1. PRINCIPALES FUNCIONES DE LA JEFATURA ADMINSITRACIÓN. 2. PROBLEMÁTICA DEL PROCESO DE ADQUISICIONES 3. ACCIONES ADOPTADAS 4. DEFINICION DEL SISTEMA

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2 1. PRINCIPALES FUNCIONES DE LA JEFATURA ADMINSITRACIÓN. 2. PROBLEMÁTICA DEL PROCESO DE ADQUISICIONES 3. ACCIONES ADOPTADAS 4. DEFINICION DEL SISTEMA SPOC 5. ACTIVIDADES CONTEMPLADAS EN EL SPOC 6. BENEFICIOS DEL USO DEL SPOC

3 1. Abastecer las necesidades de bienes y servicios de las áreas usuarias. 2. Organizar la gestión interna de Recursos Humanos. 3. Elaborar y presentar los Estados Financieros y Presupuestarios a la Dirección General de Contabilidad Pública del MEF. 4. Gestionar los recursos financieros y atender los pagos de los clientes internos y externos. 5. Conducir el desarrollo de las acciones de Tecnología de la Información, así como administrar las redes y servicios de comunicación de voz, data, video, internet.

4 PROBLEMAS EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES Reclamos y corte de servicios de las prestaciones contratadas Reconocimiento de deudas sobre prestaciones realizadas por falta de oportunidad en los pagos Regularizaciones de adquisiciones de bienes y prestaciones de servicios realizados Atención inoportuna de los requerimientos de adquisición de bienes y servicios de las áreas usuarias, como también los respectivos pagos. Adquisiciones de bienes y prestaciones de servicios sin sus respectivas ordenes. Existencia de retrasos en todas las etapas s del proceso: de contratación : desde el requerimiento hasta el pago, pasando por el devengado Falta de seguimiento y control de los requerimientos solicitados Requerimientos no efectuados

5 ACCIONES ADOPTADAS Actualización de instrumentos de gestión: Adecuación y ajustes del sistema SPOC a la actualización de los instrumentos de gestión Contrataciones menores a 8 UIT, Fondos por encargo, otorgamiento y rendición de cuentas de viáticos ACCIONES ADOPTADAS Eliminación del visto bueno del gerente general y administración para los requerimientos. Utilización obligatoria del SPOC para los pedidos de ordenes de compra (servicios y bienes) Reinicio de capacitaciones de utilización del SPOC a los asistentes administrativos y de Elaboración de de T de R y ET Mayor grado de discrecionalidad de los directores de línea, jefes de sedes y jefes de oficina.

6 Definición del Sistema SPOC Sistema de seguimiento del tramite de atención de los Pedidos y Órdenes - de Compra o Servicios - que permite el registro de la información sobre el requerimiento de adquisición de bienes y servicios, así como conocer la ubicación, el tiempo incurrido y el estado en que se encuentra el requerimiento, hasta su correspondiente girado y pago.

7 Actividades comprendidas en el Sistema SPOC Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas y Pedido SIGA Elaboración de los TdR o ET y el Pedido SIGA Solicitud de Verificación de disponibilidad presupuestal y emisión del Certificado Presupuestal Certificación Presupuestal Ordenes Emisión de Ordenes Registro de conformidad de entrega de bienes y prestación de servicios Conformidad Devengado y pago Registro del Devengado y giro

8 BENEFICIOS DEL USO DEL SPOC REGISTRO Permite iniciar un requerimiento de adquisición de bien o servicio en línea PROCESO Y TRAZABILIDAD Muestra el recorrido por el que ha pasado el requerimiento SEGUIMIENTO Responde a la pregunta donde esta el requerimiento y en que estado se encuentra MEDICION Mide si el tiempo del tramite incurrido esta de acuerdo a los tiempos planificados y muestra en que actividades se presentan los mayores retrasos CONTROL Proporciona información para detectar oportunamente demoras o paralizaciones del tramite CORRECION Permite determinar donde se deberían aplicar las acciones correctivas EFICIENCIA Eliminara próximamente el uso de papel con la Implementación de la firma digital en el TdR y en la conformidad de la Orden

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