MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VICERRECTORÍA ZONAL CENTRO NORTE UNIVERSIDAD DE ACONCAGUA

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1 Página 1 de 127 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VICERRECTORÍA ZONAL CENTRO NORTE Asignada a: Encargado de Calidad - Recepción Firma Elaborado por: Aprobado por: Nombre Rodrigo Páez B. Germán Carrasco C. Cargo Representante de Alta Alta Dirección Dirección Fecha

2 Página 2 de CONTENIDO Página 2. OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS RESPONSABILIDADES... 4 PROCESOS ADMINISTRATIVOS ACADEMICOS... 5 Admisión Admisión carreras Resciliación de Contratos y Derecho a Retracto Renuncia a Carrera Repactaciones Cobranzas Traslado de Sede Traslado de Carrera en Sede Reincorporación de Estudiantes (Postergación de Estudios) Tutorías y/o Cursos de Actualización Oportunidad de Gracia (Reglamento Académico Decreto N 371/2010) Oportunidad de Gracia (Reglamento Académico Decreto N 023/2014) ELABORACION DE LA PLANIFICACION DOCENTE Selección Docente Elaboración programación Docente Semestral Confección y Firma Contratos Docentes Convalidación de Asignaturas Procedimiento Examen de Conocimientos Relevantes de Asignaturas Validación de Estudios Homologación de Asignaturas EJECUCIÓN DE LA PLANIFICACION DOCENTE Inscripción de Asignaturas... 48

3 Página 3 de Modificación y Retiro de Asignaturas Rebaja de Asistencia Postergación de Estudios Actividad Docente Solicitudes Extraordinarias Inasistencia y Recuperación de Clases Impresión de Evaluaciones Coordinación de Reuniones Accidentes Escolares Uso de Laboratorios Salud Recuperativas de Evaluaciones Solicitud de Certificados Procedimiento de Acciones Formativas - Apoyo Estudiantes Calendarización de Exámenes Semestrales Instructivo Docente Previo a Exámenes Instructivo Estudiante Previo a Exámenes Actas Examen Instructivo Docente Previo a Examen de Repetición Instructivo Estudiante Previo a Examen de Repetición Cierre Libro de Clases PROCESO DE TITULACIÓN Y/O LICENCIATURA Proceso Seguimiento de Egresados RECURSO HUMANO PERSONAL ADMINISTRATIVO DOCENTE SEDE HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

4 Página 4 de OBJETIVO Establecer los procedimientos a través de los cuales se sustentan los 5 grandes procesos declarados en nuestro Alcance: Admisión, Elaboración de la Programación Académica, Ejecución de la Programación Académica y Finalización de la Programación Académica de las Sedes de la Zonal Centro - Norte. 3. ALCANCE Este Manual de Procedimientos, se aplica a los 5 grades procesos y subprocesos declarados. Admisión Elaboración de la Programación Académica Ejecución de la Programación Académica Finalización de la Programación Académica Proceso de Título y/o Licenciamiento Seguimiento de Egresados 4. REFERENCIAS Manual de Calidad Norma de calidad ISO 9001: RESPONSABILIDADES En el punto 5 del presente Manual de Procedimientos se detallan los cargos de funcionarios que se desempeñan en la Sede y Vicerrectoría, con sus responsabilidades y funciones, además de los respectivos perfiles de cargo.

5 Página 5 de 127 PROCESOS ADMINISTRATIVOS ACADEMICOS Dentro de los procesos Administrativos Académicos, podemos diferenciar 5 grandes procesos: 1.- Admisión Actividades que se desarrolla previo a los 3 procesos académicos, que dice relación con las actividades administrativo - financieras de la Sede y Vicerrectoría. 2.- Elaboración de la Planificación Académica Actividad que se desarrolla previo al inicio del semestre académico 3.- Ejecución de la Planificación Académica De este punto se desprende el quehacer académico, incluyendo los trámites administrativos que deben realizar los estudiantes, para la inscripción de sus asignaturas, cuando corresponda. 4.- Finalización de la Planificación Académica Se canalizan todos los procedimientos de cierre de semestre, calendarización de exámenes, cierre de libros de clases, etc. 5.- Proceso de Titulación y/o Licenciatura Se desarrollará el procedimiento establecido para las Titulaciones y Licenciaturas de los estudiantes en el proceso final de sus respectivas carrereas tanto técnicas como profesionales 6.- Seguimiento de Egresados. Se desarrolla un procedimiento que permitirá a la zonal, llevar un control de sus estudiantes egresados, manteniendo con ellos un contacto vía correo electrónico. NOTA 1: El presente Manual de Procedimientos se basa en el Reglamento Académico, Calendario Académico, Decretos de Rectoría, Resoluciones de Vicerrectoría, Circulares, Plan de Desarrollo Institucional (PDI), lineamientos enviados desde las distintas Direcciones y Coordinaciones Nacionales; motivo por el cual esta manual sufrirá constantes actualizaciones, con la finalidad de ir de la mano con el proceso de Acreditación Institucional, al que se someterá la Universidad de Aconcagua a contar del año NOTA 2: El presente Manual presenta procedimientos en los cuales se incorpora la función que cumple Vicerrectoría; esto debido a que paulatinamente migraremos a un solo Manual de Procedimientos, que contenga los procedimientos unificados.

6 Página 6 de 127 Admisión Admisión carreras Objetivo Ejecutar los lineamientos y criterios necesarios para realizar el proceso de Admisión de estudiantes a las carreras de la Sedes de la Zonal Centro - Norte Alcance Este proceso se aplica a la matrícula de todas las carreras de Sedes Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Decreto N 027/ Terminología: Admisión: es el proceso y la época en la cual la Universidad da a conocer a los postulantes su Oferta Académica anual o semestral de carreras y programas y estos obtienen la información que requieren respecto de los planes de estudio, modalidades y jornadas en que se ofrecen, la duración de los programas, y los valores arancelarios establecidos. Matrícula: es el acto a través del cual el postulante oficializa su decisión de incorporarse como estudiante en la Universidad, en una de sus carreras o programas, pagando los montos establecidos para tal efecto. Mediante este acto, el postulante adquiere el estado académico de estudiante regular. Tipos de Programas: Programas Regulares: carreras de pregrado, aquellas que pueden ser de nivel técnico, de nivel superior o profesional, cuya malla profesional considera desde la formación inicial básica de la carrera o programa, hasta el egreso, de sus estudiantes una vez completada la totalidad de dicha malla y su proceso de titulación. Programas de Continuidad de Estudios (P.C.E.): son aquellos que reconocen y consideran una formación técnica de nivel superior o profesional, previa ya realizada por el alumno, y por ello centran su formación en los aspectos más relevantes del desempeño profesional, ya que suponen una formación base de pregrado, lo que permite el logro de sus perfiles de egreso en tiempos de formación mas reducidos Responsabilidades La Responsabilidad del proceso de admisión, recae en el personal de admisión, Asistente de Servicios Administrativos y la Asistente de Recaudación, Jefes de carrera, Directores de Sede, Vicerrector Zonal.

7 Página 7 de Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Vicerrectoría El Vicerrector Zonal envía a cada Sede de la zonal la estimación de matrículas que deben cumplir durante el proceso de admisión. Este número de matrículas se determina en base a una proyección o tendencia de matrículas de los dos procesos anteriores. Las que pueden variar con respecto a la primera medición que se realizará en cada Sede. Una vez finalizado el proceso de admisión, las sedes deben enviar a la DZAF el consolidado con los respectivos resultados. El Vicerrector Zonal durante el proceso de Admisión tiene la facultad de otorgar un descuento de hasta un 15% sobre el arancel de colegiatura al estudiante postulante que así lo solicite formalmente, a través de su respectivo Director de Sede. Se debe tener presente que los descuentos no son acumulables, por lo tanto, si un estudiante posee vigente un porcentaje de descuento por algún convenio asociado a esta casa de estudios, no podrá optar a ningún otro descuento adicional. Asistente de Servicios Administrativos/ personal de Admisión/ Encargado de Calidad Facultad de los Directores de Sede: Por otra parte, el Vicerrector Zonal faculta a los Directores de Sede a otorgar hasta un 5% de descuento sobre el arancel establecido en el Sistema Edunet, a todos aquellos estudiantes que no tengan derecho a ningún porcentaje de descuento por convenios vigentes con esta Universidad. En relación a las consultas de admisión, estas pueden generarse de 3 formas distintas: personalmente en sede, vía teléfono o vía on line. Para registrar las dos primeras el personal de Admisión debe completar el anexo denominado Consolidado de Admisión, en las hojas correspondientes a consulta presencial y/o telefónica, mientras se encuentre entrevistando a la persona interesada. Para las consultas on line, el personal de admisión debe bajar del sistema de gestión informático el listado correspondiente y traspasar la información a la hoja correspondiente a consultas on line del Consolidado de Admisión. Con la información contenida en cada hoja se realizará semanalmente el seguimiento de los 3 tipos de consultas, incorporando en cada hoja en la Columna Se matricula SI/NO ; la información de los estudiantes matriculados, de esta forma se conformará el Resumen del Consolidado de Admisión y se medirá la meta entregada por Vicerrectoría.

8 Página 8 de 127 Transcurrido el 60% del proceso de admisión el Encargado de Calidad de la Sede con el apoyo de una asistente, deberá realizar la primera medición, aplicando los instrumentos correspondientes. Al finalizar el proceso se aplicará la segunda medición. Una vez obtenidos los indicadores, estos deberán ser enviados a la Dirección de Administración y Finanzas de Vicerrectoría. Asistente de Servicios Administrativos/ personal de Admisión Asistente de Servicios Administrativos/ Personal Admisión NOTAS: De acuerdo a los resultados obtenidos en la primera medición, la meta inicial de alumno vigente en condición de estudiante regular establecida por Vicerrectoría, podrá sufrir variaciones definidas por la misma, generando así, una meta final. El proceso de medición en ambas etapas se realiza comparando el total de consultas realizadas en cada instancia versus el total de matriculados y las metas definidas para la Sede. Cuando llega un postulante el personal de admisión le entrega información sobre la carrera en la cual desea matricularse, es decir, convenios existentes en la Universidad, valores de la carrera (matrícula, arancel), modalidad de jornada impartida, malla curricular de la carrera y posteriormente, y de manera opcional se le agendará una entrevista con el jefe de carrera. Se le debe dejar claro que para hacer efectiva la matricula el estudiante, sostenedor o apoderado económico, deberán realizar la suscripción del Contrato de Prestación de Servicios Educacionales, pagando o documentando el valor del arancel y matricula definida y dando cumplimiento a todos los requisitos académicos y administrativos que establezca la Universidad. El sostenedor económico debe ser una persona mayor de 18 años, que se encuentre con la capacidad de asumir los compromisos financieros, para lo que deberá demostrar ingresos permanentes, y suficientes para responder con los compromisos contraídos. Los descuentos de arancel y de matrícula, deben ser solicitados al momento de hacer efectiva esta última. Para ejercer los respectivos descuentos debe acreditar ser acreedor de la calidad que lo habilita como titular de dicho descuento, en cualquier caso los descuentos no son acumulables. Por regla general los descuentos solamente se hacen imputables al arancel de cada Programa o Plan de Estudios. Una vez que el postulante indica que se matriculará, el personal de admisión ingresa al Sistema Edunet selecciona el Ítem Carpeta Admisión, sección en la cual ingresa los siguientes datos: nombre completo, cédula de identidad, correo electrónico, fecha de nacimiento, estado civil, nacionalidad, dirección, teléfonos de contacto, antecedentes académicos y antecedentes del apoderado; finalmente se solicitan los documentos necesarios para la matrícula, y sin los cuales no se podrá confeccionar su expediente de Titulación.

9 Página 9 de 127 Requisitos para matricula: Matricula alumnos nuevos en programas regulares: a) Licencia de Enseñanza Media en original o Fotocopia Legalizada ante Notario. b) Certificado de Nacimiento Original c) Fotocopia de Cédula de Identidad por ambos lados d) Fotocopia legalizada ante Notario del Certificado de Notas de Enseñanza Media. e) Fotocopia legalizada ante Notario de los Resultados de la PSU, en el caso que se hubiese modificado. f) Fotocopia legalizada ante Notario de Certificado de Título Anterior o Certificado de Egreso de la Universidad de origen (en el caso de reconocimiento de estudios o Programas de Continuidad de Estudios). g) Fotocopia legalizada ante Notario de Certificado de Concentración de Notas de la Institución de Educación Superior de origen (en el caso del reconocimiento de estudios o Programas de Continuidad de Estudios). Los estudiantes chilenos o extranjeros, que hayan obtenido su licencia de educación secundaria en el extranjero, deberán presentar al momento de su admisión, la siguiente documentación debidamente validada por el Ministerio de Educación de Chile, Ministerio de Relaciones Exteriores y Embajada o Consulado del país donde realizó sus estudios. a) Fotocopia legalizada ante Notario de la Licencia de Enseñanza Secundaria o su equivalente; b) Fotocopia legalizada ante Notario del Certificado de Concentración de Notas de Enseñanza Media (NEM) o su equivalente. Sin perjuicio de lo anterior, la Universidad podrá establecer requisitos adicionales, que pueden consistir en pruebas de selección o diagnósticos en determinadas carreras, lo que deberá ser debidamente informado a los postulantes. Los alumnos nuevos que provengan de otra casa de estudios superiores y que soliciten convalidación de asignaturas, exigirá la entrega de los mismos documentos señalados en el artículo precedente y de un certificado que acredite la no existencia de causales de suspensión o de eliminación por razones disciplinarias, extendido por la Universidad de origen. El postulante que solicite convalidación de asignaturas deberá cumplir con las exigencias para el reconocimiento de estudios, que se encuentran contenidas en el Reglamento Académico de Pregrado.

10 Página 10 de 127 Los estudiantes que hubieren cursado otra carrera en la Universidad de Aconcagua, deberán acreditar no mantener deudas vencidas por concepto de aranceles de matrícula, colegiatura u otros de similar naturaleza con la Universidad de Aconcagua. La matrícula en Programas de Continuidad de Estudios, exige al postulante estar en posesión de un Título Profesional o Técnico de Nivel Superior (TNS), obtenido en alguna Institución de Educación Superior chilena y/o extranjera, debidamente reconocida por el Estado, que le permita cumplir con el perfil de ingreso definido para el programa. El requisito de ingreso a Programas de Continuidad de estudios, para estudiantes egresados de carreras dictadas por la UAC, será estar al menos en posesión de la condición académica de egresado. Dispondrán de los plazos establecidos por la UAC, para la obtención de su título profesional o técnico, el que será requisito para la titulación del Programa de Continuidad de Estudios al que ingresa. La Universidad verificará la veracidad de la información y de los documentos entregados por el postulante. NOTA: No podrán ingresar como estudiantes regulares de pregrado a una carrera de la Universidad de Aconcagua: a) Quienes, por efecto de una sanción disciplinaria hayan sido eliminados de ésta u otra Universidad o de cualquier Institución de Educación Superior. b) Quienes, hayan sido eliminados de la misma carrera a la que desean ingresar, de conformidad a lo establecido en el Reglamento Académico de Pregrado de la Universidad. c) Quienes, teniendo la calidad de estudiante regular de la Universidad, postulen a la misma carrera en la que tienen dicha calidad. Para evidenciar que el estudiante hizo entrega de toda la documentación se completará el Check List de Admisión, con los documentos obligatorios y complementarios que debe entregar. En los casos excepcionales que el estudiante no pueda hacer entrega de toda la documentación al momento de la matrícula, se le entregará un plazo de 30 días para completar sus antecedentes académicos/ financieros. Posteriormente ingresa a Matrícula, aquí se ingresan los datos respectivos de formas de pago, las cuales pueden ser a través de pago en efectivo, pagaré, convenio (en este caso debe presentar la carta convenio), cheques al día o fecha, transbank, redcompra y tarjetas comerciales.

11 Página 11 de 127 Asistente de Cobranza y Recaudación Una vez que tiene todos estos datos completos en el sistema Edunet, se le entrega al estudiante la Ficha de matrícula, la cual debe ser completada por el estudiante y posteriormente entregada al personal de admisión. Durante el procedimiento generado por el personal de admisión, se han registrado todos los antecedentes necesarios para proceder a la matrícula. En el procedimiento de Matricula, la Asistente de Recaudación debe ingresar al sistema Edunet con su clave e ingresar el Run del estudiante y abrir el ítem financiero y al sub ítem re-impresión de documentos para comparar los antecedentes personales y financieros que fueron definidos por el personal de admisión, con los señalados en el documento a imprimir, todo lo anterior, en presencia del cliente. A continuación, la Asistente de Cobranzas y Recaudación ingresará al ítem Caja sub ítem- Pago de Matricula, ingresa el RUN del estudiante, verifica los montos y las fecha de pago y posteriormente emite el convenio del estudiante (en triplicado) y la boleta correspondiente al pago realizado, en el caso que el estudiante cancele con cheque, debe fotocopiarse éste para que quede una constancia del documento. Una vez que ha concluido el procedimiento de matrícula, la Asistente de Cobranza y Recaudación confeccionará una carpeta personal de los estudiantes matriculados, las cuales serán entregadas a los respectivos jefes de carrera y/o dirección docente, en forma semanal/ mensual. Para el caso de los estudiantes que hayan sido matriculados en una carrera y en una Sede de la Universidad distinta a la Sede donde el estudiante cursará la mencionada carrera, se deberá solicitar su documentación. La Asistente de Cobranza y Recaudación deberá visualizar en el sistema de Edunet en el ítem admisión, sub ítem informes de estudiantes matriculados columna Sede matrícula la procedencia del estudiante matriculado y solicitar la carpeta del estudiante a Dirección Docente Zonal Centro - Norte. La carpeta del estudiante deberá estar en la sede de destino en un plazo no mayor a 10 días hábiles Registros de Calidad Contrato de prestación de servicios educacionales Ficha de matrícula Consolidado de Consultas presenciales, telefónicas y on line Check List de Admisión

12 Página 12 de Resciliación de Contratos y Derecho a Retracto Objetivo Formalizar el procedimiento de anulación de matrícula de los estudiantes que no pueden cursar su año académico por no impartirse la carrera y/o porque deciden retirarse en el período correspondiente al Derecho de Retracto que señala la Ley Nº Alcance Este procedimiento se aplica al no dictar una carrera por no contar con el número mínimo de estudiantes para su apertura y también para aquellos estudiantes que deciden hacer uso del Derecho a Retracto Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Responsabilidades La responsabilidad recae sobre Encargada de Administración y Finanzas, Director de Sede, DAFZ y Asistente Financiera, Vicerrector Zonal Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Estudiante El alumno vigente en situación de estudiante regular que desee retirarse de una carrera durante el período de retracto, equivalente a 10 días según la ley referida al derecho de retracto. Director Sede/ Encargado de Administración El Director de la Sede debe enviar un memo a la DAFZ indicando la solicitud de devolución al Director Zonal de Administración y Finanzas Zonal con la documentación correspondiente: y Finanzas. - Contrato de prestación de servicios educacionales - Contrato de Resciliación - Comprobante de depósito - Comprobante de pago UAC - Certificado de Deuda - Memorando Retiro de Carrera - Resciliación de Contrato - Boleta de Prestación de Servicios El plazo para la realización de este procedimiento, desde que el estudiante solicita el retiro es de 5 días hábiles (contando como primer día, el de la entrega de la carta por parte del estudiante).

13 Página 13 de 127 DAFZ/ Asistente Financiera Vicerrector Zonal Asistente Financiera Asistente Financiera Encargada de Administración y Finanzas Sede Una vez recibida la solicitud de Resciliación y/o Derecho de Retracto adjuntando la documentación respectiva, el DAFZ en conjunto con su Asistente Financiera, verifican la información y la aprueba, solicitando una Resolución de Resciliación o Derecho a Retracto al Vicerrector. El Vicerrector emite la Resolución y la envía la Asistente Financiera. La Asistente Financiera, una vez que recibe la Resolución la sube junto con el Comprobante de Traspaso, al programa Flexline, para que Rectoría emita los valores de devolución si corresponden. Una vez que la Asistente Financiera, recibe de Rectoría la documentación y los valores de devolución, los envía a la sede correspondiente junto con su respectiva Resolución (Resciliación / Retracto). Nota: En caso que la resciliación sea producto de la NO dictación de una carrera por parte de la universidad, la devolución de los dineros y documentos comprometidos serán de forma íntegra al alumno no vigente en situación de estudiante resciliado, no debiendo presentar aviso escrito para la realización de este procedimiento. El plazo para la realización de este procedimiento desde la recepción de la documentación por parte de la DAFZ es de 20 días hábiles. Una vez que la Encargada de Administración y Finanzas de Sede, recibe la documentación correspondiente, procede a contactar al estudiante para concluir con el proceso, entregando cheque y firmando Resciliación respectiva Registros de Calidad Contrato de prestación de servicios educacionales Contrato de Resciliación Certificado de Deuda Memorando Retiro de Carrera Resciliación de Contrato Resolución de Vicerrectoría (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría) Comprobante de Traspaso (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría)

14 Página 14 de Renuncia a Carrera Objetivo Formalizar el procedimiento de renuncia a carrera de estudiantes de las Sedes de Zonal Centro - Norte Alcance Este procedimiento se aplica a las renuncias voluntarias de estudiantes de las carreras de las Sedes de la Zonal Centro - Norte Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Responsabilidades La responsabilidad recae sobre el estudiante, Jefe de Carrera, Encargado Administración y Finanzas de la Sede, Director de la Sede, DAFZ y Asistente Financiera, Vicerrector Zonal Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Estudiante El alumno vigente en condición de estudiante regular que desee renunciar a una carrera voluntariamente, debe presentar una carta a su jefatura de carrera señalando los motivos de su decisión. En caso que el estudiante presente deuda presente o futura, el DAFZ será quien decida cuantas cuotas de las pendientes debe cancelar; en caso que el estudiante este renunciando por Problemas de Salud debe adjuntar antecedentes médicos, si es por Pérdida de Fuente Laboral por parte del estudiante o apoderado finiquito - Informe Social, en caso de que hayan cambiado las Condiciones Laborales - Informe Laboral); todo ello con la finalidad de hacer más expedito el trámite en la DAFZ, para resolver el caso dentro de los plazos establecidos. Jefe de El jefe de carrera aprueba la solicitud del estudiante, enviando el informe Carrera correspondiente al Director de Sede. Director de El Director de la Sede, delega en el encargado de administración y Sede/ finanzas, la función de verificar la situación financiera del estudiante. En Encargado de Administración y Finanzas caso que el estudiante no se encuentre con sus compromisos contractuales al día, se debe citar al estudiante para llegar a un acuerdo de pago a través de una repactación o pago total de la deuda. En caso de persistir con la deuda, se enviará la documentación con todos los antecedentes a la DAFZ, quien en definitiva decidirá la condición financiera final del estudiante. El Director de la Sede, envía un memorando dirigido a la DAFZ, explicando la situación del estudiante y adjuntando los siguientes documentos:

15 Página 15 de 127 DAFZ/ Asistente Financiera Vicerrector Zonal Asistente Financiera Asistente Financiera Asistente Financiera Encargada de Administración y Finanzas Sede - Contrato de prestación de servicios educacionales - Carta solicitud del estudiante - Informe Jefe Carrera - Estado de Cuenta del estudiante El plazo para la realización de este procedimiento desde la presentación de la solicitud por parte del estudiante es de tres días hábiles. La documentación debe ser enviada vía escáner a la Asistente Financiera en Vicerrectoría. Una vez recibida la solicitud de Renuncia adjuntando la documentación respectiva, el DAFZ en conjunto con su Asistente Financiera, verifican la información y la aprueba, emitiendo el Comprobante de Traspaso, solicitando una Resolución de Renuncia. El Vicerrector emite la Resolución y la envía la Asistente Financiera. La Asistente Financiera, una vez que recibe la Resolución la sube junto con el Comprobante de Traspaso, al programa Flexline, para que Rectoría emita los valores de devolución si corresponde según resolución emitida. La Asistente Financiera, una vez que recibe la Resolución la sube junto con el Comprobante de Traspaso, al programa Flexline, para que Rectoría elimine las cuotas pendientes en sistema. Una vez transcurrido el plazo para la realización de este procedimiento (20 días hábiles, entre la recepción por parte de la DAFZ y Rectoría) la Asistente Financiera revisa en sistema, la rebaja de las cuotas correspondientes, después de la confirmación, remite a la Sede la Resolución para que sea entregada al estudiante. Una vez recibida la Resolución procede a contactar al estudiante, para hacer entrega de la respectiva Resolución Registros de Calidad Carta estudiante Renuncia Carrera Memorando de Renuncia Carrera Informe Jefe de Carrera Renuncia Carrera Contrato de prestación de servicios educacionales Estado de cuenta del estudiante Comprobante de Traspaso (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría) Resolución de Vicerrectoría (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría)

16 Página 16 de Repactaciones Objetivo Formalizar el procedimiento de regularización financiera de los estudiantes de la Sedes de la Zonal Centro - Norte Alcance Este procedimiento se aplica a todos los estudiantes que no se encuentren en condición de estudiante regular Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Resolución VRAF N 001/2012 Procedimiento para repactar compromisos financieros. Resolución VRAF N 003/2012 Procedimiento para condonación de intereses Responsabilidades La responsabilidad recae sobre Estudiante, Encargado de Administración y Finanzas Sede, DAFZ, Asistente Financiera, Vicerrector Zonal Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Estudiante El estudiante que desee realizar una repactación deberá dirigirse a la Encargada de Administración y Finanzas de su Sede para solicitar y completar la Solicitud para optar a Repactación de Deudas de Aranceles, detallando allí todos los antecedentes personales y consignando el total de su deuda, posteriormente firma el documento, acto mediante el cual el estudiante reconoce y acepta su deuda con la Institución. La Encargada de Administración y Finanzas, debe indicar al estudiante que para realizar la repactación como mínimo debe abonar el 10% de su deuda. Encargada de Administración y Finanzas Sede Una vez que el estudiante completa el formulario con todos los antecedentes en este solicitados, la Encargada de Administración y Finanzas, completa el documento en el Ítem de Exclusivo uso interno, identificándose como responsable de los datos que completará del estudiante, los cuales guardan relación con; monto deuda capital, monto deuda intereses, monto deuda total abono deuda, numero de Repactaciones anteriores, finalmente completa el cuadro de observaciones y lo envía a la DAFZ.

17 Página 17 de 127 DAFZ El DAFZ, revisa caso a caso las solicitudes que se reciben de las distintas sedes de la Zonal, sancionando la cantidad de cuotas a repactar, otras rebajas y condonación de intereses, basándose en los siguientes cuadros que representan lo indicado en las Resoluciones de la Referencia: Máximo de Cuotas a Repactar Antigüedad y monto de la deuda Número máximo de cuotas a repactar De 1 mes a 12 meses De $ a $ De 12 meses a 24 meses De $ a $ Sobre 24 meses Sobre $ Porcentaje máximo de intereses a condonar Antigüedad y monto de la deuda Porcentaje máximo de interés a condonar al efectuar una repactación Porcentaje máximo de intereses a condonar al efectuar pago al día De 1 mes a 12 meses De $ a $ % 70% De 12 meses a 24 meses De $ a $ % 50% Sobre 24 meses Sobre $ % 30%

18 Página 18 de 127 Vicerrector Asistente Financiera Encargada de Administración y Finanzas de Sede Una vez determinados estos puntos, solicita al Vicerrector la emisión de la Resolución respectiva. El Vicerrector emite una Resolución de acuerdo a lo mencionado por el DAFZ Una vez que la Asistente Financiera recibe la Resolución del Vicerrector, la escanea a la Encargada de Administración y Finanzas de la Sede Respectiva. Una vez que la Encargada de Administración y Finanzas de la Sede, recibe la Resolución se comunica con el estudiante para que este se presente a cancelar el 10% de su deuda (mínimo) y firmar el nuevo pagaré Registros de Calidad Solicitud para optar a repactación de deudas de aranceles (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría) Resolución de Vicerrectoría (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría)

19 Página 19 de Cobranzas Objetivo Ejecutar los lineamientos y criterios necesarios para efectuar estudiantes Morosos de las Sedes de la Zonal Centro - Norte. el proceso de Cobranza a Alcance Este proceso se aplica a todos los alumnos Morosos de la Zonal Referencias Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Responsabilidad La Responsabilidad del proceso de Cobranza de estudiantes morosos en las sedes, recae en, Jefatura de Cobranza Nacional, DZAF, Director de Sede, Encargado de Administración y Finanzas Sede, Asistentes de Recaudación y cobranzas Sede Descripción de las actividades Responsable Jefatura De Cobranza Nacional DZAF Encargada De Administración y Finanzas Sede/Asistentes de Recaudación y cobranzas. Descripción de Actividades Entrega los lineamientos de la cobranza a efectuar en las sedes, ellos emiten un informe mensual del número de alumnos morosos ya gestionados por los cobradores telefónicos dispuestos en dependencia de la casa central. Recibe informe emitido de casa central por los alumnos morosos y efectúa un filtro antes de enviar a sede ya que hay alumnos donde existe resolución, por renunciar a la carrera, postergación de estudios, etc. y que aún figuren con deuda vigente en el sistema. Luego de este filtro se envía a Sede para el siguiente paso. Esta recibe la información y procesa la información ya sea citando al alumno moroso a una reunión para ver su situación financiera y se le da alternativas de pago (Repactación deuda). Si el alumno no toma razón de su situación se pueden aplicar otros métodos para incentivar el pago de los aranceles como: A.- Negar al alumno dar sus exámenes finales. B.- Negar el uso de libros de la biblioteca. C.- Negar las prácticas en terreno. D.-Publicación de listados de alumnos en mora en libros de clases, diario mural solo con el RUN. Luego de procesada la información se envía informe al DZAF con las observaciones presentadas y resolución de los casos.

20 Página 20 de 127 DZAF Una vez procesada y gestionada la información por parte de las sedes y revisada por DZAF, se envía informe devuelto al Jefe de Cobranza Nacional que procede en último caso a informar al BOLETIN COMERCIAL la deuda del alumno moroso Registros de Calidad No aplica

21 Página 21 de Traslado de Sede Objetivo: Definir un mecanismo formal de traslado de estudiantes entre sedes de la Zonal Centro - Norte Alcance: Este procedimiento está dirigido a los estudiantes que desean realizar traslado de sede Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Responsabilidad: La responsabilidad de este procedimiento, recae directamente en el Estudiante, Encargado de Administración y Finanzas, Jefes de Carrera, Director Docente, Asistente Docente, DDZ, Vicerrector Zonal Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Estudiante/ El alumno vigente en estado de estudiante regular puede solicitar Jefe de traslado de sede, presentando una carta firmada a su jefatura de Carrera carrera exponiendo su caso. El jefe de carrera una vez que recibe la carta entrega al estudiante la Solicitud de Cambio de Sede, para que la complete y firme. Por su parte la jefatura de carrera emite un Informe de Traslado de Sede, en el cual se debe señalar la condición académica del estudiante y si existen consideraciones excepcionales por parte de la jefatura, adjunta además el Registro curricular acumulado y el Estado de Cuenta del Estudiante. Jefe de El jefe de carrera hace entrega de toda esta documentación al Director Carrera/ Dirección Docente/Sede, para que se envíe a través de Memorando esta solicitud de traslado a DDZ, mediante scanner. Docente / Sede NOTA: La sede tiene un plazo de 5 días hábiles desde que recibe la carta del estudiante (el que se cuenta como primer día) para verificar su condición académica y financiera y enviar la solicitud a DDZ, esta documentación debe ser enviada a través de escáner al Encargado del Proceso. DDZ DDZ recibe de la Sede la solicitud de traslado de sede y la reenvía a la sede que se quiere trasladar el estudiante para que el Director de dicha sede apruebe o rechace el traslado. DDZ DDZ informa a la sede solicitante si será o no posible el traslado y pide mediante memorando al Vicerrector Zonal que elabore una Resolución autorizándolo.

22 Página 22 de 127 Vicerrector DDZ DDZ Director Sede de Vicerrector elabora la Resolución autorizando el traslado de Sede. DDZ envía copia de Resolución a los Directores de Sede y Docentes de la sede que solicita el traslado y de la que recibe al estudiante. En este documento instruye a la sede solicitante que envíe a DDZ el expediente personal del estudiante que se traslada. Una vez recibido el expediente de la sede solicitante, DDZ envía a la sede que recibe al estudiante. El Director de Sede que recibe al estudiante, recepciona expediente personal del estudiante trasladado, lo envía a la jefatura de carrera correspondiente junto a la Resolución de autorización, para que se archive en el expediente del estudiante Registros de Calidad Carta del estudiante Solicitud de cambio de sede Informe de Traslado de Sede Jefe de Carrera Memorando Director Docente/ Sede Traslado de Sede Memorando DDZ (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría) Resolución de Vicerrectoría (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría)

23 Página 23 de Traslado de Carrera en Sede Objetivo: Definir un mecanismo formal de traslado de estudiantes de diferentes carreras en las sedes de la Zonal Centro - Norte Alcance: Este procedimiento está dirigido a los estudiantes que desean realizar traslado de carrera Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Responsabilidad: La responsabilidad de este procedimiento, recae directamente en el Estudiante, Jefes de Carrera, Director Docente y de Sede y DDZ, Vicerrector Zonal Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Estudiante/ El alumno vigente en estado de estudiante regular puede solicitar Jefe de traslado de carrera, presentando una carta firmada a su jefatura de Carrera carrera exponiendo su caso. Por su parte la jefatura de carrera emite un Informe de Traslado de carrera, en el cual se debe señalar la condición académica del estudiante y si existen consideraciones excepcionales por parte de la jefatura, que sea importante mencionar; adjunta además el Registro Curricular Acumulado y el Estado de Cuenta del Estudiante. Jefe de El jefe de carrera hace entrega de toda esta documentación al Director Carrera/ Dirección Docente/ Sede, para que envíe a través de Memorando esta solicitud de traslado de carrera a DDZ, mediante scanner. Docente/ Sede NOTA: La sede tiene un plazo de 5 días hábiles desde que recibe la carta del estudiante (el que se cuenta como primer día) para verificar su condición académica y financiera y enviar la solicitud a DDZ, toda la documentación debe ser enviada por escáner al Encargado del Proceso. DDZ DDZ recibe de la Sede la solicitud de traslado de carrera y la aprueba o rechaza. DDZ DDZ solicita mediante memorando al Vicerrector que elabore la Resolución autorizando.

24 Página 24 de 127 Vicerrector Zonal DDZ Dirección de Sede/ Director Docente Vicerrector elabora una Resolución autorizando el traslado de carrera. DDZ envía copia de Resolución al Director de Sede/ Docente de la Sede que solicita el traslado. Esta respuesta será enviada en forma digital al Director de Sede/ Docente de Sede, quien deberá enviar la documentación a la jefatura de carrera correspondiente, quien imprimirá una copia para archivarla en la carpeta del estudiante y mantendrá otra copia digital en su PC, destacando el año y semestre académico Registros de Calidad Carta del estudiante Informe de Traslado de carrera Jefe de Carrera Memorando Director Docente / Sede Traslado de carrera Memorando DDZ (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría) Resolución de Vicerrectoría (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría)

25 Página 25 de Reincorporación de Estudiantes (Postergación de Estudios) Objetivo: Definir un mecanismo formal de reincorporación de estudiantes que han solicitado y obtenido con anterioridad su Postergación de Estudios Alcance: Este procedimiento está dirigido a los estudiantes que deseen reincorporarse a la Universidad dentro de los plazos definidos y sólo si se está dictando su carrera y nivel Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Responsabilidad: La responsabilidad de este procedimiento, recae directamente en el Estudiante, Jefes de Carrera, Director Docente/ Sede y DDZ, Vicerrector Zonal Descripción de las Actividades: Responsable Descripción de Actividades Estudiante/ El alumno vigente en condición de estudiante postergado, puede Jefe de solicitar su reincorporación mediante una carta firmada dirigida a su jefe Carrera de carrera, en el plazo estipulado en la Resolución de Postergación que autorizó su postergación de estudios y de no existir en un plazo máximo ordinario de dos años, contados desde la fecha de inicio del año académico durante el cual se presentó la solicitud de postergación de estudios, siempre y cuando se dicte la carrera y/o exista una promoción que acoja al solicitante. Al recibir la carta, el jefe de carrera verifica si existe una promoción de la respectiva carrera, misma malla curricular, plan de estudios y jornada que pueda recibir en su sede al solicitante. En caso que no exista no tramita la solicitud y explica la situación al solicitante. En caso que sí exista, verifica sus antecedentes personales, académicos y financieros, para lo cual pide a la Asistente Docente su expediente personal, lugar del que se extrae una copia de la Resolución de Postergación de Estudios para adjuntarla a la documentación y un Registro Curricular Acumulado de sus estudios emanado del sistema académico Edunet y al Encargado de Administración y Finanzas un Estado de cuenta del estudiante. Si estos documentos no se encuentran actualizados solicita a la asistente respectiva que regularice la situación. Si estos documentos validan la condición del solicitante emite un Informe de Reincorporación de carrera en el cual informa la condición del solicitante adjuntando la documentación respectiva, señala si cumple con el período determinado para su reincorporación y la generación, carrera y malla que lo puede recibir.

26 Página 26 de 127 Jefe de Carrera/ Dirección de Sede DDZ Vicerrector DDZ Dirección de Sede/ Director Docente de Sede El jefe de carrera entrega toda esta documentación al Director Docente/ Sede, quien verifica la autenticidad de la documentación, la condición del estudiante, el plazo de su postergación y si existe una generación, carrera y malla que lo reciba en su sede. En caso de inconsistencia en alguno de estos aspectos no tramita la solicitud hasta esclarecerlo con el jefe de carrera y/o las Asistentes Docente y de Finanzas. En caso de existir consistencia en la solicitud la envía a través de Memorando a DDZ, mediante scanner al Encargado del Proceso. NOTA 1: La sede tiene un plazo de 5 días hábiles desde que recibe la carta del estudiante (se cuenta como el primer día) para verificar su condición académica y financiera, y rechazar o tramitar la solicitud. NOTA 2: Existen casos excepcionales en los cuales se puede reincorporar a un estudiante basándose en lo que señala el Reglamento Académico en su Título XVI: de la Reincorporación, artículo 80. DDZ recibe de la Sede la solicitud de Reincorporación del estudiante y la documentación respectiva y verifica que los antecedentes enviados desde la Sede son correctos. Si se presentan inconsistencias se consulta a la sede. Si la solicitud y la documentación son consistentes se aprueba y se tramita su autorización. Vicerrector elabora una Resolución autorizando la Reincorporación de Estudios. DDZ envía la Resolución a Dirección de Sede/ Docente. Dirección Docente/Sede, reciben de DDZ, recibe la Resolución aprobando la reincorporación. El Director de Sede/ Docente de Sede, deberá enviar escaneada la documentación a la jefatura de carrera correspondiente, quien imprimirá una copia para archivarla en la carpeta del estudiante y mantendrá otra copia digital en su PC, destacando el año y semestre académico Registros de Calidad Carta del estudiante Informe de Reincorporación Jefe de Carrera Memorando Director de Sede Reincorporación Memorando DDZ (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría) Resolución de Vicerrectoría (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría)

27 Página 27 de Tutorías y/o Cursos de Actualización Objetivo: Definir un mecanismo formal por el cual los estudiantes puedan realizar tutorías y/o cursos de Actualización en las sedes de la Zonal Centro - Norte Alcance: Este procedimiento está dirigido a los estudiantes que estén habilitados para solicitar realizar tutorías y/o cursos de actualización Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Responsabilidad: La responsabilidad de este procedimiento, recae directamente en el Estudiante, Encargado de Administración y Finanzas, Jefes de Carrera, Asistente Docente, Director Docente y de Sede, DDZ, DAFZ, Vicerrector Zonal Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Estudiante/ El estudiante para solicitar una Tutoría y/o Curso de Actualización debe Jefe de estar en condición de estudiante regular y/o cumplir con algunas de las Carrera razones que se expresan para estos fines en el Reglamento Académico. Los estudiantes que deseen realizar una Tutoría y/o Cursos de Actualización, deben presentar una carta firmada a su jefatura de carrera exponiendo su caso. El jefe de carrera una vez que recibe la carta, procede a realizar un informe académico del estudiante, adjunta además el Registro Curricular Acumulado y el Estado de Cuenta, verificando reglamentaria, académica, administrativa y financieramente si se puede autorizar una tutoría y/o curso de actualización. Si el jefe de carrera verifica que la solicitud no cumple con alguno de los puntos anteriores le informa al estudiante que no se puede cursar. Si la evidencia permite su tramitación y una vez que el jefe de carrera tiene toda esta documentación, la envía a Dirección de Sede.

28 Página 28 de 127 Jefe de Carrera/ Dirección Docente/ Sede DDZ DAFZ Jefe de Carrera/ Dirección Docente/ Sede Estudiante/ Encargado de Administración Y Finanzas Encargado de Administración Y Finanzas Dirección Docente El jefe de carrera hace entrega de toda esta documentación al Director Docente/ Sede, quien verifica toda la documentación y si es correcta tanto la documentación como la solicitud la envía a través de Memorando a DDZ. NOTA: La sede debe enviar la documentación de acuerdo a calendario entregado por DDZ, en el caso de las Tutorías se deben enviar a través de consolidado (con un cuadro resumen, identificando cada una de ellas con nombre estudiante y asignatura). La información se debe enviar escaneada al Encargado del Proceso. DDZ recibe de la Sede la solicitud y documentación respectiva y la verifica. Si encuentra algún elemento contrario a lo establecido devuelve la solicitud y documentación a la sede. Si procede emite un Memorando aprobando la matrícula y cancelación de las tutorías y/o cursos de actualización en un plazo determinado, documento que se escanea a las respectivas Direcciones de Sede y a la DAFZ DAFZ recibe de DDZ el Memorando aprobando la matrícula y cancelación de las tutorías y/o cursos de actualización en un plazo determinado y solicita a Dirección de Tecnologías de la Información, que habilite el sistema para dicho proceso. Los valores para las Tutorías y Cursos de Actualización son los Siguientes: 14 UF para las Carreras Profesionales. 11 UF para las Carreras Técnicas. Las tutorías se pueden cancelar con un máximo de 3 cuotas y sin pago de matrícula. Los cursos de actualización deben pagar matricula y el pago debe hacerse al contado sin cuotas. Las tutorías y Cursos de Actualización deben tener a lo menos un mínimo de 5 estudiantes, para que sean efectuadas. El Director Docente/ Sede recibe de DDZ Memorando enviado en forma digital, en el que se establece el plazo para matricular tutorías y/o cursos de actualización con el listado de alumnos autorizados por Sede. El Estudiante se matricula y cancela el valor de la tutoría y/o curso de actualización dentro del plazo definido por DDZ y DAFZ. Una vez finalizado el período para este proceso, el Encargado de Administración y Finanzas escanea al Director Docente copias de las boletas de pago señalando las Tutorías y/o cursos de actualización por estudiante. El Director Docente envía copia de boletas de pago a DDZ.

29 Página 29 de 127 DDZ Vicerrector DDZ DDZ recibe las boletas de pago respectivas de las Direcciones Docentes y solicita al Vicerrector que elabore una Resolución autorizando la dictación de la tutoría y/o curso de actualización. Vicerrector elabora la Resolución autorizando la tutoría y/o curso de actualización. La Resolución será enviada al Director de Sede en forma digital para que haga entrega a los respectivos jefes de carrera, este último debe imprimir una copia para dejarla en la carpeta del estudiante y guardar la Resolución en forma digital en su PC, identificando año y semestre académico Registros de Calidad Carta del estudiante Tutoría Carta del estudiante Curso de Actualización Informe Jefe de Carrera Tutoría Informe Jefe de Carrera Cursos de Actualización Memorando Director Docente / Sede - Tutoría Memorando Director Docente / Sede Cursos de Actualización Memorando DDZ (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría) Resolución de Vicerrectoría (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría)

30 Página 30 de Oportunidad de Gracia (Reglamento Académico Decreto N 371/2010) Objetivo: Definir un mecanismo formal de rendición de asignatura por tercera vez en la Sede Alcance: Este procedimiento está dirigido a los estudiantes que desean realizar una asignatura por tercera vez Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Reglamento Académico Decreto N 371/ Responsabilidad: La responsabilidad de este procedimiento, recae directamente en Jefes de Carrera, Director de la Sede, DDZ, Vicerrector Zonal Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Estudiantes/Jefes Los alumnos no vigentes en condición de estudiante eliminado, que han de Carrera/ reprobado una asignatura por segunda vez, tienen la posibilidad de elevar Dirección de una carta a su jefatura de carrera quien debe presentar un informe completo Sede del estado académico y financiero del estudiante a la Dirección de la Sede, para que revise y si es factible, vise esta solicitud y sea enviada a DDZ, en donde se presenta esta solicitud al Vicerrector Zonal, quien decidirá finalmente si concede esta oportunidad de gracia. El plazo desde que se recibe la solicitud del estudiante (se cuenta como primer día), hasta que se envía la documentación a DDZ será de 5 días hábiles. La documentación será enviada a través de escáner al Encargado del Proceso. NOTA ACLARATORIA: Los estudiantes que reprueban por segunda vez una asignatura, sea por la razón que sea (aunque nunca vino a clases pero no retiró la asignatura), y dicha reprobación se consigna en los respectivos Libros de Clases y/o el sistema informático, por Reglamento Académico dichas personas se encuentran Eliminados de la Carrera. Para que puedan permanecer en nuestra Universidad y sin excepción, las Jefaturas de Carrera, Direcciones Docentes y Dirección de Sede, deben presentar a VZC a través de esta DDZ una solicitud de Oportunidad de Gracia, siempre y cuando el estudiante presente un buen rendimiento académico, no mantenga deuda y exista una generación que lo acoja.

31 Página 31 de 127 Esta solicitud debe ser elevada en el momento mismo en que el estudiante reprueba por segunda vez una asignatura. Hasta que no se le apruebe su solicitud, el estudiante no puede matricularse, inscribir asignaturas ni ingresar a las salas de clases, ya que se encuentra eliminado de la carrera. Se presentan artículos del Reglamento Académico que definen este tema y que exigen su cumplimiento en 8 artículos del Reglamento Académico vigente: Capítulo 2: Del Ingreso y Permanencia de los Estudiantes en la Universidad. Título II: De la Admisión y Matrícula: Artículo 10º, punto 2.1: Estudiante eliminado: Es aquella persona que ha perdido la calidad de estudiante regular de la Universidad de Aconcagua por incurrir en causal de eliminación académica, o financiera Título III: De la Calidad de Estudiante Regular: Artículo 13º: La calidad de estudiante regular permanecerá mientras cumpla con los requisitos académicos Título IV: De la Pérdida de la Calidad de Estudiante Regular: Artículo 16º: El estudiante puede perder su calidad de tal y ser marginado de la Universidad por incurrir en causal de eliminación académica, financiera o disciplinaria. El no cumplimiento de los requisitos académicos mínimos establecidos en el presente Reglamento será causal de eliminación académica y traerá consigo la marginación de la Universidad Artículo 17º: Las pérdidas de calidad de estudiante regular por razones académicas estarán relacionadas con: a) Todo estudiante que reprueba por segunda vez una asignatura, perderá su calidad de estudiante regular Artículo 18º: Si un estudiante perdiese su calidad de estudiante regular, según lo establecido en el artículo 17, podrá realizar una solicitud para rendir por tercera vez una asignatura al Vicerrector Zonal, quien de acuerdo a antecedentes académicos y financieros resolverá respecto de su autorización

32 Página 32 de 127 Título V: De los Derechos y Deberes de los Estudiantes: Artículo 21º: Son deberes de los estudiantes: g) Informar oportunamente y si la situación lo amerita- con los documentos necesarios, respecto de situaciones de fuerza mayor que hayan afectado o vayan a afectar sus compromisos académicos. Capítulo 4: De la Asistencia; Evaluación y Promoción de los Estudiantes. Título IX: De las Normas de Evaluación: Artículo 45º: Los estudiantes podrán cursar sólo dos veces una misma asignatura. El estudiante que haya reprobado una asignatura en segunda oportunidad, quedará eliminado de la carrera. Título XII: De las Oportunidades de Gracia: DDZ Vicerrector DDZ Director Sede/ Docente Sede Artículo 57º: Los alumnos que hubieren perdido su calidad de estudiante regular, por haber reprobado por segunda vez una misma asignatura, podrán elevar a través del conducto regular, por escrito, en el formulario correspondiente y acompañando todos los antecedentes pertinentes, una solicitud de gracia para los efectos de cursar en una tercera oportunidad dicha asignatura. Las solicitudes de Oportunidad de Gracia, deben tramitarse a través de la Dirección Docente Zonal dentro de los plazos establecidos en el calendario académico. Una vez recibida la Oportunidad de Gracia y el informe del jefe de carrera respectivo, DDZ la verifica y aprueba, proponiendo al Vicerrector Zonal que la autorice mediante Resolución. Si el Vicerrector acepta la propuesta realizada por DDZ, emite una Resolución de Oportunidad de Gracia. Una vez que DDZ recibe la Resolución la remite a la Sede escaneada, para que el estudiante pueda tomar la asignatura cuestionada. Vicerrectoría tiene un plazo de 10 días hábiles para tramitar esta documentación y entregar respuesta a la sede. El Director Sede/ Docente Sede, una vez recibida la Resolución la envía al respectivo jefe de carrera para que imprima una copia y la archive en la carpeta del estudiante y guarde en forma digital en su PC, toda la documentación de la solicitud presentada, archivando por año, semestre y tipo de solicitud Registros de Calidad Carta estudiante Oportunidad de Gracia Informe Jefatura de Carrera Oportunidad de Gracia Memorando Oportunidad de Gracia Resolución Vicerrectoría (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría)

33 Página 33 de Oportunidad de Gracia (Reglamento Académico Decreto N 023/2014) Objetivo: Definir un mecanismo formal de rendición de asignatura por segunda y/o tercera vez en la Sede Alcance: Este procedimiento está dirigido a los estudiantes que incurran en Causal de Eliminación Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Reglamento Académico Decreto N 023/ Responsabilidad: La responsabilidad de este procedimiento, recae directamente en Jefes de Carrera, Director de la Sede, DDZ, Vicerrector Zonal, Vicerrector Académico Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Estudiantes/Jefes Los estudiantes que incurran en Causal de Eliminación, podrán elevar a de Carrera/ través del conducto regular (jefatura de carrera/ Dirección de Sede), por Dirección de escrito en el formulario correspondiente y acompañando todos los Sede/ DDZ antecedentes pertinentes, una solicitud de gracia para los efectos de no perder la calidad de estudiante regular. Las solicitudes de oportunidad de gracia deberán tramitarse a través de la Dirección Docente Zonal, dentro de los plazos establecidos en el Calendario Académico. La oportunidad de gracia podrá ser solicitada por un estudiante hasta en tres oportunidades, a lo largo de la carrera, por asignaturas o causales diferentes. Las dos primeras solicitudes de oportunidad de gracia, presentadas por el estudiante, serán resueltas por el Vicerrector Zonal que corresponda en única instancia. La tercera solicitud de gracia, será resuelta por el Vicerrector Académico, a propuesta de la Vicerrectoría Zonal, en conformidad al mérito de los antecedentes expuestos del estudiante. La resolución del Vicerrector Académico será inapelable. El estudiante que incurra en una cuarta Causal de Eliminación, en el transcurso de su formación en un mismo programa o carrera, perderá su calidad de estudiante regular, quedando en la condición de Eliminado por Rendimiento Académico. Esta situación será inapelable. DDZ Una vez recibida la Oportunidad de Gracia y el informe del jefe de carrera respectivo, DDZ la verifica y aprueba, proponiendo al Vicerrector Zonal que la autorice mediante Resolución.

34 Página 34 de 127 Vicerrector DDZ Director Sede/ Docente Sede Vicerrector Zonal/ DDZ/ Vicerrector Académico Si el Vicerrector acepta la propuesta realizada por DDZ, emite una Resolución de Oportunidad de Gracia. NOTA: Esto tratándose de las dos primeras solicitudes de oportunidad de gracia, que solicite el estudiante. Una vez que DDZ recibe la Resolución la remite a la Sede escaneada, para que el estudiante pueda tomar la asignatura cuestionada. Vicerrectoría tiene un plazo de 10 días hábiles para tramitar esta documentación y entregar respuesta a la sede. El Director Sede/ Docente Sede, una vez recibida la Resolución la envía al respectivo jefe de carrera para que imprima una copia y la archive en la carpeta del estudiante y guarde en forma digital en su PC, toda la documentación de la solicitud presentada, archivando por año, semestre y tipo de solicitud. En caso de tratarse de la tercera oportunidad de gracia, el Vicerrector Zonal, basado en la información entregada por DDZ, enviará la documentación al Vicerrector Académico, para que él responda definitivamente al estudiante Registros de Calidad Carta estudiante Oportunidad de Gracia Informe Jefatura de Carrera Oportunidad de Gracia Memorando Oportunidad de Gracia Resolución Vicerrectoría (anexo correspondiente a LMDRC Vicerrectoría)

35 Página 35 de ELABORACION DE LA PLANIFICACION DOCENTE 2.1. Selección Docente Objetivo Determinar los lineamientos y criterios necesarios para establecer la incorporación de docentes a la Sede Alcance Este proceso se aplica a la contratación de los docentes de todas las carreras de la Sede Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Decreto N 026/ Responsabilidades La Responsabilidad de la Contratación de los docentes, recae en los jefes de carrera, Director Docente de Sede, Director de la Sede, DDZ, DAFZ, Vicerrector Zonal Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Jefes de Los respectivos jefes de carrera, presentarán a la Dirección de Sede, con una Carrera/ anticipación no superior a 60 días hábiles, las necesidades de contratación Docentes/ docente para el periodo académico siguiente, detallando las especificaciones Director de requeridas y los antecedentes que fundamentan dicha solicitud. Sede/ La convocatoria, evaluación y selección de un docente por la Universidad, DDZ/ DAFZ/ podrá ser a través de concurso público de antecedentes, o bien mediante Vicerrector búsqueda dirigida, por invitación especial, como asimismo por medio de Zonal. terceros especializados en recursos humanos y mediante mecanismos de promoción interna. Los llamados a concurso, se realizarán mediante convocatoria anual o semestral, de acuerdo a las necesidades de las distintas unidades académicas de la Universidad y en casos extraordinarios, cuando la situación lo amerite. La evaluación de los candidatos para personal docente, será realizada por los jefes de carrera de cada Sede, siguiendo los procedimientos que la Institución haya definido para este efecto. Se completará la ficha de entrevista docente, de acuerdo al perfil de cada carrera. Para que el Docente sea contratado, debe cumplir con un mínimo del 75% de las competencias requeridas, el porcentaje faltante lo alcanzará a través de las capacitaciones (Propedéutico, Diplomado en Docencia Universitaria DDU, Capacitaciones específicas para docentes en forma anual) y el desempeño en el tiempo de sus funciones; las que serán medidas en el transcurso de cada semestre académico.

36 Página 36 de 127 Docente Toda persona que postule a un cargo docente de la Universidad, deberá presentar su currículo actualizado y los documentos de respaldo, originales o debidamente autentificados por un notario; particularmente su certificado de Titulo y/o grado, así como también proporcionar oportunamente otros antecedentes personales que la Universidad requiera. Cuando se pueda, se priorizará tanto la contratación de Docentes con Postgrados, ya sea de Magister o Doctor, o bien de probada experiencia en las áreas de desempeño correspondiente a las asignaturas y carreras en las que impartirá docencia. El Postgrado deberá ser acreditado por el docente con el certificado respectivo válidamente emitido por una Universidad Nacional o Extranjera. No se aceptarán candidaturas para acreditar el grado académico. Para todos los efectos se deberá velar por la idoneidad profesional y/o técnica, ética y moral del docente según el nivel de la carrera en que imparta docencia. Se reconocerá explícitamente a las Especialidades Médicas acreditadas de acuerdo a los criterios de Colegios Profesionales. La definición de los docentes seleccionados será de responsabilidad del jefe de carrera solicitante y del Director Docente de la respectiva Sede, con autorización del Director de la misma aprobación, asimismo del Director Docente Zonal, Director de Administración y Finanzas Zonal y Vicerrector Zonal. Una vez que es autorizada la contratación del docente, el Director de Sede lo comunicará a la jefatura de carrera para que ésta informe al docente que fue seleccionado, esta comunicación se realiza vía telefónica y posteriormente se ratifica vía correo electrónico, en el cual se señala las asignaturas que fueron aprobadas para dictar en el semestre académico correspondiente Una vez que el docente es contratado, deberá impartir clases en asignaturas propias de su ámbito de especialización, evitando realizar clases en asignaturas de un ámbito diverso y respecto de las cuales no puedan demostrar su idoneidad profesional o técnica. Los docentes deben demostrar una clara vocación por la docencia, lo que se debe evidenciar en la capacidad para generar un clima propio para el desarrollo del proceso de enseñanza-aprendizaje. El docente podrá realizar clases en una o más carreras de la Universidad, resguardando para todos los efectos el estricto cumplimiento de las funciones y la calidad de desempeño. La cantidad máxima de asignaturas que un docente podrá impartir simultáneamente en un mismo periodo académico será de cuatro (4) asignaturas distintas, siempre y cuando pertenezcan a una misma área del conocimiento, no pudiendo realizar dos (2) asignaturas o más para el mismo grupo curso, de una misma carrera. Una misma asignatura se podrá dictar en distintas jornadas y secciones, en planes comunes y en sus clases teóricas y laboratorios, sin que esto signifique que se trata de más de una asignatura.

37 Página 37 de Registros de Calidad Ficha de Entrevista Docente En casos excepcionales el Director de Sede, podrá solicitar una autorización a la Vicerrectoría Zonal respectiva, para que un docente pueda dictar un máximo de dos (2) asignaturas adicionales. La Dirección Docente Zonal, resolverá previo análisis de la fundamentación de la respectiva solicitud con la autorización previa de la Vicerrectoría Académica con la Dirección Nacional de Docencia. La Universidad privilegiará en la selección y asignación de carga docente, a los profesionales que demuestren participación en los programas de perfeccionamiento docente de la Universidad. Ello será requisito obligatorio en las asignaturas del Plan de Estudios correspondientes al Sello Institucional.

38 Página 38 de Elaboración programación Docente Semestral Objetivo Planificar la programación docente semestral utilizando la planilla de uso interno para la programación semestral en la Sede Alcance Proceso docente semestral que desarrolla la Sede Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Responsabilidades La responsabilidad recae sobre el Director Docente y los Jefes de Carrera Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Dirección Una vez que se ha realizado la selección de los docentes que realizarán Docente clases durante el presente semestre, el Director Docente procede a definir los horarios de los planes comunes si los hubiere, de acuerdo a los planes de estudio oficiales y programas de asignaturas que corresponde, confecciona la Planilla Docente Administrativa de Uso Interno por Sede, Carrera y Cuotas completando las carreras de la Sede y posteriormente la hace llegar a los jefes de carrera para que completen con sus asignaturas de carrera y Jefe Carrera Jefe Carrera/ Dirección Docente de de demás datos solicitados. El Jefe de Carrera planifica sus asignaturas de acuerdo al Plan de Estudio Oficial de su carrera y programas de asignaturas. El jefe de carrera debe completar los siguientes datos en la Planilla Académico Administrativa de Uso Interno por Sede, Carrera y Cuotas: malla, semestre, jornada, sección, asignatura, el total de horas de la misma y el valor hora, con estos dos últimos datos la planilla calcula automáticamente el total a cancelar al docente, posteriormente debe incorporar el Nº de cuotas a pagar al docente, con este dato nuevamente la planilla calcula el monto a cancelar en cada cuota, finalmente debe incorporar los datos personales del docente Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre. Una vez terminado el procedimiento los jefes de carrera envían al Director Docente la propuesta para su revisión y visación. A continuación el Director Docente envía la planilla al Director de Sede, una vez validada la Planilla Docente Administrativa de Uso Interno por Sede, Carrera y Cuotas, ésta será enviada a DDZ, en un plazo no mayor a 10 días hábiles, antes del inicio de clases.

39 Página 39 de 127 Jefe Carrera de Una vez que ha sido autorizada la Planilla Académico Administrativa por la DDZ, la Dirección Docente de Sede informa a las jefaturas de carrera correspondientes, quienes a su vez informan a sus respectivos docentes; de su contratación y les hace llegar el programa de la asignatura a dictar, además de la Calendarización de Asignatura y la Planificación de asignaturas. Cada jefatura de carrera establece el plazo en el que le deben enviar esta documentación completa, ya que se debe anexar al libro de clases de la asignatura Registros de Calidad Planilla Académico Administrativa de Uso Interno por Sede, Carrera y Cuotas Planificación de la asignatura Calendarización de la asignatura

40 Página 40 de Confección y Firma Contratos Docentes Objetivo: Establecer el mecanismo para la confección y firma de contratos, correspondientes a los docentes que dictan asignaturas en las diferentes carreras de las sede Alcance: Se implementa este procedimiento, con la finalidad de establecer el procedimiento por el cual se deben confeccionar y firmar los contratos docentes Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Responsabilidad: La responsabilidad de este procedimiento, recae directamente sobre la Directora Docente, DDZ, DAFZ y Asistente Docente Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Asistente Docente/ Director Docente Honorarios con su nombre de usuario y contraseña. Asistente Docente Asistente Docente Con la información contenida en la Planilla Académico Administrativa de Uso Interno por Sede, Carrera y Cuotas, entregada por el Director Docente, el Director de Sede/Docente/ Asistente Docente, ingresa al Sistema Edunet Una vez que el Director de Sede /Docente/ Asistente Docente ha ingresado al sistema se dirige al ícono que dice seleccionar una opción dentro de ella se debe elegir currículum de profesores en este lugar se ingresa el apellido del docente y se selecciona el link datos personales y se despliega la pantalla en la cual se ingresan los datos personales del docente; nombre completo, profesión, nacionalidad, fecha de nacimiento, sexo, dirección, comuna, , fonos de contacto fijo y celular, datos para depósitos tales como: Banco, número de cuenta, forma de pago, finalmente la pantalla señala Estado en el que se debe indicar si el docente está realizando clases en la Sede respectiva (estado activo). Finalmente la página señala la fecha en la que se ingresaron los datos. Una vez finalizado el ingreso de estos datos y después de haberlos guardado, se ingresa a la pantalla en la cual se completan los antecedentes académicos del docente, estos son: Grado Académico (licenciado, magíster, doctor, sin grado académico), nombre de título o grado, nombre universidad, otra universidad, país, año de obtención de título o grado, una vez que se actualiza esta pantalla, se despliega en la parte inferior de la pantalla el resumen de los datos ingresados.

41 Página 41 de 127 Asistente Docente Asistente Docente Director Docente DDZ/DAFZ/ Dirección Docente Finalmente se selecciona la opción Certificados en esta pantalla se adjunta la documentación del docente, es decir, currículo, títulos y post grados. Una vez ingresados todos estos datos se vuelve a la página inicial y se selecciona ingreso de contratos acá se selecciona crear contrato y se despliega una pantalla en la que se debe completar: profesor, sede, tipo de contrato (normal, tutoría, remplazo), finalmente se debe incorporar la fecha de inicio y término de las clases. Una vez que la asistente ha incorporado toda esta información al sistema, lo informa al Director Docente para que éste revise la información incorporada al sistema, una vez confirmada la información, comunica a DDZ, para que el Director Docente Zonal apruebe, a través del mismo sistema. DDZ autoriza los contratos docentes y luego lo hace la DAFZ. Tras ambas aprobaciones, la sede queda automáticamente habilitada para imprimir dos originales que deben ser firmados por el docente, entregándosele uno a él y el otro se archiva en su carpeta personal. Los contratos vienen con la firma de los representantes legales de la Universidad Registros de Calidad. Contratos Docentes Planilla Académico Administrativa de Uso Interno por Sede, Carrera y Cuotas

42 Página 42 de Convalidación de Asignaturas Objetivo Establecer el procedimiento para cumplir con las exigencias académicas que establece una actividad curricular de la Universidad de Aconcagua, que haya sido cursada y aprobada en otra institución Alcance Se establece un procedimiento de Convalidación de Asignaturas a nivel nacional, en conformidad a Reglamento Académico Referencias Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Resolución VRA N 010/ Terminología Convalidación: Es el reconocimiento por parte de la Universidad de Aconcagua, de aquellas actividades curriculares pertenecientes a un plan de estudios de una determinada carrera o programa, cursada o aprobada por un estudiante en otro establecimiento de Educación Superior, nacional o extranjero Responsabilidades Quedan sujetos al cumplimiento de este procedimiento: Asistente/Encargado de Admisión, Director Docente, Director de Sede, Jefes de Carrera, Dirección Nacional Académica, Coordinación Nacional del Área respectiva, Vicerrectoría Académica Descripción de las Actividades. Asistente/Encar El Asistente o Encargado de Admisión, entrega orientaciones gado de generales informando sobre documentación requerida al Admisión estudiante: Plan de Estudios, Concentración de Notas y Programas de la Institución de origen. De igual manera, entrega formulario de Pre convalidación y recibe antecedentes del postulante. Esta documentación deberá ser original, individualizada y timbrada por la Institución de origen. En caso contrario, no se cursará el estudio de la Convalidación. NOTA: Se debe informar al estudiante que el total de asignaturas a aprobar por la vía de Convalidación de Asignaturas, no podrá exceder del 50% del total del plan de estudios. NOTA: las asignaturas cursadas en un plazo mayor a los siete (7) años, no serán convalidadas.

43 Página 43 de 127 Asistente/Encar gado de Admisión El Asistente o Encargado de Admisión, deberá informar al Director Docente de la Sede respectiva o al Director de la misma de la Solicitud de Pre Convalidación del estudiante, quien deberá entregar la documentación al jefe de carrera correspondiente de la Sede, para su revisión y formalización de Pre Convalidación. Jefe de Carrera El jefe de Carrera correspondiente, deberá formalizar la Pre Convalidación con firma y timbre. Además el Director Docente de Sede o el Director de esta, será el responsable de informar al postulante de la aprobación o rechazo de la Pre Convalidación. Postulante (Estudiante) Director Docente o Director de Sede Dirección Nacional Académica Vicerrectoría Académica Director Docente o Director de Sede Director Docente o Director de Sede En el caso de aprobarse la Pre Convalidación, el postulante deberá formalizar la matrícula en la carrera respectiva, la cual deberá hacerse efectiva en un plazo no superior a tres día hábiles. El Director Docente o Director de Sede, enviara a la Dirección Nacional Académica, en un plazo no superior a cinco días hábiles, el expediente con todos los antecedentes para la Convalidación definitiva. La Dirección Nacional Académica, a su vez derivará a la Coordinación Nacional del Área respectiva, los antecedentes de convalidación. Esta deberá realizar la revisión de los antecedentes y ratificará o no la Pre Convalidación de la Sede. La Vicerrectoría Académica, deberá emitir una Resolución aceptando o rechazando la convalidación. Si la Resolución de Vicerrectoría Académica es negativa y cuando el estudiante lo solicite, la Universidad dejará sin efecto la matricula. El Director Docente o Director de Sede, deberá comunicar al estudiante la Resolución definitiva. Además de informar al respectivo jefe de carrera, la respuesta definitiva, para que éste tenga toda la documentación de respaldo en su PC en la carpeta correspondiente a las Convalidaciones, identificada por año y semestre académico además de archivar esta documentación en la carpeta del estudiante. Si la Resolución emitida aprueba la convalidación de asignaturas, el Director Docente o Director de Sede, deberá gestionar el ingreso de lo resuelto al Sistema de Registro Académico y deberá velar además por la normalización de la inscripción de asignaturas del estudiante, todo en un plazo no superior a cinco días hábiles, contados desde la fecha de emisión de la Resolución Registros de Calidad Solicitud de Convalidación de estudios (Anexo de Acreditación, sin formato de calidad) Formulario Pre Convalidación de Asignaturas (Anexo de Acreditación, sin formato de calidad)

44 Página 44 de Procedimiento Examen de Conocimientos Relevantes de Asignaturas Validación de Estudios Objetivo Establecer el procedimiento para cumplir con las exigencias académicas que establece una actividad curricular de la Universidad de Aconcagua, a través de la Validación de Estudios Alcance Se establece un procedimiento de Examen de Conocimientos Relevantes de Asignaturas, a nivel nacional, en conformidad a Reglamento Académico, dentro de los plazos que establece el Reglamento Académico Referencias Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Resolución VRA N 011/ Terminología Validación de Estudios. Se entenderá por Validación de Estudios, el acto de rendir y aprobar un Examen de Conocimientos Relevantes, en asignaturas respecto de las cuales el estudiante acredita en forma fehaciente tener un conocimiento y dominio suficientes, debido a su experiencia laboral Responsabilidades Quedan sujetos al cumplimiento de este procedimiento: Asistente/Encargado de Admisión, Director Docente, Director de Sede, Jefes de Carrera, Dirección Nacional Académica, Dirección General del Área respectiva Descripción de las Actividades. Asistente/ El Asistente o Encargado de Admisión, entrega orientaciones Encargado de generales informando sobre documentación requerida al Admisión estudiante, según lo requerido en el Reglamento Académico. De igual manera, deberá entregar el formulario de solicitud y recibir los antecedentes del postulante. NOTA: Este procedimiento NO APLICA en la carrera de DERECHO, por rechazo de la Corte Suprema de Justicia.

45 Página 45 de 127 Postulante (estudiante) Director de Sede/Docente de Sede Dirección Nacional Académica Jefe de Carrera El postulante deberá presentar la documentación requerida al Jefe de Carrera, quien la revisará y solicitará complementar los antecedentes, de ser necesario. En caso contrario, deberá generar el expediente del postulante, enviándolo al Director Docente de Sede o Director de la misma. NOTA: Podrán solicitar rendir Exámenes de Conocimientos Relevantes, los estudiantes que certifiquen experiencia laboral de al menos 3 (tres) años, en el ámbito del saber que define el o los programas de asignaturas solicitadas. La aplicación de examen de conocimientos relevantes sólo procederá en casos calificados, previa autorización del Vicerrector Académico, quien podrá delegar dicha función en el Jefe de Carrera o Director de la Sede que corresponda. El Director Docente o de Sede, registra la solicitud y envía los antecedentes en consulta (formato digital) a la Dirección Nacional Académica. Si la Dirección nacional Académica, autoriza el expediente del postulante, el Director Docente de Sede o Director de ésta, deberá establecer los integrantes de la Comisión Examinadora, la que será presidida por el Jefe de Carrera. En caso contrario, si el expediente del postulante es rechazado, el Jefe de Carrera, deberá regularizar la inscripción de la carga académica del postulante. La Comisión deberá proponer el instrumento y los contenidos a evaluar, teniendo a la vista el programa de la asignatura y lo deberá enviar a la Dirección General del Área respectiva, quien podrá modificar el instrumento y/o autorizar su aplicación. La Comisión procederá a aplicar y evaluar el examen, y deberá generar el Acta de Examen de Conocimientos Relevantes. Si el postulante aprueba el examen de conocimientos relevantes, el jefe de carrera deberá tramitar el registro de la calificación al sistema de registro académico y regularizar la carga académica del estudiante. En caso contrario, el jefe de carrera sólo deberá regularizar la inscripción de asignaturas. Finalmente el jefe de carrera deberá acompañar la documentación pertinente asociada al proceso, en la carpeta del alumno postulante Registros de Calidad Solicitud de Exámenes de Conocimientos Relevantes (Anexo de Acreditación, sin formato de calidad) Acta Examen de Conocimientos Relevantes (Anexo de Acreditación, sin formato de calidad)

46 Página 46 de Homologación de Asignaturas Objetivo Establecer el procedimiento para cumplir con las exigencias académicas que establece una actividad curricular de la Universidad de Aconcagua, que haya sido cursada y aprobada en la Universidad de Aconcagua Alcance Se establece un procedimiento de Homologación de Asignaturas a nivel nacional, en conformidad a Reglamento Académico Referencias Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Terminología Homologación. Se entenderá por reconocimiento de estudios mediante Homologación de Asignaturas, al procedimiento mediante el cual un estudiante obtiene el reconocimiento de una o varias asignaturas cursadas y aprobadas por él en la Universidad de Aconcagua, en una carrera o programa distintos a aquellos en la que solicita la homologación, cuando éstas asignaturas quedan comprendidas en el Plan de Estudios de la nueva carrera a la cual el estudiante se ha matriculado Responsabilidades Quedan sujetos al cumplimiento de este procedimiento: Directora Docente, Jefes de Carrera, docentes, Director Sede, DDZ, Vicerrector Zonal Descripción de las Actividades. Los alumnos vigentes en condición de estudiante regular, Estudiantes matriculado en alguna carrera, deberán presentar al Jefe de Carrera la solicitud por escrito de homologación de asignaturas. La solicitud de homologación, es un proceso interno, que debe presentar un informe del respectivo jefe de carrera y seguir el conducto regular.

47 Página 47 de 127 Jefes de Carrera Director Docente/ Director de Sede Vicerrectoría La jefatura de carrera analiza los contenidos temáticos de los programas de asignatura y el Registro Curricular Acumulado, de las actividades curriculares presentadas por el estudiante. Para ello entrega al docente de la asignatura correspondiente, los programas de asignaturas, para que pueda realizar el análisis y luego completar el anexo de Solicitud de homologación por asignatura. Posteriormente el jefe de carrera confecciona su informe sugiriendo la Homologación al Director de la Sede. Las homologaciones de asignaturas procederán exclusivamente cuando los contenidos de las asignaturas que se homologuen presenten entre si un grado de equivalencia programática igual o superior al 75%. La homologación de asignaturas solicitadas por cambio de carrera ocurrido a voluntad del estudiante, no podrá exceder el 50% del total del plan de estudios, de la nueva carrera a la que ingresa el estudiante, y en ningún caso, podrán pertenecer a la Línea de Formación Troncal de la Especialidad o a asignaturas de carácter práctico, propias de la carrera a la que ingresa el estudiante. El Director Docente/Sede, visa la convalidación u homologación del estudiante de la respectiva carrera del área. En caso de considerar admisible la solicitud de homologación del estudiante, el Director Docente/Sede, envía toda la documentación a la DDZ, previa visación del Director de Sede. El proceso y posterior envío de la documentación a Vicerrectoría debe enmarcarse en un plazo de 10 días hábiles, la documentación debe ser enviada a través de escáner al Encargado del Proceso. Después de ser analizados los antecedentes, Vicerrectoría entrega la resolución de homologación correspondiente, en un plazo no superior a 15 días hábiles. La Resolución junto al set completo que conforma la solicitud, será enviada al Director de Sede/ Docente en forma digital, quien la remitirá al respectivo jefe de carrera para que imprima y archive una copia en la carpeta del estudiante y la otra copia se guarde en forma digital en el PC del jefe de carrera, identificándola por año y semestre Registros de Calidad Solicitud de Homologación Informe de Jefatura de Carrera Memorando Homologación

48 Página 48 de EJECUCIÓN DE LA PLANIFICACION DOCENTE 3.1. Inscripción de Asignaturas Objetivo: Describir los pasos que deben seguir los Estudiantes para una correcta solicitud de inscripción de asignaturas, para aquellos alumnos regulares que pertenezcan a las carreras Profesionales, de Continuidad de Estudios y Técnicas de Nivel Superior Alcance: Se implementa un procedimiento, con la finalidad de definir, la actividad académica de los estudiantes de la Sede Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Terminología Inscripción de asignaturas: La Solicitud de Inscripción de Asignaturas es un proceso que deberá realizar el estudiante semestralmente, vía internet. La Solicitud de inscripción se puede realizar desde cualquier equipo dentro o fuera de la Universidad con conexión a Internet Responsabilidad: La responsabilidad de este procedimiento, recae directamente sobre Estudiantes y Aprobadores (Directores Docentes o Jefes de Carrera) Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Estudiantes Los alumnos Vigentes en Situación de Estudiantes Regulares, matriculados en alguna carrera, que inician su segundo semestre en adelante, durante cada inicio de semestre deben realizar la inscripción de asignaturas. Previo a la inscripción de asignaturas, los estudiantes deben completar la Encuesta de Satisfacción Docente, correspondiente al semestre anterior.

49 Página 49 de 127 Estudiantes Paso. N.1el Estudiante debe ingresar a la página link Solicitud Inscripción de Asignaturas, en donde se desplegará la siguiente pantalla (Figura Nº 1). Figura Nº 1 Una vez en esta pantalla, el estudiante debe colocar su correo electrónico personal y su clave personal. Si no tiene o no recuerda su clave personal, podrá rescatarla en forma automática a través de Recuperación de Contraseña de acceso a la Solicitud de Asignaturas. Si aun así, usted no puede accesar, por favor ponerse en contacto con el área de soporte Mesa de Ayuda. Paso N.2. El Estudiante puede Solicitar asignaturas que corresponden a su malla curricular de la carrera a la cual está adscrito. Si detecta diferencias con respecto a su malla curricular, deberá acudir a su Jefe de Carrera o Director Docente, con los cuales solucionará su problema. El Estudiante deberá colocar una marca en la celdilla frente a cada asignatura, según se nuestra a continuación. Figura Nº 2

50 Página 50 de 127 En general, el Estudiante en la pantalla de la Figura N.2, podrá: - Actualizar y grabar sus datos personales. - Solicitar hasta un máximo de 8 asignaturas. - Solicitar las asignaturas reprobadas y aquellas en las cuales no tenga nota final. Podrá imprimir ésta pre inscripción, como comprobante de su solicitud. Aprobadores (Directores Docentes o Jefes de Carrera). NOTA: Para enviar la solicitud a su Jefe de Carrera o Aprobador de antecedentes académicos, debe cliquear la celdilla GUARDAR, deberá esperar un correo electrónico con la aprobación o rechazo que realizará su Jefe de Carrera o Aprobador. Esa Solicitud deberá imprimirla. Al momento de imprimir la solicitud y si aún mantiene diferencias, podrá realizar los ajustes necesarios con su respectiva jefatura de carrera. Al momento en el cual el estudiante graba la solicitud, ésta será enviada automáticamente al Aprobador de la Carrera, él evaluará esta solicitud de acuerdo a los antecedentes académicos que obran en su poder. Una vez finalizada esta revisión, el Sistema Edunet, envía un correo electrónico al Estudiante con la Carga Académica Definitiva que deberá cursar éste en el período académico. Cualquier diferencia que resulte de esta revisión que realiza el Aprobador de la Carrera, (asignaturas aprobadas o rechazadas) se podrá corregir directamente en la sede respectiva, con la jefatura de carrera. NOTA: En caso que el estudiante no pueda realizar su inscripción de asignaturas en forma on line, de acuerdo al procedimiento descrito anteriormente, debe enviar un correo electrónico o solicitar una entrevista con su jefatura de carrera y exponer que no ha logrado realizar su inscripción de asignaturas, de esta forma la jefatura de carrera procede a revisar los antecedentes académicos del estudiante e inscribe las asignaturas correspondientes al semestre académico en curso, en forma directa en el sistema, ingresando con su respectiva clave, todo esto en conjunto con el estudiante. En el caso que los problemas persistan o que la jefatura de carrera no esté ubicable en la sede, el estudiante completará el anexo de Inscripción de Asignaturas, el cual será entregado por la asistente respectiva a la jefatura de carrera a la brevedad, para que ésta continúe con el procedimiento de acuerdo a lo establecido Registros de Calidad. No aplica Inscripción de Asignaturas

51 Página 51 de Modificación y Retiro de Asignaturas Objetivo: Entregar apoyo a los Jefes de Carrera, Encargados Curriculares y a todas aquellas personas autorizadas por los Directores de Sedes para modificar y/o eliminar la Carga Académica de los estudiantes de la Sede Alcance: Se implementa un procedimiento, con la finalidad de modificar y/o retirar asignaturas que los estudiantes han inscrito Referencias: Manual de Calidad, cláusula 9.0 Norma ISO 9001:2008, cláusulas Responsabilidad: La responsabilidad de este procedimiento, recae directamente sobre Estudiantes, Jefes de Carrera y Encargados Curriculares Descripción de las Actividades Responsable Descripción de Actividades Estudiantes Los alumnos Vigentes en Situación de Estudiantes Regulares, matriculados en alguna carrera, que ha realizado inscripción de asignaturas, podrán realizar modificación de asignaturas inscritas o retiro de las mismas. Estudiantes, Pasos N.1: Jefes de El alumno deberá solicitar modificación o retiro de su carga académica en su respectiva Carrera y sede o carrera. Encargados Los Jefes de Carrera, Encargados Curriculares tendrán acceso a la aplicación de Curriculares. Modificación a las Cargas Académicas que está en la dirección: Una vez que hayan ingresado a esta dirección, se desplegará la pantalla de la figura N.1 Figura N.1

52 Página 52 de 127 Paso N.2 En esta pantalla usted deberá ingresar Usuario y Clave, y se desplegará la pantalla de la Figura N.2. En esta pantalla y en el campo Seleccione una Opción: deberá elegir la opción Modificación de Carga Académica tal como indica la figura N.3, y deberá cliquear Enviar Consulta. Figura N.2 Figura Nº 3 Paso N.3 Realizado lo anterior se desplegará la pantalla de Modificación a la Carga Académica, tal como lo indica la figura N.4

53 Página 53 de 127 Figura N.4 En esta pantalla usted deberá digitar el RUT del alumno y cliquear BUSCAR y se desplegarán los datos del alumno. En la parte superior de la pantalla se despliegan todos los antecedentes académicos de los alumnos. Además se mostrará el correo personal del alumno. Solicitamos verificar con el alumno si está correcto su correo, en caso contrario que entregue su actual correo para que usted lo ingrese pinchando ACTUALIZA MAIL ALUMNO. En la parte inferior de la pantalla se despliegan los cursos que inscribió y que fueron aprobados en el proceso anterior. Si desea Retirar una asignatura debe cliquear el tacho Basura, si desea ingresar asignaturas deberá cliquear AGREGAR ASIGNATURA y lo llevará a la pantalla que indica la figura N.5, ahí deberá seleccionar la asignatura, sección que corresponda y deberá cliquear AGREGAR. Es importante que todas las asignaturas que se están dictando y que los alumnos están inscribiendo deben ser programadas para el periodo académico correspondiente. Figura N.5