HELPPEOPLE CORE Boletín de la Versión s

Transcripción

1 HELPPEOPLE CORE Boletín de la Versión s Elaborado por: Investigación y Desarrollo Helppeople Software

2 Boletín de Versiones E ste boletín permite informar los cambios realizados en la aplicación, los cuales no están registrados en el manual oficial de la aplicación helppeople. Es muy importante que usted lea cuidadosamente este documento para que se informe acerca de dichos cambios y aprenda a cómo usarlos. I C O N O S Mejoras y Nuevas Funcionalidades Bugs Solucionados Generalidades del Boletín Este boletín está ordenado por los cambios realizados a la aplicación, dichos cambios están representados por unos iconos los cuales podemos observar a la izquierda en la tabla de Iconos. Podemos por medio de estos Iconos identificar el tipo de cambio de la aplicación como también ir rápidamente a ver dicha sección la cual informará cada uno de los cambios realizados en esta versión. Comentarios El icono indica el camino de Opciones a seguir el cual permite acceder a una ventana o función determinada. 177 Aumentar caracteres para el campo Solución de la Orden de Trabajo Mejoras y Nuevas Funcionalidades Se amplió la cantidad de caracteres a 1999 y se colocó el siguiente mensaje: "El campo solución solo puede tener 2000 caracteres, si su solución supera los 2000 caracteres, por favor adjunte un archivo llamado solución". 195 Visualización solicitudes relacionadas Se desplegaran las solicitudes como normalmente se despliegan a excepción de aquellas que estén relacionadas como Padre-hijo. Las solicitudes hijas relacionadas a una solicitud se desplegaran debajo de la solicitud padre, con un espacio tabulado hacia la derecha, adicional se visualizaran agrupadas de un color cian (azul claro). 1

3 582 Agregar campo de Naturaleza a la interfaz del reporte Asistente por Criterios A la interfaz del Asistente de reportes por Criterio, ubicado en la opción de Reportes del menú Gestión de Servicios, se agregó el filtro de Naturaleza, el cual para ser adicionado a los reportes se debe marcar la casilla de verificación para visualizar la información 2

4 584 Agregar Notas en Acta de entrega de un CI Se incoporo al sistema poder crear textos adicionales, notas o políticas de un párrafo corto para ser visualizados en el Acta de Entrega de Equipos. El texto se podrá configurar desde el módulo de Administración en la opción Configuraciones del sistema, en el campo llamado Notas de Acta de Entrega. El límite del texto que será incorporado en este campo será de 500 caracteres. Para visualizar la Nota configurada se ingresa a la pantalla de Acta de Entrega se marca la casilla de verificación que dice Habilitar Notas del Acta y se da clic en visualizar para ver la nota al final del documento. 3

5 587 Ajuste del proceso Orden de Servicio cuando se autoriza un RFC La mejora definida es que mientras la Orden de Servicio no este Aceptada el botón del crear RFC no se habilitará. Cuando se cree el RFC el sistema coloca la Orden de Servicio en estado Pendiente por aprobar y detiene el tiempo hasta que se apruebe el RFC. Cuando el RFC se aprueba, la Orden de Servicio pasa a estado Aceptada y seguir el curso del proceso. 593 Permitir modificar fechas de una solicitud El sistema permitirá modificar la fecha de inicio y de vencimiento de una solicitud de dos maneras: 1. Desde el módulo de Gestión de Servicio, en la pantalla de Orden de Servicio cuando las solicitudes estén en estado Nueva o Abierta y la naturaleza sea diferente a Incidente o Problema, es decir, si la Naturaleza es Incidente o Problema el sistema NO permitirá modificar ninguna fecha, los campos estarán desactivadas. El rol que tiene permisos para cambiar los valores de las fechas seria el Administrador (Propietario del Servicio). 2. Desde el módulo de Gestión de Servicio, la opción de Administración de Cambios, en la pantalla de Solicitud de Cambio (RFC) cuando las solicitudes tienen asociado un RFC el estado de la Orden de Servicio y el RFC se encuentren en Pendiente por aprobar. Tener en cuenta que la modificación de las fechas de inicio y vencimiento la podrá realizar el Coordinador de Cambios. 4

6 En caso de que el usuario haya cambiado las fechas de inicio y/o de vencimiento y el RFC haya sido aprobado, el sistema no realizara el cálculo para cambiar la fecha vencimiento basado en el SLA, ya que la prioridad será conservar la(s) fecha(s) que el usuario guardo. Si el usuario no ha cambiado ninguna fecha y el RFC haya sido aprobado el sistema calculara la fecha de vencimiento basado con el SLA correspondiente. 597 Reporte de Tiempo de suspensión de Órdenes de Servicio Reporte que permite visualizar cada una de las órdenes de servicio en estado suspendida o que estuvieron en dicho estado con su respectivo detalle como: el número de la solicitud que tiene relación la orden de servicio, el Responsable de la Orden de servicio, la fecha inicial de la suspensión (cuando el responsable suspendió la Orden de servicio) y la fecha final de suspensión (cuando el responsable vuelve a activar dicha Orden de servicio). Cuando no aparece relacionada fecha final de suspensión significa que la orden de servicio aún se encuentra en estado suspendida. Para consultar el reporte se accede al módulo de Reportes, en la opción Reportes, pestaña Operación y se ubica al reporte de nombre Órdenes de Servicio Suspendidas en el recuadro de Gestión de Solicitudes. 5

7 599 Permitir eliminar un adjunto de la Orden En la interfaz de Orden de Trabajo, del módulo de Gestión de Servicio, en la opción de Administración de solicitudes, se habilitó un botón para eliminar un adjunto seleccionado cuando el usuario quien consulta la orden de trabajo es Técnico. La opción de eliminar un adjunto aplica cuando se están adicionando el archivo y no se han grabado los datos, y cuando se ha grabado el archivo adjunto. 6

8 601 Permitir búsqueda por Orden de Trabajo Se la opción en el sistema que permite realizar una búsqueda por orden de trabajo desde la interfaz de Mis Ordenes de Trabajo ubicada en el módulo de Gestión de Servicios, de la opción Administrador de Solicitudes. La opción solo es habilitada para los usuarios con rol Administrador y permite consultar todas las órdenes de trabajo en las cuales el usuario es dueño del área de servicio relacionada a la solicitud. Si el usuario que accede a la opción tiene un rol diferente a Administrador no muestra los campos de búsqueda. Para realizar la búsqueda se debe conocer el número de orden de trabajo el cual se digita en el campo Orden de Trabajo y luego se da clic en el botón de Buscar, si la consulta es exitosa, se muestra los datos de la orden de trabajo, sino el sistema muestra un mensaje indicándolo. El botón de Limpiar lo que hace es refrescar la pantalla para que muestre todas las órdenes de trabajo pendientes que tiene el usuario logueado. 7

9 603 Activar la opción de Editar Hoja de Vida del CI para Técnicos La opción de editar la Hoja de Vida del CI queda habilitada para los usuario de rol Técnico y funciona de la misma forma como funciona para los usuarios de rol Administrador. 607 Mantenimiento Equipos Para programar mantenimientos a los equipos y tener una trazabilidad de los que se han realizados se incluyó una nueva funcionalidad la cual fue diseñada similar al manejo de un proyecto, donde se relacionan actividades y recursos bien sea de hardware o de software. Para ingresar a la opción debe seguir los siguientes pasos: a. Clic en la opción Gestión de Activos y Configuraciones. b. Clic en la opción Mantenimiento Equipos. c. Doble Clic en uno de los proyectos d. Clic en nueva actividad La pantalla principal del módulo de Mantenimientos nos permita crear un tipo de proyectos de esta naturaleza, consultar los datos y actividades relacionadas. Por defecto esta página principal solo carga los proyectos de mantenimiento. Al dar clic en la flecha posicionada en la primera columna al lado de Nº Proyecto se despliega las actividades relacionadas a ese proyecto. Para consultar y editar proyectos damos clic sobre la fila del proyecto deseado, allí nos cargará la página de edición de los datos [Explicación (Consultar Proyecto y Edición de datos)] de igual manera podemos consultar las actividades dando clic sobre la actividad deseada. [Explicación (Consultar Actividades y Edición de datos)] Para crear un nuevo proyecto damos clic en el botón posicionado en la izquierda superior 8

10 Para finalizar con la creación del proyecto, si se desea, llenamos los datos faltantes como la descripción de aceptación y criterios de fallo del proyecto, también si se desea- permite anexar documentación al proyecto, el estado del proyecto por defecto se encuentra en estado Desarrollo, para crear el proyecto damos clic en el botón izquierdo superior [ícono disquete] y guardamos en el sistema nuestro proyecto teniendo en cuenta que al crearlo por default nos genera 4 actividades, cada una con los estados del proyecto: Desarrollo, Implementación, Pruebas y Rollback o de lo contrario para cerrar la pantalla damos clic en el botón de al lado del disquete que está representado con una [equis] Al seleccionar el proyecto de la página principal nos carga esta vista con los datos del proyecto seleccionado y nos permite actualizar los diferentes campos, también se activa un botón de crear Actividad relacionado a ese proyecto. Para guardar los datos a actualizar damos clic en el botón izquierdo superior [ícono disquete] de lo contrario para cerrar la pantalla damos clic en el botón de al lado del disquete que está representado con una [equis] 9

11 Al crear o editar un proyecto se le puede anexar documentación para complementar la información relacionada con el proyecto. Los campos para adicionar dicha documentación se llama Anexar documentación y la operación se realiza haciendo clic en el botón Seleccionar ; allí se abre otra ventana que permite adjuntar el documento alojado en el computador u otro dispositivo y se le dice Aceptar. Si el documento fue cargado con éxito, el sistema presenta la información en donde dice Archivos Adjuntos al final de la pantalla. Crear Plantillas de proyecto: Esta opción permite la creación automática de plantillas con base a la información registrada de un proyecto, con sus actividades y criterios relacionados. Para usar esta opción de debe dar clic en Guardar Plantilla y el sistema despliega un mensaje indicando que fue exitosamente (ver imagen). La finalidad de esta opción es poder reutilizar la información del proyecto que registra para generar otro proyecto con similares características. Configuración de Actividades y recursos de un Mantenimiento: Consultar Actividades y Edición de datos 10

12 La pantalla permite la creación, actualización y eliminación de actividades del proyecto. Además, en la interfaz se pueden adjuntar archivos a la actividad, asociar recursos y criterios de evaluación a la misma. Por defecto, el sistema crea una actividad por cada estado del proyecto, es decir, habrá una actividad defecto para el estado Desarrollo, otra para Implementacion, otra para el estado Pruebas y otra para Rollback ; dichas actividades se le podrán modificar los datos. Al seleccionar la Actividad de la página principal nos carga esta vista con los datos de la actividad seleccionada y nos permite actualizar los diferentes campos, también se pueden crear recursos y criterios relacionados a dicha actividad para guardar los datos a actualizar damos clic en el botón izquierdo superior [ícono disquete] de lo contrario para cerrar la pantalla damos clic en el botón de al lado del disquete que está representado con una [equis] Crear un nuevo Registro de actividad: Para crear un nuevo registro de actividad se ingresan los valores de Descripción de actividad, responsable, actividad predecesora, en caso de haberla; porcentaje de progreso y nota de avance, en caso de que haya avances en la actividad; fecha de inicio y fecha final de la actividad, categoría de la actividad; Rollback, donde se ingresan los pasos a seguir en caso de realizar un rollback de la actividad y si la actividad requiere instalación de algún recurso. Además de lo mencionado, también permite adjuntar documentos y cuando el usuario dé Guardar, en caso de grabar con éxito el registro aparecerá automáticamente en la grilla. En caso de salir de la pantalla se puede usar el ícono de Cerrar haciendo clic. Actualizar un Registro de actividad: 11

13 Para actualizar los datos de una actividad se ingresa a la opción de actividad donde cargará los datos de la actividad seleccionada. Allí se activarán los campos del formulario para editar la información registrada y luego se da clic en la opción Actualizar para grabar los cambios. En caso de no actualizar se da clic en la opción Cancelar. Eliminar un Registro: En el caso de eliminar una actividad, deberá seleccionar la actividad a eliminar desde la pantalla de administración de proyectos, donde se listan todos los proyectos y sus actividades. Adjuntar documentación de las actividades: La pantalla permite adjuntar todos los archivos necesarios para la realización de la actividad. Manuales, formatos, etc. Para adjuntar el archivo presiona el botón seleccionar y se escogen los archivos uno por uno y se presiona el botón Guardar para cargar los archivos. 12

14 Actualizar porcentaje de progreso de la actividad: Para actualizar el porcentaje de avance de una actividad, debe digitar el valor del porcentaje y una nota descriptiva del avance de la actividad. Una vez sea digitado, debe presionar Guardar y se actualizará automáticamente el listado de avances. 13

15 Asociar actividad predecesora Para asociar una actividad predecesora a una actividad, debe seleccionarse la actividad en el combo Actividad predecesora y darle clic al botón guardar. Actividad de Rollback Cuando el proyecto es creado, automáticamente se generan 4 actividades, entre esas una actividad con categoría igual a Rollback, pero adicionalmente se puede ingresar la descripción de los pasos a seguir en caso de tener que realizar rollback de la actividad seleccionada. Para eso debe ingresar la información en el campo Rollback y hacer clic en el botón Guardar. 14

16 Recursos de la actividad En esta pantalla se asocian los recursos que podría utilizar la actividad. Cuando la actividad no ha sido creada, la pantalla de Recursos en la pestaña de Recursos actividad muestra el mensaje No hay una actividad relacionada. Búsqueda de recursos disponibles Cuando la actividad está creada, la pantalla permite realizar una búsqueda de recursos del sistema: recursos de software, recursos de hardware, recursos de software legal (recurso de software CI) y recursos de equipos (recursos de hardware CI). Para realizar la búsqueda seleccione el tipo de recurso y escriba el código, serial del recurso, o el nombre para realizar la búsqueda. Presiona el botón Buscar y si se quiere limpiar el resultado de la búsqueda se hace clic en Limpiar. Relacionar recurso con actividad Cuando la búsqueda arroja resultados, aparecerá una opción dentro de la grilla que dice Relacionar con Actividad. Para relacionar, se da clic en el link, de lo contrario se presiona el botón Limpiar. 15

17 Recursos relacionados a la actividad La grilla muestra cuales recursos están relacionados a la actividad por tipo de recurso. Eliminar relación con actividad Para eliminar la relación de recurso con actividad, se da clic en la opción dentro de la grilla llamada Eliminar Relación. 16

18 Recursos de Software La pestaña de recursos dentro de la pantalla permite crear recursos de software. La funcionalidad de esta opción dentro de la pestaña está descrita en el apartado 419 REL: Configuración de Recursos de Software de este documento. 17

19 Recursos de Hardware La pestaña de recursos dentro de la pantalla permite crear recursos de hardware. La funcionalidad de esta opción dentro de la pestaña esta descrita en el apartado 418 REL: Configuración de Recursos de Hardware de este documento. Recursos de Software Legal (Recursos de software CI) La pestaña de Recursos SW Legal sirve para tener un enlace con la pantalla de control de licenciamiento. En esa pantalla se puede desde registrar software licenciado hasta consultar el inventario de software registrado en el sistema. 18

20 Recursos de Equipos (Recursos de hardware CI) La pestaña de Recursos Equipos tiene la función de permitir administrar los equipos o hardware CI registrados en el sistema. Desde esta pantalla se pueden crear, modificar y eliminar CI, además de consultar la línea base de un CI y ver los CIs asociados. 19

21 Criterios de la actividad En esta pantalla se asocian los criterios de evaluación para que la actividad sea considerada como completa. Cuando la actividad no ha sido creada, la pantalla de Criterios en la pestaña de Criterios de la Actividad muestra el mensaje No hay una actividad relacionada. 20

22 Crear un nuevo Registro de criterio: Para crear un nuevo registro de criterio de actividad se ingresan los valores de Descripción del criterio y Pruebas de aceptación y cuando el usuario dé Guardar, en caso de grabar con éxito el registro aparecerá automáticamente en la grilla. En caso de salir de la pantalla se puede usar el ícono de Cerrar haciendo clic. Actualizar un Registro de criterio: Para actualizar los datos de un criterio, se selecciona en la grilla la opción Editar. Allí se activarán los campos del formulario para editar la información registrada y luego se da clic en la opción Actualizar para grabar los cambios. 21

23 Eliminar un Registro: En el caso de eliminar un criterio, deberá seleccionar el criterio a eliminar desde la grilla utilizando la opción Eliminar de la grilla. 22

24 Aprobar un criterio: En el caso de aprobar un criterio, deberá seleccionar el criterio a aprobar y darle clic en la opción Aprobar/Desaprobar. 608 Reporte de mantenimientos realizados de Equipos Para consultar esta opción se debe ingresar por el módulo de Reportes, en la opción reportes, clic en la pestaña de pestaña Transición y clic en el enlace Recursos asociados a mantenimientos dentro del recuadro Gestión Activos y Configuraciones. 23

25 El reporte despliega información de aquellos proyectos de mantenimiento que tengan recursos asociados. 257 Error al inactivar un Rol Usuario 324 No asigna la política de emergencia desde un RFC 328 No muestra nombre a quien está asignado el equipo en Formatos de Cartas Bugs Solucionados 395 Órdenes de servicio se repiten al momento de grabar una nueva 396 No actualiza el número de equipo en programar mantenimiento de hardware 397 Al crear una solicitud no se filtra la Ubicación al seleccionar la Entidad 398 No se visualiza correctamente los porcentajes en reportes gerenciales 418 Solicitud en estado nueva y Orden de servicio en estado cerrada 419 Error Input String al abrir un servicio en el portafolio de servicios 421 Error al relacionar un ci a un registro de conocimiento. 422 Modificar ubicación de Fecha compilación en ventana de Ayuda 424 Al seleccionar el CAS y Área de Servicio se borra la relación a la solicitud padre 24

26 426 Error en KPI Cantidad de cambios por categoría 427 Fecha en notificación de Registro de Conocimiento no es correcta 430 No modifica el equipo al cambiar "a nombre de" 449 Ajuste en el smart KPI: Tasa de cierre ordenes de servicio 450 Error en la información de la Hoja de Vida de un CI 454 Tiempo promedio de resolución de incidentes no se calcula correctamente 460 Error en Filtros de Casos Radicados por Actividad 461 Error de redacción en Descripción de Licencia 462 Error en Labels de "Menú de Servicio" en Actividades del portafolio de servicio 465 Reporte Categoría y Actividades por Servicio no muestra el logo 467 Reporte Solicitudes por Estado no genera datos 468 Error al relacionar un CI en Registro de Conocimiento 469 Incluir validación de relación de solicitudes Padre-Hijo <Comentarios> en caso de no haber comentarios al respecto queda: Sin Comentarios Adicionales. Comentarios 25