Portal de Proveedores GB FOODS de Factura Electrónica

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1 BS Factura Portal de Proveedores GB FOODS de Factura Electrónica Manual de Usuario Versión 1.1 Donostia San Sebastián, Abril 2015

2 Í n d i c e 1. Introducción Descripción general de la aplicación Introducción a BS Factura Catálogo de Funcionalidades Requerimientos mínimos del sistema Certificados homologados Página de inicio al Portal de Proveedores GB FOODS Acceso al Portal de Proveedores GB FOODS Características generales y navegación Inicio Documentación Datos proveedor Gestión de Facturas Emitidas Pendientes de Firma Rechazadas Opciones comunes de pantallas Crear Factura Individual: Pedidos Recibidos Opciones Paginación Formato Fichero Propio Recepción Cambios de Estado Configuración Datos de Usuario Opciones de Visualización y descarga Recepción de peticiones sobre facturas BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 2

3 1. Introducción La solución de facturación electrónica para empresas, BS Factura, tiene como objetivo contribuir a la mejora de la eficiencia, competitividad y cuenta de resultados de las empresas, mejorando sus procesos de facturación, cobros, pagos y financiación, y ahorrando costes y tiempo mediante la adopción de la facturación electrónica de forma conjunta con sus clientes y/o proveedores. Banco Sabadell consolida su imagen y posicionamiento como proveedor global estratégico de soluciones para empresas en el ámbito financiero. Este manual está orientado a servir como guía a las empresas proveedoras de GB FOODS, usuarias del Portal de Proveedores de BS Factura, diseñado específicamente para el grupo GB FOODS. A lo largo de las siguientes páginas, se presentan las características del portal, tanto a nivel de navegación, como de requisitos de sistema. Asimismo, se incluyen instrucciones detalladas sobre las diferentes operativas posibles, tales como: Obtención de documentación del portal, carga y consulta de facturas en la plataforma, consentimientos de los distintos clientes para establecer la relación comercial, y configuraciones de opciones disponibles. Para preguntas adicionales no contenidas en el presente documento, es posible comunicar con el Servicio de Atención al Cliente a través de la siguiente información de contacto: Teléfono: (9 h a 18 h) Correo ordinario: BS Factura Avenida de La Libertad, Donostia San Sebastian (Gipuzkoa) BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 3

4 2. Descripción general de la aplicación 2.1. Introducción a BS Factura El verdadero éxito para facturar de forma electrónica es conseguir la incorporación e integración de clientes y proveedores. BS Factura permite incorporar grandes volúmenes de usuarios de todo tipo y tamaño, ya que para empezar a operar con el servicio sólo se precisa un PC con navegador e Internet. Desde el servicio BS Factura se realizan de forma telemática la introducción y la firma de facturas (emisión), en pequeños o grandes volúmenes, así como la consulta y la descarga de facturas almacenadas. La transmisión se realiza en todos los casos de un modo seguro, pudiendo ser efectuada interactivamente o por un sistema automático. Todo esto se traduce en una serie de beneficios para las empresas adheridas: Ahorro de costes operativos y mejora de su competitividad. Ahorro de espacio físico y mejora de acceso a la información de las facturas. Fidelización y mejora del servicio a clientes y mejora de la relación comercial con proveedores. Transparencia en la obtención de información de calidad sobre las facturas y su estado Catálogo de Funcionalidades El objetivo del sistema es proporcionar las funcionalidades necesarias para que un usuario emisor/receptor de facturas pueda cargar, consultar y descargar lotes de facturas. A continuación se enumeran las principales funcionalidades incluidas en el Portal de Proveedores de GB FOODS: Alta de usuarios y datos de su empresa por parte del proveedor Obtención de Documentación de Interés para la gestión de la plataforma Visualización y facturación interactiva de pedidos Carga interactiva de una factura en el portal Consultas sobre las facturas emitidas: Enviadas, pendientes de firma y rechazadas Firma de facturas y verificación Consulta de consentimientos aprobados por los clientes para una relación comercial Configuración de opciones disponibles Los detalles de cada una de ellas se ofrecen a lo largo del manual BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 4

5 2.3. Requerimientos mínimos del sistema Requerimientos básicos para navegar por el portal: Windows 2000/Me/98/XP IE 5 o superior Para cargar facturas a la plataforma y firmar, se requieren los siguientes componentes adicionales: Certificado digital aceptado por plataforma BS Factura Java Runtime Environment (JRE) en su versión o superior: entorno de ejecución de la aplicación Certificados homologados A continuación se presenta la lista de certificados aceptados por la plataforma BS Factura Autoridad de Certificación (CA) FNMT AC Camerfirma SA (RACER) AC Camerfirma SA (AC Camerfirma Certificados Camerales) T Tipos de certificados c emitidos Persona física Personas jurídica Personas jurídica Personas jurídica Factura electrónica Tipo II.A CERTIFICADO RECONOCIDO DE COLEGIADO CON DSCF (OID Política ) Firmaprofesional S.A. NIF A Tipo II.B CERTIFICADO RECONOCIDO DE COLEGIADO. (OID Política ) CERTIFICADOS CORPORATIVOS RECONOCIDOS DE ENTIDAD O PERSONA JURÍDICA BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 5

6 2.5. Página de inicio al Portal de Proveedores es GB FOODS Para acceder directamente desde el navegador, la página de inicio al portal se encuentra disponible en la siguiente URL: La primera pantalla, -que se muestra a continuación-, le permitirá identificarse en el Portal, con el usuario y contraseña de acceso al mismo, incorporando la funcionalidad de recuperación de contraseña. Figura: Página de inicio del l Portal de Proveedores GB FOODS BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 6

7 3. Acceso al l Portal de Proveedores GB FOODS Superado el acceso al portal de proveedores, descrito en el apartado anterior, la página de bienvenida identifica al usuario conectado y muestra la última vez que se ha establecido conexión. Figura: Página de bienvenida La página se estructura de acuerdo a los siguientes bloques: 1. Bienvenida personalizada: presenta el nombre del usuario y la fecha de última conexión junto a un texto fijo de aceptación de consentimientos y firma delegada 2. Pestañas de Menú de Opciones, en las diferentes áreas que se divide el aplicativo, a través de las cuales podrá acceder a toda las operativa disponible en el Portal 3. Texto legal de condiciones de facturación y su aceptación 4. Presentación y acceso directo a las opciones consideradas más frecuentes BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 7

8 4. Características generales y navegación Las diferentes opciones del portal, está agrupadas en cada una de las pestañas, que componen el modelo de navegación: Inicio. Documentación Datos del proveedor Gestión de Facturas Gestión de pedidos Opciones 4.1. Inicio Junto con el texto fijo de aceptación de consentimientos y firma delegada, en esta pestaña encontramos una serie de opciones disponibles que son consideradas las más frecuentes. Estas opciones se encuentran accesibles desde su pestaña correspondiente, pero que se incluyen en la página de bienvenida para simplificar el acceso. Cada una de las opciones incluidas, se describe en el apartado correspondiente a su pestaña. Figura: Opciones de la pestaña INICIO BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 8

9 4.2. Documentación En esta pestaña encontrará información de interés que le ayudará a optimizar la gestión del portal Se divide en dos partes: Área de descarga de documentos, desde donde podrá obtener la última versión de los mismos. Área de enlaces directos a otras aplicaciones Figura: Opciones de la pestaña Documentación BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 9

10 4.3. Datos proveedor Permite al proveedor gestionar los datos básicos de su empresa y mantenerlos actualizados. Figura: Opciones de la pestaña Datos Proveedor 4.4. Gestión de Facturas Permite la creación de una factura interactiva, así como la consulta y descarga de las facturas incorporadas al Portal, mediante herramientas de búsqueda básica y avanzada, e incluyendo herramientas de descarga en formatos estándar:.xml,.pdf,.xls, e incluso con formato propio. Opciones: o o o o Emitidas Pendientes de Firma Rechazadas Crear Factura Interactiva BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 10

11 Emitidas Permite a los usuarios emisores la visualización de las facturas que han emitido con el portal, que están verificadas por la plataforma, y que ya han sido firmadas. Figura: Pestaña Facturas con opción Emitidas Esta ventana permite realizar las siguientes acciones: 1.- Búsqueda general al pulsar la lupa se visualizaran todas las facturas emitidas cargadas en la plataforma durante los dos últimos años. 2.- Búsqueda básica por Número de Factura (Facturas que empieza por XXX, que acabe en..xxx, igual a XXXXXXXX). Tecleando un mínimo de 3 caracteres, y pulsando la lupa, se visualizan las facturas que cumplan el criterio básico Utilizando la opción en listado, se ofrece la posibilidad de realizar búsquedas introduciendo una lista de facturas 3.- Búsqueda avanzada, para visualizar un conjunto de facturas, que cumplan las condiciones que se indiquen en los criterios de búsqueda. Al pulsar en este apartado, se despliega en la pantalla el formulario de Búsqueda Avanzada, con los criterios de búsqueda por los que se permite realizar esta función: Campo Tipo Observaciones BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 11

12 Campo Tipo Observaciones CIF Receptor Alfanumérico CIF de la empresa receptora Razón Social Receptor Alfanumérico Razón Social de la empresa receptora Fecha Factura desde hasta Fecha Rango de fechas de la factura Fecha Envío desde hasta Fecha Rango de fechas de envío de la factura Importe desde hasta Numérico Rango de importe de la factura emitida Remesadas Check Si/No Indica si la factura ha sido incluida en un fichero de normas Digitalizadas Tiene empresa pagadora Estado factura Check Si/No Check Si/No Lista desplegable Indica si la factura proviene de un sistema de digitalización certificada Elimina del listado las facturas aquellas que no tienen informada una empresa pagadora distinta de la receptora. Estados comerciales de la factura. Se podrá seleccionar uno de los valores de la lista: Anulada, Rechazada, Aprobada, Pagada, Impagada, etc.. Razón Social Emisor Alfanumérico Razón Social de la empresa emisora Centro Emisor Alfanumérico Nombre del centro emisor Tipo Factura Canal Tipo de comunicación. Lista desplegable Lista desplegable Tipo de factura. Se podrá seleccionar uno de los siguientes valores: Factura, Rectificativa, Nota Suplido, Nota Abono, Autofactura, Nota Cargo. Tipo de Canal. Se podrá seleccionar uno de los siguientes valores: Canal Mail, Canal Papel. Tipo de comunicación. Se podrá seleccionar uno de los tipos de comunicación que puede tener asociados una factura. Además, al pulsar la opción Mas Campos aparecen una nueva pantalla con criterios de búsqueda adicionales: Campo Tipo Observaciones Localizador Alfanumérico Número de localizador de factura Bono Alfanumérico Número del bono Expediente Alfanumérico Número de expediente de factura Albarán Alfanumérico Número del albarán de la factura Referencia Cliente Numérico Referencia o identificador del cliente. Referencia Proveedor Numérico Referencia del proveedor. Código Cliente Alfanumérico Código interno del cliente Código Proveedor Alfanumérico Código interno del proveedor Clasificación de la lista La relación de facturas que cumplen los criterios de búsqueda, viene ordenada por defecto por Fecha factura, situando en primer lugar las más recientes. Puede invertir el orden, pulsando en o BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 12

13 4.- Filtros de visualización: Todas : Opción por defecto: Listado completo de las facturas que cumplen los criterios de búsqueda No Descargadas: De la lista completa, visualiza sólo aquellas facturas que no han sido descargadas por los receptores Descargadas: De la lista completa, visualiza sólo aquellas facturas que han sido descargadas por los receptores. 5.- Visualizar, para visualizar la factura de la línea en cuestión. (Ver apartado opciones comunes de pantallas) 6.- Descargas, para descargar la facturas visualizadas en formatos estándar:.xml,.pdf,.xls, e incluso con formato propio. (Ver apartado opciones comunes de pantallas) 7.- Acciones, para aquellas facturas que se seleccionen: Reenviar: Envía de nuevo una factura ya transmitida. Normalmente se usa para una factura rechazada por el receptor, por reglas externas o internas, y que una vez subsanado el motivo de rechazo, se desea volver a enviarla) Norma 58: Genera un fichero bancario siguiendo la norma 58 BS Factoring: Genera un fichero bancario siguiendo la norma BS Factoring Desmarcar remesa: Desmarca una factura que ha sido establecida dentro de una remesa Confirmar anulación: Confirmar la anulación de una factura en la que el receptor a solicitado la anulación de la misma. Pedidos: Permite visualizar los pedidos facturados en una factura Administrar Adjuntos: Funcionalidad que permitirá al usuario emisor dar de alta o baja adjuntos documentales a una factura. Los adjuntos documentales, son documentos adicionales que podemos incorporar a cada una de las facturas, teniendo en cuenta que: - El tamaño del adjunto no debe superar 2MB. - Se soportan los siguientes formatos de documentos: GIF, XML, JPG, DOC; PDF, XLS, ZIP, TXT. Seleccionando una factura de la lista, a la cual queremos añadir un adjunto documental, y pulsando la acción Administrar Adjuntos, se desplegará la siguiente ventana, donde mediante la opción Alta, se nos abrirá un administrador de archivos para localizar el documento que queremos adjuntar: BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 13

14 Figura: Detalle Alta de Adjuntos Una vez localizado el fichero, pulsando el botón Cargar Archivo (Abrir), nos aparecerá la siguiente ventana de confirmación: Consultando de nuevo los adjuntos, veremos el nuevo documento añadido: BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 14

15 Pendientes de Firma Permite visualizar la relación de facturas que están pendientes de ser firmadas por el usuario. Figura: Pestaña Facturas con opción Pendientes de Firma Esta ventana permite realizar las siguientes acciones: 1.- Búsqueda general al pulsar la lupa se visualizaran todas las facturas emitidas cargadas en la plataforma durante los dos últimos años. 2.- Búsqueda básica por Número de Factura (Facturas que empieza por XXX, que acabe en..xxx, igual a XXXXXXXX). Tecleando un mínimo de 3 caracteres, y pulsando la lupa, se visualizan las facturas que cumplan el criterio básico Utilizando la opción en listado, se ofrece la posibilidad de realizar búsquedas introduciendo una lista de facturas 3.- Búsqueda avanzada, para visualizar un conjunto de facturas, que cumplan las condiciones que se indiquen en los criterios de búsqueda. Al pulsar en este apartado, se despliega en la pantalla el formulario de Búsqueda Avanzada, con los criterios de búsqueda por los que se permite realizar esta función: Campo Tipo Observaciones CIF Emisor Alfanumérico CIF de la empresa emisora CIF Receptor Alfanumérico CIF de la empresa receptora Razón Social Receptor Alfanumérico Razón Social de la empresa receptora Fecha Factura desde hasta Fecha Rango de fechas de la factura Fecha Envío desde hasta Fecha Rango de fechas de envío de la factura Importe desde hasta Numérico Rango de importe de la factura emitida Tiene empresa pagadora Check Si/No Elimina del listado las facturas aquellas que no tienen informada una empresa pagadora distinta de la receptora. BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 15

16 Campo Tipo Factura Tipo Lista desplegable Observaciones Tipo de factura. Se podrá seleccionar uno de los siguientes valores: Factura, Rectificativa, Nota Suplido, Nota Abono, Autofactura, Nota Cargo. Razón Social Emisor Alfanumérico Razón Social de la empresa emisora Centro Emisor Alfanumérico Nombre del centro emisor Además, al pulsar la opción Mas Campos aparecen una nueva pantalla con criterios de búsqueda adicionales: Campo Tipo Observaciones Localizador Alfanumérico Número de localizador de factura Bono Alfanumérico Número del bono Expediente Alfanumérico Número de expediente de factura Albarán Alfanumérico Número del albarán de la factura Referencia Cliente Numérico Referencia o identificador del cliente. Referencia Proveedor Numérico Referencia del proveedor. Código Cliente Alfanumérico Código interno del cliente Código Proveedor Alfanumérico Código interno del proveedor Clasificación de la lista La relación de facturas que cumplen los criterios de búsqueda, viene ordenada por defecto por Fecha factura, situando en primer lugar las más recientes. Puede invertir el orden, pulsando en o 4.- Filtros de visualización: No disponible en la pestaña de Facturas pendientes de firma 5.- Visualizar, para visualizar la factura de la línea en cuestión. (Ver apartado opciones comunes de pantallas) 6.- Descargas, para descargar la facturas visualizadas en formatos estándar:.xml,.pdf,.xls, e incluso con formato propio. (Ver apartado opciones comunes de pantallas) 7.- Acciones, para aquellas facturas que se seleccionen: Borrar: Eliminar una factura que se encuentra pendiente de firma Firmar: Firmar una factura que se encuentra pendiente de firma Pedidos: Permite visualizar los pedidos facturados en una factura BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 16

17 Rechazadas Permite visualizar la relación de facturas que están rechazadas (hasta un límite de 400 facturas) por duplicidad o reglas de negocio (internas o externas) establecidas por el receptor de la factura. Figura: Pestaña Facturas con opción Rechazadas Esta ventana permite realizar las siguientes acciones: 1.- Búsqueda general al pulsar la lupa se visualizaran todas las facturas emitidas cargadas en la plataforma durante los dos últimos años. 2.- Búsqueda básica por Número de Factura (Facturas que empieza por XXX, que acabe en..xxx, igual a XXXXXXXX). Tecleando un mínimo de 3 caracteres, y pulsando la lupa, se visualizan las facturas que cumplan el criterio básico Utilizando la opción en listado, se ofrece la posibilidad de realizar búsquedas introduciendo una lista de facturas 3.- Búsqueda avanzada, para visualizar un conjunto de facturas, que cumplan las condiciones que se indiquen en los criterios de búsqueda. Al pulsar en este apartado, se despliega en la pantalla el formulario de Búsqueda Avanzada, con los criterios de búsqueda por los que se permite realizar esta función: BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 17

18 Campo Tipo Observaciones CIF Emisor Alfanumérico CIF de la empresa emisora CIF Receptor Alfanumérico CIF de la empresa receptora Razón Social Receptor Alfanumérico Razón Social de la empresa receptora Fecha Factura desde hasta Fecha Rango de fechas de la factura Fecha Envío desde hasta Fecha Rango de fechas de envío de la factura Importe desde hasta Numérico Rango de importe de la factura emitida Filtrar Reenviables Tiene empresa pagadora Tipo Factura Check Si/No Check Si/No Lista desplegable Elimina del listado las facturas que no pueden ser reenviadas (solo para Rechazadas) Elimina del listado las facturas aquellas que no tienen informada una empresa pagadora distinta de la receptora. Tipo de factura. Se podrá seleccionar uno de los siguientes valores: Factura, Rectificativa, Nota Suplido, Nota Abono, Autofactura, Nota Cargo. Razón Social Emisor Alfanumérico Razón Social de la empresa emisora Centro Emisor Alfanumérico Nombre del centro emisor Tipo Rechazo Lista desplegable Tipo de rechazo aplicado a una factura Se podrá seleccionar uno de los siguientes valores: Regla Negocio Externa, Regla Negocio Interna, Duplicada o Anulación concedida Fechas Rechazo desde hasta Fecha Rango de fechas de rechazo de la factura Además, al pulsar la opción Mas Campos aparecen una nueva pantalla con criterios de búsqueda adicionales: Campo Tipo Observaciones Localizador Alfanumérico Número de localizador de factura Bono Alfanumérico Número del bono Expediente Alfanumérico Número de expediente de factura Albarán Alfanumérico Número del albarán de la factura Referencia Cliente Numérico Referencia o identificador del cliente. Referencia Proveedor Numérico Referencia del proveedor. Código Cliente Alfanumérico Código interno del cliente Código Proveedor Alfanumérico Código interno del proveedor Clasificación de la lista La relación de facturas que cumplen los criterios de búsqueda, viene ordenada por defecto por Fecha factura, situando en primer lugar las más recientes. Puede invertir el orden, pulsando en o BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 18

19 4.- Filtros de visualización No disponible en la pestaña de Facturas Rechazadas 5.- Visualizar, para visualizar la factura de la línea en cuestión. (Ver apartado opciones comunes de pantallas) 6.- Descargas, para descargar la facturas visualizadas en formatos estándar:.xml,.pdf,.xls, e incluso con formato propio. (Ver apartado opciones comunes de pantallas) 7.- Acciones, para aquellas facturas que se seleccionen; Reenviar: Posibilidad de volver a emitir de nuevo facturas que estando rechazadas por reglas de negocio, podamos realizar cambios puntuales que no afecten a los datos básicos de las mismas y subsanen los errores, emitiendo nuevamente la factura, Si seleccionamos, una factura de la lista de rechazadas por reglas de negocio, y que no hayamos cancelado (ver acción Cancelar) y pulsamos la acción Reenviar, se nos presentará un formulario con los datos de la factura, con tres apartados: Información de factura, Observaciones, y Líneas de Factura Figura: Formulario Modificación Facturas Rechazadas Solo podemos modificar los datos que figuren en el apartado Observaciones, y en el apartado Líneas de Factura (pulsando para desplegar): Figura: Detalle de Formulario Modificación Facturas Rechazadas BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 19

20 Figura: Detalle de Formulario Modificación Facturas Rechazadas Si pulsamos el botón, factura seleccionada: se nos abrirá una ventana con los errores de la Una vez corregido los datos, podremos pulsar el botón Enviar, para reenviar la factura. En caso de seleccionar a la vez varias facturas de la lista de rechazadas, con motivo de regla de negocio, y que no hayamos cancelado (ver acción Cancelar) y pulsamos la acción Reenviar, se nos presentará en pantalla la relación de facturas seleccionadas, las cuales podremos ir corrigiendo de una en una, como se ha descrito anteriormente, pulsando la flecha de acción Cancelar: Marca con X, una factura del listado de facturas rechazadas, pendientes de un reenvío, cancelando dicha opción. Sólo se puede cancelar las facturas rechazadas por Reglas de Negocio que no hayan sido reenviadas. Una vez cancelada, esta factura no se puede seleccionar, para modificarla y reenviarla, por lo que será necesario generar una nueva factura Descargar r errores: Descargar un fichero en formato.csv con la relación de facturas rechazadas por motivos de reglas de negocio, con el detalle del motivo de rechazo de las mismas. Cuando pulse esta opción, se desplegará una ventana en la cual le solicitará un cuenta de correo, que deberá introducir, para recibir el fichero solicitado, en la cuenta indicada, un correo con la relación en formato.csv en modo de anexo. BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 20

21 8.- Consultar Detalle: Haciendo clic sobre el icono que indica el número de errores detectados permite visualizar el detalle de los mismos. Figura: Detalle de visualización de errores Opciones comunes de pantallas Visualizar: Las opciones de visualización para una factura en concreto, en cada línea de la relación presentada en pantalla, dispone de los siguientes iconos: Visualización de la factura en formato PDF Visualización de los ficheros adjuntos de la factura Verificación de los datos de la firma Pinchando el icono que esté disponible para la factura seleccionada, obtendremos la función indicada para cada uno de ellos Descargas: Las opciones de descarga, para un conjunto de facturas seleccionadas en la lista / relación de facturas, teniendo en cuenta que si una relación ocupa más de una pantalla, las facturas pueden estar marcadas en diferentes pantallas de la relación, son: BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 21

22 Donde, cada uno de los iconos representa la siguiente funcionalidad: Descarga en formato.xml Esta opción le permite obtener un fichero facturas.xml, empaquetado en un fichero facturas.zip, con las facturas seleccionadas. (Recuerde que en la pestaña de Opciones Visualización y descarga-, puede configurar el tipo de fichero.xml que desea) Descarga en formato.pdf Esta opción le permite obtener en un fichero facturas.zip, cada una de las facturas seleccionadas en un archivo.pdf, conjuntamente con un fichero index.html a modo de índice de las mismas. (Recuerde que en la pestaña de Opciones Visualización y descarga-, puede configurar el tipo de fichero.pdf que desea) Descarga en formato.xls Esta opción le permite obtener un fichero facturas.xls, con la relación de facturas seleccionadas. Descarga en formato propio Esta opción le permite obtener un fichero denominado facturas.csv, en formato.csv, con la relación de facturas seleccionadas, de acuerdo con el formato / estructura de datos establecido en la configuración de Opciones Visualización y Descarga. Descarga de adjuntos de facturas Esta opción le permite obtener un fichero denominado ATTACHMENT_PROCESS_ num_proceso.zip, donde num_proceso es un numero asignado por la plataforma, con los diferentes adjuntos de la relación de facturas seleccionadas. BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 22

23 Crear Factura Individual: Mediante el formulario disponible en esta opción, podrá crear interactivamente facturas individuales, rellenando los datos obligatorios marcados con *. sin necesidad de hacerlo mediante ficheros de carga. Figura: Pestaña Facturas con opción Interactiva BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 23

24 Esta ventana permite realizar las siguientes acciones: 1.- Importar pedidos, pulsando el botón se nos mostrará una lista de pedidos que una vez seleccionados se importarán al formulario para su facturación. 2.- Añadir nuevas líneas de detalle, pulsando línea de detalle en la factura. 3.- Añadir descuentos, pulsando añadiremos una nueva añadiremos descuentos a nivel de factura. 4.- Seleccionar un tipo y % de impuesto único para toda la factura, permite seleccionar un único impuesto y su porcentaje para toda la factura. Permite modificar estos valores a nivel de línea de detalle. BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 24

25 4.5. Pedidos Permite la consulta y carga en el formulario de facturas de los pedidos cargados en el Portal Opciones: o Recibidos Recibidos Permite a los usuarios receptores de pedidos la visualización de los pedidos que han recibido por el portal. Figura: Pestaña Pedidos con opción Recibidos Esta ventana permite las siguientes acciones: 1.- Búsqueda general al pulsar la lupa plataforma los dos últimos años. se visualizaran todos los pedidos recibidos en la 2.- Búsqueda básica por Número de Pedido (Pedidos que empieza por XXX, que acabe en..xxx, igual a XXXXXXXX). Tecleando un mínimo de 3 caracteres, y pulsando la lupa, se visualizan los Pedidos que cumplan el criterio básico Utilizando la opción en listado, se ofrece la posibilidad de realizar búsquedas introduciendo una lista de Pedidos BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 25

26 3.- Búsqueda avanzada, para visualizar un conjunto de pedidos, que cumplan las condiciones que se indiquen en los criterios de búsqueda. Al pulsar en este apartado, se despliega en la pantalla el formulario de Búsqueda Avanzada, con los criterios de búsqueda por los que se permite realizar esta función: Campo Tipo Observaciones CIF Receptor Alfanumérico CIF de la empresa receptora Razón Social Receptor Alfanumérico Razón Social de la empresa receptora Fecha Factura desde hasta Fecha Rango de fechas de la factura Fecha Envío desde hasta Fecha Rango de fechas de envío de la factura Importe desde hasta Numérico Rango de importe de la factura emitida Clasificación de la lista La relación de pedidos que cumplen los criterios de búsqueda, viene ordenada por defecto por Número de pedido, situando en primer lugar el más recientes. 4.- Filtros de visualización: No facturados: Opción por defecto: Listado de los pedidos que cumplen los criterios de búsqueda y no han sido facturados. Facturados parcialmente: Listado de los pedidos que cumplen los criterios de búsqueda y han sido facturados parcialmente, mantienen posiciones pendientes de facturar. Facturados: Listado de los pedidos que cumplen los criterios de búsqueda y han sido facturados totalmente o cerrados. No mantienen posiciones pendientes de facturar 5.- Visualizar: Las opciones de visualización para un pedido en concreto, en cada línea de la relación presentada en pantalla, dispone de los siguientes iconos: Visualización del pedido en formato pdf Visualización del pedido en una nueva pantalla Pinchando el icono que esté disponible para el pedido seleccionado, obtendremos la función indicada para cada uno de ellos. 6.- Acciones, para aquellos pedidos que se seleccionen: Facturar Pedido: Envía al formulario interactivo de facturas el/los pedidos seleccionados para su facturación. BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 26

27 4.6. Opciones Esta pantalla permite al usuario la configuración de diferentes parámetros: Figura: Opciones de Configuración Paginación Permite establecer el número de líneas por página. Por defecto se configura a 10. BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 27

28 Formato Fichero Propio Permite al usuario configurar un formato específico de fichero para ser utilizado en la descarga de facturas al seleccionar el formato denominado Propio. Para ello se presentaran dos listas con campos disponibles. Una de ella con datos propios de la factura y otra con datos de extensiones (propias del sector turístico). Estos se podrán seleccionar y ordenar (botones de Subir y Bajar campo) para definir un formato de fichero. Además, se podrá escoger un carácter como separador de campos y una de las siguientes extensiones txt, csv o xls. Ver siguiente figura: Figura: Pantalla de Configuración Formato PROPIO BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 28

29 Los campos disponibles son los siguientes: Datos de Factura: Campo Fecha Factura Fecha Envío Número Factura Importe Factura Razón Social Emisor Dirección Emisor Código Postal Emisor Provincia Emisor Localidad Emisor País Emisor CIF Receptor Razón Social Receptor Código Postal Receptor Provincia Receptor Localidad Receptor CIF Proveedor Código Proveedor Referencia Proveedor Observaciones Fecha de emisión de la factura Fecha de carga de la factura en la plataforma Número de factura Importe total de la factura Razón Social de la empresa emisora Datos de dirección de la empresa emisora Código postal de la empresa emisora Provincia de empresa emisora Localidad de empresa emisora País de empresa emisora CIF de la empresa receptora Razón Social de la empresa receptora Código postal de la empresa receptora Provincia de empresa receptora Localidad de empresa receptora Indica el CIF del Emisor de la factura Código interno del proveedor en el sistema de GB FOODS. Tipo de referencia proveedor (Contrato, albarán, etc.) Nº Referencia Proveedor Número de referencia del proveedor Referencia Cliente Tipo de referencia cliente (Contrato, albarán, etc.) Nº Referencia Cliente Número de referencia del cliente Total Descuentos Total Base Imponible Nombre del PDF de la Factura Moneda Total Impuestos Tipo Factura Base Imponible IVA Superreducido Base Imponible IVA General Importe total de los descuentos Importe total de la base imponible Nombre del PDF de la factura Tipo de moneda Importe total de los impuestos Tipo de la factura Base imponible del IVA superreducido Base imponible del IVA general BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 29

30 Extensiones: Campo Observaciones Albarán Cliente Código Cliente Bono Localizador Expediente Localidad de la Oficina Importe del Impuesto de la Comisión Nombre de la oficina Número de personas Fecha Inicio Servicio Tasa de la comisión Importe total de la comisión Descripción del destino Código de la oficina Localidad del hotel Dirección del hotel Nombre de la marca comercial Nombre del Pax Líder Nombre del programa del cliente Suplemento No Comisionable Nombre del agente Fecha Fin Servicio Nombre del hotel Importe de la comisión Código Hotel Suplemento Comisionable Tasa del impuesto de la comisión Código de Agencia Nombre de Agencia Dirección de la Oficina Total Antes Comisión Código IATA Número del albarán de la factura Código interno del cliente Número del bono Número de localizador de factura Número de expediente de factura Localidad de la oficina Importe total de los impuestos de la comisión Nombre de la oficina Número total de personas Fecha de inicio del servicio Tasa de la comisión Importe total de la comisión Descripción del destino Código de la oficina Localidad del hotel Dirección del hotel Nombre de la marca comercial Nombre del Pax Líder Nombre del programa del cliente Suplemento No Comisionable Nombre del agente Fecha de fin del servicio Nombre del hotel Importe total de la comisión Código del hotel Suplemento comisionable Tasa del impuesto de la comisión Código de la agencia Nombre de la agencia Dirección de la Agencia que ha realizado la reserva Importe total antes de comisión Código de aeropuertos IATA BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 30

31 Las opciones seleccionables dentro de la definición de separadores de campos son las siguientes:, ; # Otros: permite definir de forma manual nuevos separados no incluidos anteriormente Figura: Separador de campos (Otros) Recepción Cambios de Estado Permite al usuario configurar la funcionalidad de enviar avisos por de forma diaria detallando los cambios de estado comercial efectuados sobre sus facturas emitidas. Un usuario emisor podrá activar o desactivar la posibilidad de ser notificado una vez al día vía correo electrónico de aquellas facturas que han sufrido un cambio de estado el día anterior. Se asumirá esta configuración para todas las empresas emisoras asignadas al usuario. Figura: Gestión de Notificaciones Cambios de Estado BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 31

32 Configuración Datos de Usuario Un usuario podrá modificar sus datos personales a través de esta opción, donde se le presentará un formulario como el que se indica en la imagen: Figura: Configuración Datos de Usuario (*) Definidos como campos obligatorios en el formulario A continuación se presenta una descripción de las propiedades de los campos disponibles en el formulario Configuración Datos de Usuario : Campo Tipo Observaciones Nombre Texto Nombre del usuario Apellidos Texto Apellidos del usuario Contraseña Alfanumérico Contraseña actual del usuario Nueva contraseña Alfanumérico Nueva contraseña del usuario Repetir contraseña Alfanumérico Confirmación de la nueva contraseña Dirección de correo Alfanumérico Dirección de correo del usuario Correo Notificaciones Alfanumérico Dirección de correo donde se le enviarán las notificaciones Teléfono Alfanumérico Número de teléfono del usuario Fax Alfanumérico Número de fax del usuario Idioma Lista desplegable Idioma del usuario BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 32

33 Opciones de Visualización y descarga Un usuario, emisor o receptor, podrá configurar el formato de descarga en XML y el formato de descarga en PDF. En el formato de descarga en XML se le mostrarán 2 opciones: - XML-BSF: Formato estándar de plataforma BS Factura. - XML-ST: Formato que contiene las extensiones definidas para empresas del sector turístico. - Facturae: Formato electrónico de factura definido por la agencia tributaria. - Formato Original: Formato en el que la factura fue emitida a la plataforma. Será la opción marcada por defecto. En el formato de visualización y descarga en PDF se le mostrarán 2 opciones: - Con código de puntos - Sin código de puntos: Será la opción marcada por defecto. En la descarga de facturas tanto en formato XML como PDF se generará el fichero a partir de la configuración del usuario. Las opciones por defecto, son las siguientes: Figura: Opciones de visualización y descarga BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 33

34 Recepción de peticiones sobre facturas Esta opción le permite configurar al usuario (emisor) decidir si va a recibir, a través de , la solicitud de anulación de una factura iniciada por el receptor. BSFactura.com Manual de Usuario 13/05/2015 Página 34

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