PGB TUTORIAL ÍNDICE. Plataforma de Gestión de Becas y Ayudas a la Formación. 1. PANEL DE CONTROL Pág. 04. Pág ADMINISTRACIÓN DE PGB Pág.

Transcripción

1 PGB Una respuesta sólida y efectiva a la aplicación del nuevo Código Ético del Sector de Tecnología Sanitaria vigente desde el mes de enero de 2018 TUTORIAL ÍNDICE Pág PANEL DE CONTROL Pág ADMINISTRACIÓN DE PGB Pág DAR DE ALTA A LOS MIEMBROS DE SU DEPARTAMENTO Pág COMO SOLICITAMOS UNA BECA Pág ÁREA BECAS Powered by Join together scientific tools

2 PRIMER CONTACTO Acaba de recibir un , donde le han indicado un usuario y contraseña para acceder a PGB. Lo primero que tendrá que hacer es: - Leer y aceptar Términos y Condiciones & Actualizar su perfil: nueva contraseña, datos de contacto. 1. PANEL DE CONTROL AREA DE GESTIÓN En esta pantalla tendrá una visión completa y global del estado de becas para su Departamento. Parte superior encontrará: Número de solicitudes aprobadas Número de becas concedidas Concedido: importe total asignado para dichas becas Asignaciones: número y datos de ellas Más abajo, dos ventanas nos muestran: El total de participaciones y el importe medio de cada una. La distribución de recursos aportados por las becas, según el número de becas en alojamiento, en inscripciones o en viajes. Y al final de la página, visualizará dos gráficos disponibles: A la izquierda los recursos empleados segmentados por eventos. A la derecha, un detalle segmentado del número de profesionales sanitarios que han sido destinatarios de Ayudas a la Formación. Los apartados EVENTO y PATROCINADOR, en desplegable RESUMEN en el menú izquierdo, dan acceso directo al listado completo ver todos que también aparece junto a los gráficos. 2

3 MENU IZQUIERDO SOLICITUDES Listado completo de todas las solicitudes de Ayuda a la Formación realizadas hasta la fecha y que se han remitido a las Empresas Patrocinadoras, tanto enviadas como aceptadas, rechazadas, pendientes etc. Un histórico de todo lo solicitado. BECAS Listado de todas las Becas aprobadas: filtro de todas las solicitudes que han sido aprobadas y el estado de gestión de las mismas. PROFESIONALES Listado de los Profesionales Sanitarios de su Departamento. Es imprescindible incluirlos para poder asignar una Beca a un destinatario concreto, y en cualquier momento puede modificarlos (pasar de residente a especialista) o eliminarlos (deja su plaza en el hospital o por motivos de jubilación). CONFIGURACION Listado de los usuarios que ha autorizado para administrar la Plataforma. MENU SUPERIOR Detalles en tiempo real de las Solicitudes, Becas y Recursos. En parte derecha dispone de Tutoriales, Centro de Ayuda PGB y su área de usuario puede modificar sus datos y contraseñas, así como abandonar la sesión en curso. 3

4 2. ADMINISTRACIÓN DE PGB Puede administrar PGB usted directamente o autorizar a otros usuarios a hacerlo. Esto es muy importante si su Departamento consta de muchas unidades y profesionales sanitarios, o en el caso de que esté de viaje o de vacaciones etc de forma que puede autorizar a la secretaria del Departamento, al tutor de residentes, a los jefes de unidad a quién usted considere según sus protocolos internos, teniendo en cuenta que en cualquier momento puede darlos de baja y anular su perfil. Dichas personas autorizadas podrán solicitar Becas para la asistencia a eventos, pero siempre bajo la supervisión por parte del jefe del Departamento que le ha autorizado. HAY DOS TIPOS DE PERFIL PERFIL ADMINISTRADOR: Tendrá exactamente los mismos privilegios de acceso que el jefe de Departamento, especialmente el área de gestión. PERFIL SOLICITUDES: Sólo podrá enviar solicitudes y administrarlas - y escoger los profesionales sanitarios que serán los adjudicatarios de las becas 4

5 3. DAR DE ALTA A LOS MIEMBROS DE SU DEPARTAMENTO Tiene que introducir sus datos en la pestaña PROFESIONALES - Especialistas, Residentes y Otros (enfermería etc). Cada vez que incluya un nuevo profesional sanitario en el sistema, dicho profesional sanitario recibirá un con los datos de acceso para acceder a su área privada PGB. MODELO Apreciado/a doctor/a, El Departamento de su Hospital le ha incluido como miembro del mismo en PGB - y Ayudas a la Formación. Mediante esta Plataforma online podrá gestionar con la Agencia de Viajes correspondiente de una manera fácil y sencilla los detalles (inscripción, viaje, alojamiento) de las becas que le sean concedidas por las Empresas Patrocinadoras para asistir a un evento. El Departamento de su Hospital o Institución Sanitaria, por defecto a través del Jefe o Responsable del mismo, envía una solicitud de beca a un determinada Empresa Patrocinadora para asistir a un evento, y en caso de ser aceptada, dicho Jefe o responsable selecciona los destinatarios finales de las becas concedidas de entre los miembros del Departamento. Si usted es uno de los destinatarios finales de una beca concedida, los detalles de la misma aparecerán en su área privada. A continuación le adjuntamos: Enlace de acceso a PGB: Usuario: xxx Contraseña: yyy (deberá cambiar la contraseña en el primero inicio de sesión) Una vez en PGB deberá actualizar su perfil y dispondrá de un tutorial de gestión de las becas que le indicará los pasos a seguir e información necesaria. Atentamente, PGB - / Departamento de altas. Puede introducirlos todos a la vez o a medida que vayan surgiendo las necesidades de solicitud, pero es imprescindible darlos de alta y añadir sus datos antes de solicitar una Beca para uno de ellos ya que en caso contrario no podrá asignarlos para recibirla. 5

6 4. COMO SOLICITAMOS UNA BECA ACCEDA EN EL MENÚ IZQUIERDO A LA PESTAÑA SOLICITUDES La primera vez que entre, verá que está en blanco, ya que no ha realizado aún ninguna solicitud. Una vez que ya utilice PGB de manera habitual, aparece el listado completo de todas las solicitudes de Beca realizadas hasta la fecha y que se han enviado a las Empresas Patrocinadoras, tanto enviadas como aceptadas, rechazadas, pendientes etc lo que le sirve como un histórico de todas las solicitudes enviadas. SU ESTADO ESTÁ DIVIDIDO EN 5 POSIBILIDADES: ENVIADO Solicitud enviada con éxito, y que ya ha sido recibida por el Patrocinador. REVISIÓN VALIDADA ACEPTADA RECHAZADA El evento aún no está aprobado o está en revisión por parte del Patrocinador. El Patrocinador la ha pre-aceptado, pero debe subir al sistema un documento conforme la institución sanitaria reconoce la aceptación de la beca. Beca concedida. No aceptada por el Patrocinador MENU SUPERIOR Aparecen las siguientes pestañas: AÑO Para seleccionar el año en que se celebra el evento al cual se solicita la Ayuda a la Formación. MOSTRAR BÚSQUEDA AVANZADA - Filtro por Patrocinador Evento Estado 6

7 NUEVA SOLICITUD 1. SELECCIONE LA EMPRESA PATROCINADORA Del Listado de Empresas Patrocinadoras que están enlazadas a su Departamento y utilizan PGB. Una vez seleccionado el Patrocinador la Agencia encargada de gestionar las Becas aparece por defecto. 2. ACEPTE TEXTO LEGAL El texto Disclaimer que la Empresa Patrocinadora necesita que acepte para continuar con el proceso. 7

8 A continuación, escriba el título del evento al cual desea solicitar una beca, en concreto, las palabras clave. Si es un evento ya creado con anterioridad el sistema lo reconocerá por defecto. La base de datos de PGB está enlazada con el SVE _ Sistema de Validación de Eventos de FENIN para eventos nacionales, por lo que al escribir las palabras clave del evento se accede directamente al listado FENIN. Si el evento al que desea solicitar una Beca no está disponible puede crear un evento nuevo, siguiendo estos pasos: Escriba el titulo del evento - la ciudad donde se celebra - el país - fecha de inicio y fecha de finalización - su website. 3. MARQUE SOLICITAR UNA BECA Una vez que el evento ya ha aparecido en pantalla, bien de listado previo o por haberlo creado, un menú desplegable aparece a continuación: Debe indicar si el participante o participantes son residentes, especialistas u otros (ejemplo: enfermería). A continuación, el número de participantes y el tipo de solicitud que desea realizar: si es inscripción y/o desplazamiento y/o alojamiento. Y clicar en Añadir Beca En el caso que queramos solicitar más Becas para otro tipo de participante para el mismo evento deberá repetir el mismo proceso clicando en Añadir Solicitud Es decir, en la misma solicitud puede enviar una petición para 1 especialista, para 1 residente etc 8

9 En el caso que quiera cancelarlo encontrará un botón a la derecha de cada franja de aceptación para poder cancelarlo en caso de que desee anular dicha parte de la solicitud. Finalmente, debemos confirmar nuestra petición clicando en enviar solicitud. PESTAÑA TIPO DE EVENTO : EVENTO-CURSO PRESENCIAL / EVENTO-CURSO ONLINE Los eventos seleccionados pasan por defecto a categoría Evento-Curso Presencial. Pero PGB está preparada para que pueda también realizar la solicitud de un determinado Evento-Curso online. En caso de que desee enviar la Solicitud para un evento-curso online, vaya directamente a la pestaña Tipo de Evento y selecciones la opción Online: a continuación debe crear el Curso en los campos de abajo y seguir el mismo proceso que con un Congreso o Curso presencial. 4. CONFIRME EL ENVÍO DE LA SOLICITUD Tras confirmar el envío de la solicitud de Beca, en ese mismo momento vemos que la solicitud acabada de enviar aparece como enviada. 9

10 5. PRE ASIGNAR EL PARTICIPANTE Una vez haya enviado la Solicitud correctamente, ya puede pre-asignar el Profesional Sanitario de su departamento que asistirá al evento. 10 Tenga en cuenta que los Profesionales Sanitarios deben estar dados de alta en la pestaña PROFESIONALES con anterioridad a la Solicitud para que pueda Pre-Asignarlos.

11 5. ÁREA BECAS En la Pestaña Becas ya aparecen filtradas solo aquellas Becas que han sido aceptadas. Es decir, en el mismo momento en el que una solicitud ha sido aceptada queda en la pestaña Solicitudes (histórico) y automáticamente pasa también a Becas (filtro de todas las Solicitudes que han sido aceptadas). En la pestaña superior dispone, de nuevo, de filtros donde podrá acceder de manera rápida a los eventos por título, por estado, por Empresa Patrocinadora etc. En caso de que ya haya pre-asignado el Participante, verá que la franja aparece en verde asignadas Si no los ha pre-asignado estará en rojo asignar participante De forma que el siguiente paso consiste en asignar los Profesionales Sanitarios siguiendo el mismo procedimiento que descrito anteriormente: clique en la franja roja asignar y escoja los profesionales sanitarios que sean destinatarios de la Beca del listado previamente cargado. Tras asignarlos correctamente, verá que la franja pasa a verde. CAMBIAR UN PARTICIPANTE Un Profesional sanitario que ya ha sido asignado le comunica que no puede asistir al evento. Sólo tiene que ir a la pestaña BECAS, buscar (filtros en menú superior) el evento: clicar en la pestaña verde asignados, seleccionar el Participante previamente asignado y clicar en botón cancelar. Una vez hecho la franja estará en rojo asignar participante con lo que pùuede volver a iniciar el proceso. 11

12 MONITORIZACION DEL ESTADO DE GESTIÓN Puede controlar en tiempo real si la Agencia de Viajes ya ha contactado con el Participante y le ha gestionado ya la Ayuda a la Formación (inscripción y/o viaje y/o alojamiento): 12 CÓMO SE CONTACTA AL PARTICIPANTE? En el momento en el que la Empresa Patrocinadora acepta una Solicitud de Ayuda a la Formación, de manera automática al Participante que ha sido pre-asignado por usted y la Agencia de Viajes encargada de tramitar la Ayuda reciben un con los datos de la Beca que ya está disponible parta ser gestionada en el Área privada de cada uno.

13 Una respuesta sólida y efectiva a la aplicación del nuevo Código Ético del Sector de Tecnología Sanitaria vigente desde el mes de enero de OFICINAS MADRID C/ Argentina 12, nave Alcalá de Henares, España CONTACTO BARCELONA C/Nápoles 187 2º Barcelona, España w info@pgb.events LISBOA Centro Empresarial de Carnaxide Av. Tomas Ribeiro 47 Carnaxide, Portugal Powered by scientific Jointools together