MANUAL DE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVO Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO EN ZONA FRANCA Ley

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1 MANUAL DE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVO Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO EN ZONA FRANCA Ley

2 ÍNDICE I. INTRODUCCIÓN... 3 II. OBJETIVO DE ESTE MANUAL... 4 III. ALCANCE... 4 IV. DEFINICIONES... 5 V. SISTEMA DE PREVENCIÓN ROLES Oficial de Cumplimiento Gerencia Comercial Gerencia de Personas Subgerencia de Tecnologías de Información Contraloría Directorio Política Capacitaciones Administración del Riesgo Reportes... 11

3 I. INTRODUCCIÓN La lucha contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo es una de las prioridades financieras más importantes debido a que el mundo entero ha sido testigo de los efectos que tienen estos delitos con la integridad y el funcionamiento del sistema financiero. Este tipo de delitos dan origen a riesgos de reputación, operativos y legales a que puede exponer a una Empresa, comprometiendo su estabilidad y viabilidad económica. Es por esto que Abastible está en la obligación de identifica aquellas operaciones que tienen un origen legítimo, de las que se pretenden realizar con la finalidad de encubrir negocios ilícitos. Los usuarios de Zona Franca deben contar con un Sistema de Prevención de Lavado de Activos basado en el concepto de conozca a su cliente, para lo cual deberán adoptar medidas que les permitan tener un adecuado conocimiento de ellos, de las actividades que desarrollan, de las características más relevantes de las operaciones que realizan y de los fundamentos en que éstas se apoyan. Asimismo, deberán mantener en todo momento actualizados los antecedentes de los clientes, de tal forma de garantizar que las operaciones que éstos realizan sean coherentes con el tipo y dimensión de sus actividades. Lo anterior, permitirá contar con una herramienta eficaz que permita desde el punto de vista de la gestión de riesgos, prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Existen diversas clasificaciones de los diferentes clientes, pudiendo ser entre otros, ocasionales, habituales, etc. Abastible debe tener conocimiento de ellos, quienes son, a qué se dedican y si existe relación entre la actividad declarada y sus transacciones comerciales que ordenan, es un desafío que hoy se debe asumir con responsabilidad. Es por todo lo anteriormente mencionado, que este Manual pretende dar a conocer los procedimientos a seguir para poder identificar las operaciones sospechosas que lleven a los delitos vinculados con el lavado de activos, así como las obligaciones que imponen las leyes y reglamentos para minimizar los riesgos de esta materia. Los componentes de este Sistema de Prevención del delito de lavado o blanqueo de activos, constan en este Manual que da cuenta de las políticas y procedimientos a aplicar para evitar vincularse con este tipo de delito. Este Manual detalla los siguientes aspectos: Conocimiento del Cliente Detección y reporte de operaciones sospechosas Funcionario responsable (Oficial de cumplimiento) Capacitación del personal

4 II. OBJETIVO DE ESTE MANUAL Asegurar que Abastible adopte un enfoque hacia la prevención, detección y reporte de operaciones sospechosas, logrando una adecuada cobertura del riesgo de uso de los servicios de la compañía en Zona Franca y sus productos, en el combate contra el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Lo anterior está centrado en el siguiente objetivo específico: Uso de la Debida Diligencia; lo cual implica exigir toda la información necesaria para conocer al cliente y acreditar aquellos datos que la normativa establece, dependiendo si es persona natural o jurídica; registrando obligatoriamente, en un sistema, los datos mínimos establecidos de acuerdo al tipo de cliente y producto de que se trate. Lo anterior permite: Gestionar el riesgo desde una perspectiva integral ( Riesgo Normativo, Riesgo Operacional, Riesgo Legal, entre otros) Reducir el riesgo de que los productos y servicios de Abastible sean usados por terceros para dar legitimidad a actividades ilegales calificadas como delitos precedentes (o base) de lavado de activos. Proteger la reputación de Abastible. Conocer, con precisión los aspectos cuantitativos y cualitativos de las actividades y negocios de los clientes. Advertir oportunamente transacciones sospechosas o inusuales de lavado de activos, evitar, entre otras consecuencias negativas, la imposición de sanciones penales, administrativas o pecuniarias a la empresa, a sus empleados o a sus Ejecutivos Superiores. III. ALCANCE Esta política se aplica a las áreas de Contraloría y Comercial de Abastible, por lo que exige a cada uno de sus empleados el conocimiento y cumplimiento de las leyes, regulaciones, políticas y normativa interna diseñada para actuar con eficacia contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo según el rol que cumplan dentro de la Empresa. Esto le dará claridad acerca de las obligaciones y responsabilidades, tanto

5 institucionales como personales que imponen dichas disposiciones, así como de las sanciones y penas que se contemplan por infringirlas. IV. DEFINICIONES 1. Lavado de Activos (LA): el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) lo define como el procesamiento de ingresos delictivos a fin de encubrir su origen ilegal, con el objeto de legitimar las ganancias ilícitas de la delincuencia. 2. Financiamiento del terrorismo (FT): definido por la Unidad de Análisis Financiero (UAF) como cualquier forma de acción económica, ayuda o mediación que proporcione apoyo financiero a las actividades de elementos o grupos terroristas. 3. Operación Sospechosa: Todo acto, operación o transacción que, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación jurídica o económica aparente, sea que se realice en forma reiterada o aislada. 4. Oficial de Cumplimiento: Funcionario responsable de relacionarse con la Unidad de Análisis Financiero (UAF), designado por el Directorio, y con dependencia directa del Gerente General, será el responsable de cumplir y coordinar las políticas y procedimientos de prevención y detección de operaciones sospechosas. En sus funciones deberá reportar a la UAF todos aquellos actos, transacciones u operaciones sospechosas que advierta en el ejercicio de sus actividades, como también remitir a la UAF los registros de operaciones en efectivo superiores a 450 UF o su equivalente en otras monedas, debiendo además establecer y desarrollar programas de capacitación. 5. Unidad de Análisis Financiero (UAF): Es el organismo responsable en Chile de prevenir e impedir el uso del sistema financiero y de otros sectores de la actividad económica en la comisión de los delitos de lavado y financiamiento del terrorismo. Es un servicio público descentralizado, creado mediante la Ley N , el 18 de diciembre de 2003, cuenta con personalidad jurídica y patrimonio propios y se relaciona con el Presidente de la República a través del Ministerio de Hacienda. La UAF inició sus funciones el 16 de abril de Personas Políticamente Expuestas (PEP s): Personas que desempeñan o han desempeñado funciones públicas en un país extranjero, como por ejemplo, Jefes de

6 Estado o de un gobierno, políticos de alta jerarquía, altos ejecutivos de empresas estatales, funcionarios importantes de partidos políticos, etc. 7. PLA&FT: Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. 8. Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS): Reporte obligatorio para los sujetos obligados (entre ellos usuarios de Zona Franca) a informar a la UAF. Deben enviarlo de inmediato cuando en el ejercicio de sus actividades económicas detecten indicios de operaciones sospechosas de lavado de activos o financiamiento del terrorismo. 9. Reporte de Operaciones en Efectivo (ROE): Informe a través del cual los sujetos obligados (S.O.) reportan a la UAF las transacciones superiores a las 450 UF o su equivalente en otras monedas. Es un reporte obligatorio de carácter trimestral. 10. Sujetos obligados (S.O.): Personas Naturales y/o jurídicas señaladas en el artículo 3 de la Ley N , que están obligadas a informar sobre los actos, transacciones u operaciones sospechosas que adviertan en el ejercicio de sus actividades y a cumplir con la normativa para la prevención de lavado de activos establecida por la UAF. 11. Grupo de Acción Financiera Internacional de Sudamérica (GAFISUD): Organismo intergubernamental de base regional, creado en el año 2000 y que agrupa a los países de América del Sur para combatir el LA/FT, a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos delitos y la profundización de los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros. V. SISTEMA DE PREVENCIÓN 5.1 ROLES Oficial de Cumplimiento El artículo 3º de la Ley Nº impone a los sujetos obligados el deber de designar un funcionario responsable de relacionarse con la Unidad de Análisis Financiero. El funcionario consignado en la Ley es también denominado como Oficial de Cumplimento en diversos cuerpos normativos tanto nacionales como internacionales, quien debe cumplir las obligaciones impuestas por la Ley ante la Unidad de Análisis Financiero en representación de la empresa. Funciones del Oficial de Cumplimiento:

7 a) Verificar la existencia y observancia de la totalidad de los procedimientos encaminados a la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo. b) Evaluar la adecuación y conformidad con las exigencias legales. c) Promover la definición de estrategias internas para establecer los controles necesarios. d) Desarrollar un programa de sensibilización y capacitación sobre la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, y velar porque todos los funcionarios de Abastible lo reciban oportunamente. e) Reportar las faltas o posibles errores que impliquen la responsabilidad de los funcionarios. f) Presentar informes sobre la efectividad de los mecanismos adoptados, según los requerimientos internos de Abastible o de las autoridades, de acuerdo a las circunstancias. g) Orientar la conservación de los documentos relativos a la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, de modo que éstos se archiven y se custodien debidamente. h) Coordinar las respuestas a requerimientos de los organismos de control e investigación relacionados con el tema (UAF) y servir de enlace con dichos organismos. i) Velar por la actualización de este manual de procedimientos para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, de acuerdo con los cambios normativos y del entorno del negocio. j) Efectuar monitoreo de las transacciones inusuales o sospechosas rescatadas. k) Efectuar análisis de operaciones inusuales o sospechosas informadas por las áreas comerciales u operativas Gerencia Comercial El área Comercial correspondiente a la Zona Norte, específicamente la Zona Franca es el punto de mayor contacto con estos clientes, por lo que su interacción en la función de recopilar toda la información requerida por el Sistema de Prevención, es indispensable, para un correcto funcionamiento de la detección de Operaciones Sospechosas y la pronta comunicación al Oficial de Cumplimiento Gerencia de Personas Unidad de Abastible responsable de coordinar y aplicar el Programa de Capacitación e Instrucción Permanente anual a los empleados de la Empresa Subgerencia de Tecnologías de Información Responsable del desarrollo de la(s) aplicación(es) computacional(es) indispensable(s) y necesaria(s) para que el Oficial de Cumplimiento realice independientemente y en forma

8 exclusiva y autónoma sus actividades de verificación y análisis de operaciones en efectivo y/o de operaciones sospechosas Contraloría Evaluar el cumplimiento de la normativa legal y las políticas y procedimientos para la Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo Directorio El Directorio es el órgano de máxima jerarquía, por lo que deberá tener conocimiento de los objetivos establecidos en el presente Manual. 5.2 Política Debida diligencia y conocimiento del cliente Las exigencias de debida diligencia en el conocimiento del cliente, comienzan cuando solicita un producto hasta el término completo de su relación contractual. Se deberá tener especial cuidado con aquellos individuos que desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas en Chile o un país extranjero, denominadas Personas Políticamente Expuestas (PEP s). Conocer al cliente supone una actividad que incluye varios aspectos, que van desde evaluar si corresponde al mercado objetivo de Abastible y de sus filiales, hasta recabar la información necesaria y suficiente para identificarlo, conocer su actividad económica y establecer la magnitud y características básicas de sus transacciones y patrimonio con el propósito de poder definir su perfil financiero. Para una adecuada identificación de los clientes de Zona Franca y tal como se efectúa con cualquier otro cliente para su ingreso en SAP, se les deberá solicitarla siguiente documentación y antecedentes de acuerdo a lo dictaminado por la UAF: Nombre o razón social, en el caso de las personas jurídicas se debe agregar el nombre de fantasía de la empresa Número de cédula Nacional de identidad o número de pasaporte cuando se trate de ciudadanos extranjeros. En el caso de personas jurídicas se deberá solicitar su RUT o similar si es extranjera Profesión, ocupación u oficio en el caso de personas naturales, o giro comercial en el caso de personas jurídicas Domicilio o dirección en nuestro país, o en el país de origen o de residencia Correo electrónico y/o teléfono de contacto

9 Tipo de documento emitido por las operaciones Número del documento emitido Cuando son operaciones que superen los US$ o su equivalente en otras monedas, sin importar el medio de pago, se debe solicitar además, Uso y Destino de las mercancías que se adquieren o pretenden adquirir Origen del dinero o de los instrumentos utilizados en la operación, en el caso de la utilización de cheques o vales vista al portador, identificación de la institución financiera que los emitió Monto total de las operaciones y adquisiciones efectuadas Una vez solicitados aquellos datos requeridos por Abastible, junto con la documentación que se exige para el inicio de la relación comercial, el Oficial de Cumplimiento semestralmente efectuará controles de identificación y antecedentes de los clientes de manera de poder validar los datos declarados. Este paso consiste en asegurarse de que no forma parte de la lista de clientes no deseados Abastible debe abstenerse de establecer relación alguna o prestar sus servicios a personas naturales o jurídicas cuya identificación no exista, esté incompleta, dudosa, o cuando no logre la verificación adecuada de la información suministrada por el cliente. Abastible deberá, como mínimo una vez al año, adoptar medidas para actualizar la información registrada en la ficha del cliente. Los registros de la información y documentación requerida deberán mantenerse en archivos de fácil acceso y disponibilidad en conformidad de la Ley. 5.3 Capacitaciones La capacitación sobre los controles del lavado de activos es necesaria para poder dar estricto acatamiento a las normas establecidas, pues sólo se cumple y sólo se puede exigir cumplimiento de aquello que se difunde adecuadamente, lo que permite a su vez el fortalecimiento de los principios y valores éticos, mejoramiento de los controles frente al fraude y otras prácticas nocivas para la actividad financiera. El Oficial de Cumplimiento coordinará la implementación de un programa anual de capacitación al personal de Abastible. Dicha capacitación podrá ser realizada en forma presencial o vía e-learning. La capacitación deberá contener, a lo menos; - los conceptos de lavado o blanqueo de activos y sus consecuencias; - la normativa que regula la materia y; - sus sanciones tanto administrativas como penales;

10 - señales de alerta; y, - el procedimiento a seguir frente a alguna situación sospechosa Cada funcionario deberá recibir y tomar conocimiento del presente Manual, del cual se dejará constancia. Asimismo, se registrará a cada funcionario que participe en la actividad de capacitación, dejando constancia que posee conocimiento de la normativa relacionada a la prevención de lavado o blanqueo de activos. 5.4 Administración del Riesgo Para identificar los riesgos inherentes a las distintas actividades y categorías de los clientes, se deben implementar medidas de control adecuadas. Es por ello que se debe realizar un continuo monitoreo de cada movimiento que realiza para detectar cualquier operación inusual. No sólo se realiza un primer chequeo al empezar las transacciones con el cliente, sino que también se hace un seguimiento personalizado de cada uno. De esta forma, cualquier sobresalto u operación sospechosa que sea indicio de riesgo, será comunicada inmediatamente al Oficial de Cumplimiento. Clasificación de los Clientes en función del Riesgo. Abastible se debe tener un modelo de clasificación de clientes (alto, medio o bajo) en función de; a) Actividad; se deja constancia de la profesión o actividad del cliente la cual puede coincidir con la actividad desempeñada, por ello se maneja una lista taxativa de actividades que el cliente debe declarar al momento de ingresarlo. b) PEP s; el Oficial de Cumplimiento debe reportar a la firma si el cliente es una Persona Políticamente Expuesta. c) Forma Jurídica; existe una lista taxativa de diferentes formas jurídicas, las cuales algunas son consideradas más riesgosas que otras (Sociedades anónimas con acciones al portador o nominativas, Paraísos Fiscales, Fundaciones y Sociedades Personales) d) País de incorporación o residencia; también se maneja una lista taxativa de países que tienen determinado puntaje en función de si son considerados de alto riesgo o no. e) Productos o servicios de riesgo; se refiere en este caso al objetivo que tiene el cliente con respecto a sus inversiones o transacciones.

11 5.5 Reportes Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) Toda transacción, operación o conducta que resulte inusual, sospechosa, sin justificación económica o jurídica, o de innecesaria complejidad, ya sea realizada en forma aislada o reiterada, deberá ser informada en forma confidencial inmediatamente al Oficial de Cumplimiento, por el área Comercial, sin perjuicio del tiempo transcurrido, mediante remisión de correo electrónico. Las comunicaciones deberán contener: Relación e identificación de las personas físicas o jurídicas involucradas en la operación y el concepto de su participación en la misma. Descripción de las transacciones que se presumen sospechosas. Un detalle de las circunstancias o los motivos que indujeron a calificar dichas operaciones como sospechosas adjuntando, cuando corresponda, copia de las actuaciones vinculadas a la investigación realizada. Al detectar una operación sospechosa, el Oficial de Cumplimiento deberá realizar un análisis pormenorizado del cliente para determinar la procedencia de los fondos, si cambió de actividad que justifique la mayor cantidad de ingresos, etc. Todas las operaciones identificadas como sospechosas, deberán ser informadas a la Unidad de Análisis Financiero, por el Oficial de Cumplimiento, a través de un formulario electrónico disponible en el portal de Entidades Supervisadas de la página institucional del servicio. Para la detección de operaciones sospechosas, deberán considerarse las Señales de Alerta Indiciarias de Lavado o Blanqueo de Activos elaborados por la UAF. El sistema de detección de operaciones sospechosas debe garantizar la confidencialidad de la información en los términos señalados en el artículo 6 de la Ley , y de informar oportuna y debidamente a la UAF. Reporte de Operaciones en Efectivo (ROE) Toda transacción en efectivo, que en el transcurso diario de las actividades de Abastible S.A supere las 450 UF o su equivalente en otras monedas, deberá ser informada a la brevedad al Oficial de Cumplimiento, mediante el envío de un correo electrónico. Se considerarán transacciones en efectivo aquellas en las que el medio de pago o cobro es papel moneda o dinero metálico (billetes o monedas). Por el contrario, quedan descartados de esta definición las transferencias bancarias, los vale vista, los cheques u otros documentos mercantiles.

12 El ROE es obligatorio y lo debe realizar el Oficial de Cumplimiento semestralmente, esto es: Primer Semestre: durante los 10 primero días hábiles de Julio Segundo Semestre: durante los 10 primeros días hábiles de Enero del siguiente año. ROE Negativo, en el caso que durante el ejercicio de sus actividades ABASTIBLE S.A. no registre operaciones en efectivo superiores a 450 UF o su equivalente en otras monedas, debe enviar un Reporte Negativo de Operaciones en Efectivo. Éstos reportes deben ser enviados por el Oficial de Cumplimiento en los mismos períodos indicados anteriormente, siguiendo las instrucciones de envío de ROE Negativo, que están disponibles en el link Reportes por sector, de la página oficial de la Unidad de Análisis Financiero.