UNIVERSIDAD DE A CORUÑA PROPUESTAS DE MEJORA OFICINA DE COOPERACIÓN Y VOLUNTARIADO

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE A CORUÑA PROPUESTAS DE MEJORA OFICINA DE COOPERACIÓN Y VOLUNTARIADO NOVIEMBRE, 2005

2 PROPUESTA Nº 1 Definir la política de Cooperación y Voluntariado de la Universidad y en consecuencia, dotar a la OCV de los recursos humanos y materiales adecuados. Falta de definición de la estructura funcional de Extensión universitaria y de la política de la Universidad en relación con la OCV Recursos y gestión de procesos Junta de Gobierno de la Universidad de A Coruña * Objetivos específicos de la acción - Incorporar al Plan estratégico de la UDC la política que la Universidad va a mantener con relación a la Cooperación y al Voluntariado dentro de la Universidad. - Dotar de recursos materiales necesarios a la OCV - Dotar de recursos humanos necesarios a la OCV * Actuaciones a desarrollar - Elaboración del plan estratégico de la Universidad * Periodo de ejecución previsto - Diciembre 2006 *Recursos, financiación necesaria - Financiación partida general UDC - Gastos: - En función de la política de la UDC se dotará de recursos a la OCV. - Publicación del plan estratégico de la Universidad - Contratación de personal técnico para la OCV Vicerrector de Extensión Universitaria y Comunicación PROPUESTA Nº 2

3 Desarrollo de la planificación estratégica de la OCV de acuerdo con su misión, visión y valores Escaso conocimiento de las funciones de la OCV dentro de la UDC Gestión de procesos Información, comunicación, participación Personal técnico de la OCV * Objetivos específicos de la acción - Dar a conocer la OCV a todos los miembros y servicios de la comunidad universitaria. - Fomentar la colaboración entre servicios de la UDC. * Actuaciones a desarrollar - Dotar de un portal para la OCV en la Web de la UDC. - Envío de cartas informativas del Servicio a todos los centros. - Elaboración y difusión de un tríptico informativo. - Diversificar las actividades en diferentes centros de la Universidad de A Coruña. * Periodo de ejecución previsto - Marzo de 2006 Diciembre 2006 *Recursos, financiación necesaria - Financiación partida general UDC - Gastos: - Envío de cartas: 300 /año - Elaboración de un tríptico: Coste Total: Número de correos electrónicos de miembros de la UDC recibidos solicitando información. - Número de trípticos distribuidos entre miembros y servicios de la UDC. - Número de noticias publicadas en la página principal de la UDC. - Número de solicitudes de colaboración con otros servicios de la UDC. Personal técnico de la OCV. Acciones correctoras a desarrollar después de su PROPUESTA Nº 3 Establecer un plan de promoción y estabilidad laboral. Inestabilidad laboral

4 Recursos Junta de Gobierno UDC * Objetivos específicos de la acción - Contratación del personal necesario para la OCV. * Actuaciones a desarrollar - Convocatoria de plazas en la RTP de la Universidad. * Periodo de ejecución previsto - DiciEmbre *Recursos, financiación necesaria - Financiación capítulo I - Gastos: - Contrato de obra y servicio: /año - Contrato de obra y servicio: /año - Coste Total: /año Resolución en la RTP de la Universidad Vicerrector de Extensión Universitaria e Comunicación Hay convocada ya una plaza en la RTP de este año 2006 pero consideramos que no es suficiente para mantener la actividad actual de la OCV en Coruña y Ferrol PROPUESTA Nº 4 Elaboración de un manual de procedimientos en tareas y responsabilidades Falta de un manual de procedimiento en tareas y responsabilidades.

5 Gestión de procesos Personal técnico de la OCV * Objetivos específicos de la acción - Elaboración de un manual de procedimientos en el que se especifiquen las tareas y responsabilidades de cada trabajador. * Actuaciones a desarrollar - Elaboración de un manual de procedimientos para el puesto de cooperación - Elaboración de un manual de procedimientos para los puestos de voluntariado en Coruña - Elaboración de un manual de procedimientos para el puesto de voluntariado en Ferrol. * Periodo de ejecución previsto - Diciembre *Recursos, financiación necesaria - Gastos: Coste Total: Publicación de los manuales de procedimientos Personal técnico de la OCV y Director PROPUESTA Nº 5 Consecución de un equilibrio entre los recursos internos y externos de la OCV. Alta dependencia de los recursos externos a la Universidad.

6 Recursos Vicerrector de Extensión Universitaria e Comunicación * Objetivos específicos de la acción - Elaboración de un sistema de indicadores para medir la gestión económica. * Actuaciones a desarrollar - Creación de indicadores para cuantificar el cumplimiento del objetivo específico. - Seguimiento y evaluación de los indicadores. - Obtención de resultados. * Periodo de ejecución previsto - Noviembre *Recursos, financiación necesaria - Gastos: Coste Total: Cumplimiento de los plazos previstos Personal técnico de la OCV y Director Máximo Los previstos Alto Se aprovechó el proceso paralelo de certificación con la norma ISO 9001/2000 para elaborar los indicadores PROPUESTA Nº 6 Formación en técnicas de liderazgo, dirección y gestión de equipos. Falta de cultura de liderazgo en el personal técnicos del servicio

7 Recursos Universidade da Coruña * Objetivos específicos de la acción - Formar al personal técnico de la OCV en liderazgo y gestión y dirección de grupos de trabajo. * Actuaciones a desarrollar - Solicitud de curso de formación a la UTC u organismo similar. * Periodo de ejecución previsto Diciembre del 2006 *Recursos, financiación necesaria - Aula: Docentes expertos: Material bibliográfico: Total: Nº de cursos realizados por año Nº de horas de los cursos Nº de técnicas de la OCV formadas Director de la OCV Vicerrectoría de Extensión Universitaria a Comunicación PROPUESTA Nº 7 Elaboración de un mapa de procesos Inexistencia de un mapa de procesos Gestión de procesos

8 Vicerrectoría de Extensión Universitaria y Comunicación * Objetivos específicos de la acción - Elaboración de un mapa de procesos * Actuaciones a desarrollar - Redacción de los procesos - Elaboración de los flujogramas correspondientes. - Implantación de los procesos * Periodo de ejecución previsto Noviembre 2005 *Recursos, financiación necesaria - Contratación de una consultora: 3,000 - Procesos detectados. - Manualización de los procesos. Oficina de Cooperación y Voluntariado. Unidad Técnica de Calidad. Vicerrectoría de Extensión Universitaria y Comunicación Máximo Medio A la espera Se aprovechó el proceso paralelo de certificación con la norma ISO 9001/2000 para elaborar el mapa de procesos y la implantación del mismo. PROPUESTA Nº 8 Elaboración de un manual de seguimiento de los programas de voluntariado No existencia de un seguimiento protocolizado de los programas de voluntariado Gestión de procesos Técnicas de voluntariado de la OCV

9 * Objetivos específicos de la acción - Mejorar la prestación de los servicios en el área de voluntariado. - Mejorar la atención a los usuarios * Actuaciones a desarrollar - Elaboración de un manual de seguimiento de los programas de voluntariado - Elaboración de un manual de buenas prácticas de voluntariado * Periodo de ejecución previsto - Diciembre de 2006 *Recursos, financiación necesaria - Económicos: Finalizar el manual de seguimiento - Finalizar el manual de buenas prácticas Director de la Oficina de Cooperación y Voluntariado PROPUESTA Nº 9 Actualización de los equipos y programas informáticos Programas y equipos informáticos desfasados Recursos SIAIN * Objetivos específicos de la acción - Mejorar el funcionamiento de los equipos.

10 * Actuaciones a desarrollar - Actualización de los programas informáticos - Actualización de los equipos informáticos. * Periodo de ejecución previsto - Octubre de 2006 *Recursos, financiación necesaria - Económicos: Programas actualizados - Número de incidencias al SIAIN Técnicas de la OCV PROPUESTA Nº 10 Incluir la información de la OCV en la página web de la universidad. No disponibilidad de información en la página web de la universidad. Recursos Información, comunicación, participación Vicerrector de Extensión Universitaria y Comunicación * Objetivos específicos de la acción - Mayor difusión y conocimiento de la OCV dentro y fuera de la Universidad * Actuaciones a desarrollar - Incluir las noticias destacadas de la OCV en el apartado de novas de la página principal de la UDC - Elaboración de una página propia para la sección de Extensión Universitaria y Comunicación

11 * Periodo de ejecución previsto - Diciembre de 2005 *Recursos, financiación necesaria - Económicos: Publicación de la página web. - Actualización de la información en la página web OCV PROPUESTA Nº 11 Difusión del plan estratégico y objetivos de la OCV Desconocimiento del plan estratégico y objetivos de la OCV. Información, comunicación, participación Vicerrector de Extensión Universitaria e Comunicación * Objetivos específicos de la acción - Mayor conocimiento de la misión, visión y valores de la OCV. * Actuaciones a desarrollar - Publicación del plan estratégico en la página web de la universidad. - Difusión del plan estratégico entre los nuevos voluntarios. - Difusión del plan estratégico en los encuentros de voluntariado. * Periodo de ejecución previsto - Marzo del 2007 *Recursos, financiación necesaria - Económicos: 5.000

12 - Publicación del plan estratégico en la página web de la universidad. - Número de voluntarios que conocen el plan estratégico. Técnicas de la OCV