CIRCULAR No. 29 ,,/...\ Personal de Naciones Unidas Candidatos y candidatas internos y externos/as al Sistema de Naciones Unidas

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1 Naciones Unidas Oficina de la Coordinadora Residente File: ClRCULARES/ de septiembre del 2014 CIRCULAR No. 29 A: Representantes, Directores/as,,/...\ Personal de Naciones Unidas Candidatos y candidatas internos y externos/as al Sistema de Naciones Unidas De: Myrta Kaulard Coordinadora Reside? t~.~~epre~e Residente PNUD/UNFPA Asunto: Anuncio de vacante I Cargo No Tengo el agrado a invitar a todas las personas interesadas de dentro o fuera del Sistema de Naciones Unidas en Cuba y que reúnan los requisitos estipulados en los Términos de Referencia que se acompañan, a presentar su candidatura para el siguiente puesto en nuestra Oficina: ) > Asociado/a Administrativo/a y Financiero/a. Nivel GS7 Se acompaña modelo P.l1, el cual puede ser reproducido para uso de los/las candidatos/as. El puesto está abierto a todos/as los/las candidatos/as interesados/as. Esta Oficina se reserva el derecho de responder sólo a las candidaturas que resulten de interés. Se solicita a los/las interesados/as a presentar su interés por escrito antes o hasta el viernes 26 de septiembre del 2014 hasta las 4:30 pm. La información se entregará en sobre cerrado dirigido a: Jesus Robles, Coordinador Internacional de Programa, Oficina del UNFPA en Cuba, sita en Calle 18 No. 110 entre 1 ra y 3ra, Miramar. Muchu les agradeceré su atencióh a esta circular. Notas: No existe ninguna tarifa o cuota que deba ser pagada en ningún momento del proceso de selección. UNFPA no solicita ni requiere información sobre VIH/Sida de sus empleados, ni tolera la discriminación sobre la base del estado seropositivo de VIH/Sida. Calle 78 No. 110, Miramar, La Habana, Cuba, Apdo. 4138, Tel: (537) ,Fax (537) ,

2 Terms ofreference Post Title: Administrative/Finance Associate Post number: Level GS7 Office: Cuba Country Office IQrganizational Context Under the guidance and supervision ofthe Representative, the Administrative/Finance Associate role will ensure smooth functioning of a well-managed Operations Unit in the Office, providing quality services in administration, finance, Human Resources, IT resources, telecommunications, and security following established policies, procedures and rules, so that adequate operational support is secured for the country programme. The AdministrativelFinance Associate leads the team involved in finance, budget, procurement, Human Resource management, general administration and security. He/she will be expected to provide advice on UNFPA's operations in issues affecting country programme delivery, achievement of management targets, increased cost-effectiveness, and knowledge sharing and leaming, and best management practices. The Administrative/Finance will actively participate in the local inter-agency coordination to ensure that UNFPA's needs in UN common systems and service issues are met. He/she must foster a collaborative, client oriented approach to towards the Programme Team in the Country Office, and the UN community, and support effective communication between Country Office and the Regional Office, HQ and partner organizations. Results-Oriented Functional Statement The Administative/Finance Associate assumes the following functions: As a member ofthe Country Office Management Team, support the Head of Office in assuring information, advice and support on Operations and Finance issues; ensure strategic and efficient management ofoffice and programme financial resources, while exercising proper financial control s and adherence to corporate financial policies, rules and regulations.

3 Report both locally and to the Regional Office in a timely manner as directed. Seek advice from the Regional Office/HQ when deviation from rules and regulations may be necessary and proposes altemative solutions to meet programme and office objectives. The AdministrativelFinance Associate will be expected to supervise staffworking in the Operations Units and ensure that established procedures and control s are followed. Establish and maintain the required coordination and flow of communication with the Programme area, towards the achievement of a quality and efficient programme delivery. Supervise the implementation ofcorporate financial, procurement, Human Resources, IT, telecommunications and security systems and ensure adequate training ofstaff on these issues. Ensure a continuous and updated flow of information between country office and the Regional Office/HQ. Maintain oversight for the timely provision of goods and services for office and projects following established corporate procedures regarding sub-contract review and awarding of contracts, evaluate cost effectiveness and advise on negotiations in connection with agreements. Examine request for payments and advances, purchase orders and requisitions, payments and aother financial/administrative matters to ensure they are well supported, and adhere to the correct procedures. Manage UNFPA premises, assets and ensure proper inventory control is maintain at all times. Oversee that the processes of programme implementation, including NEX execution, OF A management and NEX audit, are in compliance with Programme and Financial policies and procedures. Ensure that UNFP A interests are reflected in UN common system activities related to common services, cost-recovery, cost-sharing arrangements, privileges and immunities, entitlements and salary surveys, security, etc, as may arise, by participating actively in inter-agency meetings and working groups; Apply HR tools and mechanisms as appropriate and advise on appropriate contract modalities. Implement and monitor HR policies and benefits and incorporate HR systems, including performance management. Act as Country Office Security Focal Point ensuring full implementatíon ofsecuríty policy and procedures, and MOSS (Minimum Operating Security Standard s) compliance. Coordinate the internal audit process, implementing corrective actions on findings and establishing monítoríng control s as needed. Establish and maintain a harmonious working environment; seeking to strengthen team-building by encouraging active participatíon and interaction at all levels; recommending areas requiring staff development and empowerment. Support necessary and accurate flow of information within the Country Office and between the Country Office and the Regional Office/ HQ, Perfonn any other duties as may be required by Supervisor. 2

4 [ Funroona] Coml!<tendes 1. Business Acumen. Gathering, analyzing, prioritizing and presenting information. Applying the results of analysis and sound business judgement to make timely decisions. Using analysis to develop appropriate project assumptions and financial projections. Determining and evaluating operational risks and benefits. 2. Implementing management systems Ensuring that UNFP A has the internal management systems it requires to support achievement of its objectives, and to function effectively and efficientiy. Moves from basic research and analysis to design and implementation ofmanagement systems, to formulating strategy for systems implementation and serting priorities for systems designo 3. Innovation and marketing of new approaches. Enhancing existing processes. Developing original and imaginative ideas and approaches. Influencing others (within UNFPA and outside) to adopt new approaches. Creating a culture of innovation and change. 4. Client orientation Understanding and meeting or exceeding ciient needs. Anticipating and addressing client needs and concerns. Developing innovative approaches to meeting client needs. Ensuring overail provision of quatity service to ctients. 5. Organizational awareness Understanding, building and using formal and informal systems and contacts in a complex organizational and global environment in order to get results. Moves from an ability to use organizational services and assist others in doing so, to applying systemic thinking and applyingjudgment, to building support, and finally, demonstrating potitical acumen. 6. Job knowledge/fechnical expertise Demonstrating and applying professional and/or technical expertiselknowledge ofthe post. Focusing on the knowledge and skill areas necessary to effectively perform the post. Identifying and seeking to expand knowledge and improve work processes. 3

5 Ie.re e.m~etencies: 1. Values/Guiding PrincipIes: VaIues/Guiding Principies Taking actions that are congruent with what he/she says. Reliably delivering on promises and honoring commitments made. Demonstrating consistency in upholding and promoting the values ofunfpa in actions and decisions. Demonstrating an appreciation ofthe multicultural nature ofthe organization and the diversity of its staff. Demonstrating an intemational outlook, apprecíating dífferences in values and leaming from cultural diversity. Moves from demonstrating sensitivity to encouraging fuil participation, to leveraging diversity. Demonstrating personal commitment in actions taken and decisions made on a daily basis. Demonstrating commitment to organization al vision and priorities and strategic direction. Promoting the mandate outside the organization and defending it against detractors. Creating and building coalitions of support for the mandate, vision and strategic direction. 2. Developing People: Performance management Accepting responsibility for personal performance and performance of staff. Managing own career development to enhance value to UNFPA and its staff. Managing the performance of staff, including fair evaluation ofperformance. Creating the conditions for outstanding performance. 3. DeveJoping People: Developing PeoplelFostering Innovation and Empowerment. Developing a realistic assessment of personallimitations and strengths; demonstrating a desire to leam. Creating opportunities for the development of others. Envisioning and forecasting trends, and responding to them. Connecting people to the future. Having a personal sense of leadership and ability to achieve. 4. Building and Managing Relationships: Working in teams Working effectively with colleagues in ways that allow the achievement of shared objectives. Building teams both within existing organizational structures and outside of them. Creating team spirit and unity of purpose across UNFP A. 5. Building and Managing ReJationships: Communicating information and ideas/knowiedge Sharing Communicating clearly and effectively. Seeking to understand the ideas ofothers. Facilitating and encouraging open communication. Taking responsibility for one's own leaming and development. Actively seeking leaming and career development opportunities. Promoting organizationalleaming and knowledge management. Building a culture of knowledge sharing and leaming. 4

6 6. Building and Managing Relationships: Self-mangement/Emotional Intelligence and Conflict managementlnegotiating and resolving disagreements. Responding effectively to stress, situations ofambiguity or crisis. Managing relationships with others to achieve mutual benefit. Remaining calm, collected and patient when facing conflicto Developing and environment where conflict or problems can be addressed and resolved. Setting standards for organizational behavior. 7. Personal Leadership and Effectiveness: Appropriate and transparent decision making Making appropriate and transparent decisions by analyzing complex information, taking into consideration different points of view. Demonstrating the ability to make tough and/or sensitive decisions. Having flexibility to both adopt a course of action and change it when required by the situation. 8. Personal Leadership and Effectiveness: Analytical and Strategic Thinking/Results Orientation/Commitment to Excellence Identifying, defining and analyzing information, situations and problems. Demonstrating a capacity to think and act in order to achieve long-term benefits and objectives for UNFPA. Demonstrating the ability to step abo ve immediate concems and to see the "big picture". Driving to achieve results while pursuing the highest standards. Maximizing the use of resources. [ Job Reguirements: Education: Bachelor's degree in business administration, public administration, finance, economics or related field. Knowledge and experience: 5 years of proven relevant progressively responsible working experience in administration, human resources management, finan ce, budget, etc. in the public or private sector. Working experience in an intemational organization is an asset Profiency in an ERP or similar tool (Le. SAP, PeopleSoft, etc.) Word processing, Excell and/or other computer applications. Strong analytical and leadership skills Demonstrated writing and oral communication skills Languages: Fluency in oral and written Spanish and English. 5

7 p.n (6.64) E. Instrucciones DEJE ESTE ESPACIO EN Slrvase contestar cada pregunta en 8) BLANCO forma clara y completa. Escriba a UNITED NATIONS '"7'i:"' NACIONES UNIDAS máquina o en letra de imprenta con tinta. Lea cuidadosamente y observe todas las instrucciones. ANTECEDENTES PERSONALES 1. Apellidos Primer Nombre Segundo Nombre 2. Fecha de Nacimiento Día Mes Afio 3. Lugar de nacimiento 4. Nacionalidad de origen 5. Nacionalidad actual 16. Sexo 17. Altura 18. Peso 9. Estado civil; Soltero(a O Casado(a}O Separado(a}O Viudo(a)O Divorciado(a} O 10. El ingreso al servicio de las Naciones Unidas podría requerir un traslado a cualquier lugar en el extranjero en el cual la ONU tuviera alguna responsabilidad. Tiene Ud. algún impedimento de salud o de cualquiera otra índole para efectuar algún viaje por vía aérea? Sí O No Si su respuesta es "sí", sírvase explicar. 11. Dirección permanente 12. Dirección actual (si fuera diferente) 13. Número de Teléfono en oficina y correo electrónico de contacto: Teléfono No Teléfono No. 15. Tiene Ud. cargas familiares? SíO No Si su respuesta es "sí", sírvase proporcionar la siguiente información: Nombre Fecha de Parentesco Nombre Fecha de Parentesco Nacimiento Nacimiento 16. Ha adoptado Ud. un estado de residencia permanente legal en algún país que no sea su país de origen? Sí O No Si su respuesta es "sí", en qué país? 17. Ha tomado Ud. alguna acción legal para cambiar su nacionalidad actual? Sí O NoO Si la respuesta es "sí", explique detalladamente: 18. Tiene algún familiar empleado en una organización internacional? Si O NoO Si su respuesta es "sí", proporcione la siguiente información Nombre Parentesco Nombre de la organización internacional 19. Cuál es su campo preferido de trabajo? 20. Estaria Ud. dispuesto a aceptar un empleo por menos de 6 meses? SiO No O 21. Ha llenado Ud. Anteriormente algún formulario de empleo con Naciones Unidas? SíO No O Si la respuesta es "Sí", cuándo? 22. Conocimiento de idiomas. Cuál es su idioma materno? Lee ESCribe Conversa j Omprende Otros idiomas Con _Con Con _con ~pn _con [ Con _Con Facilidad dificultad Facilidad dificultad facilidad dificultad facilidad dificultad 23. Para trabajo secretarial solamente. Indique la velocidad en palabras por Indique las máquinas o equipo de oficina sabe usar. minuto Dactilografía Taquigrafía Inglés Francés Otros idiomas

8 24. Educación. Proporcione todos los detalles. - NB: Indique los nombres de los títulos y distinciones en el idioma original. A. Universidad o equivalente Nombre, lugar y país Desde: Hasta Títulos y distinciones Rama pri Mes/Añ Mes/Año académicas de est B. Colegios u otro tipo de educación desde la edad de 14 años (ej., escuela técnica, industrial, etc.) Nombre, lugar y país Tipo Desde Certificado o diploma obtenidos Mes/Año I Mes/Año 25. Enumere asociaciones profesionales y actividades en asuntos cívicos, públicos o internacionales en las que participa. 26. Mencione cualquier publicación importante que haya escrito (no la incluya) 27. Lista de empleos: Enumere los puestos que ha desempenado, empezando con su ocupación actual y terminando con la más antigua. Use un casillero separado para cada puesto. Incluya también servicio en las Fuerzas Armadas y anote cualquier periodo durante el cual no recibió remuneración alguna. Si necesita espacio adicional, agregue más páginas del mismo tamano. A. EMPLEO ACTUAL (ULTIMO EMPLEO SI ACTUALMENTE ESTA DESEMPLEADO) Desde Hasta Sueldos por año Titulo exacto del puesto desempeñado Mes/Año Mes/Año Inicial Final Nombre de la empresa o institución empleadora: Tipo de trabajo a que se dedica la empresa o institución: Dirección de la empresa o institución: Nombre de su supervisarla. teléfono y correo electrónico de contacto: Número y tipo de empleados bajo su control: Motivo de su retiro Descripción de sus funciones

9 B. EMPLEOS ANTERIORES (EMPIECE CON EL MAS RECIENTE) Desde Hasta --;:-eldos por año Título exacto del puesto desempeñado Mes/Año Mes/Año Inicial Final Nombre de la empresa o institución empleadora: Tipo de trabajo a que se dedica la empresa o institución: Dirección de la empresa o institución: Nombre de su supervisor/a, teléfono y correo electrónico de contacto: Número y tipo de empleados bajo su control: Motivo de su retiro Descripción de sus funciones Desde Hasta Sueldos por año Título exacto del puesto desempeñado Mes/Año Mes/Año Inicial Final Nombre de la empresa o institución empleadora: Tipo de trabajo a que se dedica la empresa o institución: Dirección de la empresa o institución: Nombre de su supervisor/a, teléfono y correo electrónico de contacto: Número y tipo de empleados bajo su control: Motivo de su retiro Descripción de sus funciones Desde Hasta Sueldos por año Título exacto del puesto desempeñado Mes/Año Mes/Año Inicial Final Nombre de la empresa o institución empleadora: Tipo de trabajo a que se dedica la empresa o institución: Dirección de la empresa o institución: Nombre de su supervisor/a, teléfono y correo electrónico de contacto: Número y tipo de empleados bajo su control: Motivo de su retiro Descripción de sus funciones

10 28. Tiene alguna objeción para que pidamos información sobre usted a su empleador actual? Si O NoO 29. Es funcionario permanente del gobierno de su país, o lo ha sido alguna vez? Sí O NoO Si la respuesta es "sí", cuándo? 30. Referencias Personales: Mencione a 3 personas, que no sean parientes suyas, que conozcan sus cualidades y su carácter: No repita los nombres de los supervisores enumerados bajo el ítem 27 Nombre completo Dirección completa Profesión u ocupación ( ) 31. Mencione cualquier otro asunto que considere pertinente. Indique los paquetes de computación que maneja. Incluya información relacionada con períodos de residencia fuera de su país de origen. 32. Ha sido arrestado alguna vez, demandado judicialmente o citado ante la Corte de Justicia como acusado en un proceso criminal? Ha sido Ud. declarado culpable, multado o encarcelado por violación de alguna ley (excepto violaciones mínimas relacionadas con el tránsito)? Sí O No O Si la respuesta es "sí", dé detalles completos de cada caso en un informe adjunto. 33. Certifico que las declaraciones hechas por mí en respuesta a las preguntas formuladas más arriba son verídicas, completas y correctas según mi criterio y conocimiento. Tengo entendido que cualquier falsedad u omisión en mi historia personal, o en otro documento solicitado por la Organización, son motivo de despido o de terminación del contrato. Fecha: Firma N.B. Se le solicitará documentación adicional que compruebe lo mencionado anteriormente. No envíe dicha documentación hasta gue la Organización se lo solicite. No proporcione los documentos originales de referencia o testimonio, a menos que se obtengan para el uso exclusivo de la Organización.

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