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1 INFORME NRO. DFOE-EC-IF DE MAYO, 2013 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS AUDITORÍA FINANCIERA EJECUTADA EN EL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD Y SOCIAL RELACIONADA CON LA RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS DE LAS PARTIDAS DE GASTOS DE REMUNERACIONES, SERVICIOS Y TRANSFERENCIAS CORRIENTES CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO

2 CONTENIDO Página nro. RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN... 1 Origen de la Auditoría... 1 Objetivo de la Auditoría... 1 Naturaleza y alcance de la Auditoría... 1 Aspectos positivos que favorecieron la ejecución de la Auditoría... 2 Generalidades acerca de la Auditoría... 2 Metodología aplicada... 3 Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría RESULTADOS... 4 Diferencias entre los registros del SICERE y el SIGAF por concepto de remuneraciones... 4 Inadecuada planificación para la realización de contrataciones referentes al alquiler de equipo de cómputo... 6 Debilidades de control en la emisión de requisiciones de equipos alquilados Atrasos en el envío de requisiciones a la Proveeduría Institucional Ausencia de un procedimiento para la elaboración y anulación de requisiciones Carencia de un código de ética institucional CONCLUSIONES DISPOSICIONES Al PhD. Olman Segura Bonilla en su calidad de Ministro de Trabajo y Seguridad Social o a quien en su lugar ocupe el cargo Al MBA. Mario Enrique Bolaños Ramírez en su calidad de Director de Gestión de Capital Humano o a quien en su lugar ocupe el cargo... 17

3 A la Licda. Hazel Calderón Jiménez en su calidad de Proveedora Institucional o a quien en su lugar ocupe el cargo CUADROS Cuadro Nro. 1 Detalle de la diferencia entre los registros del SICERE y el SIGAF Cuadro Nro. 2 Detalle de los equipos alquilados con más de 100 días en el Almacén Cuadro Nro. 3 Detalle de requisiciones con Nro. consecutivo diferente sobre los mismos equipos. 10 Cuadro Nro. 4 Detalle de las requisiciones con el mismo número consecutivo Cuadro Nro. 5 Detalle de las requisiciones que presentan atrasos para su traslado a la Proveeduría Institucional Cuadro Nro. 6 Detalle de las requisiciones anuladas de forma incorrecta 12 ANEXOS Anexo nro. 1 Observaciones al borrador del informe... 18

4 INFORME Nro. DFOE-EC-IF RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? La Contraloría General de la República en acatamiento de las funciones conferidas por mandato constitucional realizó una Auditoría Financiera en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) con el objetivo de auditar el saldo de las cuentas de Remuneraciones, Servicios y Transferencias Corrientes, correspondiente a la ejecución presupuestaria del ejercicio económico 2012, así como comprobar el cumplimiento del marco normativo aplicable. Por qué es importante? El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social es la institución pública encargada de garantizar la correcta ejecución de la política laboral, así como de velar por el bienestar de los trabajadores a nivel nacional. Para llevar a cabo el cumplimiento de estas y otras funciones, el MTSS contó durante el año 2012 con un presupuesto de , del cual el 99.58% se utilizó para el financiamiento de las partidas de Remuneraciones, Servicios y Transferencias Corrientes, razón por la cual resulta de suma relevancia realizar auditorías que permitan verificar la razonabilidad de los gastos asociados a estas cuentas. Asimismo, debe tomarse en consideración que el presupuesto público es la herramienta por medio de la cual el Gobierno asigna los recursos necesarios para dar cumplimiento a sus objetivos, convirtiéndose al mismo tiempo, en conjunto con el plan anual, en un instrumento para la rendición de cuentas. Qué encontramos? Como resultado del examen realizado en el MTSS, se determinaron debilidades que si bien no tienen implicaciones sobre la razonabilidad del saldo de las partidas de Remuneraciones, Servicios y Transferencias Corrientes, ponen de manifiesto la necesidad de instaurar una serie de controles y procedimientos que permitan fortalecer el Sistema de Control Interno y con ello la eficiencia de la gestión administrativa. Entre los hallazgos identificados se encuentran la ausencia de una conciliación entre los registros de los sistemas SICERE y SIGAF, en lo que respecta al rubro de salarios, además de una inadecuada planificación para llevar a cabo el proceso de contratación del alquiler de equipo de cómputo, lo cual conllevó al pago por alquiler de equipos que no se estaban utilizando. Aunado a lo anterior, se determinó que el Ministerio presenta debilidades de control en la emisión y traslado de requisiciones sobre equipo de cómputo y que carece de un procedimiento formalmente establecido para la elaboración y anulación de este tipo de documentos. Asimismo, se comprobó que el MTSS no dispone de un código de ética por medio del cual se definan los lineamientos éticos que deben regir las labores de todos los funcionarios.

5 Qué sigue? Como resultado de los hallazgos identificados, este órgano contralor giró disposiciones al Ministro de Trabajo y Seguridad Social, a la Proveedora Institucional y al Director de Gestión de Capital Humano, a fin de que se instauren las acciones y procedimientos tendientes a identificar oportunamente diferencias entre los sistemas de información, mejorar los procesos de contratación y requisición de equipos alquilados, así como fortalecer el componente de la ética a nivel institucional.

6 INFORME NRO. DFOE-EC-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS AUDITORÍA FINANCIERA EJECUTADA EN EL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD Y SOCIAL RELACIONADA CON LA RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS DE LAS PARTIDAS DE GASTOS DE REMUNERACIONES, SERVICIOS Y TRANSFERENCIAS CORRIENTES CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO INTRODUCCIÓN ORIGEN DE LA AUDITORÍA 1.1. La Contraloría General de la República (CGR) con fundamento en lo estipulado en la Constitución Política y en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), en las cuales se dispone que, la CGR deberá remitir a la Asamblea Legislativa un dictamen sobre la razonabilidad de los saldos incluidos en la liquidación de ingresos y egresos del presupuesto nacional del ejercicio económico respectivo, ha establecido la realización de auditorías financieras en las instituciones públicas de mayor relevancia a nivel presupuestario, con el fin de dar cumplimiento a dicha normativa, así como de garantizar a la ciudadanía costarricense que los recursos públicos fueron ejecutados conforme a la normativa vigente. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.2. Auditar las cuentas de Remuneraciones, Servicios y Transferencias Corrientes correspondientes al ejercicio económico 2012, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo presupuestario aplicable. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.3. El estudio comprendió la verificación de la razonabilidad del saldo de las partidas de Remuneraciones, Servicios y Transferencias Corrientes, relativas a la ejecución presupuestaria realizada por el MTSS durante el ejercicio económico 2012, período que se amplió en los casos que se estimó necesario.

7 Como parte del examen, se contempló la ejecución de procedimientos relacionados con la revisión de los registros efectuados de las transacciones financieras, así como de la documentación comprobatoria que los ampara, para obtener evidencia de auditoría sobre la razonabilidad de los montos y revelaciones de las partidas auditadas, incluyendo la evaluación del riesgo de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sean causadas por fraude o por error. Al realizar estas evaluaciones de riesgo, se consideraron los controles internos del MTSS que son relevantes en la ejecución presupuestaria, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría apropiados a las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad de dichos controles Adicionalmente, para la realización de este estudio se consideró lo estipulado en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), el Procedimiento de Auditoría de la Contraloría General de la República, los lineamientos establecidos en las Normas de auditoría emitidas por INTOSAI y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA). ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 1.6. Para la realización de este estudio de auditoría se agradece la valiosa colaboración brindada por los funcionarios del Ministerio, el apoyo logístico ofrecido al equipo de fiscalizadores de esta Contraloría General y el suministro oportuno de la información requerida. GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA 1.7. El MTSS es una institución pública creada a partir de la promulgación de la Ley Nro del 21 de abril de 1955, Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, encargada de velar por la protección efectiva al trabajo humano y los derechos de los trabajadores, así como por el establecimiento de una política general de protección al trabajador y su familia, asimismo, tiene a su haber garantizar la aplicación de las leyes sociales, procurar que las organizaciones profesionales cumplan con su misión social y, tratándose de los trabajadores, propender a un más alto nivel de la cultura, de la moral y de la economía de éstos, llevando a cabo para ello el estudio y solución de los problemas resultantes de las relaciones entre el patrono y el trabajador Para dar cumplimiento a lo descrito anteriormente, el Ministerio cuenta con una estructura organizacional conformada, además de las instancias a nivel de staff, por dos grandes áreas, como lo son el Área de Trabajo y el Área Social, cada una de ellas representada en la figura de un Viceministro. Asimismo, para desempeñar las funciones conferidas por el marco normativo vigente, el MTSS se divide en ocho Direcciones a saber: Dirección Nacional de Inspección General de Trabajo, Dirección de Asuntos Laborales, Dirección Nacional de Empleo, Dirección de Seguridad Social, Dirección Financiera, Dirección de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, Dirección Nacional de Pensiones y el Programa Nacional de Apoyo a la Microempresa (PRONAMYPE).

8 En el ámbito presupuestario el MTSS está integrado por seis programas, distribuidos de la siguiente manera, 729 Actividades Centrales, 731 Asuntos del Trabajo, Gestión y Administración del FODESAF, Empleo y Seguridad Social, 733 Tribunal Administrativo de la Seguridad Social y 734 Pensiones y Jubilaciones Para el año 2012 la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República (Ley Nro del 2 de diciembre de 2011) y sus respectivas modificaciones, establecen para el título Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, el presupuesto ajustado de , asignándose a las partidas de Remuneraciones, Servicios y Transferencias Corrientes los montos de , y , respectivamente. Dichas partidas, fueron consideradas en el análisis, para verificar la razonabilidad del saldo ejecutado en el ejercicio económico 2012, debido a que representan el 99,58% del presupuesto asignado a ese Ministerio En relación con el marco normativo que regula la materia presupuestaria, el MTSS al igual que las demás instituciones del sector público, debe acatar las disposiciones de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP) y su Reglamento, la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República del período vigente, así como los pronunciamientos y directrices emitidas por la Dirección General de Presupuesto Nacional, entre otras De acuerdo con la LAFRPP el control de la ejecución presupuestaria tendrá como objetivo verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que regulan la gestión presupuestaria, el cual será ejercido por medio de la Unidad Financiera del órgano de la Administración Central respectivo. En ese sentido, todo documento de ejecución presupuestaria deberá ser aprobado y refrendado física y electrónicamente por los responsables de la institución que los generó Por otra parte, corresponde a la Administración Activa verificar en el proceso de visado, la conformidad de un gasto con el bloque de legalidad con anterioridad a la emisión de la orden de pago, de acuerdo con lo establecido en las directrices, lineamientos e instructivos que emita el Ministerio de Hacienda. METODOLOGÍA APLICADA Para alcanzar los objetivos del estudio se observó la metodología establecida por este órgano contralor para efectuar las fiscalizaciones, por lo que se aplicaron técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tal como entrevistas, cuestionarios y análisis de los documentos que sustentan las transacciones de las cuentas seleccionadas, de conformidad con la normativa aplicable Las partidas seleccionadas para revisión fueron determinadas con base en la importancia relativa de los recursos asociados a la liquidación presupuestaria del MTSS para el ejercicio económico 2012, así como su nivel de riesgo.

9 4 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA En reunión celebrada el 15 de mayo de 2013, se comunicaron verbalmente los resultados del estudio a los siguientes funcionarios del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social: PhD. Olman Segura Bonilla, Ministro de Trabajo y Seguridad Social; Licda. Laura Victoria Moreira, Asesora de Despacho; Licda. Dora Orozco Sánchez, Directora Financiera; M.B.A. Mario Enrique Bolaños Ramírez, Director de Gestión del Capital Humano; Licda. Hazel Calderón Jiménez, Proveedora Institucional; M.B.A. Javier González Castro, Auditor Interno; y la Licda. Andrea Umaña, funcionaria de esa Auditoría El borrador del presente informe se entregó en esa misma fecha al Sr. Ministro con el oficio Nro. DFOE-EC-0243, con el propósito de que en un plazo de cinco días hábiles se formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos las observaciones que estimaran pertinentes sobre el contenido de dicho documento Dichas observaciones fueron suministradas con el oficio Nro. DMT recibido por este órgano contralor el 23 de mayo de 2013, mediante el cual básicamente se presentaron solicitudes para que las disposiciones vinculadas con la función de elaborar procedimientos y códigos recayeran directamente sobre algunas unidades técnicas del Ministerio, lo cual fue concedido para algunos casos en los términos solicitados (Ver Anexo Nro.1). 2. RESULTADOS 2.1 Con base en los resultados obtenidos de las pruebas y procedimientos de auditoría realizados, se evidenció que los saldos de las partidas de Remuneraciones, Servicios y Transferencias Corrientes del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social presentan razonablemente el resultado de los gastos ejecutados durante el período económico 2012, de conformidad con el marco de referencia presupuestaria aplicable. 2.2 Sin embargo, este órgano contralor determinó debilidades relacionadas con el cumplimiento de aspectos de orden normativo y técnico, que evidencian la importancia de fortalecer algunos componentes del Sistema de Control Interno (SCI) para efectos de lograr eficiencia y eficacia en la gestión institucional. Seguidamente se detallan los resultados obtenidos: Diferencias entre los registros del SICERE y el SIGAF por concepto de remuneraciones 2.3 El Sistema INTEGRA, es el software utilizado por el MTSS para la confección de las planillas y la gestión de recursos humanos. La información de dicho sistema constituye la fuente para realizar los registros en el Sistema Integral de Gestión y Administración Financiera (SIGAF) y para generar el archivo que se remite mensualmente a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) por medio del Sistema Centralizado de

10 5 Recaudación (SICERE), sobre los salarios pagados a los funcionarios, con el propósito de que la entidad aseguradora efectúe la facturación de las cargas patronales y obreras. 2.4 Al respecto, en la auditoría efectuada se determinó que a pesar de que la información consignada durante el año 2012 en el SIGAF y el Sistema INTEGRA coinciden, existen diferencias entre la información de estos sistemas con respecto al total de salarios reportados en el SICERE. 2.5 En relación con lo anterior, se identificó que el total de remuneraciones pagadas según el sistema SIGAF era mayor que el contenido en la facturación de la CCSS por un monto de , situación que genera incertidumbre sobre la exactitud de la información que se está reportando a la CCSS en el archivo del SICERE. Seguidamente se presenta el detalle de esta diferencia: Cuadro Nro. 1 Detalle de las diferencias entre los registros del SICERE y el SIGAF MES TOTAL SIGAF E INTEGRA TOTAL SICERE RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS * DIFERENCIA Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL *La columna Resoluciones administrativas, corresponde al pago de salarios de períodos anteriores, razón por la cual estos registros aparecen reportados en el SIGAF, pero no en el SICERE. Fuente: Elaboración propia, con base en la información remitida mediante los oficios GCH , DF-DP y DPGC CVP 2.6 Referente a la mencionada diferencia, la Dirección de Gestión del Capital Humano, mediante el oficio GCH , indica a esta Contraloría General lo siguiente: ( ) se envía a la CCSS, lo que se genera en la planilla mensual, pero en ocasiones sucede que el salario de algún funcionario es retenido por causas ajenas a esta Oficina, como por ejemplo: un cambio de cuenta cliente ó cuenta cerrada en la entidad bancaria, lo que provoca que sea devuelto a la Tesorería Nacional,

11 6 quedando su pago pendiente para la siguiente quincena ( ) Por lo antes expuesto la información que se registra en el archivo de SICERE, no se refleja si este fue devuelto o depositado efectivamente, por lo que no poseemos los insumos necesarios para llevar a cabo la conciliación de esos registros. 2.7 No obstante lo anterior, se obtuvo conocimiento de que el Sistema INTEGRA permite identificar los salarios que no fueron pagados durante una quincena, por medio de un reporte denominado Retenidos, con lo cual el Ministerio podría realizar los ajustes pertinentes para incluir únicamente en el SICERE los salarios que efectivamente fueron cancelados por parte de la Tesorería Nacional. 2.8 Por otra parte, por medio del oficio GCH , la Dirección de Gestión del Capital Humano, indica a esta Contraloría que esa oficina no realiza ningún tipo de conciliación entre lo pagado por concepto de remuneraciones según el Sistema SIGAF y lo reportado a la CCSS en el archivo del SICERE, y que lo único que hacen es verificar que lo reportado a la CCSS coincida con lo que viene cobrado en las facturas de la CCSS. 2.9 Sobre el particular, la Ley General de Control Interno, Nro. 8292, en el artículo 15 Actividades de control, inciso iv), establece que serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, realizar la conciliación periódicas de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido. Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO-DFOE) 1 en el párrafo Verificaciones y conciliaciones periódicas, hacen referencia sobre la necesidad de que la Administración constate la exactitud de los registros mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, con el fin de determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes. Inadecuada planificación para la realización de contrataciones referentes al alquiler de equipo de cómputo 2.10 Como parte del estudio de fiscalización realizado por este órgano contralor, se llevó a cabo la revisión de la partida Servicios, subpartida Alquiler de Equipo de Cómputo, misma que registra para el período 2012 un gasto de , a partir de lo cual se determinó que el MTSS carece de una adecuada planificación para llevar a cabo la contratación de equipo bajo la modalidad de alquiler, ya que tanto en la Licitación Abreviada Nro. 2011LA como en la Licitación Pública Nro. 2012LN , la Administración incurrió en errores que derivaron en pagos de recursos por alquiler de bienes que no se estaban utilizando, tal como se detalla a continuación: 1 Publicadas en La Gaceta Nro. 26 del 6 de febrero de 2009.

12 7 Licitación Abreviada Nro. 2011LA Respecto de la Licitación Abreviada Nro. 2011LA , la cual dio inicio el 5 de noviembre de 2011 con la firma del Contrato Nro , referente al alquiler de veinte computadoras móviles tipo PDA para la Dirección Nacional de Inspección General del Trabajo, la Administración no solicitó previo al inicio del proceso de contratación, el criterio del área usuaria para definir los requerimientos técnicos que debían contemplar los equipos a contratar, lo cual derivó en el alquiler de bienes que no pudieron ser utilizados, pues no se adaptaban a una serie de condiciones específicas de la labor de inspección, entre las cuales destaca la carencia de un software que se ajustara a las necesidades de los inspectores en el trabajo de campo Las computadoras alquiladas mediante esta contratación ingresaron al MTSS el 17 de febrero de , pero no fue hasta el mes de setiembre de ese mismo año por medio de la nota Nro. OM que la Oficialía Mayor solicita a uno de los funcionarios de la Dirección Nacional de Inspección que realice una valoración de los equipos, los cuales para ese momento ya tenían siete meses de estar ubicados en el Almacén Institucional sin ser utilizados Como resultado de dicha solicitud, se elaboró el oficio TU-RHA , del 12 de octubre de 2012, en el cual se incluyó un criterio técnico sobre las computadoras móviles tipo PDA, mismo que señala: Para la funcionalidad del sistema móvil, este debe sincronizarse con el sistema actual de inspección (SILAC), sin garantizarse esta etapa el uso de los equipos móviles sería poco funcional ( ). Asimismo, más adelante en ese documento, se incorporan otras observaciones tales como: No se puede trabajar en dos casos en forma simultánea lo que afectaría en la práctica el trabajo del inspector. Actualmente no se puede realizar revisiones (segunda vista) lo que haría que no se realice todo el ciclo inspectivo en los dispositivos. Está teniendo un error a la hora de ingresar las firmas. En general el teclado, las letras y los números son muy pequeños, lo que va a dificultar hacer las actas más rápido ( ) 2.14 A pesar de que las situaciones señaladas anteriormente, fueron hechas del conocimiento de la Oficialía desde el mes de octubre de 2012, fue hasta el 15 de enero de 2013, cuando se realizó el finiquito del contrato, fecha a la cual el MTSS había incurrido en el pago de , correspondiente a nueve meses de alquiler, por esas computadoras PDA Como consecuencia de la falta de utilización de los equipos la Administración Superior instruyó a la Dirección de Asuntos Jurídicos del MTSS, por medio del oficio DVMTSS-02-2 Información suministrada por medio del oficio PI , del 22 de febrero del 2012.

13 del 15 de enero 2013, para que instaurara un Órgano de Investigación con el fin de indagar la participación de una Dirección en particular, no obstante este órgano contralor considera que los hechos acaecidos son de tal relevancia que requieren que se amplíe el ámbito de cobertura de dicha investigación y se analice la participación de todos los funcionarios involucrados en este proceso desde su origen hasta la situación actual de los hechos. Licitación Pública Nro. 2012LN Por su parte, por medio de la Licitación Pública Nro. 2012LN , la Administración gestionó una contratación para el alquiler de computadoras, impresoras y servidores, que serían destinados a varias de las Direcciones que conforman el MTSS Con base en el estudio realizado se determinó que parte de los equipos alquilados por medio de esta licitación permanecieron en el Almacén Institucional por más de 100 días (tomando en cuenta el período transcurrido entre la fecha en que ingresaron a la institución y la fecha en que fueron retirados del Almacén), sin que se presentara solicitud de requisición alguna, esto a pesar de que desde el momento en que los equipos se encontraron a disposición del MTSS, se inició con el pago por el alquiler del mismo A manera de ejemplo se detallan algunos casos: Cuadro Nro. 2 Detalle de los equipos alquilados que permanecieron más de 100 días en el Almacén Institucional FECHA MONTO FECHA NRO. INGRESO DÍAS PAGADO POR EQUIPO SOLICITADO RETIRO REQUISICIÓN EQUIPOS TRANSCURRIDOS EQUIPO SIN EQUIPOS ALMACÉN UTILIZAR DNI COMPUTADORA 23/07/ /02/ $258,14 DNI COMPUTADORAS 23/07/ /02/ ,67 DNI COMPUTADORA 23/07/ /02/ ,93 DNI COMPUTADORA 23/07/ /02/ , COMPUTADORA 23/07/ /02/ ,13 DNI COMPUTADORA 23/07/ /01/ , COMPUTADORA 23/07/ /12/ ,30 DNI IMPRESORA 11/07/ /12/ ,67 DNI IMPRESORA 2 COMPUTADORAS 11/07/ /11/ ,16 DNI IMPRESORA 11/07/ /11/ ,20 *TOTAL $3.966,25 *El monto indicado en la fila TOTAL, corresponde únicamente a las requisiciones incluidas en el cuadro anterior, por lo cual si este cálculo se extrapola a todos los equipos que permanecieron en el Almacén Institucional por largos períodos sin ser utilizados, esta cifra se verá incrementada. Fuente: Elaboración propia, con base en los oficios PI y PI

14 Debido a la cantidad de equipos que se encontraban en el Almacén sin ser utilizados, la Oficial Mayor y Directora General Administrativa Financiera, remitió los oficios OM y OM del 12 de setiembre de 2012, y OM del 23 de octubre de 2012, a los Directores de los Programas Presupuestarios, así como al encargado de la revisión de los equipos para que se hicieran las verificaciones, solicitudes e instalación de los bienes a la brevedad posible, no obstante, en algunos casos hubo equipos que fueron retirados del Almacén Institucional hasta el año 2013, tal como se muestra en el cuadro anterior Sobre el particular, la Administración por medio el oficio DNI , indicó a esta Contraloría General que el equipo debía ser revisado inicialmente por el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación, para posteriormente gestionar el préstamo de los vehículos institucionales por medio de los cuales se realizaría el traslado de los bienes a las sedes regionales, aspectos que incidieron en que los equipos permanecieran por varios días en el Almacén Institucional. Asimismo, en este mismo oficio se señala que ( ) hubo un sobrante de equipo sobre todo de computadoras, ya que el Departamento de Organizaciones Sociales solicitó 8 computadoras, pero llevaron a cabo un convenio con INFOCOOP, el cual les proporcionó dicho equipo, por lo que hubo que mediar entre las oficinas de este programa, para ubicar las mismas A partir de los hechos descritos en ambas contrataciones, se evidencia que la Administración incurrió en pagos por el alquiler de equipos que no estaban siendo utilizados, y que incluso tuvieron que ser devueltos, aun cuando se había establecido inicialmente que el MTSS tenía la necesidad de contratar esos activos. Asimismo, el hecho de mantener los equipos almacenados por largos períodos, facilitó que se diera el hurto de varios de ellos, tal como se evidencia en la denuncia del 29 de agosto de 2012, presentada ante el Organismo de Investigación Judicial. Parte de estos bienes no pudieron ser recuperados por el Ministerio, ante lo cual la empresa contratada tuvo que asumir los costos, en atención a los términos establecidos en el contrato Respecto de la obligación de realizar un uso eficiente de los recursos la Norma de Control Interno para el Sector Público 4.5. Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones, hace referencia a que El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas (...) 2.23 Por su parte, en relación con la responsabilidad de la Administración de realizar un proceso de contratación planificado que involucre a las unidades internas de la institución, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa en el artículo 8 inciso a) y b), establece:

15 10 Artículo 8º Decisión inicial. La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca de la Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución. Esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente: a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda. b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto. Debilidades de control en la emisión de requisiciones de equipos alquilados 2.24 A partir de la revisión efectuada se identificó, en relación con la Licitación Pública Nro. 2012LN , la existencia de requisiciones para el Programa Presupuestario 731, en las cuales se solicitan equipos de cómputo e impresoras con el mismo número de serie en más de una ocasión, tal como se muestra a continuación: Cuadro Nro. 3 Detalle de requisiciones con nro. consecutivo diferente sobre los mismos equipos EQUIPO SOLICITADO NRO. REQUISICIÓN FECHA REQ. OBSERVACIONES Impresora A32RO Impresora A32RO Impresora A32RO CPU B4XGNS1 Monitor CN-08XROV A-0MUM DNI /10/2012 El mismo equipo fue solicitado en dos DNI /11/2012 ocasiones DAL /08/2012 El mismo equipo fue solicitado en dos DNI /09/2012 ocasiones DAL /08/2012 El mismo equipo fue solicitado en dos DNI /09/2012 ocasiones DAL /11/2012 El mismo equipo fue solicitado en dos DNI /12/2012 ocasiones DAL /08/2012 El mismo equipo fue solicitado en dos DNI /12/2012 ocasiones Fuente: Elaboración propia, con base en los oficios PI y PI

16 Asimismo, se observó que existen dos requisiciones emitidas con igual número consecutivo, que poseen fechas de elaboración diferentes y en cada una de ellas se solicitan al Almacén Institucional equipos distintos. Cuadro Nro. 4 Detalle de las requisiciones con el mismo número consecutivo NRO. REQUISICIÓN FECHA EQUIPO SOLICITADO DNI /10/2012 Impresora DNI /10/2012 Computadora - Impresora Fuente: Elaboración propia, con base en los oficios PI y PI Lo anterior, se presenta debido a la ausencia de controles efectivos sobre la emisión de requisiciones para los equipos alquilados, por parte de los funcionarios designados para ello en los programas presupuestarios, así como en el Almacén Institucional, tal como lo indica a esta Contraloría General el Director Nacional de Inspección por medio del oficio DNI del 5 de abril de 2013, en el cual menciona que estas situaciones se deben ( ) a la gran cantidad de equipo existente y a la numeración tan grande con que había que identificar cada equipo En relación al establecimiento de controles sobre la asignación de activos, la Norma de Control Interno para el Sector Público Regulaciones para la administración de activos, en su inciso c) hace referencia sobre la necesidad de que se contemplen aspectos relacionados con el control, registro y custodia de la documentación asociada a la adquisición, la inscripción, el uso, el control y el mantenimiento de los activos. Atrasos en el envío de requisiciones a la Proveeduría Institucional 2.28 Se identificó en el Programa Presupuestario 731, casos en los que la Administración tardó aproximadamente un mes para finiquitar la elaboración y traslado de las requisiciones a la Proveeduría Institucional, tomando en cuenta para ello la fecha de elaboración consignada en la requisición y la fecha en que fueron recibidos dichos documentos por la Proveeduría. Seguidamente se detallan algunos de los casos determinados:

17 12 Cuadro Nro. 5 Detalle de las requisiciones que presentan atrasos para su traslado a la Proveeduría Institucional NRO. REQUISICIÓN FECHA REQUISICIÓN FECHA RECIBO PROVEEDURÍA DÍAS TRANSCURRIDOS DNI /09/ /10/ DNI /09/ /10/ DNI /09/ /10/ DAL /08/ /09/ DNI /09/ /10/ Fuente: Elaboración propia, con base en los oficios PI y PI Lo indicado anteriormente, refleja que la Administración pagó aproximadamente un mes de alquiler por equipo de cómputo, mientras se terminaba de finiquitar la elaboración de las requisiciones, situación que incumple con la Norma de Control Interno 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones, mencionada anteriormente Sobre las causas que originaron estos retrasos, la Administración por medio del oficio DNI , indica a esta Contraloría General que Las requisiciones se confeccionan con una fecha, si la persona que las firma no se encuentra, van transcurriendo los días y si por alguna razón son devueltas sigue pasando el tiempo y la fecha se conserva ( ) La persona que se encarga de hacer estos trámites, tiene varias funciones por lo que no está solo dedicada a realizar requisiciones. Ausencia de un procedimiento para la elaboración y anulación de requisiciones 2.31 El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social carece de un procedimiento formalmente establecido para llevar a cabo la elaboración y anulación de requisiciones de bienes, materiales y suministros, ya que únicamente se ha distribuido a los funcionarios los formatos para crear las requisiciones y en el caso de las anulaciones se observaron solicitudes de bienes a las que solamente se les anota que están mal elaboradas o anuladas, pero no se indican las razones que motivaron que los equipos no fueran entregados. Como ejemplo de esta última situación se encuentran las siguientes requisiciones: Cuadro Nro. 6 Detalle de las requisiciones anuladas de forma incorrecta NRO. REQUISICIÓN FECHA EQUIPO SOLICITADO DNI /09/2012 DNI /09/2012 DNI /09/2012 Computadora - Impresora Computadora - Impresora Computadora - Impresora DTI /09/2012 Computadora Fuente: Elaboración propia, con base en los oficios PI y PI

18 Es importante indicar que a partir del 31 de enero de 2013, mediante correo electrónico institucional, se envía a los Directores y Jefes de Programas, dos diferentes tipos de formatos para requisiciones de mercancías y activos, las mismas se confeccionan con campos predeterminados. 3 No obstante, al encontrarse la Proveeduría Institucional en un proceso para realizar el levantamiento de las actividades relacionadas con la solicitud de bienes y materiales al Almacén Institucional, estos documentos a la fecha no se han formalizado por medio de un procedimiento debidamente aprobado por las instancias competentes Sobre esta situación, la normativa vigente y de manera específica las Normas de Control Interno para el Sector Público hacen referencia a la necesidad de documentar las actividades que se realizan a nivel institucional, tal como se detalla seguidamente: 4.2 Requisitos de las actividades de control e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación. Carencia de un código de ética institucional 2.34 Como resultado del análisis del componente funcional del Sistema de Control Interno, Ambiente de Control, se determinó que el MTSS carece de un código de ética o instrumento similar por medio del cual se incorporen los elementos, lineamientos y factores relativos a los comportamientos éticos en la gestión institucional Esta situación fue destacada, como parte de los aspectos de mejora que debe considerar el Ministerio, en el Informe de Autoevaluación del Sistema de Control Interno 2012 realizado por la Dirección General de Planificación del Trabajo (DGPT), en el cual se indica que la Administración debe enfocar su atención en ( ) los resultados obtenidos al atributo de la ética ( ) que muestra que se han establecido y fortalecido los factores formales de la ética, a saber: declaración de visión, misión y valores institucionales; pero, que requiere de la formalización de instrumentos como el código de ética u otros mecanismos que se incorpore como un control para asegurar comportamientos éticos, en la gestión institucional ( ) La ausencia de un documento de esta índole se contrapone a lo establecido en la Norma de Control Interno para el Sector Público 2.3 Fortalecimiento de la ética institucional, la cual menciona: 3 Oficio PI del 5 de abril de 2013, remitido por la Proveeduría Institucional.

19 14 El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben propiciar el fortalecimiento de la ética en la gestión, mediante la implantación de medidas e instrumentos formales y la consideración de elementos informales que conceptualicen y materialicen la filosofía, los enfoques, el comportamiento y la gestión éticos de la institución, y que conlleven la integración de la ética a los sistemas de gestión Sobre el particular, por medio del oficio OM , del 20 de febrero de 2013, la Oficial Mayor y Directora General Administrativa y Financiera indica a este órgano contralor lo siguiente: (...) esta Institución no cuenta con el Código de Ética Institucional. En este sentido es importante mencionar que el miércoles 13 de febrero del año en curso, el Ministro de Trabajo se reunió con funcionarios ( ) para informales su designación como miembros de la Comisión Institucional de Rescate y Formación de Valores. ( ) con el fin de organizar algunas actividades orientadas al logro de las responsabilidades de esta Comisión, dentro de las que se destaca la elaboración del Código de Ética Institucional para este Ministerio. 3. CONCLUSIONES 3.1. El presupuesto público es la herramienta por medio de la cual el Gobierno de un país realiza la distribución de sus ingresos, con el fin de dar contenido económico a los diversos programas creados para el desarrollo y sostenibilidad de una nación. Es por esta razón que el presupuesto se ha convertido en un instrumento para la rendición de cuentas, siendo objeto de fiscalización por parte de este órgano contralor Para el caso específico del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, se determinó que las partidas de Remuneraciones, Servicios y Transferencias Corrientes relativas a la liquidación presupuestaria del ejercicio económico 2012, muestran en todos sus aspectos importantes un saldo razonable, sin embargo, del estudio realizado se identificaron debilidades de orden normativo y técnico que podrían afectar la eficiencia y la eficacia de la gestión administrativa, entre las cuales se encuentran: la ausencia de conciliación entre los registros de los sistemas SICERE y el SIGAF, una inadecuada planificación para llevar a cabo el proceso de contratación de alquiler de equipo de cómputo, la carencia de controles y procedimientos formalmente establecidos para la emisión y anulación de requisiciones, así como la falta de un código ética institucional En virtud de lo anterior, este órgano contralor ha girado una serie de disposiciones a las autoridades competentes del Ministerio, con el propósito de que se instauren las medidas de control que permitan garantizar el uso eficiente de los recursos públicos asignados a esta institución.

20 15 4. DISPOSICIONES 4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. AL PHD. OLMAN SEGURA BONILLA EN SU CALIDAD DE MINISTRO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.3. Girar instrucciones, en un plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles, a los Directores de los Programas Presupuestarios, a la Proveedora Institucional y al Director General de Planificación del Trabajo, para que se elabore y se someta a aprobación del Ministro de Trabajo y Seguridad Social, un procedimiento que garantice que la contratación para el alquiler de equipos se realice conforme a un proceso adecuado de planificación, que incluya al menos una justificación razonada de la necesidad por solventar (emitida por el área o unidad solicitante), fundamentada en un análisis realizado por las áreas técnicas y usuarias en forma coordinada. Para el cumplimiento de esta disposición se deberá remitir a esta Contraloría General en un plazo de 8 (ocho) días hábiles un documento que acredite la instrucción girada y en un plazo de 6 (seis) meses una certificación mediante la cual se haga constar la aprobación y puesta vigencia de este procedimiento. Los plazos anteriormente citados rigen a partir de la recepción del presente informe. Ver párrafos 2.10 y 2.11 de este informe Ordenar al Órgano de Investigación instaurado mediante el oficio DVMTSS del 15 de enero 2013, que amplíe el ámbito de su investigación de forma tal que este abarque desde las primeras etapas del proceso de la Licitación Abreviada Nro. 2011LA hasta la fecha. Una vez que se conozcan los resultados de dicha investigación, esa Administración deberá proceder a instaurar las acciones legales que correspondan. Para el cumplimiento de esta disposición se solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 10 (diez) días hábiles, el documento en el que conste la orden girada y en un plazo de 3 (tres) meses informar las acciones establecidas por esa Administración con base en los resultados obtenidos en dicha investigación. Los plazos anteriormente citados rigen a partir de la recepción del presente informe. Ver párrafo 2.15 de este informe.

21 Girar instrucciones, en un plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles, a los Directores de los Programas Presupuestarios, a la Proveedora Institucional y al Director General de Planificación del Trabajo, para que se elabore y se someta a aprobación del Ministro de Trabajo y Seguridad Social, un procedimiento para los equipos contratados en alquiler, por medio del cual se estipulen, al menos: los plazos máximos tanto para su revisión como para la presentación de la requisición por parte de los Directores de los Programas Presupuestarios y la dotación oportuna de los recursos necesarios para el traslado e instalación de los bienes adquiridos; con el propósito de disminuir a un plazo razonable los tiempos que los equipos permanecen en el Almacén Institucional. Para el cumplimiento de esta disposición se deberá remitir a esta Contraloría General en un plazo de 8 (ocho) días hábiles un documento que acredite la instrucción girada y en un plazo de 5 (cinco) meses una certificación mediante la cual se haga constar la aprobación y puesta vigencia de este procedimiento. Los plazos anteriormente citados rigen a partir de la recepción del presente informe. Ver párrafos 2.17, 2.18, 2.20 y 2.28 de este informe Girar instrucciones, en un plazo máximo de 8 (ocho) días hábiles, a los Directores de los Programas Presupuestarios, a la Proveedora Institucional y al Director General de Planificación del Trabajo para que se elabore y se someta a aprobación del Ministro de Trabajo y Seguridad Social, un procedimiento de control en donde se consignen entre otros aspectos, los números consecutivos de requisiciones elaboradas, los equipos solicitados por número de serie o similar, así como los equipos efectivamente recibidos por parte de cada Programa Presupuestario, esto con el fin de evitar que se presenten duplicidades en cuanto a los requerimientos de equipos y confusiones sobre los activos que han sido solicitados y entregados. Para el cumplimiento de esta disposición se deberá remitir a esta Contraloría General en un plazo de 10 (diez) días hábiles un documento que acredite la instrucción girada y en un plazo de 4 (cuatro) meses una certificación mediante la cual se haga constar la aprobación y puesta vigencia de este procedimiento. Los plazos anteriormente citados rigen a partir de la recepción del presente informe. Ver párrafos 2.24 y 2.25 de este informe Girar instrucciones a la Unidad interna que corresponda, en un plazo máximo de 8 (ocho) días hábiles, para que se elabore y se someta a aprobación del Ministro de Trabajo y Seguridad Social, un código de ética en donde se consignen los comportamientos éticos a considerar por parte de todos los funcionarios del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, con el propósito de contar con un instrumento que permita encauzar el accionar institucional desde el punto de vista del comportamiento ético. Para el cumplimiento de esta disposición se deberá remitir a esta Contraloría General en un plazo de 10 (diez) días hábiles un documento que acredite la instrucción girada y en un plazo de 12 (doce) meses una certificación mediante la cual se haga constar la aprobación y puesta vigencia de este código. Los plazos anteriormente citados rigen a partir de la recepción del presente informe. Ver párrafo 2.34 de este informe.

22 17 AL MBA. MARIO ENRIQUE BOLAÑOS RAMÍREZ EN SU CALIDAD DE DIRECTOR DE GESTIÓN DE CAPITAL HUMANO O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.8. Incluir como parte del Procedimiento Planillas SICERE, las actividades que garanticen que en el archivo del SICERE se incorporen únicamente los pagos efectivamente realizados por parte de la Tesorería Nacional por concepto de remuneraciones y que fueron registrados en el Sistema Integral de Gestión y Administración Financiera (SIGAF). Además, dicho procedimiento deberá considerar las acciones que se deben llevar a cabo en caso de que al generar el archivo SICERE no se cuente con la información de los salarios efectivamente pagados, entre ellas una conciliación de los salarios reportados con los salarios efectivamente pagados, con el fin de evitar que en el futuro se presenten diferencias entre lo reportado a la CCSS y lo registrado en el SIGAF. Para el cumplimiento de esta disposición se deberá remitir a esta Contraloría General una certificación mediante la cual se haga constar las inclusiones requeridas dentro del procedimiento planillas. Esta disposición deberá ser cumplida en el plazo de 4 (cuatro) meses contados a partir de la recepción del presente informe. Ver párrafos 2.4 y 2.5 de este informe. A LA LICDA. HAZEL CALDERÓN JIMÉNEZ EN SU CALIDAD DE PROVEEDORA INSTITUCIONAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.9. Emitir un procedimiento para llevar a cabo la confección y anulación de requisiciones para materiales, bienes y suministros, en donde se incorporen entre otros aspectos, los responsables de su elaboración y aprobación, los formatos diseñados por la Proveeduría Institucional para ello, participación de las diferentes dependencias, los tiempos máximos para la finalización de cada proceso; lo anterior con el objetivo de que se cuente con lineamientos formales y estandarizados para todos los programas presupuestarios, que permitan minimizar la comisión de errores, los plazos de elaboración y aprobación, así como corregir de forma oportuna inconsistencias que se identifiquen. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición se deberá remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 4 (cuatro) meses, contados a partir de la recepción del presente informe, una certificación mediante la cual se haga constar la elaboración y aplicación de este procedimiento. Ver párrafo 2.31 de este informe.