Haya o no disponibilidad presupuestaria.

Transcripción

1 01 1 / JC4f /ío7/j ANEXO I_DISPOSICIÓNN "CIRCUITO DE REGISTRACIÓN, LIQUIDACIÓN Y PAGO DE FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE DE NIVEL CENTRAL" 1.- ÁMBITO DE APLICACIÓN Toda factura o documento equivalente ingresados en el DEPARTAMENTO ÚNICO DE RECEPCIÓN DE FACTURAS del INSTITUTO NACIONAL DE SERVICIOS SOCIALES PARA JUBILADOS Y PENSIONADOS por la compra o contratación de bienes, servicios, insumos médicos y prestaciones médicas /sociales, a excepción del circuito de Factura Unificada y Hospitales de Autogestión Descentralizada CONSIDERACIONES Se deberá registrar en forma preliminar toda factura o documento equivalente ingresado al Instituto, independientemente que al momento de su registración en. Posea o no conformidad. Tenga o no cupo la orden de compra. Haya o no disponibilidad presupuestaria. ID 3. - PROCEDIMIENTO A. El DEPARTAMENTO ÚNICO DE RECEPCIÓN DE FACTURAS remitirá todas aquellas facturas o documento equivalente que ingresen al Instituto en el plazo

2 /?f77/'/')-7 7 de 3 (tres) días hábiles desde la recepción de la misma al DEPARTAMENTO INGRESO DE FACTURACIÓN, con el fin de registrarlos en forma preliminar. B. El DEPARTAMENTO INGRESO DE FACTURACIÓN, desde la recepción de la factura o documento equivalente, en el plazo de 5 (cinco) días hábiles registrará en el sistema SAP las Facturas Preliminares; utilizando como Fecha de Contabilización la fecha del sello de recepción en el Instituto y con bloqueo de pago "P/Ctroi Jefatura". En aquellos casos de facturas presentadas con anterioridad a la publicación de la presente disposición, se deberá utilizar como "Fecha de Contabilización", la fecha de aceptación en el Sistema Interactivo de Información - Plataforma de Autorización de Comprobantes Electrónicos (ACE), generando el correspondiente expediente de pago y lo remitirá al DEPARTAMENTO ÚNICO DE RECEPCIÓN DE FACTURAS para continuidad del circuito. C. El DEPARTAMENTO ÚNICO DE RECEPCIÓN DE FACTURAS, una vez recepcionado las facturas cargadas preliminarmente con su correspondiente expediente de pago, anexará al mismo la documentación respaldatoria, incluyendo la conformidad de las áreas intervinientes en la compra o contratación de bienes, servicios, insumos médicos y prestaciones médicas /sociales, remitiéndolo nuevamente al DEPARTAMENTO INGRESO DE FACTURACIÓN. J D. EL DEPARTAMENTO INGRESO DE FACTURACIÓN, recepcionado el expediente de pago, deberá informar en el plazo de 2 (dos) días hábiles al DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA dependiente de la GERENCIA ECONÓMICO FINANCIERA todos los documentos registrados en

3 d,f/f /fffj/ (W) /fc1f ffc!zo 18 forma preliminar, que se encuentran en condiciones de contabilizarse en forma definitiva. Una vez informados dichos documentos, en el día, El DEPARTAMENTO PLANIFICACION PRESUPUESTARIA, verificará la existencia de saldo presupuestario y en aquellos casos que presenten insuficiencia de disponibilidad presupuestaria, procederá a efectuar las readecuaciones de crédito necesarias. Posteriormente notificará al DEPARTAMENTO INGRESO DE FACTURACIÓN la existencia de saldo a los fines de contabilizar la factura o documento equivalente con bloqueo de pago 2 en el transcurso del día de la notificación. Excepcionalmente en los casos de no poder contabilizar definitivamente por falta de cupo en orden de compra, deberá remitir el expediente a la SUBGERENCIA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES para que proceda a realizar la ampliación de la misma. Una vez realizada dicha ampliación deberá enviar el expediente al DEPARTAMENTO ÚNICO DE RECEPCIÓN DE FACTURAS, para proceder a la aceptación de los bienes, servicios, insumos médicos y prestaciones médicas/ sociales correspondiente. Posteriormente se remitirá al DEPARTAMENTO INGRESO DE FACTURACIÓN para la contabilización definitiva de la factura en el sistema SAP. E. Una vez contabilizada por el DEPARTAMENTO INGRESO DE FACTURACIÓN la factura o documento equivalente, remitirá el expediente de pago al o DEPARTAMENTO CONTROL DE FACTURACIÓN. F. El DEPARTAMENTO CONTROL DE FACTURACIÓN realizará la revisión y control técnico administrativo, la cual podrá dar lugar al ingreso de nuevos

4 /(2lC4y OO92O1 e comprobantes relacionados o no, con la factura principal modificando el bloqueo de pago 3. Una vez finalizada enviará el expediente de pago al DEPARTAMENTO CUENTAS A PAGAR. G. EL DEPARTAMENTO CUENTAS A PAGAR, efectuará el control de su competencia, aplicando los débitos en caso de corresponder y liquidando la factura con bloqueo de pago 4. Concluida la función descripta anteriormente, lo remitirá a la DIVISIÓN CONTROL FINAL. H. LA COORDINACIÓN OPERATIVA DE PAGOS, desbloqueará los documentos en el sistema SAP, a fin de que puedan ser incluidos en una propuesta de pago. 1. EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA, efectuará la propuesta de pago y el proceso de ejecución de pago, emitiendo la transferencia yio cheque según corresponda. Posteriormente enviará a la DIVISIÓN CONTROL FINAL las órdenes de pago. J. LA DIVISIÓN CONTROL FINAL anexará al expediente de pago mencionado en el punto G, las órdenes de pago correspondientes. 3. ATRIBUCIONES Y FACULTADES DEL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN 2PRESUPUESTARIA El DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA dependiente de la GERENCIA ECONÓMICO FINANCIERA, reasignará de oficio las partidas en función de la necesidad presupuestaria, notificando mensualmente a cada Centro Gestor involucrado para que este formalice mediante acto dispositivo el movimiento plasmado previamente en el sistema SAP, y en caso de requerir reasignación entre

5 11,4/ distintos Centros Gestores se solicitará la formalización mediante acto dispositivo a la SUBDIRECCIÓN EJECUTIVA 4. PROCEDIMIENTO EN CASO DE DEFICIT PRESUPUESTRIO AL MOMENTO DE CONTABILIZAR DOCUMENTOS EN EL SISTEMA SAP Para aquellos documentos que al momento de imputar en la cuenta de gasto, no cuenten con saldo presupuestario ni tampoco exista posibilidad de reasignación en el ejercicio en curso, el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA informará la situación antes descripta al DEPARTAMENTO CONTABILIDAD ambos dependientes de la GERENCIA ECONÓMICO FINANCIERA El DEPARTAMENTO CONTABILIDAD será el encargado de instruir al área correspondiente como proceder a contabilizar en las cuentas contables de déficit presupuestario. Justifica dicho accionar contar con el gasto y pasivo real dentro del ejercicio económico correspondiente. Cabe aclarar, que este tratamiento se hará extensivo cuando la DIVISIÓN ESTADOS CONTABLES dependiente del DEPARTAMENTO CONTABILIDAD proceda a registrar el asiento de "Provisión de Gastos" según lo establecido en la Disposición de Balance General al 31 de Diciembre de cada ejercicio en su Punto 2, o inciso A) c) 5 y no exista suficiente disponibilidad presupuestaria.

6 c ANEXO II - DISPOSICIÓN N "CIRCUITO DE REGISTRACIÓN, LIQUIDACIÓN Y PAGO DE FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE DE UNIDADES DE GESTION LOCAL! AGENCIA CON SAP / UNIDADES (Efectores Propios)" 1.- ÁMBITO DE APLICACIÓN Toda factura o documento equivalente ingresados a través de la MESA DE ENTRADAS DE LAS UNIDADES DE GESTIÓN LOCAL /AGENCIAS CON SAP / UNIDADES (EFECTORES PROPIOS) pertenecientes al INSTITUTO NACIONAL DE SERVICIOS SOCIALES PARA JUBILADOS Y PENSIONADOS por la compra o contratación de bienes, servicios, insumos médicos y prestaciones médicas / sociales CONSIDERACIONES Se deberá registrar en forma preliminar toda factura o documento equivalente ingresado al Instituto, independientemente que al momento de su registración en SAP: Posea o no conformidad. Tenga o no cupo la orden de compra. Haya o no disponibilidad presupuestaria.

7 PROCEDIMIENTO A. MESA DE ENTRADAS DE LAS UNIDADES DE GESTION LOCAL /AGENCIAS CON SAP /UNIDADES (EFECTORES PROPIOS) DEL INSSJP, deberá caratular el expediente de pago con todas aquellas facturas o documento equivalente que ingresen al Instituto en el plazo de 3 (tres) días hábiles desde la recepción de las mismas, remitiéndolo a LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE DE UGL / REFERENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE DE AGENCIA CON SAP / UNIDADES (EFECTORES PROPIOS), con el fin de registrar en forma preliminar. B. LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE DE UGL / REFERENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE DE AGENCIA CON SAP / UNIDADES (EFECTORES PROPIOS), desde la recepción del expediente de pago con la factura o documento equivalente tendrá un plazo de 5 (cinco) días hábiles en el cual, el Usuario Contable deberá: 1) Registrar en el sistema SAP las Facturas Preliminares utilizando como Fecha de Contabilización la fecha del sello de recepción en el Instituto y con bloqueo de pago "P/Ctrol.Jefatura". En aquellos casos de facturas presentadas con anterioridad a la publicación de la presente disposición, se deberá utilizar como Fecha de Contabilización, la fecha de aceptación en el Sistema Interactivo de o Información - Plataforma de Autorización de Comprobantes Electrónicos (ACE).

8 22 /!ímch ) En el caso de que la compra o contratación de bienes, servicios, y prestaciones médicos asistenciales /sociales posea conformidad, se deberá informar en el plazo de 2 (dos) días hábiles al DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA dependiente de la GERENCIA ECONÓMICO FINANCIERA, todos los documentos registrados en forma preliminar, que se encuentran en condiciones de contabilizarse en forma definitiva. Una vez informados dichos documentos, en el día, El DEPARTAMENTO PLANIFICACION PRESUPUESTARIA, verificará la existencia de saldo presupuestario y en aquellos casos que presenten insuficiencia de disponibilidad presupuestaria, procederá a efectuar las readecuaciones de crédito necesaria. Posteriormente notificará a la COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE DE UGL / REFERENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE DE AGENCIA CON SAP / UNIDADES (EFECTORES PROPIOS) la existencia de saldo a los fines de que el Usuario Contable contabilice la factura o documento equivalente con bloqueo de pago 2 en el transcurso del día de la notificación. C. Ante aquellas erogaciones por compra o contratación de bienes, servicios, y prestaciones médicos asistenciales /sociales que no posean conformidad, la J COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE DE UGL / REFERENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE DE AGENCIA CON SAP 1 UNIDADES

9 _J4 / 003q2O1 8 (EFECTORES PROPIOS) remitirá el expediente de pago al ÁREA QUE ORIGINA LA EROGACIÓN en busca de la misma. O. EL ÁREA QUE ORIGINA LA EROGACIÓN, una vez recepcionado el expediente de pago con las facturas registradas preliminarmente y su documentación respaldatoria en caso de corresponder, deberá arbitrar los medios necesarios a fin de obtener la conformidad de la erogación por parte de las áreas intervinientes en la compra o contratación de bienes, servicios, insumos médicos y prestaciones médicas / sociales, así como también la solicitud de partida presupuestaria a la Gerencia /Secretaría de Nivel Central de acuerdo a los mecanismos que cada una de ellas disponga. Una vez obtenida la conformidad de la factura o documento equivalente, remitirá el expediente de pago a la COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE DE UGL / REFERENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE DE AGENCIA CON SAP Y UNIDADES (EFECTORES PROPIOS). E. La COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE DE UGL / REFERENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE DE AGENCIA CON SAP / UNIDADES (EFECTORES PROPIOS), recepcionado el expediente de pago, deberá informar en el plazo de 2 (dos) días hábiles al DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA dependiente de la GERENCIA ECONÓMICO FINANCIERA, todos los documentos registrados en forma preliminar, que se encuentran en 9 condiciones de contabilizarse en forma definitiva. Una vez informados dichos documentos, en el día, El DEPARTAMENTO PLANIFICACION PRESUPUESTARIA, verificará la existencia de saldo

10 /Jf2 %t79tzí 're /tf4y 'zdo ü92o1 8 presupuestario y en aquellos casos que presenten insuficiencia de disponibilidad presupuestaria, procederá a efectuar las readecuaciones de crédito necesarias. Posteriormente notificará a la COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE DE UGL / REFERENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE DE AGENCIA CON SAP / UNIDADES (EFECTORES PROPIOS) la existencia de saldo a los fines de que el Usuario Contable contabilice la factura o documento equivalente con bloqueo de pago 2 en el transcurso del día de la notificación. Excepcionalmente en los casos de no poder contabilizar definitivamente por falta de cupo en orden de compra, deberá remitir el expediente al ÁREA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE LA UGL / UNIDADES (EFECTORES PROPIOS) para que proceda a realizar la ampliación y aceptación de los bienes, servicios, insumos médicos y prestaciones médicas / sociales correspondientes. Posteriormente se remitirá a la COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE DE UGL / UNIDADES (EFECTORES PROPIOS) para la contabilización definitiva de la factura preliminar en el sistema SAP. F. Una vez contabilizada la factura o documento equivalente, el Usuario Liquidaciones: 1) Realiza la revisión técnico administrativa modificando al bloqueo de pago 3. o 2) Aplica los débitos en caso de corresponder. 3) Modifica el bloqueo de pago de 3 a 4 de la factura y todo documento referenciado a la misma. 4) Una vez que dicha factura o documento equivalente este autorizado para su pago, en los casos que correspondan solicitará los fondos a la DIVISIÓN

11 fmdo fix TRANSFERENCIAS A UGL'S perteneciente al DEPARTAMENTO TESORERÍA de Nivel Central mediante la modificación del bloqueo de pago de 4 a U. G. Luego que la DIVISIÓN TRANSFERENCIAS A UGLS cambie el bloqueo de pago de U a 8 y que los fondos se encuentren acreditados en la cuenta corriente bancaria de la UGL /Agencia con SAP / Unidades (Efectores Propios), la COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE DE UGL / REFERENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE DE AGENCIA CON SAP / UNIDADES (EFECTORES PROPIOS) procederá a realizar el cambio de bloqueo de pago de 8 a Blanco de las facturas o documentos equivalentes, como así también de los documentos relacionados a los mismos. H. El Usuario Liquidaciones efectuará la propuesta de pago. 1. Posteriormente el Usuario facultado para ese fin, procederá a autorizar la propuesta de pago. J. El Usuario Tesorería realizará el proceso de ejecución de la propuesta de pago, emitiendo los cheques correspondientes que surjan de la misma. 3. ATRIBUCIONES Y FACULTADES DEL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA El DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA reasignará de oficio / las partidas en función de la necesidad presupuestaria, notificando mensualmente a cada Centro Gestor involucrado para que este formalice mediante acto dispositivo el movimiento plasmado previamente en el sistema SAP, y en caso de requerir

12 jkm/o {m?zo reasignación entre distintos Centros Gestores se solicitará la formalización mediante acto dispositivo a la SUBDIRECCIÓN EJECUTIVA. 4. PROCEDIMIENTO EN CASO DE DEFICIT PRESUPUESTRIO AL MOMENTO DE CONTABILIZAR DOCUMENTOS EN EL SISTEMA SAP Para aquellos documentos que al momento de imputar en la cuenta de gasto, no cuenten con saldo presupuestario, ni tampoco exista posibilidad de reasignación en el ejercicio en curso, el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA informará la situación antes descripta al DEPARTAMENTO CONTABILIDAD, ambos dependientes de la GERENCIA ECONÓMICO FINANCIERA. El DEPARTAMENTO CONTABILIDAD será el encargado de instruir al área correspondiente como proceder a contabilizar en las cuentas contables de déficit presupuestario. Justifica dicho accionar contar con el gasto y pasivo real dentro del ejercicio económico correspondiente. Cabe aclarar, que este tratamiento se hará extensivo cuando la DIVISIÓN 9 ESTADOS CONTABLES dependiente del DEPARTAMENTO CONTABILIDAD proceda a registrar el asiento de "Provisión de Gastos" según lo establecido en la Disposición de Balance General al 31 de Diciembre de cada ejercicio en su Punto 2, inciso A) c) 5 y no exista suficiente disponibilidad presupuestaria.

13 01 1.4!h /o/o7 ANEXO III - DISPOSICIÓN N "PROCEDIMIENTO DE REGISTRACIÓN DE BIENES INVENTARIABLES" DIVISIÓN PATRIMONIO perteneciente a la GERENCIA ECONÓMICO FINANCIERA - Asignará número de inventario de los bienes adquiridos por Nivel Central en los casos que correspondan. Las UNIDADES DE GESTIÓN LOCAL / UNIDADES (EFECTORES SANITARIOS) solicitarán a la DIVISIÓN PATRIMONIO los rangos de placas identificatorias prenumeradas según la necesidad de compra y deberán asignar un número de inventario para cada uno de los bienes adquiridos. - Solicitará a la GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN que realice los procedimientos de compra de las placas identificatorias prenumeradas, con el fin de mantener en dicha División el stock de las mismas. - Remitirá al CENTRO GESTOR que otorgó la conformidad de los bienes, las identificaciones con el número de inventario asignado al bien, para que éste 9 aplique las mismas a sus bienes inventariables. - Cada CENTRO GESTOR DE NIVEL CENTRAL al que se le remitió las placas identificatorias prenumeradas será el responsable de:. Enviar dichas placas identificatorias a la dependencia o edificio que le corresponda con el objetivo de identificar y aplicar a los bienes según fueron asignados.

14 c,/c.if9 (2i.J, (}4 J 0039 iut Remitir a la DIVISIÓN PATRIMONIO dentro de los 7 (siete) días de recepcionado, el reporte "Identificaciones - Bienes Inventariables", el cual contendrá los siguientes datos: o N Inventario o Descripción o Dependencia o Edificio En caso de no comunicar el destino de los bienes se cargarán de oficio al Centro Gestor que originó la compra. - Recepcionar la documentación y registrar las notificaciones de los CENTROS GESTORES correspondiente a las altas, bajas, modificaciones y transferencias de bienes patrimoniales al sistema de Activos Fijos que conforman el patrimonio del Instituto. TRATAMIENTO PARTICULAR PARA LOS BIENES ACTIVABLES DE FISIATRÍA - Asignará número de inventario de los bienes adquiridos por Nivel Central en los casos que correspondan. - Solicitará a la GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN que realice los procedimientos de compra de las placas identificatorias prenumeradas, con el fin de mantener en dicha División el stock de las mismas.

15 7fl7Jc% -""n Ot 8 - Remitirá a la GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN las placas identificatorias que fueron asignadas al bien, para que sean entregadas al proveedor conjuntamente con la Orden de Compra. - El proveedor de los bienes activables de fisiatría será el responsable de realizar la colocación de las placas identificadoras. - El proveedor deberá notificar en el remito entregado junto a la factura el número de inventario asignado.