CAPITULO II INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL

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1 CAPITULO II INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL 23

2 1. MARCO LEGAL 1.1. TOMA DE INVENTARIO El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin de verificar su existencia real, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan BIENES MUEBLES OBJETO DE INVENTARIO Las entidades públicas elaborarán el Inventario Físico de los bienes muebles que detenten, sea cual fuere el origen y modalidad de su adquisición. Dichos inventarios se regirán conforme a las disposiciones contenidas en la Resolución N /SBN y en las respectivas normas vigentes sobre la materia. Para los efectos de la información que requiere la SBN, el referido inventario comprende la relación detallada y valorizada de los bienes muebles existentes a una determinada fecha en una entidad pública de acuerdo al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, en los cuales concurran las siguientes características: a) Los de propiedad de las entidades del Estado. b) Los que tengan existencia útil estimada mayor de un año. c) Los que no estén sujetos a operaciones de venta. d) Los que sean objeto de acciones de mantenimiento y/o reparación por personal profesional o con formación técnica en la materia CODIFICACIÓN DE BIENES MUEBLES - Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario tendrán una codificación permanente que los diferencie de cualquier otro bien. - La codificación se realiza asignando y aplicando al bien un grupo de doce (12) números a través del cual se le clasificará e identificará, conforme al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y al Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI). - En el caso de bienes muebles compuestos por otros que se mencionan en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, éstos se codificarán independientemente. - La codificación que corresponda a bienes dados de baja no debe ser utilizada para nuevos bienes. - La identificación es el símbolo material mediante el cual se consigna en un bien el nombre de la entidad a la que pertenece y/o sus siglas y el código correspondiente, el cual debe estar ubicado en un lugar visible del bien. Dicha identificación podrá realizarse de las siguientes formas: a) Escribiendo con tinta indeleble. b) Grabando directamente en el bien. c) Adhiriendo placas, láminas o etiquetas. 24

3 d) Cualquier otra forma que observe las características exigidas en las normas vigentes sobre la materia. En el caso que la identificación aplicada al bien sufra daño o deterioro, la persona a la que está asignado, comunicará de tal hecho en forma inmediata al órgano responsable. Esta identificación se renovará con otra de las mismas características COMISIÓN DE INVENTARIO Para la realización de la Toma de Inventario es procedente la conformación de una Comisión de Inventario, cuya constitución será propuesta a la Alta Dirección de la entidad por la OGA o quien haga sus veces. La Comisión de Inventario podrá estar integrada por personal de las áreas de contabilidad, logística, Unidad Orgánica Responsable del Control Patrimonial y por personal debidamente calificado. La Comisión de Inventario podrá constituir equipos de apoyo para la ejecución del correspondiente Inventario Físico. Se precisa que el personal que interviene en la Toma de Inventario debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los bienes, salvo para efectos de identificación. En ese sentido, la Unidad Orgánica Responsable del Control Patrimonial intervendrá sólo en calidad de facilitadora CONDICIONES PREVIAS A LA TOMA DE INVENTARIO Para efectuar una adecuada toma de inventario es necesario que la OGA o quien haga sus veces, emita previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso. Asimismo, resulta conveniente adoptar las siguientes condiciones previas a la Toma de Inventario Físico: a) El Principio de Orden en todos los ambientes de la entidad debe mantenerse permanentemente. b) Preparar para la toma de inventario: - Las Tarjetas de Existencias Valoradas y cualquier otro medio de Control de Almacén deben estar al día. - Bloqueo del internamiento de bienes recepcionados durante el período en que se realiza el inventario, los mismos que quedarán temporalmente depositados en la zona de recepción para su posterior internamiento una vez concluido el inventario. - Los bienes muebles que se encuentren pendientes de reclamo durante el proceso de inventario y que cuenten con comprobantes de salida, permanecen en la zona de despacho. - Suspender la recepción de pedidos por un período prudencial antes del inicio del inventario. c) Dotar al equipo que realiza el inventario de medios o instrumentos tales como: catálogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, entre otros PROCESO DE TOMA DE INVENTARIO 25

4 El personal de la Comisión de Inventario y/o de los equipos de apoyo se constituirá en cada oficina y procederá a inventariar los bienes que se encuentren en cada ambiente. La Comisión de Inventario realizará su labor verificando de extremo a extremo, todos y cada uno de los bienes muebles que existan en cada uno de los ambientes visitados. La verificación física de los bienes a inventariar incidirá principalmente en los siguientes aspectos: a) Comprobación de la presencia física del bien y su ubicación. b) Estado de conservación. c) Condiciones de utilización. d) Condiciones de seguridad. e) Funcionarios responsables. En caso de constatar la existencia de bienes en proceso de reparación o mantenimiento, la Comisión de Inventario solicitará la documentación que sustente su salida y serán consideradas dentro del ambiente donde se encuentren ubicados PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA EN LA TOMA DE INVENTARIO Los datos obtenidos en la toma de inventario deben ser adecuadamente procesados y conciliados con los registros contables y patrimoniales del período inmediato anterior, a efectos de determinar las diferencias que pudieran haber, las cuales deberán investigarse y luego practicar los ajustes y regularizaciones correspondientes, previa autorización del funcionario responsable RESULTADOS DE LA TOMA DE INVENTARIO Concluida la verificación física, la Comisión de Inventario deberá remitir el Inventario Físico a la OGA o la que haga sus veces, conjuntamente con el informe final del inventario y el acta de conciliación (que será suscrita entre la Unidad Orgánica Responsable del Control Patrimonial y Contabilidad). 2. PROCEDIMIENTOS EN SIGA-MEF 2.1. MANTENIMIENTO DEL SIGA-MP En este Sub módulo se encuentran las opciones: Inventario Inicial (Inventario Institucional e Inventario no Institucional), Inventario Físico (Sobrantes y Faltantes)y los diversos Movimientos (Altas Institucionales, Altas no institucionales, Bajas, Bienes en Custodia), los mismos que se encuentran relacionados con el Módulo de Logística (SIGA-ML), permitiendo mantener actualizada la información relacionada a los Bienes Patrimoniales de la Entidad. 26

5 2.2. INVENTARIO INICIAL A través de esta opción la Entidad, al iniciar la operación por el Módulo de Patrimonio del SIGA-MP, ingresará por única vez el Inventario Inicial de los Bienes Patrimoniales a su cargo. Luego si se producen cambios se irá actualizando la información INVENTARIO INSTITUCIONAL En esta opción el Sistema permite a la Entidad registrar los Bienes adquiridos para uso de la Entidad, entendiéndose como Entidad a la Unidad Ejecutora que tiene instalado el SIGA, la toma de inventario de los activos se deberá de realizar a todos los activos que se encuentren ubicados dentro y fuera de la Entidad. También se deberá considerar en esta toma de inventario aquellos activos que se hayan brindado en afectación o cesión a otras personas naturales o instituciones sin fin de lucro o como también a entidades pública sin considerar su nivel o rango funcional; como por ejemplo la entrega de una camioneta de la Red de Salud a una Dirección Regional de Salud. Para ello, primero se consignarán los datos del encabezado de la pantalla Ingreso de Bienes Patrimoniales, para enseguida una vez activada del Menú Contextual la opción Insertar Inventario Inicial con el clic derecho del mouse, inserte los datos de la cabecera del inventario inicial. Se mostrarán dos (2) pestañas: Registro del Inventario Inicial y activos. 27

6 Estando en la pestaña Registro del Inventario Inicial se deberán consignar los datos en los campos siguientes: Fecha de Movimiento (si corresponde al Inventario Inicial, será del 1 de enero de ese año), la Sede, el Centro de Costo, Empleado Responsable, N de Resolución, Fecha de la Resolución y alguna observación adicional. A continuación, activar la pestaña Activos para insertar el(los) ítem(s) que corresponde(n) al Centro de Costo para el cual se registrará el Inventario Inicial. Activando el Menú Contextual se activará la opción Insertar Inventario Inicial. Luego de ingresar la información correspondiente a los Datos del Activo Fijo se dará Grabar, esto hará que se activen en la esquina inferior izquierda de la ventana los 28

7 botones Especificaciones Técnicas y de Valores Contables, las cuales permitirán el ingreso de información más detallada. Los Items correspondientes a la cadena de frio de la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI, serán reconocidos automáticamente por el SIGA-MP Los Items correspondientes a la cadena de frio, están relacionados a una Marca y a un Modelo. 29

8 Al activar la ventana Valores Contables, presionando el botón del mismo nombre, ingresará el Valor en Libros y la Depreciación Acumulada de acuerdo con los montos reflejados en los Estados Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior. En la ventana Especificaciones Técnicas se podrá ingresar un mayor detalle del Bien, así como adjuntar archivos y, alguna fotografía del ítem utilizando los botones del mismo nombre. Al presionar el Botón Especificaciones Técnicas se activará dicha ventana, donde podemos ingresar otras especificaciones o el color 30

9 Al presionar el Botón Adjuntar archivo se activara dicha ventana, donde podemos ingresar algún archivo en formato Word, excell, pdf o jpg Para ingresar un archivo, debemos de hacer clic derecho con el mouse y se habilitara el Menú Contextual, se seleccionará la opción Insertar Archivo. 3. Seleccionamos el archivo 1. Seleccionamos la Ruta donde se encuentra el archivo 2. Seleccionamos la extensión del archivo 4. Presionamos el botón Abrir 31

10 2.4. INVENTARIO NO INSTITUCIONAL Mediante esta opción podrá realizar el registro de los bienes que no son de propiedad de la Entidad (Bienes cedidos en uso, en préstamo y, que son de propiedad de otra Entidad). La información que se ingresará en la pantalla Ingreso de Bienes No Institucionales es la misma que el de la pantalla de Ingreso de Bienes Patrimoniales o Institucionales. Para ello se activará del Menú Contextual la opción Insertar Bienes no Institucionales. 32

11 Ingresar los datos correspondientes en los campos que se muestran en blanco. Seleccionar el Tipo de Registro Seleccionar la Entidad Pública, si está seleccionando, con un check usted podrá realizar una búsqueda, presionando el botón, luego podrá realizar la búsqueda en la ventana de Búsqueda de Datos, deberá de seleccionar la UE y presionar el botón Aceptar 33

12 Seleccionar la Entidad Pública, si no está seleccionado con un check, usted deberá de digitar en el campo Entidad el nombre de la entidad Completar los datos y grabar Para ingresar un item, debemos de hacer clic derecho con el mouse y se habilitara el Menú Contextual, se seleccionará la opción Insertar Detalle de Activos. 34

13 Registrar los datos correspondientes al activo de la misma forma como se realiza en el inventario Institucional INVENTARIO FÍSICO A través de esta opción el Responsable de Patrimonio realizará el registro de la verificación física de los activos de la Entidad Para registrar un inventario Físico, debemos de hacer clic en el Botón, luego nos mostrar la siguiente pantalla. 35

14 Esta columna daremos un check de todos los ítems que se han verificado físicamente, y procedemos a Grabar Si estamos seguros de grabar la información procederemos a confirmar el mensaje. 36

15 Ingresamos el Nombre del responsable de la toma del inventario físico; y grabamos Si se desea filtrar los ítems que pertenecen a la ESNI, se dará un check en esta opción 37

16 2.6. SOBRANTES Los Bienes Patrimoniales Sobrantes están referidos a aquellos bienes omitidos o no incluidos en el Registro Mobiliario ni en el Registro Contable de la Entidad, los mismos que se determinan como producto de la verificación física, el Responsable de Patrimonio determinará aquellos bienes que se encuentren en tal situación, los que se registrarán utilizando la opción Sobrantes. Seleccionamos el inventario Físico al que pertenecen los ítems Sobrantes. Para ingresar un item, debemos de hacer click derecho con el mouse y se habilitará el Menú Contextual, se seleccionará la opción Insertar Detalle de Activos. 38

17 Ingresamos los datos del item sobrante y grabamos El Sistema permitirá al Usuario acceder a la relación de los bienes, para su evaluación por parte de la Comisión de Inventarios y posterior informe al Comité de Altas, Bajas y Ventas de la Entidad para la correspondiente emisión de la Resolución que permita incorporarlos al Inventario Patrimonial y a los Estados Financieros de la Entidad. Seleccionamos el ícono de la impresora y nos mostrara la ventana de Reporte Personalizamos el reporte según el requerimiento de la institución y presionamos el ícono de la impresora 39

18 2.7. FALTANTES Es la información de los ítems que no fueron ubicados físicamente en el inventario que se realizo, para visualizar esos ítems ingresaremos a la Opción de Faltantes Seleccionamos el Inventario del cual se quiere conocer los ítems Faltantes 40

19 Para obtener el reporte seguiremos los mismos pasos de la opción de Sobrantes 41