GOBIERNO REGIONAL DE CAJAMARCA DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIÓN UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL HUALGAYOC - BAMBAMARCA OFICINA DE PATRIMONIO

Transcripción

1 DIRECTIVA N DRE-CAJ/UGEL-H-BCA/AGA-PAT INVENTARIO FISICO GENERAL DE BIENES MUEBLES EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS DEL ÁMBITO DE LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL HUALGAYOC BAMBAMARCA I. FINALIDAD Establecer los lineamientos y procedimientos técnico-administrativos que permitan a la UGEL Hualgayoc - Bambamarca realizar y/o verificar la realización del Inventario Físico de Bienes muebles e inmuebles asignados a las instituciones educativas públicas, con el fin de verificar su existencia real, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan. II. OBJETIVOS Lograr que el proceso de Inventario Físico General de Bienes Muebles, se ejecute adoptando criterios uniformes en aplicación a los principios de racionalidad y funcionalidad concordantes con las normas establecidas y que están orientadas a: Comprobar la existencia física del bien. Constatar físicamente el estado de conservación, ubicación, cantidad, condición de utilización, seguridad y los usuarios responsables de los bienes asignados en uso. Realizar una eficaz administración de los bienes en uso y bienes improductivos. Comparar los saldos obtenidos del inventario Físico producto de la verificación, con la información registrada en la Oficina de Contabilidad. Sustentar y actualizar los registros contables y patrimoniales. Conciliar con el inventario anterior. Conciliar los saldos de Inventario Físico Valorados de Bienes Muebles con el Balance General. Sanear los Bienes sobrantes y faltantes y que deben ser regularizados. Disponer con información que garantice la consistencia y confiabilidad de los datos consignados en las Cuentas del Activo, Cuentas de Orden y Almacenes, contenidos en los Estados Financieros. Unidad de Control Patrimonial 1

2 III. BASE LEGAL GOBIERNO REGIONAL DE CAJAMARCA Constitución Política del Perú. Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Decreto Supremo Nº Vivienda, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y posteriores modificatorias. Resolución de la Superintendencia de Bienes Nacionales N /SBN Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y Directiva que norma su aplicación. Resolución Nº Ley Nº General del Sistema Nacional de Contabilidad. Directiva /SBN Que regula los Procedimientos para la gestión adecuada de los bienes muebles estatales calificados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos - RAEE Resolución Nº /SBN que aprueba la Directiva Nº /SBN, denominada: "Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles del Estado" IV. ALCANCE La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio por la Comisión de Inventario de todas las Instituciones Educativas Públicas del ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local Hualgayoc Bambamarca. Su incumplimiento genera responsabilidad directa administrativa. V. DE LOS ÓRGANOS RESPONSABLES El Patrimonio Mobiliario del Estado, está constituido por aquellos bienes que de acuerdo al Código Civil y las leyes establecidas, son adquiridos por cualquier fuente de financiamiento bajo las diversas formas y modalidades, llámese por compra, donación, transferencia, legado por acto de saneamiento, por permuta o por cualquier otra causal; y que se encuentran descritos en el Catálogo de Bienes Muebles de la Superintendencia de Bienes Nacionales o que sin estarlo sean susceptibles de ser incorporados al patrimonio Institucional. A. De la Administración La Oficina de Administración de la UGEL Hualgayoc Bambamarca es el órgano responsable del correcto registro y disposición de los bienes muebles asignados a las instituciones educativas públicas y en la sede administrativa, teniendo por funciones: Unidad de Control Patrimonial 2

3 La supervisión, registro, control, cautela y fiscalización del patrimonio mobiliario de la entidad, así como proporcionar los documentos y las instrucciones técnicas y normas necesarias para el cumplimiento de dichos fines Remitir bajo responsabilidad a la Superintendencia de Bienes Nacionales la información correspondiente de los inventarios físicos, de acuerdo con las disposiciones técnico-normativas emitidas por esta entidad y las que por ley se dicten. Asimismo todas las instituciones públicas deberán brindar las facilidades necesarias para la comprobación o verificación de los datos remitidos. Precisar las instrucciones, plazos mecanismos, instrumentos y responsabilidades, para el levantamiento del inventario físico del patrimonio mobiliario. Designar y presidir la comisión de inventario en la sede administrativa, elaborar los respectivos informes finales dando cuenta de los bienes sobrantes y faltantes. Supervisar y aprobar la coordinación entre sus diferentes dependencias para un eficaz control patrimonial. Aprobar y supervisar el Alta, la Baja y los actos de adquisición, administración y disposición del patrimonio de la entidad. Designar a la comisión investigadora, cuando corresponda para que determine responsabilidad en los casos de bienes muebles destruidos, siniestrados, perdidos, robados o hurtados. B. De la oficina de Patrimonio En cumplimiento al D.S VIVIENDA que aprueba el Reglamento de la Ley 29151; se implementó a oficina de Patrimonio, la misma que tendrá por función: Identificar y codificar los bienes patrimoniales adquiridos, de acuerdo a su naturaleza, asignándoles el respectivo valor monetario. Constituir el registro de los bienes muebles, en el cual se inscribirá todo su patrimonio mobiliario Mantener en custodia el archivo de los documentos fuentes que sustentan el ingreso, baja y transferencia de los bienes, con la finalidad de elaborar los correspondientes estados que servirán como elementos de información simplificada del patrimonio. Valorizar mediante tasación, los bienes patrimoniales que carecen de la respectiva documentación sustentatoria de su valor, así como aquellos que van a ser dados de baja, subastados, donados o transferidos (Art. 6 Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado) Unidad de Control Patrimonial 3

4 Actualizar el valor de tasación de los bienes muebles que forman parte del patrimonio mobiliario de la entidad, para los trámites de disposición de los mismos y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes sobre la materia Integrar la Comisión de Inventario y coordinar la elaboración del inventario físico del patrimonio mobiliario de la entidad, para proporcionar la información requerida por los distintos organismos del Estado. Tramitar ante la Administración el Alta, Baja y Venta de bienes de la entidad, las solicitudes de baja de los bienes muebles, en los casos descritos en el Artículo 37 del Reglamento Realizar las demás funciones propias de la oficina y las que se le asigne para el cumplimiento de metas y objetivos institucionales. C. De la Responsabilidad de los bienes asignados Cada trabajador cualquiera sea su nivel jerárquico o laboral es el único responsable del bien asignado a su cuidado, conservación, etc., en consecuencia, cada uno de los trabajadores, deberá tomar real conciencia de tal circunstancia y adoptar las providencias del caso, para evitar pérdidas, sustracción deterioro, etc., que luego podría ser considerado como descuido o negligencia e imputársele la responsabilidad Administrativa disciplinaria a que hubiera lugar, tendente a la recuperación y/o reposición de los mismos. D. De las Comisión Especiales. Para establecer el grado de responsabilidad o no de la persona involucrada en la pérdida, sustracción, destrucción o avería del bien asignado, así como establecer la reparación o reposición del bien que pudieran producirse por tales actos, la administración de la UGEL Hualgayoc Bambamarca solicitará a la Alta Dirección de la UGEL la conformación de la Comisión Investigadora y/o Comisión permanente de procesos administrativos disciplinarios para docentes y la Comisión Investigadora de bienes muebles faltantes. E. Del Acervo Documentario Es responsabilidad de la UGEL Hualgayoc - Bambamarca a través de la oficina de Logística y Patrimonio mantener el archivo de la documentación (Factura, Boleta de Venta, Pedido Comprobante de Salida, Resolución de Adjudicación, Resolución de Transferencia, Acta de Entrega Recepción, Acta de Transferencia, otros) en el que se refleje la procedencia u origen de los bienes con que cuenta la entidad. Unidad de Control Patrimonial 4

5 VI. DEL INVENTARIO La toma de inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes con los que cuenta la entidad a una determinada fecha comprendiendo la relación detallada de las características y valorizada de los bienes 6.1. Bienes Susceptibles de ser Inventariados. Son objeto de inventario los bienes que tengan las siguientes características: Sean de propiedad de la entidad Tengan una vida útil mayor a un año Sean pasibles de mantenimiento y/o reparación Clasifiquen como activo fijo o bien no depreciable Sean tangibles Sean pasibles de algún acto de disposición final Los que se encuentren descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles Estatales Bienes no Inventariables No son materia de inventario físico general. Los accesorios, herramientas y repuestos. Los fabricados en material de vidrio y/o cerámica para ensayo, instrumental de laboratorio, a excepción de los descritos en el CNBME. Los intangibles (marcas, títulos, valores, licencias y software) Los bienes culturales, obras de arte, cuadernos, revistas y textos de trabajo. Los materiales desmontables o armables (carpas, tabladillos, tribunas) Los animales menores (conejos, cuyes, pavos, patos, etc.) Los adquiridos con el fin de ser entregados a terceros de forma inmediata en cumplimiento de sus fines institucionales Comisión de Inventario Las instituciones educativas públicas que cuentan con el servicio educativo de Jornada Escolar Completa y las que cuentan con personal disponible y realizan funciones administrativas; la Comisión de Inventario estará conformada como mínimo por los siguientes representantes. Unidad de Control Patrimonial 5

6 a) Administración (Presidente) b) Tesorería o quien haga sus veces (Integrante) c) Responsables de almacenes y personal administrativo (facilitadores) d) Responsables de Apoyo Tecnológico (facilitador) e) Representante de APAFA (Veedor) f) Otros que la dirección de la Institución estime por conveniente. Las instituciones educativas públicas que no cuentan con los servicios del ítem anterior; la Comisión de Inventario estará conformada como mínimo por los siguientes representantes. a) Director de la Institución Educativa (Presidente) a) Docente de la Institución Educativa (Integrante) b) Representante de APAFA (Veedor) c) Otros que la dirección de la Institución estime por conveniente. Las Instituciones educativas públicas Unidocentes lo presidirá el director de la Institución y conformará su comité con integrantes de APAFA Funciones de la Comisión de Inventario Realizar la toma de inventario de la institución educativa Elaborar un cronograma de actividades que determine el tiempo que demandará la realización del inventario. Comunicar a toda la comunidad educativa de la fecha de inicio de la toma de inventario. Conformar equipos de trabajo (opcional) Llevar a cabo el inventario a barrer o en forma selectiva. Colocar etiquetas, o marcación con lapicero indeleble para identificación del bien. Elaborar y suscribir: Acta de Inicio de toma de inventario (Anexo 01), Acta de fin de inventario (Anexo 02), Informe Final de Inventario (Anexo 03). Remitir a la Unidad de Control Patrimonial el Inventario Físico y El informe Final de Inventario en original y copia debidamente sellado y firmado. Unidad de Control Patrimonial 6

7 6.5. Instrumentos de trabajo para realizar el inventario La Comisión de Inventario Físico General de Bienes Muebles, utilizarán los materiales e instrumentos necesarios como: Inventario Físico del Año Anterior Normas emitidas por la Dirección de la Institución, Ugel y Ministerio de Educación Catálogos, winchas, tableros, cámara fotográfica resaltadores, correctores, calibradores, metros, etc, que le permitan certificar las medidas, denominaciones, códigos, etc, de cada uno de los bienes que se esté verificando Computadora Impresora, otros 6.6. Verificación del Inventario Físico General La verificación Física comprende a todos los Bienes Patrimoniales existentes en la institución asignadas en uso a la fecha, a excepción de los terrenos, edificaciones e Infraestructura Pública, que no se encuentre debidamente saneada su situación legal, Técnica y Contable en este caso, la acción técnica correspondiente lo asumirá la Unidad de Control Patrimonial. Estado de conservación: N=Nuevo, B=Bueno, R=Regular, M=Malo Y=Chatarra, X=RAEE, según corresponda. Características: Marca, modelo, tipo, color, dimensiones, serie. Ubicación: Se consignará la ubicación del bien. Asignación: Se consignara el nombre del responsable del bien asignado. Los bienes de uso común se asignará al responsable de la oficina o al representante de la institución. Del Control del Equipo Auxiliar Los bienes patrimoniales que por su naturaleza y características propias, etc., sean consideradas como equipo auxiliar, (Herramientas de uso personal) y que figuran en los respectivos cargos personales por Asignación de Bienes en Uso serán controlados extracontablemente por el responsable de la institución educativa. Unidad de Control Patrimonial 7

8 6.7. Etiquetado Para la colocación de las etiquetas de identificación y/o inscripción con lapicero indeleble se debe tener en cuenta lo siguiente: Mobiliario: Vista de frente, en el perfil derecho, parte superior; en caso de muebles adheridos a la pared que impidan su visualización, en el frente o cara interna del mueble donde sea fácil su ubicación y lectura; las sillas, sillones o similares en la parte inferior del tablero del asiento. Equipos: alrededor de la placa del fabricante en donde sea posible ubicarlo, en caso de equipos pequeños y computadoras portátiles en el compartimento de la batería. Semovientes: Aretes. En el caso de constatar bienes en proceso de reparación y/o internados la comisión de inventario sustentará con el cargo de salida y será considerado dentro del ambiente al cual fue asignado Conciliación Patrimonio - Contable La comisión de inventario efectuará el trabajo de gabinete para realizar el cruce de información obtenida del inventario realizado con el inventario anterior para determinar los bienes faltantes y sobrantes y las valorizaciones respectivas Informe Final de Inventario Concluida la conciliación de resultados patrimonio-contable, la comisión de inventario deberá el Informe Final de Inventario suscrito por todos sus integrantes de conformidad con el formato contenido en el Anexo N Procesamiento de Información Concluida con la obtención de datos la comisión de inventario deberá elaborar y presentar a la Unidad de Control Patrimonial de la UGEL Hualgayoc Bambamarca la información del Inventario Físico, dicho expediente deberá contener: - Resolución de conformación de conformación de inventario - Acta de Inicio de toma de Inventario - Acta de Finalización de toma de inventario. - Formatos de inventario - Informe final de inventario Unidad de Control Patrimonial 8

9 VII. DE LAS DIFERENCIAS DE INVENTARIO FÍSICO La Comisión emitirá el Informe Final de Inventario con la relación de bienes muebles faltantes y sobrantes; la Unidad de Control Patrimonial realizará la verificación de la información a fin de establecer y determinar la conformidad o la existencia de sobrantes y/o faltantes de bienes. Si en el proceso de verificación se establecen bienes sobrantes y/o faltantes y se comprueba que su origen y/o ausencia legal es desconocido, éstos deberán ingresar o excluirse del patrimonio de la institución que los mantiene en custodia física y/o dentro de su inventario patrimonial, de acuerdo a lo establecido en la segunda Disposición Transitoria del Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado aprobado mediante la Resolución N SBN. En caso de comprobarse bienes faltantes por pérdida, robo, sustracción, destrucción total o parcial, la Unidad de Control Patrimonial, organizará un expediente administrativo que contenga las investigaciones realizadas por la comisión encargada (debe incluir copia certificada de la denuncia policial respectiva) y en caso de bienes faltantes por negligencia, tramitará los antecedentes correspondientes a la Oficina de Personal, a efectos que se promueva el procedimiento correspondiente para determinar la responsabilidad pecuniaria y administrativa según sea el caso. VIII. DE LA INCORPORACION AL PATRIMONIO MOBILIARIO Contando con el reporte de diferencias de Inventario Físico de Bienes Muebles, la Unidad de Control Patrimonial realizará la incorporación al patrimonio mobiliario todos aquellos bienes descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, sea cual fuera el origen de su adquisición: donaciones, transferencias u otros actos similares, así como los que hayan sido objeto de recuperación o reposición serán incorporados al patrimonio de la institución en mérito de la Resolución que aprobó el mandato o a través de la Resolución de Alta que será expedida de conformidad con el procedimiento descrito para dicho fin. Para efectuar este proceso se considerará como Alta de bienes por sobrantes al Inventario debiendo realizar la respectiva acta de saneamiento descritas en el ANEXO N 04. Unidad de Control Patrimonial 9

10 IX. DE LA CONCILIACIÓN FÍSICO CONTABLE Una vez concluida la verificación física la Comisión de Inventario, la Unidad de Control Patrimonial y la Oficina de Contabilidad harán un cruce general de todo los bienes considerados como sobrantes y faltantes, con el objeto de determinar y elaborar en definitiva la relación general, para los fines a que hubiera lugar. La Unidad de Control Patrimonial y la Oficina de Contabilidad efectuarán la Conciliación Física - Contable de la información obtenida en el inventario físico realizado en las instituciones educativas, para lo cual la Oficina de Contabilidad deberá proporcionar la información detallada de todas las adquisiciones, valores actualizados, depreciaciones, cuenta contable, fecha de ingreso, entre otros CLASIFICACIÓN Y VALUACIÓN La Unidad de Control patrimonial, procederá a la evaluación de los bienes, su clasificación por divisionaria y conciliación de los registros de control patrimonial con los registros contables, estableciendo los faltantes y sobrantes en unidades físicas y términos monetarios. De acuerdo al importe monetario que por cada bien figure en los documentos fuente, así como de la evaluación de sus características se procederá a determinar si los bienes existentes pertenecen a las Cuentas del Activo Fijo o a las Cuentas de Orden, y dentro de estos rubros, a la cuenta principal, divisionaria y subdivisionaria, establecida en el respectivo Plan contable. Para la determinación de un bien como activo fijo se regirá de acuerdo a las normas de contabilidad Criterio de valuación de los bienes del activo fijo, método y porcentajes de depreciación y amortización de los bienes del activo fijo e infraestructura pública X. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS PRIMERA.- Los bienes muebles dados de baja quedarán bajo la responsabilidad y custodia de la Oficina General de Administración o la que haga sus veces en la entidad pública. No serán objeto de inventario ni podrán ser utilizados para las actividades que realiza la entidad pública. Unidad de Control Patrimonial 10

11 SEGUNDA.- La Regularización Contable de los Bienes sobrantes y/o faltantes como resultado del inventario, se efectuará en el ejercicio siguiente, siendo competencia por función de la Unidad de Control Patrimonial y Contabilidad de la UGEL Hualgayoc Bambamarca TERCERA,- No puede realizarse ninguna acción de baja o disposición de bienes patrimoniales sin que exista un acto administrativo que lo autorice con Resolución Directoral emitido por la Unidad de Gestión Educativa Local Hualgayoc Bambamarca. XI. FORMATOS ANEXO N 01: Acta de Inicio de Toma de Inventario ANEXO N 02: Acta de Finalización de Toma de Inventario ANEXO N 03: Informe Final de Inventario ANEXO N 04: Acta de Saneamiento ANEXO N 05: Formato de inventario de bienes - Maquinaria y Equipo ANEXO N 06: Formato de inventario de bienes - Mobiliario y Enseres ANEXO N 07: Formato de inventario de bienes - Biblioteca ANEXO N 08: Formato de inventario de bienes - Semovientes ANEXO N 09: Formato de inventario de bienes - Inmuebles XII. DISPOSICIONES FINALES Los casos no previstos en la presente directiva se sujetarán a lo establecido en el D.S VIVIENDA; y demás disposiciones emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales El Inventario Físico General para el presente año 2015, se considerará como fecha de cierre la clausura del año escolar considerándose como un caso excepcional al 31 de diciembre del MAC/DUGELH-B EVT/AGA JPSC/P Unidad de Control Patrimonial 11

12 ANEXO N 01 ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO En las instalaciones de la Institución Educativa., ubicada en., del distrito de, provincia de Hualgayoc y departamento de Cajamarca, siendo las horas del día de de 2015 se reunieron los siguientes integrantes de la comisión de inventario 2015, designados mediante Resolución Directoral N (Presidente) (Integrante) (Integrante) Existiendo el quórum reglamentario, el Presidente da por válidamente instalada la Comisión de Inventario y luego de deliberar toman los siguientes acuerdos: No existiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura a los acuerdos se levanta la sesión, siendo las. horas del mismo día, procediendo los participantes a suscribir la presente acta en señal de conformidad.. ANEXO N 02.. ACTA DE FINALIZACION DE TOMA DE INVENTARIO En las instalaciones de la Institución Educativa., ubicada en., del distrito de, provincia de Hualgayoc y departamento de Cajamarca, siendo las horas del día de de 2015, se da por concluida la realización del inventario físico con las siguientes observaciones ocurridas y/o encontradas durante la ejecución de la verificación física El análisis completo de las observaciones encontradas se detalla en el Informe Final de Inventario Se procede a suscribir la presente acta en señal de conformidad.... Unidad de Control Patrimonial 12

13 I. ANTECEDENTES ANEXO N 03 FORMATO DE INFORME FINAL DE INVENTARIO Exponer la revisión de los inventarios anteriores II. BASE LEGAL D.S. N VIVIENDA, Reglamento de la Ley 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales Resolución de SBN N /SBN, Que aprueba el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. Directiva Nº /SBN, denominada: "Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles del Estado" Otras no señaladas. III. IV. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Formación de equipos de trabajo (condiciones, personal que elaboran el inventario); Toma de inventario (fase de campo, levantamiento de información); Trabajo de gabinete (digitación); Resultados obtenidos (bienes en préstamo, perdidos, faltantes, etc.); Información contable (valor neto de los bienes); Valorización de bienes (con valores simbólicos) ; Cuadro de resumen (contraste con inventario anterior); Otras actividades no señaladas ANALISIS DE RESULTADOS Relación de bienes prestados por otras instituciones. Relación de bienes faltantes (Registrar los bienes perdidos, robados, hurtados, etc.) Relación de bienes sobrantes Relación de bienes dados de baja y en custodia Relación de bienes propuestos para ser dados baja Presidente Integrante Unidad de Control Patrimonial 13

14 ANEXO N 04 FORMATO DE ACTA DE SANEAMIENTO En las instalaciones de la Unidad de Gestión Educativa Local Hualgayoc Bambamarca, ubicada en el Jr. Pencaspampa S/N del distrito de Bambamarca, provincia de Hualgayoc y departamento de Cajamarca, siendo las. horas del día. de.. del 20, reunidos el director y la comisión de inventario de la Institución Educativa y el responsable de la Unidad de Control Patrimonial designado mediante Resolución Directoral N.. En el presente procedimiento de saneamiento y luego de haber constatado que se han realizado las publicaciones correspondientes de acuerdo a los establecido en el literal c) del numeral 2 de la Primera Disposición Transitoria de la Directiva Nº /SBN, denominada: "Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles del Estado"; y que no se ha presentado oposición alguna; se declara en ABANDONO los bienes detallados en el listados adjunto y se recomienda a la oficina de Administración emita la resolución administrativa aprobando el SANEAMIENTO de los mismos; así como su alta al patrimonio institucional Responsable de la UCP Integrante de la UCP Usuario del bien Unidad de Control Patrimonial 14