APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA ERP (EVALUACIÓN RÁPIDA DE LA PRODUCTIVIDAD) A UNA PEQUEÑA EMPRESA DE LA REGIÓN DE ORIZABA, VERACRUZ

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1 La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA ERP (EVALUACIÓN RÁPIDA DE LA PRODUCTIVIDAD) A UNA PEQUEÑA EMPRESA DE LA REGIÓN DE ORIZABA, VERACRUZ Dr. Guillermo Cortés Robles 1 M.C. María Cristina Sánchez Romero 1 2 Ing. Juan Manuel Hernández Espíndola Instituto Tecnológico de Orizaba Ave. Oriente 9 No. 852 de la ciudad de Orizaba, Veracruz, C.P Teléfonos: (01-272) , , y fax: (01-272) gc_robles@hotmail.com, sancristy@yahoo.com.mx, jm_hdez_e@hotmail.com Resumen La evaluación rápida de la productividad (ERP) es un método de aplicación adecuado para las MIPYMEs, fue concebido y puesto a prueba en el Centro de Desarrollo de la Productividad de la Academia de Desarrollo de Filipinas (Prokopenko, 1991). El propósito de la aplicación del método ERP para el desarrollo de este trabajo fue el de aislar las zonas de problemas e identificar las esferas de prioridad para el mejoramiento. Así como para el establecimiento de indicadores de la productividad para toda la organización. Para la aplicación de esta metodología es necesario disponer de información referente a los estados financieros, en el desarrollo de este trabajo se utilizaron los correspondientes a tres periodos consistentes para los años 2007, 2008 y Palabras clave: Productividad, Medición, Evaluación Introducción Se pueden encontrar varias acepciones de lo que significa la palabra productividad: en el libro Introducción al estudio del trabajo, se encuentra que: "Productividad es la relación entre producción e insumo", esta definición puede ser válida para una empresa, una industria o una economía (Oficina Internacional del Trabajo, 1992). La productividad se define como la relación entre la producción total y los insumos totales ; esto es, la relación entre los resultados logrados y los recursos consumidos; o la relación entre la efectividad con la cual se cumplen las metas de la organización y la eficiencia con que se consumen esos recursos en el transcurso de ese mismo cumplimiento (Bain, 1995). La productividad es una medida relativa, en el sentido de su significado se basa en la comparación entre la razón de productividad del presente y la razón de productividad de un periodo anterior al que se hace referencia como un periodo base. Las razones de productividad también pueden compararse contra estándares, y cuando esto sucede, el estándar se convierte en la base de comparaciones. Cuando existe la necesidad de evaluar cualquier sistema para auxiliarse en el análisis de decisiones, se tiene que crear o determinar un mecanismo de medición que permita saber cuál es el camino que está tomando la empresa, o como lo cita David Bain, "existe en todas partes interés en 1 Profesor investigador 2 Alumno de la Maestría en Ingeniería Administrativa 192

2 Capítulo 15 Pequeñas y medianas empresas medir la productividad ante todo, porque se requiere de un indicador relativo de la efectividad con la que la organización ha venido consumiendo los recursos en el proceso del cumplimiento de los resultados deseados. En otras palabras: los directivos, como todos, necesitan saber cómo lo están haciendo, en comparación de desempeños anteriores. " Se está avanzando o se está retrocediendo? Cuál es la magnitud de ese avance o de ese retroceso? Son eficaces los programas?". Aunque por sí mismos los índices de productividad por lo general no muestran las razones por las que surgen los problemas, cuando se les compila adecuadamente, con la oportunidad y en un formato fácilmente comprensible, sirven a la Dirección para descubrir los problemas y su magnitud (Bain, 1995). Desarrollo La aplicación de la metodología ERP se desarrolló en dos etapas la primera correspondiente a la evaluación del rendimiento de la compañía (ERC) y la segunda consistente en una evaluación cualitativa. Evaluación del rendimiento de la compañía (ERC) La evaluación del rendimiento de la compañía (ERC) estudia las tendencias de las relaciones concretas de la rentabilidad y la productividad derivadas de los estados financieros correspondientes a los últimos cuatro (por lo menos tres) periodos (años, trimestre o mes). El diagrama que representa la secuencia de la metodología para la evaluación del rendimiento de la compañía (ERC) se muestra en la figura 1.1. Paso 1 Cálculo y determinación de las tendencias del rendimiento del activo Paso 3 (ii) Paso 3 (i) Paso 2 Está aumentando la tendencia? Paso 3 No Hallar los ratios de la rentabilidad primaria Hallar los ratios de la rentabilidad secundaria Sí Paso 4 Paso 5 Está aumentando la tasa de crecimiento? No Sí Paso 6 Hallar los ratios de la productividad primaria Hallar los ratios de la productividad secundaria Paso 6 (i) Paso 6 (ii) Fuente: E. Avellido-Cruz, 1984, pág. 11 Figura 1.1 Diagrama de secuencia de la evaluación del rendimiento de la compañía (ERC) Siguiendo la secuencia para la ERC, se realizaron los cálculos para determinar los indicadores tanto de rentabilidad como de productividad y así poder evaluar las tendencias de dichos 193

3 La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial indicadores, con base en los estados financieros de tres periodos (anuales) correspondientes a los años 2007, 2008 y Cálculos realizados a partir de la metodología ERC: Paso 1: Cálculo y determinación de las tendencias del rendimiento del activo (RA) En este paso se calculo primeramente la relación del rendimiento del activo dividiendo la utilidad neta entre el activo total para cada uno de los periodos evaluados ver tabla 1.1, después se analizó la tendencia que presentaron. Periodo Evaluado Rendimiento del Activo = Utilidad neta / Activo total Tabla 1.1 Ratio del rendimiento del activo La rentabilidad económica de la empresa se mide por la tasa de rendimiento del activo. Señala la capacidad de los activos para generar utilidades independientemente de si se financió con deuda o patrimonio. Las técnicas más utilizadas para mejorar la tasa de rotación del activo: mejorar el manejo de inventarios, disminuir las cuentas por cobrar, mejorar la productividad, etc. Paso 2: Está aumentando la tendencia? Como se observa en la tabla 1.1 la tendencia es negativa, por lo que la respuesta a ésta pregunta es no, de acuerdo al diagrama se continua en el paso 3 consistente en los pasos 3(i) Hallar los ratios de la rentabilidad primaria y 3 (ii) Hallar los ratios de la rentabilidad secundaria. Paso 3 (i): Hallar los ratios de la rentabilidad primaria En este paso se determinaron las relaciones de rentabilidad primaria consistentes en las siguientes relaciones: a) Utilidad Neta/Ventas Netas, b) Costo de los productos vendidos / Ventas Netas y c) Gastos de Explotación / Ventas Netas. a) Utilidad Neta / Ventas Netas Los valores generados para los periodos evaluados se presentan en la tabla 1.2. Periodo Evaluado Utilidad Neta / Ventas Netas Tabla 1.2 Ratio de utilidad con respecto a ventas netas Se observa en la Tabla 1.2 que para el último periodo se reporta un 12% de utilidad sobre ventas. Esto significa que por cada peso que ingresa por concepto de ventas, se obtiene 0.12 pesos de utilidad. La cual se mantuvo del 2008 al 2009 pero se tuvo una pérdida de utilidad de.07 en periodo del 2007 al b) Costo de los productos vendidos / Ventas Netas Donde costo de los productos vendidos corresponden a los costos de materias primas, mano de obra y gastos de fabricación. Los valores generados para los periodos evaluados se presentan en la tabla 1.3. Periodo Evaluado Costo de los productos 194

4 Capítulo 15 Pequeñas y medianas empresas vendidos / Ventas Netas Tabla 1.3 Ratio de costo de los productos vendidos con respecto a ventas netas Se observa en la tabla 1.3 un aumento de este indicador lo que implica una disminución sobre la utilidad neta generada. Ya que la proporción de costos respecto a las ventas cada vez es mayor. c) Gastos de Explotación / Ventas Netas Donde gastos de explotación corresponden a los gastos de distribución, devoluciones y rebajas. Los valores generados para los periodos evaluados se presentan en la tabla 1.4. Periodo Evaluado Gastos de Explotación / Ventas Netas Tabla 1.4 Ratio de gastos de explotación respecto a ventas netas Se observa en la tabla 1.4 una tendencia creciente de este indicador lo que implica una pérdida de eficiencia con respecto a la distribución del producto. Paso 3 (ii): Hallar los ratios de la rentabilidad secundaria En este paso se determinaron las relaciones de rentabilidad primaria consistentes en las siguientes relaciones: a) Rendimiento del activo total = Ventas Netas / Activo Total, b) Rotación de inventarios = Ventas / Inventarios, c) Rendimiento sobre el capital = Utilidad Neta / Capital, d) Ventas Netas / Capital y e) Ventas Netas / Activo Fijo a) Rendimiento del activo total = Ventas Netas / Activo Total Esta relación (rotación de activos totales) mide la eficiencia general del uso de los activos. Se está generando un volumen de ventas correspondiente a la inversión total del activo. Los valores generados para los periodos evaluados se presentan en la tabla 1.5. Periodo Evaluado Rendimiento del activo total = Ventas Netas / Activo Total Tabla 1.5 Ratio de rotación de activos totales Se observa en la tabla 1.5 una tendencia negativa de este indicador lo que implica una pérdida en la eficiencia general del uso de los activos. b) Rotación de inventarios = Ventas / Inventarios En términos generales, cada componente del inventario de la empresa se agota y se repone determinado número de veces al año. Los valores generados para los periodos evaluados se presentan en la tabla 1.6. Periodo Evaluado Rotación de inventarios = Ventas / Inventarios

5 La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial Tabla 1.6 Ratio de rotación de inventarios En la tabla 1.6 se observa la disminución de este indicador del periodo 2007 al 2008 lo que implica una disminución en las ventas o un exceso de inventario. c) Rendimiento sobre el capital = Utilidad Neta / Capital Los valores generados para los periodos evaluados se presentan en la tabla 1.7. Periodo Evaluado Rendimiento sobre el capital = Utilidad Neta / Capital Tabla 1.7 Ratio del rendimiento sobre el capital En la tabla 1.7 se observa una tendencia negativa de este indicador lo que implica que el capital invertido va generando cada vez menos beneficios. d) Ventas Netas / Capital Este indicador nos permite evaluar la eficiencia del capital, los valores generados para los periodos evaluados se presentan en la tabla 1.8. Periodo Evaluado Ventas Netas / Capital Tabla 1.8 Ratio de ventas netas respecto al capital Se observa en la tabla 1.8 que este ratio va disminuyendo, lo que se traduce en que cada vez se necesita un mayor capital para generar ventas. e) Ventas Netas / Activo Fijo A través de este indicador podemos evaluar el aprovechamiento de la capacidad instalada de producción. Los valores generados para los periodos evaluados se presentan en la tabla 1.9. Periodo Evaluado Ventas Netas /Activo Fijo Tabla 1.9 Ratio de ventas netas respecto al activo fijo Se observa en la tabla 1.9 una tendencia negativa lo que implica que la producción realizada se aleja de la capacidad instalada. De acuerdo a la secuencia presentada en la figura 1.1, se continuaría con el paso 6, pero con la finalidad de determinar el comportamiento de la tasa de crecimiento del rendimiento del activo se decidió realizar el paso 4, para su posterior análisis. Paso 4: Está aumentando la tasa de crecimiento? Para poder responder a esta pregunta primero es necesario determinar la tasa de crecimiento (TC) del rendimiento del activo (RA) para los intervalos de tiempo comprendidos del 2007 al 2008 y del 2008 al 2009, correspondiente a los periodos evaluados. La tasa de crecimiento (TC) se determina mediante la fórmula: TC = (RA presente RA anterior / RA anterior) X

6 Capítulo 15 Pequeñas y medianas empresas Los valores generados para los periodos evaluados se presentan en la tabla Periodo Evaluado TC al 2008 con respecto al 2007 TC al 2009 con respecto al 2008 Tasa de crecimiento del rendimiento del activo (TC) = (RA presente RA anterior / RA anterior) X 100 =( / 0.32) 100 = =( / 0.17) 100 = Tabla 1.10 Tasa de crecimiento del rendimiento del activo Como se observa en la tabla 1.10 la tasa de crecimiento del rendimiento del activo tiene una tendencia decreciente, el mayor cambio negativo se da del año 2007 al Continuando con la secuencia mostrada en la figura 1.2, se procede al paso 6 consistente en los pasos 6(i) Hallar los ratios de la productividad primaria y 6 (ii) Hallar los ratios de la productividad secundaria. Paso 6(i): Hallar los ratios de la productividad primaria En este paso se determinaron las relaciones de productividad primaria considerando de referencia la productividad del trabajo y la productividad del capital, consistente en las siguientes relaciones: a)valor añadido/no. De trabajadores y; a)valor añadido/capital tangible, b)valor añadido/elementos del activo tangible y c)valor añadido/activo fijo, respectivamente. Para poder determinar tantos las relaciones referentes a la productividad del trabajo como a la productividad del capital, primero es necesario determinar el valor añadido para los periodos de evaluación. Lo cual se realizó utilizando la siguiente fórmula: Valor Añadido = Ventas (Materias primas, productos manufacturados comprados y depreciación) Los valores calculados de valor añadido para los periodos evaluados se presentan en la tabla Periodo Valor Añadido = Ventas (Materias primas, productos Evaluado manufacturados comprados y depreciación) , , , Tabla 1.11 Valor añadido Se observa en la tabla 1.11 una recuperación del valor añadido en el periodo 2009 con respecto a la disminución que se obtuvo en el periodo Una vez calculado el valor añadido se procede a calcular las relaciones de productividad primaria. Relaciones tomando de referencia la productividad del trabajo: a) Valor añadido/no. De trabajadores Periodo Valor añadido/no. De Evaluado trabajadores , , ,

7 La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial Tabla 1.12 Ratio de valor añadido respecto a núm. de trabajadores En la tabla 1.12 se observa que en el 2008 la generación de valor por parte de la mano de obra disminuyó y se presenta una recuperación parcial para el Relaciones tomando de referencia la productividad del capital: b) Valor añadido/capital tangible Periodo Valor añadido/capital tangible Evaluado Tabla 1.13 Ratio de valor añadido respecto al capital tangible En la tabla 1.13 se observa una tendencia negativa, lo que implica que para la generación de valor cada vez se necesita mayor capital. c) Valor añadido/elementos del activo tangible Periodo Valor añadido / elementos Evaluado del activo tangible Tabla 1.14 Ratio de valor añadido con respecto a elementos del activo tangible Se observa en la tabla 1.14 una disminución del 2007 al 2008, lo que implica que con el activo tangible disponible cada vez se genera menor valor. d) Valor añadido/activo fijo Periodo Valor añadido/activo fijo Evaluado Tabla 1.15 Ratio de valor añadido respecto al activo fijo Se observa en la tabla 1.15 una disminución del 2007 al 2008, lo que implica que con el activo fijo cada vez se genera menor valor. Paso 6(ii): Hallar los ratios de la productividad secundaria En este paso se determinaron las relaciones de productividad secundaria considerando de referencia la productividad del trabajo y la productividad del capital, consistente en las siguientes relaciones: a) Valor añadido/sueldos y salarios del departamento de producción y; a) Valor añadido/ existencias y b) Valor añadido/maquinaria y equipo, respectivamente. Relaciones de la productividad secundaria Productividad del trabajo: Por sector funcional: Valor añadido/sueldos y salarios del departamento de producción Periodo Evaluado Valor añadido/ Sueldos y salarios del departamento de producción 198

8 Capítulo 15 Pequeñas y medianas empresas Tabla 1.16 Ratio por sector funcional De acuerdo al comportamiento observado en la tabla 1.16 los sueldos y salarios del departamento de producción se mantienen proporcionales con respecto a la generación de valor. Productividad del Capital: e) Valor añadido/ existencias Periodo Evaluado Valor añadido/ existencias Tabla 1.17 Ratio de valor añadido con respecto a existencias Se observa en la tabla 1.17 una disminución del 2007 al 2008, lo que implica que con las existencias cada vez se genera menor valor. f) Valor añadido/maquinaria y equipo Periodo Evaluado Valor añadido/ Maquinaria y equipo Tabla 1.18 Ratio de valor añadido con respecto a maquinaria y equipo Se observa en la tabla 1.18 una disminución del 2007 al 2008, lo que implica que con la maquinaria y equipo cada vez se genera menor valor. Evaluación cualitativa Para realizar la evaluación cualitativa se tomaron de referencia los diagramas presentados en las figuras 1.2 y 1.3, que representan la evaluación de la tendencia de la rentabilidad y de la productividad respectivamente. 199

9 La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial Ratio del costo de los bienes vendidos Producción Beneficios netos/ventas netas Gasto de funcionamiento a Ventas Comercializació n y administración Rendimiento del activo Intereses a ventas Financiación Rotación de las cuentas por cobrar Financiación Rendimiento del activo total Rotación de las existencias Producción y/o Comercializació n Rendimiento del activo fijo Producción Figura 1.2 Evaluación de las tendencias de la rentabilidad Fuente: E. Avellido-Cruz, 1984, pág. 15 Productividad del trabajo Por tipo Por turno Directo Indirecto Primero Segundo Tercero Productividad total Por sector funcional Tierra Producción Comercialización Financiación Productividad del capital Edificios y estructuras Máquinas y equipos Figura 1.3 Evaluación de las tendencias de la productividad Fuente: E. Avellido-Cruz, 1984, pág. 24 En la tabla 1.19 se presenta el concentrado del comportamiento de los indicadores calculados al aplicar la ERC (Evaluación del rendimiento de la compañía), donde en la última columna se representa de forma gráfica la tendencia de cada indicador. Usando los diagramas 200

10 Capítulo 15 Pequeñas y medianas empresas correspondientes para la evaluación cualitativa se clasificaron los indicadores respecto al área de incidencia dentro de la organización. TIPO DE INDICADOR RENDIMIENTO GLOBAL INDICADOR COMPORTAMIENTO RENDIMIENTO DEL ACTIVO= UTILIDAD NETA/ ACTIVO TOTAL TASA DE CRECIMIENTO 52.76% UTILIDAD NETA/VENTAS NETAS RENTABILIDAD PRIMARIA COSTO PRODUCTOS VENDIDOS/VENTAS NETAS DE GASTOS DE EXPLOTACIÓN/VENTAS NETAS RENDIMIENTO DEL ACTIVO TOTAL= VENTAS NETAS/ACTIVO TOTAL RENTABILIDAD SECUNDARIA ROTACIÓN DE INVENTARIOS= VENTAS NETAS / INVENTARIOS VENTAS NETAS/ACTIVO FIJO TRABAJO: VALOR AÑADIDO/NUM. DE TRABAJADORES 91,719 53,464 68,715 23,004 PRODUCTIVIDAD PRIMARIA CAPITAL: VALOR AÑADIDO/CAPITAL TANGIBLE CAPITAL: VALOR AÑADIDO/ACTIVO TANGIBLE CAPITAL: VALOR AÑADIDO/ACTIVO FIJO

11 La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial PRODUCTIVIDAD SECUNDARIA TRABAJO: VALOR AÑADIDO/ SUELDOS Y SALARIOS DEL DEPTO. DE PRODUCCIÓN CAPITAL: VALOR AÑADIDO/EXISTENCIAS CAPITAL: VALOR AÑADIDO/MAQUINARIA Y EQUIPO Conclusiones PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN Y/ O COMERCIALIZACIÓN COMERCIALIZACIÓN Tabla 1.19 Indicadores calculados al aplicar la ERC Una vez detectadas las esferas prioritarias de mejora, a través del análisis de las tendencias de rentabilidad y productividad de la empresa, es posible determinar los indicadores más relevantes que impactan en las áreas a mejorar que son las de producción y comercialización. a) Indicadores de Rentabilidad Primaria Utilidad neta / Ventas netas Gastos de explotación / Ventas netas b) Indicadores de Rentabilidad Secundaria Rotación de inventarios: ventas netas/inventarios Ventas netas / Activo fijo c) Indicadores de Productividad Primaria Valor añadido / núm. de trabajadores Valor añadido / Activo fijo d) Indicadores de Productividad Secundaria Valor añadido / Existencias Valor añadido / Maquinaria y equipo A partir de este conjunto de indicadores, se clasificaron dependiendo del área en el que impacten directamente, ya sea la de producción o comercialización. De esta forma, la clasificación se presenta en la tabla 1.20, agregando el indicador del rendimiento del activo considerado como un indicador global. INDICADOR GLOBAL: ÁREA COMERCIALIZACIÓN INDICADOR Gastos de explotación / Ventas netas 202

12 Capítulo 15 Pequeñas y medianas empresas Rendimiento Del Activo Rotación de inventarios: Ventas netas/inventario Utilidad neta / Ventas netas Ventas netas/ Activo fijo Valor añadido / No. de trabajadores PRODUCCIÓN Valor añadido / Activo fijo Valor añadido / Existencias Valor añadido / Maquinaria y equipo Tabla 1.20 Clasificación de los indicadores La programación para la mejora del rendimiento es un esfuerzo global del sistema que involucra a la alta gerencia de la empresa, con el objetivo de aumentar la efectividad general y la salud de la organización, además de contribuir al logro de objetivos y metas específicos de la organización por medio de intervenciones planificadas en la estructura y en los procesos de la organización, empleando las ciencias del comportamiento y de la gestión empresarial, así como otros conocimientos pertinentes (Abramson & Halset, 1983). Referencias bibliográficas [1] Abramson, R., & Halset, W. (1983). Programación para la mejora del rendimiento en las empresas. Guía para gerentes y consultores, [2] Avedillo, E. (1984). A manual on quick productivity appraisal (QPA). Manila: Academia de Desarrollo de Filipinas. [3] Bain, D. (1995). Productividad, la solución de los problemas de la empresa. México: Mc Graw Hill. [4] Oficina Internacional del Trabajo. (1992). Introducción al estudio del trabajo. México: Limusa. [5] Prokopenko, J. (1991). La gestión de la productividad. México: Limusa. 203