Manual de Procedimientos Administrativos de Patrimonio

Transcripción

1 Manual de Procedimientos Administrativos de Patrimonio Los bienes que deben inventariarse a los fines de incorporarlos al Patrimonio de la UNC son: Bienes de uso Libros Certificados de obra El estado del bien puede ser: Activo: bienes en uso que forman parte del patrimonio de la UNC. Desuso: bienes que han dejado de tener utilidad para el fin que fueron adquiridos. Baja: bienes que han dejado de formar parte del patrimonio de la UNC. Rezago: bienes cuya utilización resulte imposible o no convenga económicamente. Los motivos por los cuales se puede solicitar la baja de un bien son: Rezago: se solicita la baja de bienes porque la utilización de los mismos resulta imposible o no conviene económicamente. Desuso: se solicita la baja de bienes porque han dejado de tener utilidad para el fin que fueron adquiridos. Transferencia sin cargo: se solicita la baja porque se transfiere la propiedad del bien a una institución que no forma parte de la UNC. Robo: se solicita la baja en caso de robo del bien. El robo consiste en apoderarse ilegalmente de una cosa mueble con fuerza en las cosas o con intimidación o violencia en las personas. Hurto: se solicita la baja en caso de hurto del bien. El hurto consiste en apoderarse ilegalmente de una cosa mueble. Destrucción: se solicita la baja en caso de destrucción del bien.. A) Alta de Bienes Inventariables que Ingresan por Sigeco Consiste en dar de alta bienes que provienen de operaciones que se registran en Sigeco. Cargar en Sigeco los bienes que se deben incorporar al patrimonio. Generar el expediente de rendición de egresos conteniendo: los comprobantes originales o, en su defecto, copia de los mismos que contengan la leyenda es copia fiel del original firmada por autoridad del área económica. las fichas patrimoniales que emite el sistema. mesa de entradas, con nota de elevación. Recibidas las fichas de alta y los stickers con números de inventario, de la Dirección de Patrimonio de la SPGI, el encargado de patrimonio debe colocar estos últimos a cada uno de los bienes.

2 Tareas de la Dirección de Patrimonio y Rendición de Cuentas - SPGI: Incorporar los bienes en el Sistema Diaguita-Módulo Patrimonio, generar la ficha de alta de bienes patrimoniales e imprimir los stickers con los números de inventario. Posteriormente envía la información a las dependencias por sobre-unc. Aclaración: Cuando se adquieren bienes patrimoniales con fondos provenientes de subsidios de la SECyT o de programas de la Secretaría de Políticas Universitarias, el gasto de los mismos debe imputarse en inciso 4 al momento de registrar la operación en el Sigeco. B) Alta de Bienes Inventariables que Ingresan por el Sistema Pilagá Consiste en dar de alta bienes que provienen de operaciones que se registran en el sistema Pilagá. Cargar en Pilagá los bienes que se deben incorporar al patrimonio. Las persona que liquida los gastos en el sistema Pilagá debe entregar mensualmente al departamento de patrimonio de su dependencia el listado de comprobantes por inciso (pestaña Rendición de Cuentas) con lo imputado en inciso 2 y 4, acompañado de copia de los comprobantes de los bienes inventariables. El encargado de patrimonio es el responsable de controlar que la imputación presupuestaria sea correcta y debe informar al área económico financiera, en caso de error de imputación para que efectúe la adecuación de la orden de pago. El encargado de patrimonio, debe autorizar en el sistema Diaguita Módulo Patrimonio la solicitud de alta de los bienes patrimoniales, generada por la interfaz Pilagá Diaguita y enviar, a través de sobre-unc, nota electrónica o expediente, a la Dirección de Patrimonio de la SPGI la siguiente documentación: 1) solicitud de alta de bienes patrimoniales que emite el sistema autorizada. 2) copia de la factura de los bienes a inventariar. Recibidas las fichas de alta y los stickers con números de inventario, de la Dirección de Patrimonio de la SPGI, el encargado de patrimonio debe colocar estos últimos a cada uno de los bienes. Aclaración: hasta que se implemente la interfaz Pilagá Diaguita, el encargado de patrimonio deberá generar la solicitud de alta de bienes patrimoniales en el sistema. Tareas de la Dirección de Patrimonio y Rendición de Cuentas - SPGI: Incorporar los bienes en el Sistema Diaguita-Módulo Patrimonio, generar la ficha de alta de bienes patrimoniales e imprimir los stickers con los números de inventario. Posteriormente envía la información a las dependencias por sobre-unc. Controlar periódicamente que las imputaciones presupuestarias sean correctas y que todo lo imputado en inciso 4 haya sido dado de alta en el sistema Diaguita. En caso de detectar errores de imputación, comunicar al departamento de patrimonio de la dependencia para que informe al área económico financiera.

3 Aclaración: la Dirección de Patrimonio de la SPGI aprueba el alta de bienes patrimoniales cuyas facturas pertenezcan a ordenes de pago autorizadas y pagadas. Cuando se adquieren bienes patrimoniales con fondos provenientes de subsidios de la SECyT o de programas de la Secretaría de Políticas Universitarias, debe imputarse el gasto de los mismos en inciso 4 al momento de registrar la operación en el sistema Pilagá. C) Donación de Bienes Inventariables Se refiere a bienes que recibe la UNC y que no provienen de operaciones que se registran en el Sistema Pilagá ni en Sigeco. Dar de alta los bienes donados en el Sistema Diaguita Módulo Patrimonio, completando todos los campos, en especial aquellos referidos al número de expediente y al número de resolución por la cual se acepta la donación. Nota de elevación solicitando el alta de los bienes. Comprobantes que certifiquen el origen de los bienes firmados por autoridad del área económica. Solicitud de alta patrimonial que emite el sistema. Resolución Decanal aceptando la donación de los bienes, si el valor de los mismos no supera los $ (para el cálculo de este monto se debe tener en cuenta el valor estimado de mercado). mesa de entradas. Recibidas las fichas de alta y los stickers con números de inventario, de la Dirección de Patrimonio de la SPGI, el encargado de patrimonio debe colocar estos últimos a cada uno de los bienes. Aclaración: En caso que los bienes a donar superen los $ , solicitar a la D. Patrimonio de la SPGI la tramitación de la Resolución Rectoral. Una vez devuelto el expediente desde el Rectorado con la Resolución Rectoral, reenviar el expediente a la D. Patrimonio de la SPGI para que autorice el alta del bien. Tareas de la Dirección de Patrimonio y Rendición de Cuentas SPGI: Incorporar los bienes en el Sistema Diaguita Módulo Patrimonio, generar la ficha de alta patrimonial y los números de inventario (stickers). En caso de corresponder tramitar en el Rectorado, a pedido de la dependencia, el dictado de la Resolución Rectoral. Devolver el expediente a la dependencia, conteniendo fichas y stickers de los bienes dados de alta.

4 D) Donación de Dinero Consiste en la entrega de dinero que realiza alguna persona u organismo a la Universidad Nacional de Córdoba. Nota de elevación informando la donación del dinero. Comprobantes que certifiquen el origen del dinero firmado por autoridad del área económica. Resolución Decanal aceptando la donación del dinero, en caso que no supere los $ Enviar el expediente a la Secretaría de Planificación, ingresándolo por mesa de entradas. Aclaración: En caso que el dinero donado supere los $ , solicitar a la D. Patrimonio de la SPGI la tramitación de la Resolución Rectoral. Una vez devuelto el expediente desde el Rectorado con la Resolución Rectoral, remitir el expediente a la SPGI para informar la donación del dinero. Tareas de la Dirección de Patrimonio y Rendición de Cuentas - SPGI: En caso de corresponder tramitar en el Rectorado, a pedido de la dependencia, el dictado de la Resolución Rectoral. Registrar la donación del dinero. E) Donación de Bienes no Inventariables Se refiere a bienes no patrimoniales que recibe la UNC y que no provienen de operaciones que se registran en el Sistema Pilagá ni en Sigeco. Comprobantes que certifiquen el origen de los bienes firmados por autoridad del área económica. Resolución Decanal o de autoridad competente aceptando la donación de los bienes, independientemente del valor de los mismos. El expediente no debe enviarse a la D. de Patrimonio de la SPGI sino quedar a resguardo en la dependencia como documento que justifica la donación. F) Baja de Bienes Inventariables Consiste en la baja de bienes patrimoniales por estar destruidos o en condición de rezago. Dar de baja los bienes en el Sistema Diaguita Módulo Patrimonio, completando todos los campos, en especial aquellos referidos al número de expediente y al número de resolución por la cual se autoriza la baja.

5 Nota del responsable patrimonial del bien donde expone el motivo de la solicitud de baja. Solicitud de baja de bienes patrimoniales que emite el sistema. Informe Técnico de persona idónea en la materia de que se trate, que consigne el estado del bien y los motivos por los cuales debe ser dado de baja. Resolución Decanal autorizando la baja de los bienes, si el valor de los mismos no supera los $ (para el cálculo de este monto se debe tener en cuenta el valor asignado en el sistema). Nota de elevación solicitando la baja de los bienes. mesa de entradas. Aclaración: En el caso que el valor de los bienes a dar de baja supere los $10.000, enviar el expediente a la D. Patrimonio de la SPGI solicitando la tramitación de la Resolución Rectoral. Una vez devuelto el expediente desde el Rectorado con la Resolución Rectoral, reenviarlo a la D. Patrimonio de la SPGI para que autorice la baja de los bienes. Particularidades: En el caso de las Dependencias que no cuenten con autoridades con la facultad para disponer de los bienes, es decir que dependan del Rectorado, deben solicitar la tramitación de la Resolución Rectoral independientemente del valor de los bienes a dar de baja. El trámite de baja de los vehículos debe autorizarse mediante Resolución Rectoral, independientemente del valor de los mismos. Ademas del trámite administrativo de la baja, es necesario realizar las gestiones pertinentes en el Registro de la Propiedad Automotor con el fin de evitar futuros inconvenientes. Tareas de la Dirección de Patrimonio y Rendición de Cuentas -SPGI: Autorizar la baja de los bienes en el Sistema Diaguita Módulo Patrimonio. En caso de corresponder tramitar en el Rectorado, a pedido de la dependencia, el dictado de la Resolución Rectoral. Devolver el expediente a la dependencia para su archivo. G) Baja de Bienes Inventariables por Robo o Hurto Consiste en la baja de bienes patrimoniales que han desaparecido de su lugar habitual. El responsable patrimonial del bien robado debe realizar la denuncia ante la Policía Federal Argentina Delegación Córdoba. Dar de baja los bienes en el Sistema Diaguita Módulo Patrimonio, completando todos los campos, en especial aquellos referidos al número de expediente y al número de resolución por la cual se autoriza la baja.

6 Nota de elevación informando la desaparición del bien. La solicitud de baja de bienes patrimoniales que emite el sistema. Constancia de la denuncia policial. mesa de entradas. Una vez devuelto el expediente desde el Rectorado con la Resolución Rectoral, reenviarlo a la D. Patrimonio de la SPGI para que autorice la baja de los bienes. Tareas de la Dirección de Patrimonio y Rendición de Cuentas -SPGI-: Elevar el expediente a la Secretaría General del Rectorado para que intervenga la Dirección de Asuntos Jurídicos y la Oficina de Sumarios. Recibido el expediente de la dependencia con la Resolución respectiva, autorizar la baja de los bienes. Devolver el expediente a la dependencia para su archivo. H) Baja de Bienes no Inventariables Consiste en la baja de bienes que no se encuentran registrados en el sistema Diaguita Módulo Patrimonio. Comprobantes que certifiquen la causa de baja de los bienes, firmados por autoridad del área económica. Resolución Decanal o de autoridad competente autorizando la baja de los bienes, independiente del valor de los mismos. El expediente no debe enviarse a la D. de Patrimonio de la SPGI sino quedar a resguardo en la dependencia como documento que justifica la baja. I) Transferencia Sin Cargo de Bienes Inventariables Consiste en la transferencia de bienes patrimoniales que realiza la UNC a Instituciones sin fines de lucro. Previo a la transferencia sin cargo, deberá realizarse el mismo procedimiento descripto en F) Bajas de Bienes Inventariables. Particularidades: La Resolución debe autorizar no sólo la baja sino también la transferencia sin cargo a la Institución receptora del bien. El expediente debe incluir, ademas, una nota de la Institución solicitando dicho bien y una constancia de su personería jurídica. Si se trata de bienes en desuso: antes de transferirlos a la Institución, es necesario que se ofrezcan, vía correo electrónico, a las dependencias de la UNC. En caso de que no exista ninguna interesada, se puede continuar con el trámite. Adjuntar al expediente copia del correo electrónico enviado.

7 J) Transferencia de Bienes Inventariables entre Dependencias Consiste en la transferencia de bienes patrimoniales de una dependencia a otra. Tareas de la Dependencia que realiza la transferencia: Nota de elevación solicitando la transferencia de los bienes, indicando la dependencia receptora de los mismos. Resolución de autoridad competente de la dependencia que autoriza la transferencia de bienes. Listado de bienes a transferir. Remito firmado por la dependencia receptora de los bienes, si los mismos debieron ser entregados antes de la iniciación del trámite administrativo. mesa de entradas. Tareas de la Dirección de Patrimonio y Rendición de Cuentas - SPGI: Realizar la transferencia de bienes en el sistema Diaguita Módulo Patrimonio. Remitir el expediente a la dependencia receptora de los bienes, adjuntando al mismo los comprobantes de transferencia. Tareas de la Dependencia receptora de los bienes: Una vez recibido el expediente, de la Dirección de Patrimonio de la SPGI, firmar los comprobantes de transferencia de bienes. Devolver el expediente a la dependencia que realizó la transferencia. K) Transferencia Interna de Bienes Inventariables Consiste en la transferencia de bienes patrimoniales entre áreas de una dependencia. Transferir los bienes en el sistema Diaguita Módulo Patrimonio. Hacer firmar los comprobantes de transferencia de bienes que emite el sistema, con los responsables patrimoniales de las áreas receptoras. Aclaración: no es necesario armar expediente y enviarlo a la Dirección de Patrimonio de la SPGI. Deben archivarse los comprobantes de transferencia de bienes que justifican la misma. L) Infracciones de Tránsito de la Flota Vehicular de la UNC Consiste en las infracciones de tránsito que se realizan con vehículos propiedad de la Universidad Nacional de Córdoba. Tareas de la Dirección de Patrimonio y Rendición de Cuentas SPGI: Generar un expediente conteniendo : Notificación de la Infracción de Tránsito Copia de la Resolución Rectoral Nº 649/82, que es la normativa a cumplir para estos casos.

8 Nota dirigida a la dependencia de la UNC que utiliza el vehículo con el cual se realizó la infracción de tránsito, informando la notificación recibida. El conductor del vehículo debe pagar la multa si se considera responsable. En caso contrario, puede realizar su descargo ante la Justicia de Faltas del municipio correspondiente. Devolver el expediente a la Dirección de Patrimonio de la SPGI, adjuntando nota de elevación informando el cumplimiento de lo solicitado y copia del comprobante de pago o de resolución de la Justicia de Faltas. Cra. Laura Bulacio Dirección de Patrimonio - SPGI Universidad Nacional de Córdoba