Página: 1 de 11 1.-OBJETIVO Establecer las actividades para llevar a cabo la planeación de la operación del Proceso de de Aspirantes a Bachillerato y Licenciatura, así como la difusión del mismo. 2.- ALCANCE Aplica para llevar a cabo la planeación y difusión de todas las etapas del Proceso de de Aspirantes a Bachillerato o Licenciatura de la Universidad Autónoma de Yucatán (UADY). 3.- POLÍTICAS 3.1 La Propuesta de Convocatoria se construye con la colaboración del Comité de ; éste se integra con al menos un representante de cada Campus y al menos un integrante de las Preparatorias, así como con la presencia del Director General de Desarrollo Académico, el Coordinador de Servicios Escolares, el Coordinador/a de Educación Media Superior y, Licenciatura y los Responsables Operativos y/o Logísticos del Proceso de, de cada nivel. 3.2 El desarrollo de cada una de las etapas del proceso deberá apegarse a los elementos considerados en la Convocatoria Oficial. 3.3 Los folletos, carteles y cualquier material que se utilice para hacer difusión del proceso debe ser elaborado, considerando los elementos de imagen institucional. 3.4 Las sedes de administración de pruebas se designarán con base en la disponibilidad de espacios y no necesariamente en relación directa con la sede donde se imparte el programa o escuela preparatoria para el que se concursa. 3.5 La atención que se brinde en el Centro de Atención de Dudas y Encuesta (CADE), se desarrollará con apego a los documentos regulatorios establecidos para tal fin. 3.6. Las tareas que desarrolla cada uno de los participantes en el Proceso de de Aspirantes se apoyan en los documentos regulatorios establecidos para tal fin. 3.7. Con antelación a las etapas previas a la administración de la prueba, el Equipo de Logística debe tener al menos una reunión para corroborar los avances que se tengan y establecer los ajustes necesarios así como el análisis de riesgos. 3.8 Debe realizarse una retroalimentación con la Instancia Evaluadora Externa (IEE), al respecto de las tareas y requerimientos, en conjunto. Así como, requerirles la actualización de información y/o requerimientos de ambas partes para futuras administraciones.
Página: 2 de 11 4.- DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
5.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para Planear y Difundir el Proceso de Página: 3 de 11 Tarea/ Decisión Descripción (nombre) Responsable Descripción de la actividad detallada Registro de Calidad (código) T1 T2 T3 Analizar el proceso inmediato anterior. Proyectar demanda esperada Proyectar el presupuesto 1 1.1 Analiza las fortalezas y oportunidades de cada una de las etapas del proceso inmediato anterior en conjunto con el equipo de logística. 1.2 Propone mejoras y/o actualizaciones para incorporar en el proceso siguiente. 2.1 Proyecta la demanda esperada que presentará cada programa o escuela. Nota 1: En CSEMS el responsable de logística proyecta la demanda con base en el número de aspirantes registrados en el proceso inmediato anterior más un 15% con apoyo en el formato Proyección de la Demanda. Nota 2: En CSL el responsable operativo proyecta la demanda de acuerdo con los resultados de los últimos cuatro procesos, con apoyo en el formato Proyección de demanda esperada. 3.1. Elabora la Proyección de Presupuesto para el PTA en CSL y el Presupuesto en CSEMS. 3.2 Entrega al área contable de para que gestione la asignación de recursos N/A F-DGDA-CSEMS-02 F-DGDA-CSL-16 F-DGDA-CSEMS-05 F-DGDA-CSL-14 T4 Elaborar la Propuesta de la Convocatoria 4.1 Incorpora las propuestas de mejora e innovaciones al proceso, resultado del análisis realizado por el Equipo de Logística. 4.2 Elabora la Propuesta de Convocatoria y la presenta al Comité de. 4.3 Realiza las modificaciones necesarias que permitan asegurar la calidad del proceso, con base en sus opiniones y/o sugerencias se realizan las modificaciones necesarias 4.4 Envía a la autoridad correspondiente para su aprobación. 4.5 Una vez aprobada la Convocatoria se difunde la Convocatoria Oficial. Nota 1: En CSEMS el Responsable de Logística y el Responsable Operativo son quienes elaboran la propuesta y en CSL es el Coordinador de la Dependencia junto con el Responsable Operativo. F-DGDA-CSEMS/CSL-01
Página: 4 de 11 T5 T6 T7 Establecer Calendario de Actividades Gestionar las instalaciones a utilizar Gestionar los requerimientos externos de la administración de pruebas Nota 2: La Propuesta de Convocatoria, se convierte en Convocatoria Oficial, cuando es aprobada por el Consejo Universitario. 5.1 Establece el Calendario de actividades de acuerdo con las fechas establecidas en la Convocatoria Oficial. 5.2 Socializar con el Equipo de Logística el Calendario de Actividades Nota: En CSEMS el Responsable de Logística es quien elabora el calendario y en CSL es el Responsable Operativo con apoyo del Equipo de Logística. 6.1 Solicita a los responsables de las posibles sedes la información sobre los espacios disponibles para la administración de pruebas, a través del formato Espacios para la Administración del EXANI I (en el caso de Bachillerato) o Cédula de Registro (en el caso de Licenciatura). 6.2 Realiza visitas a las posibles sedes para verificar que los espacios cuenten con buenas condiciones de iluminación, ventilación y conexión a la red. 6.3 Proyecta espacios propicios para garantizar la administración estandarizada a través de la Propuesta de Sedes y Croquis. Nota: En CSEMS el Responsable Institucional, Responsable Operativo y Responsable de Logística proyecta y gestiona, y en CSL es el Responsable Institucional, Coordinador de la Dependencia, Responsable Operativo y Responsable Técnico. 7.1 Solicita a IEE las fechas de administración y calificación de pruebas con base en lo establecido en la Convocatoria Oficial y en el Calendario de Actividades a través de la Solicitud de aplicación de EXANI, a través de la cual se contratan sus servicios y se detallan las condiciones y necesidades de la institución contratante. F-DGDA-CSEMS-08 F-DGDA-CSL-18 F-DGDA-CSEMS-36 F-DGDA-CSL-19 F-DGDA-CSEMS/CSL-09 F-DGDA-CSL-17 F-DGDA-CSEMS-08 F-DGDA-CSL-18 T8 Elaborar materiales de difusión Nota: En CSEMS el Responsable Institucional, Responsable Operativo y Responsable de Logística solicita la administración de pruebas y en CSL es el Responsable Institucional, el Coordinador de la Dependencia y el Responsable Operativo. 8.1 Propone diseños para los materiales impresos y el sitio web. 8.2 Actualiza el sitio web 8.3 Elabora los materiales de difusión 8.4 Gestiona la impresión de los material de difusión N/A
Página: 5 de 11 T9 T10 Adquirir materiales y contratar servicios Difundir información 9.1 Enlista todas las compras y contratación de servicios a utilizar, así como de honorarios por pagar 9.2 Solicita las cotizaciones de aquellos servicios que se requieran de acuerdo con lo establecido en el documento M-DGF-CGDF-03, Manual de Políticas Administrativas y Financieras de la DGF. 9.3 Compra el material y contrata servicios, con base en la estimación de necesidades y las cotizaciones solicitadas a los diversos proveedores. Nota: En CSEMS el Responsable de Logística es el que elabora el presupuesto y en CSL el Responsable Operativo. 10.1 Gestiona la rueda de prensa 10.2 Solicita la publicación de la Convocatoria Oficial con los medios de prensa escrita, así como con las dependencias en las cuales se difundirá el proceso. 10.3 Desarrolla la logística para la participación en eventos masivos de difusión de información. 10.4 Difunde junto con CADE, DEMS y DES los materiales de difusión e información a través de la página web y de los espacios que brinden las actividades informativas y espacios ex profeso de la UADY y otras instancias, y orientan a los interesados sobre los diversos aspectos del Proceso de. Nota: La rueda de prensa es gestionada por la CSEMS. N/A N/A 6.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código (cuando aplique) Nombre del documento Lugar de almacenamiento L-DGDA-CSL-03 Lineamientos de contratación y funciones del personal Plataforma de Sharepoint L-DGDA-CSEMS-01 Funciones del equipo de planeación Archivo electrónico M-DGDA-CSEMS/CSL-01 Manual para brindar atención a usuarios del CADE Plataforma de Sharepoint M-DGF-CGDF-03 Manual de políticas administrativas y financieras Plataforma de Sharepoint N/A Solicitud de Aplicación del Exani Archivo electrónico N/A Calendario oficial del ciclo escolar Sitio web institucional
Página: 6 de 11 7.- CONTROL DE REGISTROS Identificación (código) N/A F-DGDA-CSEMS/CSL-01 F-DGDA-CSEMS/CSL-09 Nombre del registro Convocatoria Oficial Propuesta de convocatoria Propuesta de sedes Lugar de almacenamiento Archivo electrónico / Plataforma de SharePoint Archivo electrónico / Plataforma de SharePoint Archivo electrónico / Plataforma de SharePoint F-DGDA-CSEMS-02 Proyección de la Demanda Archivo electrónico F-DGDA-CSEMS-05 Presupuesto Archivo electrónico Responsable de su protección Responsable de logística Responsable operativo Responsable de logística Responsable operativo Responsable de logística Responsable operativo Responsable de logística Responsable de logística y adquisición de materiales Tiempo de retención Disposición de los registros F-DGDA-CSEMS-08 Calendario de actividades Archivo electrónico Responsable de logística F-DGDA-CSEMS-36 F-DGDA-CSL-14 Espacios para la administración del EXANI I Proyección de presupuesto para el PTA Archivo electrónico Responsable de logística Plataforma de SharePoint Responsable operativo y Responsable contable F-DGDA-CSL-16 Proyección de demanda esperada Plataforma de SharePoint Responsable operativo F-DGDA-CSL-17 Croquis Plataforma de SharePoint Responsable técnico F-DGDA-CSL-18 F-DGDA-CSL-19 Calendario de Actividades Cédula de Registro Plataforma de SharePoint Responsable operativo Plataforma de SharePoint Responsable operativo 1 año Se destruyen
Página: 7 de 11 8.- ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Convocatoria Oficial; Calendario Oficial del ciclo escolar; Proyección de demanda; Croquis, Espacios de administración de pruebas (bachillerato) Cédulas de Registro (licenciatura); Información descriptiva de la IEE; Secretaría General CSEMS CSL DES IEE Propuesta de Convocatoria Calendario de actividades; Presupuesto del proceso de selección Propuesta de sedes Croquis Materiales de difusión; Solicitud de aplicación de EXANI Sitio web actualizado - Aspirantes a ingresar a la UADY y a la sociedad en general; -Secretaría General -DES -CSEMS -CSL Contar con una planeación que asegure las condiciones de espacio, difusión, servicios a requerir y de personal a contratar, del proceso de selección, así como también procurar contar con una adecuada información y difusión del Proceso de. 9.- GLOSARIO 9.1.- SIGLAS CADE. Centro de Atención de Dudas y Encuesta CSEMS. Coordinación del Sistema de Educación Media Superior CSL. Coordinación del Sistema de Licenciatura DEMS: Dependencia de Educación Media Superior. Dependencia Encargada del Proceso. DES. Dependencia de Educación Superior DGDA. Dirección General de Desarrollo Académico. DGF Dirección General de Finanzas EXANI. Examen Nacional de Ingreso IEE. Instancia Evaluadora Externa
PTA. Plan de Trabajo Anual SIPS. Sistema de Información para el Proceso de UADY. Universidad Autónoma de Yucatán Procedimiento para Planear y Difundir el Proceso de Página: 8 de 11 9.2 DEFINICIONES Comité de : grupo encargado de tomar decisiones y proponer elementos para el proceso de selección e ingreso al Nivel Medio Superior y Superior. Consejo Universitario. Es la autoridad suprema de la Universidad y tiene como objetivo normar y propiciar el adecuado desarrollo de la vida académica de la Institución. Dependencia Encargada del Proceso: Se encuentra conformada por: CSEMS: Responsable Institucional, Responsable Operativo, Responsable de Logística, Operativo Técnico, Responsable de Diseño de Imagen, Área Contable CSL: Responsable Institucional, Coordinador de la Dependencia, Responsable Operativo, Responsable Técnico, Responsable de Seguimiento del Registro, Responsable de de Personal, Responsable de Información, Responsable del área contable, Secretaria, Supervisor del CADE, Cadete, Equipo de Logística, Equipo de Logística : Grupo de soporte integrado por personal de la y que realiza tareas de planeación, operación y evaluación.
Página: 9 de 11 10.- CONTROL DE REVISIONES NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN 01 2-12 02 2,5,6, y 7 Se modificó el diagrama del procedimiento, se anexaron tareas y políticas; se cambia el título de Responsable de Base de Datos de Administrador de pruebas, Asistentes y Coordinadores por el de Responsable de de Personal, para hacer más clara su labor durante el procedimiento. Se modificaron los formatos F-DGDA-CGES 01, 04, 09; Y F-DGDA-CGEMS-02, 05, 08, se eliminan F- DGDA-CGEMS 01, 04. Se modificó diagrama de flujo. Se eliminó el desglose de las políticas 3.1 y 3.2. En la tarea 6, se elimina la nota. En las tareas 10 y 13 se sustituyen los nombres de Pre Registro Electrónico por Registro en Línea y Registro de Aspirantes por Entrega de Documentos. Se editan las tareas 11, 13, 14 y 15. Se elimina el uso del documento externo Manual de Registro en Línea y el Manual de normas de operación para los procesos de capacitación, registro de sustentantes y aplicación de exámenes se sustituye por el de Información general de orden operativo para la aplicación de los exámenes nacionales de ingreso, los intermedios de licenciatura, los generales para el egreso de licenciatura y los de certificación. Se introduce el uso de los documentos externos: Diccionario de datos, Guía para recuperar contraseña, Guía para el registro en línea y Guía para la entrega de documentos. Se introduce el documento interno I-DGDA-CGEMS-01. Desaparecen los formatos F- DGDA-CGES-37 y F-DGDA-CGES-44. Se introduce el uso de los formatos F-DGDA-CGES49, F- DGDA-CGES-50 y F-DGDA-CGES-51y F-DGDA-CGEMS-35. 29 de Febrero de 2008 06 de mayo de 2009 03 2, 5, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 13 y 14 Se modificó la política 3.4. Se modificó diagrama de flujo. Se elimina el uso de los documentos L- DGDA-CGES-01 Y L-DGDA-CGEMS-01. En la tarea 3 se cambia la visita de confirmación de sedes por confirmación de espacios disponibles por parte de las DES/DEMS. En las tareas 6, 7, 8, 10,13 y 14 se actualiza a los responsables. En la tarea 10 se agrega el uso del F-DGDA-CGES-52 y se elimina el F-DGDA-CGES-51. Se modifica la tarea 11, misma que se describía como Organización de materiales de registro y ahora se describe como Gestión de recursos para Entrega de Documentos. Se modifica la tarea 12, misma que se describía como Actualizar Prontuario y capacitar al personal encargado del registro y ahora se describe como Acondicionamiento de sede para la Entrega de Documentos. En la tarea 13 se introduce el uso del F-DGDA-CGES-54. Se actualiza la tarea 14. Se elimina el uso de los documentos externos Guía para recuperar contraseña, Guía para el registro en línea y Guía para la entrega de documentos. Se introduce el uso del catálogo C-DGDA-CGEMS-01. En la sección de control de registros se modifica los tiempos de retención de tal manera que no éstos no se excedan de un año. En la sección de enfoque a procesos se agrega como insumo al equipo de 10 de mayo de 2010
Página: 10 de 11 cómputo, cableado y consumibles. Se modifica el indicador 1 y se eliminan el 2 y 3. En siglas se describe al CADE. Se amplían las definiciones de aspirante. En la sección de anexos, se sustituye el Cuestionario de Contexto de la IEE por el Diccionario de Datos de la IEE. Se elimina el uso del Reglamento de Exámenes e Inscripciones como documento de referencia. Se sustituye el documento Información general de orden operativo para la aplicación de los exámenes nacionales de ingreso, los intermedios de licenciatura, los generales para el egreso de licenciatura y los de certificación por el de Manual de Aplicación de los exámenes nacionales de ingreso. 04 4,5,7,8,9,19,11,13 05 Sección 1,3,4,5 y 9 En el diagrama de flujo, se sustituye la IPE por el SIRA. En el glosario se describe el SIRA. En la tarea 6, se renombra al Responsable de Diseño de Imagen por Responsable de la elaboración de materiales de difusión Se modificó el código del procedimiento a CSEMS/CSL Se modificó el objetivo Se agregaron las políticas 3.1, 3.5, 3.6 y se modificó la 3.4 Se modificó el diagrama Se modificó la redacción de las tareas y se modificaron a los responsables Se agregaron los formatos F-DGDA-CSEMS/CSL-01, 02, 03, 04, 05; F-DGDA-CSEMS-36 y F- DGDA-CSL-08, 14, 16, 17, 18, 19, 20, 26. Se eliminaron los formatos F-DGDA-CGES-01, 02, 03, 04, 05, 08, 09, 10, 14, 16, 38, 39, 43, 50, 52, 54 y F-DGDA-CSEMS-13, 32 Se agregaron las siglas CSL, IPE, IATII, SICEI, SIPS y se eliminaron SIRA, SII, SEGEY Se agregaron las definiciones de Comité de selección, Dependencia encargada y se eliminó Grupo de consulta. 18 de octubre de 2010 11 julio 2012
Página: 11 de 11 06 Todo el documento El procedimiento se dividió en dos. Las tareas que correspondían a planeación se ubicaron en el procedimiento P-DGDA-CSEMS/CSL-01, Rev.06 que se denominará Procedimiento para planear y difundir el Proceso de. Las tareas que correspondían al registro de aspirantes, se ubicaron en el procedimiento P-DGDA-CSEMS/CSL-02, Rev.00, que se denominará Procedimiento para generar información de los aspirantes. Para el caso de Bachillerato se modifica el nombre de Equipo de Planeación por el de Equipo de Logística. Se eliminaron los formatos F-DGDA-CSL/CSEMS-02, F-DGDA-CSEMS/CSL-03, F-DGDA- CSL/CSEMS-04, F-DGDA-CSL/CSEMS-05, F-DGDA-CSEMS-35, F-DGDA-CSL-15 Y F-DGDA-CSL- 20. Se especifican los responsables de las tareas de acuerdo con el nivel educativo (Bachillerato o Licenciatura). 8 de agosto de 2014 Nota: La sección 10 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Lic. en Psic. Carolina Castillo Gallegos Responsable de logística CSEMS Mtra. Verónica Cortés Navarrete Coordinadora de Educación Media Superior Mtra. Brenda Gómez Ortegón Responsable Operativo CSL M. en C. Carlos Estrada Pinto Coordinador del Sistema de Licenciatura Dr. José de Jesús Williams Director General de Desarrollo Académico Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Yucatán.