La Clave del Éxito es Información

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1 La Clave del Éxito es Información Nuevos Negocios - Estadísticas sticas Como Establecer y Usar un Sistema de Registro Financiero para su Finca 40% de los nuevos negocios fracasan en el primer año 80% habrán fracasado en un plazo de 5 años De los negocios que sobrevivan los primeros 5 años, el 80% fracasarán en un plazo de 10 años Risk Management Project - This project was made possible in part by grants from USDA/CSREES under Award Number and USDA/RMA under Award Number 07IE C Registros Financieros Necesarios Requisitos Mínimos Inventario de activos y pasivos Libro de transacciones de Ingresos y Egresos Copias de las formas de impuesto diligenciadas Expedientes de empleo Registros Financieros Necesarios Un "buen" sistema de registro financiero: Cumple con los requisitos mínimos y tiene además Hoja de Balance Declaración de Renta ajustada acumulada Declaración del Flujo de Caja Presupuestos de la Empresa Ésta información debe ser oportuna, exacta y completa! Mantenimiento del Registro Financiero Alternativas para el Mantenimiento de Registros Cheques cancelados Registros de Inversión Acuerdos de Crédito Recibos de compras grandes Contratos de Servicio y Garantías Declaraciones de Impuestos De 3 a 6 años 6 años Hasta que se ponga al día Hasta que el artículo es vendido Hasta que el artículo es vendido 6 años a partir de la fecha de declaración Con algunas excepciones, la ley no requiere ninguna clase específica de registros Usted puede elegir cualquier sistema de mantenimiento de registros que sea propicio para su negocio Debe por lo menos demostrar su declaración de renta por el año contable Mantenga un sistema individual y completo de los registros de cada negocio en que usted participe

2 Alternativas para el Mantenimiento de Registros El uso más importante del computador en la finca es para: Mantener Registros Financieros y ANALIZAR la información Alternativas para el Mantenimiento de Registros Expedientes automatizados Cada vez más asequible Especialmente útil para manipular información Balances de los movimientos de efectivo Balances de pérdidas y ganancias Gráficos Las Ventajas de tener Registros Sistematizados Alternativas para el Mantenimiento de Registros Inmediata disponibilidad de informes importantes Mejora la capacidad de planeación y de presupuesto Mejora la toma de decisiones para la compra de activos Determina y ayuda a eliminar iniciativas poco rentables Registros Manuales Conveniente para operaciones más pequeñas, menos complejas Libros de Registro de Cuentas de la Finca Bueno para los granjeros pequeños y granjeros de medio tiempo Proporciona un registro de toda la información básica Disponible a través de: Servicios de Extensión Cooperativos AG Prestamistas (USDA-FSA) Compañías de Administración de Fincas Balances Financieros Por Donde Empezar? Pregunte al Agente del Servicio de Extensión Cooperativo por: Presupuestos Agrícolas y Pecuarios Hojas de Balance Balance de Efectivo o Flujo de Caja Lista del Inventario de Maquinaria y Equipos Identifique sus necesidades Comprometase financieramente con lo que necesita Asigne tiempo

3 Antes de Comprar un Computador El computador solo opera el software Primero decida cual software necesita Luego compre el computador adecuado Como Evaluar sus Necesidades? Prepare una lista de sus necesidades Tiene usted varias compañías o empresas? Haga una lista con todas las cosas que usted crea que necesita Familiarizese con el Software De su lista de necesidades, desarrolle un cuestionario de vendedores potenciales Este completamente satisfecho con el software; no compre cosas que no necesita Las respuestas del vendedor son importantes Pruebe la versión comercial no una demostración Pruebe el Software Antes de Comprar Entre su información Diagrame su granja Establezca archivos separados para cada dueño Durante el período de prueba del Durante el período de prueba del Paso 1. Paso 2. Instale el Como accede al software? Paso 4. Entre un gasto que requiera múltiples categorías Paso 3. Entre el diagrama de su finca Paso 5. Entre una transacción de ingreso Paso 6. Adicione / borre del registro un nombre de un vendedor

4 Durante el período de prueba del Durante el período de prueba del Paso 7. Paso 8. Revise los balances de sus cuentas bancarias Busque su información financiera Paso 10. Paso 11. Use el flujo de caja Genere un balance de ingresos Paso 9. Produzca una hoja de balance Efectivo vs. Contabilidad Acumulada Efectivo vs. Contabilidad Acumulada Sistemas en Efectivo Registre los ingresos cuando el dinero este en su posesión Registre los costos cuando las mercancías y los servicios hayan sido pagados Sistemas de Contabilidad Acumulada Intente balancear los gastos con los ingresos generados Identifique ingresos y gastos en períodos de tiempo específico, sin tener en cuenta la fecha de recibo del efectivo o del pago de alguna obligación Preguntas para los Vendedores Desde hace cuanto tiempo esta usted escribiendo software para operaciones agrícolas? Tiene usted personal encargado de corregir errores, actualizar y generar nuevos s? Preguntas para los Vendedores Qué clase de ayuda ofrece usted? Asistencia las 24 horas del día Llamadas Gratis Seminarios Disponibilidad de ayuda por parte del distribuidor Asistencia en Línea a través de Internet

5 Preguntas para los Vendedores Qué Clase de Computador debería a comprar? Qué clase de documentación es proporcionada? Con qué clase de ayuda puedo contar para la instalación? Proporcionan información de contacto? La mayoría de las compañías de Software Agrícola escriben para el sistema operativo Windows Pregunte a la compañía de software Recuerde, elija el software antes de comprar el computador Que Clase de Computador debería comprar? (cont d) Qué Clase de Computador debería comprar?(cont (cont d) Un Sistema Pentium Típico tiene: Velocidad del Procesador 800 MHz Memoria RAM 128 MB SDRAM Disco Duro 30.0 Giga bites Tarjeta de Video 8 MB RAM SVGA Teclado de 104 teclas Un disco floppy de 3.5 Un sistema para copias de seguridad Zip Un Sistema Pentium Típico tiene: Una puerto paralelo y dos puertos seriales Un sistema operativo Windows Tarjeta de sonido, parlantes 52x CD ROM Un modem de alta velocidad de 56k Un monitor de 17 Un año de garantía Un computador portátil Productos de Software Comercialmente disponibles Productos de Software Comercialmente disponibles Quicken Fácil de usar Fácil de adquirir Barato Libros de Ayuda Rápida Contabilidad de doble entrada Manejo de la nómina de pagos Farmworks Puede integrar expedientes por lote o por toda la granja FINPACK Excelente herramienta para desarrollar un negocio Hojas de Balances Presupuestos Movimientos de efectivo (Flujo de Caja) Proporciona las medidas financieras más importantes

6 Que Hacer y Que no Hacer con los Registros de la Finca Que Hacer y Que no Hacer con los Registros de la Finca (cont d) No Haga: Esperar hasta el 2005 para hacer la contabilidad del 2004 Olvidará información importante Y, es gran molestia Actuar como que el mantenimiento de registros no es un trabajo IMPORTANTE Cambiar los valores de la hoja de balance Ignorar las tendencias de las hojas de balance Que Hacer: Lleve registros Responsabilice a alguien Preferiblemente a alguien que le guste hacerlo Proporcione las herramientas apropiadas Proporcione el espacio y el ambiente adecuado Contrate externamente si le toca porque el negocio es demasiado pesado para ti; no podrás s hacerlo tút solo. Exodo 18:18 Incluso el mejor violinista del mundo probablemente no pueda tocar el chelo. Peter F. Drucker Consultor de Empresas Cualidades de los Administradores Excepcionales Qué Hacer y Qué no Hacer con los Registros de la Finca Si tiene dudas, pida ayuda y dirección a alguien en que usted confíe. ABA 10 Consejos para nuevos granjeros Pueden determinar objetivamente y exactamente las fortalezas y las debilidades de la gente, incluyendo a ellos mismos. Danny Klinefelter Texas A&M University Que Hacer: Mantenga los registros actualizados Mantenga las cuentas comerciales y personales separadas Considere el llevar registros como una parte muy importante de su negocio

7 Gracias! Referencias de la Presentación Información de Contacto : Scott Stiles Economista de Extensión Oficina: Celular: sstiles@uaex.edu Este material ha sido traducido y actualizado por: Héctor Germán Rodríguez M.S. Agricultural Economics Research Specialist Universidad of Arkansas Department of Agricultural Economics and Agribusiness Envié sus preguntas o correcciones a: hrodrig@uark.edu Renuncia de Responsabilidad Este material se proporciona como una herramienta educativa. Ni la Universidad de Arkansas ni ninguno de sus empleados, hace garantía, expresa o implícita, asume responsabilidad legal, responsabilidad por la exactitud o la utilidad de cualquier información divulgada en este documento.