CENTRO DE FORMACIÓN DE ADULTOS DE DOLORES. C/ San Antonio, 2 1ª Planta Dolores. Teléf.: correo-e: pablojvm@hotmail.

Transcripción

1 CENTRO DE FORMACIÓN DE ADULTOS DE DOLORES C/ San Antonio, 2 1ª Planta Dolores Teléf.: correo-e: pablojvm@hotmail.com Web: Introducción a la Hoja de cálculo excel

2 Índice Introducción a la Hoja de Cálculo Excel...3 Tema 1. Introducción...3 Abrir Microsoft EXCEL... 3 Nuestra primera hoja de cálculo... 3 Tema 2. Una hoja de cálculo como Control de Caja...7 Qué aspecto tendrá al imprimirse?... 9 Tema 3. Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word...9 Utilizar una tabla para distribuir el texto FACTURA Insertar una hoja de cálculo Las fórmulas Mejorar las fórmulas Actualización automática de la fecha Plantillas de documento Eliminar la plantilla FACTURA Tema 4. Rellenar series de datos...16 Tema 5. Trabajando con la Hoja de Cálculo Excel...20 Planteamiento del problema Recopilación y organización de los datos Resolución del supuesto Tema 6. Aplicación de formatos a la hoja de cálculo...28 Cambios en la visualización de las celdas con números Cambios en la alineación de las celdas Cambios sobre el aspecto de las celdas Aplicar bordes y sombreados a las celdas Color del contenido de las celdas Altura de las filas de la hoja de cálculo Impresión del documento Tema 7. Las referencias relativas...32 Planteamiento del supuesto Resolución del supuesto Introducción de los rótulos y de los datos numéricos Resolución del supuesto Aplicación de formatos a la hoja de cálculo Impresión de la hoja de cálculo Tema 8. Las referencias absolutas I...36 Tema 9. Las referencias absolutas II...39 Planteamiento del supuesto Resolución del supuesto. Fases de desarrollo Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 2/42

3 Introducción a la Hoja de Cálculo Excel Tema 1. Introducción Una hoja de cálculo es un programa que nos va a facilitar la realización de cálculos, sobre todo cuando son repetitivos. La hoja de cálculo tiene forma de tabla; en cada celda podemos colocar diversos valores: numéricos, texto, fórmulas. Abrir Microsoft EXCEL 1. Haz clic en Inicio / Todos los programas / Microsoft Office / Microsoft Excel. Se mostrará una ventana como la siguiente: Nuestra primera hoja de cálculo Vamos a crear una hoja de cálculo como la siguiente, de forma que las columnas SUMA, PRODUCTO Y RESTA se calculen de forma automática. NÚMERO A NÚMERO B SUMA PRODUCTO RESTA Escribe los títulos en la primera fila. En la fila nº 1, columna A (es la celda A1), escribe NÚMERO A ; en la fila nº 1, columna B (celda B1) escribe NÚMERO B, etc... Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 3/42

4 2. Para pasar de una celda a la siguiente usa el Tabulador o las Teclas de dirección. También puedes colocar el punto de inserción en la celda que quieras con el ratón. 3. Haz clic en la celda A1 y, arrastrando el ratón, selecciona los títulos: haz clic en Centrar y Negrita. 4. Para colocar bordes a las celdas: Selecciona las celdas que forman la hoja de datos. 5. Escoge el comando Celdas del menú Formato. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo: 1 2 a. Escoge la ficha Bordes. b. Escoge el Estilo de borde (1) y, para colocarlo en el contorno de la tabla, haz clic sobre el botón Contorno. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 4/42

5 c. Escoge el Estilo de borde señalado con un 2 en la ilustración y, para colocarlo en todas las líneas internas de la tabla, haz clic en el botón Interior. Acepta. d. Selecciona las celdas de los títulos y ponles un borde inferior grueso: Formato / Celdas / Bordes / Botón borde inferior. 6. Para colocar la fórmula que hará que la celda C2 (bajo el título SUMA) se coloque de forma automática el resultado de sumar los contenidos de las celdas A2 y B2, sigue estas instrucciones: a. Coloca el punto de inserción en la celda C2. b. Escribe la fórmula =A2+B2 (aparecerá en la barra de fórmulas). 1 c. Al terminar de escribir la fórmula presiona Intro (en C2 aparecerá un 0, que de momento es el resultado de la suma). 7. La fórmula sólo está colocada en la primera celda de la columna SUMA, pero queremos que esté en todas las celdas de la columna: a. Haz clic en la celda C2. b. Observa que en la esquina inferior izquierda de la celda hay una marca (1). Coloca el cursor sobre la marca (cambiará de forma:). c. Cuando el cursor cambien de forma, haz clic y arrastra hasta el final de la columna. Hemos copiado la fórmula a toda la columna. Compruébalo, colocando valores en las columnas A y B. 8. Ahora colocaremos las fórmulas que calculan el producto y la resta: a. En D2: =A2*B2 b. En E2: =A2-B2 9. Copia las fórmulas a toda la columna (recuerda la marca de la parte inferior izquierda de la celda). 10. Coloca valores a tu gusto en las columnas A y B. 11. Es posible que al copiar las fórmulas a toda la columna, se haya modificado el tipo de borde de alguna celda. Corrígelo. Como ves, es mejor dejar el formato para el final. 12. Ahora vamos a aplicar un sombreado alterno a nuestra hoja de cálculo. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 5/42

6 13. Selecciona la fila de títulos y con el botón Color de relleno ( ), rellena la fila con un gris suave. Deberás rellenar con gris fila sí y fila no. 14. Ahora vamos a hacer algunas modificaciones en la hoja de cálculo que nos sirvan para familiarizarnos con el uso del programa. 15. Primero insertaremos una columna más, que añadiremos a la izquierda: a. Haz clic en la parte superior de la primera columna (donde pone A) para seleccionarla. b. Escoge el menú Insertar y el comando Columnas. c. Coloca nuevos títulos tomando como modelo la siguiente ilustración: 16. Para que aparezca la suma de toda la columna en la celda B8 colocaremos la siguiente fórmula: =SUMA(B2:B7). a. En la Barra de fórmulas escribe =SUMA( b. Con el ratón señala el intervalo de celdas que se han de sumar (en la fórmula aparecerá la expresión: B2:B7). c. Para terminar la fórmula, cierra el paréntesis y presiona Intro. d. Copia la fórmula en toda la fila SUMA. e. En la celda B9 coloca la fórmula: =PROMEDIO(B2:B7). f. Copia la fórmula en toda la fila MEDIA. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 6/42

7 g. Formatea los bordes como en el modelo. h. Introduce distintos valores en las filas columnas NÚMERO A y NÚME- RO B para comprobar el funcionamiento. i. Guarda el documento como C:\ Mis documentos \ Tu carpeta \ Excel \ Ejercicio 1. Tema 2. Una hoja de cálculo como Control de Caja 1. Abre Microsoft Excel. 2. Coloca en las celdas correspondientes los títulos como muestra la ilustración: Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 7/42

8 3. Para aumentar la anchura de la columna B (CONCEPTO), en la cabecera de la columna (donde pone la letra B), haz clic sobre el borde derecho y arrastra el ratón hasta que la columna tenga la anchura adecuada. 4. Escribe el primer concepto: Saldo anterior : 5. Vamos a colocar una fórmula que calcule los saldos de forma automática: a. Selecciona la celda E3. b. En la Barra de fórmulas escribe la fórmula: =E2+C3-D3. c. Presiona Intro. d. Ahora Copia la fórmula en la columna SALDO a partir de la celda E3. La hoja tendrá ahora éste aspecto: 6. Prueba a colocar algunos valores en la celda E2 y en las celdas de ENTRADAS y SALIDAS para comprobar el funcionamiento de la hoja de cálculo. No queda muy bien que se repita el valor del SALDO en toda la columna aunque no haya entradas ni salidas. Podemos evitar esto corrigiendo la fórmula. Excel dispone de unas fórmulas que se llaman funciones lógicas, vamos a usar una de ellas, la Función Condicional. Su estructura es como sigue: SI(condición; acción 1; acción 2) Con esta función le indicamos al programa que, si se cumple la condición, realice la acción 1 y, si no se cumple la condición, realice la acción 2. Nosotros vamos a indicar al programa que si no hay fecha (A3=0) escriba un espacio en blanco ( ) y, de lo contrario, calcule el saldo (E2+C3-D3). 7. Selecciona la celda E3. 8. Escribe la fórmula: =SI(A3=0; ;E2+C3-D3). Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 8/42

9 9. Pulsa Intro. Centro de Formación de Personas Adultas de Dolores 10. Copia la nueva fórmula en toda la columna SALDO a partir de E Coloca algunos valores para comprobar el funcionamiento. No olvides colocar la fecha si quieres que funcione la fórmula. Ahora vamos a dar formato a la tabla. Selecciona las celdas que quieras modificar y utiliza el comando Celdas del menú Formato. Después escoge la ficha adecuada: Bordes, Tramas, Fuente En la ficha Número del comando Celda, podrás dar formato a los números. Escoge Moneda, en Símbolo, escoge el símbolo del euro y en Posiciones decimales 2. La tabla debe quedar así: Qué aspecto tendrá al imprimirse? Vamos a comprobar que aspecto tendrá nuestra hoja de cálculo una vez impresa. Si es necesario podemos modificar los márgenes. 1. Haz clic en el botón Visión preliminar ( ) y verás la Hoja tal como se va a imprimir. 2. Verás una imagen de la página y el puntero del ratón tomará forma de lupa. Haz clic en la zona del documento que quieras ver ampliada. 3. Vuelve a hacer clic para reducir el tamaño del documento. 4. Si quieres modificar los márgenes: a. Haz clic en Configurar y escoge la ficha Márgenes b. Coloca los valores que desees en los márgenes y comprueba el resultado. c. Acepta. 5. Para imprimir la hoja haz clic en el botón correspondiente ( ). 6. Guarda el documento como C:\ Mis documentos \ Tu carpeta \ Contabilidad \ Caja. Tema 3. Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word Vamos a diseñar una factura de manera que al introducir el número de artículos y su precio, se realicen de forma automática todos los cálculos necesarios. Guardaremos la factura como plantilla de documento para poderla utilizar en repetidas ocasiones. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 9/42

10 Utilizar una tabla para distribuir el texto Primero vamos a crear un encabezado para la factura utilizando una tabla para distribuir el texto; el resultado final lo tienes en la página Escribe el título con estilo Título 1 y céntralo. Presiona Intro. 2. Para componer la parte de los datos del establecimiento y los del cliente, utiliza una tabla como la de la ilustración. FACTURA PAPELERÍA CERVANTES DATOS DEL CLIENTE C/ Miguel de Unamuno, 25 NOMBRE Dolores DIRECCIÓN LOCALICAD C.P. NIF: NIF a. Inserta una tabla de 2 columnas y 5 filas. b. Quita todos los bordes (Barra de herramientas Tablas y bordes). Si no puedes ver la tabla, activa el comando Mostrar líneas de división del menú Tabla. c. Coloca el cursor en la 2ª celda de la 2ª columna (NOMBRE), en el menú Tabla escoge el comando Dividir celdas ( ), escoge la opción: 2 columnas 1 fila y acepta. d. Repite el punto anterior en las celdas 3, 4 y 5 de la misma columna. Ten en cuenta que las celdas 4 y 5 están divididas en 4 columnas. e. Escribe el contenido de cada celda según el modelo. f. Para insertar el símbolo del teléfono ( ), coloca el punto de inserción en la celda y escoge el comando Símbolo del menú Insertar. En Fuente, escoge Wingding, busca el símbolo y selecciónalo. Por último pulsa Insertar y, luego, Cerrar. g. Para ajustar la anchura de las celdas, selecciona primero la fila y después arrastra el borde que desees modificar (si no seleccionas la fila, el cambio afectará a toda la tabla). h. Para terminar coloca Bordes y Sombreados según el modelo. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 10/42

11 Insertar una hoja de cálculo 1. Coloca el punto de inserción en un nuevo párrafo. 2. Selecciona el menú Insertar, comando Objeto y, en el cuadro de diálogo que aparece, escoge Hoja de cálculo de Microsoft Excel. Aparecerá una cuadrícula (que es la hoja de cálculo) y nuevas barras de herramientas, las de Excel. 3. Selecciona las cuatro primeras columnas presionando el botón que hay sobre ellas y que muestra la letra de la columna (puedes seleccionar varias columnas arrastrando el ratón) y modifica el tamaño de la fuente a 14 pt. 4. Escribe los títulos según el modelo de la página Alrededor de la tabla aparecerá un recuadro cuyos bordes puedes mover con el ratón. Arrastra los bordes hasta que se muestren las celdas que deseas que luego aparezcan en el documento: Arrastra las marcas hasta que sólo muestre 4 columnas y 18 filas 6. Arrastra los bordes de las columnas de forma que tengan una anchura adecuada. Hazlo en la parte superior, donde aparecen las letras de cada columna. 7. En cualquier momento puedes volver al documento Word haciendo clic en el exterior del recuadro. 8. Puedes volver a la hoja de cálculo haciendo doble clic sobre la tabla. 9. Selecciona las celdas que quieres que tengan borde (no podrás seleccionarlas todas de una vez). Escoge: Formato / Celdas / Bordes y aparecerá un cuadro de diálogo. Escoge el Estilo de borde y después presiona los botones Contorno e Interior. Acepta. 10. Selecciona las celdas de los títulos. Escoge Formato / Celdas / Tramas, escoge un color y acepta. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 11/42

12 11. Para cambiar el color de la fuente, selecciona las celdas y escoge: Formato / Celdas / Fuentes. Escoge el color y acepta. No olvides centrar los títulos. Las fórmulas 1. Si no son visibles las barras de herramientas de Excel, haz un doble clic sobre la hoja de cálculo. 2. Selecciona la celda D2. 3. En la Barra de fórmulas escribe: =A2*C2 y presiona Intro. Esta fórmula multiplicará el número de objetos por su precio por unidad. 4. Ahora, haz clic y arrastra la marca de la esquina inferior izquierda de la celda D2 hasta la celda D En la celda D15 coloca la fórmula: =SUMA(D2:D14). De esta manera la hoja de cálculo colocará en esta celda el resultado de la suma de todos los importes. 6. Para calcular el IVA, coloca en la celda correspondiente la fórmula: =D15*16/ En la celda TOTAL coloca la fórmula: =D15+D Comprueba el funcionamiento de las fórmulas introduciendo algunos valores en las celdas correspondientes. Mejorar las fórmulas Las celdas con fórmula presentan todas el valor 0. Esto se puede evitar modificando un podo la fórmula. 1. En D2 coloca la siguiente fórmula: =SI(A2=0; ;A2*D2). La fórmula se leería así: Si A2 es igual a cero, entonces (;)escribe nada ( ), si no (;) multiplica A2 por D2. 2. En D15: =SI(SUMA(D2:D14)=0; ;SUMA(D2:D14). 3. Intenta mejorar las otras fórmulas. IVA: TOTAL: =SI(SUMA(D2:D14)=0;"";SUMA(D2:D14)*16/100) =SI(SUMA(D2:D14)*16/100=0;"";D15+ SUMA(D2:D14)*16/100) Recuerda que podemos hacer que el programa coloque los puntos de mil, las comas decimales y la abreviatura de euro. 1. Selecciona las celdas en las que hay que aplicar este formato (no podrás seleccionarlas todas de una vez). 2. Escoge el comando Celdas del menú Formato. 3. Escoge la ficha Número, opción Moneda. En Posiciones decimales, selecciona 2; en Símbolo, selecciona el símbolo del euro. Acepta. 4. Comprueba el funcionamiento de la hoja introduciendo valores. Si en alguna celda con fórmula aparece el símbolo ######, es porque la celda no es lo suficientemente ancha. Corrige la anchura. Actualización automática de la fecha 1. Haz clic fuera de la hoja de cálculo para volver a Word. 2. Puedes mover o cambiar el tamaño de la tabla, de igual manera que con una imagen. 3. Coloca el punto de inserción donde queremos colocar la fecha. 4. Escribe Dolores, (no olvides el espacio detrás de la coma). 5. Escoge el comando Fecha y hora del menú Insertar. 6. Escoge el tipo de fecha que quieres insertar y activa la casilla Actualizar automáticamente. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 12/42

13 Plantillas de documento Centro de Formación de Personas Adultas de Dolores Si necesitas rellenar un impreso muy a menudo, puedes utilizar una plantilla de documento. En nuestro caso, si guardamos la factura como plantilla de documento, nos servirá como modelo para rellenar todas las facturas que queramos, sin correr el riesgo de que se borre. 1. Haz clic en Guardar. 2. En la Lista desplegable Guardar como tipo (señalada en la ilustración) escoge Plantilla de documento. No te preocupes de la carpeta donde se guardará, pues Word pose un directorio (una carpeta) predeterminado para sus plantillas. 3. En Nombre de archivo escribe FACTURA, haz clic en Guardar y cierra Word. 4. Ya hemos creado la plantilla. Ahora vamos a suponer que necesitamos hacer una factura. 5. Primero, vamos a cambiar la fecha del calendario del ordenador para comprobar que la fecha de la factura se actualiza automáticamente. a. En la parte inferior derecha de la pantalla aparece el Reloj. Haz doble clic en la zona de la hora. Aparecerá un cuadro de diálogo con la fecha y la hora: Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 13/42

14 b. Modifica la fecha seleccionando día, mes y año a tu gusto. c. Cambia también la hora. Haz clic en Aceptar. 6. En el menú Archivo, escoge el comando Nuevo. Aparecerá el Panel Nuevo documento (en la parte derecha de la pantalla). Escoge la opción En mi PC y aparecerá un cuadro de diálogo con las plantillas que tenemos en el disco duro, ente ellas estará la nuestra: FACTURA. 7. Selecciona FACTURA y acepta. 8. Rellena con tus datos la tabla DATOS DEL CLIENTE. 9. Haz doble clic en la hoja de cálculo. Se abrirá Excel. 10. Introduce los datos del modelo de la página ****. 11. Comprueba que la fecha se ha actualizado y guarda el documento como C:\ Mis documentos \ Tu carpeta \ FACTURA. Eliminar la plantilla 1. Cierra todos los documentos abiertos. 2. Haz clic en Abrir y busca el documento: C:\ Documents and Settings \ pablo \ Datos de programa \ Microsoft \ Plantillas. 3. Selecciona el archivo y presiona la tecla Spr. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 14/42

15 FACTURA PAPELERÍA CERVANTES DATOS DEL CLIENTE C/ Miguel de Unamuno, 25 NOMBRE Dolores DIRECCIÓN LOCALICAD C.P. NIF: NIF Nº ARTÍCULO PRECIO U. IMPORTE SUMA IVA (16%) TOTAL Dolores, 23 de octubre de 2011 Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 15/42

16 Tema 4. Rellenar series de datos Vamos a realizar un ejercicio donde utilizaremos el comando Series del menú Edición para rellenar de forma automática unas series de datos. Primero, copiaremos los siguientes datos en una hoja de cálculo en blanco: Una vez introducidos los datos y calculadas las fórmulas, seleccionamos la primera fila (Serie Lineal) desde la celda D2 hasta la celda J2. Ahora vamos a rellenar la fila seleccionada con el menú Edición, comando Rellenar, subcomando Series. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 16/42

17 Al activar el subcomando Series, aparece una ventana como la siguiente: En esta ventana indicaremos que queremos rellenar una Fila, el tipo de la serie será Lineal, con un incremento de 1. Al aceptar, la fila seleccionada se rellena automáticamente con los siguientes valores: El siguiente paso será seleccionar desde la celda D3 hasta la J3, y volver a activar la opción: Edición~Rellenar~Series. Esta vez marcaremos como tipo de serie Geométrica y un incremento de 2. Al aceptar, las celdas seleccionadas se rellenan automáticamente con los siguientes valores: Repetimos la operación ahora seleccionando las celdas comprendidas entre la D4 y la J4, volvemos a activar el subcomando Series (Edición~Rellenar~Series): El tipo, automáticamente se ha colocado en Cronológico, ya que el valor de la celda D4 es una fecha), y como unidad de tiempo dejamos marcado Fecha. Aceptamos y visualizamos la siguiente serie: Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 17/42

18 Seleccionamos ahora las celdas desde D5 a J5, para calcular la siguiente serie. Activamos de nuevo la opción: Edición~Rellenar~Series: Dejamos el Tipo como Cronológico, pero en la Unidad de Tiempo activamos Día Laborable y pulsamos Aceptar. La serie resultante es: En esta serie, no se ha tenido en cuenta los sábados ni los domingos por no ser laborables. Ahora realizaremos una serie donde calcule los meses. Para ello seleccionamos las celdas desde D6 a J6, y activamos la opción Series: Edición~Rellenar~Series: El Tipo lo dejamos en Cronológico, pero en la Unidad de Tiempo, activamos la opción Mes. Aceptamos y obtenemos: La serie que aparece muestra una sucesión de meses. Comprueba que al finalizar los meses del año, incrementa el año y continúa con la serie. Finalmente, para acabar con el ejercicio de creación de Series, seleccionamos las celdas que van desde D7 a la celda J7. Después de seleccionar, volvemos a activar la opción: Edición~Rellenar~Series: Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 18/42

19 En esta última serie, el Tipo continúa siendo Cronología, pero en la Unidad de Tiempo activaremos la opción Año. Aceptamos, y el resultado será: Por último, nos queda guardar el documento: menú Archivo, comando Guardar. Podemos ponerle como nombre: Series. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 19/42

20 Tema 5. Trabajando con la Hoja de Cálculo Excel El trabajo con hojas de cálculo supone un proceso que podemos dividir en cuatro fases: planteamiento del problema, recopilación y organización de los datos, resolución de los cálculos del problema y presentación de los resultados. Vamos a ver un ejemplo. Planteamiento del problema Una familia tiene la costumbre de anotar en una libreta todos los gastos que realiza; cada mes, cada trimestre y al final de cada año, se realizan una serie de cálculos que permiten conocer el total de los gastos por mes, por trimestre, además del gasto medio mensual en los diferentes conceptos, etc. Recopilación y organización de los datos La información que hay que recopilar se podría resumir así: Los datos sobre los gastos. La organización de estos datos. Los resultados que desea obtener. Los cálculos necesarios para obtener los resultados deseados. En la siguiente tabla se resumen los datos: MES CONCEPTO IMPORTE Enero Alquiler 510,86 Enero Comunidad de vecinos 15,03 Enero Alimentación 108,18 Enero Teléfono 39,07 Enero Gas 87,15 Enero Electricidad 63,11 Enero Ropa, calzado, etc. 153,26 Enero Dentista 108,18 Febrero Alquiler 510,86 Febrero Comunidad de vecinos 15,03 Febrero Alimentación 90,15 Febrero Teléfono 45,08 Febrero Gas 63,11 Febrero Electricidad 75,13 Febrero Ropa, calzado, etc. 33,06 Febrero Mecánico 132,22 Marzo Alquiler 510,86 Marzo Comunidad de vecinos 15,03 Marzo Alimentación 129,22 Marzo Teléfono 51,09 Marzo Gas 72,12 Marzo Electricidad 58,30 Marzo Ropa, calzado, etc. 93,16 Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 20/42

21 Los resultados que se desean obtener y las operaciones necesarias son los siguientes: Los gastos se pueden dividir en tres grandes grupos: Gastos fijos: alquiler y comunidad de vecinos. Gastos variables: Alimentación, Teléfono, Gas, Electricidad, Ropa y calzado, etc. Gastos esporádicos (no periódicos): Dentista, Mecánico, etc. Total mensual de cada tipo de gasto (suma). Total mensual de gastos (suma). Promedio mensual de gastos (media aritmética). Total trimestral de cada concepto de gasto (suma). El resultado debería quedar plasmado en una hoja impresa. Resolución del supuesto Una vez lanzada la aplicación, deberemos seguir las fases de desarrollo habituales en este tipo de programas: 1. Introducción de rótulos (textos), que nos permiten comprender el significado de los números y organizar el supuesto. 2. Introducción de números, que son los datos que nos servirán de base a los cálculos. 3. Introducción de fórmulas y funciones, que nos solucionarán los problemas planteados. 4. operaciones de formato sobre la hoja. 5. Impresión del trabajo. 1º paso: Iniciar Microsoft Excel. 2º paso: Introducción de los rótulos (textos). Desplazarse a las celdas indicadas y escribir los rótulos que se indican: Celda A1: GASTOS DOMÉSTICOS Celda B3: Enero Celda C3: Febrero Celda D3: Marzo Celda A4: Gatos Fijos Celda A5: Alquiler Celda A6: Comunidad de vecinos Celda A7: Total Gastos Fijos Celda A9: Gastos Variables Celda A10: Alimentación Celda A11: Teléfono Celda A12: Gas Celda A13: Electricidad Celda A14: Ropa, calzado, etc. Celda A15: Total Gatos Variables Celda A17: Otros Gastos Celda A19: Total Gastos Celda A21: Promedio Gastos Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 21/42

22 Una vez introducidos los rótulos, podemos comprobar que algunos de ellos, debido a su longitud, utilizan la celda de su derecha. Esto es así porque estas celdas están vacías; en el momento en que las usemos, los rótulos de la columna A, quedarán limitados a la anchura de esta columna. Para solucionarlo, deberemos ampliar la columna hasta que quepa la entrada más larga: la A15; colócate en la zona de las cabeceras de las columnas (donde están los nombres de las columnas: A, B, C ) con el puntero del ratón en la línea que separa la A de la B y cuando aparezca el puntero de cambio de tamaño arrastra el ratón hacia la derecha, comprueba el resultado y ajusta la anchura según sea conveniente. Una vez hecho lo anterior, le resultado debe ser parecido a la siguiente imagen: Aprovecha el momento para guardar todo lo hecho hasta ahora. 3º paso: introducción de los datos numéricos. Desplázate a las celdas indicadas y escribe los números que se especifican: Celda B5: 510,86 Celda B12: 87,15 Celda C5: 510,86 Celda C12: 63,11 Celda D5: 510,86 Celda D12: 72,12 Celda B6: 15,03 Celda B13: 63,11 Celda C6: 15,03 Celda C13: 75,13 Celda D6: 15,03 Celda D13: 58,30 Celda B10: 108,18 Celda B14: 153,26 Celda C10: 90,15 Celda C14: 33,06 Celda D10: 129,22 Celda D14: 93,16 Celda B11: 39,07 Celda B17: 108,18 Celda C11: 45,08 Celda C17: 132,22 Celda D11: 51,09 Celda D17: 0 Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 22/42

23 Tras la introducción de los anteriores datos tu hoja tendrá que asemejarse a esta imagen: Antes de continuar guardamos los cambios. 4º paso: Resolución del supuesto: entrada de fórmulas. Una vez planteado el supuesto vamos a resolverlo. Para ello usaremos fórmulas con operadores directos y funciones. Nos situamos en la celda B7 y escribimos la siguiente expresión (fórmula): =B5+B6 Esta expresión sumará el contenido de la celda B5 y el de la celda B6. No olvidar el signo igual (=) porque es el que informa a Excel de que lo que le sigue es una expresión que debe calcular (una fórmula). Recordar que los operadores directos disponibles en Excel son: Signo Operación Ejemplo ^ Potenciación =A2^A7 * Multiplicación =A2*A7 / División =A2/A7 + Suma =A2+A7 - Resta =A2-A7 Es importante también el uso de los paréntesis dada la jerarquización de las operaciones, es decir, que en ausencia de paréntesis, primero se calculan las potencias, seguidamente las multiplicaciones y divisiones y por último las sumas y las restas. Visto esto, observa la diferencia en el resultado de las siguientes expresiones: * 5 = 17 (2 + 3) * 5 = 25 Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 23/42

24 De la misma manera, en la celda C7 introducimos la fórmula: = C5 + C6 y en la celda D7, la fórmula: =D5+D6 Vamos ahora a sumar los gastos variables. En principio, la fórmula a utilizar sería semejante a la que sumaba los gastos fijos, por ejemplo, para sumar los gastos variables de enero introduciríamos la fórmula: =B10+B11+B12+B13+B14 El resultado sería el correcto, pero esta forma de calcular no es la óptima. Imagina que en lugar de 5 conceptos a sumar te encontraras con una lista de 40, la fórmula sería de una dimensión difícil de manejar. Para realizar de una manera técnicamente correcta esta operación, escribe la en celda B15 la siguiente expresión y seguidamente la estudiamos: =SUMA(B10:B14) Hemos utilizado una función, en este caso la función SUMA. Las funciones son unas expresiones predefinidas de Excel que nos permiten realizar diferentes cálculos. La función lleva dentro de los paréntesis una serie de parámetros con los que opera. En este caso el parámetro requerido por la función es un rango. Un rango es un conjunto de celdas sobre las que se actúa conjuntamente y que queda identificado por las referencias de la primera y la última celdas que lo forman, separadas por dos puntos (:). De la misma manera introduciremos las fórmulas que calculan los totales de Febrero y Marzo: En la celda C15: =SUMA(C10:C14) En la celda D15: =SUMA(D10:D14) Ahora debemos calcular el total de gastos, para ello sumaremos el total de gastos fijos, el total de gastos variables y la partida definida como otros gastos. Por lo tanto, en la celda B19 introduciremos la siguiente expresión: = B7+B15+B17 En este caso también podemos utilizar la función SUMA, pero como parámetros introduciríamos las referencias de tres celdas independientes separadas por puntos y coma (;) y no un rango continuo. Pruébalo sustituyendo la expresión de la celda B19 por la siguiente: =SUMA(B7;B15;B17) De forma similar introduce las fórmulas en las celdas C19 y D19. Celda C19: =SUMA(C7;C15;C17) Celda D19: =SUMA(D7;D15;D17) Poco a poco vamos resolviendo todas las operaciones planteadas, ahora solo nos quedan las que van a ocupar la última columna de nuestro supuesto. Salvo la última, todas las operaciones son la suma de las entradas de Enero, Febrero y Marzo de los diferentes conceptos, por lo tanto, vamos a introducir las siguientes expresiones: Celda E5: =SUMA(B5:D5) Celda E5: =SUMA(B6:D6) Celda E5: =SUMA(B7:D7) Celda E5: =SUMA(B10:D10) Celda E5: =SUMA(B11:D11) Celda E5: =SUMA(B12:D12) Celda E5: =SUMA(B13:D13) Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 24/42

25 Celda E5: =SUMA(B14:D14) Celda E5: =SUMA(B15:D15) Celda E5: =SUMA(B17:D17) Celda E5: =SUMA(B19:D19) En este momento hemos llegado a la última celda del ejercicio y, por lo tanto, a la última expresión de cálculo. Vamos a utilizar un método distinto para introducirla. En los casos anteriores te hemos dado la expresión que debías escribir, ahora en cambio vas a ser tú el que la localice utilizando la herramienta que Excel nos ofrece para tal fin: el Asistente para Funciones. Como primer paso, colócate en la celda donde queremos la fórmula, es decir, en la celda E21. Ahora debes localizar en la barra de herramientas estándar el botón Insertar función : Cuando lo pulses te aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: En la lista desplegable de categorías de funciones elige Estadísticas y en la ventana de abajo la función PROMEDIO (puedes comprobar que es la función deseada leyendo la pequeña información que sobre su sintaxis y su objetivo se nos muestra en el mismo cuadro de diálogo). Pulsa el botón Aceptar. En tu pantalla aparecerá lo siguiente: Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 25/42

26 En este momento se nos pide la introducción de los datos base para la función. En nuestro caso, es el rango de los totales mensuales de gastos que deseamos promediar, es decir, B19:D19. Pulsa sobre el botón que al final del cuadro de texto Número 1 tiene una flechita roja: El cuadro se reduce permitiéndote actuar sobre la hoja. Utilizando el ratón, selecciona el rango a promediar: B19:D19. Si miras la barra de fórmulas, verás que la función se va rellenando con tus selecciones. Pulsa ahora el botón que hay al final del cuadro de texto y que te devolverá al cuadro de diálogo de origen: Y por fin, tras pulsar el botón Aceptar, habrás finalizado la introducción de las fórmulas del ejercicio. Es otro buen momento par guardar los cambios. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 26/42

27 Una vez realizados los cálculos en la hoja, el resultado obtenido es el que puede verse en la imagen siguiente: Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 27/42

28 Tema 6. Aplicación de formatos a la hoja de cálculo Hasta ahora hemos desarrollado la parte fundamental de la hoja de cálculo: calcular. A partir de este momento, nos vamos a dedicar a mejorar el aspecto del resultado. Los cambios pueden afectar a diferentes elementos y en distintos aspectos. Cambios en la visualización de las celdas con números Las celdas que contienen números, sobre todo si éstos son muy grandes, son difíciles de leer, dada la ausencia de separadores de miles. Para solucionarlo, selecciona el rango que abarque a todos los números y pulsa el botón de la barra de herramientas de formato que aplica puntos a los miles (Estilo millares). Observa el resultado. Cuando los valores numéricos representan a valores monetarios, como es nuestro caso, podemos usar el Estilo moneda. Selecciona de nuevo todas las celdas numéricas y aplica el estilo al que hacemos referencia utilizando el botón correspondiente de la barra de herramientas de formato. Cambios en la alineación de las celdas A las celdas se les pueden dar las alineaciones habituales (izquierda, centro y derecha), ya contengan textos o números, con la salvedad de que las celdas numéricas se suelen dejar alineadas a la derecha para facilitar su lectura. Comprueba cómo las celdas que encabezan las columnas numéricas (Enero, Febrero, Marzo y Total) parecen desplazadas con respecto a los números que identifican. Vamos a cambiar la alineación de estos rótulos. Selecciona el rango B3:E3 y centra los rótulos en las celdas con el botón Centrar de la barra de herramientas de formato: Observa el resultado. Cambios sobre el aspecto de las celdas Vamos ahora a cambiar el aspecto de las celdas a nivel de fuentes. Comencemos con el título; selecciónalo (celda A1 y combinadas) y cambia la fuente a Times New Roman, el tamaño a 18 puntos y el estilo Negrita. Utiliza los controles correspondientes de la barra de herramientas de formato. Al resto de los rótulos aplícale el estilo Negrita. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 28/42

29 Aquí nos encontramos el problema de la selección de rangos no adyacentes; para ello selecciona el primer bloque a formatear: A4:B19, pulsa la tecla Control y, sin soltarla, selecciona el segundo bloque: B3:E3. Ahora puedes aplicar el estilo Negrita. Aplicar bordes y sombreados a las celdas Para resaltar diferentes zonas de la hoja de cálculo podemos utilizar las herramientas de bordes y sombreados. Aunque esto parezca una contradicción, no lo es, ya que las líneas que ves en la pantalla dividiendo las diferentes celdas no aparecen en la impresión. Selecciona la celda A1 (celda A1 y combinadas) y, utilizando el panel de Bordes de la barra de herramientas, aplícales un contorno al título. Iremos aplicando lo mismo con todas las zonas que nos interesa resaltar: Rango A3:E3 Rango A15:E15 Rango A7:E7 Rango A9:A15 Rango B3:B7 Rango B9:B15 Rango C3:C7 Rango C9:C15 Rango D3:D7 Rango D9:D15 Rango E3:E7 Rango E9:E15 Rango A21 Rango E21 Rango B21:D21 También vamos a usar el tipo de borde que remarca todas las celdas de un rango: Aplícalo a los rangos: Rango A17:E17 Rango A19:E19 Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 29/42

30 El resultado que habrás obtenido será parecido a la siguiente imagen: Con el objetivo de resaltar todavía más algunas zonas de la hoja, vamos a aplicar sombreados a las celdas. Para ello utilizaremos el panel de Color de relleno de la barra de herramientas de formato. Puedes utilizar el color que quieras, pero ten en cuenta siempre si el resultado lo vas a ver en pantalla o si lo quieres imprimir, ya que entonces tendrás que tener en cuenta también el tipo de impresora (color o b&n). Te proponemos un Gris Claro que se ve bien siempre. Aplica este formato a los siguientes rangos: Rango A1 Rango A7:E7 Rango A15:E15 Rango A17:E17 Rango A19:E19 Rango A21:E21 Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 30/42

31 Color del contenido de las celdas También podemos resaltar el contenido de las celdas cambiando su color. Selecciona el rango E5:E21 (la columna de los totales) y, con el panel Color de Fuente de la barra de herramientas de formato, aplica el color Rojo. Altura de las filas de la hoja de cálculo Continuando con nuestro propósito de resaltar diferentes zonas de la hoja de cálculo, ahora queremos aumentar la altura de varias filas. En principio, la fila se ajusta a la altura del texto que la ocupa (observa la fila 1). Pero se puede modificar a voluntad. Vamos a hacerlo a hacerlo en varias filas a la vez aplicando una altura determinada. Primero realiza una selección múltiple de filas; recuerda que se hace utilizando la tecla Control, haciendo Clic en las cabeceras de fila (donde está el número de fila). Selecciona las filas: 7, 15, 17, 19 y 21. Accede al menú Formato, submenú Fila, opción Alto. Al requerimiento de Alto de Fila indícale 21 puntos. Esta operación podíamos haberla realizado con el ratón, colocándonos en la cabecera de las filas, justo en la división de una fila y otra. Evidentemente en una de las filas seleccionadas. Pruébalo. El resultado obtenido será similar al siguiente: Terminado el formato, deberíamos guardar el documento. Impresión del documento Una vez terminado el formato sólo queda imprimir el trabajo. Antes de mandar el trabajo a la impresora, es preferible que, accediendo a la vista preliminar, observes cómo va a quedar el resultado y, si es necesario, realices alguna modificación. A la vista preliminar se puede acceder mediante el menú Archivo, o bien mediante el botón correspondiente de la barra de herramientas estándar: Como podrás comprobar, nuestra hoja se imprimirá ajustada a los bordes superior e izquierdo del papel, sin márgenes. Ésta es una de las características que vamos a modificar. Para ello, desde la Vista preliminar pulsa el botón Configurar que aparece en la barra de herramientas de esta pantalla. Este botón, te llevará a un cuadro de diálogo compuesto por cuatro fichas. La modificación que en este momento nos interesa la ejecutaremos desde la segunda ficha, Márgenes. Accede a ella. Utilizaremos los cuadros numéricos correspondientes para indicar que queremos 2 cm. de margen, tanto superior e inferior como derecho e izquierdo. Activaremos también la casilla de verificación correspondiente al centrado horizontal en la página. Con ello conseguirás que tu hoja se imprima centrada entre los márgenes izquierdo y derecho. En cuanto a la alineación vertical, al no activar la casilla de centrado vertical, el ejercicio quedará ajustado al margen superior, es decir, a 2 cm. del borde superior de la página. Una vez aceptadas las modificaciones, utiliza el botón Imprimir que verás en la parte superior de la Vista preliminar. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 31/42

32 Tema 7. Las referencias relativas Planteamiento del supuesto Nos encontramos con una pequeña empresa dedicada a la venta que cuenta con diez comerciales. Hasta ahora todos ellos habían cobrado un sueldo fijo, pero a partir de estos momentos el jefe decide incentivarlos ofreciéndoles un porcentaje de las ventas que realicen. Debemos preparar una hoja de cálculo en la que a final de mes D. Antonio, el jefe, introduciendo el sueldo fijo de cada empleado, las ventas realizadas ese mes y el porcentaje sobre las ventas que les va a dar, pueda calcular el sueldo total que deben cobrar. Resolución del supuesto Fases de desarrollo: 1. Introducción de rótulos (textos), que nos permiten comprender el significado de los números y organizar el supuesto. 2. Introducción de números, que son los datos que nos servirán de base a los cálculos. 3. Introducción de fórmulas y funciones que solucionarán los problemas planteados. 4. Operaciones de formato sobre la hoja. 5. Impresión. Introducción de los rótulos y de los datos numéricos Fijándote en la siguiente imagen introduce los rótulos y cifras presentados en las celdas correspondientes. Recuerda que deberás aumentar el ancho de la columna A para que queden los nombres completos. La forma más simple de hacerlo es colocar el puntero del ratón entre las columnas A y B, en la zona de encabezados de columna, y arrastrando, ampliar su anchura ajustándola al nombre más largo. Este es un buen momento para guardar el ejercicio. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 32/42

33 Resolución del supuesto Centro de Formación de Personas Adultas de Dolores Como habrás podido comprobar, debemos calcular los valores correspondientes a las columnas E y F, además de los totales de la fila 19. Colócate en la celda E8 e introduce la siguiente fórmula que calcula la comisión correspondiente al primer comercial. =C8*D8/100 No te limites a introducir la fórmula sin más, intenta ser consciente de lo que calculas con ella. Es fundamental perder un poco de tiempo interpretando el porqué de lo que haces para asimilar todos los conceptos y avanzar con seguridad. En este caso simplemente estamos calculando cuál es el 1,5% de ptas. Ahora no es necesario que las introduzcas (lo haremos de una forma nueva) pero piensa en el resto de las fórmulas de la columna Comisión : E9: =C9*D9/100 E10: =C10*D10/100 E11: =C11*D11/100 Si te fijas, una vez descubierta la primera expresión, el resto del trabajo es rutinario: usamos la misma fórmula variando el número de fila de las referencias. Esta repetición de fórmula con la modificación de la fila que tú harías de manera casi automática, igualmente la puede hacer Excel. Para ello vamos a utilizar una de las posibilidades básicas de la hoja de cálculo: copiar la fórmula que acabas de introducir al resto de la columna Comisión. Antes de comenzar, debe estar seleccionada la celda que contiene la fórmula a copiar (en este caso la celda E8). Observa el marco que la bordea y coloca el puntero del ratón en la parte inferior derecha, justo donde tiene dibujado un pequeño cuadradito: es el cuadro de arrastre de fórmulas. El puntero deberá pasar a tener la forma de una pequeña cruz negra: Una vez que aparezca el puntero que acabamos de comentar, arrastra el ratón hacia abajo hasta que cubras todas las celdas de las comisiones del resto de agentes, suelta el ratón y observa el resultado. Para entender lo que acaba de suceder, deberás pasarte por las celdas recién calculadas y mirar la barra de fórmulas, ya que en ella verás la expresión que Excel ha utilizado para calcular el resultado que ves en cada celda. Lo que acabamos de hacer es posible gracias a la utilización que hemos hechos, aún sin saberlo, de las referencias relativas. Fíjate cómo al copiar la fórmula, Excel ha sustituido las referencias de las celdas incrementando el indicativo de fila de cada una de ellas. Esta es la característica fundamental de las fórmulas establecidas con referencias relativas; al ser copiadas a otra ubicación, las referencias se modifican de acuerdo con el desplazamiento que ha sufrido la copia. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 33/42

34 Vamos a calcular ahora el Sueldo Total. Colócate en la celda F8 e introduce la siguiente expresión: =B8+E8 Esta operación sumará el Sueldo Base más la Comisión del primer agente. Igual que en el caso anterior, el resto de sueldos totales los calcularemos sumando cada sueldo base con cada comisión. Si te fijas, otra vez tenemos la repetición de fórmulas con la pequeña variación del número de fila. Por ello podemos usar de nuevo la herramienta de arrastre de fórmulas, pero ahora vamos a ver un pequeño truco. Selecciona la celda a copiar (F8), colócate en el cuadro de arrastre, pero, en vez de arrastrar, haz un doble clic, el resultado deberá ser el mismo que el que conseguiríamos arrastrando. Por último calcularemos las celdas de la fila 19. En ella necesitamos la suma de los valores de cada columna. Colócate en la celda B19. En esta celda necesitamos la suma del rango de valores que se encuentran encima de ella. Como es una operación muy habitual, Excel nos ofrece un botón en la barra de herramientas estándar que nos ayuda: el botón Autosuma Úsalo y verás que Excel te propone una expresión que coincide con la que nos interesa; solo necesitamos aceptarla pulsando la tecla Intro o bien el botón introducir de la barra de fórmulas. En el resto de columnas podríamos repetir el mismo proceso pero no lo vamos a hacer ya que en este ejercicio lo que nos interesa es practicar el uso de referencias relativas y la correspondiente copia de fórmulas. Colócate en la celda B19 y utilizando el botón de arrastre, copia la fórmula al resto de celdas de la fila 19. Observa que la suma de la celda D19 no tiene sentido; colócate en esa celda y con la tecla Suprimir elimina ese valor. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 34/42

35 Antes de seguir, deberías guardar los cambios realizados. El ejercicio debería tener un aspecto similar a este: Aplicación de formatos a la hoja de cálculo Ya hemos resuelto los cálculos que necesita este supuesto, ahora vamos a aplicar algunos formatos. No vamos a indicarte los pasos para ello, ya que todos los procesos necesarios han sido descritos en el Ejercicio 1. Simplemente observa el resultado final del ejercicio y actúa en consecuencia. Terminado el formato, deberíamos volver a guardar el documento. Impresión de la hoja de cálculo Como proceso final, imprime el documento. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 35/42

36 Tema 8. Las referencias absolutas I Cuando copiamos fórmulas, es necesario controlar las celdas que estamos copiando. Las referencias absolutas, son referencias que no varían al copiar la fórmula. Podemos bloquear la fila, la columna o ambas. Por ejemplo: $A$1 fila y columna bloqueadas (referencia absoluta). $A1 columna bloqueada (referencia mixta). A$1 fila bloqueada (referencia mixta). Para asignar el símbolo del dólar a una referencia de celda, lo podemos hacer como se explica a continuación: Tecleando el signo directamente del teclado. Pulsando la tecla de función F4. Dependiendo del número de pulsaciones que realicemos el signo $ se sitúa en la referencia así: Una pulsación = $A$1 Dos pulsaciones = A$1 Tres pulsaciones = $A1 Cuatro pulsaciones = A1 Para comprender el funcionamiento, crearemos un Libro que contenga fórmulas con este tipo de referencias. El Libro que vamos a crear generará un presupuesto. Abre un nuevo libro y en la celda A2 teclea: MODELO PARA GENERAR PRE- SUPUESTOS. Continúa introduciendo los valores que aparecen en la figura siguiente: Las fórmulas que vamos a introducir son las siguientes: Importe: =Cantidad * Precio Descuento: =Total * Descuento reflejado en (B4) Total: =Importe Descuento de la columna E. A continuación introduciremos la fórmula que calcula el Importe: teclea en la celda D9 la siguiente fórmula: =B9*C9 Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 36/42

37 Pulsa Intro y arrastra el controlador de relleno de la celda D9 hasta la celda D14. Comprueba el resultado de la columna Importe. La siguiente fórmula que asignaremos calculará el Descuento: en la celda E9 teclea: =D9*B4 Pulsa Intro y arrastra el controlador de relleno de la celda E9 hasta la celda E14. Observa que el resultado obtenido es erróneo. Al arrastrar el controlador de relleno, la fórmula asignada en la celda E9 ha incrementado en 1 la referencia de la fila. Para la referencia de la columna D, la operación de incremento de fila es correcta, pero para la referencia de la columna B, el incremento no se debe de dar. Para estos casos debemos utilizar las referencias absolutas y mixtas. Haz clic en la celda E9 y pulsa la tecla de función F2 para editar la fórmula. Pulsa dos veces la tecla de función F4 para insertar un $ entre la columna y la fila de la referencia B4. Con esta operación hemos bloqueado el incremento de fila que se produce al arrastrar el controlador de relleno. Pulsa Intro. Arrastra el controlador de relleno de la celda E9 hasta la celda E14. Comprueba el resultado. Guarda el libro con el nombre Presupuestos. Para calcular los valores de la columna Total vamos a asignar una fórmula que realice la diferencia del Importe menos el Descuento. Haz clic en la celda F9. Introduce la fórmula =D9-E9. Pulsa Intro y arrastra el controlador de relleno de la celda F9 hasta la celda F14. Comprueba los resultados. Para completar el libro Presupuestos, vamos a asignar seis fórmulas que nos permitirán calcular los Totales, IVA y Total con IVA. Teclea Totales en la celda A16. Sitúate en la celda D16. Haz clic en el botón Autosuma. Pulsa la tecla Intro. Arrastra el controlador de relleno de la celda D16 hasta la celda F16. El siguiente paso nos permitirá calcular el IVA de la columna Total, en esta fórmula volveremos a utilizar las referencias absolutas y relativas. Teclea IVA en la celda A17. En la celda F17 teclea la siguiente fórmula: Pulsa Intro. =F16*$B$5 Para finalizar, vamos a calcular el Total con IVA en la celda F18. Teclea Total con IVA en la celda A18. En la celda F18 escribe la fórmula: =F16+F17 Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 37/42

38 Si has realizado correctamente todos los pasos de este ejercicio, el resultado ha de ser el siguiente: Dale formato, guarda y cierra el libro. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 38/42

39 Tema 9. Las referencias absolutas II Planteamiento del supuesto La empresa Fitosanitarios el Carrascal desea utilizar Excel para calcular los sueldos que debe pagar a sus empleados. Cada comercial realiza unas ventas, de las que va a recibir una comisión, ésta sumada a su sueldo base, nos debe dar el sueldo total. En el presente caso, todos los comerciales van a recibir la misma comisión y el mismo sueldo base. Evidentemente, lo que no vamos a hacer es repetir las cifras del sueldo base y del porcentaje de descuento tantas veces como comerciales tengamos en la empresa. Estas cifras las escribiremos una sola vez y en el cálculo intervendrán las referencias absolutas que nos ocupen. Resolución del supuesto. Fases de desarrollo. 1. Introducción de rótulos que nos permitan comprender el significado de los números y organizar el supuesto. 2. Introducción de números, que son los datos que nos servirán de base a los cálculos. 3. Introducción de fórmulas y funciones que nos solucionen los problemas planteados. 4. Formato e impresión de la hoja de cálculo. Fijándote en la siguiente imagen, introduce los rótulos y cifras presentados en las celdas correspondientes. Recuerda que deberás aumentar el ancho de la columna A para que quepan los nombres completos. Este es un buen momento para guardar el ejercicio. Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 39/42