SUBPROCESO AUDITORÍA REGULAR 2011 METRO DE MEDELLÍN LTDA

Transcripción

1 SUBPROCESO AUDITORÍA REGULAR 2011 METRO DE MEDELLÍN LTDA JUAN CARLOS PELÁEZ SERNA Contralor General de Medellín RUBÉN DARÍO PULGARÍN ORTÍZ Contralor Auxiliar Servicios de Transporte Público Coordinador general del informe CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA FISCAL SERVICIOS DE TRANSPORTE PÚBLICO MEDELLÍN, SEPTIEMBRE DE 2012

2 SUBPROCESO AUDITORÍA REGULAR 2011 METRO DE MEDELLÍN LTDA Equipo de Trabajo GERARDO ANÍBAL SERNA GÓMEZ Profesional Universitario AGUSTÍN ALBERTO CASTAÑO CASTAÑO Profesional Universitario GLORIA ELENA ÁLVAREZ RUIZ Profesional Universitario JANETH JARAMILLO HENAO Técnico Operativo ANDRÉS FELIPE ÁLVAREZ PÉREZ Técnico Operativo

3 CONTENIDO pág. INTRODUCCIÓN DICTAMEN INTEGRAL DE LA GESTIÓN FISCAL DICTAMEN EVALUACIÓN FINANCIERA CONCEPTO GESTIÓN Y RESULTADOS Concepto evaluación negocio misional Concepto Evaluación del Sistema de Control Interno Concepto Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: Concepto Evaluación Gestión Ambiental: Concepto Gestión Contractual: Concepto Gestión Presupuestal y Financiera: FENECIMIENTO DE LA CUENTA CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS Y/O DEFICIENCIAS PLAN DE MEJORAMIENTO... 23

4 LISTA DE CUADROS pág. Cuadro 1. Calificación de la Gestión y Resultados Cuadro 2. Consolidación de la calificación de Gestión y Resultados Cuadro 3. Calificación principio de economía Cuadro 4. Calificación principio de eficiencia Cuadro 5. Calificación principio de eficiencia Cuadro 6. Seguimiento al plan de mejoramiento único del Metro de Medellín Ltda Cuadro 7. Indicadores de gestión ambiental Cuadro 8.Calificación gestión presupuestal 2011 del Metro de Medellín Ltda

5 INTRODUCCIÓN El proceso de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral y sus respectivos subprocesos, son aplicados por la Contraloría General de Medellín, como una herramienta que le permite evaluar la Gestión Fiscal de los entes auditados, que incluye el ejercicio del control fiscal financiero, fundado en la eficiencia y la eficacia. La evaluación, se desarrolló a través de la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Servicios de Transporte Público, ejerciendo el control fiscal sobre las funciones públicas que cumplió el Metro de Medellín Ltda., para el período 2011, en desarrollo de su objeto social y demás actividades inherentes consagradas en la Constitución Política de Colombia, en las leyes 42 de 1993 del Control Fiscal, 86 de 1989, 310 de 1996 (leyes de Metros), 489 de 1998 y 136 de 1994 sobre la organización y funcionamiento de los municipios, en especial los numerales 6 y 11 del artículo 165. El objetivo de la auditoría regular fue evaluar los componentes financiero y de gestión y resultados, con el propósito de obtener un dictamen integral sobre la gestión fiscal del Metro de Medellín, mediante la aplicación articulada y simultánea de los sistemas de control interno, financiero, de legalidad, revisión de la cuenta, gestión y resultados, para determinar con conocimiento y certeza razonable la economía en la adquisición de los bienes o servicios, la eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia con que logra los resultados, la equidad en la distribución de los costos y beneficios y el cumplimiento de la normativa que regula al sujeto de control. La metodología utilizada parte de la aplicación del proceso Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, versión 5 de la Contraloría General de Medellín, el cual fue ajustado a la versión 7, y adoptado por resolución 078 del 18 de junio de 2010, tomando como referente la decisión administrativa, de adaptar la Guía Metodológica de la Contraloría General de la República Audite a nuestro proceso auditor. Así mismo, para efecto de la Rendición de la Cuenta y el Fenecimiento, se aplicó la resolución orgánica 197 del 23 de diciembre de 2010, modificada por la resolución 043 del 17 de marzo de 2011, del Contralor General de Medellín. 5

6 A través del Subproceso Auditoría Regular se expresa el dictamen final al que ha llegado el Equipo Auditor, producto de las evaluaciones de los componentes, financiero y gestión y resultados, que a su vez incluye la evaluación de la gestión misional (negocio misional, sistema control interno, plan de mejoramiento único, y gestión ambiental) y la gestión de los recursos públicos (gestión contractual y gestión presupuestal y financiera). Los informes que se generan son los siguientes: -Informe Fiscal y Financiero: se presentó anticipadamente en cumplimiento de la ley 136 de 1994, artículo 165 numeral 6, que estipula la presentación anual al Concejo de Medellín del estado de las finanzas de la entidad territorial a nivel central y descentralizado y tiene como propósito, emitir una opinión respecto si estos presentan o no razonablemente la situación financiera de la entidad, los resultados de sus operaciones y las variaciones en la posición financiera, teniendo en cuenta las normas de auditoría generalmente aceptadas, compatibles con las normas internacionales de auditoría. Así mismo, el examinar sí estos se presentan de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación y con las disposiciones gubernamentales vigentes. Se anota que el informe preliminar del componente fiscal y financiero Metro de Medellín Ltda., fue remitido a la entidad el día 23 de abril de 2012 mediante oficio E , al no presentarse ninguna observación de fondo por parte de la Entidad, el informe quedó en firme en todos sus componentes, cifras y análisis. - Informe de Auditoría Regular (corresponde a la aplicación de los sistemas de control contemplados en la ley 42 de 1993), el cual incluye los dos componentes: fiscal y financiero - gestión y resultados y presenta el examen de la economía, eficiencia, eficacia y equidad de la Entidad en la administración de los recursos públicos y en el logro de objetivos y cumplimiento de los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, mediante la evaluación de la gestión misional y la gestión de los recursos públicos. En lo que se refiere al tema ambiental, se evaluó desde el punto de vista de la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los recursos naturales y el medio ambiente durante la vigencia fiscal El informe incluye un concepto de gestión y resultados para cada línea a través del cual se expresa si la administración de Metro de Medellín Limitada ha sido eficiente y eficaz. 6

7 Este informe consta de cuatro capítulos, el primero se refiere al dictamen Integral de la Gestión Fiscal, el segundo al Fenecimiento de la Cuenta, el tercero al cuadro de Consolidación de Hallazgos y el cuarto al Plan de Mejoramiento Único. 7

8 1. DICTAMEN INTEGRAL DE LA GESTIÓN FISCAL La Contraloría General de Medellín, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Subproceso Auditoría Regular a la empresa Metro de Medellín Ltda., a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General al 31 de diciembre de 2011 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en esa fecha. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de Medellín. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento Único. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de Medellín. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional, para la preparación y presentación de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contraloría General de Medellín, consiste en emitir un dictamen sobre los Estados Contables, un concepto sobre la Gestión y Resultados y un Fenecimiento de la Cuenta. El representante legal del Metro de Medellín Limitada rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal 2011, dentro de los plazos previstos en la resolución 197 del 23 de diciembre de 2010, modificada mediante la resolución 043 de marzo 17 de 2011 del Contralor General de Medellín. 8

9 La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIA s) y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral definidos y aplicados por la Contraloría General de Medellín. Tales normas requieren que se planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos. Una auditoría gubernamental con enfoque integral incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados contables, los documentos que soportan la gestión y resultados de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos con respecto a los errores significativos que puedan presentarse en los estados contables y en la gestión - resultados de la Entidad. En la evaluación del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias. Una auditoría también incluye, evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los estados contables. Consideramos que la auditoría proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la opinión. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaron el alcance de la misma. Los hallazgos encontrados se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, fueron discutidos con la administración y se incorporaron en el informe los que fueron debidamente soportados. 1.1 DICTAMEN EVALUACIÓN FINANCIERA En opinión de la Contraloría General de Medellín, los estados contables reflejan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la posición financiera y los resultados de las operaciones efectuadas por el Metro de Medellín Ltda., al 31 de diciembre de 2011, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritas por el Contador General de la Nación, aplicados sobre bases uniformes con los del año anterior, lo que conllevó a emitir un dictamen limpio. 9

10 1.2 CONCEPTO GESTIÓN Y RESULTADOS En la evaluación de gestión y resultados se excluye la línea de auditoría gestión del talento humano, debido a que, en la evaluación fiscal y financiera con alcance 2011, se realizaron pruebas relacionadas con el recurso humano. La tabla que se presenta a continuación muestra los rangos establecidos en el documento apoyo para asignar la calificación y el concepto sobre la gestión y resultados. Cuadro 1. Calificación de la Gestión y Resultados. Rango de Calificación final 80 o más Favorable Menor de 80 puntos y mayor o igual a 60 puntos Menor a 60 puntos Fuente: documento de apoyo de la Contraloría General de Medellín. Concepto Con observaciones Desfavorable Con base en las conclusiones y deficiencias evidenciadas durante el proceso auditor, la Contraloría General de Medellín, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión y resultados, es favorable, con la consecuente calificación de 89,5 resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: Cuadro 2. Consolidación de la calificación de Gestión y Resultados Componentes Sub-componentes (Líneas) Calificación Sin Ponderar Factor de Ponderación Calificación Total Negocio Misional 88 0,2 17,6 Gestión Misional Evaluación del Sistema de Control Interno Cumplimiento de Plan de Mejoramiento 100 0,1 10,0 57 0,1 5,7 Gestión Ambiental 100 0,1 10,0 Subtotal Gestión Misional 0,5 43,3 Componentes Gestión en los Recursos Públicos Sub-componentes Calificación Sin Ponderar Factor de Ponderación Calificación Total Gestión Contractual 93 0,25 23,2 Gestión Presupuestal y Financiera 92 0,25 23,0 Subtotal Gestión en los Recursos Públicos 0,5 46,2 Calificación Final 1 89,5 Fuente: Contraloría General de Medellín evaluaciones realizadas por el Equipo Auditor- 10

11 GESTIÓN MISIONAL La gestión misional se evaluó considerando los criterios y procedimientos definidos para los siguientes subcomponentes: Concepto evaluación negocio misional: este se determina con base en la revisión de las acciones cumplidas por el Metro de Medellín Ltda., durante el año 2011, corroborando si la asignación de los recursos corresponde a las funciones misionales definidas tanto en la ley como en los estatutos. Este aspecto se calificó de acuerdo con los tres parámetros establecidos en el documento de apoyo expedido por la Contraloría General de Medellín para la evaluación de la gestión y resultados de los entes auditados y que tienen que ver con: la revisión de los objetivos estratégicos definidos en el plan estratégico, de tal forma, que éstos respondan debidamente a la misión de la Entidad, el cumplimiento de metas y por último, la evaluación de los indicadores reportados en la rendición de cuentas que permitan medir los principios de la gestión fiscal. La evaluación arrojó un puntaje de 88, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Los planes (maestro, estratégico y táctico) establecidos por el Metro de Medellín Ltda son coherentes con las funciones misionales definidas en la ley y en los estatutos, estableciendo los recursos, los responsables, los objetivos, las metas, proyectos y los indicadores de medición. La entidad en el año 2011 presentó en la estructura del cuadro de mando integral cinco perspectivas con el cumplimiento obtenido a saber: calidad de vida 100%, desempeño financiero 100%, clientes y mercadeo 100%, gestión organizacional 100% y aprendizaje y crecimiento 75%. El equipo auditor seleccionó los indicadores que permitieran evaluar los principios de la gestión fiscal de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales. Para la obtención del puntaje se tomaron variables como la pertinencia del indicador, su estructura y los resultados. A estas se le asignó un puntaje de 35 a cada una de las dos primeras variables y 30 puntos a la última. Principio de economía: dentro del cuadro de mando integral de la vigencia 2011, el Metro de Medellín Ltda., no presenta indicadores que se puedan concatenar con el principio de economía, sin embargo el equipo auditor tomó como base la evaluación de la contratación, obteniendo la economía un cumplimiento del 100%, tomando como referencia la variable resultados. No obstante de su acatamiento, al no registrarse otros indicadores que puedan medir integralmente la pertinencia, la estructura y los resultados, se adecua la calificación de estos componentes como se muestra a continuación: 11

12 Cuadro 3. Calificación principio de economía. ITEM PONDERACIÓN CALIFICACIÓN TOTAL Pertinencia 0, Estructura (formulación, niveles de actuación, variables, 0, responsables, etc.) Resultados 0, Total economía 30 Fuente: Metro de Medellín Ltda.-cálculos equipo auditor. Principio de eficiencia: revisado el cuadro de mando integral de la vigencia 2011 reportado por el Metro de Medellín Ltda, no se observaron indicadores que permitan medir la eficiencia global o empresarial, por lo que el equipo auditor para la evaluación, seleccionó algunos indicadores cuyos resultados están destinados a medir la eficiencia operacional de algunos procesos, a saber: productividad por usuario transportado, eficiencia por kilómetro, productividad por empleado de la empresa y participación de los gastos de personal, enmarcados dentro de la perspectiva Gestión Organizacional, cuyo objetivo es Incrementar la eficiencia de los procesos. Estos obtuvieron en la vigencia de 2011 un resultado del 100%. Este porcentaje equivale a 30 puntos como valor máximo establecido por el equipo auditor en la variable de resultados. Para las variables pertinencia y estructura se le asignó una calificación de cero en el entendido de que no corresponden a indicadores de eficiencia que permitan medir globalmente la gestión de la empresa en esta materia, tal como se presenta en el siguiente cuadro: Cuadro 4. Calificación principio de eficiencia. ITEM PONDERACIÓN CALIFICACIÓN TOTAL 0, Pertinencia Estructura (formulación, niveles de actuación, variables, responsables, etc.) Resultados 0, , Total Eficiencia 30 Fuente: Metro de Medellín Ltda.-cálculos equipo auditor. 12

13 Principio de eficacia: se evaluó a través del reporte de indicadores del cuadro de mando integral, el cual es un instrumento de medición del desempeño, vinculando sus objetivos estratégicos y asegurando resultados concretos, lo que le permite realizar un monitoreo de su actividad misional a través de las diferentes áreas de la empresa. En el plan estratégico se definieron 29 indicadores los cuales están agrupados dentro de las cinco perspectivas y cuyo resultado acumulado para el año 2011 fue del 90% una vez realizado las verificaciones pertinentes por el equipo auditor, se procedió a darle el siguiente puntaje ponderado Cuadro 5. Calificación principio de eficiencia. ITEM PONDERACIÓN CALIFICACIÓN TOTAL Pertinencia 0, Estructura (formulación, niveles de actuación, variables, responsables, etc.) Resultados 0,30 0, Total Eficacia 97 Fuente: Metro de Medellín Ltda.-cálculos equipo auditor. De lo anterior se infiere, que la empresa Metro de Medellín Ltda desde la perspectiva de las variables pertinencia, estructura y resultados, solamente tiene concebido el indicador de eficacia, observándose que el indicador referido al principio de economía no está diseñado conforme a estas variables. Para el principio de eficiencia se tienen estructurados una serie de indicadores que apuntan a medir la eficiencia de los procesos y no la eficiencia global de la empresa, por lo cual no son pertinentes Concepto Evaluación del Sistema de Control Interno: una vez consolidada la matriz de calificación del sistema de control interno del Metro de Medellín Ltda., en la parte conceptual, se estableció que este obtuvo una valoración total del 6%, encontrándose en un nivel confiable para el proceso auditor, es decir, en el rango menor al 17%, estipulado en la tabla de valoración del documento de apoyo de la AGEI, siendo el componente Valoración del riesgo el que alcanzó un puntaje del 3% para una calificación preliminar de bajo, los restantes componentes ambiente de control, actividades de control, monitoreo e información y comunicación se situaron también en bajo, pero con un porcentaje del 1%. 13

14 Con respecto a la evaluación operativa del sistema de control interno, realizada a partir del análisis de riesgos y controles a los procesos misionales de mayor relevancia en la organización prestación servicios de transporte, venta del servicio de transporte, mercadeo servicios de transporte y estructuración servicios de transporte, alcanzó un puntaje de 1,37, que según la matriz de calificación (<2 eficiente =>2 ineficiente), se enmarca en el grado de eficiencia. Se concluye que el sistema de control interno de la empresa Metro de Medellín Ltda., obtuvo una calificación de adecuado en su evaluación conceptual, lo que significa que conforme a los parámetros establecidos, los controles generales de la entidad existen y aplican. En lo concerniente a la evaluación operativa, se asignó una calificación de eficiente, debido a que los controles específicos de los procesos examinados, mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos Concepto Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: el equipo auditor en las verificaciones realizadas al cumplimiento del plan de mejoramiento único suscrito por el Metro de Medellín para subsanar las deficiencias administrativas derivadas de los Informes Especial y Seguimiento a la construcción de las Obras Civiles para la plataforma de la vía de la Línea A, del Sistema Metro al Sur del Valle de Aburrá y la Auditoría Regular 2010, respectivamente, evidenció que se han llevado a efecto acciones que conducen a mejorar la situación, pero aún no se ha logrado dar cumplimiento a cabalidad a dicho plan. En el seguimiento realizado por este Organismo de Control Fiscal al plan de mejoramiento único del Metro de Medellín Ltda., se observó un porcentaje de avance del 57%, lo que se constituye en una deficiencia administrativa, dado que las acciones de mejora plasmadas por la entidad no se han cumplido a cabalidad, por lo tanto al quedar inconclusas, se generan consecuencias negativas toda vez que los beneficios derivados de ellas se postergan en el tiempo, reincidiendo el ente auditado en falencias en el proceso contractual, tales como lo atinente al MSA-057 (Manual de Servicio de Apoyo versión 8 del ), el cual no establece términos o plazos para que los responsables de contratos envíen oportunamente la documentación pertinente al Centro de Administración Documental, así como tampoco se contempla la rendición de informes escritos de interventoría, situación que aún persiste. De igual forma se está suscitando demoras en la foliación de los expedientes contractuales. Prueba de lo anterior, es el hecho que se evidenciaron contratos liquidados que aún no están foliados, como es el caso de los siguientes: 0011, 0033, 0058, 0103, 0114, 0115, 0123, 0135, 0143, 0156 y 0170 de 2011 consecuencia de que la empresa carece de una directriz clara y precisa que obligue a los responsables de la contratación a remitir en un tiempo determinado el acervo documental que integra el expediente del contrato, para ser foliado oportunamente. 14

15 En virtud a que no se cumplió con la fecha de implementación de las mejoras propuestas por la entidad dentro del primer trimestre de 2012.El equipo auditor le asignó un puntaje de 57 al cumplimiento, que deriva en un concepto desfavorable con respecto a este subcomponente de la gestión misional. El seguimiento al plan de mejoramiento único se observa en el siguiente cuadro: Cuadro 6. Seguimiento al plan de mejoramiento único del Metro de Medellín Ltda. Descripción del Hallazgo, Deficiencia Administrativa y/o Fiscal Acción de Mejoramiento Ausencia de foliación en la carpeta del contrato, con lo cual se infringe el parágrafo 1 del artículo 19 de la ley 594 de 2000, que reza así: "Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por al leyes procesales yse Realizar reunión con el jefe de garantice la autenticidad, integralidad e inalterabilidad de la Contratación para solicitar que se información. La foliación se dificulta aún más si se tiene en cuenta incluya en el MSA-057 que el manual de servicios MSA-057, para la administración de Procedimiento para la contratos omite la estipulación de términos o plazos para que los contratación la entrega oportuna e responsables del proceso contractual remitan la documentación e inmediata de los documentos información completa de loa contratos al centro de Administración propios de cada contrato al Documental, una vez estos sean liquidados. Lo cual, anterior, se Archivo constituye en una deficiencia administrativa. Unidad de Medida de la Meta Fecha de Inicio Plazo (Semanas) Fecha de Terminación % % Avance Avance según según Contralorí Metro a Porcentaje 19/12/ /02/ % 40% Observaciones No se cumplió la meta en la fecha propuesta En el manual de servicios MSA-057, instructivo para la administración de contratos establece el procedimiento entre otros, velar por el cumplimiento de la ejecución del contrato y remitir al centro de administración documental, todos los documentos soporte de la contratación; sin embargo el manual no establece los La Empresa evaluará la plazos, así como tampoco se contempla la rendición de informes pertinencia de los cambios escritos de interventoría. El equipo auditor observó en el momento sugeridos por la Contraloría de la revisión de las carpetas de los contratos liquidados a General de Medellín en el diciembre de 2010, que allí no reposaban los respectivos informes procedimiento MSA 057. parciales y finales de interventoría, lo que se constituye en una deficiencia administrativa, conforme a lo estipulado en la ley 734 de 2000, artículo 34, numerales 2 y 10 y la ley 80 de 1993, en su artículo 51. Los contratos estatales son solemnes y esto significa que para su existencia deben cumplir unas formalidades y requisitos expresamente establecidos en el ordenamiento jurídico. Ahora, el Se efectuó la corrección inmediata contrato estatal se encuentra debidamente legalizado cuando se a estos contratos y se constató cumple con los requisitos de perfeccionamiento, ejecución, y se que se publicó en la Gaceta del publica en el diario único de contratación o en la gaceta o diario Municipio de Medellín. correspondiente (Art.60 Ley 190 de 1995). Porcentaje 19/12/ /03/ % 40% Porcentaje 19/12/ /01/ % 100% No se cumplió la meta en la fecha propuesta No se cumplió la meta en la fecha propuesta Al mes de octubre de 2011 a un mes de vencer el plazo de ejecución de la obras civiles, se continúan observando atrasos en los avances de la estación la Estrella (75%) y en las actividades de la plataforma de vía (79%), lo que conllevó a prorrogar por quinta vez el plazo de entrega para el mes de febrero de Similar situación ocurrió en el periodo evaluado con corte al mes de abril Aumentar los recursos de mano de de 2011, y cuya acción de mejora propuesta no fue efectiva. Por lo obra y equipos asignados al que se reitera nuevamente esta deficiencia, donde la Entidad contrato de obra civil. deberá tomar acciones correctivas y efectivas para que las obras se terminen en el nuevo plazo, de tal forma no se comprometa la fecha actual del proyecto con todas sus actividades programadas para el mes de mayo de Porcentaje 21/12/ /03/ % 40% No se cumplió la meta propuesta de operar el tramo de la extensión de la línea A en el mes de mayo de

16 Continuación cuadro 6. Seguimiento al plan de mejoramiento único del Metro de Medellín Ltda. Ajuste del proceso de Gestión de Proyectos que incluya la estandarización del control de cambios de los proyectos. Aplicar de los formatos Al momento de la evaluación del proyecto no se evidenciaron establecidos en el proceso de documentados los estudios que cuantificaran el costo beneficio de Gestión de Proyectos que las dos modificaciones surtidas en los diseños de la estación la apliquen al proyecto de extensión Estrella, donde se involucra mayor gasto de recursos. al sur según la etapa actual del mismo. Capacitar en gerencia de proyectos a otras 20 personas de la Dirección de Planeación. Porcentaje 28/06/ /03/ % 80% Se está cumpliendo con la meta. Se observan atrasos en la ejecución de las obras civiles al presentarse un avance del 83%, lo que está generando otra reprogramación de los trabajos, dado específicamente por la Reprogramación de la obra con construcción de la estación La Estrella. Así mismo se presentan base en cronograma ajustado de atrasos en la ejecución del proyecto al obtener al mes de abril de la construcción de los 2011, un avance del 70% de lo que se infiere, que no se dará intercambios viales. cumplimiento con la puesta en operación en la fecha programada para el mes de agosto de Inconsistencias de forma en el presupuesto de obra, especialmente en los correspondientes a las estaciones, con respecto a lo Ajustar el formulario del contrato adicionado, lo suscrito en las diferentes actas de acuerdos y lo de obras civiles del proyecto consignado en los formularios. Además de la no suscripción de incluyendo al final el control de actas de modificación para aquellos ítems que no se ejecutan, lo cambios realizados a las que dificultó el monitoreo de dicho presupuesto. cantidades. Porcentaje 28/06/ /08/ % 0% Porcentaje 28/06/ /07/ % 100% A pesar de que se cumplió con la acción de mejora, esta no fue efectiva, por lo tanto se le asigna un avance del 0%. Se cumplió la meta en la fecha propuesta PROMEDIO Fuente: Metro de Medellín Ltda. Seguimiento realizado por el equipo auditor. 71% 57% Concepto Evaluación Gestión Ambiental: una vez evaluada la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los recursos naturales y el medio ambiente para prevenir, mitigar, corregir, compensar y potencializar los impactos ambientales que se generan a partir de las actividades, productos, servicios o proyectos que resultan directa o indirectamente de la operación y/o el mantenimiento del sistema Metro y Cables, se concluye que, durante el año 2011, la Entidad cumplió con las acciones enmarcadas dentro del sistema de gestión ambiental cuyo compromiso es Promover el uso racional de los recursos energéticos y los insumos; prevenir la contaminación del ambiente a través de la gestión integral del agua orientada al consumo racional y al control de los vertimientos; la gestión integral del aire encaminada a la disminución de las emisiones atmosféricas; el manejo integral de los residuos y el mejoramiento del paisaje y el urbanismo, bajo los lineamientos de la norma ISO 14001:2004. La calificación definitiva asignada por el equipo auditor para este componente fue de 100 puntos. 16

17 El anterior puntaje está dado con base al cumplimiento de las obligaciones y actividades ambientales reportadas y verificadas en los formatos A01 y A03. Cabe resaltar que el formato A02 no aplica debido a que la empresa en el 2011 no ejecutó proyectos o actividades que requirieron licencia o permiso ambiental. Asimismo, a los resultados obtenidos en los indicadores internos que tienen que ver con emisiones evitadas, consumo de agua, residuos peligrosos y residuos ordinarios aprovechables, donde se observan variaciones razonables en el 2011 con respecto al año anterior, como se plasma en el siguiente cuadro: Cuadro 7. Indicadores de gestión ambiental. Componente Indice e Indicador Unidad de Entrada Resultado 2010 Resultado 2011 % Variaciciòn Perìodo AIRE Emisiones evitadas Toneladas/año ,6 Anual AGUA Consumo de agua m3 / mill. Pasajeros Anual SUELO Residuos peligrosos aprovechables (Cartuchos usados de impresora) Porcentaje de recuperación y reciclaje 61,80% 81,00% 31 Anual SUELO Residuos peligrosos aprovechables (Aceites usados) Porcentaje de recuperación y reciclaje 67,60% 56,38% -17 Anual SUELO Residuos ordinarios aprovechables (kg./mpas.) Anual Fuente: Metro de Medellín Limitada. En lo que se refiere a los indicadores externos los beneficios cuantificados por la Entidad en pesos para la vigencia 2011, fueron: Ahorro de tiempo $ Empleo indirecto $ Reducción de emisiones de CO2 (E) $ Recursos naturales (siembra árboles, mantenidos) $ Reducción combustibles fósiles $ Incremento de la cultura Metro $ Aumento del espacio público para el esparcimiento $ Ahorro económico $

18 GESTIÓN EN LOS RECURSOS PÚBLICOS Concepto Gestión Contractual: para la evaluación de los principios de la gestión fiscal y emitir este concepto, se tomó como punto de partida los resultados de la revisión de forma de la cuenta,, al establecer que el Metro de Medellín Ltda., durante 2011 por contratación de los proyectos y/o procesos por gastos de inversión y funcionamiento, celebró 255 contratos por un valor de$ , de los cuales el equipo auditor seleccionó una muestra aleatoria de 121 contratos ($ ) con un margen de error del 3% y un nivel de confianza del 90%. Adicionalmente, rindió órdenes de pedido por un valor de $ de los cuales el equipo auditor seleccionó una muestra aleatoria de 94 pedidos ($ ) con un margen de error del 3%y un nivel de confianza del 90%, con el fin de conceptuar la gestión presupuestal, financiera y contractual y fenecer la cuenta en lo referente al cumplimiento de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia. No obstante lo anterior, el equipo auditor revisó, adicionalmente a lo establecido en la muestra, 14 contratos por un valor de $ y 74 pedidos por un valor de $ , para un valor total revisado de $ (303 pedidos y contratos) lo que equivale a una cobertura del 70% teniendo en cuenta que el total rendido por la Entidad fue de $ Por ser el Metro de Medellín Ltda., una empresa industrial y comercial del Estado, según el artículo 14 de la ley 1150 de 2007, esta se rige por su propio estatuto de contratación, el cual fue adoptado mediante resolución de Junta Directiva No. 125 de La evaluación de la contratación del Metro de Medellín Ltda., alcanzó un puntaje total de 93 sobre 100, la cual está sustentada en los siguientes hechos: En el proceso precontractual y contractual de los contratos seleccionados, se comprobó que el Metro de Medellín Ltda., cumplió con el principio de economía teniendo en cuenta que se escogieron las propuestas más favorables y/o las más económicas para la empresa. Con respecto a la eficacia, se verificó que la contratación seleccionada cumplió, toda vez que los objetivos contemplados allí (contratos por funcionamiento, por proyectos y prestación de servicios) estuvieron orientados a cumplir con la misión de la entidad y de igual manera, en lo que atañe al principio de eficiencia, luego de efectuar una revisión selectiva de los comprobantes de pago y confrontarlos con las respectivas actas y facturas se constató que la empresa hizo las retenciones de impuestos, deducciones y otros, conforme a la normativa. Así mismo, se 18

19 hicieron las verificaciones de los registros contables correspondientes a los valores de los citados contratos y órdenes, lo cual reflejó una correcta aplicación contable por estos conceptos; concluyéndose que la empresa cumplió con el principio de eficiencia en estas operaciones. De otra parte, se evidenció que la empresa en los contratos, órdenes de servicios y pedidos aplicó, de acuerdo a su cuantía, los requisitos establecidos para la contratación del año 2011 encaminados a cumplir con el reglamento de contratación y se comprobó que la contratación continúa ciñéndose a los procedimientos inscritos en el Sistema Integrado de Gestión. Igualmente, cumplió con el proceso presupuestal y contable. En la muestra de contratos evaluados por el equipo auditor se evidenciaron las deficiencias administrativas plasmadas en el cuadro consolidación de hallazgos y/o deficiencias, el cual se presenta en el capítulo tres de este informe Concepto Gestión Presupuestal y Financiera: para evaluar la gestión presupuestal del Metro de Medellín, el equipo auditor consideró cinco criterios así: programación y aprobación, cumplimiento normativo, cumplimiento de la ejecución de ingresos, cumplimiento de la ejecución de gastos, calidad y oportunidad de los registros. La evaluación arrojó como resultado que la empresa obtuviera un puntaje total de 92 sobre 100. En el siguiente cuadro se aprecia la calificación de la gestión presupuestal con base en los criterios que se detallan, así: Cuadro 8.Calificación gestión presupuestal 2011 del Metro de Medellín Ltda. Criterio Calificación parcial Factor de ponderación Programación y aprobación 95 0,2 19 Favorable Cumplimiento normativo 100 0,2 20 Favorable Cumplimiento de la ejecución de ingresos 93 0,2 19 Favorable Cumplimiento de la ejecución de gastos 73 0,2 15 Con observaciones Calidad y oportunidad de los registros 100 0,2 20 Favorable Puntaje total 92 1,0 92 Favorable Fuente: rendición de información presupuestal 2011, evaluación realizada por equipo auditor. Puntaje Total Concepto de calificación 19

20 El presupuesto del Metro de Medellín Ltda., registró modificaciones durante la vigencia 2011, o sea que lo aforado inicialmente no coincidió con el presupuesto definitivo al final de la vigencia, toda vez que el aforo inicial representó el 95% del aforo final, por consiguiente al criterio programación y aprobación se le asignó un puntaje de 95. Al criterio normativo se le asignó un puntaje de 100, toda vez que la entidad cumplió la normativa presupuestal que le aplica. El cumplimiento de la ejecución de ingresos alcanzó el 93%, por consiguiente este criterio se calificó con 93 puntos. El cumplimiento de la ejecución de gastos alcanzó el 73%, por consiguiente este criterio se calificó con 73 puntos. Para la calidad y oportunidad de los registros se asignó un puntaje de 100, dado que no se observaron fallas en ninguno de estos dos atributos. Después de ponderar las calificaciones parciales de cada uno de los criterios se estableció un puntaje total para la gestión presupuestal del Metro de Medellín de 92, que dentro de los rangos de calificación corresponde a un concepto favorable. 20

21 2. FENECIMIENTO DE LA CUENTA De conformidad con lo establecido en la resolución 197 del 23 de diciembre de 2010, modificada por las resoluciones 043 del 17 de marzo de 2011, Por medio de la cual se expide la Versión 5 sobre la Rendición y Revisión de la Cuenta e Informes para el Municipio de Medellín y sus entidades descentralizadas sobre las cuales la Contraloría General de Medellín ejerce control fiscal", emanada del despacho del Contralor General de Medellín, en concordancia con el proceso Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, y en consideración al examen de fondo que realizó la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Servicios de transporte Público, de la cuenta rendida por el Gerente del Metro de Medellín Limitada, correspondiente al período fiscal 2011 con fecha de corte del 31 de diciembre del mismo año, se sugiere al señor Contralor Fenecer la Cuenta por el período mencionado, por cuanto durante la revisión de los diferentes proyectos seleccionados, materializados en los contratos ejecutados, durante la vigencia 2011, se encontró que las operaciones fueron conformes, en cuanto al manejo legal, financiero, contable y técnico, y el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal de economía, eficiencia y eficacia. No obstante lo anterior, se encontraron tres deficiencias administrativas, frente a las cuales se requerirá al sujeto de control el respectivo Plan de Mejoramiento Único. 21

22 3. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS Y/O DEFICIENCIAS. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS Y/O DEFICIENCIAS NUMERAL: PROCESO O SUBPROCESO: AGEI Regular 2011 R: /06/10 NOMBRE DE LA EVALUACIÓN: Gestión y Resultados SUJETO DE CONTROL: Metro de Medellín Ltda Nº Descripción Hallazgo y/o Deficiencia Hallazgo Fiscal Nº Cuantificación $ Deficiencia Fiscal Amerita Acciones Nº Beneficios $ Correctivas Amerita Acciones Correctivas Deficiencia Administrativa Otros Hallazgos (*) 1 2 Enelseguimiento realizado por este Organismo de Control Fiscal alplan de Mejoramiento Único del Metro de Medellín Ltda., se observó un porcentaje de avance del 57%, lo que se constituye en una deficiencia administrativa, dado que las acciones de mejora plasmadas por la entidad no se han cumplido a cabalidad, por lo tanto al quedar inconclusas, se generan consecuencias negativas toda vez que los beneficios derivados de ellas se postergan en el tiempo, reincidiendo el ente auditado en falencias en el proceso contractual, tales como lo atinente al MSA-057 (versión 8 del ), el cual no establece términos o plazos para que los responsables de contratos envíen oportunamente la documentación pertinente al Centro de Administración Documental, así como tampoco se contempla la rendición de informes escritos de interventoría, situación que aún persiste. De igual forma se está suscitando demoras en la foliación de los expedientes contractuales. Prueba de lo anterior,es el hecho que se evidenciaron contratos liquidados que aún no están foliados, como es el caso de los siguientes: 0011, 0033, 0058, 0103, 0114, 0115, 0123, 0135, 0143, 0156 y 0170 de 2011 consecuencia de que la empresa carece de una directriz clara y precisa que obligue a los responsables de la contratación a remitir en un tiempo determinado el acervo documental que integra el expediente del contrato, para ser foliado oportunamente. De otro lado, se observó que las acciones de mejora propuestas para subsanar las deficiencias administrativas relacionadas con la construcción de la extensión de la línea A hacia el sur, formularon fechas de finalización que reiteradamente no han sido cumplidas, por lo tanto se hace necesario que a futuro, los planes de mejoramiento establezcan acciones de mejora alcanzables que se ajusten a la realidad. El reglamento de contratación del Metro de Medellín Ltda., Resolución 125 de 2007 de la Junta Directiva, en su articulo vigésimo séptimo, estipula que cuando la orden de pedido es mayor a 115 Salarios Minimos Legales Mensuales Vigentes hasta 692 Salarios Minimos Legales Mensuales Vigentes se requiere de mínimo de tres ofertas, no obstante lo anterior, se observó que se suscribieron los contratos números 0019, 0022, 0058, 0063, 0089 y 0133 del año 2011, en los cuales se presentaron menos de tres oferentes, incumpliendo así con dicho reglamento. Esta situación se presentó debido a que la especificidad del objeto contractual imposibilitó la consecución de los tres oferentes. La empresa con el fin de garantizar el principio de transparencia y en busca de pluralidad de oferentes publicó en la Web dichos procesos contractuales. En virtud de lo anterior, se hace necesario realizar ajustes a la Resolución Junta Directiva 125 de 2007, en lo concerniente a aquellos procesos que presentan determinadas particularid liqui X X TOTAL 2 (*) Otros Hallazgos: Hallazgo Penal y/o Hallazgo Disciplinario. 22

23 4. PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe suscribir o ajustar el plan de mejoramiento único, con acciones y actividades que permitan eliminar las causas de las tres deficiencias administrativas incluidas en el informe, comunicadas durante el proceso auditor. El plan de mejoramiento debe ser entregado a la Contraloría General de Medellín dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la resolución 197 de 2010 (modificada por la 043 de 2011) y el documento de apoyo de la AGEI. La Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Servicios de Transporte Público realizará la validación y seguimiento a dicho plan. RUBÉN DARÍO PULGARÍN ORTÍZ Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Servicios de Transporte Público 23