Configuración de mis espacios

Transcripción

1 Configuración de mis espacios Una vez Registrado en algún sistema Aspel un espacio Aspel, puedes ingresar de la siguiente manera: Menú Archivo, Espacio Aspel o Menú Herramientas, espacio Aspel, Espacio Aspel. Figura 1 Espacio de Hospedaje. 1. Administración de carpetas Desde esta opción podrás: Dar de alta las carpetas u subcarpetas que conformarán la estructura de tu espacio Aspel; Editar el nombre de las carpetas u subcarpetas, y Eliminar carpetas y subcarpetas. Dentro del Sistema Aspel ingresa por medio de estas opciones: Menú Archivo, Espacio Aspel, o Menú Herramientas, espacio Aspel,Espacio Aspel, seleccionar un espacio (espacio Aspel / espacio local), pestaña Carpetas, con los botones 1

2 a) Alta de carpeta Para dar de alta una carpeta o subcarpeta realiza lo siguiente: Desde la pestaña Carpetas selecciona la carpeta o subcarpeta desde donde se realizar el alta; Selecciona el botón Agregar carpeta; Indica el nombre de la carpeta o subcarpeta a agregar, y Selecciona el botón Aceptar. Figura 2 Agregar Carpeta. b) Modificar carpeta Para modificar una carpeta o subcarpeta realiza lo siguiente: Desde la pestaña Carpetas selecciona la carpeta o subcarpeta a modificar; Selecciona el botón Modificar carpeta; Indica el nombre de la carpeta o subcarpeta a modificar, y Selecciona el botón Aceptar. 2

3 Figura 3 Modificar Carpeta. c) Eliminar una carpeta o subcarpeta Desde la pestaña Carpetas selecciona la carpeta o subcarpeta a eliminar, y Selecciona el botón Eliminar carpeta. Figura 4 Eliminar Carpeta. Nota: Las carpetas sólo podrán eliminarse si no tienen ningún archivo asociado; para eliminarla deberás acceder a tu espacio Aspel desde la página de internet y eliminar los archivos contenidos en la carpeta que se desea eliminar. De igual forma no se podrá eliminar carpetas que tengan subcarpetas, estas deberán eliminarse desde la página de internet de espacio Aspel. 2. Pestaña Pendientes por Enviar a) Transmisión o Publicación de archivos al espacio Aspel En esta pestaña podrás observar los archivos que estén pendientes para su trasmisión o publicación al espacio Aspel. Son archivos que fueron preparados para su publicación, pero que por alguna razón no fueron transmitidos. 3

4 Transmisión de Archivos Manual Figura 5 Pestaña Pendientes por enviar. Si al cerrar el sistema quedarán archivos pendientes de enviar, al momento de iniciar sesión con el sistema se informará que existen archivos pendientes y el sistema te permitirá enviarlos desde ese momento. Figura 6 Pendientes por transmitir. b) Eliminar pendientes por enviar Para Eliminar un archivo que ya no se requiera publicar o transmitir al sitio, utiliza el botón Para eliminar los archivos ya publicados, deberás realizarlo desde el sitio espacio Aspel. 3. Pestaña Historial Permite consultar todos los registros y cada uno de los estados generados por cada una de las publicaciones realizadas al espacio Aspel, con el fin de confirmar que dichos envíos se hayan realizado con éxito. Los datos que adicionalmente podrás consultar son: fecha, hora, descripción del archivo publicado y la carpeta donde fue publicada. Cuando se publican los archivos se generan dos tipos de acciones Transmisión fallida y Transmisión exitosa. Si al consultar el historial existe algún archivo con la etiqueta Transmisión fallida te recomendamos volver a publicar el archivo. 4

5 Figura 7 Pestaña Historial. Podrás Eliminar las publicaciones registradas con las siguientes opciones: Botón para eliminar historial. O con el botón derecho del ratón. 4. Sincronización de Carpetas al sitio Web Figura 8 Opciones para limpiar historial. Utiliza el botón ubicado en la barra de herramientas de esta consulta. Proceso que compara la estructura de carpetas del sitio de hospedaje, mandando los cambios realizados desde la consulta de hospedaje hacia el sitio Web y viceversa. Observaciones Se recomienda antes de realizar cualquier cambio en la estructura de carpetas, ejecutar el proceso de Sincronización para traer la última estructura publicada en el sitio Web, ya que también desde el sitio Web se podrán realizar cambios en la estructura y añadir archivos, o incluso, desde otro sistema Aspel otro usuario pudiera realizar algún cambio en la estructura de carpetas. 5

6 De igual forma cuando se ejecuta el proceso de Transmisión manual o automática se actualiza cualquier cambio realizado en la estructura de carpetas del sitio. Estructura de Carpeta creada por omisión en el sitio. Estructura de Carpeta modificado desde el sitio Web de espacio Aspel. Figura 9 Ventana Sincronización. 5. Menú Agregar archivos para su publicación Qué debes verificar primero? Te recomendamos realizar primero la sincronización de carpetas, de tal forma de obtener la última estructura del espacio Aspel. Al mandar el archivo al espacio Aspel, también se verifica que la carpeta donde se haya señalado la publicación exista, de lo contrario en ese momento se creará la carpeta y se publicará el archivo. Como funciona el proceso? a) Selecciona la carpeta o subcarpeta donde deseas publicar el archivo. b) Utiliza el botón de la barra de herramientas. c) Utiliza el botón para seleccionar del explorador de Windows, el archivo a publicar. Nota: Desde esta ventana podrás seleccionar archivos de varios formatos para su publicación en el sitio Web de espacio Aspel. Los archivos a publicar pueden ser de todo tipo de formato, como pueden ser PDF, Doc., XML, cualquier formato de imagen (jpg, gif), entre otros. 6

7 Figura 10 Agregar archivos. d) Posteriormente en el explorador de Windows, seleccionar el archivo para su publicación. Nota: La selección de archivos es uno por uno. Figura 11 Explorador de Windows. 7

8 Para eliminar un archivo de la lista de archivos a publicar, utiliza le botón. Para eliminar todos los archivos añadidos para su publicación, utiliza el botón. Figura 12 Listado de archivos agregados. e) Para publicar los archivos selecciona el botón. f) Al seleccionar el botón, se ejecuta el proceso de Transmisión de datos hacia Internet para publicar la información en tu espacio Aspel. El sistema mandará el siguiente mensaje para informar del éxito de la transmisión de datos: Figura 13 Notificación de transmisión de datos. g) Si al cerrar el sistema quedaran archivos pendientes para su publicación, al iniciar nuevamente una sesión con el sistema se mandará un mensaje informando que existen archivos pendientes y podrás enviarlos en ese momento. Figura 14 Pendientes por transmitir. 8

9 6. Menú Configuración Avanzada Puedes optar por usar la configuración por omisión de Internet Explorer, o bien, si tu servidor cuenta con un certificado de seguridad, deberás proporcionar datos específicos para el acceso al Internet de tu empresa. Si ya existe el espacio: Menú Herramientas, Espacio Aspel, botón o Menú Archivo, espacio Aspel, Espacio Aspel, botón. Figura 15 Configuración avanzada. Nota: Cuando el servidor de tu empresa y las estaciones de trabajo se encuentren configuradas dentro de una Red interna (LAN), estos campos no deben especificarse, de lo contrario se podrían presentar problemas de comunicación con el sitio o espacio hospedado en la Nube (Web). Listo! Con estos sencillos pasos tendrás configurado tu espacio Aspel. Te invitamos a consultar más documentos como este en base de conocimientos y a suscribirte a nuestro canal de YouTube dando clic en esta imagen: Dudas, comentarios y sugerencias sobre este documento aquí. 9