CC_SIGA - MEF. SIGA MP Sistema Integrado de Gestión Administrativa Manual de Usuario PATRIMONIO SIGAUPTR01. Versión : Fecha : 09/02/2011

Transcripción

1 SIGAUPTR01 Ministerio de Economía y Finanzas 1

2 TABLA DE CONTENIDO I. ACCESO AL SISTEMA...3 II. ESTÁNDARES DE SERVICIO...4 III. TABLAS CATÁLOGO DE ACTIVOS FIJOS FAMILIAS ÍTEMS REPORTES UBICACIÓN FÍSICA CAUSALES DE BAJA TIPOS DE COLORES PARÁMETROS TABLAS GENERALES SEDES ALMACENES CENTRO DE COSTO SALIR DEL SISTEMA MANTENIMIENTO INVENTARIO INICIAL REGISTRO INSTITUCIONAL REGISTRO NO INSTITUCIONAL ACTUALIZACIÓN MOVIMIENTOS INGRESOS BAJAS BIENES EN CUSTODIA INVENTARIO FÍSICO REGISTRO SOBRANTES...47 IV. SEGUIMIENTO Y CONTROL...49 VI.1 ASIGNACIÓN...49 VI.2 REPARACIÓN...53 VI.3 SALIDAS...60 VII. CONSULTAS Y REPORTES...62 VI.1 POR BIENES / CENTRO DE COSTO / EMPLEADO...63 VI.2 SEGÚN PLAN CONTABLE...63 VI.3 SEGÚN FILTROS DE SELECCIÓN...64 VI.4 SEGÚN CENTROS DE COSTO...65 VI.5 POR EMPLEADO PROCESOS PROCESOS DE CIERRE CONTABLE PROCESO SBN...71 Ministerio de Economía y Finanzas 2

3 INTRODUCCIÓN El Módulo de Patrimonio (SIGA-MP), como parte componente del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), es una herramienta de ayuda para la gestión del Control Patrimonial, la misma que le permitirá administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir información sobre la administración de los Bienes de Propiedad Fiscal, cuya administración se encuentra a cargo de la Unidad Ejecutora (UE) en el marco del cumplimiento de las normas legales sobre la materia. El SIGA-MP, contempla todas los Procesos Técnicos del Control Patrimonial bajo el concepto de integridad y de no duplicidad de esfuerzos. Este Módulo trabaja con una Base de Datos en ORACLE y SQL Server. El Módulo de Patrimonio se encuentra integrado al Módulo de Logística, ya que permite que el Área de Patrimonio mantenga su información actualizada, basándose en los ingresos registrados en el almacén. Asimismo, trabaja sobre las mismas tablas del Módulo de Logística (Centros de Costos, Almacén, Personal, etc.). El Área de Patrimonio responsable de la administración de los activos de propiedad de la Entidad, tendrá la disponibilidad de contar con información precisa y clara de los estos bienes de su Entidad, así como su naturaleza y, el uso que se les está dando. Podrá tener el control desde el nacimiento del ítem hasta su baja y salida física definitiva de la institución, es decir, podrá controlar incluso los bienes que se encuentren en custodia. ACCESO AL SISTEMA En el escritorio de Windows, se encontrará el icono denominado Patrimonio. Dando doble clic sobre el mismo, se inicia la ejecución del Sistema. Primero, se mostrará una pantalla en donde el Usuario deberá consignar su Código de Usuario y Clave (matriculados por el Administrador del Sistema al inicio de la implementación, quedando bajo su responsabilidad realizar las coordinaciones pertinentes a fin de matricular a los usuarios en el Perfil del Usuario), para luego dar clic sobre el icono. Ministerio de Economía y Finanzas 3

4 ESTÁNDARES DE SERVICIO En el encabezado de todas las ventanas del Módulo se mostrará la Barra de Herramientas, con los siguientes iconos activos: Recuperar Datos Grabar Registro Salir de la ventana Imprimir Para agregar o eliminar registros, el Sistema tiene como estándar el uso o aplicación del botón derecho del mouse sobre las ventanas o áreas de trabajo para activar las opciones de Insertar y Eliminar. Ministerio de Economía y Finanzas 4

5 TABLAS Contiene información básica para la operatividad del Sistema, como el Catálogo de Bienes y Servicios a nivel de familia e ítem, Centros de Costo, la Relación de Personal, Almacenes, entre otros; ingresada previamente en el SIGA-ML. CATÁLOGO DE ACTIVOS FIJOS El Sistema le permitirá tener acceso, para consulta e impresión de la información de Bienes Muebles a nivel de Familias e Ítems, pues en esta opción se encuentran los Códigos del Catálogo de Bienes Muebles de la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN). La estructura del Código del Bien Mueble en el Catálogo está constituida por el siguiente número de dígitos: Grupo Clase Familia Ítem Ministerio de Economía y Finanzas 5

6 FAMILIAS En la pantalla Catálogo de Familias se consultarán Todas las Familias de Bienes Muebles al dar clic sobre el recuadro Todo. Se mostrará un Check y, la relación de Familias incorporadas en el SIGA-ML. Para consultar el detalle, ubicar el cursor sobre la Familia y dar clic sobre el icono Carpeta, ubicado en el extremo derecho del registro. Dar clic para visualizar detalle Enseguida se mostrará la ventana Mantenimiento de Familia, en ella encontraremos los campos inactivos pues el mantenimiento del Catálogo de Bienes, Servicios y Obras está a cargo del Administrador del Catálogo, estos campos son: Ministerio de Economía y Finanzas 6

7 Código: Estado: Descripción: Número compuesto por 8 dígitos y, corresponde a la Familia del Bien Mueble. Se tienen dos alternativas, se encontrará Activa el Código cuando ésta puede ser utilizada para realizar los diferentes procesos en que éste se requiera en el Módulo, caso contrario estará Inactiva. Nombre con el que se identificará a la Familia del Bien Mueble. Tipo: Existen dos (2) alternativas: Suministro y Activo Fijo, por defecto en el caso de Bienes Muebles siempre se mostrará como Activo Fijo. Flg de SBN: Se mostrará un recuadro con el Check, esto significa que este Código es el asignado por la SBN, el cual ha sido respetado por este Catálogo. Tipo Activo Fijo: Alcance: A su vez el Activo Fijo se encontrará diferenciado en: Activo Fijo Depreciable, Activo Fijo No Depreciable, Bienes Culturales o Inversiones Intangibles (Licencias). En este campo se mostrarán las características del Bien y, servirá al usuario como ayuda para identificar mejor al Bien. Si se conoce el Grupo y la Clase a la cual pertenece la Familia del Bien Mueble a consultar se dará clic sobre el icono, mostrándose una lista desplegable. Con el cursor ubicado en el campo Grupo dar clic en el icono, mostrando el Sistema la relación de Grupos considerados en el Catálogo, ubicado el Grupo dar clic sobre éste o ubicar el cursor sobre el Grupo y dar <Enter>. Ministerio de Economía y Finanzas 7

8 Para el ejemplo, se seleccionó el Grupo 11 AIRE ACONDICIONADO Y REFRIGERACION. Dar clic en este icono para visualizar los Grupos Al realizar el mismo procedimiento arriba mencionado, pero para el campo Clase, el Sistema sólo presentará aquéllas que pertenezcan al Grupo previamente seleccionado. El Sistema sólo muestra la Clase 1122 EQUIPO DE AIRE ACONDICIONADO Y REFRIGERACION. Ministerio de Economía y Finanzas 8

9 Entonces, el Sistema mostrará Todas las Familias integrantes del Grupo y Clase seleccionados. Ubicar la Familia ya sea utilizando las Flechas direccionales del teclado, con la Barra Vertical del extremo derecho de la pantalla o haciendo uso del campo Digitar descripción de la Familia, para el ejemplo se consignó THERMA, dando <Enter> el Sistema mostrará la(s) Familia(s) cuya descripción contenga la palabra THERMA. Ministerio de Economía y Finanzas 9

10 Si no se conoce el Grupo ni la Clase y se quiere ubicar una Familia, consignará en el campo Digitar descripción de la Familia, la descripción y dar <Enter>. Otra manera de realizar la búsqueda es a través del icono que se muestran en el extremo derecho de los campos: Grupo y Clase. Con el cursor ubicado en el Grupo se dio clic al icono. activándose la ventana Búsqueda de Datos, en donde seleccionaremos de listado con los Grupos uno de ellos y damos clic en el botón o, se hará uso de los campos: Campo: Datos: Presentará dos alternativas de búsqueda Grupo si conoce el Código del Grupo o Descripción si se conoce ésta o parte. Dependiendo de lo seleccionado en Campo se ingresará el Código del Grupo de acuerdo al Catálogo (numérico, dos dígitos) o la descripción. Para el ejemplo elegiremos la segunda alternativa. En Campo se seleccionó Descripción y, en Datos se consignó OF, mostrando el Sistema el único Grupo cuya descripción contiene el dato consignado, dar clic en el botón. Ministerio de Economía y Finanzas 10

11 Visualizándose en la pantalla Catálogo de Familias el Grupo 74 OFICINA. Teniendo la relación de Familias en la pantalla ésta podrá ser ordenada por Código, Descripción, Bien Patrimonial, Flg SBN, dando clic sobre una de estas columnas con el cursor ubicado en la cabecera. Ministerio de Economía y Finanzas 11

12 En el ejemplo, se dio clic en la columna Descripción por lo que se ordenaron alfabéticamente. REPORTES Dar clic para que las Familias se muestren ordenadas alfabéticamente Al dar clic sobre el icono Impresora de la Barra de Herramientas, el Sistema presentará la ventana Reporte de Familias de donde el usuario podrá seleccionar por determinado Grupo o Clase o Todos. Para el ejemplo, se marcó los recuadros con un Check, para que el Reporte muestre todos los Grupos y Todas las Clases, dar clic sobre el icono ubicado en la esquina derecha de la ventana. Ministerio de Economía y Finanzas 12

13 A continuación, se muestra el Reporte de Familias de Bienes. Estando en la vista preliminar del Reporte se dará clic en el icono Impresora de la Barra de Herramientas, mostrándose la ventana Opciones de Impresión, el cual permitirá consignar el número de Copias a imprimir y/o direccionar el Reporte a determinada impresora. Ministerio de Economía y Finanzas 13

14 ÍTEMS Ingresando a la opción Ítems del Catálogo de Activos Fijos del Submódulo Tablas, se consultará o imprimirá la relación de Bienes Muebles a nivel Ítem (último nivel de la codificación del Catálogo de Bienes, Servicios y Obras). Las opciones de búsqueda son las mismas que para las Familias (explicadas anteriormente). En la ventana Mantenimiento Catálogo de ítems se mostrarán los siguientes datos, con los campos inactivos: Código: Está representado por 12 dígitos a nivel Ítem de acuerdo al Catálogo de Bienes, Servicios y Obras e identifica al Bien Mueble. Estado: Descripción: Se tienen dos alternativas, se encontrará Activo el Código cuando éste puede ser utilizado para realizar los diferentes procesos en que éste se requiera en el Módulo, caso contrario estará Inactivo. Nombre con el que se identificará a la Familia del Bien Mueble. Dar clic para visualizar detalle Marca Referencial: Este dato es sólo referencial, mostrando la marca del bien. Medio Presentación: Condición Almacenaje: Unidad Adquisición: Unidad Uso: Factor Conversión: Tipo: Existen dos (2) alternativas: Suministro y Activo Fijo, por defecto en el caso de Bienes Muebles siempre se mostrará como Activo Fijo. Ministerio de Economía y Finanzas 14

15 Tipo Activo Fijo: A su vez el Activo Fijo se encontrará diferenciado en: Activo Fijo Depreciable, Activo Fijo No Depreciable, Bienes Culturales o Inversiones Intangibles (Licencias). Ítem Especial: Precio Referencial de Programación: Precio Última Compra: Stocks : Ministerio de Economía y Finanzas 15

16 REPORTES Al dar clic sobre el icono Impresora de la Barra de Herramientas, el Sistema presentará la ventana Reporte de Ítems de donde el usuario podrá seleccionar entre el Listado de Ítems o el Listado de Precios de Ítems, ya sea para un determinado nivel (Grupo, Clase o Familia) o por Todos. Para el ejemplo, se marcó los recuadros con un Check, para que el Reporte muestre todos los Grupos, Todas las Clases y, Todas las Familias y se seleccionó el Reporte del Listado de Ítems. Luego de dar clic sobre el icono. ubicado en la esquina derecha de la ventana el Sistema presentará la vista preliminar con el Reporte. Para imprimirlo se seguirá el procedimiento indicado en el Reporte de Familias. Ministerio de Economía y Finanzas 16

17 UBICACIÓN FÍSICA Esta opción permite registrar la información de la ubicación física de los bienes, útil para la realización de los inventarios, así como en el proceso de verificación en caso de siniestros como robos, incendios, etc. Para iniciar el registro se elegirá del Menú Contextual la opción Insertar Ubicación Física tal como se visualiza en la siguiente pantalla: El Sistema activará los campos para el ingreso de la información. Ingresar los valores y luego dar clic en el icono Grabar. Se ha dejado la opción de trabajar con parámetros, que pueden ser utilizados en forma personalizada por cada entidad. Por ejemplo, en el primer campo puede indicar el pabellón, local, etc y, en el segundo campo, el piso, el número exacto de la oficina, etc. Ministerio de Economía y Finanzas 17

18 CAUSALES DE BAJA Una causal de baja es la condición funcional, operativa o física, que permite discernir o determinar que los bienes ya no pueden ser usados de manera eficiente o adecuada para el desempeño de las funciones de la institución. En mérito de una o más causales se puede proceder a proponer y tramitar la baja de los bienes en sujeción a las causales establecidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales, las mismas que se encuentran incorporadas en el Sistema conforme se visualiza en la pantalla que se muestra a continuación. El usuario puede imprimir el reporte de Causales de Baja luego de dar clic sobre el icono. Grabar ubicado en la Barra de Herramientas, primero se tendrá una vista preliminar del Reporte para luego dando clic sobre el icono activar las Opciones de Impresión para poder imprimirlo. Ministerio de Economía y Finanzas 18

19 TIPOS DE Corresponde a la clasificación del Patrimonio de Propiedad de la Entidad, tales como Bienes Inmuebles, Muebles, Construcciones en curso, etc. En esta opción el Sistema permite registrar las características técnicas de cada tipo de bien, como en el ejemplo que se muestra a continuación, que por tratarse de un Bien Inmueble Terrenos se ingresarán los datos de la ficha catastral. Esta información podrá ser impresa al dar clic sobre el icono COLORES Impresora. La opción Colores del Submódulo Tablas permitirá ingresar de acuerdo con la necesidad de la Entidad, los colores que requerirán para registrar las características de los Bienes de su Patrimonio. Dar clic para visualizar las Especificaciones Técnicas Para ingresar un nuevo color, se ubicará el cursor en la pantalla colores y, activando el Menú Contextual (dando clic en el botón derecho del mouse) se seleccionará la opción Insertar Colores. Ministerio de Economía y Finanzas 19

20 PARÁMETROS A través de esta opción se ingresarán, en los campos correspondientes, los datos básicos para la operatividad del Sistema, tales como: Período del Módulo (período del Inventario Inicial del Patrimonio y, período del Ajuste por Corrección Monetaria y Depreciación, éstos últimos realizados automáticamente por el Sistema), Datos de la SBN (Ruta en que se encuentra el Sistema Inventario Mobiliario Institucional de la SBN para almacenar el archivo para su remisión a este órgano rector, así como el código de la UE SBN), los datos de la Tasación (Fecha de la Tasación, Nombre del Perito, Número del Cuerpo Técnico de Tasadores del Perú y de la CONATA) y por último los datos del Responsable del Área de Control Patrimonial. TABLAS GENERALES En la opción Tablas Generales se visualizarán para consulta: las Sedes, los Almacenes y Centros de Costo registrados en el Módulo de Logística (SIGA-ML) por la UE. También podrá imprimir esta información. Ministerio de Economía y Finanzas 20

21 SEDES Para consultar las Sedes matriculadas anteriormente, se ingresará a la ventana de Sedes. En el lado izquierdo seleccionará la sede y en el lado derecho de la ventana se observarán todos los datos relacionados. ALMACENES De la misma manera, ingresando a la pantalla Almacenes se podrá consultar el detalle de cada uno de los Almacenes de la Entidad. Ministerio de Economía y Finanzas 21

22 CENTRO DE COSTO Al ingresar a esta opción el usuario podrá consultar los Centros de Costo registrados en el Módulo de Logística. SALIR DEL SISTEMA Esta última opción del Submódulo Tablas permitirá al usuario salir del Sistema, mostrando el escritorio de su computador. Ministerio de Economía y Finanzas 22

23 MANTENIMIENTO En este Submódulo se encuentran las opciones: Inventario Inicial, Movimientos e Inventario Físico, los mismos que se encuentran relacionados con el Módulo de Logística (SIGA-ML), permitiendo mantener actualizada la información relacionada a los Bienes Patrimoniales de la Entidad. INVENTARIO INICIAL A través de esta opción la Entidad, al iniciar la operación por el Módulo de Patrimonio del SIGA- MP, ingresará por única vez el Inventario Inicial de los Bienes Patrimoniales a su cargo. Luego si se producen cambios se irá actualizando la información. Para realizar estas tareas cuenta con las opciones: Registro Actualización Ministerio de Economía y Finanzas 23

24 REGISTRO INSTITUCIONAL En esta opción el Sistema permite a la Entidad registrar los Bienes adquiridos para uso de la Entidad. Para ello, primero se consignarán los datos del encabezado de la pantalla Ingreso de Bienes Patrimoniales, para enseguida una vez activada del Menú Contextual la opción Insertar Inventario Inicial con el clic derecho del mouse, inserte los datos de la cabecera del inventario inicial. Se mostrarán dos (2) pestañas: Registro del Inventario Inicial y activos. Estando en la pestaña Registro del Inventario Inicial se deberán consignar los datos en los campos siguientes: Fecha de Movimiento (si corresponde al Inventario Inicial, será del 1 de enero de ese año), la Sede, el Centro de Costo, Empleado Responsable, N de Resolución, Fecha de la Resolución y alguna observación adicional. Ministerio de Economía y Finanzas 24

25 A continuación, activar la pestaña Activos para insertar el(los) ítem(s) que corresponde(n) al Centro de Costo para el cual se registrará el Inventario Inicial. Activando el Menú Contextual se activará la opción Insertar Inventario Inicial. Ministerio de Economía y Finanzas 25

26 Luego de ingresar la información correspondiente a los Datos del Activo Fijo se dará Grabar, esto hará que se activen en la esquina inferior izquierda de la ventana los botones Especificaciones Técnicas y de Valores Contables, las cuales permitirán el ingreso de información más detallada. En la ventana Especificaciones Técnicas se podrá ingresar un mayor detalle del Bien, así como adjuntar archivos y, alguna fotografía del ítem atachado utilizando los botones de mismo nombre. Al activar la ventana Valores Contables, presionando el botón del mismo nombre, ingresará el Valor en Libros y la Depreciación Acumulada de acuerdo con los montos reflejados en los Estados Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior. Ministerio de Economía y Finanzas 26

27 En el botón Código de Barras, podrá ingresar el código de ser el caso, o el número de inventario anterior que puede ser útil para efectos de conciliación. Si lo que desea es ingresar bienes muy similares, cuyas características se repiten y sólo varían determinados datos, puede hacerlo posicionándose en el ítem a duplicar y dando clic derecho sobre el mouse. Ministerio de Economía y Finanzas 27

28 En este caso le dejará abierto el campo del margesí para que sea ingresado y, de esta manera, puede variar los datos que sean necesarios, sin tener que volver a ingresar la totalidad de la información. REGISTRO NO INSTITUCIONAL Mediante esta opción podrá realizar el registro de los bienes que no son de propiedad de la Entidad (Bienes cedidos en uso, en préstamo y, que son de propiedad de otra Entidad). La información que se ingresará en la pantalla Ingreso de Bienes No Institucionales es la misma que el de la pantalla de Ingreso de Bienes Patrimoniales. Para ello se activará del Menú Contextual la opción Insertar Bienes no Institucionales. El Sistema presentará una ventana en donde se registrarán los Datos Generales de la Entidad. Ministerio de Economía y Finanzas 28

29 Ingresar los datos correspondientes en los campos que se muestran en blanco, algunos mostrarán el icono, al dar clic sobre éste se mostrará una listado de donde se seleccionará una opción. Al dar clic sobre el icono Carpeta, ubicado entre las columnas Centro de Costo y Responsable se abrirá la ventana Datos del Activo Fijo el cual se encuentra dividida en cinco (5) áreas: ACTUALIZACIÓN En el caso que el usuario requiera modificar algún dato de Bien registrado por la opción Inventario Inicial, el Sistema le permitirá actualizar dicha información, para lo cual se ubicará en la opción Actualización. Ministerio de Economía y Finanzas 29

30 Al ingresar el Sistema mostrará la pantalla que se visualiza a continuación, para ubicar una Familia se dará clic en el icono, para que se muestren las Familias. En la ventana Búsqueda de Datos se seleccionará en Campo la opción Por Código o Por Descripción, consignando en el campo Dato ya se el Código de la Familia o la descripción o parte de ésta para luego pulsar el botón. Ministerio de Economía y Finanzas 30

31 Hacer Clic Ubicada la Familia a la cual pertenece el Bien se mostrarán todos aquellos bienes que se encuentran relacionados, permitiendo realizar un filtro más exacto si se desea, para lo cual deberá ubicarse en el campo y, seleccionar una modalidad de búsqueda de las varias alternativas que el sistema le brinda. En el ejemplo, seleccionamos la opción Descripción digitando en el campo en blanco el nombre del Bien que se desea ubicar, en el caso Mesa de Madera, luego hacer clic en el botón. Ministerio de Economía y Finanzas 31

32 A continuación el Sistema mostrará el bien seleccionado, hacer clic en el icono visualizar la información técnica del bien seleccionado.. Carpeta, para Al ingresar se visualizarán las características técnicas del bien. Ministerio de Economía y Finanzas 32

33 En el presente ejemplo actualizaremos el Nº de Serie y el Valor de Compra, luego se guardarán los cambios dando clic en el icono Grabar. Concluido el ingreso del Inventario Inicial y la Actualización de datos de ser el caso, se procederá a realizar el Cierre del Inventario, para ello ingresar al Submódulo Mantenimiento, opción Inventario Inicial, Registro Institucional estando en la pestaña Registro del Inventario Inicial, hacer clic en el botón. El sistema solicitará una Clave que será proporcionada por el Implantador al Responsable de Patrimonio, generándose de esta manera las asignaciones de los activos. Hacer clic en el botón para el cierre del inventario Ministerio de Economía y Finanzas 33

34 MOVIMIENTOS El registro de los movimientos patrimoniales se realiza por adquisiciones las que se generan con Órdenes de Compra o por aquellas provenientes de Donaciones, transferencia, Producción etc. que se generan con Notas de Entradas al Almacén. INGRESOS En el Submódulo Almacén del SIGA-ML, opción Entrada al Almacén, se tiene registrada la recepción de los bienes adquiridos mediante la Orden de Compra-Guía de Internamiento N 20 por un escritorio de madera. Al tratarse de un Bien Patrimonial, el Responsable de Almacén activará el botón. Activar para generar carga en el Modulo de Patrimonio Inmediatamente, estando en el Módulo de Patrimonio se ingresará a la opción Movimientos/ Ingresos/Registro dentro del Submódulo Mantenimiento, tal como se muestra en la pantalla siguiente. Ministerio de Economía y Finanzas 34

35 Al ingresar se mostrará al Responsable de Patrimonio el registro del bien adquirido, cuyo correlativo de Margesí se ha generado automáticamente BAJAS El sistema nos muestra la O/C que generó el ingreso en el patrimonio de la entidad Generación automática del Nº de Margesí Se entiende por Baja de Bienes al procedimiento administrativo mediante el cual se extraen Bienes Patrimoniales del Registro Mobiliario y del Registro Contable de la Entidad. Teniendo en cuenta que ésta es una función del Área de Patrimonio, el Sistema le brinda al Responsable, la opción Bajas, mediante la cual se registrarán los bienes que por diversas causales establecidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales requieren ser dados de baja del patrimonio y, por ende de los Estados Financieros de la Entidad. Para lo cual ingresaremos a la opción antes señalada tal como se muestra en la pantalla a continuación. Ministerio de Economía y Finanzas 35

36 A continuación se visualiza la siguiente pantalla, hacer clic en el botón derecho del mouse, seleccionar la opción Insertar Baja de Bienes del Menú Contextual. A continuación, se activará la siguiente pantalla la cual se encuentra dividida, en el área derecha se registrarán los datos como son la Fecha en la que se realiza la operación, Nº de la Resolución que aprueba la Baja y la Fecha de esta Resolución, el Sistema mostrará automáticamente el nombre del funcionario Responsable del Área de Patrimonio. Ministerio de Economía y Finanzas 36

37 A continuación, el usuario se ubicará con el mouse en el campo Causal de Baja, hacer clic en el icono ayuda, la cual al desplegarse mostrará los diversos Tipos de Causales de Baja establecidas por la SBN. Para nuestro ejemplo seleccionamos el Tipo Estado de Excedencia del Bien. Enseguida, seleccionaremos la Clase de la Causal de Baja. Para el ejemplo seleccionamos Culminación del Proyecto. Ministerio de Economía y Finanzas 37

38 Ingresados los datos señalados hacer clic en el icono Grabar, con lo que se activará la cabecera del lado superior derecho de la pantalla. Al grabar se activa la cabecera Luego de haber grabado la información, se deberá registrar los bienes a dar de baja debiendo hacer clic en el botón. Ministerio de Economía y Finanzas 38

39 Activar botón Se mostrarán todos los Bienes Patrimoniales que se encuentran registrados en el Inventario de la Entidad. Asimismo, le permitirá al usuario realizar la búsqueda del(los) bien(es) que se desea dar de baja. Por ejemplo, por Familia. También se tiene la opción de realizarlo por otros niveles de búsqueda ya sea como por: Margesí, Código de Barras, Descripción, Marca, Modelo, Nº de Serie, etc. Ministerio de Economía y Finanzas 39

40 En el ejemplo, realizamos la búsqueda por Descripción del bien FETOSCOPIO filtrándose todos los bienes relacionados. Ministerio de Economía y Finanzas 40

41 Para dar de baja se ubicará el cursor sobre el Bien para luego activar el botón. En la parte baja de la pantalla se mostrará(n) el(los) bien(es) seleccionado(s), si son varios los bienes a dar de baja seguir el mismo procedimiento. Ministerio de Economía y Finanzas 41

42 Si el usuario desea excluir alguno de los bienes seleccionados deberá ubicar el cursor sobre el bien y activar el botón Excluir, a continuación hacer clic en el icono Grabar, y retornamos a la pantalla principal con lo quedará registrada la Baja y la correspondiente exclusión del patrimonio de la Entidad. BIENES EN CUSTODIA Son aquellos bienes que han sido dados de baja por la Entidad, quedando en administración de la Superintendencia de Bienes Nacionales hasta que se determine su destino final. La custodia implica una guarda y responsabilidad del bien por parte de la Entidad que lo dio de baja quedando obligada ésta a llevar un registro especial de conformidad a las especificaciones que se encuentran contenidas en el Software Inventario Mobiliario Institucional. El Sistema permite al usuario llevar este control mediante la opción Bienes en Custodia. Ministerio de Economía y Finanzas 42

43 Al ingresar en esta opción el Sistema mostrará la pantalla Lista de Bienes en Custodia, que se visualiza a continuación, permitiendo al usuario realizar la búsqueda del Bien mostrando en el encabezado los mismos campos explicados en las opciones anteriores. Al marcar en el campo Familia el Sistema mostrará Todos los Bienes que se han registrado su Baja. Una vez que éstos han sido verificados por la Superintendencia de Bienes Nacionales con la consecuente emisión del Resolutivo de aprobación de la Baja, la Entidad puede proceder a retirarlos por diversas causas tales como Transferencia, Subasta Pública, Incineración y/o Destrucción o por Donación. El Sistema permitirá la generación de la Orden de Salida, para lo cual se procederá a ingresar la información en los campos: Tipo de Salida, Sede, Centro de Costo y Responsable a cargo del Bien en Custodia, Nº del Documento Interno que autoriza el retiro del Bien, Nº de Resolución de la SBN, Motivo, Destino a donde se entregará el bien y el responsable del traslado. Ministerio de Economía y Finanzas 43

44 Por último, hacer clic en el icono Grabar. Para visualizar o imprimir la Orden de Salida de Bienes Patrimoniales dar clic en el icono Imprimir, mostrando el Sistema el Reporte de la Orden de Salida. INVENTARIO FÍSICO A través de esta opción el Responsable de Patrimonio realizará la verificación física de los bienes que se encuentran registrados en el Patrimonio de la Entidad, determinando los bienes faltantes. Dentro del Submódulo Mantenimiento opción Inventario Físico encontraremos dos (2) Submenús: Registro y Sobrantes. Ministerio de Economía y Finanzas 44

45 REGISTRO Para realizar el registro el Usuario deberá hacer clic en el botón bienes registrados en el Inventario Inicial., mostrándose la relación de Activando con un Check en el campo Seleccionado se irá marcando aquellos Bienes se van verificando aquellos bienes en los que no se activó el Check serán los faltantes al no haberse ubicado en la verificación física realizada. Activar el Check Ubicando el cursor en cada uno de los bienes el usuario podrá acceder a visualizar el detalle de las características técnicas e información referida al bien seleccionado, al dar clic sobre el icono. los datos que pueden ser actualizados tales como: Ubicación Física, Empleado Responsable quien lo tiene a cargo al momento de la verificación, Estado de Conservación, etc. Lo que permitirá contar con el Inventario Actualizado a una fecha determinada. Ministerio de Economía y Finanzas 45

46 En el ejemplo, se ingresa al bien signado con Margesí Mesa de Madera el que figura en el Inventario asignado al Centro de Costo Logística, en la Ubicación Física Cochera, Empleado y Usuario Final a cargo de la Srta. Pizarro Coronado Gladis. En la verificación el bien Mesa de Madera se ubica en la Oficina del Consejo Nacional de Salud que pertenece al Centro de Costo Economía y a cargo del Usuario Final Sr. Jáuregui Valer Juan, estos datos se modifican luego hacer clic en el icono Grabar. Ministerio de Economía y Finanzas 46

47 A continuación, para actualizar la asignación a nivel de de usuario en el registro del Inventario hacer clic en el botón. Actualizar SOBRANTES Los Bienes Patrimoniales Sobrantes están referidos a aquellos bienes omitidos o no incluidos en el Registro Mobiliario ni en el Registro Contable de la Entidad, los mismos que se determinan como producto de la verificación física, el Responsable de Patrimonio determinará aquellos bienes que se encuentren en tal situación, los que se registrarán utilizando la opción Sobrantes del Módulo de Patrimonio a la que accederá conforme se muestra en la pantalla a continuación. Al ingresar, el Sistema presenta la pantalla que se visualiza a continuación, donde se deberá ingresar los datos del bien. Ministerio de Economía y Finanzas 47

48 El Sistema permitirá al Usuario acceder a la relación de los bienes, para su evaluación por parte de la Comisión de Inventarios y posterior informe al Comité de Altas, Bajas y Ventas de la Entidad para la correspondiente emisión de la Resolución que permita incorporarlos al Inventario Patrimonial y a los Estados Financieros de la Entidad. Ministerio de Economía y Finanzas 48

49 SEGUIMIENTO Y CONTROL Esta opción permitirá al Responsable de Patrimonio mantener actualizada la información referida a los Bienes Patrimoniales, para ello cuenta con las opciones de Asignación, Reparación y Salidas. ASIGNACIÓN Esta opción permite registrar los datos de la asignación de un bien a un empleado de la Entidad o registrar su desplazamiento interno. Previamente el Sistema presentará la relación de bienes ingresados en el Módulo, ya sea por el Inventario Inicial o por las adquisiciones realizadas en el periodo. El Usuario cuenta con niveles de búsqueda para ubicar el bien, ya sea por el Código Margesí, la Descripción, Estado de Conservación, etc. Ministerio de Economía y Finanzas 49

50 También el sistema permite la generación de reportes tales como la Orden de Desplazamiento y el Cargo personal por la asignación de bienes. Ministerio de Economía y Finanzas 50

51 Reporte Orden de Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales. Reporte Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso. Ministerio de Economía y Finanzas 51

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53 SIGAUPTR01 REPARACIÓN Esta opción permitirá llevar el registro de aquellos Bienes que han sido retirados de la Entidad para reparación. Al ingresar a esta opción el Usuario visualizará la pantalla que se muestra a continuación, activar del Menú Contextual la opción Insertar Reparación de Bienes. Ministerio de Economía y Finanzas 53

54 Con lo que se activará la pantalla del lado derecho, el Sistema por defecto mostrará la Fecha Actual con opción a modificar de requerirlo el usuario. Luego, ubicarse en el campo Tipo de Reparación al desplegarse el listado mostrará dos (2) opciones: Por Mantenimiento o Por Garantía. Si se selecciona la opción Reparación Por Mantenimiento se activará el campo Nº de Orden ya que ésta debió ser emitida previamente en el Modulo de Logística. Ministerio de Economía y Finanzas 54

55 Para que el usuario proceda a relacionar la Salida con la Orden de Servicios que corresponda, hacer clic en el icono búsqueda, a continuación el Sistema mostrará todos aquellas Órdenes de Servicios emitidas. En el ejemplo, seleccionamos la Orden de Servicio Nº 107. Aceptar. Ministerio de Economía y Finanzas 55

56 Hacer clic en el icono grabar a continuación hacer clic en el botón. Se mostrará los Bienes Patrimoniales cargados en el Sistema en la parte superior de pantalla, ubicar el cursor sobre el bien que será retirado para reparación, a continuación activar el icono. con lo que se irán registrando en la parte inferior de la pantalla, seguir el mismo procedimiento para todos aquellos bienes que serán retirados con cargo a la Orden de Servicios antes señalada. Si por algún motivo se requiera excluir un Bien, ubicar el cursor sobre éste y dar clic en el icono Excluir. Hacer clic en el icono Grabar. Finalmente, accionar el icono Salir. Ministerio de Economía y Finanzas 56

57 Al salir a la pantalla principal se mostrará toda la información ingresada. Ministerio de Economía y Finanzas 57

58 A continuación, el Responsable de Patrimonio activará el botón, con lo que se activará la pantalla que se visualiza a continuación, en la que se ingresará la información que se señala. Hacer clic en el icono Grabar finalmente accionar el icono Salir. Para ver e imprimir la Orden hacer clic en el botón. Ministerio de Economía y Finanzas 58

59 Hacer clic en el icono Impresora. A continuación, se emite la Orden de Salida para la firma del Responsable de Patrimonio. Si la Reparación de un determinado Bien se realiza dentro de la garantía comercial no se activará el campo Nº de Orden ya que no genera gasto a la Entidad. El procedimiento de registro de la información es la misma que para el caso de Reparación por Mantenimiento con la salvedad antes indicada. Ministerio de Economía y Finanzas 59

60 SALIDAS A través de esta opción, el Sistema permite al usuario registrar tanto la salida de los bienes para Baja o por otros motivos, así como el retorno de los mismos, de manera de poder obtener información precisa de la ubicación de aquellos bienes que se encuentren fuera de la entidad. El procedimiento de registro de las Salidas es igual al explicado para el caso de los Bienes para Reparación. Al ingresar a esta pantalla el Usuario podrá visualizar los Bienes que han salido de la Entidad por los diversos motivos tales como: Salida por Baja, Salida para Reparación y Salidas Diversas, lo que le permitirá registrar el retorno de los mismos. Para registrar el retorno de un determinado Bien seleccionaremos el Tipo de Salida en el ejemplo seleccionamos Salida para Reparación. Ministerio de Economía y Finanzas 60

61 El Sistema mostrará los Bienes que han salido por este concepto, ubicar el cursor sobre el Bien que se va a registrar el retorno, en la parte derecha se mostrarán los datos de la Orden que originó la salida y, en la parte inferior de la pantalla se mostrarán los bienes relacionados con la Orden de Servicios. Ministerio de Economía y Finanzas 61

62 En la parte inferior de la pantalla al ubicar el cursor sobre el Bien a registrar el retorno, consignar el Estado del Bien, la Fecha del Retorno y registrar las Observaciones si fuera el caso. CONSULTAS Y REPORTES En el Submódulo Consultas y Reportes del SIGA-MP el Usuario encontrará una relación de Reportes que podrá consultar o imprimir. Ministerio de Economía y Finanzas 62

63 POR BIENES / CENTRO DE COSTO / EMPLEADO Hacer clic en esta opción para obtener información detallada de los bienes, a diversos niveles de desagregación. Al ingresar en esta opción obtendremos las siguientes opciones de consultas: Resumen de activos por Grupo/Clase/Familia Activos por Grupo/Clase/Familia Activos por Centro de Costo Activos por Empleado SEGÚN PLAN CONTABLE Esta opción permitirá al Responsable de Patrimonio obtener e imprimir los Reportes del Patrimonio relacionados con las Cuentas Contables, para su presentación al Área de Contabilidad para su conciliación con los datos registrados en los Estados Financieros. Al ingresar en esta opción el Usuario podrá seleccionar la información por diversos filtros tales como: Sede, Centro de Costo y Cuenta de Mayor y Subdivisionaria. Ministerio de Economía y Finanzas 63

64 SEGÚN FILTROS DE SELECCIÓN Al ingresar en esta opción se visualizará una pantalla en la que el Usuario podrá realizar una serie de combinaciones para filtrar los datos de búsqueda. Por ejemplo, podrá filtrar información referida a los ítem(s) de la marca Samsung. Para visualizar toda la data, seleccionar el icono, remarcado. Ministerio de Economía y Finanzas 64

65 Al activar el icono con los Binoculares el Sistema mostrará una ventana de donde el Usuario seleccionará uno de los tres (3) Tipos de Reportes: Listado de Bienes Patrimoniales según Parámetros, Inventario Inicial Valorizado y, Activos sin Cuenta Contable / Fecha de Alta. SEGÚN CENTROS DE COSTO En esta opción el usuario podrá obtener Reportes de los Bienes por Centro de Costo o de toda la Entidad para ser proporcionado a la Comisión de Inventario para el desarrollo de su labor y, concluida esta entrega al Jefe Responsable del Centro de Costo para su conocimiento y, control interno de aquellos bienes que se encuentran bajo su responsabilidad. Ministerio de Economía y Finanzas 65

66 Para ver el detalle por Centro de Costo deberá primero ubicar el cursor en el Centro de Costo, luego dar clic sobre el icono Carpeta para visualizar los Bienes. De la relación de Bienes que pertenecen al Centro de Costo seleccionado ubicar el cursor sobre uno para que dando clic sobre el icono Carpeta se visualicen los Datos del Activo Fijo. POR EMPLEADO Los Reportes que se emiten en esta opción permitirán al Responsable de Patrimonio contar con el Inventario por persona el mismo que se requiere en el caso de que renuncie, cambie de ubicación, etc. Luego de seleccionar la Sede y el Centro de Costo, el Módulo mostrará la relación de los empleados registrados en dicho Centro de Costo. Ministerio de Economía y Finanzas 66

67 Haciendo clic en el icono Carpeta, se podrá visualizar los bienes que se encuentran asignados al Empleado en consulta. PROCESOS Ingresando a este Submódulo el Sistema permitirá al Usuario realizar el cálculo de la Actualización por Corrección Monetaria y la Depreciación de los Bienes Patrimoniales, así como generar el archivo para su migración al Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI) de la Superintendencia de Bienes Nacionales. Ministerio de Economía y Finanzas 67

68 PROCESOS DE CIERRE CONTABLE Mediante este proceso se generarán los Cierres Mensuales Contables para el cálculo del ACM y la Depreciación, el Usuario según sus necesidades podrá realizar estas operaciones en forma mensual o anual (al finalizar el año). Para ello, seleccionará la opción correspondiente y grabará. En el ejemplo, seleccionamos la opción Mensual con lo que internamente el Sistema realiza los cálculos correspondientes. A continuación, el usuario verificará los cálculos ingresando al Submódulo Mantenimiento opción Actualización. Ministerio de Economía y Finanzas 68

69 Seleccionar el Bien a consultar y hacer clic en el icono Carpeta. Ministerio de Economía y Finanzas 69

70 Al ingresar el Sistema mostrará los datos del Bien, hacer clic en el botón. Con lo que el Sistema mostrará los cálculos correspondientes al ACM y Depreciación calculados. Ministerio de Economía y Finanzas 70

71 PROCESO SBN Mediante esta opción, el Sistema generará el Archivo para su migración en forma automática al Software SIMI de la SBN, de tal manera que se evite la doble digitación de los registros. Previamente el Responsable de Patrimonio debió consignar los datos requeridos en la opción Parámetros del Submódulo Tablas. Registra la ruta donde se encuentra descargado el Software INVENTARIO MOBILIARIO INSTITUCIONAL (SIMI) de la Superintendencia de Bienes Nacionales, y el código asignado a la entidad por la SBN. Ministerio de Economía y Finanzas 71

72 Ruta donde se encuentra el Software SIMI Nº de la Ejecutora asignado por SBN Ministerio de Economía y Finanzas 72