PROYECTO DE INVESTIGACIÓN APROBADO POR CONSEJO DIVISIONAL N-135 UAM-A CYAD PROCESOS Y TECNICAS DE REALIZACIÓN

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1 INFLUENCIA DE LAS VARIACIONES DEL TIEMPO DE EJECUCIÓN Y COBRO DE LAS OBRAS, EN LOS COSTOS INDIRECTOS DE LA PEQUEÑA EMPRESA CONSTRUCTORA EN LA CIUDAD DE MÉXICO PROYECTO DE INVESTIGACIÓN APROBADO POR CONSEJO DIVISIONAL N-135 UAM-A CYAD PROCESOS Y TECNICAS DE REALIZACIÓN Mtro. Alejandro Cervantes Abarca Diciembre 2013

2 PROYECTO DE INVESTIGACIÓN Influencia de las variaciones del tiempo de ejecución y cobro de las obras, en los costos indirectos de la pequeña empresa constructora en la Ciudad de México. APROBADO POR EL CONSEJO DIVISIONAL CON No. N-135 El día 31 de Marzo de 2004 en la sesión ordinaria del Vigésimo Noveno Consejo Divisional Perteneciente al Programa de Investigación P-009 Administración de la Construcción Del Grupo de Investigación ADMINISTRACIÓN PARA EL DISEÑO 5 CAPÍTULOS (1. Introducción, 2. Marco teórico, 3. Método, 4. Muestreo con interpretación de resultados, y 5. Ejemplo práctico) Bibliografía y Un Anexo Mtro. Alejandro Cervantes Abarca Departamento de Procesos y Técnicas de Realización de la División de Ciencias y Artes para el Diseño UAM-Atz. Diciembre

3 CAPITULO I INTRODUCCIÓN 1.1 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN. Para todos los profesionales de la construcción es conocido que los procesos recesivos que ha sufrido el país, prácticamente en todos los cambios sexenales desde 1976, a la fecha, han puesto en riesgo o llevado a la quiebra a un gran número de micro y pequeñas empresas constructoras. Actualmente gran parte de los constructores han considerado esto, como que es únicamente la falta de trabajo lo que amenaza la estabilidad financiera y la permanencia de estas empresas. Sin embargo las estadísticas nos indican que un gran número de las micro y pequeñas empresas han fracasado, a pesar de que manejaban volúmenes de obra suficientes para asegurar su estabilidad. Por otra parte, el proceso recesivo afecta a todos, y al observar que han hecho las grandes constructoras, se da uno cuenta que una medida importante que han tomado ha sido la de reducir sus costos de operación. Además tienen la ventaja por la cantidad y tamaño de los contratos que manejan, de poderse hacer más compactas para luego volverse a expandir según lo requieran sus volúmenes de obra, sin mucho perjuicio para su estructura empresarial. Así, al hacer una retrospectiva de los 30 años que tengo como arquitecto constructor, revisé las oportunidades de mi quehacer profesional, y saque por conclusión, que en las obras de construcción en que he participado directa o indirectamente y que suma un número considerable (alrededor de 50), tan sólo un 10% se realizo y/o cobro de acuerdo a los tiempos planeados y programados 2

4 Conociendo que los costos indirectos de obra se analizan y cuantifican de acuerdo a un tiempo predeterminado de contrato, el realizar la obra en un mayor tiempo significa mayores gastos en salarios al personal administrativo y directivo, así como mayores gastos de operación. Todo esto en perjuicio de las utilidades de la empresa. Del mismo modo el no poder cobrar los trabajos de acuerdo a lo programado, siempre pondrá a la empresa en apuros económicos y a incumplir con sus compromisos financieros, lo cual provocara atrasos en los tiempos programados y volvemos al punto anterior en un círculo vicioso. Con un sondeo, entrevistando a profesionales de la industria de la construcción, sobre las experiencias y padecimientos mas frecuentes cuando la empresa se encuentra en dificultades financieras, se detectaron como constantes los siguientes problemas: En la relación contratista-cliente: El cliente modifica varias veces el proyecto durante la construcción, en su geometría con ampliaciones y reducciones y en sus especificaciones con cambios en los materiales de recubrimiento, o en texturas, colores, etc. Provocando atrasos en algunos trabajos, suspensiones parciales. Entonces es común escuchar: suspendieron temporalmente los trabajos, no se ha podido iniciar un X trabajo o el nos pararon porque va ha haber cambios en el proyecto. Así mismo encontramos como constantes cuando la empresa tiene problemas financieros: el cliente no nos han pagado refiriéndose al cobro de una o varias estimaciones, nos hemos atrasado por falta de dinero, no se ha podido cobrar X trabajos o materiales refiriéndose a que tienen detenida la estimación por parte de la supervisión de algunos trabajos realizados. Todo esto lo repercuten a la empresa sub-contratista: Apóyenme, Ustedes síganle, luego nos ponemos a mano o De momento párenle 3

5 También es frecuente padecer con los proveedores: no nos han surtido, nos llega la próxima semana, tan pronto nos llegue se lo mando Del mismo modo, se detectaron diversos problemas a la hora de realizar los trámites para la obtención de las licencias y permisos. De igual forma, muchas empresas han sufrido la urgencia de entregar un trabajo o una obra en un tiempo extraordinariamente corto, fuera del programa original. Ejemplo: Se tiene que inaugurar tal día por razones políticas. Lo que los obliga al pago de tiempo extra, a trabajar el turno nocturno, llevar comida a la obra, ofrecer compensaciones especiales, vacaciones al terminar los trabajos, etcétera. Razón por la cual, para cumplir en tiempo, se tienen que realizar compras de urgencia no programadas, que los proveedores no siempre pueden surtir, teniendo que comprar sin los descuentos previstos o a un mayor costo. A la vez, los subcontratistas por realizar los trabajos en un menor tiempo, incrementan los costos o hay que recompensarlos de alguna forma. Estos gastos no siempre o no todos se pueden trasladar a los clientes, pasando a incrementar los costos de operación de la empresa. Otro problema frecuente, sobre todo para la pequeña empresa constructora que se dedica a alguna especialidad de la construcción, como: acabados, instalaciones, pisos, plafones, cancelería, etc. es que no se les da tramo para trabajar, tienen que estar dependiendo del avance de otros trabajos y cuando entran a trabajar, casi siempre existe algo que estorba y que hay que mover para después regresarlo, o dejar esa zona para después, con las consecuentes perdidas de tiempo y calidad, además del sobre costo que ello implica. Igualmente en épocas de auge en la construcción se tienen problemas con el suministro de los materiales, como: cemento, varilla, tabique, suministro de concreto premezclado, etc. Las grandes constructoras tienen acaparado el mercado, además del frecuente exceso de confianza o la falta de previsión en 4

6 la elaboración de requisiciones de materiales, haciéndolas tardíamente y/o falta de seguimiento para su adquisición o su entrega en la obra. Entonces escuchamos el; nos hemos atrasado por falta de X material, producto, equipo, etcétera. Otro padecimiento común, son los cambios climáticos, en muchas ocasiones extremosos e imprevisibles, ya que las excavaciones, cimentación, colado de elementos estructurales y gran parte de la obra se realiza al intemperie, expuestos a la lluvia, granizo, heladas, polvaredas, frío, calor, etcétera. Así mismo, se detectaron quejas acerca de la composición y capacidad de carga del terreno, en el que a pesar de haber realizado muestreos, con base en calas o estudios de mecánica de suelos, su estratificación muchas veces depara sorpresas en su composición, estabilidad, dureza, rocas, minas, capacidad de carga, etcétera. Estas variaciones contra el tiempo de ejecución y cobro que se había planeado y programado, repercuten en desviaciones al programa de obra, desviaciones al programa financiero, falta de liquides de parte de la empresa, tener que suspender temporalmente algunos o todos los trabajos, con las consecuencias del caso, o tener que financiar la obra, con el consecuente costo para la empresa. 5

7 1.1.1 Esquema del Problema de Investigación. PROYECTO EJECUTIVO Especificaciones, Normas Regulaciones Tramites, licencia Programa de obra Flujo de efectivo CLIENTE OBRA Condiciones geoclimáticas Cambios al proyecto y especificaciones Presupuesto Proveedores Pago de estimaciones CONTRATO Costo de operación Tiempo real de ejecución y cobro UTILIDAD Cuadro 1 6

8 1.2 JUSTIFICACIÓN Económica. La etapa económica más importante de un proyecto de construcción, es la materialización física, ya que es aquí donde se hacen las mayores inversiones. La intención en el desarrollo del diseño y la construcción de las obras, tiene un eminente enfoque de negocios, donde las partes, conforme con sus contratos, buscaran los mejores acuerdos económicos. 1 La construcción es una etapa dentro del ciclo de vida de los proyectos, que requiere: planeación; comprensión plena de planos, del diseño conceptual básico, de detalles, de sistemas constructivos y de las especificaciones; para poder presupuestar, y programar en condiciones competitivas y con baja probabilidad de riesgo. En su ejecución se busca fundamentalmente cumplir con los objetivos de calidad, tiempo y costo preestablecidos. Sin embargo con todo lo planteado, surge una inquietud al hacernos los siguientes cuestionamientos: Con que frecuencia el cliente realiza cambios o modificaciones al proyecto? En que porcentaje de obras los cobros de las estimaciones y finiquitos se realizan de acuerdo a lo planeado y programado? Con que frecuencia las dependencias de gobierno afectan a las obras?, por la exagerada normatividad y la tardanza en otorgar licencias y/o permisos. Que tan frecuentemente, se dan condiciones geo-climáticas imprevisibles que afecten el desarrollo de los procesos de construcción y/o los rendimientos? En cuantos casos se ha tenido problemas o atrasos, debidos al mal suministro de materiales por parte de los proveedores, o a la mala calidad del producto? Qué porcentaje de obras de construcción se realiza en el tiempo programado? De cuanto tiempo promedio son estas desviaciones? Se ha hecho un análisis y una evaluación, que de una amplia explicación de cuáles son sus causas y efectos? 1 Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, p:21 7

9 Cómo afectan estas desviaciones del tiempo de ejecución y cobro de los trabajos, a los costos de operación de las empresas y en consecuencia, a las utilidades? Siendo que las utilidades están dentro de los objetivos principales de toda empresa y de ellas depende su éxito y permanencia, y éstas se encuentran ligadas y dependientes de los costos de operación, se considera de vital importancia para toda empresa constructora, (sobre todo para las micro y pequeñas empresas, por ser más vulnerables y menos flexibles) el conocer cómo son efectuadas Social. Con este trabajo se busca mejorar las probabilidades de éxito y permanencia de las micro y pequeñas empresas constructoras, mejorando su eficiencia en el control y la administración de costos y tiempo de ejecución de las obras. Con lo cual, siendo la construcción una de las principales industrias en nuestro país, su éxito y permanencia son garantía de empleos directos seguros, de personal profesional en los mandos altos y medios, y de personal obrero, donde la mayor parte procede del campo o de zonas marginadas, es decir de estratos educativos bajos, así como generadora de empleos indirectos dado la cantidad y variedad de artículos, materiales y equipos que en la construcción se emplean. 1.3 ALCANCES. Esta investigación se enmarca dentro del ámbito de la Administración de la Construcción, pero por cuestiones de tiempo y para fines de certidumbre, centraremos nuestro estudio en las empresas constructoras que la Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción denomina como micro y pequeñas, es decir, aquellas empresas que tienen ventas anuales comprendidas entre $ 1, y $ 20, 014, Además por ser las más vulnerables, ya que 2 Clasificación de constructoras por la CMIC al año

10 estas cuentan con escasos recursos para mantener su operación y de esta forma contribuir al fortalecimiento de este sector. Los estudios se circunscriben por cuestiones de tiempo y costo, a la Ciudad de México, por ser la que concentra mayor número de empresas en nuestro país. 1.4 OBJETIVOS Objetivo general: Analizar y determinar como afectan las desviaciones de tiempo de ejecución y cobro de las obras, a los costos de operación y a las utilidades de la Pequeña Empresa Constructora Objetivos específicos: A) Analizar los procesos y técnicas empleados en la determinación de los costos y tiempo de ejecución de las obras. B) Definir y analizar los factores de costo y tiempo de ejecución de los proyectos de construcción. C) Analizar los costos de operación de las empresas constructoras. D) Diseñar y realizar una encuesta para detectar y analizar las causas más frecuentes de desviación de costo y tiempo de ejecución de las obras. E) Análisis y evaluación de los datos obtenidos, para determinar la distribución de frecuencias, realizar histogramas, obtener la moda y la media de las desviaciones a los tiempos de ejecución y cobro de las obras y su influencia en los costos de operación de las empresas. F) Determinar medidas preventivas y/o correctivas para ser utilizadas a la hora de presupuestar, programar y contratar una obra o durante su ejecución, que le permitan a cualquier constructor que las aplique disminuir los riesgos, y optimizar sus utilidades. 9

11 CAPITULO II MARCO TEORICO 2.1 GENERALIDADES Para proyectar una administración de gastos exitosos, que garantice la rentabilidad de los proyectos de construcción y por lo tanto la rentabilidad sostenida de la empresa, es necesario utilizar la planeación y el control presupuestal. La evaluación, la aprobación y el manejo interno de los costos de operación, es un indicador relevante de las políticas y estilos de administración de las empresas y de sus obras. La amplia utilidad de los presupuestos y programas de construcción, como herramientas de administración, control de costos y de tiempo de inversiones financieras, permiten lograr beneficios respecto a cada proyecto u obra de construcción y por lo tanto la rentabilidad de las empresas constructoras. Se entiende por rentabilidad a la ganancia esperada de acuerdo a los riesgos inherentes al tipo de obra de que se trate, en un entorno económico que satisfaga a los factores de la empresa, capital y trabajo. En términos generales se entiende por costos todas las erogaciones en que se incurre para la adquisición de materiales, equipos, herramientas, pago de salarios, etc., es decir el pago de todos los bienes y servicios, con el objetivo de que se generen ingresos en un futuro, que los absorban. 10

12 Se puede decir, que los esfuerzos que representan los costos y gastos, generan en un periodo determinado unos logros o ingresos, que determinan el tramo de eficiencia y que es la utilidad o resultado del periodo, o de la obra. Con base a lo anterior en este capitulo, analizaremos los procesos, técnicas y herramientas que es preciso tener en cuenta para el desarrollo de proyectos de construcción, como: la planeación, el proyecto ejecutivo, los programas de obra, los presupuestos, la administración de costos, los contratos, la computación, licencias y permisos. Así mismo, la industria de la construcción, es de las actividades empresariales que manejan menores márgenes de utilidad, por lo que se requiere darle una particular atención a los factores de costo y tiempo de realización de los proyectos de construcción. Estos los analizaremos desde el punto de vista de su posible participación como causa de desviación en un proyecto de construcción, que es el tema que nos ocupa. 2.2 PROCESOS Y TÉCNICAS DETERMINANTES DE COSTO- TIEMPO LA PLANEACIÓN La planeación es el examen integral, metódico y objetivo de todas las operaciones necesarias para la realización del proyecto de construcción, con el fin de promover la eficiencia y la eficacia en la ejecución y administración de todo el proceso, por medio de la fijación de objetivos, políticas, procedimientos, sistemas, y controles, así como la organización de recursos humanos, materiales y financieros. Teniendo en cuenta que para cada proyecto que se pretenda realizar es necesario elaborar una previsión detallada del proceso de construcción, que auxilie a la coordinación, supervisión, dirección, y control de la obra, la planeación debe considerar la naturaleza intrínseca de cada proyecto, sea obra civil o edificación considerando que son proyectos finitos con un tiempo 11

13 determinado de inicio y terminación, ubicados en un sitio especifico con condiciones particulares, lo cual determina sus características más importantes. Para que se le asigne el nuevo termino de calidad a un proyecto, es necesario que en materia de su programa de necesidades, tiempo de ejecución y cumplimiento de la partida presupuestal de inversión, optimice las especificaciones del diseño y el proceso de construcción, para obtener calidad en sus trabajos, tiempos predeterminados y costos preestablecidos. Esto solo se logra cuando se conjugan la planeación, la programación y la presupuestación de los proyectos. 3 En esta etapa se han de fijar los objetivos, las políticas, los métodos y técnicas así como sus controles que servirán posteriormente para cada una de las operaciones de la obra. Estas políticas expresaran las metas de cada actividad. Posteriormente se determinarán los procedimientos a seguir para cada una de nuestras actividades. En esta determinación deberemos consultar a los técnicos de cada una de las ramas o funciones a ejecutar y controlar en la obra. Estos procedimientos deberán estar perfectamente unificados y coordinados. La planeación, en la implementación de controles de obra tiene gran importancia, ya que en esta etapa es donde decidimos qué es lo que vamos a hacer, después de haber pasado la etapa de lo que podría hacerse (previsión). De las decisiones que tomemos, dependerá la eficiencia de nuestros controles. Cuando existe una pobre planeación, gran parte de esta culpa la tiene el cliente que solo quiere pagar los trabajos que son palpables, sin percatarse que una buena planeación le ahorrara gastos y tiempo, y que un proyecto de construcción completo se compone de una serie de estudios, perfectamente estructurados y coordinados los cuales conforman El Proyecto ejecutivo 3 Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: 18 12

14 Un proyecto bien planeado es aquel que tiene una buena evaluación y asignación de tiempos en su programa, con su correspondencia económica en el presupuesto. Sí la ejecución de la obra tiene retrasos, sólo podrá cumplirse con los tiempos programados asignando un mayor numero de recursos humanos y de equipos. Obviamente como éstos no estuvieron presupuestados es imposible conservar el mismo importe EL PROYECTO EJECUTIVO Como complemento al conjunto de planos que componen y describen gráficamente con todo detalle la idea generadora del diseñador, están varios estudios y documentos que ayudarán a definir los límites, alcances y responsabilidades del trabajo y serán parte del marco legal del contrato entre la parte promotora y la ejecutora de la obra, y usualmente son los siguientes: 4 Ø Relación de los planos del proyecto Ø Especificaciones generales de construcción Ø Normas Ø Programas de obra. Ø Presupuesto Ø Materiales que el cliente proporciona al contratista Ø Materiales que se emplearán en la obra En este trabajo se tratara de manera especial, a los programas de obra y al presupuesto por su incidencia en el tema que nos ocupa. Relación de los planos del proyecto. Se refiere a la lista detallada de planos que el proyectista entrega a la terminación del proyecto y que el contratista recibe para iniciar la obra. Especificaciones generales de construcción. Son las que definen los materiales, procedimientos de ejecución, pruebas, tolerancias y normas y las 4 Poo R. Aurora. / Residencia de obras, Tomo I/ Procesos, CyAD, UAM- A/ México, 1991/ Cáp. II, El proyecto ejecutivo/ Pág

15 formas de medición y pago de cada una de las partidas de la obra. Usualmente son elaboradas por el proyectista. Normas. Son reglas que fijan las condiciones de elaboración de un producto, de ejecución de un procedimiento constructivo o de funcionamiento durante la operación y uso de un equipo y las pruebas a las que deben someterse para cumplir con estándares de calidad, dimensiones, resistencia, ínter cambiabilidad, ahorro de energía, etc. Establecidos por instituciones oficiales o institutos de investigación y a las que debe sujetarse la construcción de las obras contratadas. Como ejemplo tenemos las normas emitidas por algunas instituciones como: SEDUE CFE IMSS DGN IMCyC Secretaría de Desarrollo Urbano y Ecología Comisión Federal de Electricidad Instituto Mexicano del Seguro Social Dirección General de Normas Instituto Mexicano del Cemento y Concreto Materiales que la parte contratante proporciona al contratista. Cuando la parte contratante proporciona algunos materiales. Materiales que se utilizarán en la obra. Es el listado de materiales incluyendo sus precios; complementa al programa de recursos materiales LOS PROGRAMAS DE OBRA. Son el conjunto de instrucciones para ejecutar la construcción en un orden establecido de actividades sucesivas y simultaneas con objeto de lograr la optimización del tiempo y los materiales que la obra tendrá asignados, previendo medidas de ajuste y corrección de los posibles desequilibrios y estará formada por los siguientes programas: 14

16 Programa de tiempo. Su objetivo es el control del tiempo de ejecución de la obra y puede ser con el método de la Ruta Crítica o alguno similar que establezca etapas de avance en períodos preestablecidos de tiempo. Programa de Recursos Materiales. Cuantifica las necesidades de materiales en el transcurso de la construcción generando un programa de suministros que determina los materiales necesarios y sus volúmenes en las diferentes etapas de la obra, así como la anticipación necesaria de los pedidos previendo el lapso de tiempo que requieren los distintos proveedores para surtirlo. Programa de Erogaciones. Establece los recursos económicos necesarios para la ejecución de la obra, referidos a los periodos de tiempo marcados en el programa de Ruta Crítica con objeto de que la parte ejecutora de la obra disponga de ellos con la anticipación debida para el desarrollo fluido de la obra. Calendario de Obra. Elaborado normalmente como un diagrama de barras, complementa los programas anteriores señalando fechas de inicio y terminación de la obra y de sus etapas parciales, a diferencia del programa de tiempos, no valora secuencias entre ellas, que puedan causar retrasos en los trabajos. La programación consiste en formular una herramienta gráfica, tabulada, escrita o dibujada, que permita conocer tanto la duración total del proyecto, como las diversas actividades que lo componen y, de ser posible, la secuencia de cada una de ellas. La ley de obra pública señala que un programa de obra indicará fechas previstas de iniciación y terminación en todas sus fases, considerando las acciones previas para su inicio y las características ambientales, climáticas y geográficas de la región donde deba realizarse. 5 La programación de fechas, o cronológicas, desempeña un papel principal en la ingeniería de costos. Para obtener un programa confiable, debe dividirse al proyecto en sus actividades constituyentes. Luego se estiman las duraciones 5 Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: 99 15

17 de las actividades y se ordenan sus secuencias tecnológicas para que formen una red a partir de la cual se obtiene el programa. 6 Se tienen disponibles varios métodos para construir una red, incluyendo el método de la ruta crítica (CPM), el método de diagramación de precedencias, y la técnica de revisión y evaluación de programas (PERT). Sin embargo el método que más extensamente se usa en la industria de la construcción, es el método de la ruta crítica, por sus bondades y concreción. 7 Una ruta crítica permite durante la ejecución del proyecto, hacer una revisión sistemática de las situaciones que en cada momento vayan surgiendo, de tal forma que puedan tomarse las providencias necesarias como consecuencia de la incertidumbre en la planeación original, así como facilitar la reevaluación de futuras dudas, y tomar las medidas de mejora necesarias durante el proceso de la construcción, para aquellas operaciones que requieran corrección o aceleración. 8 La ruta critica se puede simplificar en gráficas de barras, para hacerlas visualmente comprensibles para todo el personal y que sirvan de guía para la ejecución de los trabajos, con tiempos y fechas determinadas. Con la ruta critica o su grafica de barras se puede comparar en cualquier fecha de corte, el avance programado con el avance físico, el cual se medirá en días y podrá expresarse en porcentaje. El cumplimiento se debe revisar contra las actividades críticas y/o para las más atrasadas. El avance programado de gastos debe ser comparado en la fecha de corte, con la evaluación económica que se haga de todos los trabajos ejecutados y otros gastos como los anticipos y suministros. Este determina el avance financiero y se mide en dinero. 6 Ahuja Hira N., Walsh Michael A / Ingeniería de costos y Administración de proyectos/ Alfa omega / México, 1989 /Cap. 3, Pág Antill, J. Y Woodhead R./ Método de la ruta critica/ Limusa/ México, 1986/ Pág Antill, J. Y Woodhead R./ Método de la ruta critica/ Limusa/ México, 1986/ Pág

18 El profesional responsable de registrar y controlar el avance de los tiempos de un proyecto, en la obra, deberá manejar la ruta critica aprobada con un mayor detalle de información, a fin de que le permita detectar los atrasos de las actividades preliminares de los eventos críticos, y así poder ejercer un control preventivo o incrementar sus recursos de tal manera, que facilite el cabal cumplimiento de los tiempos parciales programados. 9 Un problema frecuente por lo que no se cumplen los programas de obra, es querer avanzar sin concluir cada trabajo o etapa. Cuando iniciamos una obra existe mucho frente por atacar y cada vez que se termina una actividad los detalles de acabado y las pruebas de funcionamiento se aplazan, pensando que la puesta en marcha esta muy lejana. Al final se acumulan todos los pendientes provocando retraso a la fecha de entrega. De igual modo, finalizar los trabajos iniciados en la obra siempre es tarea difícil, es frecuente dar por terminados los trabajos sin hacerles pruebas, o existe algún pretexto para no concluirlos. En la etapa final es cuando se aprecian las imprecisiones de la geometría, las deficientes calidades en los trabajos, los vicios ocultos. Así, para dar solución a todo esto y poder entregar la obra, se llevara un tiempo fuera de programa, con los consecuentes costos y sus penas convencionales, que provocaran dificultades de cobranza al cliente y/o perdidas al constructor. El constructor debe tomar en cuenta en su programación, los tiempos necesarios para hacer las pruebas de instalaciones y para los componentes funcionales de un proyecto, como los equipos de bombeo, hidroneumáticos, sistemas de elevadores etc. Igualmente, en los presupuestos se debe considerar los costos necesarios para realizar estas pruebas y considerar todos los recursos necesarios para la puesta en operación del proyecto. Una buena programación requiere de un proyecto completo y una buena cuantificación de la obra. Esta deberá consignar por cada partida de obra por 9 Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.:

19 ejecutar y por cada periodo, la asignación de recursos y los flujos de caja; precisar la forma de medir y las fechas de inicio y terminación de cada partida. El método de la ruta crítica es una herramienta valiosa cuando existen proyectos ejecutivos con sistemas de construcción definidos, porque proporcionan amplia información para controlar no sólo los tiempos del proyecto y de la obra, sino sus recursos e indirectamente la calidad. Una ruta critica correctamente elaborada, es en esencia un modelo matemático lógico del proyecto, basado en el tiempo óptimo para cada elemento de trabajo, con el cual se obtiene el uso más económico de los recursos disponibles (mano de obra, equipo, financiamiento, etc.). Debe ser, por tanto ajustada a los problemas individuales de cada proyecto en particular, y tan detallado como se quiera para adaptarlo a los pronósticos y azares. Evaluar en tiempo todos estos riesgos para incluirlos en el programa, representa ampliar los períodos significativamente y estar fuera de los términos de un concurso. Por lo tanto, el constructor deberá estimar e incluir a su juicio, en su presupuesto, el posible costo de los recursos adicionales para que, en caso de presentarse estos eventos, pueda resolverlos satisfactoriamente y entregar la obra a tiempo EL PRESUPUESTO. Presupuesto de construcción, es la proposición del contratista al contratante, citando cantidades, términos y condiciones bajo las cuales se podrá formalizar el contrato. Es el documento técnico contable de la estimación anticipada de los volúmenes de obra y de sus costos. Se divide en dos partes: a) Relación de conceptos de obra (o catálogo de partidas) y números generadores (cantidades de obra estimada). 10 Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.:

20 b) Análisis detallado de todos y cada uno de los precios unitarios que incluyen: cargos directos, cargos indirectos, utilidad y los costos de las obligaciones que marque el contrato. También están adicionados los siguientes estudios: 11 Ø Cálculo detallado de salarios y prestaciones. Ø Desglose del porcentaje de indirectos, utilidad y cargos adicionales. Ø Costos de los materiales que intervienen en los precios unitarios. Ø Análisis del costo horario de maquinaria y equipo. Ø Programa de utilización del personal encargado de la dirección, supervisión y administración de los trabajos. El presupuesto al igual que cualquier noticia o dato dado con antelación, es una de las tareas más arduas del trabajo de un proyecto de construcción, cualquier precaución que se tome para llegar a un resultado feliz es poco, de ahí la importancia de seguir ciertas reglas fundamentales de cómo realizar un presupuesto y como recoger todos los datos de las distintas clases de trabajo que entran en la construcción. 12 Para pronosticar los costos de nuevos proyectos, debemos tomar en cuenta los recursos destinados en los costos históricos, haciendo las adecuaciones necesarias para acercarse lo más posible a las condiciones del nuevo proyecto. Esto es, un costo predeterminado debe ser el mejor intento de cálculo para que su valor se acerque a una futura realidad, y un costo es exacto, solo cuando se ha ejecutado su gasto. Así los presupuestos se integran con costos predeterminados que aspiran a ser realidad. 13 Para una buena estimación de costos, es recomendable que, el analista de costos conozca y maneje las técnicas de cuantificación de obra, análisis de 11 Poo R. Aurora. / Residencia de obras, Tomo I/ Procesos, CyAD, UAM- A/ México, 1991/ Cáp. II, El proyecto ejecutivo/ Pág Álvarez M. Félix/ Presupuestos para la construcción/ CEAC/ Barcelona 1987 Pág Castillo Tufino, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: 29 19

21 precios, integración de costos, índices, parámetros de cantidades, recursos unitarios, programación de obra, asignación de recursos, etc. De acuerdo con las normas publicas que se utilizan en diferentes entidades para la licitación y administración de las obras, con las restringidas técnicas de enseñanza y la costumbre de muchos años, nunca aparecen en el cálculo de los costos de una obra los costos fijos y los costos variables. 14 Son costos fijos en un presupuesto, el gasto de instalar las bodegas, las oficinas y las obras provisionales de protección de los predios; y si se determina el plazo de ejecución, también serán costos fijos los sueldos técnicos y administrativos. Los costos variables son entre otros, los salarios del personal técnico y administrativo, cuando no se ha determinado su incidencia en las partidas y en los plazos del proyecto. El costo por el pago de indemnización a los trabajadores que se accidenten en la obra o por daños a la obra o a terceros, es un costo variable. Una vez determinados los precios unitarios, los analistas de costos dedican gran parte de su tiempo a la preparación de números generadores de obra y de ahí pasan a la integración del presupuesto, con lo que prácticamente, pasan inadvertidas las actividades de control de costos. Por eso no es raro que, en caso de que exista la partida para el control de costos en el presupuesto de una obra, se cancele pensando que así empiezan a controlarse y reducirse los costos. 15 Para precisar el costo histórico de una partida presupuestal, se requiere que el costo esté registrado fielmente; es decir, en forma incuestionable, con los aciertos y los errores acaecidos durante la realización de dicha partida. El registro del costo histórico requiere de fechas, plaza, proyecto y localización en cuanto a niveles y áreas, magnitud y especificaciones generales de trabajo, 14 Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: 33 20

22 y, en la medida de lo posible habrá que asentar la información sobre los recursos empleados. Castillo Tufiño nos dice, el presupuesto es un resumen en el que es fácil hacer operaciones equivocadas, distorsionando los valores que se obtuvieron con tanto cuidado para las partes del presupuesto. En los consolidados hay omisiones de conceptos, repeticiones de costos, traslapes de cuentas y otras fallas más que no son fáciles de revisar con procedimientos rutinarios, por lo que se recomienda diseñar otras herramientas para detectar estos errores. 16 La inexperiencia crea desviaciones de costo y de programación. La inexperiencia del analista en el manejo de riesgos, fomenta, por un lado, a tomar medidas extremas de precaución que aumenten sustancialmente las propuestas, por otro lado, a desestimar u omitir conceptos que harán que se quede corto en los costos o tiempos estimados. En el primer caso se pueden perder los concursos por estar fuera de los de competencia, en el segundo caso, invariablemente producirá errores en su contra con valores fuera de mercado, que de alguna manera tendrá que pagar. Se gana corriendo riesgos no cometiendo errores. El mejor sistema de analizar los costos es basándose en los costos históricos, obteniendo estadísticas, clasificándolos y actualizándolos para que puedan utilizarse mejor en aplicaciones futuras. En la medida en que esta información contenga referencias sobre especificaciones del proyecto, fechas, plazas, tamaños y dificultades de ejecución, entre otras, el analista podrá pronosticar mejor sus costos. Los costos históricos son resultado de los aciertos y/o errores, una vez que se ha realizado el trabajo. Un buen analista de costos, deberá tener un variado instrumental para estimar bien los costos conforme a la información disponible del proyecto y con los 16 Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: 37 21

23 fines que pretenda alcanzar. Los volúmenes de obra, los sistemas constructivos seleccionados, las especificaciones de construcción, el área geográfica, el clima y la programación de la obra definen los costos de construcción. Siempre existirán riesgos por suspensión o demora en el trabajo, por mal tiempo, por escasees o atraso en la entrega de materiales, de equipo o de mano de obra, por omisiones o modificaciones al proyecto, por conflictos patronales o por accidentes. Evaluar todos los riesgos e incluirlos, representa elevar significativamente la propuesta. Lo recomendable es asignar un porcentaje del monto de la obra a estas contingencias o imprevistos. Para integrar un estimado de costo, hay que solucionar la problemática de incluir todas las actividades directas e indirectas, la cuantía de ellas, su correcta evaluación y los riesgos existentes, por lo cual el importe del costo estimado no debe quedar corto ni excedido, pero siempre será peor dar un costo y quedarse escaso en su valoración LA ADMINISTRACIÓN DE COSTOS. Para ser eficaz, la administración de costos descansa sobre tres áreas de la ingeniería. La primera es el control del costo, y para ayudar a esta función, la segunda y la tercera, son la contabilidad de costos y los pronósticos de flujo de caja o de efectivo. 17 Los criterios principales de un sistema de control de costos son: 18 (1) Debe proporcionar un marco de trabajo de referencia en contra del cual supervisar los costos comprometidos. (2) Se debe suministrar a un centro de retroalimentación que advierta cuando los gastos comprometidos se aproximan a los costos límite. 17 Ahuja H. y Walsh M. / Ingeniería de costos y Admón de proyectos/ Alfa omega / México, 1989 /Cap. V, Administración del costo, Pág Ahuja H. y Walsh M. / Ingeniería de costos y Admón. de proyectos/ Alfa omega / México, 1989 /Cap. V, Administración del costo, Pág

24 (3) Debe permitir establecer una acción de remedio, para corregir los sobre costos en una etapa temprana, antes de que sea demasiado tarde para hacer algo acerca de ellos. Control de costos durante la construcción. Las cuentas de costos ayudan a la gerencia a determinar si el trabajo se realiza dentro del costo planeado. Sin embargo, el trabajo sólo puede desempeñarse si se tienen fondos disponibles para pagar durante toda la vida del proyecto. El flujo de los fondos dentro y fuera de una compañía generado por sus diversos proyectos, determina el éxito o fracaso. A la diferencia entre el costo final pronosticado y el costo estimado, o el costo real a la fecha y el valor de la obra se le llama variación. Cualquier variación que se note debe analizarse y determinar su causa de manera que pueda tomarse la acción correctiva apropiada. La retención sobre pagos vencidos también debe considerarse en los pronósticos del flujo de efectivo, ya que esto demorará los ingresos de efectivo que de otra manera estarían disponibles para una empresa en una etapa temprana. El pronóstico de flujo de efectivo también proporciona un indicador que le permite a la gerencia decidir si acepta o no nueva obra. 19 Ahuja y Walsh nos indican que las variaciones del costo final pronosticado obtenido del estimado pueden ser causadas por cambios en la magnitud de la obra, situaciones no previstas, y fluctuaciones en la tasa de inflación. Estas variaciones son padecimientos comunes en la industria de la construcción en México Ahuja H. y Walsh M. / Ing. de costos y admón. de proyectos/ Alfa omega / México, 1989 /Cap. V, Admón de proyectos, Pág Ahuja H. y Walsh M. / Ing. de costos y admón. de proyectos/ Alfa omega / México, 1989 /Cap. V, Admón de proyectos, Pág

25 Así mismo nos dice que; El primer tipo pertenece al presupuesto del costo base; El segundo a la reserva para contingencias y el tercero a la reserva por incrementos. Y aclara que, el último tipo no es controlable por la administración, excepto por medio de la reprogramación y aceleración de las actividades del proyecto. Obviamente la reprogramación y aceleración de las actividades tienen un costo. Cabe aclarar que en México estas, reserva para contingencias y reserva por incrementos, donde supuestamente se pueden absorber o amortizar las variaciones del costo final pronosticado, no son aceptadas por los clientes. Razón por la cual, mientras no se cambie la mentalidad y se entiendan sus beneficios, no serán operables por las empresas constructoras en nuestro país LOS CONTRATOS Son un valioso instrumento para el acuerdo de voluntades libres; lo realizan por lo menos 2 personas, pueden ser verbales o escritos, formales o informales. Obviamente, el documento escrito es el instrumento de prueba. Contrato: Parte o convenio entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas. Aquel por el cual una persona se obliga a ejecutar una obra o prestar un servicio a otro mediante cierto precio. 21 En México los contratos están reglamentados y normados por el Código Civil, y para sancionarlos y regularlos esta la Procuraduría General del consumidor. Como la obra pública ha sido relevante en la construcción de México, sus leyes han influido notablemente en los estilos de contratar en el país, destacando la contratación a precios unitarios, la cual seguramente se elaboró cuando no se tenían proyectos completos y existía la urgencia de iniciar la construcción Real Academia Española/ Diccionario de la lengua Española/ Espasa-Calpe/ Madrid 1981/ Tomo II, Pág Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: 76 24

26 En derecho, un contrato a precios unitarios, de hecho, es un artificio de negociación que arremete la naturaleza del contrato bajo una visión equivocada de simplificar las cosas. Son producto de proyectos incompletos. Es importante señalar que el Código Civil mexicano maneja exclusivamente los contratos a precio alzado y los contratos por administración. Sí el alcance y la precisión de la calidad de las obras, los tiempos parciales y totales de ejecución, y la forma de pago de los trabajos acordados entre el propietario y el constructor no fueron precisos o en alguna medida se asientan de otra manera en el contrato, las partes estarán contrayendo compromisos monetarios que se podrán revertir contra las economías de las partes y/o el monto final de la obra. En ocasiones, por prisas en la propuesta se olvidan los anexos. 23 Las obras por administración no son más baratas para el cliente. Algunos clientes prefieren tener control sobre las adquisiciones y pagar directamente los salarios y a los subcontratistas, pensando que obtendrán ahorros importantes por los descuentos en las compras, y por la productividad del trabajador. Al final, el monto al que se llega resulta casi siempre más elevado que las ilusorias cuentas originalmente planteadas. El precio alzado. Un contrato a precio alzado es aquel en que los participantes aceptan, por una cantidad monetaria única, el llevar a cabo la construcción de un proyecto ejecutivo. Razón por la cual, mientras el cliente no modifique el proyecto en dimensiones, calidades y tiempos de construcción, la empresa contratista no podrá a su vez, modificar el monto del contrato. El oferente de un concurso formal a precio alzado, obligatoriamente deberá reducir los costos de su propuesta, a fin de que el monto sea bajo y por lo tanto competitivo. Una manera de reducir el monto es, bajando los riesgos. Cuando las partes de un contrato no detectan errores existentes en los presupuestos, respecto de los precios, las cantidades de obra o el alcance de 23 Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: 77 25

27 los trabajos, su solución tendrá que ser negociada en la propia obra, con todas las circunstancias adversas consecuentes, porque desde luego se superan las partidas presupuéstales, los pagos se retrasan y se afecta la economía de las empresas constructoras. 24 Por lo regular este tipo de empresas trabaja por administración y como incursión esporádica tratan de meterse en licitación pública pero casi siempre con trágicos resultados. Actualmente, como resultado de la globalización de la economía y de la búsqueda de proyectos viables, se requiere celebrar contratos que permitan al inversionista tener una mayor seguridad de las cifras que destine a sus proyectos. Esto ha implicado perfeccionar los tipos de contratos existentes y elaborar otros que incluyan responsabilidades en el alcance del proyecto y en términos de calidad, tiempo y costo. 25 Sí las obras se ejecutan con contratos imperfectos en sus cláusulas, sin planos concluidos, con presupuestos parciales y sí el dinero de la obra esta en juego en cada concepto que se construya, todo el proceso de ejecución es una permanente discusión. El lenguaje de las obras es el dinero, dígase lo que se diga, siempre se discute por dinero. 26 Es importante a aclarar que existe un marco normativo en materia de obra publica para el gobierno federal y para el distrito federal con importantes variables; la ley de obra publica federal es la ley de adquisiciones de obra publica y la normatividad del distrito federal tiene contratos de obra publica y contratos de adquisiciones independientes. Jiménez Trejo nos afirma, el grupo formado por micro y pequeñas empresas constructoras, es el más vulnerable cuando trabajan contratos de obra pública, ya que difícilmente están eficientemente estructurados. Su organización y sistemas administrativos deja mucho que desear y casi siempre tienen como 24 Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: 21 26

28 resultados, perdidas importantes que en muchas ocasiones las hacen quebrar, porque ni tienen los contactos adecuados para agilizar los cobros ni tienen el capital suficiente para poder aguantar tiempos de espera largos que son muy frecuentes en este tipo de contratos. 27 Nota: Es muy frecuente que el proyecto venga incompleto. Es indispensable para realizar los presupuestos y programas, así como para elaborar contratos apegados al proyecto, que en las entrevistas primarias se aclare cualquier falta de datos. Se incluyen en este estudio, las cláusulas de un modelo de contrato de obra pública para el Distrito Federal. En él, se hace patente que las dependencias de gobierno protegen al máximo todos sus intereses, anticipándose e incluyendo todas las cláusulas y exigiendo las garantías, que los amparen en todo aquello que les pueda afectar al contratar los proyectos de construcción. Aunque incluyen algunas cláusulas que protegen al contratista, se nota que estas son las menos y que el contrato es unilateral, siendo notorio que no existe igualdad en los términos, y que El contratista que acepte y firme estas cláusulas, tendrá que hacer gala de toda su experiencia, habilidades, y contactos para salir bien librado ante tales contratos. Modelo de un contrato de obra Publica (Ver Anexo 1) LA COMPUTADORA COMO HERRAMIENTA El uso de la computación y los programas, son una herramienta maravillosa de uso universal y de aplicaciones infinitas. Esta en toda actividad que requiera información rápida y oportuna, orden y exactitud, quien no la maneja hoy en día, estará rallando en la nueva definición de analfabeto. Actualmente encontramos en el mercado programas de software para prácticamente todo tipo de actividad profesional o de negocios, y la 27 Jiménez T. Joaquín / Administración para el diseño, Anuario 2002/ Cap. 4 Contrato de obra publica/ Ed. Procesos CyAD UAM- A / México, 2002 / Pág

29 construcción no es la excepción, disponemos programas para el diseño, calculo estructural, elaboración de especificaciones, la programación en sus diversas facetas, los presupuestos y sus análisis de costos, etc. Así mismo a través de los servicios de Internet podemos localizar prácticamente todo tipo de información o servicio. Por la gran variedad de proyectos de construcción, por su inmenso número de actividades, por los diversos sistemas constructivos y por las condiciones particulares de cada obra, el software de costos debe ser permanentemente modificado en la parte correspondiente a sus recursos unitarios. Por lo tanto, sí el mejor software se alimenta con datos equivocados de costos por no haber hecho las correcciones correspondientes, la computadora los aceptará. No debe creerse que la máquina hará sola las correcciones necesarias para dar resultados correctos. 28 Con el uso de la computadora, sí bien, se obtiene información rápida y oportuna, con orden y exactitud, hay que tener cuidado de no perder la sensibilidad de la meta que nos hemos propuesto, al quedar encasillados por la forma rígida y formatos definidos de los programas. Por otro lado no debemos confundir a los buenos capturistas de software, con un buen programador de obra, analista de costos o estructurista, el que se maneje bien un programa de costos, de programación, o cálculo de estructuras, no los hace expertos en el tema LICENCIAS Y PERMISOS. Para la realización de todo proyecto de construcción es necesario obtener las licencias y permisos que el reglamento de construcciones de cada entidad nos indique, así como las autorizaciones necesarias de otras dependencias del Gobierno en los términos de las leyes respectivas. 28 Castillo Tufiño, Jorge L. / La vida diaria de los costos/ IMCyC / México, Pág.: 38 28

30 Los documentos necesarios más comunes para iniciar toda obra son los siguientes: Licencia de Construcción. Otorgada por el Gobierno D.F. en la Delegación correspondiente, o la licencia municipal y estatal, en su caso se anexará la licencia de urbanización. 2. Licencia o constancia de uso del suelo (Igual que la anterior) 3. Licencia Sanitaria o Servicios de Salud Pública del Estado. 4. Alineamiento. 5. Número oficial que le corresponde al predio. 6. Permiso de conexión de agua y drenaje. Incluyendo sus recibos de pago y la constancia de que existen dichos servicios en la zona. 7. Visto bueno del proyecto de instalación de gas. 8. Visto bueno del proyecto de instalación eléctrica. 9. Visto bueno del proyecto de instalación de ductos telefónicos de La Cía. Telefónica. 10. Autorizaciones necesarias.- Departamento del Distrito Federal, Ingeniería de transito, Bomberos, INAH, etc. 11. Otros especiales según el tipo de obra. Los tiempos que las dependencias se toman para hacer las revisiones y otorgar los permisos son demasiado extensos y la burocracia los hace todavía más tardados, siempre están esperando la clásica compensación (mordida) para agilizar los trámites. El Ing. Jorge Videgaray Verdad, Presidente de la Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción nos dice; Nos preocupa el efecto de una normatividad más dirigida a la regulación que a la promoción. Leyes y reglamentos que fomentan el burocratismo, entorpecen la actividad productiva y, en ocasiones, favorecen la corrupción. 29 Poo R. Aurora. / Residencia de obras, Tomo I/ Procesos, CyAD, UAM- A/ México, 1991/ Cáp. II, El proyecto ejecutivo/ Pág