ESTUDIO PREVIO ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA SM-49-2015 27 de octubre de 2015 1. ANÁLISIS DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: El COPNIA es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que actúa como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas. Con el fin de dar cumplimiento a la misión, visión, objetivos y políticas institucionales, la Dirección General dirige y apoya la oportuna y eficiente ejecución de los planes, programas y proyectos que contribuyen al desarrollo y mejoramiento continuo de la entidad. El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería Copnia, como entidad del sector público debe garantizar a los organismos de control y a la ciudadanía en general el acceso a una información oportuna y eficaz, asegurando el cumplimiento de los principios de transparencia, legalidad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, eficacia y eficiencia, razón por la cual se han venido establecido una serie de actividades tendientes a garantizar la continuidad y la seguridad de los diferentes Sistemas de Información. De acuerdo con lo establecido en la Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones ; en concordancia con el literal h) de la Ley 842 de 2003 Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la ingeniería, de su profesionales afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el código de ética profesional y se dictan otras disposiciones ; es deber del COPNIA asegurar la autenticidad de la identidad de los usuarios y la integridad de la información que se intercambia, garantizando así la confidencialidad de las comunicaciones. De igual forma, en cumplimiento con una de las exigencias indicadas en el manual 3.1 de Gobierno en Línea, sobre el cumplimiento de estándares de seguridad, el uso de autenticación electrónica, firmas electrónicas, digitales, estampado cronológico, notificación electrónica, pago por medios electrónicos y actos administrativos electrónicos; se hace necesario emplear mecanismos que garanticen un canal seguro entre los diferentes usuarios del sistema de trámites del COPNIA, mitigando riesgos de seguridad de la información. Acorde con lo anterior, recientemente la entidad adquirió y está implementando un sistema de comunicaciones unificadas VOZ IP, que requiere la instalación de un certificado digital de servidor seguro SSL, formato X509, para el funcionamiento del módulo EXPRESS WAY. Esta herramienta brinda una rápida vía de acceso, garantizando la seguridad de las comunicaciones sin necesidad de registro, cuentas y claves, permitiendo que los usuarios sin importar su ubicación, puedan ingresar inmediatamente a todas sus herramientas de colaboración (celular, computador, tablet, etc.), complementando el uso del sistema de comunicaciones VOZ IP. Así las cosas, y con el fin de dar continuidad y seguridad a las comunicaciones a través de la plataforma tecnológica de trámites y notificaciones electrónicas en internet; se considera conveniente y oportuno, atender el requerimiento de contratación efectuado por el área de Gestión de Sistemas mediante memorando NAL-CI- 2015-03290, con el fin de adquirir certificado digital de servidor seguro SSL, formato X509, para el funcionamiento del módulo EXPRESS WAY. 1
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: 2.1 OBJETO Adquisición del certificado digital de servidor seguro SSL, para el funcionamiento del módulo EXPRESS WAY, que hace parte del Sistema de Comunicaciones Unificadas VOZ IP del COPNIA. 2.2. CANTIDADES REQUERIDAS DEL SERVICIO: DESCRIPCIÓN VIGENCIA CANTIDAD Certificado servidor seguro, SSL (Secure Sockets Layer), formato X509. Dos (2) años 1 2.3 ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS ÍTEM DESCRIPCIÓN 1 CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL CERTIFICADO SSL 1.1 Nivel de cifrado de 256 bits para el portal. 1.2 Certificado de 2048 bit. 1.3 Reemisión sin costo. 1.4 Compactibilidad universal. 1.5 Compatible con navegadores Microsoft Internet E, Mozilla, Chrome, Zafari. 1.6 Instalación del certificado y verificación de Instalación. 1.7 Escaneo de vulnerabilidades y de malware. 1.8 Capacitación y acompañamiento durante la implementación, mínimo 5 horas. 1.9 Suministrar el certificado con vigencia para 2 años. 1.10 Soporte técnico durante la vigencia del certificado. 1.11 Garantía escrita de la autoridad de certificación por $1.500.000 USD. 1.12 Certificado digital PEM x 509 v3. 1.13 El certificado no puede ser Wildcard 1.14 Soporte dispositivos móviles como PSP, Palm, IOS, Android, Windows Phone. 1.15 Protección de Perfect Forward Secrecy (siglas PFS) 1.16 Debe permitir autenticación Servidor Cliente. 3. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Por tratarse del desarrollo de actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, según lo establecido en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993. 4. OBJETO SEGÚN LA CLASIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Acorde con lo dispuesto en los artículos 2.2.1.1.2.1.3 y 2.2.1.2.1.2.1 del Decreto 1082 de 2015, la clasificación de bienes y servicios requeridos para el objeto del presente proceso de selección es la siguiente: Segmento Familia Nombre 81000000 81110000 Servicios informáticos 2
5. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR 1.Objeto 2.Plazo de ejecución 3.Vigencia del Contrato 4. Valor del contrato 5.Apropiación Presupuestal 6.Lugar de Ejecución 7. Requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución. 8.Forma de pago Adquisición del certificado digital de servidor seguro SSL, para el funcionamiento del módulo EXPRESS WAY, que hace parte del Sistema de Comunicaciones Unificadas VOZ IP del COPNIA. Un (1) mes contado a partir de la suscripción del acta de inicio. A partir del perfeccionamiento, durante su ejecución y cuatro (4) meses más. El valor total del presente contrato corresponde a la suma de XXXXXXX ($XXXXXX) Incluido IVA y todos los costos directos e indirectos que se deriven del contrato, así como cualquier obligación tributaria a que pudiera estar sujeto. Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 631 del 27 de Octubre de 2015. COPNIA NACIONAL: Calle 78 No.9-57 Piso 2 en la ciudad de Bogotá. Para el perfeccionamiento, se requiere la firma de las partes; para su legalización, la expedición del registro presupuestal, y para su ejecución, la acreditación por parte del contratista del pago de aportes parafiscales al sistema de seguridad social integral, y la suscripción del acta de inicio. El COPNIA realizará un (1) único desembolso contra entrega del Certificado Digital de servidor seguro SSL, dentro de los veinte (20) días calendario, siguientes a la radicación de la respectiva factura debidamente discriminada, junto con la certificación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales de los empleados del contratista. Para el efecto, el supervisor del contrato por parte del COPNIA, previa verificación del cumplimiento de las actividades contractuales, diligenciará y suscribirá el formato de Control de supervisión y aprobación de pago, como constancia de recibo a satisfacción. 9.Interventor Supervisor 10.Obligaciones contratista: y/o de El COPNIA solo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros. El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. Para la ejecución, el Director General designará a un funcionario del COPNIA como supervisor del contrato. Durante la ejecución del objeto contractual, el contratista además de las obligaciones inherentes a su naturaleza y las derivadas de las disposiciones legales sobre la materia, debe cumplir las siguientes obligaciones: 1. Entregar el certificado SSL, formato X509, de acuerdo con las características y especificaciones técnicas exigidas por la Entidad. 2. Realizar la instalación del certificado y las configuraciones a que haya lugar, garantizando soporte técnico durante los dos (2) años de vigencia del certificado. 3. Realizar capacitación sobre aspectos técnicos relacionados con el producto adquirido, a través de vía chat, telefónica o presencialmente. 3
4. Proveer a su costo, todos los bienes necesarios para el cumplimiento del objeto contractual. 5. Guardar la confidencialidad de toda la información que le sea entregada y que se encuentre bajo su custodia o que por cualquier otra circunstancia deba conocer o manipular y responderá civil, penal y disciplinariamente por los perjuicios de su divulgación y/o utilización indebida que por sí o por un tercero se cause a la administración o a terceros. 6. Atender oportunamente las recomendaciones y sugerencias relacionadas con el objeto y las obligaciones del contrato. 7. Ejecutar el contrato en plena coordinación con el supervisor designado por el COPNIA para garantizar su cabal cumplimiento. 11.Cesión del contrato 12.Suspensión del contrato 8. Acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. El CONTRATISTA no puede ceder total, ni parcialmente el presente contrato, sin previa autorización escrita del COPNIA. Las partes de común acuerdo podrán acordar la suspensión del contrato, por el término prudencial que fuere preciso, en aquellos casos en que circunstancias especiales de conveniencia, así lo ameriten. EL COPNIA, podrá imponer sanciones conforme a lo estipulado en el Art. 17 de la Ley 1150 de 2007 y acorde con el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. 13.Sanciones 14.Interpretación, modificación, terminación liquidación unilaterales y a) MULTAS: En el evento de presentarse retardo en el cumplimiento de las obligaciones que se deriven del contrato y con el fin de que el CONTRATISTA cumpla debidamente la ejecución del mismo, se impondrán multas cuyo valor se liquidará con base en el cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día de retardo o incumplimiento y hasta por un plazo máximo de quince (15) días calendario en calidad de sanción. b) CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento grave y definitivo del contrato, se causará a cargo del CONTRATISTA una pena pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que cause al COPNIA. El pago de la pena no extingue para el CONTRATISTA, el cumplimiento de la obligación principal. El COPNIA se reserva el derecho de cobrar perjuicios adicionales por encima del monto pactado, siempre que los mismos se acrediten. El pago de las multas y de la cláusula penal pecuniaria podrá ser exigido directamente al contratista descontándolo de los saldos a su favor, si los hubiere, o reclamando de la garantía constituida y, si nada de ello fuere posible, se cobrará por jurisdicción coactiva. Cuando surjan motivos que hicieren necesario la Interpretación, Modificación, Terminación y Liquidación unilaterales del presente contrato, EL COPNIA dispondrá de las facultades excepcionales al derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley. PARÁGRAFO: El COPNIA se reserva el derecho de interpretar, modificar y terminar unilateralmente el presente contrato cuando se den las circunstancias establecidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes. 4
15.Terminación contrato del Expirado el plazo para la ejecución del contrato o cumplido el objeto o terminado anticipadamente, se procederá a su liquidación final, en el término de los cuatro (4) meses siguientes, cuando así se requiera. 6. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer corresponde a servicios que poseen las mismas especificaciones técnicas, comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos y que el presupuesto oficial considerado para esta contratación no excede el diez (10%) por ciento de la menor cuantía establecida para el COPNIA en la vigencia de 2015, la modalidad a emplear en el presente proceso de selección es la Invitación Pública de Mínima Cuantía, según lo dispuesto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 que adiciona el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 2.2.1.2.1.5.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015; para ello, la Entidad formulará Invitación Pública para que participen los interesados en el proceso de selección. 7. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Se realizó un estudio económico con empresas que suministran certificados SSL de servidor seguro. CANT DESCRIPCION COTIZACION 1 COTIZACION 2 COTIZACION 3 VALOR UNITARIO INCLUIDO IVA VALOR UNITARIO INCLUIDO IVA VALOR UNITARIO INCLUIDO IVA PROMEDIO 1 Certificado digital de servidor seguro SSL $ 2.088.000,00 $ 1.624.000,00 $4.319.840,00 $ 2.677.280,00 El presupuesto oficial está determinado por el promedio de las cotizaciones recibidas, acorde con lo anterior se establece como presupuesto oficial para el presente proceso de selección, la suma de DOS MILLONES SETECIENTOS MIL PESOS M/CTE ($2.700.000.oo) Incluido IVA, suma esta que se encuentra amparada con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 631 del 27 de Octubre de 2015. 8. ANÁLISIS DE LA DEMANDA Se procedió a realizar un análisis de la demanda sobre procesos similares en otras entidades estatales del país, a través de la información que se puede extraer de los procesos contractuales publicados en el SECOP. Vale la pena aclarar, que el término procesos similares hace relación a que se han tratado de identificar similitudes en cuanto al objeto, especificaciones técnicas y entregables en cada entidad pública analizada, y aunque el resultado pueda ser muy parecido, siempre existirán variables que son particulares de cada proceso. No obstante, de la búsqueda realizada se identificaron los contratos que se relacionan en la siguiente tabla. 5
Tabla No. 1 AÑO ENTIDAD OBJETO 2013 2014 2015 2015 UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS DIAN CORPORACION DE ALTA TECNOLOGIA PARA LA DEFENSA Contratar la adquisición de un (1) Certificado SSL de tipo True Business ID con siete (7) nombres alternativos (SAN) y vigencia de tres (3) años, el cual es un mecanismo electrónico seguro que permite el acceso desde internet a la plataforma Lync desde cualquier lugar Implementación de certificados de seguridad en redes a través de certificados SSL para el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid. La Unidad administrativa Especial -Dirección de Impuestos y Aduanas DIAN requiere adquirir Certificado de Servidor Seguro SSL para la DIAN. Contratar el servicio de hosting, dominio, IP dedicada y certificado SSL para la Corporación de Alta Tecnología para la Defensa PLAZO DE EJECUCIÓN VALOR 8 DÍAS $ 1.160.000 39 DÍAS $1.972.000 8 DÍAS $2.064.742 10 DÍAS $ 994.142 9. ANÁLISIS DEL SECTOR De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015 y la Guía de la Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente para la elaboración de los estudios previos del sector, G-EES-02, se procedió a realizar el análisis del sector económico y de los posibles oferentes. Con el fin de establecer el contexto del proceso de selección que se adelantará, mediante el presente análisis se identifican algunos aspectos del mercado, de la demanda, los posibles oferentes, los riesgos probables y los requisitos habilitantes que permitan la selección objetiva del contratista que efectivamente satisfaga la necesidad planteada por la Entidad, así como, la verificación del cumplimiento de los principios que rigen la contratación administrativa. 9.1 CERTIFICADOS DE SERVIDOR SEGURO SSL Un certificado de servidor seguro es un certificado digital de seguridad que se utiliza por el protocolo SSL. Este certificado es emitido y enviado por el servidor de la página web segura. El navegador de internet recibe e interpreta el contenido de dicho certificado electrónico y al verificar su autenticidad, indica que se está realizando una conexión segura; cada navegador de internet tiene diferentes formas de indicarlo, por ejemplo un candado cerrado. 9.2 QUÉ ES UN CERTIFICADO SSL La tecnología SSL protege el sitio web y facilita la confianza de sus visitantes de 3 formas: Un certificado SSL permite el cifrado de información confidencial durante las transacciones en línea. 6
Cada certificado SSL contiene información exclusiva y autenticada sobre el propietario del certificado. Una autoridad de certificación verifica la identidad del propietario del certificado SSL cuando se emite. 9.3 CERTIFICADOS DIGITALES Un certificado digital es un documento digital emitido por un tercero confiable, en general una autoridad de certificación, que garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública. A través de la utilización de un certificado digital, es posible validar la identidad de un usuario y garantizar que la información que se transmite en la operación electrónica es totalmente confidencial entre los usuarios y las entidades que la llevan a cabo. Existen diferentes tipos de certificados digitales en función de la entidad certificadora que los emita. 9.4 FUNCIONAMIENTO DEL CERTIFICADO DIGITAL Los Certificados Digitales usan técnicas de encriptación de Clave Pública que emplean dos claves relacionadas entre sí, una Pública y otra Privada. La Clave Pública, se pone a disposición de todos aquellos que quieran comunicarse con el dueño del par de claves y puede ser utilizada para verificar un mensaje firmado con la Clave Privada o para encriptar mensajes que sólo pueden desencriptarse usando la Clave Privada. La seguridad de los mensajes encriptados de esta forma descansa en la seguridad de la Clave Privada, la cual debe ser protegida contra usos no autorizados. En un Certificado Digital, un par de claves se vincula con un nombre de usuario y otra información identificadora. Una vez que un Certificado es instalado en un navegador (web browser), funciona como una credencial electrónica que los sitios de la web pueden verificar. Esto habilita el Certificado Digital para ser empleado en lugar de las contraseñas o passwords, para acceder a información o servicios sobre la red que requieren membresía o cuyo acceso está restringido a usuarios específicos. Un Certificado Digital está firmado por una Autoridad de Certificación encargada de emitirlo, puede ser adjuntado a un mensaje o transacción, conformando una cadena de certificación en donde cada certificado testifica la autenticidad del ubicado previamente en dicha cadena. La autoridad de certificación que está en la cima debe ser independientemente conocida y confiable por parte del receptor del mensaje. 1 En Colombia los certificados digitales deben contar con plena validez jurídica y equivalencia funcional de acuerdo con las normas y requisitos establecidos en la Circular Única No.10 de la Superintendencia de Industria y Comercio, la Ley 527 de 1999 de Comercio Electrónico y todos sus decretos reglamentarios. Los Certificados Digitales aprobados por la Superintendencia de Industria y Comercio son los siguientes: Certificado de Representación de Empresa: Certificado emitido al Representante Legal de una empresa, que lo acredita como tal. 1 https://www.certisur.com/docs/introcertdigitales.html 7
Certificado de Pertenencia a Empresa: Certificado emitido a un empleado o funcionario de una empresa que le permite identificarse como miembro de la misma. Certificado de Profesional Titulado: Certificado emitido a una persona que acredite un título profesional otorgado por una institución reconocida por el ICFES. Certificado de Función Pública: Certificado emitido a una persona que acredite haber sido nombrada en un cargo público mediante un acta de nombramiento y posesión. Certificado de Persona Natural: Certificado emitido a una persona física, que le permite identificarse como tal. 9.2 ASPECTO ECONÓMICO Las principales empresas habilitadas en Colombia para ofrecer certificados digitales de función pública son: Sociedad Cameral de Certificación Digital Certicamara S.A., Gestión de Seguridad Electrónica S.A. GSE S.A., Andes Servicio de Certificación Digital S.A. Estas empresas ofrecen los siguientes servicios: Sellos de confianza para sitios web, firma biométrica certificada, huella biométrica certificada, estampado cronológico, herramientas de gestión documental, consultorías en protección de datos personales, correo electrónico certificado, expedición de certificados en línea tributarios, entre otros. Adicionalmente, ofrecen un archivo que contiene el certificado digital de la persona que lo va a usar y un certificado digital incluido dentro de un dispositivo criptográfico, siendo transportable, es decir que se puede utilizar en varios equipos. 9.3 MARCO NORMATIVO El estado Colombiano ha determinado las características que han de cumplirse en el manejo y administración de los medios electrónicos, condiciones de seguridad de la información, atributos de la seguridad de la comunicación electrónica y las características técnicas mínimas en el manejo de los datos de comunicación. El Copnia como entidad pública debe dar aplicación a la siguiente normatividad: Decreto 2693 de 2012 del ministerio de las tecnologías de la información y las comunicaciones MinTIC. Señala el cumplimiento de acciones relacionadas con la implementación de medidas que garanticen la seguridad, conservación y correcta administración de los mensajes de datos y documentos electrónicos garantizando la integridad, coherencia y confiabilidad en la información y los servicios que se realicen a través de medios electrónicos. Manual 3.1 para el cumplimiento de la estrategia de gobierno en línea para las entidades del orden nacional. Las entidades contaran con sedes electrónicas, en donde se dispondrá el acceso multicanal a toda la información, así como la gestión en línea de trámites y servicios, observando permanentemente las condiciones de accesibilidad, usabilidad, calidad, seguridad, reserva y privacidad. La protección de datos personales, el manejo de reserva, la gestión segura de la tecnología son elementos cruciales en la protección de la relación del Estado con sus usuarios, razón por la cual las entidades requieren la implementación de sistemas de seguridad de la información que les permita manejar los riesgos identificados. 8
Directiva Presidencial No. 4. Eficiencia administrativa y licenciamiento de la política cero papel en la administración pública, seguridad y confianza en los tramites electrónicos asegurando la autenticidad, integridad y disponibilidad. Ley 1437 de 2011 - Código Contencioso Administrativo. Regula la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo garantizando condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Decreto 19 de 2012 - Ley Anti trámites. Contribuir a la mejora y funcionamiento interno de las entidades públicas, incrementando la eficiencia y la eficacia mediante el uso de las tecnologías de información cumpliendo con los atributos de seguridad jurídica propias de la comunicación electrónica. Ley 1581 de 2012 - Protección de Datos. Determina las características de conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Ley 527 de 1999. Se establecieron las entidades de certificación, para desarrollar actividades de emisión de certificados en relación con las firmas digitales, ofrecer y facilitar servicios de registro y estampado cronológico en la transmisión y recepción de los mensajes de datos. Dichas entidades requerirán de autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio. Decreto 1747 de 2000. Reglamenta a las entidades de certificación, certificados y firmas digitales. Decreto 333 de 2014. Reglamenta el proceso de acreditación ante ONAC. 10. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE De conformidad con lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, la Entidad tendrá en cuenta los siguientes criterios para la selección en el presente proceso de contratación: La entidad verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes con el concepto de CUMPLE o NO CUMPLE, únicamente para el oferente que presente el precio más bajo, luego de la corrección aritmética (Evaluación Económica). En caso que este proponente no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos en la Invitación de Mínima Cuantía, se verificará el cumplimiento de los requisitos de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta debe encontrarse dentro de las condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la Entidad. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso de selección. 10.1 Evaluación Económica Para efectos de establecer el valor de la oferta, el proponente debe diligenciar y firmar el Anexo Nº 1 de la Invitación, de conformidad con las exigencias y condiciones establecidas por el COPNIA. 9
El proponente debe calcular su propuesta teniendo en cuenta todos los costos directos e indirectos, tales como, gastos, impuestos, seguros, pago de salarios, prestaciones sociales y demás emolumentos que considere necesarios para la fijación del valor de su propuesta económica. Los requisitos mínimos habilitantes a calificar y/o evaluar dentro del proceso de contratación, son los que establecen en la Invitación Pública y que se dividen en: REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES Verificación requisitos de carácter jurídico Verificación de especificaciones técnicas CALIFICACIÓN CUMPLE / NO CUMPLE CUMPLE / NO CUMPLE 10.2 Verificación de requisitos habilitantes: La verificación de los requisitos de carácter jurídico y las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad, se realizará mediante el cotejo de los documentos presentados por el oferente para dar cumplimiento a los requisitos de la Invitación Pública y a las disposiciones legales vigentes. Estos aspectos no otorgan puntaje, pero habilitan o no la oferta, y el concepto será de CUMPLE o NO CUMPLE. El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya propuesta económica presente el precio más bajo, siempre y cuando cumpla con la totalidad de las condiciones y requisitos habilitantes y las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad, de acuerdo con lo establecido en el literal c) del Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. 11. INDICACIÓN SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO La presente contratación NO se encuentra cobijada por acuerdo o tratado Internacional, suscrito por el Estado Colombiano. 12. ANÁLISIS DEL RIESGO Conforme lo establece el artículo 17 del Decreto 1510 de 2013, que indica: Evaluación del Riesgo : La Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente, se procedió a realizar el respectivo análisis con base en la matriz de riesgos del Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación (M-ICR-01) que se encuentra publicado en la página web Colombia Compra Eficiente. Así las cosas, para el presente proceso de selección de contratista hemos establecido la siguiente matriz: 10
NÚMERO CLASE FUENTE ETAPA TIPO DESCRIPCIÓN (QUE PUEDE PASAR Y COMO PUEDE OCURRIR) MATRIZ DE RIESGOS 1 2 3 4 GENERAL GENERAL ESPECÍFICO ESPECIFICO INTERNO EXTERNO EXTERNO EXTERNO PLANEACIÓN CONTRATACIÓN EJECUCIÓN EJECUCIÓN OPERACIONAL OPERACIONAL OPERACIONAL OPERACIONAL Se presenta cuando el presupuesto oficial, la definición de la necesidad y/o el objeto establecido en el estudio previo, no se ajusta a la modalidad de selección aplicable. Se presenta cuando la empresa seleccionada no suscribe el contrato en el plazo establecido y/o no presenta o se retrasa en la constitución de las garantías que amparan el cumplimiento del contrato. Se presenta por fluctuación o incremento en los costos de la materia prima que afecte gravemente la producción y cumplimiento del contrato. Se presenta cuando el objeto contratado no cumple con las especificaciones mínimas exigidas por la entidad. CONSECUENCIA DE LA OCURRENCIA DEL EVENTO Retrasos en el proceso de selección y ajuste del estudio previo por parte de la persona a cargo del tema Retraso en el inicio de la ejecución del contrato y por ende, afectación del cumplimiento del objetivo Incremento en el valor del contrato propuesto para la satisfacción de la necesidad. Se retrasan las entregas y por ende, el cronorama establecido para la ejecucion del contrato PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓN DEL RIESGO CATEGORÍA A QUIÉN SE LE ASIGNA? 2 2 2 4 3 3 3 3 5 5 5 7 RIESGO MEDIO RIESGO MEDIO RIESGO MEDIO RIESGO ALTO COPNIA CONTRATISTA CONTRATISTA CONTRATISTA TRATAMIENTO / CONTROLES A SER IMPLEMENTADOS DESPUÉS DEL TRATAMIENTO Revisión y apoyo técnico del área que solicita el proceso de selección, para definir claramente los aspectos relevantes de la necesidad a satisfacer y determinar la modalidad de selección aplicable. Establecer plazos perentorios en el cronograma del proceso para el perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato. El proponente en el valor ofertado debe tener en cuenta y asumir las fluctuaciones económicas que se puedan presentar durante la ejecución del contrato. Requerir al contratista para el cumplimiento del contrato y/o aplicación de multas y/o aplicación de garantías. PROBABILIDAD 1 1 1 2 IMPACTO 3 3 3 3 VALORACIÓN DEL RIESGO 4 4 4 5 CATEGORÍA RIESGO BAJO RIESGO BAJO RIESGO BAJO RIESGO MEDIO AFECTA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO? RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN SI SI NO SI ÁREA DE CONTRATACIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN Y ÁREAS DE GESTIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN Y ÁREAS DE GESTIÓN MONITOREO Y REVISIÓN COMO SE REALIZA EL MONITOREO? Revisión jurídico técnica y actualización normativa a los estudios previos Verificación del cumplimiento del cronograma del proceso Verificación de los costos ofertados frente a los cobros realizados por el contratista Supervisión adecuada para la verificación del cumplimiento de las condiciones técnicas y cantidades exigidas por la entidad. PERIODICIDAD CUÁNDO? Cada vez que se reciba una solicitud de contratación Cada vez que se adelante un proceso de contratación Siempre durante la ejecución del contrato Siempre durante la ejecución del contrato 11
13. RECOMENDACIÓN Con el presente estudio se da cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, con relación al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, técnica, análisis de mercado y análisis de los riesgos que se pueden establecer para la presente contratación de Mínima Cuantía. Atentamente, ISAAC JOSE PEREIRA MORALES Ingeniero de Sistemas NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA Profesional de Gestión de Contratación Vo. Bo. CARLOS ROBERTO VALLEJO CUBILLO Profesional de Gestión de Sistemas Vo. Bo. FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Subdirector Administrativo y Financiero Rodríguez 12