Manual de Usuario DeclaraSoft 1
Índice 1. DeclaraSoft... 4 Introducción... 4 2. Registro de usuario... 5 3. Recuperación de password.... 6 4. Login... 7 5. Menú principal DeclaraSoft... 8 6. Cuentas... 9 6.1 Registro de Cheques/Débito.... 10 6.2 Editar Cheques/Débito.... 11 6.3 Registrar Tarjetas de crédito.... 12 6.4 Editar Tarjeta de Crédito.... 13 6.5 Registrar Cuenta Efectivo... 14 6.6 Editar Cuentas Efectivo.... 15 7. Terceros... 16 7.1 Registrar Clientes... 17 7.2 Editar Clientes.... 18 7.3 Registrar Proveedores... 19 7.4 Editar Proveedores.... 20... Error! Marcador no definido. 7.5 Registrar Deudores... 21 7.6 Editar Deudores.... 22... Error! Marcador no definido. 7.7 Registrar Acreedores... 23 7.8 Editar Acreedores... 24... Error! Marcador no definido. 7.9 Consulta de Documentos... 25 8. Ingresos/Gastos.... 26 8.1 Registrar Ingresos... 27 8.2 Registrar Gastos... 29 9. Prestamos... 31 2
9.1 Registrar Préstamos Recibidos.... 32 9.2 Registrar Préstamos Otorgados.... 35 10. Movimientos... 37 10.1 Registrar Cobro a Clientes.... 38 10.2 Registrar Pago a Proveedores.... 40 10.3 Cobro de Préstamos Otorgados.... 42 10.4 Pago de Préstamos Recibidos.... 44 10.5 Transferencias... 46 10.6 Pago de Tarjeta de Crédito... 47 11. Ajustes... 48 11.1 Presupuesto... 49 11.2 Registrar Saldos Iniciales Pendientes... 50 12. Alertas.... 51 13. Perfil de Usuario.... 52 14. Sincronización... 53 15. Reportes... 54 15.1 Reportes en móvil... 55 15.2 Reportes Web... 57 3
1. DeclaraSoft Introducción El objetivo de DeclaraSoft en su primera fase consiste en una aplicación que permita al usuario llevar un Control Presupuestal y Administrativo de sus ingresos y egresos, permitiendo conocer en todo momento un flujo real de efectivo entre lo que recibe y gasta comúnmente. De igual forma le permitirá llevar un control de aquellas cuentas por cobrar por los ingresos pendientes de cobro ante sus clientes o terceras personas y de igual forma le permitirá conocer las obligaciones de pago que presenta ante terceros. A continuación se explicará a detalle el funcionamiento y los diferentes módulos de DeclaraSoft para su fácil manejo y aprovechar al máximo la aplicación. 4
2. Registro de usuario Al iniciar nuestra aplicación de DeclaraSoft nos mostrará la siguiente pantalla. Al iniciar por primera vez a nuestra aplicación DeclaraSoft, realizaremos el registro del usuario haciendo clic en el botón Registrar por primera vez, para acceder al formulario de registro como se muestra en la siguiente imagen. Llenaremos el formulario con los datos que nos solicitan y al finalizar hacemos clic en el botón de Registrar. 5
Recibiremos un correo de bienvenida y nuestro registro estará realizado. 3. Recuperación de password. Para la recuperación de nuestro password hacemos clic en el botón Recuperar Password, nos llevará a la siguiente pantalla: Escribiremos nuestro nickname y nuestro correo electrónico con el cual nos registramos en DeclaraSoft. Después haremos clic en el botón Recuperar Password, nuestro 6
password será enviado al correo electrónico registrado. 4. Login Para acceder a DeclaraSoft ingresaremos los datos solicitados en la aplicación, nuestro nickname y password. Hacemos clic en el botón de Ingresar. Al acceder a Declarasoft nos muestra la siguiente ventana: 7
5. Menú principal DeclaraSoft El menú principal se encontrará las siguientes ventanas: 1.- Cuentas: Modulo donde registraremos nuestras cuentas de Cheques/debito, tarjetas de crédito y cuentas en efectivo. 2.- Terceros: Modulo donde se registran nuestros clientes, proveedores, deudores y acreedores. 3.- Ingresos/Gastos: Modulo donde se registraran nuestros ingresos y gastos. 4.- Inversiones: Próximamente. 5.-Movimientos: Modulo donde se realiza el Cobro a clientes, Pago a 8
proveedores, Cobro a préstamos otorgados, Pago de préstamos recibidos, Transferencias y Pago de tarjetas de crédito 6.- Préstamos: Modulo donde se realiza el registro de los Préstamos recibidos y otorgados 7.- Reportes: Generador de reportes 8.- Ajustes: Configuración del presupuesto, registro de saldos iniciales, sincronización y configuración de usuario y alertas. 6. Cuentas Al hacer clic en el botón de Cuentas nos desplegará la siguiente ventana: 1.- Cheques/Débito: Modulo donde se realiza el registro de las cuentas de Cheques/Débito. 2.- Tarjetas de Crédito: Modulo donde se realiza el registro de las Tarjetas de crédito. 9
3.- Cuentas de efectivo: Modulo donde se realiza el registro de las Cuentas de efectivo. 6.1 Registro de Cheques/Débito. Para realizar el registro de una cuenta de Cheques/Débito, hacemos clic en botón Cheques/Débito dentro de Cuentas. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 10
2.- Capturamos los datos solicitados y guardamos. 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: En campo Banco y Tipo de cuenta seleccionamos los bancos o cuentas deseadas. *Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes. 6.2 Editar Cheques/Débito. Para editar una cuenta hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada. 11
Modificamos los campos deseados y guardamos. Nota: No se podrá eliminar una cuenta si esta tiene movimientos. 6.3 Registrar Tarjetas de crédito. Para realizar el registro de una Tarjeta de crédito, hacemos clic en botón Tarjeta de Crédito dentro de Cuentas. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 12
2.- Capturamos los datos solicitados y guardamos. 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: En campo Banco y Tipo de cuenta seleccionamos los bancos o cuentas deseadas. *Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes. 6.4 Editar Tarjeta de Crédito. Para editar una cuenta hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada. 13
Modificamos los campos deseados y guardamos. Nota: No se podrá eliminar una cuenta si esta tiene movimientos. 6.5 Registrar Cuenta Efectivo Para realizar el registro de una Cuenta de Efectivo, hacemos clic en botón Cuentas de Efectivo dentro de Cuentas. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 14
2.- Capturamos los datos solicitados y guardamos. 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. *Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes. 6.6 Editar Cuentas Efectivo. Para editar una cuenta hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada. 15
Modificamos los campos deseados y guardamos. Nota: No se podrá eliminar una cuenta si esta tiene movimientos. 7. Terceros Al hacer clic en el botón de Terceros nos desplegará la siguiente ventana: 16
1. Clientes: Modulo de registro y edición de Clientes. 2. Proveedores: Modulo de registro y edición de Proveedores. 3. Deudores: Modulo de registro y edición de Deudores. 4. Acreedores: Modulo de registro y edición de Acreedores. 7.1 Registrar Clientes Para realizar el registro de un cliente, hacemos clic en botón Clientes dentro de Terceros. 17
1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 2.- Capturamos los datos solicitados y guardamos. 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. *Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes. 7.2 Editar Clientes. 18
Para editar un cliente hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada. Si tiene algún documento hacemos clic en para editarlo. Modificamos los campos deseados y guardamos. Nota: No se podrá eliminar un tercero si este tiene movimientos. 7.3 Registrar Proveedores Para realizar el registro de un Proveedor, hacemos clic en botón Proveedores dentro de Terceros. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 19
2.- Capturamos los datos solicitados y guardamos. 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Ajustes > Saldos iniciales pendientes. *Saldo Inicial: se puede capturar después en 7.4 Editar Proveedores. Para editar un Proveedor hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada. 20
Si tiene algún documento hacemos clic en para editarlo. Modificamos los campos deseados y guardamos. Nota: No se podrá eliminar un tercero si este tiene movimientos. 7.5 Registrar Deudores Para realizar el registro de un Deudor, hacemos clic en botón Deudores dentro de Terceros. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 21
2.- Capturamos los datos solicitados y guardamos. 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. *Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes. 7.6 Editar Deudores. Para editar un Deudor hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada. 22
Si tiene algún documento hacemos clic en para editarlo. Modificamos los campos deseados y guardamos. Nota: No se podrá eliminar un tercero si este tiene movimientos. 7.7 Registrar Acreedores Para realizar el registro de un Acreedor, hacemos clic en botón Acreedores dentro de Terceros. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 23
2.- Capturamos los datos solicitados y guardamos. 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. *Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes. 7.8 Editar Acreedores Para editar un Deudor hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada. 24
Si tiene algún documento hacemos clic en para editarlo. Modificamos los campos deseados y guardamos. Nota: No se podrá eliminar un tercero si este tiene movimientos. 7.9 Consulta de Documentos Para poder consultar los documentos de un Cliente, Proveedor, Deudor y Acreedor. Es necesario entrar al módulo deseado dentro de Terceros, seleccionar el registro. 25
Mostrará la siguiente pantalla con los documentos generados y se pueden observar por mes. Al seleccionar un documento podemos ver el detalle del mismo. 8. Ingresos/Gastos. Modulo donde se realiza el registro de Ingresos de un cliente y el Gasto de un proveedor. 26
8.1 Registrar Ingresos Para realizar el registro de un Ingreso, hacemos clic en botón Ingreso dentro de Ingresos/Gastos. 27
1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 2.-Capturamos los datos solicitados 4.- Al registrar un cliente podemos registrarlo hacerlo desde el módulo de Clientes en Terceros o en el campo Cliente hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de cliente y guardamos 5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: Se puede realizar el pago directo al seleccionar el campo de Generar Pago, en caso de no hacer el pago en ese momento se realizará en el módulo de Movimientos y Préstamos en Cobro de Clientes 28
8.2 Registrar Gastos Para realizar el registro de un Gasto, hacemos clic en botón Gasto dentro de Ingresos/Gastos. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 29
2.-Capturamos los datos solicitados 4.- Al registrar un cliente podemos registrarlo hacerlo desde el módulo de Clientes en Terceros o en el campo Cliente hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de cliente y guardamos. 5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: Se puede realizar el pago directo al seleccionar el campo de Generar Pago, en caso de no hacer el pago en ese momento se realizará en el módulo de Movimientos y Préstamos en Pago de Proveedores 30
9. Prestamos Modulo donde se registra los préstamos otorgados y recibidos. 31
Nota: Para realizar un Cobro o Pago de préstamos es necesario primero registrarlos en estos módulos 9.1 Registrar Préstamos Recibidos. Para realizar el registro de un préstamo Recibido, hacemos clic en botón Recibidos dentro de Préstamos. 32
1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 2.-Capturamos los datos solicitados 3.-Seleccionamos el Tipo de préstamo. 4.- Al registrar un Préstamo Recibido debemos haber registrado anteriormente al Acreedor desde el módulo de Acreedores en Terceros o en el campo Acreedor hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de Acreedores. De la misma forma se puede para registrar una Cuenta haciendo clic o en el módulo de Cuentas y guardamos. 33
5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar. 34
9.2 Registrar Préstamos Otorgados. Para realizar el registro de un préstamo Otorgado, hacemos clic en botón Otorgados dentro de Préstamos. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 2.-Capturamos los datos solicitados 3.-Seleccionamos el Tipo de préstamo. 4.- Al registrar un Préstamo Otorgado debemos haber registrado anteriormente al Deudor desde el módulo de Deudores en Terceros o en el campo Deudor hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de Deudores. De la misma forma se puede para registrar una Cuenta haciendo clic o en el módulo de Cuentas y guardamos. 35
5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar. 36
10. Movimientos Modulo donde se realiza el Cobro a clientes, Pago a proveedores, Cobro a préstamos otorgados, Pago de préstamos recibidos, Transferencias y Pago de tarjetas de crédito. 37
10.1 Registrar Cobro a Clientes. Para realizar el registro del cobro a un cliente, hacemos clic en botón Cobro de Clientes dentro de Movimientos. Para poder realizar el Cobro a un cliente se deberá registrar un documento, es decir, previamiente se deberá crear en Ingresos el folio o factura a cobrar. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 2.-Capturamos los datos solicitados 4.- Al registrar un cobro de cliente podemos registrarlo desde el módulo de Clientes en Terceros o en el campo Cliente hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de cliente. De la misma forma se puede para registrar una Cuenta haciendo clic o en el módulo de Cuentas y guardamos. 38
5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar. 39
10.2 Registrar Pago a Proveedores. Para realizar el registro del pago a un proveedor, hacemos clic en botón Pago de Proveedores dentro de Movimientos. Para poder realizar el Pago de proveedores se deberá registrar un documento, es decir, previamente se deberá crear en Gastos el folio o factura a pagar. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 2.-Capturamos los datos solicitados 4.- Al registrar un pago de un proveedor podemos registrarlo desde el módulo de Proveedores en Terceros o en el campo Proveedores hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de Proveedores. De la misma forma se puede para registrar una Cuenta haciendo clic o en el módulo de Cuentas y guardamos. 40
5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar. 41
10.3 Cobro de Préstamos Otorgados. Para realizar el registro del cobro a un proveedor, hacemos clic en botón Cobro de Préstamos Otorgados dentro de Movimientos. Para poder realizar el Cobro a de un préstamo otorgado se deberá registrar un documento, es decir, previamente se deberá crear en Préstamos Otorgados el folio o factura a pagar. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 2.-Capturamos los datos solicitados 42
4.- Al registrar un Cobro de un Prestamos otorgado podemos registrarlo desde el módulo de Deudores en Terceros o en el campo Deudor hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de Deudores. De la misma forma se puede para registrar una Cuenta haciendo clic o en el módulo de Cuentas y guardamos. 5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar. 43
10.4 Pago de Préstamos Recibidos. Para realizar el registro del cobro a un proveedor, hacemos clic en botón Pago de Préstamos Otorgados dentro de Movimientos. Para poder realizar el Pago de un Préstamo Otorgado se deberá registrar un documento, es decir, previamente se deberá crear en Préstamos Otorgados el folio o factura a pagar. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 2.-Capturamos los datos solicitados 4.- Podemos registrar al acreedor desde el módulo de Acreedores en Terceros o en el campo Acreedor hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de Acredores. 44
De la misma forma se puede para registrar una Cuenta haciendo clic o en el módulo de Cuentas y guardamos. 5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar. 45
10.5 Transferencias En el módulo de Transferencias podemos hacer movimientos entre las cuentas. 1-. En Cuenta de origen escribimos la cuenta deseada previamente registrada o en caso de que no exista podemos registrarla haciendo clic en. 46
2.- Capturamos la cuenta Destino y los datos que nos solicita el registro. 10.6 Pago de Tarjeta de Crédito En el módulo de Pago de Tarjeta de Crédito podemos hacer movimientos entre las cuentas. 1-. En Tarjeta de Crédito a Pagar escribimos la cuenta deseada previamente registrada o en caso de que no exista podemos registrarla haciendo clic en. 47
2.- Capturamos la cuenta Origen (Fondos) y los datos que nos solicita el registro. 11. Ajustes Modulo donde se realiza el registro del Presupuesto, Saldos iniciales pendientes, la configuración del usuario y las alertas. También es donde se realiza la sincronización de nuestra información para crear un respaldo y poder generar los reportes. 48
11.1 Presupuesto Para realizar el registro del Presupuesto hacemos clic en botón Presupuesto dentro de Ajustes. 1.- Hacemos clic en el botón para agregar un nuevo registro. 2.-Capturamos los datos solicitados 3.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. 49
11.2 Registrar Saldos Iniciales Pendientes Para realizar el registro de un Saldo inicial pendiente, hacemos clic en botón Saldo iniciales Pendientes dentro de Ajustes. Para poder realizar el Registro de Saldos iniciales pendientes se deberá registrar un documento, es decir, previamente se deberá crear un Terceros (Cliente, Acreedor, Deudor o Proveedor). 1.- Seleccionamos el Registro deseado. 2.- Seleccionamos la fecha del Saldo inicial y capturamos el Saldo Inicial Pendiente y guardamos. 50
12. Alertas. En este módulo se configuran las alertas que Declarasoft puede notificarnos. 51
13. Perfil de Usuario. En este módulo podemos editar el nombre de nuestro usuario y hacer el cambio de contraseña. 52
Nota el correo electrónico y el nombre de usuario no se puede cambiar. 14. Sincronización Dentro de Ajustes encontramos el botón de Sincronización, es importante este módulo ya que nos sirve para crear un respaldo de nuestra información y 53
poderla descargar posteriormente en otra móvil y generar los reportes de forma correcta. Para hacer la sincronización solo se necesita hacer clic con en el botón para hacer la sincronización la aplicación nos avisara cuando la sincronización este realizada. 15. Reportes 54
Modulo donde podemos generar reportes y ver gráficas en la parte del movil y generar reportes y enviarlos a nuestro correo para ver la información con más detalle. 15.1 Reportes en móvil 55
Seleccionamos el módulo de reportes para entrar al menú de reportes. Podemos generar los siguientes reportes: Reporte de Ingresos Reporte de Gastos Reporte de Flujo de Efectivo Reporte de Estado de Resultados 56
15.2 Reportes Web Hacemos la sincronización de nuestra información. 1.-Seleccionamos el tipo de reporte que deseamos. 2.-Seleccionamos la cuenta deseada y el periodo Nota: Podemos seleccionar todas las cuentas dando clic en la caja Todas las cuentas 3.-Clic en Generar para enviar el correo a nuestro mail registrado. 57