IFS Food. Norma para la auditoría de calidad y seguridad alimentaria de productos alimenticios. Versión 6 Abril 2014

Transcripción

1 IFS Food Norma para la auditoría de calidad y seguridad alimentaria de productos alimenticios Versión 6 Abril 2014 IFS_Food6n_sp.indb :48

2 IFS_Food6n_sp.indb :48

3 International Featured Standards IFS Food Versión 6 3 AGRADECIMIENTOS IFS desea agradecer a todos los participantes que han respondido a la encuesta del cuestionario global realizada en 2010 y que ha sido la base del desarrollo y la mejora de la nueva versión de esta norma de IFS Food. Sus contribuciones y opiniones han supuesto una gran ayuda para IFS. Agradecemos el tiempo empleado en contestar de esta forma constructiva al cuestionario. IFS expresa también su agradecimiento a los miembros del Comité Técnico Internacional de IFS y a los grupos de trabajo asociados en Francia, Alemania, Italia y Estados Unidos. Miembros del Comité Técnico Internacional del IFS Andrea Artoni CONAD, en nombre de ANCD (Associazione Nazionale Cooperative tra Dettaglianti) Italia Sabrina Bianchini Det Norske Veritas, Italia Yvan Chamielec EMC Distribution Groupe Casino, Francia Fayçal Bellatif Eurofins certification, Francia Roberta Denatale / Eleonora Pistochini Auchan, en nombre de Federdistribuzione, Italia Gerald Erbach METRO AG, Alemania Jean-François Feillet Meralliance, Francia Cécile Gillard-Kaplan Groupe Carrefour, Francia Luc Horemans Scamark Groupement Leclerc, Francia Dr. Joachim Mehnert DQS, Alemania Dr. Angela Moritz REWE Group; REWE-Zentral-AG, Alemania Bizhan Pourkomailian Mc Donalds Europe, Reino Unido Horst Roeser COOP, Suiza Sergio Stagni COOP, En nombre de ANCC (Associazione Nazionale Cooperative Consumatori), Italia Stephen Thome Dawn Food Products, EE.UU. Bert Urlings Vion Food, Países Bajos Karin Voß EDEKA Zentrale AG & Co. KG, Alemania Roman Wißner HARIBO GmbH & Co. KG, Alemania Stefano Zardetto Voltan, Italia IFS también reconoce la valiosa contribución de las personas siguientes en la revisión del documento: Javier Bernal Experto del IFS Dr. Anna K. Boertz Experto del IFS Jutta Brendgen REWE Group, Alemania Christina Brüggemann ALDI Einkauf GmbH & Co. ohg, Alemania Alfonso Cappuchino DNV, Business Assurance, EE.UU. Rosanna Casciano CONAD, en nombre de ANCD (Associazione Nazionale Cooperative tra Dettaglianti), Italia Ivano Crippa CSI, Italia Paul Daum Kaisers Tengelmann AG, Alemania Timo Dietz Lidl Stiftung & Co. KG, Alemania Gianni di Falco Federdistribuzione, Italia Sandrine Dupin COFRAC (Comité Français d Accréditation) Lauren Fleming Intertek, EE.UU. Marcus Fraude Kaufland Fleischwaren SB GmbH & Co. KG, Alemania Isabelle Formaux Scamark Groupement Leclerc, Francia Arnaud Gautier Groupement des mousquetaires, Francia Massimo Ghezzi Carrefour, Italia Eric Gibson Intertek, EE.UU. Dr. Marco Jermini Experto del IFS Annegret Karsch-Keller Kaufland Warenhandel GmbH & Co. KG, Alemania Jon Kimble Diamond Foods, EE.UU. Dr. Ulrike Kleiber HANSA-HEEMANN AG, Alemania Marguerite Knefel Système U, Francia Martine Kocken Laiterie Saint Denis de l hôtel, Francia Dr. Kerstin Kunz real,- SB-Warenhaus GmbH, Alemania Dr. Horst Lang Globus SB-Warenhaus Holding GmbH & Co. KG, Alemania IFS_Food6n_sp.indb :48

4 4 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Eliminado Añadido Añadido Añadido Wolfgang Leiste Prof. Dr Lindemann SEE.UU.n Linn Anke Lorencz Flavia Mare Ralf Marggraf Jay Mayr Laurence Manuel Dr. Andrea Niemann- Haberhausen Viola Obladen Sarah Oxendale Charlotte Pilz Florian-Fritz Preuß Rodrigo Quintero Dr. Gereon Schulze-Althoff Dr. Jürgen Sommer Alain Soroste Marie Squigna Kevin Swoffer François Thiébault Béatrice Thiriet Ute Welsch-Alles Patricia Wester Christel Wieck Kathleen Wybourn Equipo del IFS Helga Barrios Vidal George Gansner Dr. Helga Hippe, Seon Kim Christin Kluge Barbara Künzel Nina Lehmann Stéphanie Lemaitre Lucie Leroy Clemens Mahnecke Marek Marzec Caroline Nowak Ksenia Otto Sabine Podewski Nevin Rühle Nadja Schmidt Sandra Schulte Serena Venturi Stephan Tromp Nicole Zilat EDEKA Handelsgesellschaft Südwest mbh, Alemania Experto del IFS Sysco Corporation, EE.UU. Wirtschaftskammer Österreich, Austria Carrefour, Italia EDEKA Minden-Hannover Stiftung & Co. KG, Alemania ConAgra Foods, EE.UU. Provera Alimentaire, Francia Det Norske Veritas, Alemania Zentis GmbH & Co. KG, Alemania Target Corporation, EE.UU. Metro Cash+Carry Deutschland GmbH, Alemania Quant Qualitätssicherung GmbH, Alemania DQS, Chile Vion Food Group, Alemania Freiberger Lebensmittel GmbH & Co. KG, Alemania Experto del IFS Loblaw, Canadá KPS Resources Ltd., Reino Unido Meralliance, on behalf of FEEF (Fédération des Entreprises et Entrepreneurs de France) Auchan, Francia Globus SB-Warenhaus Holding GmbH & Co. KG, Alemania Eurofins certification, EE.UU. Hochwald Nahrungsmittel-Werke GmbH, Alemania DNV Business Assurance, EE.UU. Technical Project Manager Marketing / Business Development Director Quality Assurance Management Director Shop Manager Project Manager Quality Assurance Jefe de Proyecto Gestión de Entidades de Certificación Project Manager Academy / Marketing / Communications Technical Director Project Manager Technical Project Manager IFS Business consultant Central / Eastern Europe IFS Representative South America Office Manager Project Manager Auditor Management Jefe de Proyecto Jefe de Proyecto Técnico de Proyecto Project Manager IFS Managing Director Gestora oficina Como parte de este proceso de revisión de la norma se han llevado también a cabo auditorías de ensayo. Queremos expresar nuestro agradecimiento a las siguientes empresas por su implicación en el proceso: Biscuiterie Bouvard, Francia Freiberger, Alemania Hansa-Heemann, Alemania Jus de fruits d Alsace, Francia Rheinberg Kellerei GmbH, Alemania Roncadin, Italia Sunray, Suiza Vion, Alemania Voltan, Italia IFS_Food6n_sp.indb :48

5 International Featured Standards IFS Food Versión 6 5 Índice 1ª Parte: Protocolo de auditoría 1 La historia de la International Featured Standards y de la norma IFS Food Introducción Objetivos y contenido del protocolo de auditoría Información extraordinaria de la empresa certificada a la entidad de certificación Requisitos generales para el sistema de gestión de la calidad y seguridad alimentaria Tipos de auditoría Auditoría inicial Auditoría complementaria Auditoría de renovación (para renovar el certificado) Auditoría de ampliación Alcance de la auditoría El proceso de certificación Preparación de la auditoría Elección de una entidad de certificación acuerdos contractuales Duración de la auditoría Diseño del plan de tiempos de auditoría Evaluación de los requisitos Consideración de un requisito como desviación Consideración de un requisito como no conformidad Consideración de un requisito como no aplicable (N/A) Determinación de la frecuencia de auditoría Informe de auditoría Estructura del informe de auditoría Los distintos pasos para el informe de auditoría Normas adicionales relativas al informe de auditoría Puntuación y condiciones para la redacción del informe y la emisión del certificado Gestión específica del proceso de auditoría (informe, certificado, subida) en caso de haberse puntuado con D uno o más KO durante la auditoría (véase Anexo 4) IFS_Food6n_sp.indb :48

6 6 International Featured Standards IFS Food Versión Gestión específica del proceso de auditoría (informe, certificado, subida) en caso de haberse detectado una o más no conformidades Mayores (véase Anexo 4) Gestión específica del proceso de auditoría en caso de una puntuación final < 75 % Gestión específica del proceso de auditoría en caso de empresas con varios establecimientos Concesión del certificado Plazos para la concesión del certificado Ciclo de certificación Información sobre condiciones de retirada del certificado Distribución y Conservación del Informe de Auditoría Acciones suplementarias Procedimiento de recursos y reclamaciones Propiedad y uso del logotipo IFS Food Revisión de la Norma «Integrity Program» de IFS Acciones preventivas de aseguramiento de la calidad Acciones de aseguramiento de la calidad tras la notificación de una reclamación Sanciones ANEXO 1 Aclaración del alcance de aplicación de las distintas normas IFS ANEXO 2 Proceso de certificación ANEXO 3 Alcances de producto y alcances tecnológicos ANEXO 4 Diagrama de flujo para la gestión de KO puntuados con D y no conformidades Mayores IFS_Food6n_sp.indb :48

7 International Featured Standards IFS Food Versión 6 7 Parte 2: Lista de requisitos de auditoría 1 Responsabilidad de la dirección Política corporativa / Principios corporativos Estructura corporativa Enfoque al cliente Revisión por la dirección Sistema de gestión de la calidad y la seguridad alimentaria Gestión de la Calidad Requisitos de documentación Conservación de los registros Gestión de seguridad alimentaria Sistema APPCC Equipo de APPCC Análisis APPCC Gestión de los recursos Gestión de los recursos humanos Recursos humanos Higiene del personal Ropa de protección para el personal, subcontratistas y visitantes Procedimientos aplicables a enfermedades infecciosas Formación e instrucción Aseos, equipamientos para la higiene e instalaciones para el personal Planificación y proceso de producción Convenio contractual Especificaciones y fórmulas Características Fórmulas / recetas Desarrollo de producto / Modificación de producto / Modificación de procesos de producción Compras Compras en general Comercialización de productos elaborados por terceros Envasado del producto Ubicación de la fábrica Exterior de la fábrica Distribución de planta y flujo del proceso Requisitos constructivos para áreas de producción y almacenamiento Requisitos constructivos Paredes Suelos Eliminado IFS_Food6n_sp.indb :48

8 8 International Featured Standards IFS Food Versión Techos / Instalaciones elevadas Ventanas y otras aberturas Puertas y accesos Iluminación Aire acondicionado / ventilación Abastecimiento de agua Aire comprimido Limpieza y desinfección Eliminación de residuos Riesgo de cuerpos extraños, metal, rotura de cristales y madera Vigilancia y control de plagas Recepción y almacenamiento de mercancías Transporte Mantenimiento y reparaciones Equipamiento Trazabilidad (incluyendo OGMs y alérgenos) Organismos Genéticamente Modificados (OGM) Alérgenos y condiciones específicas de producción Mediciones, Análisis, Mejoras Auditorías internas Inspecciones en la fábrica Validación y control del proceso Calibración, ajuste y verificación de los equipos de medición y vigilancia Comprobación de cantidades (control de calidad /cantidad de llenado) Análisis de producto Cuarentena de productos (bloqueo/ retención) y liberación Gestión de las reclamaciones de autoridades y clientes Gestión de incidencias, retirada de productos, recuperación de productos Gestión de no conformidades y de productos no conformes Acciones correctivas «Food Defense» e inspecciones externas Evaluación de la defensa Seguridad de la planta Seguridad del personal y de visitantes Inspecciones externas ANEXO 1 Glosario / Lista de definiciones ANEXO 2 Campos de cumplimentación obligatoria por el auditor IFS_Food6n_sp.indb :48

9 International Featured Standards IFS Food Versión 6 9 Parte 3: Requisitos para las Entidades de Acreditación, Entidades de Certificación y Auditores Proceso de acreditación y certificación IFS 0 Introducción Requisitos para las Entidades de Acreditación Requisitos generales Formación requerida para el comité de acreditación (o persona competente) Competencias del evaluador de la entidad de acreditación Frecuencia de las evaluaciones de las entidades de certificación Acreditación de una entidad de certificación con actividad internacional Condiciones de recuperación de la acreditación tras retirada o suspensión Transferencia de certificado Requisitos para las Entidades de Certificación ISO / IEC Guide 65, futura norma ISO / IEC 17065, Proceso de acreditación IFS Firma de un contrato con los propietarios de IFS Decisión de certificación Responsabilidades de la entidad de certificación relativas a formadores IFS y auditores IFS (incluyendo autónomos) Requisitos específicos para los formadores IFS Curso «Train the Trainer» (formación de formadores) Eliminado 3 Requisitos para los auditores IFS Requisitos antes de solicitar la realización de los exámenes IFS Requisitos generales para los auditores al solicitar la realización de los exámenes IFS Proceso de examen IFS Ampliación del alcance para auditores IFS aprobados Equipo de auditoría Normativa general Normativa específica para equipos de auditoría y auditorías 3 veces seguidas ANEXO 1 Alcances de producto y tecnológicos para auditores IFS_Food6n_sp.indb :48

10 10 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Parte 4: Informes, Software auditxpress TM y Portal de Auditorías IFS 0 Introducción Confección del Informe Visión general de la auditoría (Anexo 1) Informe de la auditoría (Anexo 2) Plan de acción (Anexo 3) Requisitos mínimos del certificado IFS (Anexo 4) Software auditxpress TM El Portal de auditorías IFS y la Base de datos IFS ( 119 ANEXO 1 Portada del informe de auditoría ANEXO 2 Informe de Auditoría ANEXO 3 Plan de acción ANEXO 4 Certificado ANEXO Listado de requisitos de auditoría IFS_Food6n_sp.indb :48

11 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Parte ª Parte: Protocolo de auditoría 1 La historia de la International Featured Standards y de la norma IFS Food Las auditorías a proveedores han sido durante largo tiempo un aspecto importante de los sistemas y procedimientos de las empresas de distribución. Hasta 2003, se llevaban a cabo por los propios departamentos de gestión de la calidad de las mismas empresas de distribución, mayoristas y servicios de alimentación. Varios factores han contribuido a la necesidad de desarrollar una norma uniforme de calidad y seguridad alimentaria, entre ellos, las crecientes demandas de los consumidores, la responsabilidad cada vez mayor de los distribuidores, el incremento de requisitos legales y la globalización del suministro de productos. Adicionalmente, se tenía que encontrar una solución para reducir el tiempo dedicado a la realización de multitud de auditorías, por las partes interesadas. Los miembros asociados a la federación alemana de la distribución Handelsverband Deutschland (HDE) y a su homóloga francesa Fédération des Entreprises du Commerce et de la Distribution (FCD) desarrollaron una norma de calidad y seguridad alimentaria para productos con marca del distribuidor, conocida como IFS Food, cuyo objetivo es permitir la evaluación de los sistemas de calidad y seguridad alimentaria de los fabricantes, tomando como referencia un enfoque uniforme. Esta norma es ahora gestionada por IFS Management GmbH, una sociedad propiedad de FCD y HDE, y se aplica a todas las etapas de la cadena alimentaria más allá de la producción primaria. La norma IFS Food se ha convertido en referente junto con el GFSI Guidance Document y ha sido reconocida por la GFSI (Global Food Safety Initiative). La primera versión de la norma IFS puesta en práctica (versión 3) fue desarrollada por el HDE y publicada en En enero de 2004, y en colaboración con FCD, se diseñó una cuarta versión actualizada. A lo largo de 2005 / 2006, las asociaciones italianas de distribución Associazione Nazionale Cooperative Consumatori (ANCC), Associazione Nazionale Cooperative tra Dettaglianti (ANCD) y Federdistribuzione se unieron también a la IFS y el desarrollo de la versión 5 fue una colaboración entre las federaciones de distribuidores de Francia, Alemania e Italia, así como empresas de distribución de Suiza y Austria. En esta 6ª versión de la IFS Food han participado activamente el Comité Técnico Internacional y los grupos de trabajo francés, alemán e italiano, además de otras empresas de distribución, partes interesadas y representantes del sector, de servicios alimentarios y entidades de certificación. Durante el desarrollo de la versión 6 de la IFS Food, IFS pudo contar también con aportaciones de un nuevo grupo de trabajo llamado IFS North America, así como de empresas de distribución de España, Asia y América del Sur. IFS_Food6n_sp.indb :48

12 12 Parte 1 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Los objetivos fundamentales de IFS Food, al igual que para otras normas de IFS, son: Establecer una norma común con un sistema común de evaluación; Trabajar con entidades de certificación acreditadas y auditores cualificados y aprobados por IFS; Asegurar una mayor facilidad para la comparación y la transparencia a lo largo de toda la cadena de suministro; Reducir costes y tiempo a fabricantes y distribuidores; La experiencia, los cambios legislativos y una revisión del GFSI Guidance Document condujeron a la necesidad de trabajar en una revisión de la versión 5 de esta norma. Se desarrolló un cuestionario detallado y extenso que permitiera a todas las partes interesadas implicarse en el desarrollo y la actualización de la norma IFS Food. Este cuestionario on line estuvo disponible entre enero y febrero de 2011, permitiendo a los implicados ser parte del proceso. Se analizaron detalladamente todos los cuestionarios recibidos. También han participado en todos las etapas del proceso de revisión representantes del sector y de entidades de certificación, en aras de un mayor intercambio de experiencia y mayor transparencia. El análisis de los cuestionarios, junto con los comentarios recibidos de todos los interesados, resultó en la definición de los siguientes objetivos, pilares para la revisión de la IFS versión 5: Excluir duplicidades; Verificar que los requisitos fueran comprensibles; Adaptar la norma a los requisitos legales vigentes; Incluir una lista de comprobación de «Food Defense» en la lista general de chequeo de auditoría; Incluir todas las doctrinas de la IFS Food; Mejorar la comprensión del protocolo de auditoría; Determinar normas más precisas para calcular la duración de la auditoría; Mejorar las definiciones del alcance de la auditoría; Actualizar la norma de acuerdo con la nueva versión del GFSI Guidance Document. La nueva IFS Food versión 6 entrará en vigor el 01 de julio de Hasta el 30 de junio de 2012, las empresas sólo podrán realizar auditorías según IFS Food versión 5; a partir de esta fecha sólo se podrán realizar, y sólo se aceptarán, auditorías con IFS Food versión 6. Añadido IFS Food 6, Abril 2014, no es una nueva versión norma, sino una versión consolidada de IFS Food, Enero 2012, teniendo en consideración IFS IFS_Food6n_sp.indb :48

13 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Parte 1 13 Erratum versión 2, proporcionando explicaciones adicionales en asuntos específicos e implementando una referencia cruzada con IFS Doctrina versión 3. Todas las modificaciones que se han realizado sobre la norma original IFS Food 6, Enero 2012, son trazables. Esta actualizada versión de la norma es aplicable, como muy tarde desde el 1 de julio Añadido La norma IFS Food pertenece al grupo de normas bajo la marca global IFS (International Featured Standards). 2 Introducción 2.1 Objetivos y contenido del protocolo de auditoría Este protocolo de auditoría describe los requisitos específicos que se aplican a las organizaciones implicadas en las auditorías IFS Food. El objetivo de este protocolo es definir los criterios a seguir por las entidades de certificación que llevan a cabo auditorías, tomando como referencia los requisitos de IFS y de acuerdo con la norma de acreditación ISO IEC Guía 65 (futura norma ISO IEC 17065). También detalla los procedimientos que deben respetar las empresas auditadas, y facilita aclaraciones sobre el interés de dichas auditorías. Sólo las entidades de certificación acreditadas conforme a ISO IEC Guía 65 (futura norma ISO IEC 17065) para el alcance de IFS, y que hayan firmado un acuerdo con el propietario de la norma, podrán llevar a cabo auditorías según la norma IFS y expedir certificados IFS. Los requisitos de IFS para las entidades de certificación se detallan en la Parte 3 de este documento. Eliminado Eliminado 2.2 Información extraordinaria de la empresa certificada a la entidad de certificación Según la norma ISO IEC Guide , la empresa deberá informar a su entidad de certificación sobre cualquier cambio o información, indicando que los productos podrían no cumplir ya los requisitos del sistema de certificación (por ejemplo, retiradas, alerta de productos, etc.). que puede afectar a su capacidad para cumplir con los requisitos de certificación (p.ej. retiradas, alerta sobre producto, etc.). Para IFS, Esta información debe darse en un plazo máximo de 3 días laborables. Cambiado IFS_Food6n_sp.indb :48

14 14 Parte 1 International Featured Standards IFS Food Versión Requisitos generales para el sistema de gestión de la calidad y seguridad alimentaria En general, en la auditoría conforme a IFS, el auditor evalúa si los diferentes elementos del sistema de gestión de la calidad y seguridad alimentaria del auditado están documentados, implantados, mantenidos y mejorados de manera continua. El auditor examinará los siguientes elementos: estructura organizativa en relación con la responsabilidad, autoridad, cualificación y descripción del puesto de trabajo; procedimientos documentados e instrucciones relativas a su implantación; inspección y ensayo: requisitos específicos y criterios definidos de aceptación y tolerancia; acciones a tomar en caso de no conformidades; investigación de las causas que generan las no conformidades y la implantación de medidas correctivas; análisis de conformidad de los datos de seguridad y calidad y revisión de su implantación en la práctica; manipulación, almacenamiento y recuperación de los registros de calidad y seguridad alimentaria, tales como datos de trazabilidad y control de documentos. Todos los procesos y procedimientos deben ser claros, concisos e inequívocos, y el personal responsable deberá comprender los principios del sistema de gestión de la calidad y seguridad alimentaria. El sistema de gestión de la calidad y seguridad alimentaria se basa en la siguiente metodología: identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y seguridad alimentaria; determinar la secuencia e interacción de estos procesos; determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar el funcionamiento eficaz y el control de estos procesos; asegurar la disponibilidad de información necesaria para facilitar el funcionamiento y vigilancia de estos procesos; medir, vigilar y analizar estos procesos, e implantar las acciones necesarias para conseguir los resultados planificados y la mejora continua. IFS_Food6n_sp.indb :48

15 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Parte Tipos de auditoría 3.1 Auditoría inicial Una auditoría inicial es la primera auditoría que se realiza a una empresa según IFS Food. Se lleva a cabo en fechas y horarios acordados entre la empresa y la entidad de certificación seleccionada. Durante esta auditoría, se audita la empresa en su totalidad, tanto los documentos como los procesos. Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todos los requisitos de IFS. En el caso de una pre-auditoría, el auditor que lleve a cabo esta auditoría será diferente del que lleve a cabo la auditoría inicial. 3.2 Auditoría complementaria Bajo determinadas circunstancias puede hacer falta una auditoría complementaria, cuando los resultados de la auditoría (inicial o de renovación) han sido insuficientes para permitir la concesión del certificado (ver tabla nº 6). Durante la auditoría complementaria, el auditor se centra en la implantación de las acciones tomadas para corregir las no conformidades Mayores que se han evidenciado a lo largo de la auditoría anterior. La auditoría complementaria se llevará a cabo en un plazo máximo de 6 meses a contar desde la fecha de la auditoría anterior. Por lo general, el auditor que realizó la auditoría en la que se identificó una no conformidad Mayor será también quien realice la auditoría complementaria. Si la no conformidad mayor está relacionada con fallos en la producción, la auditoría complementaria no se llevará a cabo antes de 6 semanas ni después de 6 meses a contar desde la fecha de la auditoría anterior. Para otro tipo de fallos (p. ej. documentación), la entidad de certificación es la responsable de determinar la fecha de la auditoría complementaria. Si la auditoría complementaria no se ha llevado a cabo antes de transcurridos 6 meses desde la auditoría anterior, será necesaria una auditoría completa. Si la compañía decidiera no llevar a cabo esta auditoría complementaria pero comenzar con una nueva auditoría completa, la nueva auditoría será programada no antes de 6 semanas después de la auditoría donde la no conformidad Mayor fue detectada. Si la auditoría complementaria evidenciara que los requisitos siguen siendo inadecuados, será necesario realizar una nueva auditoría completa, que será programada no antes de 6 semanas después de la auditoría complementaria. La eliminación de las no conformidades mayores se verificará siempre mediante una visita del auditor a las instalaciones. Añadido Añadido IFS_Food6n_sp.indb :48

16 16 Parte 1 International Featured Standards IFS Food Versión Auditoría de renovación (para renovar el certificado) Las auditorías de renovación son las que se realizan después de la auditoría inicial. El certificado contiene mención al período en que ésta debe llevarse a cabo. La auditoría de renovación es una auditoría completa de la empresa, cuyo resultado es la emisión de un certificado nuevo. Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todos los requisitos de IFS. Se presta especial atención a las desviaciones y no conformidades detectadas durante la auditoría anterior, así como al grado de implantación y a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas especificadas en el plan de acciones correctivas de la empresa. Nota: el auditor valorará siempre los planes de acciones correctivas de la auditoría previa, incluso si dicha auditoría previa se hubiera realizado más de un año atrás. Por lo tanto, las empresas auditadas deberán informar siempre a su entidad de certificación si ya han sido certificadas IFS en el pasado. La fecha de la auditoría de renovación será calculada a partir de la fecha de la auditoría inicial, y no de la fecha de emisión del certificado. Además, la auditoría de renovación puede planificarse como pronto 8 semanas antes o como máximo 2 semanas después de la fecha de vencimiento de la auditoría de renovación (ver también sección 6.2). Las empresas son las responsables de mantener su certificación. Todas las empresas certificadas IFS recibirán un recordatorio desde el portal de auditoría on-line IFS tres meses antes de la caducidad de su certificado. Las entidades de certificación contactarán con la empresa por adelantado para fijar la fecha de la nueva auditoría. Por lo general, la fecha planificada de cada auditoría se carga en el portal de auditorías de IFS, en la función agenda, como mínimo 2 semanas (14 días naturales) antes de la fecha de realización de la auditoría (es posible cambiar la fecha a corto plazo). 3.4 Auditoría de ampliación En algunas situaciones específicas, como la necesidad de introducir nuevos productos y / o procesos en el alcance de la auditoría o cada vez que el alcance de auditoría necesite ser actualizado en el certificado, una empresa certificada según IFS Food no necesitará realizar una auditoría nueva completa, sino que bastará con organizar una auditoría de ampliación in situ durante el período de validez del certificado en vigor. La entidad certificadora es responsable de determinar los requisitos relevantes que se deban auditar y la duración de dicha auditoría. El informe de esta auditoría de ampliación se considerará como un anexo al actual informe de auditoría. Las condiciones para superar la auditoría de ampliación (puntuación relativa 75 %) son las mismas que en una auditoría normal, pero sólo centradas en los requisitos específicos que deben ser auditados; la puntuación original de la auditoría no cambia. IFS_Food6n_sp.indb :48

17 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Parte 1 17 Si la auditoría de ampliación demuestra cumplimiento, el certificado será actualizado con el nuevo alcance y cargado en el portal de auditorías. El certificado actualizado mantendrá la misma fecha de caducidad que el certificado actual. Si durante la auditoría de ampliación se identifica una no conformidad Mayor o un KO (no conformidad Knock Out), la auditoría se considerará fallida en su totalidad y el certificado actual será cancelado como se describe en y Nota: ver también requisitos sobre auditoría de extensión en la doctrina IFS (sección 1.3.4) Añadido 4 Alcance de la auditoría IFS Food es una norma para auditar a empresas de distribución y mayoristas de productos alimenticios con la marca del distribuidor así como a otros fabricantes de productos alimenticios y se aplica sólo a empresas que elaboran alimentos o que envasan productos alimenticios a granel. La Norma IFS Food sólo puede aplicarse cuando un producto es procesado o cuando existe un peligro de contaminación de un producto durante el envasado primario. En consecuencia, la norma IFS Food no será aplicable a las situaciones siguientes: importación (oficinas, por ejemplo típicas agencias comerciales); transporte, almacenamiento almacenamiento y distribución. Para clarificar la determinación del alcance en la norma IFS Food y otras normas IFS (agencias comerciales, logística, Cash & Carry / mayoristas y HPC), consulte el Anexo 1. Si la empresa comercializa productos elaborados por terceros como producto final y desea incluirlos en el alcance de la auditoría, los proveedores de dichos productos deben estar certificados por la IFS Food y deben haberse cumplido los requisitos específicos de la lista de comprobación de auditoría (parte 2) respecto a la comercialización de productos elaborados por terceros ( a ). Si no fuera el caso, estos productos quedarán excluidos de la certificación y el certificado mencionará: «no se incluye la actividad comercial». Eliminado Si se cumplen los requisitos arriba mencionados, estos productos elaborados por terceros y comercializados se especificarán claramente en el certificado, precisando el(los) alcance(s) de producto, y se incluirán en el informe, tanto en el apartado de alcance de la auditoría como en el perfil de empresa. Nota: ver también requisitos sobre gestión de procesos subcontratados en la doctrina IFS (sección 1.4.2) y gestión de los productos comercializados en la doctrina IFS (sección 1.4.3) Añadido IFS_Food6n_sp.indb :48

18 18 Parte 1 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Antes de que se lleve a cabo la auditoría, el alcance de la misma deberá haber sido definido y acordado entre la empresa y la entidad de certificación. El alcance estará definido con claridad y sin ambigüedades en el contrato entre la empresa y la entidad de certificación, así como en el informe de auditoría y el certificado. La auditoría será realizada a la vez, para asegurar una valoración efectiva del alcance completo de productos y procesos tal y como se menciona en el informe y en el certificado. Si entre dos auditorías de certificación se introdujeran nuevos procesos o productos, distintos a los incluidos en el alcance de la actual auditoría IFS (como productos de temporada), la empresa certificada deberá informar de inmediato a su entidad de certificación, que realizará una evaluación de riesgos para decidir si debe realizarse una auditoría de ampliación o no (véase nota 3.4). Los resultados de esta evaluación de riesgos, basada en riesgos de seguridad e higiene, serán documentados. La auditoría será específica para la instalación en la que se lleva a cabo todo el procesado del producto. Cuando exista una estructura descentralizada y la auditoría a una sola instalación resulte insuficiente para hacerse una idea exhaustiva de los procesos de la empresa, deberán incluirse en la auditoría todas las instalaciones necesarias para ello. Se documentarán todos los detalles en el apartado de perfil de empresa del informe de auditoría. El alcance de auditoría incluirá la actividad completa de la empresa (p. ej. mismos tipos de proceso productivo llevados a cabo en varias líneas para productos con marca propia o marca del distribuidor), y no sólo la línea de producción dedicada a productos con marca del distribuidor. El alcance se revisará y convendrá al inicio de la auditoría, tras haber realizado una evaluación inicial de riesgos. El alcance podrá ser, además, modificado tras haber realizado la evaluación de riesgos (p. ej., si una actividad diferente puede interferir con la afectada por el alcance). El alcance hará referencia a los alcances de productos auditados y alcances tecnológicos (ver Anexo 3). Añadido Ejemplo 1: para una empresa que produce helados, el alcance de la auditoría deberá hacer referencia al alcance de producto 4 (productos lácteos) y a los alcances tecnológicos B (pasteurizado), D (congelación / refrigerado) y F (mezclado / envasado). Ejemplo 2: para una empresa que produce pasta fresca rellena y que produce su propio relleno (de carne, nata, tomate, ), el alcance de la auditoría deberá hacer referencia al alcance de producto 7 (productos combinados) y a los alcances tecnológicos B (pasteurizado), D (congelación / refrigerado), E (envasado en atmósfera protectora) y F (cortado / mezclado / rellenado). Nota: se pueden añadir o eliminar alcances tecnológicos adicionales, según el(los) proceso(s) detallado(s) de la empresa. IFS_Food6n_sp.indb :48

19 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Parte 1 19 Para el alcance de producto 7 en particular hay diferentes parámetros para definir el alcance y la duración de la auditoría. El alcance de producto 7 (productos combinados) se utilizará tan pronto la empresa produzca alimentos con la combinación de varias materias primas (pescado, carne, huevos, etc.); si la empresa procesa estas materias primas in situ, sólo se elegirá el alcance de producto 7 para el alcance de la auditoría y el certificado. Sin embargo, para calcular la duración de la auditoría, se elegirán todos los alcances de producto y tecnológicos (ver ejemplo en la sección 5.3) Si, bajo circunstancias excepcionales, la empresa decide excluir algunas gamas de productos (líneas de producto) específicas del alcance de la auditoría, el informe de auditoría y el certificado IFS deberán mencionar esta exclusión. Nota: ver también requisitos sobre gestión de productos excluidos del alcance de la auditoría IFS Food en la doctrina IFS (sección 1.4.1). Añadido Auditoría de empresas multicentro con gestión centralizada Si determinados procesos están centralizados en una empresa con distintos centros de producción (compras, gestión de personal, gestión de reclamaciones), la central de gestión oficinas principales también será auditada y el resultado de los requisitos relevantes auditados se considerará en los informes de auditoría de cada centro de producción. Nota: cada centro de producción se auditará por separado, en un período de máximo 12 meses después de la auditoría de la central de gestión, y tendrán sus propios informes de auditoría y certificados. Cada ubicación será mencionada en el contrato y estará sujeta a su propio informe y certificado. Si la central de gestión no tiene actividad productiva, no podrá ser certificada como empresa independiente según IFS. En el perfil de empresa del informe se hará constar el momento de auditar la central de gestión. La auditoría de la central de gestión tendrá lugar siempre antes de auditar los distintos centros de producción para poder disponer de una visión global preliminar. Nota: si no se puede realizar una auditoría en la central de gestión, entonces hará falta que durante la auditoría de de producción esté disponible toda la información necesaria de la central de gestión (p. ej., un representante de la oficina deberá asistir a las auditorías de los centros de producción). 5 El proceso de certificación 5.1 Preparación de la auditoría Antes de ser auditada, la empresa revisará en detalle todos los requisitos de la norma IFS Food en detalle, y si existe doctrina y erratum de IFS.. El día de la auditoría se deberá disponer de la versión actual de la Añadido IFS_Food6n_sp.indb :48

20 20 Parte 1 International Featured Standards IFS Food Versión 6 norma en el lugar que se audite. La empresa es la responsable de adquirir un ejemplar de la versión vigente de la norma. Para prepararse para la auditoría inicial, una empresa puede llevar a cabo una auditoría previa, cuyo único uso previsto es interno. La auditoría previa no puede incluir recomendaciones. Si no se trata de una auditoría inicial, la empresa informará también a la entidad certificadora para que el auditor pueda comprobar el plan de acciones correctivas de la auditoría anterior. La fecha supuesta de auditoría inicial o de renovación se comunicará a las oficinas de IFS a través del portal de auditorías de IFS. Esto será responsabilidad de la entidad de certificación. 5.2 Elección de una entidad de certificación acuerdos contractuales Eliminado Para llevar a cabo la auditoría IFS, la empresa seleccionará una entidad de certificación de entre las aprobadas para realizar dichas auditorías. Sólo podrán llevar a cabo auditorías IFS Food, y emitir el correspondiente certificado, las entidades de certificación acreditadas conforme a ISO IEC Guide 65 (futura norma ISO IEC 17065) cuyo alcance incluya IFS Food y que hayan firmado un contrato con IFS (ver Parte 3). La lista de todas las entidades de certificación aprobadas para IFS a nivel internacional está disponible, organizada por países, en la web Las entidades de certificación pueden tener a auditores cualificados para uno o más alcances. Cada entidad de certificación facilitará la confirmación de los alcances de producto y tecnológicos para los cuales puede llevar a cabo auditorías. Las auditorías IFS pueden ser realizadas por un equipo de auditores sólo si todos los miembros del equipo son auditores aprobados por IFS. En la Parte 3 de la norma, capítulo 3.5, se describen en detalle los requisitos adicionales para equipos de auditores. No se permite a un auditor realizar más de 3 auditorías consecutivas en una misma ubicación de empresa (sin importar el tiempo que transcurra entre ellas); en la Parte 3, capítulo 3.5, se detallan también las normas en caso de equipos de auditores. Deberá existir un contrato entre la empresa y la entidad de certificación, en el que se detallen el alcance de la auditoría, la duración y los requisitos relativos a informes. El contrato deberá hacer una referencia al «Integrity Program» (véase capítulo 12.) en relación con la posibilidad de auditorías in situ organizadas por el departamento de Gestión de Aseguramiento de la Calidad de la oficina de IFS. La auditoría tendrá lugar cuando los productos del alcance de auditoría estén siendo procesados. IFS_Food6n_sp.indb :48

21 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Parte 1 21 La auditoría se desarrollará preferiblemente en el idioma de la empresa y la entidad de certificación deberá hacer el máximo esfuerzo posible para asegurar que el auditor seleccionado tenga ese idioma como lengua materna o lengua habitual de trabajo. Además, las lenguas utilizadas por el auditor para dirigir una auditoría entre sus lenguas maternas deberán ser aprobadas por las oficinas de IFS antes de realizar las auditorías (véase también Parte 3). Nota: ver también requisitos sobre el uso de traductor en la doctrina IFS (sección 1.5.2). Añadido Es responsabilidad de la empresa verificar que la entidad de certificación seleccionada esté acreditada para llevar a cabo certificaciones basadas en IFS Food. 5.3 Duración de la auditoría IFS ha implementado una herramienta para calcular la duración mínima de una auditoría, basándose en los criterios siguientes: cantidad total de personas (empleados a media jornada, personal de turno, personal temporal, personal administrativo, etc.); cantidad de alcances de producto; cantidad de etapas de proceso (etapas «P»). Esta herramienta se puede obtener en Ejemplos de cálculo de la duración de una auditoría (en relación con alcances de producto y tecnología, como se describe en el Anexo 3): Ejemplo 1: para una empresa que produce helados: el alcance de la auditoría deberá hacer referencia al alcance de producto 4 (productos lácteos) y a los alcances tecnológicos B (pasteurizado), D (congelación/ refrigerado) y F (mezclado/ envasado). Para el cálculo de la duración de la auditoría se seleccionarán los siguientes alcances y etapas «P»: alcance de producto 4 (productos lácteos), P2 (pasteurizado), P6 (congelación/ refrigeración) y P12 (mezclado/ envasado). Ejemplo 2: para una empresa que produce pasta fresca rellena y que produce su propio relleno con (p.ej. carne fresca cortada para cocinar, crema casera, tomates para lavar, rebanar y cocinar). Añadido Añadido Añadido el alcance de la auditoría deberá hacer referencia al alcance de producto 7 (productos combinados) y a los alcances tecnológicos B (pasteurizado), D (congelación/ refrigerado), E (envasado en atmósfera protectora) y F (cortado/ mezclado / rellenado). IFS_Food6n_sp.indb :48

22 22 Parte 1 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Para calcular la duración de la auditoría se seleccionarán los siguientes alcances de producto y etapas «P»: alcance de producto 7 (productos combinados), 1 (carne), 4 (productos lácteos), 5 (frutas y verduras), 6 (productos en grano), P2 (pasteurizado), P6 (congelación/ refrigeración), P8 (MAP atmósfera modificada) y P12 (cortado/ mezclado / rellenado). Nota 1: para el alcance de producto 7 en particular hay diferentes parámetros para definir el alcance y la duración de la auditoría. Añadido Nota 2: se pueden añadir o eliminar alcances de producto y tecnológicos adicionales, según el(los) proceso(s) detallado(s) de la empresa. Por ejemplo, en el ejemplo de arriba, si la crema es comprada lista para usar, no será seleccionado alcance de producto 4. Nota 3: para calcular la duración de la auditoría, cada etapa «P» cuenta sólo una vez en la fórmula, incluso si la etapa «P» se repite en varios alcances de producto. Es obligatorio para todas las entidades de certificación utilizar esta herramienta de cálculo, para determinar la duración mínima de la auditoría. La determinación de la duración final de la auditoría es responsabilidad de la entidad de certificación, y puede ser mayor a la duración mínima calculada (según la estructura específica de la empresa). Si, por su propia experiencia, la entidad de certificación estima que la duración calculada de la auditoría ofrece como resultado un valor inaceptablemente elevado y debe reducirse, se aceptará cierta flexibilidad en la determinación de la duración de auditoría bajo las condiciones siguientes: Si la herramienta calcula una duración 2 días, esta duración será un valor mínimo. Si la herramienta calcula una duración > 2 días y 3 días, la entidad de certificación puede reducir la duración, pero siempre será > 2 días. En este caso se justificará en el perfil de empresa del informe de auditoría. Si la herramienta calcula una duración > 3 días y 4 días, la entidad de certificación puede reducir la duración, pero siempre será > 3 días. En este caso se justificará en el perfil de empresa del informe de auditoría. etc. La duración calculada de la auditoría no incluye el tiempo de preparación de la auditoría ni la generación del informe. La duración normal de un día de auditoría es de 8 horas. Independientemente de la duración de la auditoría in situ, se calculará un mínimo de 2 horas de preparación de la misma. Se dedicará 1/ 3 de la duración de la auditoría como mínimo al área de producción de la planta. IFS_Food6n_sp.indb :48

23 International Featured Standards IFS Food Versión 6 Parte 1 23 Adicionalmente, el tiempo de generación del informe de auditoría se calcula como norma general en 0,5 días. Nota 4: para empresas multicentro, la duración de la auditoría podría reducirse en un máximo de 0,5 días, si los requisitos ya han sido auditados en la oficina central de gestión. Nota 5: para un equipo de auditoría, la duración mínima de auditoría será de día. Al tiempo de auditoría calculado con esta herramienta se añadirá un mínimo de 2 horas. Este tiempo adicional se destinará al equipo y no a un auditor individual, para labores comunes (reunión inicial y de cierre, discusión sobre resultados de la auditoría, etc.). Cambiado Véase también Parte 3, capítulo 3.5 sobre equipos de auditoría. Nota 6: ver también requisitos sobre duración de auditoría en la doctrina IFS (sección 1.5.3). Añadido 5.4 Diseño del plan de tiempos de auditoría La entidad de certificación proporcionará el plan de tiempos de auditoría. Este plan de tiempos de auditoría incluirá detalles adecuados respecto al alcance cubierto y la complejidad de la auditoría. El plan de tiempos de auditoría será lo suficientemente flexible para responder a cualquier acontecimiento inesperado que pueda surgir durante la visita del lugar al realizar la auditoría de certificación. El plan de tiempos de auditoría incluirá una revisión del informe y del plan de acción de la auditoría anterior, sin importar la fecha en que dicha auditoría anterior haya tenido lugar. Debe especificar asimismo qué productos o gamas de productos de la empresa se van a auditar. La empresa sólo puede ser auditada en el momento en que esté produciendo los productos especificados en el alcance de la auditoría. El plan de tiempos de auditoría se enviará a la empresa auditada antes de realizar la auditoría, para asegurar la disponibilidad de las personas responsables el día de la auditoría. En caso de un equipo de auditores, el plan de tiempos de auditoría debe indicar claramente qué auditor realiza cada parte de la auditoría. Si la auditoría IFS se realiza en combinación con otra norma, el plan de tiempos indicará claramente cuando se audita cada norma o parte de la norma. La auditoría se planificará basada en los pasos siguientes: la reunión inicial la evaluación de los sistemas de gestión de la calidad y la seguridad alimentaria existentes, mediante comprobación documental (APPCC, gestión de la calidad); la inspección in situ y entrevistas con el personal; IFS_Food6n_sp.indb :48

24 24 Parte 1 International Featured Standards IFS Food Versión 6 la preparación final de las conclusiones de la auditoría la reunión final. La empresa colaborará con el auditor y le prestará el apoyo necesario durante la auditoría. Como parte de la auditoría, se entrevistará al personal de diferentes niveles del organigrama. Es recomendable que los directores de la empresa estén presentes durante las reuniones inicial y final, con el objetivo de que se pueda hablar de las desviaciones y no conformidades. El(los) auditor(es) que lleve(n) a cabo la auditoría, evaluará(n) todos los requisitos de IFS Food, aplicables a la estructura y función de la empresa. Eliminado Durante la reunión final, el auditor (o auditor jefe en caso de un equipo de auditores) presentará todos los hallazgos y comentará todas las desviaciones y no conformidades que se hayan identificado. Tal como especifica la norma ISO IEC Guide 65 (futura ISO IEC 17065), el auditor tan solo puede facilitar una evaluación provisional del estado de la empresa durante la reunión final. La entidad de certificación emitirá un informe previo de auditoría y un boceto del plan de acción para la empresa, que deberá ser utilizado como base para el diseño de las acciones correctivas para las desviaciones y las no conformidades. La entidad de certificación es responsable de la decisión de certificación y de preparar el informe de auditoría definitivo tras la recepción del plan de acción completado. La emisión del certificado depende de los resultados de auditoría y de un acuerdo sobre un plan de acción adecuado. 5.5 Evaluación de los requisitos El auditor evalúa la naturaleza e importancia de cualquier desviación o no conformidad. Para poder determinar si se cumple un determinado requisito de IFS Food, el auditor debe evaluar cada uno de los requisitos de la norma. Hay diferentes niveles para categorizar los hallazgos Consideración de un requisito como desviación En IFS Food existen cuatro posibilidades de puntuación: Puntuación: A: Conformidad total respecto al requisito especificado en la norma B: Conformidad casi total, si bien se evidencia una pequeña desviación C: Tan sólo se ha implantado una pequeña parte del requisito D: El requisito de la norma no ha sido implantado. IFS_Food6n_sp.indb :48