UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS

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1 UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS BIBLIOTECA UNIVERSITARIA PLAN GENERAL DE COMUNICACIÓN Marzo 2004 Aprobado por la CGBU el día 13/04/2004

2 El grupo de trabajo encargado de elaborar el Plan General de Comunicación de la Biblioteca ha tratado dos líneas estratégicas: definición de los canales internos y los canales externos de Comunicación de la Biblioteca. Las siglas utilizadas son las siguientes: BC: Bibliotecas Campus. CBC: Comisión Biblioteca de Campus. CGB: Comisión General de Biblioteca. CS: Comisión de Seguimiento. DBC: Dirección de la Biblioteca de Campus. DBU: Dirección de la Biblioteca Universitaria. GPP: Gabinete de Planificación. GT: Grupo de Trabajo. GTPW: Grupo Trabajo página Web. JS: Jefes de Sección. JSC: Jefes de Sección de Campus. JTDC: Junta Técnica de Directoras de Campus. PB: Personal de Biblioteca PE: Plan Estratégico SB: Servicio de Biblioteca SI: Servicio Informático. 2

3 Línea estratégica 1 Comunicación Interna Cubrir las necesidades de la comunicación interna a través de la comprensión, cohesión, intercambio de ideas para lograr un clima de integración entre los trabajadores, potenciando la identidad de grupo y el sentimiento de pertenencia al mismo. Justificación La Comunicación hace que las personas sepan dónde están y que se sientan parte del grupo. El personal debe tener información de primera mano, evitando así los rumores y una comunicación no controlada que perjudica las relaciones entre los miembros del grupo. Es importante que tengamos en cuenta las relaciones humanas y las necesidades y expectativas de los trabajadores. 3

4 El equilibrio interno y los niveles satisfactorios de comunicación deben ser preservados y controlados, ya que de ellos dependerá la normal marcha del servicio y la materialización de los objetivos. Facilitando el desarrollo de las capacidades de comunicación dentro de la Biblioteca y apoyando una comunicación multidireccional, podremos construir una organización que contribuya a su identificación con la Identidad Corporativa. Objetivos 1.1. Implicar al personal de Biblioteca en el conocimiento del proyecto de la misma Creación de un clima laboral óptimo mediante la claridad en la definición de funciones de cada trabajador Favorecer el desarrollo del talento, creando más oportunidades de desarrollo y aprendizaje a través de una comunicación clara de las mismas, empujando al intercambio de conocimiento, dando opción a la participación en las tareas en las que dichas cualidades sean necesarias Plantear la posibilidad de cambios en el desempeño de las funciones con el fin de impulsar el conocimiento de toda la organización, fomentando el aprendizaje y la innovación en cada Campus Promover reuniones periódicas entre los DBC y JS con el personal adscrito a su unidad, como medio de fortalecer el conocimiento del Plan de la Biblioteca Mantenimiento del calendario de reuniones de la JTDC y JS de Servicios Centrales, y publicación del resumen de las Actas Publicación de los acuerdos de las reuniones de los distintos Grupos de Trabajo (Normalización, Seguimiento del Plan Estratégico, ) 1.8. Fomentar la Intranet de la Biblioteca: Creación de una serie de listas de distribución: de cargos y temáticas Inclusión de los epígrafes Pasaporte Madroño y Procedimientos Procesos (así como su unificación) en la Intranet. 4

5 Creación de un tablón de noticias de tipo profesional con la inclusión de carpetas colectivas que contengan enlaces a foros de discusión profesionales (como IWETEL), organizaciones que imparten cursos, que informan de congresos, cursos, seminarios, etc. (como SEDIC) y prensa profesional. (Apoyo a la idea del Grupo de Formación) Creación de un buzón de sugerencias que fomente la participación de todo el personal de los SB. Utilizando la dirección de 1.9. Dar publicidad a los cursos, congresos, seminarios, tanto de índole interna como los convocados de forma externa que puedan ser de interés para los SB Utilización del correo electrónico del personal de la Biblioteca de cada Campus como medio de información y comunicación entre toda la plantilla, así como el tablón de anuncios Medir la efectividad de las acciones de comunicación interna, no sólo la frecuencia. Es importante realizar un seguimiento de las mismas para entender cuales son los canales más apropiados y mejorar nuestras actuaciones. 5

6 Planificación de los objetivos Objetivo 1.1 Implicar al personal de Biblioteca en el conocimiento del proyecto de la misma. Responsables consecución DBU, DBC, JS JSC PB Fecha ejecución Creación de un clima laboral óptimo mediante la claridad en la definición de funciones de cada trabajador. DBU, DBC, JS, JSC Favorecer el desarrollo del talento, creando más oportunidades de desarrollo y aprendizaje a través de una comunicación clara de las mismas, empujando al intercambio de conocimiento, dando opción a la participación en las tareas en las que dichas cualidades sean necesarias. DBU, DBC, JS, JSC Plantear la posibilidad de cambios en el desempeño de las funciones con el fin de impulsar el conocimiento de toda la organización, fomentando el aprendizaje y la innovación en cada Campus. DBC Promover reuniones periódicas entre los DBC y JS con el personal adscrito a su unidad, como medio de fortalecer el conocimiento del Plan de la Biblioteca. 1.6Mantenimiento del calendario de reuniones de la JTDC y JS de Servicios Centrales con el DBU, y publicación del resumen de las Actas. 1.7Publicación de los acuerdos de las DBC, JS, PB DBU, JTDC, JS, GT

7 reuniones de los distintos Grupos de Trabajo (Normalización, Seguimiento del Plan Estratégico, ) Objetivo Responsables consecución Fecha ejecución 1.8Fomentar la Intranet de la Biblioteca: Creación de una serie de listas de distribución: de cargos y temáticas Inclusión de los epígrafes Pasaporte Madroño y Procedimientos Procesos (así como su unificación) en la Intranet Creación de un tablón de noticias de tipo profesional con la inclusión de carpetas colectivas que contengan enlaces a foros de discusión profesionales (como IWETEL), organizaciones que imparten cursos, que informan de congresos, cursos, seminarios, etc. (como SEDIC) y prensa profesional. (Apoyo a la idea del Grupo de Formación) Creación de un buzón de sugerencias que fomente la participación de todo el personal de los SB. Utilizando la dirección de 1.9Dar publicidad a los cursos, congresos, seminarios, tanto de índole interna como los convocados de forma externa que puedan ser de interés para los SB. 1.10Utilización del correo electrónico del personal de la Biblioteca de cada Campus como medio de información y comunicación entre toda la plantilla, así como el tablón de anuncios. 1.11Medir la efectividad de las acciones de comunicación interna, no sólo la frecuencia. Es importante realizar un seguimiento de las mismas para entender cuales son los canales más apropiados y mejorar nuestras actuaciones. SB, SI, DBU, DBC, JS, JSC, PB, DBU, DBC, JS, JSC CS

8 Línea estratégica 2 Comunicación Externa Mejorar y afianzar el conocimiento que la Comunidad Universitaria tiene de la Biblioteca con el fin de consolidar su papel como centro de recursos para el aprendizaje y la investigación Justificación El conocimiento por parte de los usuarios de los servicios que la Biblioteca ofrece es una de las misiones más importantes de la BURJC. El establecimiento de unos objetivos y canales de difusión externa, que ayuden al usuario a la compresión de los SB conlleva, como valor añadido, un proceso de comunicación recíproca. Los usuarios podrán participar y expresar sus necesidades ayudando a la Biblioteca en la consecución de sus objetivos, que no son otros que servir de la forma más adecuada y eficaz a los mismos. La nueva Sociedad de la Información y el cambio en materia de educación que se producirá obligarán a los SB a mantener y fomentar este tipo de Comunicación, ya que de su seguimiento se producirá un intercambio fluido y constante de información entre Usuarios y Biblioteca. 8

9 Objetivos 1.1 Mantener el calendario de reuniones establecido con la Comisión General de la Biblioteca y asegurar así la comunicación para detectar las posibles necesidades que surgieran e informar de los objetivos a los Órganos de Gobierno de la URJC. 1.2 Mantener el calendario de reuniones establecido con la Comisión de la Biblioteca de Campus y asegurar así la comunicación para detectar las posibles necesidades que surgieran e informar de los objetivos a los Órganos de Gobierno de cada Campus. 1.3 Mantener y fortalecer las alianzas ya existentes y establecer nuevas con Bibliotecas y Organismos profesionales, nacionales y extranjeros, con el fin de participar en proyectos de cooperación. (PE, 6.1). 1.4 Diseñar un Plan General de Extensión Bibliotecaria que preste especial atención al entorno local en el que se sitúan las Bibliotecas de Campus (visitas de Institutos de la zona, participación en la Semana de la Ciencia, presencia de la Biblioteca Universitaria en Aula 2004 ). (PE, 6.4). 1.5 Dar publicidad a toda la Comunidad Universitaria de los Servicios Bibliotecarios a través de carteles, guías, folletos y anuncios de las novedades y noticias de actualidad, tanto en los tablones como en la página web. 1.6 Mantener la página web de la Biblioteca con el objetivo de optimizar su uso, evitando la duplicidad y la saturación de la información. 1.7 Mantenimiento y continua actualización del tablón de anuncios profesionales sobre convocatorias, concursos, promociones, en la web de la URJC. 1.8 Potenciar el uso de la Biblioteca Personal del Catálogo por parte de la Comunidad Universitaria ya que en esta aplicación pueden encontrar las novedades bibliográficas adquiridas, presentadas por Campus o por materias, al mismo tiempo que pueden utilizarlo como canal de comunicación con la Biblioteca y 9

10 como conocimiento del estado de su vinculación con la misma, pudiendo acceder al número de libros que tiene prestados, las fechas de vencimiento de dichos préstamos, las renovaciones, sus propios datos personales, ) 1.9 Fomentar la participación de los usuarios a través de sus sugerencias, desideratas, correo electrónico, así como de aquellos otros medios de que dispone la Biblioteca con el fin de conocer sus necesidades de información Analizar las encuestas que realice el Gabinete de Planificación en las cuestiones referidas a los Servicios Bibliotecarios Introducción de las guías de la Biblioteca en los sobres de matrícula de los alumnos como primera toma de contacto, sobre todo en el caso de los alumnos que acceden al primer curso de carrera Continuar con la oferta de Cursos de Formación para Usuarios con el fin de dar a conocer todos los recursos de información que ofrece la Biblioteca. 10

11 Planificación de los objetivos Objetivo Responsables consecución Fecha ejecución 1.1 Mantener el calendario de reuniones establecido con la Comisión General de la Biblioteca y asegurar así la comunicación para detectar necesidades e informar de los objetivos a los Órganos de Gobierno de la URJC 1.2 Mantener el calendario de reuniones establecido con la Comisión de Biblioteca de Campus y asegurar así la comunicación para detectar necesidades e informar de los objetivos a los Órganos de Gobierno de los Campus CGB 2004 CBC Mantener y fortalecer las alianzas ya existentes y establecer nuevas con bibliotecas y organismos profesionales, nacionales y extranjeros, con el fin de participar en proyectos cooperativos 1.4 Diseñar un Plan General de Extensión Bibliotecaria, que preste especial atención al entorno local en que se sitúan las Bibliotecas (visitas de Institutos, Semana de la Ciencia, Aula 2004) 1.5 Dar publicidad a toda la Comunidad Universitaria de los Servicios Bibliotecarios a través de carteles, folletos, guías, y anuncios, tanto en tablones como en página web, de las novedades y noticias de actualidad DBU SB DBU DBC CGB SB GTPW Mantener la página web de la Biblioteca con el objetivo de optimizar su uso, evitando la duplicidad y saturación de información 1.7 Mantenimiento y continua actualización del tablón de anuncios profesionales sobre convocatorias, concursos, promociones, en la web de la URJC. 1.8 Potenciar el uso de la Biblioteca Personal del Catálogo por parte de la Comunidad Universitaria ya que ahí pueden encontrar las novedades bibliográficas adquiridas, según materias, por campus, al tiempo que pueden utilizarlo como canal de comunicación con la Biblioteca y como conocimiento de su relación con la misma (nº de libros que tiene prestados, fechas de los mismos, renovaciones, datos personales, ) GTPW SI DBC

12 1.9 Fomentar la participación de los usuarios a través de sus sugerencias, desideratas, correo electrónico así como de aquellos otros medios de que dispone la Biblioteca con el fin de conocer sus necesidades de información 1.10 Analizar las encuestas que realice el Gabinete de Planificación en las cuestiones referidas a los S.B Introducción de la guía de la Biblioteca en los sobres de matrículas de los alumnos como primera toma de contacto (sobre todo en el caso de los alumnos que acceden a 1er. Curso) SB GPP 2005 DBC Continuar con la oferta de Cursos de Formación para Usuarios con el fin de dar a conocer todos los recursos de información que ofrece la Biblioteca BC

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