PRÁCTICAS FINALES SOBRE PLANILLA ELECTRÓNICA

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1 Facultad de Ciencias Económicas y de Administración Cátedra Intrtoducción a la Computación Escuela de Administración Carrera Técnico en Administración Materia: Informática I Curso 2004 PRÁCTICAS FINALES SOBRE PLANILLA ELECTRÓNICA OBJETIVO...2 CASO...3 ETAPA 1: FORMACIÓN DE EQUIPOS...3 ETAPA 2: ELABORACIÓN DE PLANILLAS ELECTRÓNICAS...4 ETAPA 3: NEGOCIACIÓN DE OFERTAS...4 ETAPA 4: 1RA. REVISIÓN...5 ETAPA 5: EXPOSICIÓN DE PROYECTOS...6 ANEXO 1: OPERACIONES DEL MES DE DICIEMBRE...7 ANEXO 2: VENTAS...9 ANEXO 3: COMPRAS...10 ANEXO 4: FINANZAS...11 ANEXO 5: PERSONAL...12 ANEXO 6: CONTADURÍA...13 ANEXO 7: OFERTAS WEB...17 ANEXO 8: FORMULAS Y FUNCIONES...18 SI...19 SUMA...20 SUMAR.SI...21 REDONDEAR...22 REDONDEAR.MAS...22 REDONDEAR.MENOS...23 ENTERO...23 SUMAR.SI...24 BUSCARV...25 BUSCARH...27 Escribir fórmulas...27 Algunas funciones para la práctica de Planillas Electrónicas...28 FUNCIONES FINANCIERAS...28 AMORTIZ.LIN...28

2 DDB...28 SLN...29 PAGOPRIN...29 PAGO...30 FUNCIONES LÓGICAS...30 SI...30 SUMAR.SI...30 Y...30 O...31 FUNCIONES BÚSQUEDA...31 BUSCARH...31 BUSCARV...31 OBJETIVO El propósito de esta secuencia de prácticas, que se extiende a lo largo de varias clases, es familiarizar al estudiante con las planillas electrónicas, para que adquiera, trabajando en grupo e intercambiando experiencias, una visión crítica del uso de esta herramienta. Se presenta un caso simulado con necesidades de información de gestión y contable para la toma de decisiones en una PYME, que se resolverá con planillas electrónicas, con el objetivo que el estudiante evalúe por si mismo las ventajas y limitaciones de esta herramienta. Los supuestos y criterios sólo son válidos a los efectos de la realización de la práctica. Las decisiones a adoptar en situaciones reales dependerán del entorno específico a aplicar. Esta práctica se lleva a cabo luego de haber introducido el tema de planillas electrónicas y haber realizado los ejercicios básicos independientes. Esta práctica se desarrolla a lo largo de varias clases en trabajo grupal. Consiste en un proyecto de elaboración de los informes típicos de gestión y contables de una PYME que recién inicia actividades, los que se realizarán utilizando planillas electrónicas. 2

3 CASO La empresa XX S.R.L. que inició actividades el 2/12, con los aportes de los socios A y B ha realizado las transacciones que se encuentran en el ANEXO 1: OPERACIONES DEL MES DE DICIEMBRE Los socios contratan al grupo formado por estudiantes para elaborar un proyecto de informes de gestión y contable con planillas electrónicas para la empresa, cuyas especificaciones se encuentran en los ANEXOS 2 a 7. Los estudiantes contratados se desempeñarán en las siguientes áreas: VENTAS, COMPRAS, FINANZAS, PERSONAL y CONTADURÍA. Cada grupo elabora un proyecto que se presenta a los dueños de la empresa, los cuales eligen el, o los, que estén mejor resueltos de acuerdo a sus necesidades. El trabajo se realizará en 5 etapas. En las Etapas 1 a 3 se trabajará en grupo. La Etapa 4 consistirá en la resolución individual de ejercicio adicional, que equivaldrá a la 1ra. Revisión del curso. Finalmente, la Etapa 5 consiste en la presentación plenaria de los proyectos elaborados. Las etapas 1 a 3 son al mismo tiempo: ejercicios, preparación de los proyectos y preparación para la prueba de revisión. La presentación de los proyectos computa al menos 5 puntos de la actuación en clase. ETAPAS: 1- Formación de equipos 2- Elaboración de las planillas electrónicas 3- Negociación de Ofertas 4-1ra. Revisión 5- Exposición de proyectos ETAPA 1: FORMACIÓN DE EQUIPOS Los estudiantes de la clase se organizan en subgrupos de trabajo que no superen los 10 integrantes, a su vez el subgrupo se dividirá para trabajar en las áreas funcionales de la organización para las que fueron contratados. Cada subgrupo será responsable de elaborar las planillas asignadas a su área funcional, y de comunicarlas a los integrantes del equipo que se desempeñan en los otros sectores. Cada empresas fabrica o vende dos o más productos, que pueden ser bienes o servicios. Entre ellos se destaca un producto estrella, en el que están depositadas las expectativas de obtener mayores beneficios. Los productos estrella se asignarán por sorteo de acuerdo a la lista que se presenta a continuación, los otros productos los elige libremente el subgrupo. 3

4 Grupo P r o d u c t o s 1: lapicera 2: papas fritas 3: pasaje ómnibus internacional 4: esponja de baño 5: jabón de tocador 6: cena en restaurante 7: pasaje avión internacional 8: whisky 9: lápiz 10: cerveza 11: gel de ducha 12: goma de borrar 1) Definir los precios del producto estrella y de los demás que comercializa la empresa, mediante la búsqueda de información en comercios, prensa, Internet, etc. 2) Elegir optativamente un logo y nombre del identifique al equipo de trabajo. 3) Los equipos se vincularán entre sí, buscando encontrar en la clase -que se ha transformado en un mercado de reducidas dimensiones-, un producto sustituto y uno que funcione como complementario, con los cuales al final de la Etapa 2 intercambiará información y negociará ofertas para publicar en la web. Por ejemplo si la empresa comercializa lapiceras, puede encontrar un sustituto en la empresa que comercializa lápices y un complementario en quien vende gomas de borrar (tinta). ETAPA 2: ELABORACIÓN DE PLANILLAS ELECTRÓNICAS 1) Completar los Anexos 2 a 6 como resultado del trabajo del equipo en las distintas áreas funcionales de la empresa, tomando en consideración el ANEXO 1: OPERACIONES DEL MES DE DICIEMBRE. 2) Entregar una versión digital e impresa al docente de los ANEXOS 2 A 6 elaborados en la ETAPA 2. ETAPA 3: NEGOCIACIÓN DE OFERTAS 1) Intercambiar por las planillas de los ANEXOS 2 a 6 con las empresas que comercializan los productos sustitutos y complementarios. 2) Negociar una o varias ofertas en una planilla de Excel para publicar en la web, elaborando el ANEXO 7: OFERTAS WEB. 3) Entregar una versión digital e impresa al docente del ANEXO 7 elaborado en la ETAPA 3 4

5 ETAPA 4: 1RA. REVISIÓN Será un ejercicio más, que se realizará individualmente en las computadoras del Laboratorio de Informática, aplicando los conocimientos adquiridos y utilizando las planillas realizadas en los ANEXOS 2 a 7. Cada estudiante dispondrá de un tiempo máximo de 30 minutos para realizar las tareas asignadas, trayendo consigo un diskette de 3 1/2, de 1.4 Mb, en donde dejará grabado su trabajo. Se distribuirán los estudiantes en el horario completo del Laboratorio, de 08:00 a 23:00, pudiendo elegir el horario, si no hay superposiciones, y en sorteo para las horas saturadas. El tiempo es breve pero suficiente para comprobar la adqusición mínima requerida de conocimientos en manejo de planilla electrónica y en resolución de problemas, especialmente si ha llevado a cabo todos los pasos de la secuencia de trabajos aquí definidos. El trabajo debe hacerse exclusivamente en el diskette, tomando los datos del disco fijo que se indiquen. Los diskettes deberán estar provistos de etiquetas autoadhesivas, de tamaño completo para el DSKT, que contengan: a) Nombre completo del estudiante b) Número de documento de identidad c) Identificación del grupo de clase d) Firma del estudiante y rúbrica del docente que lo recibe. 5

6 ETAPA 5: EXPOSICIÓN DE PROYECTOS Se reúnen todos los equipos y un integrante de cada uno, elegido al azar por el docente, presentará el proyecto de planillas electrónicas al docente, pudiendo incorporar informes adicionales que no estén previstos en los Anexos 2 a 6. Podrán utilizar para las presentaciones cualquier recurso que consideren apropiados, como ser planilla electrónica, hojas impresas, presentación en PowerPoint, hojas de rotafolio, etc. Los integrantes explicarán de qué modo elaboraron las planillas, cómo se utilizó la información para la toma de decisiones y para negociar con los competidores y sustitutos, así como responderán las preguntas que les formulen los demás equipos y el docente. El tiempo máximo para la exposición es de 10 minutos. Las respuestas a los anexos deberán estar en uno o varios archivos de planilla electrónica (.XLS) que se entregarán al docente previo a la exposición. Se debe incluir, al comienzo: grupo, nombre del docente, horario, y los nombres y documentos de identidad de los integrantes. Se asignarán al menos 5 puntos de actuación en clase por la presentación y 1 por las preguntas que se formulen. Estos puntajes son atribuidos a todos los integrantes de los grupos. 6

7 ANEXO 1: OPERACIONES DEL MES DE DICIEMBRE Se define el ejercicio económico 1/1-31/12. El primer ejercicio constará de las actividades del mes de diciembre. En orden cronológico durante el mes de diciembre se realizan las siguientes operaciones: 1. El 2/12 se constituye XX S.R.L., aportado el socio A una computadora Pentium II valuada en U$S 800, una impresora Epson U$S 100, tres escritorios valuados en $1.000 cada uno, seis sillas por valor de $ 500 y U$S en efectivo, y el socio B aporta un vehículo cero kilómetro por valor de U$S El 2/12 se contrata al grupo de estudiantes para desempeñarse en los departamentos de Ventas, Contaduría, Compras, Finanzas, Tesorería y Personal. Los dos socios se desempeñarán en el Gerencia General. 3. El 3/12 se abre una cuenta corriente en moneda nacional en el Banco Y donde se deposita el equivalente a U$S 500 y U$S de un préstamo que otorga el mismo banco, a un interés del 18%, con un plazo 12 meses con cuota pagadera a fin de cada mes, siendo el primer vencimiento en el mes de enero. 4. El 8/12 se encarga a la imprenta "El Rápido" una libreta con 100 facturas, 100 recibos y 100 Boletas contado, que se reciben el 9/12 con la Factura No por un total de $ El 10/12 se compran 100 unidades del Producto 1 y 200 del producto 2 a la empresa "VENDETUTTI S.A." con la Factura No con vencimiento dentro de 30 días. El equipo obtendrá los precios reales de los productos que comercializa la empresa de la visita a comercios o de Internet. 6. El 12/12 se venden al contado 2 unidades del Producto 1, emitiéndose la Boleta Contado No.0001 con una utilidad sobre costo del 10%. 7. El 19/12 se venden al contado 6 unidades del Producto 2, emitiéndose la Boleta Contado No.0002 con una utilidad sobre costo del 20%. 8. El 20/12 se paga con el cheque No del Banco Y la Factura No "VENDETUTTI S.A." quien emite el Recibo No El 22/12 se vende a crédito con un plazo de 5 días 12 unidades del Producto 1 emitiéndose la Factura No.001 a la empresa "SAN MARTÍN LTDA." con una utilidad sobre costo del 10%. 10. El 25/12 se vende a crédito con un plazo de 15 días 50 unidades del Producto 1 emitiéndose la Factura No.002 a la empresa "SAN MARTÍN LTDA." con una utilidad sobre costo del 10%. 11. El 27/12 se venden al crédito 30 unidades del Producto 1 emitiéndose la Factura No.003 a la empresa "ELEONORA CASTRO" con una utilidad sobre costo del 10%. 12. El 29/12 se cobra en efectivo la Factura No. 001 de la empresa "SAN MARTÍN LTDA."emitiéndose el recibo No Se entregaron durante el mes n total de $ por concepto de adelantos de sueldos. 14. El 31/12 se pagan los sueldos al personal.

8 SUPUESTOS A los efectos de simplificar el ejercicio se realizan los siguientes supuestos: 1) El tipo de cambio permanece constante en todo el período en $ 30 2) No se consideran en los cálculos el IVA, COFIS ni otros impuestos. 3) No se toman en cuenta los aportes patronales, ni el aguinaldo. 8

9 ANEXO 2: VENTAS 1) Crear el libro VENTAS.XLS 2) Denominar a la primera hoja Facturas y diseñar el formulario de ingreso de datos que puede ser similar al que se presenta como muestra. 3) Probar el formulario ingresando algunos datos. 4) Agregar en la hoja Facturas una lista desplegable que permita seleccionar el artículo en lugar de escribirlo. a)ingresar en las celdas A 22 y A 23 los nombres de los productos que comercializa la empresa, con la opción Formato/fuente seleccionar el color blanco para que no sea visible. b)elegir la opción del menú Datos/Validación, Permitir y seleccione la opción Lista, con lo que aparecerá la opción Origen, marque el rango $A$22:$A$23. c)pruebe el funcionamiento de la lista desplegable. 5) Agregar mediante el uso de una fórmula o función la búsqueda del precio del artículo en un lista en lugar de ingresarlo manualmente. a)ingresar en las celdas B22 y B23 los precios de los artículos y déjelos no visibles de la misma forma en que se procedió con las celdas A22 y A23. b) Utilizar en D10 una fórmula o función que le permita buscar el precio de los artículos en el rango A22:B23. c) Pruebe el funcionamiento de la búsqueda de precio 6) Agregar una lista desplegable para seleccionar el nombre del cliente y una función de búsqueda para su domicilio. 7) Copiar el formulario en cuatro hojas del libro VENTAS e ingresar los datos de las facturas de los numerales 7,9,10 y 11 del ANEXO 1 OPERACIONES 8) Insertar una hoja en el libro que se denominará Listado de Ventas a) Diseñe un listado con las columnas Fecha, Concepto No., Producto, Importe. b) Ingrese las ventas del ANEXO 1 OPERACIONES c) Ordene por Concepto y por Producto con la opción Datos/Ordenar. Inserte una. línea que separe venta contado y ventas crédito. d) Calcule para ventas contado los subtotales por producto, con la opción Datos.. / Subtotales. Repita el proceso para ventas crédito. 9

10 EMPRESA XX S.R.L. R.U.C de Julio 2000 Montevideo - Uruguay CONTADO Serie A Tel N RUC COMPRADOR Cons. Final Día Mes Año Cliente Domicilio Cantidad Artículo Precio Un. Total Total $ IVA AL DIA IMP. El Rápido SRL RUC Vía BLANCA Cliente Constancia Contado A 001 al vías 2 Vía Amarilla Contaduría Imprenta autorizada vto. 12/04 ANEXO 3: COMPRAS 1) Crear el libro COMPRAS.XLS diseñando una hoja denominada Factura Proveedor para el ingreso de datos, tomando como base al Libro VENTAS.XLS, realizando las modificaciones que correspondan. 2) Ingresar los datos de compras del Anexo 1 Operaciones 3) Crear las hojas de Stock Producto 1 y Stock Producto 2 donde se llevará un ficha de stock, con ingresos, salidas, y saldo en unidades físicas y el saldo en moneda nacional valuándolos a precio promedio. FICHA DE STOCK PRODUCTO 1 UNIDADES FÍSICAS $ Fecha Concepto Entradas Salid as Saldo Saldo 4) Insertar la hoja Costo de Ventas para calcularlo para cada uno de los productos por permanencia de inventario, sabiendo que costo de ventas es igual a existencia inicial más compras menos existencia final. 10

11 ANEXO 4: FINANZAS Se solicita un préstamo de U$S 1.000, con un interés 18% a devolver en el plazo de 12 meses. El saldo inicial de un mes es lo que resta por pagar del préstamo total antes del pago de la cuota y el saldo final es el que resta pagar luego de abonar la cuota de ese mes. El saldo inicial del primer mes es igual al importe solicitado, el saldo final del último mes debe ser nulo. La cuota es fija para todos los meses, se compone de amortización del préstamo e intereses, los cuales son variables de un mes a otro. SE PIDE: 1) Crear el libro FINANZAS.XLS y en la hoja Préstamos para elaborar un cuadro similar al que se presenta a continuación. 2) Calcular en la celda C7 el valor de la Cuota. 3) Completar el cuadro utilizando las fórmulas y funciones que correspondan para calcular Saldo Inicial, Amortización, Interés y Saldo Final. 4) En la celda D22 calcule el total de intereses en dólares. 5) Modifique el cuadro utilizando las funciones PAGO, PAGOINT y PAGO AMORT. 6) Insertar una hoja denominada Gráfico que muestre la evolución durante el período de los intereses, amortización y saldo final. PRÉSTAMO U$S Importe Interés 18% Meses 12 Cuota Mes Saldo Inicial Amortización Interés Cuota Saldo Final

12 ANEXO 5: PERSONAL 1) Abrir el libro SUELDOS.XLS y liquidar los sueldos de Diciembre utilizando la hoja Datos Básicos. Ingresar los nombres de los integrantes del equipo como funcionarios y utilizar las fórmulas y funciones que correspondan para calcular Ind. y Com, Seg. por Enf., IRP, etc. 2) Calcular la columna Observaciones sabiendo que la empresa sigue la siguiente política: cuando el importe líquido a pagar es menor que cero, se despliega en la celda correspondiente el texto SALDO EN ROJO ; de lo contrario, la celda quedará en blanco. DATOS BASICOS PLANILLA DE LIQUIDACION DE SUELDOS Tasa de aportes Personales Ind. y Comercio 13% Seg. por Enfermedad 3% Imp. Retrib. y FRL 1%, 3% y 6% SMN 1040 DICIEMBRE LIQUIDACION DE SUELDOS NOMBRE SUELDO Ind. y Com. Seg. x Enf. IRP / FRL ADELANTOS LIQUIDO OBSERVACIONES TOTAL

13 ANEXO 6: CONTADURÍA El Anexo se compone de 4 Partes: Bienes de Uso, Cuentas Corrientes y Registraciones Contables y Flujo de Fondos. PARTE 1 BIENES DE USO 1) Elabore en una hoja que denominará Bienes de Uso elaborar el cuadro correspondientes, utilizando funciones financieras en los casos en que sea posible. Supuestos: Los valores residuales son nulos para todos los bienes de uso excepto para el vehículo, que se estima en U$S La vida útil de los Bienes de Uso se estima en 10 años, excepto para la computadora y el vehículo que se estima en 5 años. A los efectos de simplificar el cuadro, los bienes de uso no se revalúan. CUADRO DE BIENES DE USO Muebles y Utiles Escritorios Sillas Computadora Valor Original Valor Residual Vida útil Amorti z. 1 Vehículos Camioneta PARTE 2 CUENTAS CORRIENTES 1) Abrir el libro semi-elaborado denominado CUENTAS CORRIENTES.XLS que contiene un ejemplo datos de ejemplo que se sustituirán por los que correspondan. Listado de Ventas Crédito Fecha Cliente Concepto Debe Haber Total Ds. 22-Dic San Martín SRL Factura Dic San Martín SRL Factura Dic Eleonora Castro Factura Dic San Martín SRL Recibo Totales Considerar que en este ejercicio económico no se amortiza, la amortización se tomará en cuenta para el próximo ejercicio. 13

14 2) En la columna H copiar los nombres de los deudores y en la columna I calcular los saldos de cada uno, corroborando que la suma coincida con el Total de Deudores del Listado de Ventas Crédito. Deudor Saldo $ San Martín SRL 300 Eleonora Castro 360 Total Deudores 660 3) Realizar el cálculo de los saldos utilizando la función SUMAR.SI, verificando que el resultado sea correcto. 4) Sustituir los importes de las facturas y recibos por los que correspondan en cada caso. 5) Copiar la hoja cuentas corrientes en la hoja 2, utilizando la opción Datos/Ordenar seleccionar orden ascendente por cliente y por fecha. 6) Utilizando la opción Datos/Autofiltro seleccionar todos los movimientos de un cliente. 7) Copiar la hoja de cuentas corrientes a la Hoja 3, eliminar las filas que contengan recibos y totales. 8) Calcular subtotales de facturas por cliente, utilizando la opción Datos/Subtotales marcando lo siguiente: Para cada cambio en: Cliente ; Usar función: Suma; Agregar Subtotal a: Clientes y Debe. PARTE 3 REGISTRACIONES CONTABLES 1) Abrir el libro CONTADURÍA.XLS. DIARIO GENERAL $ DEBE FECHA HABER $ 1.200,00 31-Ene Caja Moneda Nacional Ventas 1.200,00 3) Agregue una validación de datos en la hoja Diario General para ingresar las Cuentas del Debe y del Haber de acuerdo al plan de cuentas del rango A80:A105 4) Registre las operaciones del ANEXO1 OPERACIONES y la información que surge de los libros elaborados en VENTAS, COMPRAS, PERSONAL y FINANZAS. 5) Corrobore en el Diario General que cada uno de los asientos balancee y que el total del Debe sea igual al total del Haber. 14

15 PARTE 4 FLUJO DE FONDOS La empresa desea realizar un flujo de fondos para el período Diciembre-Marzo. Los flujos de fondos permiten ver, en un período de tiempo, cómo se van sucediendo los diversos ingresos y egresos de dinero. Es un elemento fundamental para la planificación financiera de la empresa. Se desea que sobre la base de los supuestos que se detallan y a las planillas elaboradas anteriormente, se complete el Flujo de Fondos para el período solicitado. SE PIDE: 1) Para comenzar a trabajar seleccione la hoja Flujo de Fondos 2) Elabore el Flujo de Fondos con los datos de los libros previamente elaborados, sobre al base de los SUPUESTOS. SUPUESTOS: 1. Los INGRESOS que tiene la empresa corresponden a ventas (contado y cobranza de ventas a crédito) que se toman de los libros VENTAS.XLS y CONTADURÍA.XLS. 2. Las VENTAS se espera que varíen de la siguiente forma: Enero: Aumenta un 10% respecto a Diciembre para todos los rubros. Febrero: Se mantiene igual que en Enero. Marzo: Producto 1 aumenta un 30% y el Producto 2 un 20% con respecto a Febrero. La COBRANZA de Enero surge del libro VENTAS.XLS, Listado Ventas, para los meses siguientes se mantiene esta cifra. 3. Los EGRESOS de la empresa son los siguientes: - COMPRAS corresponden a lo que surge de COMPRAS. XLS - SUELDOS Y CARGAS SOCIALES se toman de la hoja SUELDOS.XLS. El monto a pagar por este concepto se mantendrán por el resto del año, a efectos de simplificar, no se deberán tomar en cuenta los aportes patronales. - OTROS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y VENTAS: para el mes de diciembre corresponde al rubro gastos generales, a partir del mes de enero inclusive representan el 30% de las ventas del mes. 4. Si el SALDO FINAL del mes fuera negativo, debe solicitarse un Préstamo Bancario por la cantidad en descubierto. 5. AMORTIZACIÓN PRÉSTAMOS BANCARIOS los datos se toman del libro FINANZAS.XLS, se pagan en moneda nacional a partir de enero. 6. El SALDO FINAL de cada uno de los meses, corresponde al SALDO INICIAL del mes, más los ingresos menos los egresos del mes. 7. El SALDO INICIAL de cada uno de los meses, corresponde al Saldo Final del mes anterior más el Préstamo Bancario si corresponde. 8. El Saldo Inicial es el que surge del inicio de actividades. 15

16 1) SALDO INICIAL 2) INGRESOS Ventas Producto 1 Ventas Producto 2 Cobranza TOTAL INGRESOS 3) EGRESOS Compras Producto 1 Compras Producto 2 Sueldos Gastos Generales Devol. Prest.Bcario. TOTAL EGRESOS 4) SALDO FINAL Préstamos bancarios SALDO CON PRÉSTAMO FLUJO DE FONDOS EMPRESA XX LTDA. $ $ $ $ DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO 16

17 ANEXO 7: OFERTAS WEB 1) Cada una de las empresas o grupos elaborará en una hoja del libro OFERTAS WEB.XLS que presentan información similar a la siguiente: Empresa 1 Productos Precio de Costo Precio Normal de Venta Precio Oferta 2) Luego de negociar entre las tres empresas se formarán 1 o más ofertas de productos para publicar en la web, estimando la venta en unidades y los ingresos esperados como resultado de la campaña publicitaria. Considerando a su vez la situación sin campaña publicitaria que resulta del Flujo de Fondos elaborado en la planilla FINANZAS.XLS. OFERTAS Precio Vtas. Estimadas Ingresos Producto Empresa Oferta Unidadas Estimados ($) Con oferta Sin oferta Con oferta Sin oferta 3) Preparar para publicar la planilla con las ofertas en la web, que puede contener logos de las empresas, dibujos o fotografías de los productos. etc. Producto Oferta 1 Empresa Precio sin Oferta Precio con Oferta 17

18 ANEXO 8: FORMULAS Y FUNCIONES Uso de funciones en Excel Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo. Existen en Excel una gran cantidad de funciones, a modo de ejemplo, MS Excel 97 en su configuración básica posee más de 150 funciones y de acuerdo con la configuración y versión de Excel 2000, pueden haber más de 500. En el presente texto se analizan solamente las funciones vistas en el curso de Informática I. Estructura básica de una función. La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto coma y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, se escribe un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se crea una fórmula que contiene una función, se puede utilizar el comando Pegar Función que facilita el procedimiento. En términos genéricos una función puede definirse de la siguiente forma: =NombreFunción(Argumento1;Argumento2;Argumento3) De forma que: NombreFunción: Nombre de la Función de Excel. Argumento#: Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. La cantidad de argumentos de una función depende de cada función. Como se verá más adelante, hay funciones que tienen 1 argumento, otras tienen 2 argumentos, otras que tienen 3, y otras pueden tener hasta 30. Los argumentos van separados por un ; (punto y coma) 2. 2 Puede ser que el carácter que separa a los parámetros sea una coma. Esto sucede cuando el sistema está configurado con un punto como separador de decimales, lo que lleva a que 3 y 1/10 se escribe 3.1 en lugar de 3,1. Para cambiar la configuración del sistema y pasar a la coma como separador de decimales se debe: Ir a INICIO / Configuración / Panel de Control / Configuración Regional y elegir la solapa Número. Allí cambiar la opción Símbolo decimal por, (coma) y Separador de Miles por. (punto) 18

19 En el siguiente ejemplo se muestra para la función SUMA, los diferentes objetos que la componen. Signo Igual (si la función está la principio de una fórmula) Argumentos =SUMA(A10;B5:B10;50;37) Punto y coma separan argumentos Los paréntesis encierran argumentos Nombre de la Función Funciones de Excel vistas en el Curso. A continuación se describen las diferentes funciones de MS Excel vistas en el curso de Informática I, dónde se proveen ejemplos que intentan hacer referencia a un ejercicio visto en clase. Es de rigor aclarar que cuando se hable de valor devuelto, se hace referencia la valor resultante de la función. SI Función condicional. Devuelve un único valor si la condición se evalúa como verdadera y otro valor si la condición se evalúa como falsa. Estructura de la función. =SI(Prueba Lógica; Valor si es verdadera; valor si es falsa) Prueba Lógica: Cualquier valor o expresión que pueda valuarse como verdadero o falso. Valor si es verdadera: Valor que se devolverá si la prueba lógica es VERDAERA. Valor si es falsa: Valor que se devolverá si la prueba lógica es FALSA Si éste valor se omite, el valor devuelto será la palabra FALSO Ejemplo. Ejercicio adicional 1 (Telering SA), celda G5. En la celda E5 figura el costo total mensual de mantener un teléfono fijo (Antel fijo), mientras que en la celda F5, el costo total mensual de una central celular. La celda G5 debe contener la leyenda ANTEL FIJO si la opción más económica es mantener un teléfono fijo ó BASE CELULAR en caso contrario. G5 =SI(E5<F5;"ANTEL FIJO";"BASE CELULAR")... obsérvese: 19

20 1. La condición es que el valor de la celda E5 sea menor (estricto) que el valor de la celda F5. 2. Cuando se desea que Excel devuelva una leyenda, ésta debe ir entre paréntesis. 3. Si ambos costos son iguales, el valor devuelto es BASE CELULAR. 4. Se obtiene el mismo resultado si la función es =SI(E5>=F5;"BASE CELULAR";"ANTEL FIJO") Símbolos utilizados para las comparaciones > Mayor < Menor = Igual >= Mayor ó igual =< Menor ó igual <> Distinto SUMA Suma todos los números en un rango de celdas. Estructura de la función. =SUMA(Rango de Celdas) ó =SUMA(Rango de Celdas1;Rango de Celdas2;...) Rango de Celdas: Se especifican las celdas que contienen a los números que se desea sumar, valores lógicos y texto se omiten, incluso si están escritos como argumento. Rango de Celdas#: Si se desea sumar más de un rango de celdas, se pueden incluir tantos rangos de celdas como se necesiten hasta un máximo de 30. Cada rango constituye un argumento, y por tanto va separado por ; (punto y coma) Ejemplo. Ejercicio 5 (Boletos), hoja General, Celda N3. La celda N3 de la hoja General suma 12 valores correspondientes a la recaudación de cada una las 4 semanas para cada uno de los 3 turnos. N3 =SUMA(B3:M3)... obsérvese 1. El rango de valores se define con la celda inicial (B3), dos puntos y la celda final (M3) 2. En lugar de la función suma, se puede usar el comando Autosuma, y marcar el rango de la suma. 20

21 SUMAR.SI Suma solo los números en un rango de celdas que cumplan con una condición.. Estructura de la función. =SUMAR.SI(Rango de Celdas a evaluar;condición;rango_suma) Rango de Celdas: Se especifican las celdas que se va a evaluar. Condición: Criterio o condición que determina las celdas que deben sumarse. Puede ser un número, texto o expresión. Rango_suma: Se especifican las celdas que contienen los nùmeros que se va a sumar, valores lógicos y texto se omiten. Ejemplo. En la columna B se tienen los días de la semana y en la C la facturación para cada uno de esos días. La celda F5 refleja la suma de la facturación de los miércoles. F5 =SUMAR.SI(B2:B16;E5;C2:C16)... obsérvese 1. El rango de valores se define con la celda inicial (B3), dos puntos y la celda final (M3) 2. Si se deja en blanco el 3er. argumento (Rango_suma), Excel asume como rango el primero (Rango de Celdas a Evaluar). 21

22 REDONDEAR Redondea al número de decimales especificado. Estructura de la función. =REDONDEAR (Número;Cantidad de decimales) Número: Es el número que se desea redondear Cantidad de Decimales: Especifícale número de decimales al que se desea redondear. Ejemplo. Se desea redondear el valor de la Celda A1 que es 3,14159 a 4 decimales el valor devuelto es 3,1416 =REDONDEAR (A1;4)... obsérvese 1. Si se omite el atributo Cantidad de Decimales, Excel toma a éste valor como cero. 2. La función Redondear realiza lo que se conoce como redondeo hacia arriba, cuando tiene que redondear un número y fracción 1/2 a cero decimal, la función redondeo devuelve el número superior. Por ejemplo =REDONDEAR(2,5;0) devuelve el valor 3; también =REDONDEAR(2,55;0) devuelve el valor 2,6 REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, en la dirección contraria a cero. Estructura de la función. =REDONDEAR.MAS (Número;Cantidad de decimales) Número: Es el número que se desea redondear Cantidad de Decimales: Especifícale número de decimales al que se desea redondear. Ejemplo. Ejercicio 9 (Ajedrez), Celda C19. Las celdas de la columna B corresponden a la cantidad de granos de arroz correspondientes a cada casilla del tablero de ajedrez que figura en la columna A. Las celdas de la columna C calculan la cantidad de sacos necesarios para embolsar los granos de arroz, de acuerdo con la forma que menciona la letra:...considerando que caben granos de arroz por saco. Recuerde que los sacos no se pueden fraccionar. Recuerde que en la celda A19 tiene el valor 18 que corresponde al número de casilla, la celda B19 tiene el cálculo de la cantidad de granos de arroz que son y en la celda C19 se calculan los sacos necesarios para embolsar éstos granos de arroz. 22

23 C19 =SI(B16/10000<1;1;REDONDEAR.MAS(B16/10000;0)) El valor devuelto es obsérvese 1. Se está frente a un caso de una función operando sobre otra (Función SI y función REDONDEAR.MAS). Esto se conoce como funciones anidadas, 2. Como la función REDONDEAR.MAS no está al inicio de la fórmula no lleva el signo = (igual). 3. Se redondea a cero decimal, porque la cantidad de sacos siempre son números enteros. REDONDEAR.MENOS Idem a la función REDONDEAR.MAS, pero en lugar de redondear hacia arriba, lo hace hacia abajo. ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Estructura de la función. =ENTERO(Número) Número: Es el número al que se desea calcular su entero. Ejemplo. Ejercicio 9 (Ajedrez) / Forma2, Celda C19. Existe una forma diferente para el cálculo de las celdas de la columna C en el Ejecicio 9 (Ajedrez), que evita el uso de la Función SI y REDONDEAR.MAS. Las celdas de la columna B corresponden a la cantidad de granos de arroz correspondientes a cada casilla del tablero de ajedrez que figura en la columna A. Las celdas de la columna C calculan la cantidad de sacos necesarios para embolsar los granos de arroz, de acuerdo con la forma que sugiere la letra:...considerando que caben granos de arroz por saco. Recuerde que los sacos no se pueden fraccionar. Se recuerda que en la celda A19 tiene el valor 18 que corresponde al número de casilla, la celda B19 tiene el cálculo de la cantidad de granos de arroz que son y en la celda C19 se calculan los sacos necesarios para embolsar éstos granos de arroz. C19 =ENTERO((9999+B19)/10000) El valor devuelto es obsérvese 1. Como la función ENTERO redondea hasta el entero inferior, si se toma un número negativo, como 2.1, la función devuelve el valor 3. 23

24 PROMEDIO Devuelve el valor promedio (media aritmética) de los argumentos. Estructura de la función. =PROMEDIO(Número1,Número2,...) Número#: Argumentos numéricos de los que se desea obtener el promedio, éstos pueden ser un rango de celdas, números, nombres, matrices o referencias que contengan números. Ejemplo. Ejercicio 11 (lluvia), Celda B16. Para las celdas B16 y C16 y D16 se pide ingresar fórmulas que calculen los promedios de lluvia caída en cada mes. La celda B16 refleja el promedio por departamento de lluvias caídas en el país para el mes de junio. Las precipitaciones por departamento figuran en el rango de celdas B4:B15. El valor devuelto es 11,92 =PROMEDIO(B4:B15)... obsérvese 1. Si se ponen más argumentos se calcula el promedio de todos los valores que de incluyan en los argumentos. 2. Se trata de un promedio lineal ó media aritmética y no de un promedio ponderado. SUMAR.SI Suma solo los números en un rango de celdas que cumplan con una condición.. Estructura de la función. =SUMAR.SI(Rango de Celdas a evaluar;condición;rango_suma) Rango de Celdas: Se especifican las celdas que se va a evaluar. Condición: Criterio o condición que determina las celdas que deben sumarse. Puede ser un número, texto o expresión. Rango_suma: Se especifican las celdas que contienen los números que se va a sumar, valores lógicos y texto se omiten. 24

25 Ejemplo. En la columna B se tienen los días de la semana y en la C la facturación para cada uno de esos días. La celda F5 refleja la suma de la facturación de los miércoles. F5 =SUMAR.SI(B2:B16;E5;C2:C16)... obsérvese 1. El rango de valores se define con la celda inicial (B3), dos puntos y la celda final (M3) 2. Si se deja en blanco el 3er. argumento (Rango_suma), Excel asume como rango el primero (Rango de Celdas a Evaluar). BUSCARV Busca un valor en la primer columna de una tabla, una vez encontrado el valor, la función devuelve el valor de la celda ubicada en la misma fila del valor encontrado y tantas columnas a la derecha como se especifique. Estructura de la función. =BUSCARV(Valor Buscado;Tabla ó matriz a buscar;indicador de columnas, ordenado) Valor Buscado: Valor que se desea buscar en la tabla o matriz. Tabla o Matriz a buscar: Matriz en cuya primer columna se va a buscar el Valor Buscado y en cuya última columna se incluye el valor que la función devolverá. En caso de no encontrarse el valor, la función devuelve la expresión #N/A. Indicador de Columnas: Es el número de columnas a la derecha desde la cual debe devolverse el valor que se encontró. Ordenado: En caso de que se quiera una coincidencia exacta del valor buscado, debe ponerse el valor lógico VERDADERO ó 1 (uno), en caso de que se desee la coincidencia más cercana se pone el valor FALSO ó 0 (cero), en caso de que se desee coincidencia exacta. En la mayoría de los casos se desea una coincidencia exacta y por lo tanto este atributo lleva el valor FALSO. Ejemplo. Esta función es de gran utilidad cuando se dispone de dos o más tablas con datos que se pueden relacionar. En este caso tomaremos dos tablas: la primera (hoja Nombres) contiene la C.I. de cada estudiante de una clase y su nombre y la segunda (hoja Notas) contiene la C.I. de todos los estudiantes de la materia y las Notas que los estudiantes obtuvieron al final del curso. Por su contenido, las tablas se vinculan a través del número de C.I. 25

26 Se va a buscar desde la tabla Nombres a la tabla Notas, la nota obtenida por cada estudiante y esta se refleja en la columna D. Nombr Notas En la Celda D2 de Nombres se devuelve la nota del estudiante que figura en la tabla Notas. D2 =BUSCARV(A2;Notas!$A$2:$B$18;2;0) ó lo que es lo mismo =BUSCARV(A2;Notas!$A$2:$B$18;2;FALSO)... obsérvese 1. Si el valor buscado se repite varias veces en la tabla, la función sólo tendrá en cuenta el primer valor encontrado. 2. Puede ocurrir que el valor buscado figure en la tabla dónde se está buscando, pero que la función BUSCARV no lo encuentre. Esto se puede debe a: - No se especificó bien el rango de búsqueda, - El valor no se encuentre en la primera columna - El formato de la celda del valor buscado y el valor en la tabla o matriz donde se busca sean diferentes (por ejemplo uno tiene un formato NUMERICO y otro de TEXTO) 26

27 BUSCARH Similar a la función BUSCARV pero busca un valor en la primer fila de una tabla, una vez encontrado el valor, la función devuelve el valor de la celda ubicada en la misma columna del valor encontrado y tantas filas a la derecha como se especifique. Estructura de la función. =BUSCARH(Valor Buscado;Tabla ó matriz a buscar;indicador de filas, ordenado) Escribir fórmulas Puede utilizar el botón de la barra de herramientas o la opción Insertar función. para Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. 1) Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. 2) Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Insertar función 3) Seleccione la función que desee utilizar. Puede escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, "sumar números" devuelve la función SUMA), o elegir entre las categorías del cuadro O seleccionar una categoría. 4) Introduzca los argumentos. Para introducir referencias de celdas como argumento, haga clic en Contraer diálogo junto al argumento deseado para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente. Seleccione las celdas en la hoja de cálculo y presione Expandir diálogo Para cambiar las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en un nombre de función en la barra de fórmulas. Por ejemplo, si hace clic en SI, aparecerán los argumentos de la función SI. Funciones no disponibles Si una función no está disponible y devuelve el error # NOMBRE?, instale y cargue el programa de complementos Herramientas para análisis. 1. En el menú Herramientas, elija Complementos. 2. En la lista Complementos disponibles, seleccione el cuadro Herramientas para análisis y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de instalación. 27

28 Algunas funciones para la práctica de Planillas Electrónicas a) Funciones financieras: AMORTIZ.LIN, DDB, SLN, PAGOPRIN, PAGOINT, PAGO b) Funciones lógicas SI, SUMAR.SI, Y, O c) Funciones de búsqueda y referencia BUSCAR, BUSCARV, BUSCARH FUNCIONES FINANCIERAS AMORTIZ.LIN Devuelve la amortización lineal de un bien al final de un ejercicio fiscal determinado. Esta función se proporciona para el sistema contable francés. Si se compra un activo durante el período contable, la regla de prorata temporis se aplica al cálculo de la amortización. Sintaxis: AMORTIZ.LIN(costo;fecha_compra;primer_período;costo_residual;período;tasa;base) Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto. Costo es el valor de compra del bien. Fecha_compra es la fecha de compra del bien. Primer_período es la fecha del final del primer período. Costo_residual es el valor residual o valor del bien al final del período de la amortización. Período es el período. Tasa es la tasa de amortización. Base es la base anual utilizada. DDB Devuelve la depreciación de un bien en un período específico con el método de depreciación por doble disminución de saldo u otro método que se especifique. Sintaxis: DDB(costo,valor_residual,vida,período,factor) Costo es el costo inicial del bien. Valor_residual es el valor al final de la depreciación. Vida es el número de períodos durante los cuales se produce la amortización del bien (también conocido como vida útil del bien). Período es el período para el que se desea calcular la depreciación. Debe usar los mismos valores que el argumento vida. 28

29 Factor es la tasa a la que disminuye el saldo. Si el argumento factor se omite, se calculará como 2 (el método de amortización con una tasa doble de disminución del saldo). Importante Los cinco argumentos deben ser números positivos. Observaciones El método de depreciación por doble disminución del saldo calcula la depreciación a una tasa acelerada. La depreciación es más alta durante el primer período y disminuye en períodos sucesivos. La función DDB usa la fórmula siguiente para calcular la depreciación para un período: costo - valor_residual(depreciación total en períodos anteriores) * factor / vida Si no desea usar el método de depreciación por doble disminución del saldo, cambie el argumento factor. Utilice la función DVS si desea pasar al método de depreciación lineal cuando la depreciación sea mayor que el cálculo de disminución del saldo. SLN Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado. Sintaxis: SLN(costo;valor_residual;vida) Costo es el costo inicial del bien. Valor_residual es el valor al final de la depreciación. Vida es el número de períodos durante los cuales se produce la depreciación del bien (también conocido como la vida útil del bien). PAGOPRIN Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante. Sintaxis: PAGOPRIN(tasa;período;nper;va;vf;tipo) Para obtener una descripción más completa de los argumentos de PAGOPRIN, vea la función VA. Tasa es la tasa de interés por período. Período especifica el período, que debe estar entre 1 y nper. Nper es el número total de períodos de pago en una anualidad. Va es el valor actual, es decir, el valor total que tiene actualmente una serie de pagos futuros. Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo es el número 0 ó 1 e indica el vencimiento de los pagos. 29

30 PAGO Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. Sintaxis: PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Para obtener una descripción más completa de los argumentos de PAGO, vea la función VA. Tasa es el tipo de interés del préstamo. Nper es el número total de pagos del préstamo. Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros. Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0) Tipo es el número 0 (cero) ó 1 e indica el vencimiento de los pagos. FUNCIONES LÓGICAS SI Ya fue vista. SUMAR.SI Ya fue vista. Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Sintaxis: Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Valor_lógico1, Valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error # VALOR! 30

31 O Sintaxis: O(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error # VALOR! Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR. FUNCIONES BÚSQUEDA BUSCARH Ya fue vista. BUSCARV Ya fue vista. 31