Cierre del compromiso Una vez que el encargado de la importación tenga conocimiento que no se recepcionarán más documentos tributarios, debe proceder a cerrar el compromiso presupuestario y de forma paralela informar a la Dirección de Administración y Finanzas mediante memo y correo, para que dicho departamento realice la respectiva reclasificación. (*) Como se visualiza en las ilustraciones anteriores el cierre de compromiso debe efectuarse en base al manual de uso Creación de compromisos presupuestales.
7. Reclasificación de Activo (importaciones en tránsito) a Gasto Una vez que la Dirección de Administración y Finanzas se encuentre en conocimiento de que no se recepcionarán más documentos tributarios por dicha importación, procederá a reclasificar el Activo en las respectivas cuentas de gasto, realizando una póliza contable. FOCPAU a considerar en el débito de la transacción.
FOCPAU a considerar en el crédito de la transacción. Aplicada y procesada la póliza se debe verificar el abono en la cuenta de Activo Importaciones en tránsito (13D002), mediante la forma FGITBAL por parte de la Dirección de Administración y Finanzas.
Adicionalmente la Dirección de Presupuesto debe verificar la imputación presupuestaria por el monto que efectivamente asume la organización, la que, para el ejemplo, asciende a la suma de $2.380.000. esto debe ser visualizado en la forma FGIBDST. En esta forma se visualizará el compromiso (documento E0000691), por el monto que inicialmente se realizó la reserva presupuestaria ($3.000.000), posteriormente en el documento E6910002, indicará que tal compromiso fue cerrado por lo que restituirá el saldo presupuestario a la organización, para que de esta forma el departamento de finanzas realice la póliza (documento J0000622) reflejando efectivamente el monto asumido por la organización ($2.380.000).
B. IMPORTACION DE BIENES ACTIVABLES Corresponde a importaciones de bienes tangibles o intangibles los cuales no están destinados a la venta, y cuya adquisición es por un período considerable de tiempo con el propósito de formar parte del patrimonio de la Universidad. Adicionalmente se considerará como activos fijos, aquellos bienes que de acuerdo al maestro de bienes existente en el ERP de la institución contengan tales características, adicionalmente el manual de procedimiento de Activos fijos permitirá tener una visión más amplia de este concepto. 1. Revisión de presupuesto Es el departamento de presupuesto quien deberá constantemente chequear la disponibilidad presupuestaria en la forma FGIBDST. (*) Para el ejercicio se utilizó una organización que contará con disponibilidad presupuestaria.
2. Creación de compromiso presupuestario Como se mencionó anteriormente el responsable de efectuar la reserva presupuestaria es el encargado de importaciones, que como se ha indicado en las capacitaciones debe efectuarla bajo la forma FGAENCB, utilizando la regla de compromiso E100. Para el ejemplo consideraremos una reserva presupuestaria de $1.000.000, por concepto de importación.
3. Revisión de presupuesto Una vez realizada la imputación presupuestaria ingresamos a la forma FGIBDST, validando la correcta imputación del sistema, a la organización y cuenta contable/presupuestaria. Este punto lo consideramos para validar el correcto funcionamiento del sistema. Dicha función debe ser constantemente monitoreada por la Dirección de Presupuesto.
4. Imputación contable de las facturas Una vez que el encargado de importaciones envíe las facturas para su contabilización a la Dirección de Administración y Finanzas, el registro deberá efectuarse bajo la forma FVAINVE, considerando la información correspondiente contenida en documento tributario. La única consideración en estos casos corresponderá a que no debe seleccionarse un código de bien, dado que en la glosa consideraremos el número de compromiso y una breve descripción del bien importado. El número de compromiso adicionalmente deberá ser insertado en el texto del documento. Para el ejemplo la importación incluirá 2 facturas, por lo que al recepcionar el segundo documento tributario el encargado de importación informará de esta situación para que la Dirección de Administración y Finanzas se encargue de realizar la respectiva reclasificación; FACTURA N 1
FACTURA N 2 Como se señaló anteriormente, se ha recepcionado la segunda y última Factura, para esto es el encargado de importación quien debe informar esta situación. De todas formas el ingreso del documento tributario, deberá realizarse por parte de la Dirección de administración y Finanzas, teniendo en consideración los mismos parámetros señalados en el ingreso de la Factura N 1.
5. Revisión de imputación contable en libro mayor El personal de la Dirección de administración y Finanzas deberá visualizar la correcta imputación contable en la forma FGITBAL, para o que debe insertar el fondo utilizado en la transacción como la cuenta contable Importaciones en tránsito (13D002)
6. Cierre del compromiso Una vez que el encargado de la importación tenga conocimiento que no se recepcionarán más documentos tributarios, debe proceder a cerrar el compromiso presupuestarios y de forma paralela informar a la Dirección de Administración y Finanzas mediante memo y correo, para que dicho departamento realice la respectiva reclasificación. (*) Como se visualiza en las ilustraciones anteriores el cierre de compromiso debe efectuarse en base al manual de uso Creación de compromisos presupuestales.
7. ETIQUETA ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS Con el propósito de generar las respectivas etiquetas de activo fijo el encargado de este módulo tendrá que generar un documento de FVAINVE para que de esta manera los bienes adquiridos ingresen a proceso de etiquetado. Cabe precisar que dicho documento debe ser ejecutado con un banco de control, debido a que el pago efectivo fue realizado con anterioridad, mientras que el tipo de documento seleccionado deberá ser Activación de bienes importados (ABI). Para este caso se debe generar sólo un documento Banner seleccionando el respectivo bien de activo fijo por separado, el cual efectuará la correspondiente imputación presupuestaria en las cuentas de gasto de inversión.
REGISTRO DE PRIMER BIEN
REGISTRO DE SEGUNDO BIEN
8. Revisión de presupuesto Una vez que la Dirección de Administración y Finanzas realice el documento FVAINVE, la Dirección de Presupuesto podrá visualizar la imputación en las respectivas organizaciones y cuentas de gasto de inversión (6AZ0XX), dicha revisión se podrá realizar en la forma FGIBDST.
Realizando la revisión presupuestaria se observa los movimientos de dicha organización (apertura de compromiso, cierre de compromiso e imputación del gasto con el documento de activación de bienes de activo fijo), como se detalla en la imagen; 9. Póliza reversa Banco de control Debido a que se efectuó un movimiento contable en la cuenta contable del banco de control, esta debe regularizarse ya que su objetivo es sólo permitir el etiquetado de los bienes adquiridos, puesto que el pago efectivo se produjo al momento de contabilizar las facturas. De lo anterior podemos mencionar que la póliza deberá efectuarse bajo la forma FVAJVCQ, con una póliza tipo de regla CR05
(*) Como se ha indicado en otros procedimientos la póliza de tipo CR05, sólo considerará una partida como figura en la ilustración anterior. Considerando en tu Débito/Crédito el indicador Más y el en el campo Banco el código de banco utilizado en la forma FVAINVE. 10. Revisión de imputación contable en libro mayor El personal de la Dirección de administración y Finanzas deberá visualizar la correcta imputación contable en la forma FGITBAL, para lo que debe insertar el fondo utilizado en la transacción como la cuenta contable Importaciones en tránsito (13D002)
A su vez el banco de control utilizado debe tener la respectiva reversa del movimiento una vez realizada la regularización de la cuenta contable asociada al banco utilizado en el documento FVAINVE