(AGSNA) Fecha: 29/04/2015 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN AMBIENTAL: Nombre y Cargo Firma Fecha Elaborado Pilar Rueda de la Puerta 29/04/2015 Revisado Responsable de Gestión Ambiental Luis M. Lopez Siles Director Económico-Administrativo y de Servicios Generales 29/04/2015 Aprobado Eva Jiménez Gómez 30/04/2015 Gerente Edición: 4 Página 1 de 8
0. ÍNDICE 0. ÍNDICE...2 1. OBJETO...3 2. ALCANCE...3 3. REFERENCIAS...3 4. DEFINICIONES...3 5. PROCEDIMIENTO:...4 5.1. COMUNICACIÓN INTERNA...4 5.1.1. Comunicación Interna, a Nivel Corporativo...4 5.1.2. Comunicación Interna4 5.2. COMUNICACIONES DE LAS PARTES INTERESADAS EXTERNAS...6 6. HISTÓRICO DE EDICIONES...7 7. ANEXOS...8 Edición: 4 Página 2 de 8
1. OBJETO. El objeto del presente procedimiento es describir como se han establecido los criterios y las responsabilidades, para la comunicación interna, entre los diversos niveles y funciones del Sistema Integral de Gestión Ambiental del Servicio Andaluz de Salud (SIGA-SAS), a Nivel Corporativo y del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) del AGSNA, y para recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes, sobre temas medioambientales, de las partes interesadas externas, tanto a Nivel Corporativo como del. 2. ALCANCE. Este procedimiento es de aplicación a las actividades del SGA del AGSNA, relacionadas con los siguientes temas: Comunicación de la política ambiental, los objetivos y las metas ambientales y la información sobre la evolución del desempeño ambiental del AGSNA. Respuesta a las preocupaciones del personal del AGSNA, en materia medioambiental. Comunicación de los resultados de las auditorías y revisiones del SGA. Recepción, documentación y respuesta a las comunicaciones relevantes, sobre temas medioambientales, de las partes interesadas externas (usuarios, autoridades y administraciones públicas, público en general, proveedores y contratistas). 3. REFERENCIAS. MGA Manual de Gestión Ambiental. PGA-4.5.3. No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva. Norma UNE-EN ISO 14001:2004 Apdos. 4.4.3. y 4.5.3. 4. DEFINICIONES. Comunicación de relevancia ambiental: Toda aquella comunicación interna o externa, que esté relacionada con los aspectos ambientales identificados, incluyendo los consumos de recursos y productos peligrosos y la generación y gestión de residuos y/o vertidos. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una No conformidad detectada. Edición: 4 Página 3 de 8
Acción Preventiva: Acción para eliminar la causa de una No conformidad potencial. Parte interesada: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño ambiental de una organización. 5. PROCEDIMIENTO:. 5.1. COMUNICACIÓN INTERNA. En los diferentes documentos, que forman parte del SIGA-SAS, se definen las vías para asegurar la comunicación interna, tanto a Nivel Corporativo como de Centro, en relación con los aspectos ambientales de sus actividades y servicios. 5.1.1. Comunicación Interna, a Nivel Corporativo. La Comisión Consultiva de Gestión Ambiental del SAS, tiene establecidos canales de comunicación interna, que aseguran dicha comunicación entre los diferentes Niveles y Áreas del SAS, en lo que se refiere a los procesos del SIGA-SAS y su eficacia. La Permanente de la Comisión Consultiva, mediante reuniones periódicas con los Coordinadores Provinciales y/o el Responsable de Gestión Ambiental (RGA) de cada Centro, según corresponda, es responsable de dar a conocer la Política Ambiental, los Objetivos, las Metas y la evolución del SIGA-SAS. Estas reuniones tendrán lugar, siempre que la Comisión lo considere oportuno y tras las revisiones del Sistema, con el fin de comunicar los resultados y decisiones, de carácter general, derivados de las mismas. Con el fin de facilitar la difusión de la Política Ambiental a todo el personal, ésta se expone, de forma permanente, en todos los Centros del SAS, así como en la página web del mismo. 5.1.2. Comunicación Interna, en el AGSNA La comunicación interna, entre los diversos niveles y categorías profesionales, del AGSNA, garantiza que, tanto el Equipo Directivo como el resto del personal del Centro, conozcan, comprendan y cumplan los requisitos del SGA y sean conscientes de los aspectos ambientales, reales o potenciales, relacionados con su trabajo. Con el fin de facilitar la difusión de la Política Ambiental, a todo el personal del AGSNA y/o partes interesadas externas, ésta se expone, de forma permanente, en todas las Áreas, Unidades y Servicios del mismo y se comunica mediante dípticos, etc. La comunicación interna sobre temas ambientales, en el AGSNA, puede ser ascendente, descendente y bidireccional. Edición: 4 Página 4 de 8
Comunicación Ascendente Los mecanismos de comunicación interna ascendente, en el AGSNA, son las sugerencias y la detección de No conformidades. El tratamiento de éstas últimas, se describe en el PGA-4.5.3. No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva. Cualquier trabajador del AGSNA que desee realizar una sugerencia, con objeto de mejorar el desempeño ambiental del mismo, cumplimentará el impreso F/01 Sugerencia y lo hará llegar al RGA, a través de los Responsables de su Centro, o lo depositará en el buzón de sugerencias. La resolución sobre la sugerencia será adoptada, de forma general, por el RGA, que podrá realizar las consultas que considere convenientes. En algunos casos, el RGA remitirá la sugerencia a la Gerencia, para que ésta resuelva sobre la misma, con el asesoramiento que estime oportuno. El RGA se encargará de comunicar al proponente la resolución. Comunicación Descendente En el AGSNA, dentro de los mecanismos de comunicación interna descendente, se incluyen los comunicados internos y las exposiciones orales, del RGA o la Gerencia de Área. Los comunicados internos se emplearán, cuando proceda, para la difusión de noticias relevantes y de los logros obtenidos, en materia de gestión ambiental. Estos comunicados se distribuyen al personal afectado y, en algunos casos, se colocan en el tablón de anuncios. Las exposiciones orales del RGA o la Dirección se utilizan para la difusión de temas de interés general, a las que se convoca a todo o parte del personal del AGSNA. Los Responsables de las distintas Áreas, Unidades y Servicios, del AGSNA, son los encargados de difundir, entre el personal a su cargo, la información, referente a los criterios operativos, aspectos ambientales y la necesidad de cumplir los requisitos del SGA, para mejorar el desempeño ambiental del Centro. Comunicación Bidireccional Como mecanismo de comunicación interna bidireccional se establecen las reuniones de grupo. Estas reuniones las convoca la Gerencia de Área, cuando lo estima conveniente o a petición del RGA o cualquier Responsable de Centro, al objeto de tratar temas referentes a la gestión ambiental, difundir logros del AGSNA o recabar ideas o sugerencias para la mejora del SGA. De estas reuniones se levanta acta. Edición: 4 Página 5 de 8
5.2. COMUNICACIONES DE LAS PARTES INTERESADAS EXTERNAS. QUÉ Identificación Estudio Seguimiento Cierre Q U Servicio Gestoria de Atención al Usuario Recepción y traslado al RGA del AGSNA de la Comunicación Ambiental I É N RGA del Centro Registro y Tratamiento de la Comunicación Ambiental Comunicación a SS.CC. Desarrollo de las Acciones Inmediatas Respuesta a la Comunicación Registro de la Comunicación Cierre e Informe a SS.CC. S.S.C.C. SS.CC. Definición de directrices Tratamiento a Nivel Corporativo En el presente apartado, se define la sistemática que se sigue, tanto a Nivel Corporativo como del AGSNA, para recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes, de las partes interesadas externas. En el AGSNA, las Comunicaciones Ambientales, de partes interesadas externas (usuarios, vecinos, organismos, etc.), se reciben, preferentemente, en la Gestoría de Atención al Usuario, a través del Libro de Sugerencias y Reclamaciones, de la Administración Pública Andaluza, por teléfono, fax o correo electrónico. Se consideran relevantes, todas las comunicaciones, de carácter ambiental, recibidas en el Centro. Las comunicaciones recibidas, de las partes interesadas externas, se dirigirán, por las personas que las reciban, al RGA. Dichas comunicaciones se clasifican en: Quejas, peticiones de información e incumplimiento de requisitos legales. El RGA documentará la recepción de la comunicación externa, utilizando el formato FPGA- 4.4.3./02, con objeto de crear un registro de la misma, donde dejará constancia del motivo de ésta y las acciones que se lleven a cabo, adjuntado copia de la respuesta. Quejas El RGA estudiará las quejas y preparará, si procede, un informe a la Gerencia de Área. Edición: 4 Página 6 de 8
Si la queja fuera justificada y el hecho constituyera una No Conformidad, se procederá a su tratamiento, de acuerdo con lo establecido en el PGA-4.5.3. Procedimiento de No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva. En el caso de que la queja fuera justificada y el hecho no constituyera una No conformidad, se decidirá por la Gerencia la acción a llevar a cabo y la respuesta a dar al comunicante. Cuando la queja no fuera justificada, la Gerencia lo comunicará así al reclamante. Peticiones de Información Las peticiones de información serán remitidas, por el RGA, al Director Económico- Administrativo y de Servicios Generales, para que éste decida si las responde él o lo debe hacer la Gerencia. Comunicaciones sobre incumplimiento de requisitos legales: Cuando se trate de comunicaciones sobre incumplimiento de requisitos legales, el RGA las remitirá a la Gerencia, para que ésta se encargue de su gestión, con asesoramiento jurídico, si lo estima conveniente. El AGSNA difundirá su Política Ambiental e información relativa a su SGA, por los canales que estime oportunos, entre los cuales podemos destacar la comunicación directa, página web del Centro, participación en foros de las asociaciones del sector, publicación de artículos en revistas profesionales, medios de comunicación, etc. Cualquier comunicación externa, relacionada con el cumplimiento de algún requisito legal, de carácter ambiental, será informada, por el RGA del AGSNA, al Coordinador Provincial y/o Coordinador Regional de Gestión Ambiental del SIGA-SAS. 6. HISTÓRICO DE EDICIONES. Nº Edición Fecha Resumen de Cambios / Capítulos afectados 0 10/10/2007 Edición Inicial. 1 06/10/2008 Cambios en la Dirección Gerencia y Dirección Económico- Administrativa y de SSGG del Área de Gestión Sanitaria Norte de Almería (AGSNA) 2 16/03/2009 Cambios en la Política Ambiental del AGSNA. Adecuación del SGA a la estructura del Área de Gestión Sanitaria Norte de Almería, unificando Hospital y Distrito Sanitario. 3 23/11/2012 Cambios en la Dirección-gerencia del AGSNA 4 29/04/2015 Cambios en la Dirección económica Modificación anagrama Consejeria Edición: 4 Página 7 de 8
7. ANEXOS. Anexo I: Anexo II: Sugerencia. Comunicación Ambiental Externa. Edición: 4 Página 8 de 8
Anexo I: Sugerencia F/01 AGSNA SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL SUGERENCIA AÑO: Nº de orden ( * ): Proponente Nombre: Puesto de Trabajo: Fecha: (firma) DESCRIPCIÓN (si es necesario adjuntar informe justificativo) Modificación propuesta: RESOLUCIÓN Decisión tomada: Responsable decisión: Fecha: (firma) ( * ): A rellenar por el Responsable de Gestión Ambiental. Edición: 4 Página 1 de 1
Anexo II: Comunicación Ambiental Externa F/02 AGSNA SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL COMUNICACIÓN AMBIENTAL EXTERNA AÑO: Nº de orden ( * ): Datos de la persona que recibe la comunicación. Nombre: Cargo: Fecha de la Comunicación: Fecha de la acción que origina la comunicación: / / / / Datos de la persona o entidad que hace la comunicación. Nombre: Cargo: Dirección Entidad: Teléfono: Descripción de la comunicación. Causa. ruidos olores residuos vertidos emisiones Otras Acción inmediata realizada. Comunicado a: ( * ): A rellenar por el Responsable de Gestión Ambiental Edición: 4 Página 1 de 1