Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado Decanato de Administración y Contaduría Coordinación de Investigación y Postgrado

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1 Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado Decanato de Administración y Contaduría Coordinación de Investigación y Postgrado Sistema de Auditoria Integral, para la optimización de las operaciones Administrativas y Contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio Autora: Lcda. Arivel del C. Morales S. C.I.- V Tutor: Prof. Edgar Chirinos Barquisimeto, 2011 i

2 Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado Decanato de Administración y Contaduría Coordinación de Investigación y Postgrado Sistema de Auditoria Integral, para la optimización de las operaciones Administrativas y Contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio Trabajo de grado presentado para optar al título de Especialista en Contaduría Mención Auditoria Autora: Lcda. Arivel del C. Morales S. C.I.- V Tutor: Prof. Edgar Chirinos Barquisimeto, 2011 ii

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4 ÍNDICE GENERAL INDICE DE CUADROS.. INDICE DE GRAFICOS. RESUMEN... INTRODUCCIÓN... pp. iii iv v 1 CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema... 4 Objetivos de la Investigación... 8 Objetivo General... 8 Objetivos Específicos... 8 Justificación... 9 II MARCO TEÓRICO Reseña histórica Antecedentes de la Investigación Bases Teóricas Bases Legales Definición de términos Básicos III MARCO METODOLÓGICO Naturaleza de la Investigación Diseño de la Investigación Sistema de Variables Población y Muestra Población Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos Validez y Confiabilidad del Instrumento Técnicas de Análisis de Datos IV ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS. 53 V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.. 71 VI PROPUESTA iv

5 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ANEXOS ANEXO A. INSTRUMENTO (CUESTIONARIO). 90 ANEXO B. CONFIABILIDAD DEL INSTRUMENTO.. 97 v

6 ÍNDICE DE CUADROS pp. Cuadro 1. Operacionalizacion de las variables 47 Cuadro 2. Objetivos de la Auditoria Integral. 53 Cuadro 3. Principios Generales de la Auditoria Integral 56 Cuadro 4. Naturaleza y Alcance de la Auditoria Integral 60 Cuadro 5. Normas de Auditoria. 63 Cuadro 6. Razones Externas.. 65 Cuadro 7. Razones Internas Cuadro 8. Factibilidad del sistema de Auditoria Integral vi

7 ÍNDICE DE GRAFICOS pp. Grafico 1. Dimensión Objetivos de la Auditoria Integral 53 Grafico 2. Dimensión Principios Generales de la Auditoria Integral Grafico 3. Dimensión Naturaleza y Alcance de la Auditoria Integral. 60 Grafico 4. Dimensión Normas de Auditoria Grafico 5. Dimensión Razones Externas Grafico 6. Dimensión Razones Internas Grafico 7. Dimensión Factibilidad del sistema de Auditoria Integral vii

8 Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado Decanato de Administración y Contaduría Coordinación de Investigación y Postgrado Sistema de Auditoria Integral, para la optimización de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio Autora: Arivel Morales Tutor: Prof. Edgar Chirinos Fecha: Enero, 2011 Resumen El propósito de la investigación es diseñar un Sistema de Auditoria Integral para la optimización de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio, ubicada en el Municipio Valera del Estado Trujillo. El estudio se inserta dentro de la modalidad del proyecto factible, se desarrolla en tres fases: diagnostico, factibilidad y diseño del Sistema de Auditoria Integral, de acuerdo a la naturaleza es una investigación de campo de carácter descriptivo. La población objeto de estudio está conformada por seis (06) empleados adscritos al Departamento de Administración de la referida institución, por ser una población pequeña y de fácil abordaje se trabajará con toda la población En relación a la técnica e instrumento de recolección de datos, se utilizará la encuesta mediante un instrumento tipo cuestionario en escala tipo Likert con cuatro opciones de respuesta. La validez del instrumento se realizará a través del juicio de expertos y la confiabilidad se efectuará por el cálculo de alfa de Cronbach. En relación al análisis e interpretación de los resultados, se empleará la estadística descriptiva, mediante la técnica porcentual, la presentación se realizará mediante cuadro y gráficos de barra. Una vez que se recabada la información se se procese a diagnosticar la necesidad del Sistema de Auditoria Integral para la optimización de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio, Municipio Valera, Estado Trujillo, por ultimo se plantea la propuesta del sistema de auditoria Integral que se aplicara a la asociación para de detección de las posibles fallas para dar recomendaciones y posibles soluciones para el caso. Descriptores: Sistema de Auditoria Integral, Optimización de la operaciones administrativas y contables, Asociaciones Civiles del Área Educativa. viii

9 INTRODUCCION la Organización de las Naciones Unidas (2006), en su informe presentado ante la Asamblea General en julio de este mismo año, informa que existe consenso entre organismos promotores del desarrollo social y cultural de rango mundial y los regionales como la Organización de Estados Americanos (OEA), asimismo, gobiernos de distintos países subregionales de Sur América, en los que se incluye Venezuela y diversos autores sobre el tema de la Auditoria Integral, tal como se plantea en el contexto de esta investigación, sobre su importancia y necesidad de evaluar a estas entidades de carácter no lucrativo, para que sus proyectos para la cual fueron creadas sean más eficientes y beneficien al mayor número de ciudadanos en todo el país. Las Asociaciones Civiles sin fines de lucro en Venezuela en el área de la Educación Privada, se caracterizan por presentar un alto índice de otorgar empleos al talento humano del área de docencia, administración y personal obrero. De allí, que existen un gran número de Asociaciones Civiles en Venezuela que se dedican a prestar un servicio a las comunidades, éstas operan sin fines lucrativos, siempre orientadas a la búsqueda del bienestar social y cultural de la población. De allí, que sea muy común, que en este tipo de Asociaciones, por no perseguir una rentabilidad económica, se descuiden simultáneamente los controles internos y no se toman en cuenta que estos tienen la misma importancia que en una empresa comercial o de servicio. En este sentido, para asegurarse del cumplimiento de los propósitos verdaderos de las Asociaciones Civiles, se hace necesario la evaluación de la totalidad de las operaciones, a fin de analizar, observar y verificar como se están llevando a cabo las actividades, y de existir desviaciones y alejarse de las Leyes vigentes y normativas que las rigen, tomar las decisiones que 1

10 realmente se correspondan con la finalidad para la cual fueron creadas en su momento. La premisa básica de control y fiscalización es una realidad imperante en todas las legislaciones del mundo y a ello ha contribuido la ciencia de la administración, las disciplinas fiscales, los instrumentos de naturaleza penal y otros tantos. Esta es la perspectiva legislativa. Pero cuando las Asociaciones Civiles sin fines de lucro o ayuda van dirigidos a enormes masas de la población, requieren de inversión de recursos, su fiscalización debe hacerse mayormente apremiante y no sólo se vincula con la eficacia y la eficiencia, sino que va más allá y se adentra en problemas, si se quiere, de naturaleza sociológica, es decir, lograr que estas entidades operen apegados totalmente a la leyes y normativas de la república, que ocupen espacios de mayor connotación en cuanto a los propósitos para la cual fueron creadas. Esta investigación que se realiza, tiene un específico orientado a diseñar un Sistema de Auditoria Integral que permita mejorar la eficiencia en las operaciones administrativas y contables, Caso especifico: Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio, ubicada en el Municipio Valera del Estado Trujillo, correspondiéndose con una Asociación sin fines de lucro, que le permita mantener controladas las actividades que en ella se realizan. La investigación se inserta dentro de la modalidad del proyecto factible y se estructura en cinco capítulos que se describen a continuación: El Capítulo I, contiene el planteamiento del problema, los objetivos de la investigación, asimismo justificación e importancia del estudio. El Capítulo II, contiene el marco teórico, presenta los antecedentes de la investigación, las bases teóricas que sustentan la investigación y las bases legales. El Capítulo III, el marco metodológico, se establece la naturaleza y diseño del estudio, la población y muestra, técnicas e instrumentos de 2

11 recolección de datos, validez y confiabilidad de los instrumentos empleados en la investigación y las técnicas de análisis e interpretación de los resultados. El Capítulo IV, presenta el análisis e interpretación de los resultados. Asimismo, se encuentra la propuesta, es decir, el diseño del Sistema de Auditoria Integral para la optimización de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio, ubicada en el Municipio Valera del Estado Trujillo. En el Capítulo V, se exponen el grupo de conclusiones y recomendaciones a las que se llegó en la investigación. El capitulo VI se presenta la propuesta del sistema de auditoria integral que se va a aplicar en la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio privado Domingo Savio. Por último se presentan las referencias bibliográficas, así como los anexos que soportan la investigación. 3

12 CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema La auditoria integral a nivel mundial es considerada como un modelo de control completo para las organizaciones de carácter lucrativa o no lucrativa, incluyendo su entorno, que brinde a los propietarios, a los inversionistas, al estado y a las comunidades en general una razonable opinión sobre la calidad, eficiencia, eficacia de las operaciones económicas, gestión administrativa, control interno y de la gestión gerencial, así como también una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, el cumplimiento de leyes y normas administrativas como contables, el impacto sobre el medio ambiente y la neutralización de riesgos. En Venezuela, las Asociaciones Civiles sin fines de lucro en el área de la Educación Privada, se caracterizan por la capacidad de dar empleo al talento humano del área de docencia, administración y personal obrero, asimismo, toma en cuenta la captación de nuevos empleos en los casos donde hay crecimiento o aumento de la matricula, lo que ha motivado que en los últimos años haya surgido un incremento notorio en la parte de la educación privada, de acuerdo a los datos emanados por el Instituto Nacional de Estadística (INAE, 2009) el incremento registrado para el año anterior fue del 8.5%, mientras que este índice para el año 2009 se ubico el 10.3%, la tasa interanual acumulada desde 2000 hasta el 2009, es 63.45% y se espera un incremento sostenido del entre 10 al 11% interanual, ello obedece a los cambios continuos de los programas educativos implantados por los organismos competentes, la dificultad de la posibilidad de empleo en la educación pública, lo que ha acarreado como consecuencia el aumento y creación de nuevas instituciones privadas con la finalidad de impartir 4

13 educación, y la generación de fuentes de empleo sostenible a nivel municipal. Además, las Asociaciones Civiles sin fines de lucro, el cual se definen como Asociación y Fundaciones sin fines de lucro, en el enriquecimiento directo de sus miembros, fundadores y administradores, y en consecuencia, no pueden distribuir beneficios, remanentes o utilidades entre ellos, ni disponer la distribución del patrimonio de la entidad entre los mismos al ocurrir la disolución y liquidación de la entidad, ello contribuye que éstas permanezcan en el tiempo. Se tienen algunos registros de los entes que conforman el contexto de Asociaciones Civiles específicamente en el área de la Educación Privada ubicadas en el Municipio Valera del Estado Trujillo. Para el estudio se toma en consideración el registro que existe en el Municipio Escolar de la ciudad de Valera, donde se existe un número de Nueve (09) Asociaciones Civiles sin fines de lucro en el área de Educación Privada. Las Asociaciones Civiles, específicamente en el área de la Educación Privada, se caracterizan por algunos aspectos importantes, dentro de los cuales se señalan, en primer lugar por la capacidad de absorber mano de obra especializada en la docencia, tomando en cuenta la captación de nuevos empleados en los casos donde hay crecimiento o aumento de la matricula escolar. De igual forma se reporta un aspecto de gran relevancia relacionado con el impacto que ha causado en la sociedad el desarrollo de nuevos planes y programas educativos promocionados a través del Ministerio del Poder Popular para la Educación (2007) a su vez apoyados con la nueva Ley Orgánica de Educación (2009). Sin embargo, la Asociación Civil en el área de Educación Privada requiere de modelos de planificación de auditoria para como el diseño de una estrategia para evaluar las entidades en sus aspectos administrativos, organizacionales, legales, contables y financieros y así dar fiel cumplimiento del marco legal vigente. 5

14 Por tal razón, los auditores para obtener el conocimiento general de la gestión de esas entidades, deben diseñar los programas de auditoria para evaluar los controles internos de estas organizaciones y establecer un análisis exhaustivo de los saldos de las cuentas que estructuran los estados financieros emitidos, para que la gerencia de estas entidades permanezcan informadas de la realidad que gestionan. Los procedimientos contenidos en el conocimiento general de la entidad, permitirán al equipo de auditoria aplicar las distintas pruebas en la búsqueda de evidencias que sustenten la opinión profesional sobre los estados financieros evaluados. Sobre la planificación de la auditoria, Whittington y Pany (2005) explican que implica, con relación a un cliente potencial:...conocer sus operaciones y su ambiente; evaluar el riesgo y la materialidad de la auditoria; diseñar una estrategia global para organizar, dotar personal, coordinar y programar las actividades de auditoria... (p.162). Por su parte, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV, 2006), sobre el tema en cuestión, coincide con lo planteado, al especificar que... requiere el desarrollo de una estrategia general para la conducción, el alcance y los resultados esperados en el examen... (p. 211). Explica la referida federación que el auditor para poder planificar la auditoria puede considerar aspectos relativos: al objeto o negocio en que opera la entidad; políticas contables; confianza debida en los controles internos; la importancia relativa de las estimaciones preliminares; las cuentas que podrían requerir ajustes; condiciones que pudieran modificar o ampliar procedimientos o pruebas de auditoria; y los tipos de informes que se espera emitir. En consecuencia a lo expuesto, las observaciones realizadas a la Asociación Civil Educativa Colegio Privado Domingo Savio, ubicada en el Municipio Valera, Estado Trujillo, se puede señalar la existencia de varios 6

15 problemas vinculados con la auditoria integral, tales como la falta de una planificación, confiabilidad y razonabilidad de la información financiera presentada, lo cual lleva a la desviación de ésta para la toma de decisiones, debido a que todas las operaciones son realizadas por personal no apto y capacitado en el área contable, esta observación ya fue realizada por una auditoria externa, por parte de una firma reconocida a nivel nacional. Asimismo, se evidenció la existencia de un Sistema de Control Interno inadecuado, ha llevado a la desviación de las obligaciones, ineficacia de las operaciones, falta de comunicación, carencia de un manual de normas, obligaciones, políticas y procedimientos que nunca se han establecido como tal la segregación de funciones y a la inconformidad por parte del personal que labora allí. Es posible que se hayan incumplido las leyes, los reglamentos, providencias vigentes que rigen dicha Asociación Civil, lo cual ha generado el desconocimiento de ciertos criterios que deben ser empleados para el desarrollo de una mejor organización de la información presentada en los estado financieros que sirvan de soporte para la toma de decisiones oportunas. Hipótesis relacionada No existe un Sistema de Auditoria Integral para la confiabilidad, oportunidad, eficiencia y cumplimiento de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Educativa Colegio Privado Domingo Savio, ubicada en Municipio Valera, Estado Trujillo. Interrogantes: De las situaciones antes planteadas surgen las siguientes interrogantes: 7

16 Cuál es la necesidad de un Sistema de Auditoria Integral para la optimización de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio, Municipio Valera, Estado Trujillo?, Cuáles son los fundamentes que sustenta la factibilidad que sustenta el Sistema de Auditoria Integral que contribuya a la optimización de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio? Cómo debe desarrollarse el Sistema de Auditoria Integral que contribuya a la optimización de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio? Objetivos de la Investigación Objetivo General Proponer un Sistema de Auditoria Integral para la optimización de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio, ubicada en el Municipio Valera del Estado Trujillo. Objetivos Específicos Diagnosticar la necesidad de un Sistema de Auditoria Integral para la optimización de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio. Determinar la factibilidad que sustenta el Sistema de Auditoria Integral que contribuya a la optimización de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio. 8

17 Diseñar el Sistema de Auditoria Integral que contribuya a la optimización de las operaciones administrativas y contables de la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio. Justificación de la Investigación En lo relativo a la temática sobre la administración financiera, sobre la auditoria integral y evaluación de las Asociaciones Civiles sin fines de lucro, se beneficiarán los administradores o ejecutores administrativos, debido a que le permitirían, a través análisis de los informes de auditoria y de control interno, valorar las debilidades o fortalezas de los controles institucionales, conocer los aspectos financieros relativos a la inversión monetaria, así como los inherentes a su cumplimiento de funciones educativas. La investigación se justifica dada la importancia que tiene para todas las instituciones la revisión de los controles de las operaciones administrativas contables mediante la aplicación de un sistema de auditoria integral que pueda ayudar a asegurar que todas las operaciones que se realicen dentro de la asociación sean de manera confiable y oportuna, además ayuda a prevenir o a detectar el uso inadecuado de los activos. Asimismo, la investigación promociona el diseño de un sistema de auditoria integral, el cual se orienta a verificar el cumplimiento de los métodos, mecanismos y registro de las operaciones administrativas que se realizan en la Asociación Civil Unidad Educativa Colegio Privado Domingo Savio, para asegurar la confiabilidad y la transparencia de las mismas, con el propósito de preservar los recursos de la Asociación frente a cualquier pérdida, mala gestión, errores o irregularidades, si como también en el logro de las metas y objetivos propuestos. Es original, en cuanto a que el plan de auditoria contentivo de la planificación general para evaluar anualmente los estados financieros y el cumplimiento de transparencia en la Asociación Civil Unidad Educativa 9

18 Colegio Privado Domingo Savio, servirá de guía metodológica al auditor, en la revisión de la documentación probatoria, para, entre otros aspectos: a) Examinar el buen uso de los aportes en forma de ingresos presupuestarios y del dinero representado en importes monetarios de entradas y salidas de efectivo; b) Verificar las políticas para el cumplimiento de los desembolsos de gastos operativos y de las compras realizadas. c) Inspeccionar las existencias y cuantificar el valor de los inventarios; d) Auscultar los sueldos y salarios reflejados en la nómina de los empleados y trabajadores de la Asociación Civil; e) Revisar la corrección de los pasivos u obligaciones con terceros, y f) Comprobar el cumplimiento de los proyectos operativos, por citar sólo algunos ejemplos. En lo político este tipo de estudio se traduce en un argumento válido para que este tipo de Asociaciones Civiles permanezcan en el tiempo, al dar fiel cumplimiento con lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2009) y demás leyes que rigen la temática. Igualmente el estudio adquiere relevancia desde el punto de vista académico, porque servirá de base para llevar a cabo otros proyectos en esta línea de investigación. 10

19 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO El marco teórico de la presente investigación está conformado por los lineamientos de orden teórico que sustentan la investigación con el propósito de lograr los objetivos propuestos. Reseña Histórica Las Asociación Civil Colegio Privado Domingo Savio, fue creada con la finalidad de impartir los servicios de Educación Privada a todas aquellas personas de los sectores de bajo nivel económico de la ciudad, ésta viene funcionando como tal desde el mes de septiembre del año 2002 y su sede principal se encuentra en la ciudad de Valera en la Calle 10 entre Avenidas 12 y 13, Casa Nº sector el centro, actualmente cuenta con una nueva sede para la ampliación del mismo y la satisfacción de la sociedad como tal, se encuentra inscrita en el Ministerio del Poder Popular para la Educación bajo el numero Pd Esta Asociación es responsable de promover, impartir y evaluar el desarrollo de la Educación, a través de la ciencia y la tecnología, la cultura, la recreación y el deporte en su ámbito, con participación de los diversos actores sociales, a fin de asegurar servicios educativos y programas de atención integral de calidad y programas educativos. La institución se encuentra conformada por los siguientes departamentos: Administración, Coordinación (Coordina el Área de Educación Inicial y Educación Media) y la Dirección. El Departamento de Administración, se encuentra conformado por un administrador, contador, auxiliar, una secretaria y el director, éste a su vez es el encargado de todas las operaciones, procedimientos, toma de decisiones, 11

20 es el eje motor de la organización, de aquí depende el área de nómina (manejo de personal), cuentas por cobrar, contabilidad, presupuesto, manejo de los recursos y atención de los usuarios en este caso los representantes de los alumnos inscritos, este departamento controla la institución como tal en todos sus aspectos y en algunos casos de manera indirecta. El Departamento de Coordinación, se encuentra representado por un coordinador del área de Educación Media y un coordinador de Educación Inicial, este departamento está encargado de la supervisión y evaluación del personal docente que labora, la implantación de los programas y planes educativos aplicados. La Dirección está representada por el Rector y una secretaria, los cuales están encargados de la revisión y supervisión de los departamentos anteriores. Antecedentes de la Investigación Luego de Efectuar una indagación documental inherente al estudio que se está realizando, se encontraron ciertos trabajos específicos de Auditoria Integral, además investigaciones sobre lo tipos que la integran (administrativa, Contable-financiera y operacional), lo que le da relevancia técnica y académicamente al estudio que se presenta. Por su parte Bastidas y Naranjo (2000), realizaron un estudio titulado Aplicación de Una Auditoria Operacional en la Gerencia de Administración y Finanzas de la Empresa Prolaca, C.A., que tuvo por objeto la evaluación de la gerencia de Administración y Finanzas de la misma aplicando una auditoria operacional que le permitiera evaluar el nivel de eficiencia, eficacia y economía de sus operaciones de manera que se pudiera solventar las posibles fallas detectadas por medio de las recomendaciones de la auditoria. Por otro lado, Goyo Lobatón Cruz Mario en el año 2007, en su trabajo especial de grado, titulado La Auditoria Interna Integral como Herramienta 12

21 Técnica de Control Empresarial, expone que la auditoria integral persigue la obtención de eficiencia, economía y eficacia de los recursos naturales y humanos mediante la aplicación de un enfoque sibernético. Igualmente, señalo teóricamente que la auditoria integral es responsable de dar seguimiento a cada problema surgido, hademos de emitir informes con opinión de los resultados de acarrea, actividad u operación auditada, tendiente a formular recomendaciones para lograr los objetivos propuestos. La Auditoria Integral constituye una alternativa para agregar valor a los servicios que presta el Contador Público. Se recomendé usar la auditoria integral como herramienta global de control para sus organizaciones. Emilio Galindo Huamani en el 2006, en su proyecto titulado Auditoria Integral y Controles Internos de las Unidades de Gestión Educativa Locales , en Ayacucho, Perú. Plantea que el ambiente de control interno en la Unidad de Gestión Educativa, es débil e inconsistente debido a diversas causales, entre ellas: al constante cambio de los titulares de la entidad, funcionarios y servidores de las áreas de gestión y/o de Administración, el desconocimiento de funciones por parte de Funcionarios y la apatía de personal docente de la UGE; es así, que aún no se ha formulado Directivas Internas sobre Normas Técnicas de Control Interno, según como lo establece las Resoluciones de Contraloría Nº CG y CG. Esta situación, agravándose en ocasiones al no tenerse en cuenta las Normas Generales de los Sistemas Administrativos, lo estatuido en el Art. 7 (Control previo y simultáneo), de la Ley Nº "Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República" y la no implementación de Directivas propios a cada Área de Gestión. Propone un análisis a traves del cual la auditoria integral contribuya eficazmente a mejorar la calidad de gestión de las Instancias de Gestión Educativa UGELs en los Sistemas Administrativos, a través del fortalecimiento de los controles internos. 13

22 Bases Teóricas Las bases teóricas sustentan el estudio, debido a que estos comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinando, dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado. Para la presente investigación se tomaran como base las definiciones y planteamientos realizados por varios autores que están directamente relacionados con la investigación. La Auditoria Integral se refiere a un examen crítico, sistemático y detallado de los sistemas de información financiero, de control y de gestión y legal de una organización, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la razonabilidad de la información financiera, la eficacia, eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma. Asimismo, la auditoria integral permite una articulación más amplia de las diferentes áreas que componen la organización como son la financiera, de cumplimiento, control interno, de gestión, sistema y medio ambiente, evaluando la información financiera sea oportuna y confiable, la estructura del control interno funcione adecuadamente, el cumplimiento de las leyes pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y los objetivos propuestos. Según Blanco (1997:6) la auditoria integral la conceptualiza como: Proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado, evidencia relativa a la información financiera, al comportamiento económico y al manejo de una entidad, con el propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre aquellos y los criterios o indicadores establecidos o los comportamientos generalizados (p.6). 14

23 El principal objetivo de la auditoria integral es la evaluación de una entidad o de una parte de ella, en todos sus aspectos y en todos sus niveles, tomando en consideración sus operaciones, los elementos humanos, materiales y económicos utilizados, la organización de los mismos y los controles establecidos, para lograr alcanzar las metas propuestas. La información presentada debe ser confiable y oportuna, el funcionamiento de las operaciones económicas administrativas y el cumplimiento de la normativa legal. El primer aspecto clave propuesto en la auditoria Integral es examinar y evaluar si la Información Financiera es confiable y oportuna, para la toma de decisiones, a través de los documentos, operaciones, registros y Estados Financieros, que permitan determinar si estos reflejan razonablemente la situación financiera y los resultados de sus operaciones así como el cumplimiento de las disposiciones económico financieras dispuestas dentro de la organización. Se puede decir que se realiza una revisión a la parte contable de la organización, con la finalidad de verificar el comportamiento económico y el manejo de una entidad. Otro aspecto importante que se debe evaluar en la Auditoria Integral es la existencia de un sistema de control interno adecuado para determinar su funcionamiento y operacionalidad, mediante la revisión de los ciclos operacionales de la organización, a través de los manuales, instructivos de funciones, normas, políticas y procedimientos. También permite determinar cumplimiento de la normativa legal vigente a través de la comprobación de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables, el propósito de esta revisión es proporcionar al auditor una certeza razonable si las operaciones de la entidad cumplen con las leyes y reglamentos que las rigen. 15

24 Cabe destacar que la auditoria integral permite medir e informar sobre la utilización, de manera económica y eficiente, de los recursos y el logro de los objetivos operativos propuestos. Finalmente, permite determinar los defectos, los desvíos y los problemas detectados para concluir proponiendo mejoras, correcciones y soluciones. Auditoria La Auditoría, es una función de dirección cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas a las eventuales acciones correctivas, el control interno de las organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su información y el mantenimiento de la eficacia de sus sistemas de gestión. Es un examen comprensivo de la estructura de una empresa, en cuanto a los planes y objetivos, métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos. Una visión formal y sistemática para determinar hasta qué punto una organización está cumpliendo los objetivos establecidos por la gerencia, así como para identificar los que requieren mejorarse. El fundamento de la auditoría moderna está argumentado en una serie de ideas que determinan la base fundamental de su aplicación. Dichos argumentos son: La función de auditoría se basa en el supuesto de que la información pueda ser verificada. No existe necesariamente un conflicto de larga duración entre los auditores y los administradores de las organizaciones que auditan, pero si existe un posible conflicto a corto plazo. Los administradores pueden requerir utilidades elevadas y otras mediciones favorables, para satisfacer el sistema de retribución en el cual operan. 16

25 La auditoría examina y evalúa las afirmaciones hechas por los administradores. Puede haber un intento de "ocultar" afirmaciones que pudieran resultar embarazosas para los administradores. Unos controles internos eficaces disminuyen la probabilidad de que se cometan fraudes irregularidades en una organización. Salvo pruebas en contrario, lo que fue cierto en el pasado seguirá ocurriendo en el futuro. Normas de Auditoría Normas Generales La auditoría debe ser realizada por una persona o personas que cuentan con la capacitación técnica adecuada y la competencia de un auditor. En todos los asuntos relativos a un contrario, el o los auditores han de conservar una actitud mental de independencia. Debe tenerse cuidado en el desempeño de la auditoría y en la preparación del informe. Normas para el Trabajo El trabajo ha de ser planteado adecuadamente y los asistentes deben ser supervisados de forma adecuada. Ha de conseguirse suficiente y competente evidencia mediante inspección, observación, consultas y confirmaciones para tener así una base razonable para una opinión con respecto a la información o área que se está auditando. 17

26 Normas de la información El informe debe manifestar si la información o área auditada se presenta de conformidad con los principios o bases establecidos como guía de auditoría. Las elevaciones informativas han de considerarse razonablemente adecuadas a no ser que se indique lo contrario en el informe. El informe debe contener una opinión general presentada y de los puntos que involucren relevancia en el contexto auditado. Cuando no se pueda expresar una opinión global, deben manifestarse las razones de ello. Cuándo y por qué Realizar una Auditoría? Algunas de las razones más importantes para realizar una auditoría pueden ser las siguientes: Razones Externas a) Cambios en el marco legislativo. La liberación o la legislación cambian el entorno, convirtiéndolo en menos previsible, ya que se sustituye una situación perfectamente definida por unas leyes reguladoras por otra regida por las fuerzas de la competencia. La privatización de organizaciones cambia la orientación de las mismas, obligándolas a evolucionar desde un modelo burocrático a un modelo orientado al servicio al cliente y a la eficiencia de las actuaciones. La supresión de barras comerciales obliga a la apertura de horizontes hacia unos mercados de competencia internacional en lugar de unos mercados cerrados internos. b) Fluctuaciones del mercado. 18

27 Los ciclos económicos obligan a las organizaciones a adoptar estrategias diferenciadas y, por consiguiente, a cambiar su orientación. La innovación tecnología puede convertir de forma repentina en obsoletas a empresas y sectores industriales enteros. La empresa debe adaptarse a esos cambios. Razones Internas La planificación de la sucesión en puestos directivos hace posible la identificación de nuevos valores internos o fichaje de personal externo. La búsqueda de nuevos talentos con la finalidad de ubicarlos en posiciones directivas clave. La resolución de problemas de comunicación motiva la auditoría, tanto para diagnosticar los problemas como para corregir las disfunciones. También podemos encontrar: Razones Interno -Externas Es conveniente realizar una auditoría entre la firma de los acuerdos iniciales y el final de la misma, con la finalidad de valorar la capacidad de gestión del equipo directivo coparticipe y analizar la posición competitiva de la empresa. (a) La reorganización de la empresa. Puede venir motivada por diversas causas: tan debilitamiento en el equipo directivo, un cambio en la propiedad de la empresa, un cambio de estrategia o la creación de un nuevo producto. (b) La emisión de ofertas públicas en mercados financieros. 19

28 El éxito de una oferta pública radica en la capacidad de convicción de la empresa cara al mercado de su potencial de crecimiento. La publicidad de los resultados de la auditoría puede servir para anunciar las ventajas competitivas de la empresa y el talento de sus gestores actuales. Auditoria Integral Bravo (2003), indica que la auditoria integral es la ejecución de exámenes estructurados de programas, organizaciones, actividades o segmentos operativos de una entidad publica o privada, con el propósito de medir e informar sobre la utilización, de manera económica y eficiente, de sus recursos y el logro de sus objetivos operativos. En síntesis la auditoria integral es el proceso que tiende a medir el rendimiento real con relación al rendimiento esperado. La auditoria integral inevitablemente tenderá a formular recomendaciones destinadas a mejorar el rendimiento y alcanzar el existo deseado Según, Alderuccio, Guillermo, V. (2005), la Auditoria Integral, es el informe realizado por un contador público matriculado, donde coordina en forma interactiva e interdisciplinaria a otros profesionales y técnicos. En la auditoria integral, la Información financiera, económica, la calidad, las normas, leyes y resoluciones nacionales e internacionales son los censores utilizados para que los estados contables, con sus notas, cuadros y anexos, agreguen valor científicamente a los usuarios. Cada especialista trabaja un plan con el objeto de un informe final anual o intermedio. De acuerdo a Rodríguez Serpas (2005), la auditoria integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un periodo determinado, la evidencia relativa a la información financiera, al comportamiento económico y al manejo de una entidad con la finalidad de informar sobre el grado de correspondencia entre aquellos y los criterios o indicadores establecidos o los comportamiento generalizados. La auditoria integral implica la ejecución 20

29 de un trabajo con enfoque, por analogía de las revisiones financieras, de cumplimiento, control interno y de gestión, sistema y medio ambiente. Interpretando a Hernández V., Jaime (2005), la auditoría integral: un verdadero arquetipo de control empresarial) Auditoria integral, es la exploración o examen critico de las actividades, operaciones y hechos económicos incluidos sus procesos integrantes, realizados por un ente económico cualquiera, mediante la utilización de un conjunto estructurado de procesos, procedimientos, técnicas y practicas profesionales. Según la Fundación canadiense para la Auditoria Integral FACAI; la Auditoria integral, es la evaluación independiente y objetiva de la imparcialidad de las declaraciones de la dirección sobre los resultados o la evaluación de los sistemas y practicas de gestión con relación a ciertos criterios. Esta evaluación se presenta a un órgano rector o a cualquier otro organismo con responsabilidades similares. Según la XXIII Conferencia Interamericana de Contabilidad, concordando los aportes de Jaime y. Walinsky-Argentina-, Juan de la Cruz Martines y Elver Jesús Lemus Varela- Colembia, Agustín Lizardo República Dominicana y Jaime A. Hernández-Colombia, podemos llegar a definir a la auditoria integral de la siguiente manera: La auditoria integral es un modelo de control completo de la gestión de un ente, incluido su entorno. Debe brindar a los propietarios, a los inversionistas, al estado y a la comunidad en general una razonable opinión sobre la calidad, eficiencia, eficacia y economía de las operaciones económicas, de la gestión administrativa, del control interno y de la gestión gerencial, así como también una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, el cumplimiento de leyes y normas administrativas y contables, el impacto sobre el medio ambiente y la neutralización de riesgos. Debe, finalmente, determinar los defectos, los desvíos y los problemas detectados para concluir proponiendo mejoras, correcciones y soluciones. 21

30 Objetivos de la Auditoria Integral Determinar, si los Estados Financieros se presentan de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Determinar, si el ente ha cumplido, en el desarrollo de sus operaciones con las disposiciones legales que le sean aplicables, sus reglamentos, los estatutos y las decisiones de los órganos de dirección y administración. Evaluar la estructura del control interno del ente con el alcance necesario para dictaminar sobre el mismo. Evaluar el grado de eficiencia en el logro de los objetivos previstos por el ente y el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los recursos disponibles. Evaluar los mecanismos, operaciones, procedimientos, derechos a usuarios, responsabilidad, facultades y aplicaciones específicas de control relacionadas con operaciones en computadora. Evaluar el impacto medioambiental producido de manera directa o indirecta por empresas que presentan un perfil ambiental diferente, condicionado por los riesgos aparentes asociados con sus procesos y productos; la edad, historia y estado de una planta, el marco jurídico en el cual opera. Principios generales de auditoria integral Independencia: Determina que en todas las tareas relacionadas con la actividad, los miembros del equipo de auditores, deberán estar libres de toda clase de impedimentos personales profesionales o económicos, que puedan limitar su autonomía, interferir su labor o su juicio profesional. Objetividad: Establece que en todas las labores desarrolladas incluyen en forma primordial la obtención de evidencia, así como lo atinente a la formulación y emisión del juicio profesional por parte del auditor, se 22

31 deberá observar una actitud imparcial sustentada en la realidad y en la conciencia profesional. Permanencia: Determina que la labor debe ser tal la continuación que permita una supervisión constante sobre las operaciones en todas sus etapas desde su nacimiento hasta su culminación, ejerciendo un control previo o exente, concomitante y posterior por ello incluye la inspección y contratación del proceso decisional generador de actividades. Certificación: Este principio indica que por residir la responsabilidad exclusivamente en cabeza de contadores públicos, los informes y documentos suscritos por el auditor tienen la calidad de certeza es decir, tienen el sello de la fe pública, de la refrenda de los hechos y de la atestación. Se entiende como fe pública el asentamiento o aceptación de lo dicho por aquellos que tienen una investidura para atestar, cuyas manifestaciones son revestidas de verdad y certeza. Integridad: Determina que las tareas deben cubrir en forma integral todas las operaciones, áreas, bienes, funciones y demás aspectos consustancialmente económico, incluido su entorno. Esta contempla, al ente económico como un todo compuesto por sus bienes, recursos, operaciones, resultados, etc. Planeamiento: Se debe definir los objetivos de la Auditoría, el alcance y metodología dirigida a conseguir esos logros. Supervisión: El personal debe ser adecuadamente supervisado para determinar si se están alcanzando los objetivos de la auditoría y obtener evidencia suficiente, competente y relevante, permitiendo una base razonable para las opiniones del auditor. Oportunidad: Determina que la labor debe ser eficiente en términos de evitar el daño, por lo que la inspección y verificación /deben ser ulteriores al acaecimiento de hechos no concordantes con los parámetros preestablecidos o se encuentren desviados de los objetivos de la 23

32 organización; que en caso de llevarse a cabo implicarían un costo en términos logísticos o de valor dinerario para la entidad. Forma: Los informes deben ser presentados por escrito para comunicar los resultados de auditoría, y ser revisados en borrador por los funcionarios responsables de la dirección de la empresa. Cumplimiento de las Normas de Profesión: Determina que las labores desarrolladas deben realizarse con respecto de las normas y postulados aplicables en cada caso a la práctica contable, en especial, aquellas relacionadas con loas normas de otras auditorías especiales aplicables en cada caso. Criterios de la Auditoria Integral Los criterios son normas o estándares usados para evaluar la temática o alcance de los servicios. Los criterios utilizados en la evaluación de la auditoria integral son: En la auditoria de estados financieros los criterios son las normas nacionales o internacionales de contabilidad. En la auditoria el control interno, los criterios pueden ser la estructura para la evaluación de cada uno de los elementos del control interno. En la auditoria del cumplimiento de leyes y regulaciones los criterios son leyes comerciales, tributarias, laborales, cambiarias y de otra índole aplicables a la entidad; y En la auditoria de gestión los criterios son los indicadores cualitativos o factores críticos de existo establecidos por la administración que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades 24

33 Naturaleza y Alcance de la Auditoria Integral La naturaleza del trabajo es la ejecución de la auditoria integral con los siguientes objetivos: Financiero: establecer si los estados financieros de la sociedad reflejan razonablemente su situación financiera, el resultado de sus operaciones, los cambios en su situación financiera, su flujo de efectivo y los cambios en su patrimonio, comprobando que en la preparación de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en el país Cumplimiento: determinar si la sociedad, en desarrollo de las operaciones que realiza, cumple con las disposiciones y regulaciones internas y externas que le son aplicables. Gestión: evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previsto por la sociedad y en el manejo de los recursos disponibles. Control Interno: evaluar el sistema de control interno mediante la revisión de ciclos transaccionales tales como: ciclo de egresos, ciclo de producción, ciclos de nomina, ciclos de compra y cuentas por pagar, ciclo de tesorería y ciclo de información financiera; para determinar si los controles establecidos por la sociedad son adecuados o requieren ser mejorados para asegurar mayor eficiencia en las operaciones y una adecuada protección para su patrimonio La Auditoria integral se hará de acuerdo con las prescripciones legales, pronunciamientos profesionales y las normas internacionales de auditoria, por consiguiente incluirá una planeacion, evaluación del control 25

34 interno, medición de la gestión, pruebas de la documentación de los libros y registros de contabilidad y otros procedimientos de auditoria que consideramos necesarios de acuerdo con las circunstancias. Nuestros procedimientos auditoria, después de haber evaluado los riesgos inherentes del negocio suelen incluir las siguientes pruebas: Pruebas de cumplimiento de las disposiciones y de las decisiones de los órganos de la administración Pruebas de cumplimiento de las normas prescritas por las leyes y regulaciones del país. Examen de la estructura organizativa de la sociedad, sus objetivos, planes estratégicos, políticas para lograrlos y cumplimiento de los mismos Comprobación de la utilización adecuada de los recursos disponibles Revisión y evaluación de la estructura del control interno Pruebas del control sobre los ciclos transaccionales Pruebas sustantivas de las operaciones y saldo de las cuentas Arqueos de las inversiones y demás valores Pruebas de la existencia física de los activos fijos Confirmación directa de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, saldos y demás transacciones que se consideren necesarias Pruebas de cumplimiento de las Disposiciones de la Asamblea general y de las decisiones de la Junta Directiva. Examen de la evidencia que respalda las cifra y las revelaciones en los Estados Financieros Evaluación de las normas de contabilidad utilizada, de las estimaciones contables significativas hechas por la administración y de la presentación de los estados financieros en conjunto. 26

35 Pruebas para determinar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. Verificación de la existencia de procedimientos adecuados de operación y la eficacia de los mismos. El alcance de la auditoria integral se basa principalmente en pruebas selectivas suficientes para obtener seguridad razonable en cuanto a que la información que contienen los registros contables principales y otros datos, fuentes sea confiable, como base para la preparación de los estados financieros y permita obtener una evidencia suficiente y validad para formar y justificar la opinión que se debe expresar acerca de la razonabilidad de los estados financieros. Normativa de la Auditoria integral Para que el ejercicio de la Auditoría Integral se desarrolle en un ambiente controlado, es importante conducirla dentro de un concepto de normas que provean una estructura, como la posibilidad de pronosticar los resultados. La aplicación de normas ayudará a desarrollar una auditoría de alta calidad respondiendo a la necesidad de completar tareas difíciles en forma oportuna, evitando formar juicios prematuros basados en información incompleta por la falta de tiempo, asimismo, establecen orden y disciplina, produciendo auditorías efectivas, garantizando la veracidad de los hallazgos y el soporte adecuado para las recomendaciones, consecuentemente habrá una mayor aceptación por parte de la gerencia. Otro beneficio importante de las normas es que se logra una mayor uniformidad en la terminología utilizada para describir auditorias más amplias que las financieras. Tales auditorias se han descrito como auditorias de 27