ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS PARA LA EDUCACIÓN, LA CIENCIA Y LA CULTURA OEI COT/010/15 - OEI ECUADOR

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1 ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS PARA LA EDUCACIÓN, LA CIENCIA Y LA CULTURA OEI COT/010/15 - OEI ECUADOR 1

2 TÉRMINOS DE REFERENCIA Nombre del Cargo / consultoría. CONSULTORIA DE ASISTENCIA TECNICA ESPECIALIZADA PARA CONSTRUCCIÓN DE INSUMOS TECNICOS Y METODOLOGICOS PARA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS EN EL ECUADOR, PRIMERA FASE A. INFORMACIÓN PRELIMINAR 1. Antecedentes. La Organización de Estados Iberoamericanos (OEI) invita a presentar propuestas para la asistencia técnica en el marco del Convenio con el Ministerio Coordinador del Conocimiento y el Talento Humano (MCCTH) para la implementación del Sistema Nacional de Archivos en el Ecuador. La Constitución de la República del Ecuador consagra en su Art. 18 el derecho de los ciudadanos a acceder libremente a la información generada en las entidades públicas. El Art. 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP), publicada en el Registro Oficial No. 337 del 18 de mayo de 2004, establece que: Es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, crear y mantener registros públicos de manera profesional para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción. Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencia civiles, administrativas o penales que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de documentación e información pública. Mediante Decreto Ejecutivo No de 08 de mayo de 2013 se suprime el Ministerio de Coordinación de Patrimonio y todas las competencias, atribuciones, representaciones y delegaciones que le correspondían al Ministerio de Coordinación de Patrimonio, relativas al sector cultura, constantes en leyes, decretos, reglamentos y demás normativa vigente, las asume el Ministerio de Coordinación de Conocimiento y Talento Humano. Por su parte, el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Coordinación de Conocimiento y Talento Humano, establece que la visión institucional de dicha Cartera de Estado es: Ser la institución que lidere el desarrollo integral de conocimiento y talento humano, con políticas públicas que permitan una transformación y articulación del sistema nacional de educación, del sistema de educación superior y el sistema nacional de ciencia, tecnología, innovación y saberes ancestrales, promoviendo la eficiencia en el Servicio Público, fomentando la formación de profesionales de excelencia y calidad, para contribuir al desarrollo de la sociedad del buen vivir. 2

3 Mediante Oficio SNAP SGGP , de 28 de agosto del 2014, el Subsecretario de Gestión Pública de la Secretaría General de la Administración Pública SENPLADES comunica al Ministro de Coordinación de Conocimiento y Talento Humano, la creación de la Gerencia Institucional de Innovación del Archivo Histórico y Bibliotecas Públicas nacionales, GBA, solicitada por el MCCTH en el mes de julio del presente año. La referida Gerencia tiene como atribuciones principales desarrollar actividades ellas inherentes a la implementación del Sistema Nacional de Archivos en el Ecuador, en adelante SNA. Como parte de estas actividades de la Gerencia GAB se inscribe el diseño del conjunto del SNA y la dirección, coordinación y supervisión de programas y actuaciones de gestión documental y tratamiento archivístico. Para tales objetivos, el MCCTH suscribe el 10 de noviembre del 2014 el Convenio de Asistencia Técnica y Cooperación con la Organización de Estados Iberoamericanos OEI, que permite la cooperación y asistencia de expertos internacionales en archivos y gestión documental. La primera asistencia técnica se inicia en el mes de noviembre del año 2014, a través del trabajo realizado por un experto internacional, por un lapso de 5 meses, y cuyos productos se inscriben en el análisis del marco legal que posee el Ecuador en este campo, la asesoría metodológica y conceptual del Plan Director del SNA, en el que se incluye la formación de Talento Humano, que elaborará el MCCTH para el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos. A fin de llevar a cabo las actividades previstas en el referido Plan Director del SNA, la Gerencia de Innovación Institucional de Archivos Históricos y Bibliotecas Públicas Nacionales GIIAB- elabora el denominado Proyecto Propuesta para la Implementación del Sistema Nacional de Archivos en el Ecuador, el mismo que tiene carácter interinstitucional por involucrar al Ministerio de Cultura y Patrimonio, la Organización de Estados Iberoamericanos y la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo AECID. En este Proyecto se incluye el levantamiento del Censo de Archivos Histórico, la formulación de protocolos normativos, capacitación a los responsables de los archivos y la realización del I Congreso internacional del Sistema Nacional de Archivos en el Ecuador. En virtud de estos antecedentes, y con la finalidad de conformar un equipo técnico especializado en archivos y patrimonio documental, que permita la ejecución del Censo de Archivos Históricos que será parte sustancial del Sistema Nacional de Archivos y de la realización del I Congreso Internacional de Archivos, el MCCTH y OEI han contemplado la contratación de una consultoría especializada que diseñe y construya los insumos técnicos y metodológicos necesarios, tareas todas éstas orientadas al desarrollo y puesta en marcha del Sistema Nacional de Archivos en el Ecuador. 2. Justificación. La estructura y el sistema archivístico de un país son el reflejo de su organización política, estructura administrativa y gestión institucional, por lo que es necesario la existencia de una autoridad archivística central capaz de transversalizar la función de los archivos en su carácter interdisciplinario e integral y en todas las funciones actuales del Estado ecuatoriano; puesto que el tratamiento y marco legal de los archivos públicos en el país ha sido abordado tradicionalmente desde una perspectiva eminentemente histórico-patrimonial, cuyo enfoque ha sido centrado en la conservación y protección del patrimonio documental que hoy resulta insuficiente. Para ello, es necesario que la política archivística del país homogenice sus procedimientos metodológicos y técnicos bajo estándares y normativas internacionales para armonizar las directrices 3

4 emanadas en este ámbito y por lo mismo se consiga un lenguaje común que permita la cooperación internacional y el diálogo entre pares. Asimismo, la expansión de la función archivística en todos los ámbitos públicos y privados ha originado que se redefina el papel de los archivos, aumente su volumen tanto cualitativo como cuantitativo, así como el número de usuarios que precisen acceder a la información que guardan y, en consecuencia, ha evidenciado la necesidad que se organicen todos los archivos en sistemas que respondan a los requerimientos de transparencia, rendición de cuentas, acceso a la información y a los preceptos legales vigentes existentes en el Ecuador. De otro lado, no hay que olvidar que los archivos históricos posibilitan la reconstrucción de la memoria de las diversidades que componen el país y que es deber del Estado generar mecanismos que garanticen su conservación y apropiación. Por su parte, la creciente heterogeneidad de los documentos producidos por las administraciones públicas y de particulares, los cambios derivados por la utilización de las tecnologías de la información y comunicación, la aparición de nuevos modelos de gestión con sistemas tanto digitales como en papel, y el reconocimiento de derechos ciudadanos que inciden en la archivística y en la gestión documental, configuran un nuevo escenario que demanda una regulación de mayor alcance y perspectiva. Esto no será posible, además, sin la participación y compromiso del talento humano en los servicios técnicos y acceso a la información, con profesionales debidamente calificados y especializados, que aseguren la correcta gestión de los archivos y de la información que ellos contienen El objetivo general será, consecuentemente, el establecimiento de un modelo de organización que permita, por la vía de la cohesión de valores, alcanzar los objetivos de un Sistema Nacional de Archivos SNA en el Ecuador, que sea capaz de implementar un sistema integral de gestión documental en la administración nacional para la mejora de procesos, una cultura organizativa común y el fortalecimiento del Talento Humano especializado en esta materia ; y que, a su vez incremente de manera significativa el tratamiento y descripción de los documentos y de los fondos de archivos históricos, administrativos y de gestión, para mejorar el acceso y consolidar un programa común de difusión del patrimonio documental nacional. Para alcanzar tal objetivo, existe el Ministerio de Coordinación de Talento Humano y Conocimiento MCCTH, cuyo Estatuto Orgánico claramente establece como su misión la de concertar, coordinar y evaluar la formulación, ejecución, control y seguimiento de políticas públicas, programas y proyectos, a través del apoyo y fortalecimiento a la gestión institucional de las entidades del Sector de Conocimiento y Talento Humano para consolidar la Sociedad del conocimiento justa y solidaria, y cuyo objetivo estratégico tendrá como finalidad el propender al mejoramiento en la provisión de servicios de calidad con calidez, cobertura y pertinencia cultural y/o territorial. Para cumplir con estos objetivos, el MCCTH ha decidido trabajar conjuntamente con diferentes actores involucrados en esta problemática, cuáles son las entidades que tienen bajo su custodia los archivos del país los cuales formarían parte de este sistema nacional, el Ministerio de Cultura y Patrimonio, entidad a la que se adscriben los archivos históricos nacionales; así como todos los archivos públicos y privados que bajo la línea de cooperación así lo manifiesten; empresas especializadas y profesionales expertos en el desarrollo teórico conceptual del SNA. Por tales motivos, es necesaria la asesoría especializada para el diseño de insumos técnicos y metodológicos que permitan el levantamiento de un Censo de archivos históricos, la elaboración de normativa archivística para el funcionamiento de estos archivos, la capacitación de los responsables de los archivos en el manejo normativo y tecnológico adecuados, así como la asistencia especializada en la organización del Primer Congreso Internacional del Sistema Nacional de Archivos en el Ecuador. 4

5 B. INFORMACIÓN TÉCNICA 1. Objetivos de la consultoría. 1.1 General: Diseñar insumos técnicos y metodológicos de carácter archivístico para la primera fase de implementación del Sistema Nacional de Archivos en el Ecuador. 1.2 Específicos: Fortalecer al equipo del MCCTH para el levantamiento del Censo de Archivos Históricos del Ecuador. Elaborar las normas archivísticas para la administración de los archivos históricos en Ecuador. Capacitar a los responsables de los archivos históricos del país para el correcto levantamiento del Censo. Coordinar junto al equipo del MCCTH la realización del I Congreso Internacional de Sistema Nacional de archivos del Ecuador. Implementar el Plan piloto de intervención archivística en los archivos hemerográficos y fotográficos del Diario El Telégrafo de la ciudad de Guayaquil. 2. Especificaciones técnicas. Se requiere de la Asesoría técnica especializada de un experto, con especialidad en Archivística y Gestión Documental El/la consultor/a adjudicatario/ adjudicatario/a se responsabilizará de: Diseñar una ficha multicriterio para selección de archivos que integrarán el Censo de archivos históricos. Actualización de la ficha para el Censo de archivos históricos. Validación de la ficha del Censo con los responsables de los archivos históricos. Capacitación en la metodología y mecanismos de ingreso de información a la ficha Censo a los responsables de los archivos históricos. Acompañamiento a los responsables de archivos a nivel nacional durante el proceso de ingreso de la información, mediante el uso adecuado de las Tic y de soluciones informáticas que hayan sido creadas para el efecto. Elaborar normativas archivísticas que incluya un Reglamento-tipo de funcionamiento y organización básica de un archivo, de manera que cada Archivo pueda acoplarlo a sus fines y requerimientos particulares. 5

6 Coordinar la implementación del Plan piloto de intervención archivística en los archivos hemerográficos y fotográficos del Diario El Telégrafo de la ciudad de Guayaquil. Asistencia técnica en la organización del I Congreso Internacional del SNA. 3. Productos de la consultoría y cronograma propuesto: a) En cuanto al Censo nacional de archivos históricos del país: A1. Diseñar una ficha multicriterios de selección de archivos, que incluye la actualización y validación de la ficha con los responsables de los archivos, así como la capacitación metodológica y técnica de estos responsables para el ingreso de la información y su respectivo acompañamiento. P1. Producto esperado: Ficha multicriterios de selección de archivos, revisada y validada. Fechas máximas de entrega: 1 de junio de 2015 b) En cuanto a la elaboración de normativas archivísticas: A2. Elaborar un Reglamento-tipo que permita que cada Archivo censado pueda organizar su archivo de acuerdo a sus fines y requerimientos particulares. P2. Producto esperado: Reglamento Tipo para Archivos Históricos en Ecuador. Fechas máximas de entrega: 1 julio de 2015 c) En cuanto a la capacitación a los responsables de archivos: A3. Capacitar a los responsables de los archivos históricos censados en la metodología de la ficha multicriterio así como en el manejo de la normativa archivística y uso de TIC. Fechas máximas de entrega: 30 de Julio de 2015 P3. Producto esperado: Syllabus del curso de capacitación para responsables de archivos históricos, materiales. P4. Producto esperado: Informe de talleres dictados y evaluación de aprendizaje de asistentes (máximo 4, mínimo 3 talleres). d) En cuanto a la realización del I Congreso Internacional del SNA en el Ecuador : A4. Asistencia técnica teórica y metodológica en las temáticas que incluirá el Congreso Internacional, así como en las propuestas de participantes especializados en el tema, mediante el contacto con dichos expertos y la coordinación permanente con la GIIAB. P5. Producto esperado: Propuesta Metodológica para el Congreso internacional (agenda y ponencias). Fechas máximas de entrega: 30 de Julio de

7 P6. Producto esperado: Informe de ejecución del I Congreso Internacional del SNA en el Ecuador. Fechas máximas de entrega: 30 de noviembre de 2015 e) En cuanto a la implementación del Plan piloto de intervención archivística en los archivos hemerográficos y fotográficos del Diario El Telégrafo. A5. Realizar el levantamiento del inventario general de archivos del Diario El Telégrafo, en coordinación con el equipo designado para el efecto. P7. Producto esperado: Inventario de archivos hemerográficos y fotográficos del Diario El Telégrafo. Fechas máximas de entrega: 30 de marzo de Modalidad de trabajo propuesta. Se requiere que las actividades de la consultoría sean desarrolladas por un consultor especialista, que trabajará en coordinación con el equipo de la Gerencia de Innovación Institucional de Archivos Históricos y Bibliotecas Públicas Nacionales del MCCTH - GIIAHB. Para la construcción de los productos se requiere que el consultor/a desarrolle sus actividades en Quito Ecuador, en el espacio físico designado por el MCCTH para el efecto, y cuente con disponibilidad para viajar a varias ciudades del país según se requiera para el cumplimiento de sus responsabilidades. 5. Perfil Profesional Requerido. Formación académica Título en Ciencias Sociales, Archivística o afines Formación complementaria Título de cuarto nivel en Ciencias Sociales Maestría en Ciencias sociales o Archivística o Especialista en archivos y sistemas de gestión documental Experiencia profesional específica en: Experiencia en proyectos archivísticos Experiencia docente en áreas afines a la temática Creatividad en el uso de herramientas y materiales para transferir conocimientos. Conocimiento y uso de estrategias metodológicas y técnicas de Archivística y Gestión Documental 7

8 C. HONORARIOS, DURACIÓN Y FORMA DE PAGO DE LA CONSULTORÍA 1. Duración. Inicio: 28 de abril de 2015 Finalización: 28 de febrero de Honorarios El Valor máximo presupuestado por Honorarios de consultoría es de ,00 USD (cuarenta mil con 00/100 dólares de los Estados Unidos de Norteamérica), incluido impuestos. Los valores de pasajes aéreos nacionales y dietas (para movilizaciones fuera de Quito) que se requiera según la programación establecida para la ejecución de los productos (ver literal B3), para el consultor serán asumidos por la OEI. Los costos administrativos e impuestos generados por la transferencia bancaria de honorarios dentro o fuera del país (Ecuador) serán cubiertos por el consultor. 3. Forma de pago: El pago de honorarios se hará efectivo luego de la entrega total y a satisfacción de los productos estipulados en el punto B3 y según el siguiente detalle Producto Fecha máxima de entrega Valor a pagar Anticipo a la firma del 4.000,00 contrato P1. Producto esperado: Ficha 1 de junio de ,00 multicriterio de selección de archivos, revisada y validada P2. Producto esperado: 1 julio de ,00 Reglamento Tipo para Archivos Históricos en Ecuador. P3. Producto esperado: Syllabus del curso de capacitación para responsables de archivos históricos, materiales. 30 de julio de ,00 8

9 P4. Producto esperado: Informe de talleres dictados y evaluación de aprendizaje de asistentes (máximo 4, mínimo 3 talleres). P5. Producto esperado: Propuesta Metodológica para el Congreso internacional (agenda y ponencias). P6. Producto esperado: Informe de ejecución del I Congreso Internacional del SNA en el Ecuador. P7. Producto esperado: Inventario de archivos hemerográficos y fotográficos del Diario El Telégrafo. 30 de noviembre de ,00 28 de febrero de ,00 TOTAL ,00 4. Impuestos Para efectos tributarios se debe considerar que la OFICINA EN EL ECUADOR DE LA ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS PARA LA EDUCACIÓN LA CIENCIA Y LA CULTURA, por su carácter de Organismo Internacional, no realiza retención de impuestos. Es responsabilidad del profesional realizar el pago de impuestos a la institución correspondiente. 5. Requisitos para la firma del contrato: El consultor(a) que resulte adjudicatario (a) deberá presentar, previo a la firma del contrato: a. Pasaporte actualizado b. Certificación de cuenta bancaria c. Registro Único de Contribuyente (para ecuatorianos). 6. Confidencialidad y derechos de título: 9

10 Los productos objeto del contrato son absolutamente confidenciales y de propiedad exclusiva del MCCTH, por lo cual bajo ningún concepto los productos construidos bajo esta contratación, serán entregados a personas no autorizadas. 7. Administración del contrato La Administración del contrato estará a cargo de la Gerencia de Innovación Institucional de Archivos Históricos y Bibliotecas Públicas Nacionales del MCCTH, quien será la responsable de tomar todas las medidas necesarias para la adecuada ejecución del contrato, con estricto cumplimiento de sus cláusulas, programas, cronogramas, plazos y costos previstos. Así mismo tiene a su cargo la aprobación y validación de informes presentados por el profesional, así como la elaboración de informes dirigidos a la OEI, tendientes a suscripciones de actas de entrega recepción de los servicios y solicitud de pagos. D. INFORMACIÓN PARA POSTULACIÓN Para presentar su postulación a la presente convocatoria será necesario inscribirse en el registro de consultores individuales y firmas consultoras de la OEI, accediendo al formulario disponible en el siguiente enlace: Aclaraciones: Los interesados podrán solicitar aclaración sobre el contenido del presente documento máximo hasta el día 10 de abril de Las consultas podrán efectuarse a: contrataciones@oeiecuador.org Las solicitudes de aclaraciones realizadas por cualquier el consultor(a) serán dadas a conocer vía al resto de consultores postulantes, las respuestas se publicarán en la web adjuntas a la convocatoria. 1. Forma de presentación de postulaciones:.idioma de presentación de las propuestas: español..moneda en que se expresará la propuesta económica y moneda de pago: Dólares..Documentos integrantes de la propuesta: 1. Propuesta técnica: propuesta metodológica y técnica. 2. Currículo del consultor. 3. Oferta económica: Presupuesto máximo: ,00 USD. (todos los impuestos incluidos). 10

11 Las propuestas de los candidatos interesados se receptarán únicamente a través del correo electrónico: contrataciones@oeiecuador.org 2. Plazos considerados dentro del proceso de selección: Plazo para la presentación de candidaturas: las candidaturas deben enviarse en el plazo comprendido entre el 6 y el 14 de abril de 2015 (hora límite: 24h00 Ecuador). Aclaración de dudas: hasta el 10 de Abril de 2015 (hora límite: 24h00 Ecuador). Adjudicación provisional de la consultoría: 17 de Abril de 2015 Plazo para presentar reclamaciones: hasta el 22 de Abril de 2015 (hora límite: 24h00 horas Ecuador). Notificación de adjudicación definitiva: hasta el 24 de Abril de 2015 Firma del contrato: hasta el 28 de abril de Método de evaluación y calificación de propuestas. El Órgano de Contratación nombrará una Comisión de Adquisiciones responsable de la apertura del expediente, del archivo y evaluación de las propuestas estará formado por tres miembros: Un miembro del área contable de OEI Ecuador. Un miembro del área de Administración de OEI Ecuador, que actuará de secretario. 1 técnico especialista en el tema. La evaluación de las ofertas consistirá en una evaluación técnica y una evaluación económica. La Comisión sólo evaluará aquellas ofertas entregadas conforme a los requisitos de formato y plazos de presentación recogidos en el presente documento. La adjudicación se efectuará a la propuesta que obtenga mayor puntuación, para lo cual se utilizarán los siguientes criterios de valoración, con una puntuación máxima global de 20 puntos: VALORACIÓN TÉCNICA La puntuación total máxima de la propuesta técnica será de 16 puntos: Experiencia profesional demostrable en proyectos de intervención de patrimonio documental, de organización y clasificación de archivos y de eventos de carácter cultural. (puntuación máxima 4 puntos). El baremo de puntuación será el siguiente: (de 0 a 2 años: 1 punto), (de 2 a 3 años: 2 puntos), (de 3 a 4 años: 3 puntos), (de 4 a 5 años: 4 puntos). Experiencia profesional demostrable en proyectos de Archivos y Gestión documental (puntuación máxima 4 puntos). El baremo de puntuación será el siguiente: (de 0 a 2 años: 1 punto), (de 2 a 3 años: 2 puntos), (de 3 a 4 años: 3 puntos), (de 4 a 5 años: 4 puntos). 11

12 Calidad de la propuesta técnica (puntuación máxima 8 puntos). Se analizará la pertinencia de la propuesta para el desarrollo de los productos solicitados en el punto B3, así como la pertinencia en la metodología a utilizarse en el desarrollo de sus actividades. VALORACIÓN ECONÓMICA Una vez realizada la evaluación de los aspectos técnicos, se procederá a evaluar la oferta económica propuesta por el consultor(a). Ésta podrá tener una puntuación máxima de hasta 4 puntos de acuerdo con la siguiente fórmula: VP = ( POE / POV ) x 4 En donde: VP = Valoración del precio POE = Precio de la oferta más económica. POV = Precio de la oferta que se está valorando. La puntuación global máxima queda fijada en 20 puntos, producto de la suma de las evaluaciones técnica y económica- El postor que obtenga la mayor puntuación global será el adjudicatario del contrato. Los eventuales empates se resolverán a favor de la oferta más económica más baja en igualdad de puntuación. 4. Intervención técnica y seguimiento del contrato La supervisión del trabajo técnico estará a cargo del MCCTH. El seguimiento y gestión de los aspectos administrativos y económicos del contrato estarán a cargo de la Oficina de la OEI en Quito. El profesional comprometido a prestar sus servicios profesionales para la elaboración de lo solicitado en estos términos de referencia, reportará el avance del trabajo y presentará un informe mensual y un final al ADMINISTRADOR DEL CONTRATO sobre las actividades realizadas. El ADMINISTRADOR DEL CONTRATO, en coordinación con el CONSULTOR, mantendrá reuniones de apoyo, a fin de realizar sugerencias que garanticen parámetros de calidad y aportes que enriquezcan el cumplimiento del trabajo. En Quito, a 1 de Abril de 2015 Oficina Nacional Ecuador Organización Estados Iberoamericanos 12