Subastas benéficas online... 3 Ventajas y desventajas de la subasta online...3

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2 Contenidos Subastas benéficas online... 3 Ventajas y desventajas de la subasta online...3 Preparando la subasta: los primeros pasos... 4 El equipo de trabajo...4 Los artículos a subastar...5 El entorno tecnológico...6 Socialbid... 6 ebay... 6 Optimizar nuestra subasta online... 8 Tiempo de duración...8 Precio de salida...8 Organización de nuestra lista de subasta...8 Descripción de los artículos...9 Información sobre el proyecto o causa...9 Información de contacto...9 Estado de las pujas Atraer a los compradores Envío de invitaciones Promoción en la portada del portal de subastas Envío de notas de prensa Promoción en nuestra web y nuestras comunicaciones Publicidad online Otras formas de promoción online Las subastas benéficas son uno de los canales tradicionales para recaudar fondos a favor de causas sociales. Con la llegada de Internet aparece una nueva forma: la subasta benéfica online, que permite a las organizaciones llegar a muchas más personas, abaratando costes y ampliando sus oportunidades de captación. 2 de 12

3 Subastas benéficas online Las subastas benéficas presenciales han sido tradicionalmente una de las formas habituales de recaudar fondos para muchas organizaciones. Con la llegada de Internet están apareciendo variaciones en los métodos tradicionales e incluso nuevas técnicas que aprovechan este canal como una manera innovadora de encontrar recursos. Una de ellas son las subastas benéficas online, que permiten a las organizaciones llegar a más posibles compradores, abaratando costes y ampliando sus oportunidades de captación. Ventajas y desventajas de la subasta online A diferencia de las subastas tradicionales, la subasta online no precisa un sitio físico donde celebrar el evento, ni una lista de invitados y confirmaciones de asistencia ni existen limitaciones de tiempo, ajustadas a alguna fecha concreta del calendario. Esta nueva modalidad permite a la organización llegar a muchas más personas, ya que no existen limitaciones de espacio, puesto que no se desarrollan en una sala o espacio similar, sino en un portal de Internet, al que el posible comprador puede acceder desde cualquier lugar con conexión y en cualquier momento que considere adecuado, dentro del rango de fechas que la organización considere oportunas para la duración de la subasta (dependiendo de la cantidad de artículos o sus características, este tipo de subastas suelen permanecer activas entre dos y tres semanas). La preparación de una subasta online requiere generalmente menos inversión que la subasta tradicional, además de conllevar una organización algo menos compleja, lo que favorece su acceso a organizaciones medias o pequeñas, que de otra forma tendrían muy complicado acceder a esta fuente de ingresos. Desde el punto de vista de los compradores es un método rápido y cómodo, que les ofrece la posibilidad de pujar desde cualquier parte del mundo de forma rápida, fácil y económica. Además permite una compra más reflexiva de los productos, ya que los compradores disponen de más tiempo para pensar, revisar las características de los productos en subasta e incluso para comparar precios y productos. 3 de 12

4 Eso sí, a través de la exposición virtual los compradores no puede ver de forma presencial los artículos, sólo conocer la descripción de los mismos (medidas, materiales, etc.) y ver fotografías que les ayuden a hacerse una idea de su estado, lo que distancia en cierta manera al comprador y en algunas ocasiones puede ser un freno para la compra. Por eso es muy importante incluir información muy completa, clara y bien estructurada de cada artículo a subasta, de cara a evitar en la medida de lo posible este tipo de reticencias por parte del comprador. Preparando la subasta: los primeros pasos La organización de una subasta benéfica exitosa, sea o no electrónica, requiere de una cuidadosa fase previa de preparación y de bastante trabajo. Conseguir artículos atractivos para subastar y llegar al público interesado son dos de los principales retos. Reunir el equipo de personas adecuado, sean o no voluntarios, encargado de la organización de nuestra subasta es fundamental. El equipo de trabajo Este equipo será el encargado, entre otras cosas, de localizar, solicitar y conseguir las contribuciones para la subasta, por lo que deben ser organizados, perseverantes, persuasivos y estar comprometidos con nuestra causa. La pasión y el entusiasmo que nuestro equipo transmita será la impresión que de nosotros se haga el donante y facilitará su donación, fundamentalmente en el momento de buscar artículos apropiados. Es importante que los responsables tengan la capacidad de liderar el proyecto de principio a fin, con una exhaustiva planificación, un presupuesto controlado y que tengan en cuenta todos los detalles. Además deben estar familiarizados (o asesorados por expertos) con el entorno Internet y el funcionamiento de las subastas online, ya que el proceso de las mismas, el público al que nos dirigimos, la promoción de la subasta, etc. tienen sus propias características. Si además en nuestro equipo contamos con personas bien relacionadas y que tengan acceso a miembros influyentes de la comunidad será más sencillo que lleguemos a conseguir artículos lo suficientemente atractivos para que los donantes pujen por ellos e incluso que puedan ayudarnos en la promoción del evento. 4 de 12

5 Los artículos a subastar Probablemente la parte más importante del trabajo consiste en conseguir los objetos a subastar y además conseguirlos gratis, porque es arriesgado comprarlos y tener que conseguir después subastarlos a mayor precio. Si no es posible obtener los artículos de forma gratuita, debemos negociar precios muy bajos o de coste (por ejemplo cuando estamos hablando directamente con los fabricantes), sumándole a este precio los posteriores costes del proceso (envío si la organización corre a cargo de los mismos, tramitación, porcentaje del portal de subastas, etc.), para así poder determinar desde qué precio de salida nos resulta rentable subastar cada producto. En este segundo caso es importante, en la medida de lo posible, negociar con el proveedor la devolución de la mercancía si esta no es finalmente subastada por un precio superior al de salida. En primer lugar, es recomendable estudiar las posibilidades que nos puedan ofrecer los Miembros de nuestro Comité, dado que habitualmente son personas de influencia en el entorno de acción de la organización e incluso en la sociedad. A través de ellos podemos llegar por ejemplo a famosos, artistas, galerías o directivos de empresas fabricantes o distribuidoras que donen objetos personales (ropa, etc.), obras de arte o lotes de productos o servicios respectivamente, ya sea para apoyar su estrategia de RSC en el caso de las empresas, a cambio de publicidad o renombre o por el simple hecho de apoyar nuestra causa. El tipo de artículos a subastar puede ser de muy diversa índole, desde donativos especiales de personas de renombre, como una obra de arte de un artista, una pelota firmada por un futbolista reconocido o un objeto representativo utilizado por un actor famoso en la filmación de una película; hasta ofertas de ocio, como viajes, noches de hotel, cenas para dos personas en algún restaurante de prestigio, invitaciones para el estreno de algún espectáculo, etc. Las empresas suelen donar restos de mercancías en stock, muestras de productos, etc. o incluso paquetes de servicios, dependiendo de su negocio. También es importante saber más o menos el público al que nos vamos a dirigir con nuestra subasta. La correspondencia de nuestro auditorio con los artículos ofrecidos es fundamental si queremos conseguir que nuestra subasta tenga los mejores resultados. Los posibles compradores deben tener tanto el deseo como la capacidad de comprar los artículos que nosotros hayamos podido conseguir. 5 de 12

6 La Fundación Real Dreams ( ofrece a las organizaciones no lucrativas una herramienta de subastas online (Excedentes) destinada a que las ONG puedan pujar de forma gratuita por lotes de productos que las empresas y particulares donantes ponen a su disposición. El entorno tecnológico Seleccionar la plataforma tecnológica adecuada a los productos que pongamos a subasta y a nuestro público objetivo es clave para el éxito de nuestro evento. Actualmente en España existen varias empresas que ponen a disposición de las ONL su sistema de subastas online, ya sea de forma gratuita o cobrando porcentajes de las ventas, generalmente bajos. Socialbid Socialbid es una web de subastas solidarias creada recientemente en España y que trabaja para conocidas ONG. Ellos ponen en contacto organizaciones interesadas en organizar subastas benéficas online con empresas y famosos donantes. Además, apoyan a la organización en la preparación de la subasta y proveen de la tecnología necesaria, utilizando el entorno de ebay. El coste para la organización varía en función del valor final de los artículos subastados, siendo un porcentaje del precio de venta y sólo se cobra si el artículo se vende. En su primer año de funcionamiento, 2008, se recaudaron más de euros a base de subastar unos productos. En el momento de la elaboración de este informe 41 organizaciones han recaudado un total de euros, vendiendo un total de productos donados por 30 empresas y 160 famosos. El índice de satisfacción de los compradores únicos del portal es de un 99,8%. ebay El portal de subastas ebay pone a disposición de las ONL su plataforma de subastas online sin coste añadido. Además la empresa tiene un acuerdo con la Fundación Lealtad, a través del cual las ONG analizadas por la Fundación pueden conseguir fondos para sus proyectos por el método de subasta y a través de donaciones con el sistema PayPal, con un coste mínimo por transacción. En 2006 se recaudaron por esta 6 de 12

7 vía Además a través de ebay los compradores pueden donar artículos a las ONG para poner a subasta. En España se han realizado multitud de subastas solidarias online a través de ebay, como la de la Fundación Crecer Jugando, que recaudó más de con la venta de 580 juguetes o la venta de obras pintadas con chapapote, que reunió con la subasta de 45 obras. En Estados Unidos ebay mantiene el portal "EBay Giving Works", al estilo del Socialbid español, al que muchas celebridades donan parte de sus objetos personales por una buena causa. Famosos como Shakira, Avril Lavigne, Madonna, Scarlett Johansson, Paris Hilton o Collin Firth han realizado donaciones de objetos (vestuarios de giras, guitarras, bolsos, etc.) e incluso se han llegado a subastar citas con ellos, por las que se han pagado asombrosas cantidades destinadas a causas solidarias, como los dólares que pagó un internauta por una cita con Scarlett Johansson. Esta página recaudó en 2008 la nada desdeñable cantidad de 36 millones de dólares, aumentando las donaciones en un 20% y con la colaboración de más de millón y medio de personas. A través de esta página los vendedores pueden decidir donar todo el importe de la venta o el porcentaje que ellos elijan de la misma, pudiendo incluso elegir la ONG a la que destinar su donación. Todos los artículos están identificados con un lazo azul y amarillo, de manera que el comprador identifique los artículos solidarios y sepa donde y a quién va dirigido su donativo. Existen otros portales con los que diversas organizaciones han realizado subastas benéficas, como el club privado de compras online Privalia, que inicia su apoyo al tercer sector con una subasta online por los derechos humanos, con donaciones de personajes destacados de la sociedad española, como Andreu Buenfuente, Manel Fuentes, Joan Manuel Serrat, Rosario Flores y algunos jugadores del Barça, entre otros. Incluso algunas organizaciones han utilizado su propia web, como EACNUR, con su exposición y subasta solidaria online Refugi@rte. 7 de 12

8 Incluso en aquellos casos en los que la organización considere preferible mantener la subasta tradicional, es recomendable que utilice Internet y su capacidad de comunicación, bien para crear una subasta mixta, en la que se pueda pujar presencialmente o a través de Internet, normalmente por artículos diferentes, o bien utilizando Internet a modo de catálogo de artículos de subasta, donde el posible comprador pueda consultarlo con antelación a la subasta. Optimizar nuestra subasta online La forma en la que presentemos nuestros artículos determinará en muchos casos el éxito final de nuestra subasta. A la hora de incorporar la información en la plataforma, es necesario tener en cuenta algunos factores determinantes: Tiempo de duración El tiempo de duración de la subasta vendrá en primer lugar determinado por el tipo de artículos que vamos a subastar. Hay ocasiones en que la subasta depende de unas fechas concretas a las que debemos ceñirnos, como puede ser el caso de unas entradas preferentes para un evento deportivo, invitaciones a un estreno o pasajes, billetes de avión o noches de hotel. En estos casos debemos organizar la subasta con el tiempo necesario para que la fecha no sea demasiado cercana y los posibles compradores tengan tiempo de planificar sus agendas. En circunstancias normales las subastas online suelen permanecer activas entre dos y cuatro semanas, ya que más tiempo puede hacer decaer el interés de los compradores. Precio de salida Es importante que fijemos un precio de salida para cada uno de los artículos a subasta, teniendo en cuenta además los costes adicionales, por ejemplo si desde la organización nos encargamos de los gastos de envío, algo que tenemos que decidir antes de la subasta. Organización de nuestra lista de subasta Cada uno de los productos debe estar bien ordenado en nuestra lista de subasta y clasificado correctamente dentro de las categorías que el portal de subastas incorpora, de forma que el posible comprador pueda encontrar fácilmente los diferentes artículos, tanto si accede desde la página principal como si lo hace a través de una búsqueda y no se encuentre perdido entre los diferentes artículos que la organización o incluso otros proveedores ponen a su disposición en el portal de subastas. 8 de 12

9 Descripción de los artículos Como ya hemos comentado, uno de los principales frenos a la hora de adquirir un producto por Internet es la imposibilidad de verlo físicamente y comprobar personalmente su estado y características. Por eso debemos hacer lo posible por paliar este inconveniente. Cada uno de los artículos debe ir acompañado de una descripción clara y completa de sus características, evidentemente adecuadas al tipo de artículo: descripción, medidas, materiales, funciones, precio aproximado en el mercado, etc. Siempre hay que incluir fotografías o imágenes (con el mayor detalle posible, por ejemplo dando la opción de usar la herramienta zoom) de buena calidad que hagan de ojos del comprador. Resulta muy efectivo incluir además información original que pueda resultar interesante al comprador, haciendo más atractivo el artículo y acercando de alguna forma al comprador al objeto de su interés. Un vídeo del momento de la donación, en caso de objetos donados por famosos, una imagen del certificado de autenticidad o una pequeña introducción a una obra de arte, hecha por su autor o por algún experto, son algunos ejemplos. Información sobre el proyecto o causa Cuando se trata de subastas benéficas una de las cosas que puede impulsar al comprador a realizar su puja es su afinidad con la causa o proyecto que apoya la subasta. Es recomendable incorporar información sobre la causa o proyecto en sí, así como de la organización que la promueve, a ser posible con resultados que afiancen la confianza del comprador y le ayuden a ser consciente de la finalidad y objetivo que se encuentra detrás de la propia subasta. Información de contacto En ocasiones los compradores online abandonan una compra porque les surgen dudas o se encuentran con problemas durante el proceso de compra y no saben a quién recurrir, por la falta de datos de contacto. Siempre deberíamos incorporar un teléfono de contacto en el que el usuario pueda hablar con una persona para resolver sus dudas y un enlace a preguntas más frecuentes o a un formulario donde resolver posibles problemas durante la puja. 9 de 12

10 Estado de las pujas Siempre que sea posible, la herramienta debería avisar a los compradores (a través del correo electrónico) cuando su puja haya sido sobrepasada por otro comprador. Esto dinamiza la subasta y mantiene a los compradores informados y alerta por si quieren incrementar el tope de su puja, aumentando así las posibilidades de recaudación. Atraer a los compradores Al contrario que en las subastas tradicionales, en las que generalmente se elabora una lista de invitados confirmada, las subastas por Internet deben promocionarse para alcanzar el mayor número posible de visitas al portal, que a su vez se trasformen en compradores. Para ello debemos hacer una exhaustiva labor de promoción de nuestro evento online, que tenga en cuenta todas las posibles fuentes de generación de visitas, algunas de las cuales se mencionan a continuación: Envío de invitaciones Nuestra base de datos de contactos es probablemente una de nuestras mejores fuentes de promoción. Normalmente son personas que están o han estado de alguna forma en contacto con nuestra organización y que mantienen un cierto interés en nuestro trabajo. Entre estos contactos debemos incluir a los socios y donantes de la organización, los suscriptores de boletines y comunicados y los colaboradores y voluntarios. No debemos olvidar incluir en nuestra invitación, además del enlace a la subasta online, una petición para que nuestros contactos envíen a su vez la invitación a sus propios contactos. Promoción en la portada del portal de subastas Siempre que sea posible debemos negociar con el portal de subastas la promoción de nuestros artículos en la portada del portal o al menos en la página principal de las categorías en las que estos estén clasificados, de cara a aprovechar las visitas que el propio portal genera. 10 de 12

11 Envío de notas de prensa Coincidiendo con la inauguración de nuestra subasta debemos enviar notas de prensa a los medios, tanto tradicionales como digitales, sin olvidar incluir el objeto de la subasta, una breve descripción de la organización y sus proyectos y de los artículos a subastar y el enlace directo a nuestra subasta. Tendremos más posibilidades de éxito cuanto más original sea nuestra subasta o si está apoyada de alguna forma por personalidades destacadas. Promoción en nuestra web y nuestras comunicaciones Es recomendable hacer alusión a la subasta en todos los comunicados de nuestra organización (boletines, firmas de correos electrónicos, envíos tradicionales, etc.) y en las páginas principales de nuestra web. Publicidad online Dependiendo del presupuesto del que dispongamos y de la importancia de la subasta sería recomendable considerar la contratación de Adwords de Google y/o la contratación de destacados en webs de interés de nuestro público objetivo y en redes sociales, como Facebook. Otras formas de promoción online Una buena opción de promoción online es la de solicitar a nuestros voluntarios y personas afines a nuestra causa que incorporen en sus blog o páginas personales un enlace a nuestra subasta, así como también en las webs de organizaciones colaboradoras. Podemos además aprovechar los nuevos medios de comunicación que están apareciendo en Internet y que están empezando a presentarse como buenos complementos de comunicación y difusión de causas sociales, como las redes sociales (por ejemplo Facebook o Twitter) o YouTube, donde podemos incorporar, por ejemplo, un vídeo-mensaje de un famoso que haya donado algún artículo de la subasta. 11 de 12

12 C/ Orense, 14-10º D Madrid Teléfono: Fax: info@aefundraising.org Autor: Ágora Social Se permite la reproducción total de este informe en blogs personales y páginas web. Prohibida la venta total o parcial del informe y sus contenidos.