Manual de Ética Principios éticos para empleados y gerentes en Danfoss

Transcripción

1 MAKING MODERN LIVING POSSIBLE Principios éticos para empleados y gerentes en Danfoss Una Compañía Actuando de Manera Responsable Solo para uso interno

2 Nuestro Comportamiento Construiremos nuestro negocio en la confianza Esto significa que Danfoss debe ser conocida como una compañía en la que se puede confiar y con la que se puede contar, que genera utilidades de manera decente y ética. Seremos innovadores en nuestra ambición de superar expectativas Esto significa que Danfoss debe fijar la tendencia cuando se trata de todos los asuntos de negocios, incluyendo el cumplimiento. Seremos globales al mismo tiempo que respetamos las culturas locales Esto significa que Danfoss es una organización global con una base local y que respeta la cultura local. Valoraremos los resultados sustentables Esto significa que Danfoss entregará resultados financieros y al mismo tiempo proveerá un ambiente de trabajo saludable y seguro, y un lugar de trabajo atractivo para nuestros empleados. Fabricaremos nuestros productos bajo las condiciones sociales y ambientales apropiadas, y entablaremos un diálogo con nuestros grupos de interés para comprender sus expectativas. Danfoss cree en un equilibrio de resultados financieros, ambientales y sociales. 2

3 Todos somos embajadores de Danfoss Danfoss es conocida y reconocida por fabricar soluciones de energía eficiente y sustentables, las cuales ayudan a nuestros clientes a reducir su consumo de energía, costos y emisiones de CO2. Con el propósito de mantener y desarrollar nuestra posición y buena reputación en el mercado global, es indispensable que creemos resultados financieros de manera ética. Danfoss tiene presencia en 55 países y cuenta con más de 17,000 empleados. Esto significa que no pasamos desapercibidos, tanto cuando tenemos éxito como cuando cometemos errores. No es suficiente que nuestras soluciones sean sustentables. Nuestro comportamiento también debe serlo. El nombre de Danfoss siempre debe ser asociado a los derechos humanos, condiciones de trabajo apropiadas y consideraciones sociales y ambientales. Nuestras decisiones y acciones deben reflejar el hecho de que Danfoss está trabajando de manera continua para mejorar nuestra producción, productos y servicios para beneficio de nuestros clientes, grupos de interés y medio ambiente. Independientemente del lugar en donde usted trabaje en el Grupo, usted es un(a) embajador(a) de Danfoss. Por lo tanto, esperamos que usted se comporte de manera profesional y que respete a otras personas y culturas. Si usted es un gerente, usted debe ser un buen ejemplo para sus empleados y ayudarlos a ser leales a los valores y políticas de Danfoss. Diariamente, nuestros empleados a nivel mundial enfrentan situaciones en las cuales necesitan tomar decisiones que son importantes para la reputación y negocios de Danfoss. Sabemos que en la mayoría de estas situaciones, nuestros empleados hacen lo correcto. Sin embargo, se pueden suscitar dilemas en los cuales resulte difícil identificar cuál debiera ser la decisión correcta. Este describe los principios éticos de Danfoss. El manual le apoyará a estar a la altura de nuestros valores y políticas. De esta manera, usted asegura que Danfoss se encuentre detrás de sus decisiones. Cordialmente, Niels B. Christiansen, Presidente & CEO 3

4 Índice Introducción Quién debe cumplir los principios éticos?...6 Qué sucede si violo los principios éticos?...6 Qué hacer si tengo dudas acerca de los principios?...6 Cómo reporto violaciones de los principios?...6 Cómo se equilibran los principios éticos con las leyes locales?...6 Cómo llevar a cabo el examen ético...7 Cuál es la relación entre los principios y el Pacto Global de la ONU?...8 De dónde provienen los requerimientos de los principios éticos?...8 Por qué los derechos humanos también son una responsabilidad para las empresas?...8 Cómo usar la Línea Directa de Ética en caso de violaciones...8 Políticas y principios...8 Danfoss y nuestros empleados La manera en que interactuamos...11 Ambiente de trabajo...11 Discriminación...11 Empleo y derecho a la privacidad...12 Trabajo forzado y condiciones laborales...13 Negociaciones colectivas Trabajo infantil Información confidencial Herramientas de comunicación electrónica...15 Alcohol y narcóticos Robo y fraude Política Conflictos de interés

5 Danfoss y nuestros socios externos Corrupción y soborno...19 Lavado de dinero y asuntos de impuestos...20 Pagos de facilitación...20 Extorsión y dinero por protección...20 Regalos y entretenimiento Donativos...22 Competencia justa...23 Información sobre competidores...23 Seguridad de producto...23 Danfoss y la sociedad Comunicación y transparencia...25 Compromiso local...25 Producción...25 Consideraciones ambientales Guardias de seguridad

6 Introducción El resume los principios éticos de Danfoss; agrupándolos en tres secciones principales: Danfoss y nuestros empleados Danfoss y nuestros socios externos Danfoss y la sociedad El manual es un libro de referencia y el índice ofrece una rápida visión general de los temas que se abordan. Los principios están dirigidos a todos los empleados y compañías en el Grupo Danfoss, incluyendo subsidiarias y empresas conjuntas en las que Danfoss tenga una participación mayoritaria. Generalmente, el es solo para uso interno. Sin duda alguna, habrá preguntas y dilemas que el manual no responde claramente. En tales situaciones, usted deberá contactar a su gerente o a AskUs, para que le proporcione asesoría y guía sobre dilemas éticos relacionados con el negocio. Pedir asesoría y guía es mejor que poner en riesgo la reputación de Danfoss. A continuación encontrará respuestas a preguntas generales. Quién debe cumplir los principios éticos? Todas las personas que trabajan para Danfoss deben seguir nuestros principios éticos. Esto aplica de igual manera a empleados, gerentes, consultores, practicantes y estudiantes. Además, si usted es un gerente, usted es especialmente responsable de asegurar que sus empleados conozcan y comprendan los principios y las expectativas que Danfoss tiene respecto a un comportamiento correcto. Qué sucede si violo los principios éticos? Usted nunca debe participar en algo que pueda dañar o desacreditar el nombre o la reputación de Danfoss. Usted es responsable de sus actos y Danfoss puede dar por terminado su contrato de trabajo si usted decide ignorar nuestros principios éticos. Qué debo hacer si tengo dudas sobre los principios? Si usted tiene dudas sobre si está actuando de manera correcta, usted puede llevar a cabo un examen de ética. También hemos compilado algunas Q&A (Preguntas y Respuestas) en la intranet de Danfoss para describir situaciones típicas y dilemas a las que usted debe poner mayor atención respecto a la toma de decisiones y sus acciones. Puede ser que ahí precisamente encuentre la respuesta a su pregunta. Si esto no aclara su duda en cuanto a la manera de interpretar los principios éticos, usted debe preguntar a su gerente o contactar AskUs vía Askus@danfoss.com o vía telefónica Cómo reporto la violación de los principios? Usted debe tomar acción inmediata si se entera de alguna circunstancia en la que se presente un conflicto con los principios éticos o una situación que pudiera dañar o desacreditar a Danfoss de alguna otra manera. Usted deberá contactar a su gerente o a la Línea Directa de Ética a través de la intranet ( Ver la caja de hechos: Cómo usar la Línea Directa de Ética en caso de violaciones. Cómo se equilibran los principios éticos con las leyes locales? Todas las compañías, unidades de negocio, departamentos y empleados dentro de Danfoss deben, como mínimo, cumplir con las leyes locales de los países en los que 6

7 El examen ético Cómo hacer el examen ético Si tiene dudas sobre si su comportamiento es éticamente correcto, debe hacerse las siguientes cuatro preguntas. Si su respuesta es no a una o más de ellas, usted debe abstenerse de hacerlo. Estoy cumpliendo con las reglas, principios y políticas pertinentes? Estoy actuando con lealtad a Danfoss? Estoy preparado (a) para asumir la responsabilidad? Es esto compatible con los valores de Danfoss? 7

8 operan. En las situaciones en las que los principios éticos de Danfoss sean más estrictos que las leyes locales, los principios del prevalecerán y deberán cumplirse. Si usted es testigo de alguna discrepancia entre las leyes locales y nuestros principios éticos, debe contactar a AskUs. Cuál es la relación entre los principios y el Pacto Global de la ONU? Danfoss se ha adherido a la iniciativa del Pacto Global de la ONU, que consiste en diez principios para una buena ciudadanía corporativa. Los principios conforman el marco de nuestro trabajo con los derechos humanos, derechos laborales, medio ambiente y anticorrupción. Por tal motivo, han sido incorporados en el de Danfoss, así como en el Código de Conducta de Danfoss para los Proveedores. Este último describe los requerimientos concernientes a la responsabilidad social y ambiental de nuestros proveedores. De dónde provienen los requerimientos de los principios éticos? Nuestros principios éticos se basan en los valores de Danfoss y en los requisitos de varios acuerdos internacionales, convenciones y declaraciones, que son los requisitos mínimos para un desarrollo sustentable. Estos son, por ejemplo, las convenciones de la OIT sobre derechos laborales. OIT quiere decir Organización Internacional del Trabajo (bajo la ONU), la cual establece acuerdos entre tres partes: empleador, empleado y gobierno. Por qué los derechos humanos también son una responsabilidad para las empresas? Tenemos una presencia global y, en consecuencia, Danfoss opera en áreas en donde los derechos humanos son desafiados. Es el deber de cada gobierno proteger a su población contra las violaciones de los derechos humanos, pero como una empresa socialmente responsable, Danfoss debe apoyar el respeto de los derechos humanos. Somos responsables de asegurar que no seamos cómplices en violaciones de los Derechos Humanos al realizar decisiones de negocios y actividades, y de que usemos nuestras influencias para asegurar la dignidad de todos. Cómo utilizar la Línea Directa de Ética en caso de violaciones Usted puede visitar el sitio de intranet ( danfoss.com). Su reporte siempre será tratado de manera confidencial. Usted puede elegir permanecer anónimo. Sus preocupaciones planteadas de buena fe nunca resultarán en represalias. Independientemente del reporte hecho, todos los casos se tratarán de manera profesional. El Comité de Ética, que es responsable de manejar los casos éticos, siempre dará seguimiento a los reportes Políticas y principios Política Ambiental (500B0574) Código de Conducta de IT (500B0883) Uso de sitios de redes sociales (500B1147) Política de Comunicación Buenas Prácticas de IT en Danfoss Código de Conducta para proveedores de Danfoss Manual Anticorrupción de Danfoss Reporte de conducta no ética (500B1125) Estándar: Roles y responsabilidades respecto a la conducta no ética (500B1199) 8

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11 Danfoss y nuestros empleados La manera en que interactuamos Danfoss espera que nuestros empleados sean íntegros y sean respetuosos mutuamente. Danfoss respeta los derechos de los empleados a expresarse libremente y los anima al diálogo abierto y a la retroalimentación constructiva entre gerentes y empleados. Creemos que los diversos puntos de vista y experiencias contribuyen a desarrollar soluciones innovadoras, que nos hacen más competitivos en el mercado global. Usted debe usar el equipo de protección personal que se requiere para realizar su trabajo. Usted no debe exponerse a sí mismo (a) o a otros a presiones físicas o psicológicas innecesarias. Usted debe contribuir a identificar las causas de accidentes de trabajo y participar en la prevención de recurrencias. Usted es responsable de manera conjunta de crear una atmósfera de trabajo positiva. Usted debe tratar a sus colegas de manera honesta y justa. Usted no debe dudar en proponer nuevas ideas para soluciones de problemas relacionados con el trabajo. Ambiente de trabajo Desde el punto de vista de Danfoss, uno de los prerrequisitos para administrar un negocio seguro y eficiente es contar con un ambiente de trabajo bueno y seguro en el que los empleados puedan trabajar sin lastimarse o enfermarse. El ambiente de trabajo se refiere a todas las condiciones físicas, químicas y psicológicas en el lugar de trabajo que afectan la salud y bienestar de los empleados. Estamos trabajando de manera proactiva para prevenir problemas de ambiente de trabajo, por ejemplo, disminuyendo al mínimo el uso de sustancias que pudieran dañar a los seres humanos o al medio ambiente. Usted debe estar informado y actualizado respecto al ambiente de trabajo y seguridad en su lugar de trabajo. Usted debe seguir las instrucciones que se le dan. Lo siguiente también aplica a los gerentes: Usted debe asegurar que todos sus empleados reciban capacitación y cumplan con los requisitos relacionados con el ambiente de trabajo y la seguridad. Usted debe identificar de manera continua las necesidades de capacitación adicional, que sean necesarias para mantener un alto nivel de seguridad. Usted debe asegurar que sus empleados sean informados de manera continua sobre los puntos de aprendizaje de los accidentes de trabajo, que ayudarán a prevenir su recurrencia. Usted debe tomar acción en asuntos que creen una atmósfera negativa de trabajo. Discriminación Danfoss respeta las diferencias culturales y desea tratar a cada empleado con dignidad. No toleramos la discriminación en el lugar de trabajo, y queremos asegurar que ningún empleado sea sujeto de discriminación injusta. Es importante para el desarrollo de Danfoss que todos los empleados tengan oportunidades para desarrollar su potencial. La discriminación en el lugar de trabajo elimina esta oportunidad. 11

12 Usted no debe participar en intimidación, discriminación, acoso debido al género, edad, nacionalidad, etnia, religión, orientación sexual, discapacidad u opinión política. Además, usted no tiene permitido hablar de manera que pueda ofender a otros. Usted debe intervenir o contactar la Línea Directa de Ética, si usted u otras personas son discriminadas. Lo siguiente también aplica a los gerentes: Usted debe asegurar que todos sus empleados sean tratados de igual manera y evaluados conforme a sus aptitudes y desempeño. Usted no debe considerar género, edad, nacionalidad, etnia, religión, orientación sexual, opinión política, discapacidad, etc. en materia de empleo, regulación de salario, oportunidades de carrera, oportunidades de educación o recortes de personal -excepto en los casos en los que se refiere a las acciones afirmativas para garantizar la diversidad en el lugar de trabajo. Empleo y derecho a la privacidad Danfoss respeta el derecho a la privacidad de los empleados. Este derecho aplica tanto a nuestros empleados actuales, como cuando se recluta y da empleo a nuevo personal. Nos esforzamos por asegurar el cumplimiento de las reglas existentes en lo que se refiere a la protección de la información personal. 12

13 Lo siguiente aplica a los gerentes y al personal de RH: El registro de información personal de los empleados solo deberá estar relacionada con el trabajo; y la información deberá tratarse y almacenarse de manera segura y en línea con las disposiciones legales. Usted deberá acatar que todos los empleados tienen el derecho a leer su propia información personal. Usted debe asegurar que Danfoss ordene solamente los exámenes de salud que sean absolutamente necesarios o que sean aquellos que los empleados hayan solicitado específicamente; y usted no debe usar los exámenes de salud con fines discriminatorios. Usted no debe preguntar sobre la salud de un solicitante, a menos que sea relevante para el tipo de trabajo que va a realizar, o por motivos de seguridad, o porque sea necesario para cumplir con la legislación pertinente. Además, usted no deberá preguntar sobre la vida personal del solicitante, su afiliación política, su orientación sexual y religión, o realizar preguntas íntimas respecto a circunstancias familiares, incluyendo embarazo. Si usted contrata consultores de reclutamiento, usted debe informarles sobre los principios antes mencionados respecto a la protección de información personal y el uso de exámenes médicos. Trabajo forzado y condiciones laborales Danfoss no tolera el trabajo forzado o cualquier otra forma de trabajo involuntario. Respetamos el derecho de los empleados al equilibrio saludable entre las horas de trabajo y tiempo de esparcimiento y nos adherimos a las convenciones de la OIT en esta área. Lo siguiente aplica a los gerentes y personal de RH: Usted debe asegurar que todos los empleados cuenten con un contrato de empleo o estén protegidos por algún acuerdo que especifique las condiciones de trabajo y las cláusulas de terminación, para que sea claramente evidente que el trabajador ha sido empleado de manera voluntaria. Usted debe asegurar que todos los contratos o cualquier otra instrucción escrita de los nuevos empleados incluyan la estipulación de que el empleado debe cumplir con los principios éticos de Danfoss. Usted debe asegurar que el máximo de horas de trabajo semanales para los empleados que laboran en la producción sea de 48 horas, y que el tiempo extra no exceda de 12 horas en un periodo de tres semanas, a menos que las leyes nacionales estipulen otros términos. Usted debe asegurar que el salario, incluyendo los pagos de tiempo extra, sea acorde con las leyes y acuerdos locales. Usted no debe usar deducciones salariales como una medida de disciplina, excepto en los casos en donde los empleados sean negligentes de manera intencional con instrucciones de trabajo importantes (por ejemplo, reglas de seguridad), y en países en donde las advertencias por escrito tienen un efecto muy limitado. Las deducciones salariales nunca deberán reemplazar las advertencias por escrito. Las deducciones salariales serán el último recurso; deben aplicarse de manera limitada y el sueldo mensual nunca deberá ser menor al salario mínimo. Además, las deducciones salariales requieren de la implementación de lineamientos locales aprobados por el Líder de la Unidad de Negocios, el representante RH local y de Sustentabilidad del Grupo. Para evitar que los empleados estén obligados a una deuda, usted debe asegurar al mayor grado posible que los candidatos que soliciten trabajo no paguen ninguna tarifa a las empresas reclutadoras. 13

14 Usted podrá usar el trabajo de reclusos, solamente si los internos han acordado voluntariamente trabajar y si las condiciones de trabajo, específicamente los sueldos y las condiciones del empleo, son acordes con los reglamentos y son similares a las que se aplican al resto de la fuerza laboral. Además, los trabajadores de la prisión deberán ser supervisados por una autoridad pública o algún tercero independiente. Negociación colectiva Danfoss desea un diálogo abierto y constructivo respecto a las condiciones de trabajo. Respetamos el derecho de los empleados a organizarse y reconocemos su derecho a la negociación colectiva. Lo siguiente aplica a los gerentes: En países en donde las leyes no permiten a los empleados elegir libremente un sindicato, o donde el sistema de sindicatos no funciona, usted debe asegurar que los empleados o sus representantes puedan reunirse con los directivos de otra manera, para discutir las condiciones laborales. Usted debe asegurar que sus empleados tengan la libertad de reunirse entre sí para discutir temas relacionados con el trabajo. Trabajo infantil Danfoss respeta los derechos de los niños al desarrollo y la educación, por consiguiente no toleramos el trabajo infantil. Lo siguiente aplica a los gerentes y al personal de RH: Si usted emplea a jóvenes entre 15 y 18 años de edad, debe asegurar que ellos cumplan con la edad mínima autorizada localmente para trabajar, y la edad para cumplir con la escuela obligatoria. Además, los jóvenes no deberán realizar trabajos peligrosos, no deberán trabajar de noche y deberán tener más recesos que los empleados mayores de 18 años. En situaciones extraordinarias, usted podría emplear a niños de 14 años si las circunstancias locales implican que el niño recibirá la mejor protección y desarrollo al tener el empleo. El trabajo deberá ser fácil de realizar y seguro, y deberá permitir que el niño tenga derecho a la educación. El empleo se debe realizar en estrecha colaboración con el niño, la familia más cercana del niño y organizaciones reconocidas que salvaguardan las necesidades de los niños. Si tiene dudas, por favor, contacte a AskUs. Información confidencial Una relación de confianza entre Danfoss y sus empleados requiere que la información confidencial no se divulgue a personas no autorizadas. La información confidencial incluye información que normalmente no debe estar a disposición de terceros, y que es esencial para el negocio de Danfoss y/o no puede ser sometida legalmente a terceros sin autorización previa. Esta información comprende información sobre la estrategia, tecnología, productos, precios o socios de negocios de Danfoss. Usted no debe usar información confidencial sobre Danfoss para fines personales. Usted no debe revelar información confidencial sobre Danfoss a otros fuera de Danfoss. Usted no debe revelar información confidencial sobre socios de negocios a terceros. Usted debe asegurar que la información en su posesión (esto es, en su computadora, teléfono o en sus documentos) no sea accesible a personal no autorizado. 14

15 Herramientas de comunicación electrónica Danfoss proporciona herramientas de comunicación electrónica a los empleados para asuntos relacionados con el trabajo. Se permite el uso particular de estas herramientas con moderación y solamente si no afecta el trabajo del empleado. Usted debe usar las herramientas de comunicación solo para asuntos autorizados, y siempre debe cumplir con las políticas de Danfoss IT y los lineamientos de buenas prácticas de IT. Encontrará el código de comportamiento de IT en intranet. Usted no debe usar el teléfono de Danfoss para donar dinero o para pagar gastos personales. Usted no debe usar las herramientas de comunicación de Danfoss para administrar su propia empresa. Usted no debe usar las herramientas de comunicación de Danfoss para comunicación ilegal, ofensiva o intimidante, o cualquier otro tipo de comunicación que viole los derechos de autor, marcas registradas o el derecho de privacidad de las personas. Usted no debe distribuir información que contribuya a crear una atmósfera de hostilidad o un lugar de trabajo improductivo. Usted no debe distribuir cartas cadena, virus de computadora o cualquier otro material que pueda incomodar a otros o costarles dinero. Usted debe proteger la información (por ejemplo con el uso de contraseñas) que pudiera ser utilizada para obtener acceso a los sistemas de Danfoss. Usted debe contactar de inmediato al Service Desk de IT, si sospecha de alguna anomalía en la seguridad de IT (por ejemplo, un ataque de virus), que pudiera poner en riesgo a los sistemas de información de Danfoss. 15

16 Alcohol y narcóticos Danfoss desea tener un lugar de trabajo saludable y seguro. Si Danfoss sospecha que el ambiente de trabajo o las condiciones relacionadas con la seguridad se están descuidando como resultado del uso de alcohol o narcóticos, tenemos el derecho de realizar las investigaciones pertinentes. Usted no debe tomar de manera equivocada artículos que sean propiedad de Danfoss o sacar dichos artículos de las instalaciones sin la previa autorización por escrito de su gerente inmediato. Usted no debe copiar material que esté protegido por derechos de autor o que requieran de licencia (incluyendo software). Lo siguiente aplica para todos los empleados: Usted no debe consumir alcohol o estar bajo la influencia del alcohol durante su horario de trabajo, a menos que esté relacionado con alguna celebración o algún otro evento similar que haya sido autorizado por la gerencia. Usted no debe consumir, estar bajo la registradas o alentar a otros a ingerir narcóticos o cualquier otra sustancia prohibida durante su horario de trabajo. Robo y fraude Todas las formas de robo, malversación o fraude en el lugar de trabajo o uso indebido del nombre de Danfoss, productos, propiedad o información no son toleradas; y son motivo de despido y acción legal. Usted no debe hacer mal uso de las tarjetas de crédito o fondos en efectivo de Danfoss. Usted no debe engañar a Danfoss en relación con el registro de viajes, horas de trabajo o días de vacaciones. Usted no debe añadir gastos falsos a su cuenta de gastos, incrementar de manera intencional sus gastos o cargar a Danfoss sus compras personales. Usted no debe usar el papel membretado de Danfoss o el nombre de Danfoss o la marca registrada para cuestiones personales o propósitos no autorizados. Política Danfoss no desea apoyar a partidos políticos específicos o a los intereses de partidos políticos. Sin embargo, la gerencia de Danfoss puede autorizar membresías de organizaciones industriales u organizaciones que operen dentro de un marco de trabajo de acuerdos que el Grupo Danfoss haya celebrado (por ejemplo, El Pacto Global de la ONU). Usted no debe usar el nombre de Danfoss o la marca registrada para actividades políticas de cualquier carácter. Usted no debe distribuir opiniones políticas personales utilizando papel membretado de Danfoss o su correo electrónico de Danfoss. Usted no debe proporcionar dinero o cualquier otra forma de apoyo a partidos políticos a nombre de Danfoss. Usted no debe usar artículos con el nombre de Danfoss o la marca registrada impresa para su participación personal en actividades políticas. Usted puede ser miembro de alguna organización industrial, si su gerente ha autorizado dicha membresía. Conflictos de interés Danfoss espera que sus empleados hagan del conocimiento de Danfoss, en todo momento, algún conflicto de interés 16

17 actual o potencial. Un conflicto de interés se genera cuando un empleado pudiera, potencialmente, dar preferencia a sus intereses personales en situaciones en las que sus obligaciones y responsabilidades debieran anteponer a Danfoss. Usted debe hablar con su gerente si tiene alguna duda sobre de si usted se encuentra en un posible conflicto de interés. Usted nunca debe hacer mal uso de su posición en Danfoss o el nombre de Danfoss para obtener un beneficio personal. Usted debe utilizar totalmente sus recursos tal como lo especifica su contrato. Usted necesita autorización por escrito de su gerente si: Usted trabaja para, o es propietario de más del 5% de, o tiene algún otro interés financiero en una compañía, que compra o vende a Danfoss. Usted tiene su propia compañía o invierte en alguna compañía y usted tiene influencia en la toma de decisiones de negocios de dicha compañía. Su familia inmediata está empleada en, o es propietaria de más del 5% de, o tiene un interés financiero significativo en una compañía que compite con, compra o vende a Danfoss. Usted no debe alentar a ningún socio de negocios de Danfoss a hacer negocios con una compañía en la cual usted tiene algún interés financiero, sin haber informado antes a su socio de negocios acerca de dicho interés financiero. Usted no debe tener influencia en las decisiones de negocios relacionadas con un competidor. Usted en ningún caso debe: Trabajar para, ser propietario de más del 5% de, o tener algún interés financiero en una compañía que compita con o distribuya productos Danfoss. Ayudar a familiares, amigos u otros familiares cercanos a obtener acuerdos de distribución o abastecimiento o cualquier otro acuerdo financiero que impliquen a Danfoss. Lo siguiente también aplica a los gerentes: Usted debe asegurar que ningún empleado individual pueda procesar todos los elementos de una transacción financiera en representación de Danfoss (esto es, desde el inicio de la transacción, aprobación y pago, hasta su reporte) sin involucrar a otros. Usted debe evaluar todos los reportes de sus empleados concernientes al conflicto de interés y asegurar que sus decisiones están documentadas por escrito. Usted debe asegurarse que cónyuges o parejas no sean mutuamente superiores o subordinados, y tratar de evitar situaciones en las cuales los cónyuges o parejas se desempeñen en el mismo departamento, porque esto puede causar conflictos innecesarios en el lugar de trabajo. Si usted inicia una relación con alguno de sus empleados, usted debe informarlo a su gerente inmediato. Usted no debe, bajo ninguna circunstancia, emplear familiares, amigos o algún otro pariente cercano en Danfoss. 17

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19 Danfoss y nuestros socios externos Corrupción y soborno Danfoss no tolera la corrupción. Corrupción es el uso equivocado (de cualquier tipo) de la posición de una persona para su propio beneficio o el de Danfoss. La corrupción incluye, entre otras cosas, soborno, lavado de dinero, extorsión, pagos de protección y nepotismo (trato preferencial para familiares y amigos). El soborno es cuando usted da o recibe algún artículo de valor (una oferta, promesa, subvención, regalos/dinero o un préstamo) y, por consiguiente, se espera que dé o reciba ventajas inapropiadas, esto es, ventajas que no se pueden obtener de manera honesta y legalmente. La corrupción se castiga y puede tener consecuencias severas tanto para Danfoss como para los empleados involucrados. Danfoss corre el riesgo de ser sentenciada a pagar grandes multas y compensaciones, a auditorías exhaustivas por parte de las autoridades, a su exclusión de licitaciones y a obtener una mala reputación. Los empleados involucrados corren el riesgo de recibir multas personales, daños de responsabilidad personal, despido y encarcelamiento. Danfoss trabaja de manera activa en contra de la corrupción a través de su adhesión al Pacto Mundial de la ONU y la Iniciativa de Alianza contra la Corrupción, entre otras cosas. Nuestro reglamento de anticorrupción se explica a detalle en el Manual de Anticorrupción de Danfoss, que está dirigido en particular a los empleados que tienen un contacto directo con socios de negocios y autoridades. El manual está disponible en la intranet de Danfoss bajo Risk & Compliance. Los lineamientos Danfoss con respecto a la anticorrupción aplican para todas las compañías que ostentan la palabra Danfoss en el nombre de su empresa, incluyendo subsidiarias y empresas conjuntas en la que Danfoss sea accionista mayoritario. En algunos países, Danfoss cuenta con distribuidores, agentes y consultores que actúan en nuestra representación. Nosotros podemos resultar responsables por cualquier violación a la ley y cualquier otro comportamiento poco ético cometido por estas terceras partes y, por consiguiente, los terceros también deben cumplir con los lineamientos del manual de anticorrupción. Usted no debe involucrarse en ningún tipo de corrupción. Usted debe contribuir a asegurar que los terceros que actúan en representación de Danfoss no se involucren en algún acto de corrupción. Si usted hace algún contrato con socios externos, incluyendo autoridades locales, debe asegurarse de cumplir con las reglas establecidas en el manual de anticorrupción de Danfoss. Usted no debe realizar ningún acuerdo secreto con funcionarios públicos, clientes, proveedores o una tercera parte antes de que se tome alguna decisión respecto a alguna compra o pedido de venta. Usted debe rechazar cualquier pago que no corresponda al servicio que algún socio comercial esté obligado a entregar. Usted no debe realizar transacciones comerciales, que incluyan incentivos para obtener beneficios personales o fraude de cualquier tipo. Si usted recibe una oferta de un socio comercial, público o privado, que se asemeje a algún tipo de corrupción, usted debe reportarlo inmediatamente a su gerente o a la Línea Directa de Ética. 19

20 Si duda sobra si está actuando de manera correcta, debe discutir el asunto con su gerente o contactar a AskUs. Lo siguiente aplica a los gerentes: Usted debe asegurar que los empleados que tienen contacto con socios comerciales y autoridades locales conozcan las reglas descritas en el Manual de Anticorrupción de Danfoss, y que los empleados relevantes participen en el Programa de Cumplimiento de Anticorrupción. Lavado de dinero y asuntos fiscales Danfoss no tolera el lavado de dinero. El lavado de dinero se realiza cuando el dinero adquirido a través de actividades ilegales, incluyendo terrorismo, se canaliza a través de actividades comerciales legales. Usted debe rechazar pagos de efectivo o cheques emitidos por un tercero desconocido. Usted debe evitar transacciones que evadan los requisitos de registro o notificación. Usted debe evitar transacciones que impliquen a países o zonas con reputación de lavado de dinero o conocidas como paraísos fiscales (a menos que el negocio tenga sus actividades principales en tales lugares). Usted debe evitar hacer pagos en países en los que Danfoss no haya recibido un servicio, a menos que exista una buena razón para hacerlo y podamos manejarlo abiertamente. Usted debe evitar cualquier desviación de las normas, tales como información de pago insuficiente, sospechoso o falso. Pagos de facilitación Los pagos de facilitación son pequeñas cantidades simbólicas, las cuales se pagan a funcionarios públicos de bajo rango para realizar tareas de rutina, a las cuales usted tiene derecho, y en el caso de no pagarlas tendrá como consecuencia un retraso considerable o cualquier otro inconveniente para la compañía o sus empleados. Algunos ejemplos de pagos de facilitación son los pagos extras que se realizan para cruzar la frontera, instalar líneas telefónicas, obtener una visa o cualquier otro tipo de autorizaciones. Usted siempre debe evitar cualquier pago de facilitación, a menos que el no pagar ponga en riesgo su salud o su seguridad personal -o todas las demás opciones se han agotado y la cantidad es insignificante. Si usted, como una excepción, paga una cuota de facilitación, deberá mantener dicho pago al mínimo y tratar de obtener un recibo. Si paga una tarifa de facilitación, debe asegurarse que la cantidad se registre localmente como un pago de facilitación. El registro contable también aplica si un socio comercial realiza un pago de facilitación en representación de Danfoss. La presentación de informes y transparencia es requerida por la ley y es un elemento esencial en la lucha contra los pagos de facilitación. Extorsión y dinero para protección Danfoss no paga a criminales por protección contra la violencia hacia las personas o vandalismo a la propiedad. Si a usted se le solicita dinero para protección, usted debe reportarlo a su gerente inmediato o a la Línea Directa de Ética. Lo siguiente aplica también a los gerentes: Usted debe reportar todos los acercamientos que 20

21 se hagan pidiendo dinero para protección a la Línea Directa de Ética. Regalos y entretenimiento En muchos países es una práctica de negocios normal intercambiar regalos como señal de respeto. Las costumbres varían ampliamente entre países, y la línea entre lo que se considera apropiado e inapropiado puede ser muy delgada. Grandes regalos se pueden percibir como un intento de obtener alguna ventaja indebida o influir en alguna decisión. Confiamos en que nuestros empleados usarán el sentido común y buen juicio al momento de dar o recibir regalos o entretenimiento, y nunca darán regalos con el propósito de obtener alguna ventaja indebida. Para asegurar la transparencia y protección de los empleados de Danfoss de sospecha de soborno, el valor de todos los regalos debe ser reportado. Usted solamente dará o recibirá regalos o entretenimiento de negocios si esto no compromete a Danfoss o al receptor de manera moral o legalmente. Usted no debe dar o recibir regalos con un valor superior al equivalente a dos horas de salario (su salario bruto). No es aceptable recibir varios regalos durante un periodo corto de tiempo de la misma persona o dar regalos a la misma persona; sin importar que sean pequeños o grandes. Por consiguiente, usted debe informar siempre a su gerente sobre cualquier regalo que usted dé o reciba. Usted no debe dar o recibir regalos en forma de dinero o prestamos de socios comerciales. Esto también aplica 21

22 22 a los miembros de su propia familia o la familia del socio comercial. Usted no debe participar ni organizar entretenimiento de negocios sin ningún tipo de contenido de negocios o propósito y donde su presencia no sea requerida. El entretenimiento siempre deberá ser de proporciones razonables y no extravagante. Usted no debe afectar las decisiones de negocios de manera inapropiada, por ejemplo, sugiriendo o pagando visitas a prostíbulos. Usted debe estar consciente de que los regalos y el entretenimiento para funcionarios públicos están sujetos a reglas especiales. Regalos y entretenimiento están autorizados solamente por un monto simbólico y deben tener un propósito legítimo de negocios. Todos los regalos y el entretenimiento para funcionarios públicos deberá ser autorizado por anticipado y reportado al Gerente de GS / Gerente General local. Además, los empleados que tienen contacto con socios comerciales y autoridades locales deben cumplir con las reglas estipuladas en el Manual de Anticorrupción de Danfoss. El manual está disponible en la intranet bajo Risk & Compliance. Donativos Danfoss puede apoyar a organizaciones locales a través de donativos o patrocinios en tanto la gerencia local esté de acuerdo en que son relevantes para los intereses de Danfoss, apoyen a nuestros valores, y correspondan a la Práctica Compartida de Danfoss Respecto a la Vinculación con la Comunidad. La práctica compartida está disponible en intranet. Los donativos y patrocinios nunca deben conferir alguna ventaja indebida a Danfoss, esto significa ventajas que no se pueden obtener de manera honesta o legal, o que pueden ser percibidas como soborno.

23 Usted debe asegurar que los beneficiarios de los patrocinios y donativos no generen un conflicto de intereses, donde se espere reciprocidad. Usted debe asegurar que el beneficiario de un donativo o patrocinio no es un socio de negocios actual o potencial. Usted debe asegurar que el beneficiario de un donativo o patrocinio no tenga una relación con una compañía pública o un funcionario público, con el que Danfoss le gustaría tener una relación de negocios. Usted debe asegurar que la organización receptora tenga un propósito y reputación que esté en línea con los valores e intereses de Danfoss. Usted debe asegurar que el receptor tenga una necesidad real del donativo o patrocinio y que ha realizado una solicitud por escrito. Usted debe reportar cualquier acuerdo de donativo o patrocinio a su gerente. Competencia justa Las leyes de competencia prohíben todas las formas de acuerdos o prácticas concertadas de manera oral o escrita con competidores en lo que respecta a precios, distribución de mercado o clientes, uso incorrecto de una posición dominante del mercado, o cualquier otra situación en donde la libre competencia sea obstruida o limitada. Es vital para Danfoss que las reglas no se violen. Las violaciones pueden resultar en grandes multas, responsabilidad de daños y pérdida de negocios, así como daños en la reputación. Usted debe cumplir con los lineamientos estipulados en el Programa de Cumplimiento de Antimonopolio. Usted no debe entrar en acuerdos ilegales con algún competidor, sin importar si el acuerdo es escrito u oral, o si se trata de un acuerdo tácito. Usted no debe hacer mal uso de la posición dominante de Danfoss en el mercado. Usted no debe intercambiar información comercial sensible (como precios, desarrollo de los precios, descuentos, etc.) con competidores o representantes de algún competidor. Información sobre competidores Es importante para Danfoss tener información sobre las condiciones de sus competidores, pero dicha información siempre deberá obtenerse de manera ética y conforme a las leyes y reglamentaciones, que protegen los derechos intelectuales personales y corporativos. Usted solamente debe obtener información sobre nuestros competidores utilizando fuentes legales y nunca directamente de los competidores. Usted no debe de manera injustificada recibir, pasar o usar información confidencial, que por derecho le pertenece a otros. Seguridad de producto La seguridad del producto y la calidad del producto son los elementos clave cuando se trata de generar confianza en Danfoss y en nuestros productos. Es, por lo tanto, vital para Danfoss que nuestros productos no contengan propiedades peligrosas que puedan dañar a la gente, el medio ambiente o los bienes. Usted debe contribuir a asegurar que, en todo momento, los productos de Danfoss cumplan con ambos aspectos: las especificaciones de Danfoss y las leyes pertinentes en materia de etiquetado, seguridad de los productos y reciclaje. Usted debe contactar de inmediato a su gerente si tiene algún motivo para sospechar que hay errores en los productos y procesos que pudieran dañar o representar un riesgo de causar daño a personas, el medio ambiente o bienes. 23

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25 Danfoss y la sociedad Comunicación y transparencia Apertura y honestidad acerca de las actividades de Danfoss son importantes para nosotros y nuestros grupos de interés, esto es, empleados, socios comerciales, prensa y comunidades en las que operamos. Por lo tanto, comunicamos nuestros resultados financieros, sociales y ambientales de una manera veraz y transparente, y publicamos tanto nuestros logros como nuestros desafíos. Usted debe cumplir siempre con las reglas establecidas en la política de comunicación de Danfoss. Está disponible en intranet. Usted debe comunicarse de manera abierta y honesta, con respeto hacia las personas con las que se comunica y sobre las que se comunica. Usted debe contribuir a asegurar que Danfoss tenga una buena relación con la comunidad local. Usted solo debe hacer declaraciones públicas acerca de la estrategia general de Danfoss, su situación financiera o puntos de vista de la compañía sobre religión y asuntos políticos cuando cuente con la autorización de su gerente. Lo siguiente también aplica a los gerentes: Usted debe asegurar que cualquier problema dentro de su área se discuta con los empleados y que las autoridades relevantes sean informadas, de ser necesario. Usted debe mantener un diálogo continuo con las autoridades relevantes para asegurar que Danfoss sea consciente de las nuevas leyes y regulaciones, y sea capaz de responder de manera proactiva. Usted debe asegurar que toda la documentación relevante sea almacenada y esté accesible para Danfoss y las autoridades locales. Compromiso Local En muchos países, Danfoss es una compañía prominente en la comunidad local y tiene un gran significado para la población que trabaja y vive ahí. Es, por consiguiente, importante que mantengamos nuestra casa en orden y tengamos una buena relación con la comunidad local. Respetamos los derechos de los habitantes locales y la cultura local, y estamos conscientes de la posible existencia de grupos marginados y vulnerables en algunas comunidades locales. Lo siguiente aplica a todos los gerentes: Usted debe asegurar que sus empleados se adhieran a las leyes locales y a los lineamientos de Danfoss. Usted debe mantener un diálogo continuo con los grupos de interés locales relevantes para asegurar que conoce sus necesidades y expectativas. Producción El crecimiento económico basado en decisiones social y ambientalmente responsables es el camino para construir resultados sustentables y de largo plazo. Por consiguiente, cuando Danfoss establece o reubica actividades de ventas y producción, nos aseguramos de hacerlo de una manera responsable con el medio ambiente y la sociedad, con respecto a los empleados, las comunidades locales y la población local, que se vea afectada por los cambios. 25

26 Lo siguiente aplica a todos los gerentes: Al reubicar áreas de producción, usted debe trabajar para mantener los mismos estándares respecto a las condiciones de medio ambiente, salud y seguridad. Usted debe esforzarse por conservar a los empleados calificados al momento de reubicar o reestructurar, así como en los momentos de menor demanda de nuestros productos (temporada baja). Consideraciones ambientales Danfoss trabaja de manera proactiva para prevenir la contaminación y para fabricar nuestros productos con el menor consumo de energía posible y el menor impacto negativo al medio ambiente. Hemos hecho un compromiso para mejorar de manera continua nuestros esfuerzos ambientales, para promover la responsabilidad ambiental, y para contribuir al desarrollo y la difusión de tecnologías amigables con el medio ambiente. Usted debe tomar en consideración al medio ambiente al realizar sus actividades diarias de trabajo. Usted debe seguir las instrucciones ambientales que recibe. Usted debe contribuir a identificar las causas de incidentes ambientales y participar en la prevención de recurrencias. Usted debe contribuir a ahorrar energía y otros recursos. Lo siguiente también aplica a los gerentes: Usted debe ser un modelo a seguir en la reducción de impactos al medio ambiente, incluyendo el consumo de energía. Usted debe asegurar que sus empleados hayan recibido capacitación y cumplan con todos los requisitos de medio ambiente. Usted debe asegurar que las actividades de Danfoss no afectan de manera negativa las posibilidades de diversificación de la vida de las plantas y los animales (biodiversidad). 26

27 Guardias de seguridad Con el propósito de proteger a los empleados de Danfoss y la propiedad, hemos empleado guardias de seguridad en nuestras instalaciones. Los guardias monitorean las áreas ya sea patrullando o a través de cámaras de vigilancia. Los guardias deben respetar los derechos humanos y no ejercer el uso excesivo de la fuerza. Esto aplica tanto a guardias de seguridad internos como externos. Lo siguiente aplica a los gerentes: Usted debe asegurar que los guardias de seguridad no detengan a nadie de manera infundada, que ellos traten a todos de la misma manera y que no interfieran con las reuniones legales, y que no hagan uso innecesario de la fuerza cuando realicen registros corporales y de pertenencias. Usted debe asegurar que se establezcan procedimientos respecto a la autoridad que pueden ejercer los guardias y que cualquier violación o incidente sea reportado a la gerencia local. Usted debe asegurar que los guardias de seguridad tengan la instrucción de no hacer uso innecesario de la fuerza. Usted debe asegurar que los empleados estén informados sobre la existencia de cámaras de vigilancia y de que la vigilancia se utiliza solamente para las causas establecidas y de conformidad con las leyes locales. 27

28 A quién contactar? AskUs preguntas respecto a cuestiones éticas y de anticorrupción AskUs@danfoss.com Teléfono: Ethics Hotline (Línea Directa de Ética) para reportar comportamiento no ético IT ServiceDesk asuntos relacionados con IT Telephone: Risk & Compliance asuntos relacionados con riesgo y cumplimiento Group Sustainability (Group Sustainability) para asuntos relacionados con ética, medio ambiente y sociales, por ejemplo, derechos humanos 500B