I. ENCABEZADO Nombre del área o división departamental: Nivel y grupo: Ubicación física del área (campus): Plan de Sucesión: Puesto al que reporta: Puesto (s) que supervisa: 6, Mandos Medios La Concepción Director de Vinculación Ninguno II. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Ubicar, contactar y vincular a los egresados de la Universidad La Salle Pachuca a la vida activa de la comunidad lasallista. III. DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PUESTO: Ofrecer servicios y espacios de información y comunicación de la Universidad La Salle Pachuca a través de la página Web, así mismo desarrollar el programa que mantenga a los egresados como parte activa de la comunidad lasallista. IV. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PUESTO a) Actividades diarias: Revisar los mensajes electrónicos de las personas que solicitan información o hacen comentarios a la Universidad por esta vía, y en su caso, dar respuesta, o bien, canalizar la información u observaciones recibidas al área correspondiente. Promover la actividad de seguimiento de egresados. Mantener actualizada la base de datos con información de los egresados. Coordinar el Programa de Vinculación con Egresados. Mantener una estrecha relación con la Asociación de Egresados de la Universidad La Salle Pachuca. Brindar información de los servicios que ofrece la universidad al público en general. Actualizar la plataforma de egresados en las redes sociales como Facebook y Twitter. Brindar información de la Bolsa de Trabajo vía telefónica o presencial. Revisar y responder los correos correspondientes a la página de Bolsa de Trabajo. b) Actividades semanales: Enviar información de los programas de Educación Continua y Posgrado, a los egresados que se encuentren en el registro de la base de datos. Compartir a los egresados las ofertas de la bolsa de trabajo dirigidas al área. Actualizar los datos de egresados vía telefónica, personal, email o redes sociales. c) Actividades Mensuales: Mantener estrecha relación con los similares de puesto en el Sistema La Salle Pachuca. Agosto de 2002 Octubre de 2002 Octubre de 2015 Anual 1 de 6
Enviar felicitaciones de cumpleaños a egresados de Universidad para fomentar su pertenencia lasallista. Enviar facturas de proveedores a la Dirección de Gestión Administrativa para el pago correspondiente. Contactar a egresados que cuenten con empresas para el programa de EmpreSalle, con la finalidad de establecer convenios de crecimiento. Apoyar en la promoción de los servicios de la Universidad, asistiendo a ferias vocacionales y proporcionando información en sesiones informativas. Hacer invitación a empresas para que formen parte de la Bolsa de Trabajo de la Universidad. Hacer las actualizaciones necesarias a la página de internet de la Bolsa de Trabajo. d) Actividades Cuatrimestrales: Ingresar información de alumnos que concluyen su matrícula en el programa de posgrado de la Universidad. e) Actividades Semestrales: Integrar la base de datos de los alumnos egresados. Facilitar la obtención y/o renovación de las credenciales para egresados. Apoyar en las actividades programadas en el periodo de promoción. Organizar y dirigir el último pase de lista para las diferentes Licenciaturas. Gestionar la fecha del último pase de lista para solicitar las invitaciones correspondientes a la Coordinación de Publicaciones e Impresos. Solicitar los requerimientos para realizar la ceremonia de vino de honor. Solicitar a la Coordinación de Comunicación y Producción Audiovisual, la grabación y toma de fotografías, así como la realización del video o impresión de fotografías como memoria de la estancia de los alumnos dentro de la Universidad. Dar seguimiento al programa de Cápsula del tiempo de egresados. f) Actividades Anuales: Organizar y coordinar la ceremonia de terminación de estudios de los alumnos de Bachillerato, Licenciatura y Posgrado. Acordar fecha de ceremonia de terminación de estudios con la Dirección de Bachillerato, las Facultades y Escuelas, respectivamente. Programar y asistir a las sesiones informativas con los alumnos a egresar, con la finalidad de explicar el procedimiento a realizar en la ceremonia de terminación de grado. Programar y coordinar la toma de fotografía de generación, solicitando fechas a proveedor y notificar a la Escuela correspondiente. Revisar el programa y orden del día de la ceremonia en conjunto con el encargado de protocolo. Coordinar el ensayo de la ceremonia de terminación de estudios, con los alumnos y participantes. Entregar a los alumnos a egresar el formato de solicitud de información de contacto para ingresar a la base de datos de egresados. Apoyar en la realización del homenaje y la misa de la ceremonia en conjunto con la Dirección de Formación y Bienestar Universitario. Solicitar la lista de alumnos a egresar a la Escuela o Facultad correspondiente, así como la lista de permanencia lasallista a la Dirección de Servicios Escolares. Solicitar las credenciales de egresados a la Dirección de Servicios Escolares, para la respectiva entrega en la ceremonia de terminación. Agosto de 2002 Octubre de 2002 Octubre de 2015 Anual 2 de 6
Solicitar a la Dirección de Servicios Escolares la lista de nombres de alumnos que se han hecho acreedores de diploma de aprovechamiento y de quienes han obtenido el mejor promedio de su generación. Solicitar la realización de diplomas de generación, códigos de ética, diplomas de aprovechamiento, diplomas de Medalla de Hermano Miguel, foto botones, para el caso de alumnos pertenecientes a las Licenciaturas o Posgrado a egresar. Solicitar e integrar los folders respectivos a entregar a los alumnos en la ceremonia de terminación, los cuales incluyen: el reconocimiento de terminación de estudios, credencial de egresado, carta de entrega de credencial y documentos informativos sobre los trámites posteriores a su graduación. Coordinar la logística de la entrega de folders de graduados reconocimientos, con apoyo de edecanes. Coordinar la bienvenida a los asistentes a la ceremonia de terminación de estudios apoyado de edecanes. Realizar la convocatoria a medios locales para la cobertura de la ceremonia. Enviar a la Dirección de Servicios Escolares la documentación que no fue entrega por cuestiones de ausencia en la ceremonia de terminación de estudios. Realizar el registro de los egresados posterior a la ceremonia de terminación de estudios, con base en los formatos para la obtención de información de contacto. Planear, organizar, dirigir y evaluar el Encuentro de Egresados. Apoyar en la elaboración del presupuesto de la Dirección. g) Actividades eventuales y/o esporádicas: Ingresar los datos de los egresados que acuden a la Dirección posterior al proceso de titulación u obtención de grado. Apoyar en las actividades de los eventos (Foros, Comunicado, Graduaciones, etc.) que realice la Institución, y que requieran de la participación de la Dirección. Asistir a la capacitación que otorga la Universidad La Salle México en el manejo de egresados. Promover y coordinar reuniones con egresados para escuchar inquietudes e ideas, a fin de aplicarlas en bien de la Universidad. Enviar correspondencia a los egresados: revistas de la Universidad, información de la Dirección de Relaciones Públicas y Comunicación sobre congresos, cursos y de todo tipo de eventos. Promover la creación y dar seguimiento a las asociaciones de egresados. Involucrar a los egresados en los eventos de la Universidad. Canalizar las inquietudes de los egresados a las diversas áreas correspondientes. Intercambiar información de la con el Sistema La Salle México. Verificar la correcta distribución de las publicaciones de la Universidad. Promover beneficios para los ex alumnos dentro de la Universidad, en negocios, asociaciones y organizaciones externas. Planear, organizar, dirigir y evaluar los eventos de Vinculación con Egresados. V. NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO a) Principales Relaciones Internas: Por ser un área estratégica en el manejo universitario, su relación es constante con todos los distintos integrantes de la comunidad. Agosto de 2002 Octubre de 2002 Octubre de 2015 Anual 3 de 6
b) Relaciones Externas: Áreas o Dependencias ULSA México Comercio y negocios establecidos Egresados Empresas y Organizaciones c) Maquinaria, Herramientas y Equipo requerido: Motivo Monitorear la página WEB y el seguimiento de egresados. Promover descuentos y beneficios para los alumnos egresados. Comunicación constante como vínculo con la Universidad. Donde laboren egresados de la Universidad. Computadora con nodo de Internet, correo interno, extensión telefónica, impresora, equipo y programas de cómputo actualizados. VI. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO a) Requerimientos educativos : Perfil Académico Título profesional de Licenciatura. Área de conocimiento Ciencias de la Comunicación, Relaciones Públicas, Informática, Administración Idioma extranjero Inglés, 80%, Escritura, Habla, Lectura Otros atributos Estudios de Posgrado en áreas afines b) Competencias del Puesto COMPETENCIA Básica Media Avanzado Experto Administración de proyectos Análisis y planeamiento estratégico Análisis y solución de problemas Trabajo en equipo Habilidad de comunicación Capacidad de liderazgo Toma de decisiones efectiva Asertividad y manejo de conflictos Persuasión Trabajo por objetivos Dominio de TIC Investigación Creatividad e innovación Financieras Capacidad de negociación c) Requerimientos físicos CONDICIÓN % Sentado 80 Atención a asuntos generales 10 Trabajando frente a computadora 70 Agosto de 2002 Octubre de 2002 Octubre de 2015 Anual 4 de 6
d) Otros requerimientos: Trabajando frente a máquina de escribir ---- Manejando un vehículo ---- Parado 10 Caminando 10 Fuera de la institución 20 Desplazamiento entre campus Eventual Requiere el uso de equipos especiales ---- Compromiso y pertenencia institucional, identificación plena con los principios de ideario lasallista e) Experiencia requerida: Irrelevante ( ) Importante ( ) Imprescindible ( ) Años necesarios: 1 Específica en: áreas vinculadas con relaciones públicas, mercadotecnia y ventas, y manejo administrativo. VII. RESPONSABILIDAD Información Confidencial Manejo de fondos monetarios Manejo de bienes Procesos y operaciones Supervisión Atención al público Seguridad a terceros Calidad de los servicios VIII. CONDICIONES DE TRABAJO Lugar: Abierto Cerrado Mixto Esfuerzo: Intelectual Físico Mixto Horario: Continuo Especial Mixto I. OBSERVACIONES Las actividades que realiza este puesto deben estar sujetas a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su reglamento, entre otras cosas, la cual establece: Artículo 1.- La presente Ley es de orden público y de observancia general en toda la República y tiene por objeto la protección de los datos personales en posesión de los particulares, con la finalidad de regular su tratamiento legítimo, controlado e informado, a efecto de garantizar la privacidad y el derecho a la autodeterminación informativa de las personas. Este puesto no está autorizado para proporcionar datos personales sensibles de ningún integrante de la comunidad; los cuales se denominan como: Agosto de 2002 Octubre de 2002 Octubre de 2015 Anual 5 de 6
Artículo 3, Fracción VI.- Datos personales sensibles: Aquellos datos personales que afecten a la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. En particular, se consideran sensibles aquellos que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud presente y futura, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual. Se podrá proporcionar este tipo de datos cuando se cuente con la autorización del titular, como se estipula en lo siguiente: Artículo 9.- Tratándose de datos personales sensibles, el responsable deberá obtener el consentimiento expreso y por escrito del titular para su tratamiento, a través de su firma autógrafa, firma electrónica, o cualquier mecanismo de autenticación que al efecto se establezca. No podrán crearse bases de datos que contengan datos personales sensibles, sin que se justifique la creación de las mismas para finalidades legítimas, concretas y acordes con las actividades o fines explícitos que persigue el sujeto regulado. Para cualquier duda se deberá consultar el manual de seguridad de la información y las políticas de privacidad de la Institución.. FIRMAS Director de Vinculación de Vo.Bo. LD. Rodolfo Arteaga Rivemar Revisó Colaborador Nombre y firma Agosto de 2002 Octubre de 2002 Octubre de 2015 Anual 6 de 6