SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES

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1 INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LAS FASES DEL CICLO PRESUPUESTARIO DEL MINISTERIO DE FINANZAS DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS AREA CICLO PRESUPUESTARIO PERÍODO EJERCICIO FISCAL 2009 INF. No. AI Seguimiento de Fase de Programación y Formulación Presupuestaria Estructura Programática La estructura programática de la entidad contiene únicamente tres programas, presupuestarios que concentran la gestión del Ministerio, a nivel de subsecretarías y coordinación y no de direcciones, por lo que su descripción guarda características de generalidad, dificultando la evaluación física y financiera de la entidad, en función de resultados e impactos. Con la finalidad de que la programación presupuestaria tenga coherencia con el plan operativo anual y permita el logro de sus objetivos. dispondrá 1. Al Subsecretario de Presupuestos, emita instrucciones por escrito, que orienten a los funcionarios de la Dirección Financiera del Ministerio, en la identificación de las categorías presupuestarias de la entidad, para lo cual se observará la lógica del Sistema Integrado de Gestión Financiera esigef y las disposiciones vigentes. 2. A los Subsecretarios y Coordinadores Generales, instruyan a los Directores a su cargo, elaboren sus planes operativos con la siguiente información básica:

2 metas, indicadores, programas, proyectos, acciones y actividades claves, en función de su misión, documentos que se considerarán para preparar el plan operativo de cada Subsecretaría o Coordinación General, aplicando los lineamientos y matrices emitidos por la SENPLADES. 3. Al Coordinador General de Planificación, asesore a las diferentes Subsecretarías y Coordinaciones Generales, en la formulación de sus planes operativos, con el fin de que definan su objetivo operativo en función de su misión institucional. 4. Al Coordinador General de Planificación y Directora Financiera, a base del objetivo operativo de cada Subsecretaría y Coordinación General establecido en el POA, identifiquen el correspondiente programa presupuestario, que debe incluirse en la proforma institucional, considerando para ello las características que se observarán para su determinación, lo que permitirá determinar las actividades presupuestarias necesarias para la ejecución de cada programa presupuestario, las cuales deben estar en relación con la función principal de cada Dirección, a base de estos programas, se formularán las metas e indicadores respectivos que proporcionen los elementos necesarios para una adecuada evaluación física y financiera del presupuesto institucional. Archivo de documentos de respaldo de resoluciones presupuestarias Los expedientes de resoluciones para modificaciones presupuestarias, que mantiene la Coordinación Financiera Institucional, son incompletos y contienen documentos que no se archivaron de manera secuencial y cronológica, lo que dificultó la localización inmediata para atender requerimientos institucionales y ejercer el control posterior. A la Directora Financiera 5. Hasta que se implemente el Sistema Integral de Administración de Documentación y Archivos en el Portafolio, emita instrucciones por escrito, con

3 procedimientos para la conformación ordenada y completa, de los expedientes de las resoluciones que modifican el presupuesto Institucional. 6. Dispondrá al servidor encargado del proceso de reformas presupuestarias, verifique sus expedientes, a fin de que estén completos con el oficio de requerimiento de la autoridad que motivó la reforma, informes justificativos, documentos que se generen en el proceso debidamente legalizados, solicitud de reforma y resoluciones presupuestarias expedidas, clasificadas, ordenadas de manera secuencial y cronológica y foliados, acción que permitirá la identificación de la operación ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis. Solicitudes de reformas presupuestarias Las solicitudes de reformas al presupuesto institucional, no contienen los informes con los justificativos requeridos, situación que dio lugar a la expedición de resoluciones presupuestarias con espacio de recursos no utilizados en el ejercicio. A la Coordinadora General Administrativa Financiera 7. Dispondrá al funcionario designado para el proceso de modificaciones presupuestarias de la Institución, elabore en todos los casos, los informes de sustento que justifiquen la necesidad y conveniencia de las reformas solicitadas, que determinen su impacto en los programas institucionales afectados y que demuestren el cumplimiento de los objetivos y metas. Para la elaboración de estos documentos, considerará los resultados de la evaluación de la ejecución presupuestaria. 8. Cuidará que todos los pedidos de reformas presupuestarias, previo a su firma contengan el informe en los términos sugeridos en la recomendación anterior, caso contrario exigirá su elaboración y presentación. Este documento adjuntará a su pedido y lo remitirá a la Subsecretaría de Presupuestos. Fase de Evaluación Presupuestaria

4 Evaluación institucional La Coordinación Financiera Institucional realizó evaluaciones financieras de la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2009, de manera cuantitativa, sin que se hayan podido evaluar las metas previstas en la fase de programación, los resultados obtenidos y el impacto generado, con el fin de formular recomendaciones que mejoren la eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos. Recomendación A la Coordinadora General Administrativa y Financiera 9. Dispondrá a la Directora Financiera Institucional, que el servidor encargado de las evaluaciones físicas y financieras de la ejecución presupuestaria institucional, considere los programas presupuestarios, actividades, metas e indicadores formulados en la fase de programación presupuestaria, de acuerdo a la recomendación 4 del presente informe, con el fin de medir el grado de cumplimiento de las metas, determinar los resultados obtenidos y los efectos producidos, establecer las variaciones presentadas, sus causas y formular medidas correctivas. Los resultados deberán ser plasmados en los informes respectivos, puestos en conocimiento de las autoridades y remitidos para su publicación en la página web del Ministerio de Finanzas.

5 INFORME : EXAMEN ESPECIAL A NOMBRAMIENTOS, LICENCIAS, COMISIONES DE SERVICIOS, CONVENIOS DE PAGO Y CONTRATOS OCASIONALES DE LOS SERVIDORES DEL MINISTERIO DE FINANZAS DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS AREA RECURSOS HUMANOS PERÍODO AL INF. No. AI Acciones de Personal Se emitieron 354 acciones de personal, correspondientes a licencias, comisión de servicios y permisos, de las cuales 128 contienen fechas posteriores de hasta 37 días a las que rigen los actos administrativos, la totalidad de licencias por enfermedad, calamidad doméstica y paternidad, no contienen la firma de recepción de la notificación. Además, el número de registro no consta en todos sus ejemplares, lo que originó que los servidores administrados desconozcan los derechos y obligaciones generadas en las acciones de personal, La Coordinadora General Administrativa Financiera 1. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, prepare e implante procedimientos escritos, que regulen las actividades de emisión, registro y notificación oportuna de las acciones de personal, relacionadas con licencias, comisiones de servicios, permisos con y sin remuneración, a fin de facilitar el cumplimiento de estos actos administrativos. Al Director de Administración de Recursos Humanos 2. Asignará por escrito los deberes y responsabilidades a cada uno de los servidores y servidoras, de acuerdo con los procesos y actividades fijadas para la Dirección de Administración de Recursos Humanos.

6 Registro de Control El registro en hojas Excel que mantiene la Coordinación de Recursos Humanos, para el control de los actos administrativos dispuestos en las acciones de personal, no facilita la verificación de cumplimiento de los plazos autorizados, obligaciones adquiridas y otra información como presentación de informes, licencias y comisiones de servicio con y sin remuneración, lo que impide a las autoridades disponer de información completa y oportuna para la toma de decisiones. A la Coordinadora General Administrativa Financiera 3. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, evalúe el funcionamiento del registro de control de las acciones de personal y aplique las mejoras para que cumpla su objetivo de controlar los tiempos autorizados y obligaciones adquiridas por el administrado. Al Director de Administración de Recursos Humanos 4. Dispondrá al servidor encargado del registro de control de las licencias, comisiones y permisos, informe de manera periódica el estado de cumplimiento de los actos administrativos y las novedades determinadas, a fin de tomar acciones correctivas inmediatas. Expedientes del personal cesante debe ordenarse y foliarse Los documentos que conforman los expedientes del personal cesante del Ministerio de Finanzas, no mantienen un orden cronológico y secuencial, tampoco han sido foliados, para asegurar su conservación, lo que impide contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones y el control posterior. Al Director de Administración de Recursos Humanos

7 5. Dispondrá por escrito a la persona responsable del archivo revise, ordene y compruebe la integridad de los documentos que conforman los expedientes de los servidores cesantes, y proceda a numerarlos. 6. Implantará un Registro de Control de Préstamo Interno de Documentos y dispondrá a la persona encargada del archivo, mantenga un control sobre los préstamos y que a la devolución de los mismos por parte del usuario, verifiquen que se encuentren completos y en buen estado.

8 INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE RECUPERACIÓN DE VALORES PRODUCTO DE LA EMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE ESPECIES VALORADAS DEPENDENCIA SUBSECRETARIA DE LA TESORERÍA DE LA NACIÓN AREA PERÍODO AL INF. No. AI Cumplimiento de Organización y Funciones de la Oficina de Especies Fiscales De conformidad con la Normativa de Tesorería vigente, ratificada por el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, la función de emisión y administración de especies valoradas corresponde a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, sin embargo el Acuerdo Ministerial 119,asigna estas actividades a la Subsecretaría de Presupuestos, lo que ocasiona inconsistencia con la citada normativa. Recomendación 1. Dispondrá a la Coordinadora General Administrativa Financiera que de manera conjunta con el Coordinador General Jurídico, elaboren el proyecto de reforma al Acuerdo 119, a fin de que las actividades de emisión y administración de especies valoradas queden establecidas en la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, lo que permitirá cumplir con la normativa de Tesorería, ratificada en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, hasta que se expida su Reglamento. Registros de control de especies valoradas

9 La oficina de Especies Fiscales mantiene para el control de las especies valoradas registros auxiliares y generales en hojas de Excel, los primeros con errores y los segundos sin ellos. Además, esta oficina no cuenta con una base de datos de todas las especies valoradas que se comercializan a nivel del Sector Público No Financiero y la normativa vigente desactualizada, ocasionaron que el Ministerio de Finanzas no ejerza un adecuado control del proceso de emisión y fijación de precios de las especies 2. Dispondrá a los Subsecretarios que tienen bajo su competencia actividades relacionadas con la emisión, distribución y control de las especies valoradas, vigilen que en la normativa que este Portafolio está preparando para facilitar la aplicación del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, incluya disposiciones que normen el proceso de administración y recaudación de valores por la comercialización de las especies valoradas. 3. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, realice un levantamiento de información de las especies valoradas que se comercializan en el Sector Público No Financiero, con la finalidad de conformar un banco de datos que le facilite el control de su emisión y fijación de precios. Impresión de especies valoradas sin autorización del Ministerio de Finanzas Las especies valoradas que el Registro Civil comercializa, son impresas por el Instituto Geográfico Militar, sin la participación y autorización del Ministerio de Finanzas, a excepción de la cédula de identidad que lo realiza con una empresa privada extranjera, lo que ha ocasionado que este Portafolio desconozca estas operaciones. Recomendación

10 4. Solicitará a las máximas autoridades de las entidades del sector público no financiero, excepto los organismos de régimen seccional autónomo, las entidades de seguridad social y las empresas públicas, cumplan con la obligación de requerir al Ministerio de Finanzas su participación y autorización para la impresión de especies valoradas. Impresión de especies valoradas con empresas privadas El Servicio de Rentas Internas imprimió varios formularios para la declaración de impuestos, los que no están definidos como especies valoradas, con imprentas y establecimientos gráficos privados, sin autorización del Ministerio de Finanzas, lo que ha ocasionado que este Portafolio no ejerza la facultad que tiene como Órgano Rector de las Finanzas Públicas. 5. Dispondrá al Coordinador General Jurídico que en coordinación con la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, realicen un análisis y determinen si los formularios para la declaración de los impuestos administrados por el Servicio de Rentas Internas son catalogados como especies valoradas. Con el resultado obtenido en la recomendación anterior 6. Solicitará al Director General del Servicio de Rentas Internas, que la impresión de formularios para la declaración de impuestos, realice a través del Ministerio de Finanzas, previa emisión del correspondiente acuerdo y contrato con el Instituto Geográfico Militar. 7. Como Presidente del Directorio del Servicio de Rentas Internas, solicite al Director General de esa entidad, disponga a su Auditoría Interna realice el examen especial al proceso de autorización para la emisión, distribución y comercialización de formularios para la declaración de impuestos de periodos anteriores.

11 Especies valoradas fuera de circulación, constan en Inventario de Oficina Especies valoradas que no tienen movimiento desde hace varios años y están fuera de circulación, se mantienen en inventario del Ministerio de Finanzas, lo que ocasiona que se conserven documentos no realizables y que no representan ingresos para el Estado. 8. Dispondrá a los Subsecretarios que tienen bajo su competencia actividades relacionadas con la administración de especies valoradas, cuiden que en la aplicación de la recomendación 1, se considere la necesidad de incluir normativa que permita el control de vigencia y existencia de las especies. A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación 9. Circularizará a todas las entidades que comercializan especies valoradas, para que comuniquen al Ministerio de Finanzas, aquellas que están fuera de circulación, a fin de proceder con la correspondiente baja y actualización de los registros.

12 INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LAS COORDINACIONES GENERALES DE: PLANIFICACIÓN, JURÍDICA, ADMINISTRATIVA FINANCIERA, DIRECCIONES DE CERTIFICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, COMUNICACIÓN SOCIAL Y COORDINACIÓN REGIONAL 5 DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS AREA PERÍODO CON CORTE AL 30 DE MARZO DE 2011 INF. No. AI Seguimiento de recomendaciones Rendición de cuentas No se presentan informes de rendición de cuentas Las servidoras y servidores de las Coordinaciones Generales Jurídica, Planificación, Coordinación Regional 5, Direcciones de Certificación y Documentación, y Comunicación Social, presentaron informes sobre actividades específicas a pedido del jefe inmediato, sin que estos se realicen de manera periódica y con relación al plan y la misión, lo que dificultó efectuar el seguimiento y evaluación de las actividades cumplidas, a fin de relacionarlas con la planificación, tomar las acciones correctivas oportunas y proveer la información necesaria para el informe de gestión institucional. 1. Dispondrá al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional que conjuntamente con los Coordinadores Generales de Planificación, Jurídico, Coordinador Regional 5, Directores de Certificación y Documentación, y Comunicación Social, preparen un instructivo que contenga los procedimientos

13 para efectuar un proceso formal y periódico de rendición de cuentas, acorde con las competencias de cada uno de los niveles jerárquicos. A los Coordinadores Generales de Planificación, Jurídico, Coordinador Regional 5, Directores de Certificación y Documentación, y Comunicación Social: 2. Rendirán cuentas del cumplimiento de la misión, objetivos, metas y resultados obtenidos en función de lo planificado y lo ejecutado, la explicación de las variaciones significativas y sus causas, mediante informes periódicos escritos y vigilen que el personal cumplan con esta disposición Integridad y Valores éticos Necesidad de un Código de Ética Institucional No se emitieron ni difundieron normas y principios que fomenten la integridad y valores éticos, que deben regir las actuaciones de los servidores y servidoras del Ministerio de Finanzas, para que actúen de acuerdo a su convicción y formación ética. 3. Fijará los lineamientos generales que deben formar parte del Código de Ética de los servidores del Ministerio de Finanzas. 4. Dispondrá a los Coordinadores Generales Administrativa Financiera y Jurídico preparen el Código de Ética, que servirá como herramienta para transmitir valores, principios y conductas de ética sobre la actuación de los servidores y servidoras del Portafolio y presentarán para su aprobación y difusión Administración Estratégica Ausencia de un sistema integral de planificación para el Ministerio de Finanzas

14 No se desarrolló, aprobó e implantó un sistema de planificación, con todos los elementos para cada una de las fases, lo que originó que las matrices de los planes, no contengan los elementos y parámetros necesarios para efectuar la evaluación de la gestión. 5. Dispondrá al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, que conjuntamente con las Coordinadoras Generales de Planificación y Administrativa Financiera, desarrollen la metodología para vincular a nivel institucional, la planificación con el presupuesto, cuidando definir la coordinación, responsabilidades y los elementos comunes del plan para expresarlos en los programas, proyectos y actividades que conforman las categorías programáticas presupuestarias, documento que formará parte del Sistema de Planificación. A la Coordinadora General de Planificación 6. Considerará la necesidad de desagregar la planificación plurianual y operativa a los niveles de Subsecretarías, Coordinaciones Generales, Regionales y Direcciones, vigilará que el mencionado sistema cuente con todos sus elementos debidamente documentados, acorde a las disposiciones legales vigentes y luego de su aprobación, proceda a la difusión e implantación. 7. Documente, justifique y legalice las modificaciones que se realicen a los planes operativos anuales Estructura organizativa La organización interna de las Coordinaciones Generales de Planificación y Jurídica, Dirección de Certificación y Documentación y Coordinación Regional 5, no ha sido actualizada a la realidad operativa actual, lo que originó que las actividades se realicen a criterio personal y a base de la costumbre y experiencia.

15 8. Dispondrá que en el proceso de Reestructura, se consideren las funciones asignadas a la Coordinación General de Planificación mediante Acuerdos 249 y 005, de 18 de septiembre de 2010 y 10 de enero de 2011, respectivamente, así como el funcionamiento de las unidades de la Dirección de Certificación y Documentación y el proceso de desconcentración de la Regional Dispondrá a las Coordinaciones Generales de Gestión Estratégica Institucional y Administrativa Financiera, que conjuntamente con los Coordinadores Generales de Planificación y Jurídica, Director de Certificación y Documentación y Coordinador Regional 5, elaboren el Manual de Organización y revisen la Estructura, Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos del Ministerio de Finanzas, acorde a la realidad operativa de las diferentes unidades. A los Coordinadores Generales de Planificación y Jurídica, Director de Certificación y Documentación, Director de Comunicación Social y Coordinador Regional 5, dispondrán: 10. A los Directores, hasta la aprobación del Manual de Organización, asignen por escrito labores y responsabilidades al personal, cuidando la independencia de funciones incompatibles. 300 Evaluación del Riesgo Ausencia de un sistema de evaluación de riesgos en el Ministerio de Finanzas La Coordinación General de Planificación, realizó varias actividades tendientes a contar con un plan de mitigación de riesgos para el Ministerio de Finanzas, sin embargo no se desarrolló e implantó un sistema integral de gestión de riesgos, ocasionando que el personal no esté preparado para enfrentar eventos adversos, implantar oportunamente acciones preventivas y correctivas que minimicen los riegos detectados en el cumplimiento de los objetivos.

16 11. Dispondrá al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional que conjuntamente con la Coordinadora General de Planificación, desarrolle un Sistema Integral de Riesgos para la institución, que contenga la metodología, estrategias, técnicas, responsables y procedimientos que aporten a las unidades administrativas a identificar, analizar, evaluar, priorizar y mitigar los potenciales riesgos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de los objetivos. 12. Dispondrá al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, el análisis para crear una unidad que se encargue de desarrollar y administrar el Sistema Integral de Riesgos del Ministerio de Finanzas, para lo cual se dotará del personal, capacitación y recursos necesarios, a fin de proteger la ejecución de sus procesos y el logro de los objetivos. 13. Dispondrá a los Subsecretarios, Coordinadores Generales y Directores, identifiquen, analicen y prioricen los potenciales riesgos internos y externos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos, a través de la Matriz de Riesgos que será remitida a la Coordinadora General de Planificación para su consolidación Supervisión Las actividades de supervisión se realizan sin un documento que describa sus procedimientos En las Coordinaciones Generales Jurídica, Planificación, Coordinación Regional 5, Direcciones de Certificación y Documentación y Comunicación Social, las labores de supervisión se realizan a través de la revisión del producto final, apoyo directo o mediante reuniones de trabajo al momento de su ejecución, sin dejar evidencia de las observaciones realizadas, lo que ocasionó que se realicen de acuerdo al criterio y experiencia de los directivos de cada área.

17 A los Coordinadores Generales de Planificación, Jurídico, Coordinador Regional 5, Directores de Certificación y Documentación y Comunicación Social, mientras se elabora el Manual de Organización: 14. Prepararán un instructivo que contenga los procedimientos para efectuar la supervisión de los procesos y operaciones, a fin de garantizar la calidad de los productos y el cumplimiento de los objetivos de la institución. Al Coordinador General Jurídico 15. Dispondrá a los Directores de la Coordinación a su cargo, organicen un archivo físico o digital de los pronunciamientos emitidos, que puedan servir de referencia para aplicar los criterios en casos similares Conciliación bancaria La Dirección Financiera no realiza conciliaciones bancarias En la Dirección Financiera, no se realizaron conciliaciones entre los saldos contables y bancarios, a fin de establecer su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro. 16. Dispondrá a los Subsecretarios de Tesorería de la Nación, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, coordinen acciones con la finalidad de implementar cambios en el Sistema de Administración Financiera, para que provea la información necesaria que le permita realizar la conciliación bancaria.

18 17. Dispondrá a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, desarrolle e implante un módulo en el sistema e-sigef, para la conciliación bancaria, de acuerdo a las necesidades institucionales, en el que deberán incorporar controles de carga y validación de la información. A la Directora Financiera 18. Asignará a un servidor independiente del registro contable de las operaciones, para que realice la conciliación mensual de la cuenta de ingresos del Banco de Guayaquil dejando constancia escrita de los resultados obtenidos y acciones tomadas Control y custodia de garantías Registro de Garantías del e-sigef necesita un sistema de alerta para vencimientos El registro y control de las garantías que se mantiene en el sistema e-sigef, no cuenta con un mecanismo de alerta que indique la finalización de vigencia de la garantía, tampoco permite obtener reportes acumulados, hecho que obliga al servidor responsable a llevar en forma paralela un registro en hojas Excel, el incompleto registro de garantías en el sistema e-sigef, originó un desperdicio de recursos, al duplicar acciones para su control. Recomendación A la Coordinadora General Administrativa Financiera 19. Solicitará a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, disponga al Director Nacional de Innovación Conceptual y Normativa, revise el registro de garantías que se mantiene en el sistema e-sigef, a fin de incorporar un control de vencimientos, a través de un sistema de alertas y reportes históricos, lo que permitirá al responsable de la Tesorería y a las autoridades tomar las acciones oportunas para requerir su renovación o ejecución.

19 INFORME : EXAMEN ESPECIAL DE EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS SUBSECRETARIAS DE CONSISTENCIA MACROFISCAL, PRESUPUESTOS Y TESORERÍA DE LA NACIÓN DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS AREA PERÍODO CON CORTE AL 30 DE MARZO DE 2011 INF. No. AI Seguimiento de recomendaciones NCI Rendición de cuentas La rendición de cuentas debe relacionarse entre lo planificado y lo ejecutado Los funcionarios de la Subsecretaría de Consistencia Macrofiscal y de las direcciones de Ingresos, Políticas Presupuestarias Remunerativas, Egresos y Normativa Presupuestaria de la Subsecretaría de Presupuestos, no presentan informes periódicos de rendición de cuentas en relación a su misión y a la planificación, lo que dificulta efectuar el seguimiento y evaluación de las actividades cumplidas, para determinar el logro de los objetivos institucionales y adoptar las acciones correctivas oportunas 1. Una vez cumplida con la reestructura del Ministerio de Finanzas, dispondrá a la unidad administrativa designada para la elaboración de manuales e instructivos, en coordinación con los Subsecretarios de Política Fiscal y Presupuestos, emitan procedimientos para facilitar la rendición de cuentas, respecto de las actividades que desarrollan los funcionarios relacionándolas con

20 la planificación operativa, sus variaciones significativas, causas y responsabilidades, errores u omisiones que se hayan presentado. A los Subsecretarios de Política Fiscal y Presupuestos 2. Rendirán cuentas ante la máxima autoridad del Portafolio, de manera periódica respecto de las actividades desarrolladas por la Subsecretaría a su cargo en consideración de su misión y la planificación. NCI Administración Estratégica La planificación operativa debe ser vinculada con el presupuesto institucional No se vinculó la planificación operativa con el presupuesto institucional, se mantiene un valor referencial a nivel de Subsecretarías sin que éste desagregado acorde a la estructura programática, tampoco las direcciones elaboraron sus planes operativos, lo que impide evaluar eficiencia y eficacia en la utilización de recursos y logro de objetivos establecidos. Recomendación 3. Dispondrá a la Coordinación General de Planificación elaboren un instructivo, en el que entre otros elementos contenga: la necesidad de participar de manera conjunta con la Dirección Financiera y los Subsecretarios de Política Fiscal y Presupuestos en la formulación de sus correspondientes planes operativos anuales, cuidando de vincularlos con la estructura programática del presupuesto institucional. NCI Estructura organizativa No se encuentra definida la ubicación orgánica de la Dirección de Equidad de Género, a la Dirección de Ingresos de la Subsecretaría de Presupuestos se le asignó actividades que desarrolla y corresponde a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, las Subsecretarías de Consistencia Macrofiscal y Presupuestos no cuentan con manuales de organización, la asignación de atribuciones a unidades del Portafolio, en la práctica las cumplen otras, tampoco existe correspondencia

21 entre Acuerdos Ministeriales que asignan funciones a determinadas dependencias, lo que ocasionó que las actividades asignadas en el Orgánico Estructural del Ministerio de Finanzas se las desarrollen a base de la práctica y experiencia. 4. Dispondrá a la Coordinación General de Gestión Estratégica, una vez definida, aprobada y aplicada la reestructura del Ministerio de Finanzas, ubique a la Dirección de Equidad de Género, considerando su misión y actividades que desarrolla. 5. Requerirá a la Presidencia de la República que en el Reglamento del Código Orgánico de las Finanzas Públicas a expedirse se defina la unidad que debe realizar el proceso de autorización, emisión, comercialización y control de las especies valoradas, cuidando de mantener concordancia con lo establecido en las directrices de Presupuesto y Tesorería. 6. Dispondrá a la Coordinación General de Gestión Estratégica que en acuerdo con las Subsecretarías de Política Fiscal y Presupuestos, desarrollen el manual de organización, lo que permitirá definir las competencias y responsabilidades de las Subsecretarías señaladas acorde a su misión. A los Subsecretarios de Política Fiscal y Presupuestos 7. Dispondrán a los Directores mientras se elabore y apruebe el manual de organización para este Portafolio, asignen labores y responsabilidades por escrito para cada uno de las servidoras y servidores bajo su responsabilidad, cuidando la independencia de funciones incompatibles. NCI Separación y rotación de labores

22 La rotación de labores debe realizarse de manera planificada Las Subsecretarias de Consistencia Macrofiscal y Presupuestos no cuentan con una planificación de rotación de funciones, lo que ocasionó que no se deje constancia escrita de la secuencia, períodos e identificación de actividades y servidores sujetos a la rotación Recomendación A los Subsecretarios de Política Fiscal y Presupuestos 8. Deberán planificar la rotación de las servidoras y servidores, que laboran en sus respectivas Direcciones y Subsecretarías cuidando de incluir períodos de rotación, actividades compatibles y responsabilidades a desempeñar, procurando se mantenga la continuidad y calidad de la atención a los clientes. NCI Supervisión Es necesario describir procedimientos para ejecutar labores de supervisión La Subsecretaría de Presupuestos realiza actividades de supervisión sin contar con procedimientos aplicados de manera escrita, ocasionando que se cumplan a base de la experiencia y conocimiento de los servidores. Al Subsecretario de Presupuestos 9. Dispondrá la elaboración de un documento que contenga procedimientos para la supervisión de los procesos a ser aplicados en la Subsecretaría de Presupuestos, con la finalidad de facilitar el cumplimiento de las normas que regulan las actividades. Al Subsecretario de Política Fiscal

23 10. Vigilará que el manual de procesos elaborado para la Subsecretaría a su cargo esté actualizado con la estructura del Ministerio de Finanzas y contenga procedimientos para realizar la supervisión de actividades, luego de lo cual lo remitirá a la Coordinación General de Gestión Estratégica sugerida en la recomendación 6 del presente informe NCI Conciliaciones bancarias. Conciliación bancaria de la Cuenta Única del Tesoro Nacional No se efectuó la conciliación bancaria de la Cuenta Única del Tesoro Nacional, administrada por la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, desde la implementación del sistema esigef y vigencia del Acuerdo Ministerial 447 con el que se expidieron los Principios del Sistema de Administración Financiera, 1 de enero de 2008, impidió que se pueda verificar la conformidad de saldos. 11. Dispondrá a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, desarrolle el módulo de Conciliación Bancaria en el sistema esigef para su funcionamiento. 12. Dispondrá a los Subsecretarios de Tesorería de la Nación y Contabilidad Gubernamental, realicen en forma conjunta un estudio, a fin de determinar que Subsecretaría efectuara las Conciliaciones Bancarias de la Cuenta Única del Tesoro Nacional, tomando en consideración la segregación de funciones de carácter incompatible. 13. Dispondrá a la Coordinadora General Administrativa Financiera que de manera conjunta con el Coordinador General Jurídico, elaboren el proyecto de reforma al Acuerdo 119, a fin de que se establezca la Subsecretaría responsable de la ejecución de la Conciliación Bancaria de la Cuenta Única del Tesoro Nacional. NCI Utilización del flujo de caja en la programación financiera

24 Programación de Caja de la Tesorería de la Nación se efectúa de forma manual La programación de caja en la Subsecretaría de Tesorería de la Nación se la realiza en forma manual debido a que no existe un módulo de programación en el sistema de Administración Financiera esigef, lo que impidió obtener esquemas de presentación de informes analíticos de la situación fiscal, en base a la disponibilidad de caja. 14. Dispondrá a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, concluya con el módulo de Programación de Caja, el mismo que se encuentra en una etapa final, a fin de que pueda ser implementado y optimice la administración de la caja fiscal. 15. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación acuerde con la Coordinadora General Administrativa Financiera, a fin de que el personal del área de la Dirección de Programación de Caja, sea capacitado en la administración y manejo del Módulo de Programación de Caja. NCI Inversiones financieras control y verificación física Inversiones corrientes de la Cuenta Única del Tesoro Nacional En la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, no se mantienen registros de las inversiones corrientes efectuadas por el Banco Central del Ecuador, con los recursos financieros temporalmente no necesarios de la Cuenta Única del Tesoro Nacional, lo que impide a este Portafolio ejercer control de dichas inversiones y determinar si fueron las más convenientes y si se realizaron en varias entidades, evitando la concentración de las mismas.

25 16. Solicitará al Banco Central del Ecuador, permita al Ministerio de Finanzas acceder en línea a la Base de datos del Banco, a fin de que verifique y registre las inversiones efectuadas con los recursos financieros temporalmente no necesarios de la Cuenta Única del Tesoro Nacional y ejercer el control correspondiente. 17. Dispondrá a la Coordinadora General Administrativa Financiera inicie con el proceso para la contratación e incorporación de personal calificado en temas del mercado financiero, con el propósito de realizar los análisis correspondientes previos a dar las instrucciones al BCE para las inversiones financieras y además efectuar las colocaciones de Certificados de Tesorería.

26 INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LAS SUBSECRETARIAS DE CRÉDITO PÚBLICO, CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INNOVACION Y DESARROLLO DE LAS FINANZAS PÚBLICAS DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS AREA PERÍODO CON CORTE AL 30 DE MARZO DE 2011 INF. No. AI Seguimiento de recomendaciones Rendición de cuentas Rendición de cuentas debe relacionarse entre lo planificado y ejecutado Los funcionarios de las Subsecretarías no presentan informes de rendición de cuentas de manera periódica y formal, limitándose a comunicar respecto de las actividades específicas propias de su función, dificultando el seguimiento y evaluación de las funciones cumplidas y el determinar si los resultados obtenidos están acorde a lo planificado y ejecutado. 1. Dispondrá al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, que en coordinación con los Subsecretarios de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, preparen un instructivo que contenga los procedimientos para efectuar un proceso formal y periódico de rendición de cuentas, acorde con las competencias de cada uno de los niveles jerárquicos.

27 A los Subsecretarios de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas 2. Mientras se aplica la recomendación 1, rendirán cuentas del cumplimiento de la misión, objetivos y resultados obtenidos en función de lo planificado, mediante informes periódicos, formales y oportunos cuidando que sus subalternos también realicen Administración Estratégica La planificación debe ser vinculada al presupuesto Las actividades, programas y proyectos a desarrollarse en estas Subsecretarías, no se encuentran vinculados al presupuesto, impidiendo evaluar si la utilización de los recursos culminó con el logro de los objetivos. Recomendación 3. Dispondrá a la Coordinadora General de Planificación, preparar una metodología para elaborar los planes operativos anuales de las Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, de manera coordinada con la Dirección Financiera y vincular con las categorías programáticas de los presupuestos asignados Estructura organizativa Se debe contar con un Manual de Organización Las Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, no cuentan con un Manual de Organización en el que se asignen responsabilidades, acciones y cargos de cada uno de sus servidoras y servidores, ni se asigna funciones por escrito, ocasionando que las actividades se realicen por hábito, costumbre y experiencia.

28 4. Dispondrá al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, en coordinación con las Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, que una vez definida y aprobada la reestructura del Ministerio, preparen el manual de organización, que permitirá el desarrollo adecuado de las funciones y responsabilidades del personal de estas Subsecretarías. A los Subsecretarios de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas 5. Dispondrán a los Directores, hasta que se elabore y apruebe el Manual de Organización para este Portafolio, asignen por escrito labores y responsabilidades para cada servidora y servidor bajo su responsabilidad, cuidando la independencia de funciones incompatibles Separación de funciones y rotación de labores La rotación de labores se debe efectuar de manera planificada En las Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, la rotación de las tareas de las servidoras y servidores se efectúa a base del criterio de los Directores y no a una política Ministerial, ocasionando que esta rotación se lleve a cabo de manera habitual y a criterio del jefe inmediato. Recomendación A los Subsecretarios de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas

29 6. Dispondrán a los Directores, preparen un Plan de Rotación de Labores de las servidoras y servidores de sus Unidades Administrativas, observando la independencia y separación de funciones, documento que será puesto en conocimiento del respectivo Subsecretario para su aprobación y ejecución Supervisión Las labores de supervisión deben ser evidenciadas y descritas en un documento que norme este proceso El control de las actividades en las Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, se realizan sin que exista un documento que describa el proceso a ejecutarse, ocasionando que no se deje constancia de este hecho. Recomendación A los Subsecretarios de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas 7. Dispondrán a los Directores, mientras se elabora el Manual de Organización, preparen un documento, que contenga los procedimientos a ejecutarse para efectuar el proceso de supervisión de las actividades y productos que generan los servidores y que esta labor sea evidenciada.

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