RELATÓRIO TÉCNICO DE PESQUISAS DO PROJETO GESITI HOSPITALAR. PROJETO GESITI/HOSPITALAR.

Transcripción

1 UNA EVALUACION DE LA GESTION DE LOS SISTEMAS Y TECNOLOGIAS DE INFORMACION EN HOSPITALES MEXICANOS, CASO DE ESTUDIO EL VALLE DE TOLUCA Autores: Julio Alvarez Botello Candidato a Doctor en Ciencias de la Educación y Maestro en Administración Profesor de tiempo completo e Investigador Universidad autónoma del Estado de México Coordinador Local del Proyecto GESITI para México julioalvarezbotello@yahoo.com Eva Martha Chaparro Salinas Candidato a Doctor en Ciencias de la Educación y Maestro en Administración Profesor de tiempo completo e Investigador Universidad autónoma del Estado de México Bebachaparro@yahoo.com.mx Juan Alberto Ruiz Tapia Candidato a Doctor en Ciencias Sociales y Maestro en Administración Profesor de tiempo completo e Investigador Universidad autónoma del Estado de México Jart2005@gmail.com Araceli Romero Romero Candidato a Doctor en Ciencias de la Educación y Maestro en Educación Profesor de tiempo completo e Investigador Universidad autónoma del Estado de México Chelitos_2@hotmail.com Patrícia Mercado Salgado Doctor en Administración y Maestro en Administración Profesor de tiempo completo e Investigador Universidad autónoma del Estado de México Pat_mersal@yahoo.com Laura Letícia Laurent Martínez Candidato a Doctor en Ciencias Adminitrativas y Maestro en Administración Profesor de tiempo completo e Investigador Universidad autónoma del Estado de México Lllaurent2001@yahoo.com Antonio José Balloni Doctor en Física y Maestro en Física Investigador del Centro de Tecnologia de Información Renato Archer (CTI) Autor del Instrumento de la investigación y coparticipante. Antonio.balloni@cti.gov.br

2 INTRODUCCIÓN La Gestión de los Sistemas de Información y la Tecnología que en ellos existen y que pretenden facilitar los flujos y procesos de transformación de los datos están siendo un punto de encuentro entre las Ciencias Administrativas y las Ciencias de la Información, en este sentido pretendemos por medio de esta investigación tener un primer acercamiento a la Gestión de la Información y su Tecnología, y con esto iniciar una linea de investigación que deberá llevarnos por los diferentes sectores productivos y de servicios y así poder comprender la trascendencia e impacto que estas Tecnologías y Sistemas de Información están teniendo en las organizaciones de México. La presente investigación pretende realizar un estudio diagnóstico que nos permita identificar la realidad de la Gestión y Tecnología de Información en el sector hospitalar del Valle de Toluca, tomando como referentes las Tecnologías de Información en uso, el Capital Humano y su expertis, los procesos de innovación con que se cuenten y otros más que permitan realizar un comparativo y tratar de explicar la situación actual en los hospitales del Valle de Toluca, a los Hospitales involucrados en esta investigación les permitirá tener un diagnóstico propio, así como poder compararse respecto del sector Hospitalar de la Región. Los resultados serán presentados en el VI-GESITI-Campinas, planeado para Junio del 2010, y publicar en el propio evento incluyendo los principales resultados, conclusiones y sugerencias. Palabras Clave: Tecnologías de Información, Sistemas de Información, Sector hospitalar CARACTERIZACIÓN DE HOSPITALES Los Hospitales elegidos tienen la característica de pertenecer al sector público y pertenecen al Sistema de Salud estatal de la entidad auspiciada por El Gobierno Del Estado de México.

3 Hospital A Este hospital lleva por nombre Centro Medico, este fue inaugurado el 27 de Agosto Del 2002, el cual tiene una diversidad muy amplia de especialidades médicas y áreas dedicadas a la atención hospitalaria contando con 800 funcionarios, incluyendo entre estos a directivos, médicos, enfermeros y personal administrativo, cuenta con 260 camas. Hospital B Este hospital lleva por nombre Centro Oncológico Estatal, este fue inaugurado El 19 de Agosto Del 2005, ES un hospital de especilidades alrededor de La Oncología y cuanta con áreas dedicadas a La atención hospitalaria especilizada contando con 120 funcionarios, incluyendo entre estos a directivos, médicos, enfermeros y personal administrativo, cuenta con 60 camas. Hospital C Este hospital lleva por nombre Policlínica Juan Fernández Albarrán, Este fue inaugurado el 24 Junio de 1970, es un hospital brinda 31 especialidades y cuenta con áreas dedicadas a La atención hospitalaria especializada contando con 350 funcionarios, incluyendo entre estos a directivos, médicos, enfermeros y personal administrativo, cuenta con 130 camas. Hospital D Este hospital lleva por nombre Hospital Materno-Infantil, este fue inaugurado el 16 de Noviembre de 1992, es un hospital de especilidades relacionadas con la mujer y los infantes y cuenta con áreas dedicadas a La atención hospitalaria especilizada contando con 210 funcionarios, incluyendo entre estos a directivos, médicos, enfermeros y personal administrativo, cuenta con 102 camas. Consideraciones En el caso de estos hospitales tienen diversidad de fines por lo que el resultado será muy enriquecedor para el sistema de Salud al cual pertenecen debido a que este estudio le permitirá conocer sus ventajas y posibilidad de mejora en términos de Gestión de la Información y las TI.

4 Algunos datos comparativos generales los podemos ver a continuación: Hosp A Hosp B Hosp C Hosp D Funcionarios Camas Atención anual Especialidades médicas Podemos concluir en función de los datos anteriores que en conjunto tienen 1480 funcionarios repartidos en prácticmante un 70% dedicados a hospitales de atención general y solo un 30% dedicados en hospitales de especialidades médicas. Así también se puede observar una cantidad de camas que asciende a 552 para atender a personas que recibieron en el último año algún tipo de tratamiento y que requirieron de hospitalización, lo cual nos dá un promedio de 50 días de estancia por persona el cual es más que satisfactorio, y en términos de hospitales con especialidades médicas se reduce a un promedio de 20 días por paciente, sigue siendo satisfactorio pero considerando que los hospitales de especialidades tienen mayores estancias promedio por paciente debería visualizarse en el plan estratégico el incremento de camas y todos los servicios alrededor de esto que conlleva este incremento.

5 RECURSOS HUMANOS Los recursos humanos en estos hospitales en general tienen una estructura parecida en términos de los puestos que se manejan y predominando aquellos que tienen que ver directamente con los servicios médicos y hospitalarios que estos hospitales manejan y ofrecen. En los tres casos más del 50% del personal es capacitado en los dos últimos años, esto principalmente debido a que es una política del Sistema de Salud al cual pertenecen estos hospitales. Hospital A Este hospital tiene 3 directivos incluyendo un Director General, un Director Médico y uno Administrativo. De los 800 funcionarios con que se cuenta más Del 50% son enfermeros y personal relacionado con el servicio, en el caso de la población médica corresponde alrededor Del 20% del total del personal y el resto corresponde a personal administrativo incluyendo los servicios de surtido de medicamentos. Hospital B Este hospital tiene 2 directivos incluyendo un Director General y un Director Médico. De los 120 funcionarios con que se cuenta más del 60% son enfermeros y personal relacionado con el servicio, en el caso de la población médica corresponde alrededor del 15% del total Del personal y el resto corresponde a personal administrativo incluyendo los servicios de surtido de medicamentos. Hospital C Este hospital tiene 1 directivo, el Director General. De los 350 funcionarios con que se cuenta más del 70% son enfermeros y personal relacionado con el servicio, en el caso de la población medica corresponde alrededor del 20% Del total Del personal y el resto corresponde a personal administrativo incluyendo los servicios de surtido de medicamentos. Hospital D Este hospital tiene 2 directivos incluyendo un Director General y un Director Médico. De los 210 funcionarios con que se cuenta más Del 60% son enfermeros y personal relacionado con el servicio, en el caso de la población médica corresponde alrededor Del 20% Del total Del personal y el resto corresponde a personal administrativo incluyendo los servicios de surtido de medicamentos.

6 Consideraciones Los recursos humanos son un elementos esencial para este tipo de organizaciones y los datos que abajo colocamos como un resumen de los indicadores más importantes nos permiten encontrar algunos elementos que deberían ser considerados. Algunos datos comparativos generales los podemos ver a continuación: Hosp A Hosp B Hosp C Hosp D Directivos Funcionarios Administradores (personal no medico) Médicos Enfermeros Fuente de Formato de Formato de Formato de Formato de información necesidades necesidades necesidades necesidades para progr de de de de de capacitación capacitación capacitación capacitación capacitación % de personal entrenado en los 2 últimos años Más del 50% Más del 50% Más del 50% Más del 50% Podemos identificar las constantes relacionadas con las organizaciones entre los 4 hospitales como lo es el tener los puestos de Director General y Administrativo, así como el Director médico, en 3 de los cuatro falta ocupar los puestos pero en todos ellos están considerados. Las proporciones de trabajadores indirectos y directos (apoyo y los que generan valor asgregado al servicio) son 3 a 1 para el hospital A, 5 a 1 en el B, C y D por lo que en el caso del hospital A debiera revisarse los procesos de apoyo y administrativos para corregir esta proporción y estar en las proporciones de directos e indirectos que guardan los otros 3 hospitales.

7 GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL HOSPITAL En general los hospitales analizados manifestaron tener una planeación de largo plazo y tener revisiones periódicas basadas en todos los casos en juntas mensuales o con otras perioricidades, pero al preguntar acerca de algunas herramientas contemporaneas para el manejo de estos planes se manifesto su no utilización, hablamos particularmente Del Balace Score Card siendo conocido por el personal que fue cuestionado para esta investigación en todos los casos. Hospital A La manera en la que se desarrolla la planeación estratégica es muy evidente con la información que se arroja del estudio mostrando una forma centralizada en el manejo de la información siendo involucrados los lideres de área en la conformación de estrategias, basando el plan en términos de la demanda de servicios y buscando principalmente incorporar innovación tecnológica para la mejora de la calidad de los propios servicios. Hospital B La manera en la que se desarrolla la planeación estratégica es muy evidente con la información que se arroja del estudio mostrando una forma participativa en el manejo de la información siendo involucrados los lideres de área y el personal en general en la conformación de estrategias, basando el plan en términos de la demanda de servicios, nível de satisfacción del derechohabiente y buscando principalmente incorporar innovación tecnológica para la mejora de la calidad de los propios servicios y una mayor productividad del personal. Hospital C La manera en la que se desarrolla la planeación estratégica es muy evidente con la información que se arroja del estudio mostrando una forma centralizada en el manejo de la información siendo involucrados los líderes de área en la conformación de estratégias, basando el plan en términos de la demanda de servicios y buscando principalmente incorporar innovación tecnológica para la mejora de la calidad de los propios servicios y una mayor productividad del personal. Hospital D La manera en la que se desarrolla la planeación estratégica es muy evidente con la información que se arroja del estudio mostrando una forma centralizada en el manejo de la información siendo involucrados los líderes de área en la conformación de estratégias, basando el plan en términos de la demanda de servicios y buscando principalmente incorporar innovación tecnológica para la mejora de la calidad de los propios servicios y una mayor productividad del personal.

8 Consideraciones El plan estratégico dentro del contexto de los hospitales nos permite vislumbrar algunas conclusiones producto de la siguiente información: Grado de involucramiento Elementos para la creación de estrategias Cómo ayuda la innovación tecnológica Cómo se informan de las nuevas tecnologias Hosp A Hosp B Hosp C Hosp D Líderes Líderes ejecutivos Todos ejecutivos Demanda Mejora de calidad Revistas, ferias, internet Líderes ejecutivos Demanda y nível de satisfacción Demanda Demanda Productividad, calidad, imagen Revistas, ferias, internet Productividad, calidad, imagen Revistas, ferias, internet Productividad, calidad, imagen Revistas, ferias, internet Al pertenecer estos hospitales a un sistema de salud gubernamental tiene una influencia muy fuerte de la administración pública manteniendo prácticas centralistas evidenciandose en tres de los cuatro hospitales, teniendo en cuenta básicamente la demanda de servicios y solo en un caso la satisfacción del derechohabiente, no realizando estudios relacionados con la competencia, ni el análisis de escenarios, el involucramiento del personal es muy bajo pero manteniendo una práctica constante del logro de objetivos de estos planes realizando reuniones periódicas en todos los casos.

9 INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO En cuanto a la Innovación tecnológica durante el período comprendido entre 2006 y 2010 han sido ocasionales ya que han desarrollado nuevas aplicaciones, procesos o productos. La importancia de línea principales P&D realizadas entre 2006 y 2010 son consideradas relativamente bajas. La importancia y la Adquisición de otros conocimientos hizo sido mediana en la mayoría de los hospitales. INVESTIGACIÓN TECNOLÓGICA. Debido a la centralización de los mandos si tienen su dirección en la competitividad de las ya si se mejoran el intensivo de las tecnologías de la información tanto en hardware y software, que al utilizarlas lês permite crear, almacenar datos relativos, difundir la información para la creación y difusión del conocimiento. de acuerdo con todos los involucrados el uso de la tecnologia de la información si agrega una valor adicional a los servicios que prestan los hospitales. La dirección está consiente que el uso de la tecnologia de la información es vista como un valor añadido en el manejo rápido de la información y esto obviamente contribuye la mejora del desempeño de los hospitales. Si existen dificultades financieras para la investigación en tecnologia ya que las inversiones dependen de la Secretaría de finanzas del Gobierno Del Estado (GEM), adicionalmente, la mayoría de las compras dependen de una oficina central. Los directivos de los hospitales si conocen el nivel de capacitación que tiene su personal y creen que pueden llegar com éxito a la implantación de la tecnología de la información. Además los directivos de estos hospitales si confían en el personal calificado para la implantación de la tecnología de la información por medio de internet. En la mayoría de los hospitales existen mecanismos para monitorear los elementos del médio ambiente externo, ya que se cuentan com ferias, y congresos. Los elementos del médio ambiente externo em La mayoría de los hospitales están atendidos por los intereses y el nível de satisfacción de los clientes. Las áreas donde se preveé mayor investigación para la introducción de la innovación tecnológica es en el área de adminstración. Sus principales proveedores de productos y servicios innovadores son las grandes empresas extranjeras y algunas pequeñas y medianas nacionales. En cuanto a las principales limitaciones a la innovación tecnológica em el hospital se deben principalmente a su capital. Estos hospitales presentan um convenio con la entidad pública sistema estatal de informática (SEI) para el desarrollo de innovación tecnológica. Dentro del financiamiento com que cuentan los hospitales se tienen

10 principalmente com fondos promovidos por COMECYT así como en cooperación con la Universidad Autónoma del Estado de México (UAEM). Las principales prioridades em cuanto a la innovación tecnológica se deben principalmente a la automatización de la gestión de los hospitales. Todos los hospitales tienen um sistema de calidad basado em la norma ISO ISO además de que todos están certificados desde el 2007 y solo uno en el En su mejora de gestión de la calidad cuentan com el sistema de buzón de sugerencias y el sistema de las 5 s. Se considera que la mayoría de los hospitales tiene una gran importancia alta en la introducción de las innovaciones tecnológicas.

11 EQUIPAMIENTOS DE TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN La adecuada administración de las Tecnologías de Información (TIC s) de acuerdo AL instrumento que se preparo para este estúdio involucra cuetiones trascendentes como la adquisición de TIC s, hardware, programas de aplicación, Bases de datos, redes/comunicaciones y la gestión de las TIC s, esto no exhime que existan variables particulares de interes que pueden ser investigadas para otros fines de manera particular y que en este momento quedan fuera de los alcances de esta investigación. Hospital A Refente a las TIC s de este hospital y su administración pudimos percatarnos que cuentan con un poco de mas de 3 personas por PC, 1 impresora por cada 4 personas, y un esquema de administración de lãs TIC s generado por una Dirección de TIC s centralizada en oficinas administrativas del Sistema de Salud y no por el hospital de manera descentralizada. Hospital B Refente a lãs TIC s de este hospital y su administración pudimos percatarnos que cuentan con casi 1 persona por PC, 1 impresora por cada 2 personas, y un esquema de administración de lãs TIC s generado por una Dirección de TIC s centralizada en oficinas administrativas del Sistema de Salud y no por el hospital de manera descentralizada. Hospital C Refente a lãs TIC s de este hospital y su administración pudimos percatarnos que cuentan con un poco de mas de 2 personas por PC, 1 impresora por cada 4 personas, y un esquema de administración de lãs TIC s generado por una Dirección de TIC s centralizada en oficinas administrativas del Sistema de Salud y no por el hospital de manera descentralizada. Hospital D Refente a las TIC s de este hospital y su administración pudimos percatarnos que cuentan con un poco de mas de 2 personas por PC, 1 impresora por cada 4 personas, y un esquema de administración de lãs TIC s generado por una Dirección

12 de TIC s centralizada en oficinas administrativas del Sistema de Salud y no por el hospital de manera descentralizada. Consideraciones Los datos que a continuación se muestran nos corroboran lo anteriormente dicho respecto de el manejo centralizado por el sistema de salud y no por los propios hospitales al manejarse prácticamente iguales los diferentes elementos de lãs TIC s en cada hospital encontrando diferencias poco relevantes, lãs más importante tal vez es la proporción de personas por PC siendo la menos favorecida el hospital A. El segundo asunto relevante es la poca atención a la cantidad y tipo de impresoras lo cual tendrá que ser revisado para no tener un cuello de botella en el manejo y utilización de esta herramienta. Hosp A Hosp B Hosp C Hosp D Nível de Adquisiciones Alta Alta Alta Alta PC, 250/eq, 100/internet, impresoras laser y de impacto, PC, 100/eq, 80/internet, impresoras laser y de impacto, PC, 200/eq, 140/internet, impresoras laser y de impacto, PC, 140/eq, 90/internet, impresoras laser y de impacto, Hardware 100/multimedia 80/multimedia 100/multimedia 90/multimedia Programas de aplicación Bases de datos Redes / Comunicaciones Gestión de las TIC s Historiales clínicos, personal, farmacias Centralizada, Sun/OS solaris, DRP Tecnologias: Softw comunic, redes inhalámbricas, serv de red, Seguridad: antivírus, sed de redes, identidad y acceso, firewall Groupware, soft RH, soft adquisiciones Historiales clínicos, personal, farmacias Centralizada, Sun/OS solaris, DRP Tecnologias: Softw comunic, redes inhalámbricas, serv de red, Seguridad: antivírus, sed de redes, identidad y acceso, firewall Groupware, soft RH, soft adquisiciones Historiales clínicos, personal, farmacias Centralizada, Sun/OS solaris, DRP Tecnologias: Softw comunic, redes inhalámbricas, serv de red, Seguridad: antivírus, sed de redes, identidad y acceso, firewall Groupware, soft RH, soft adquisiciones Historiales clínicos, personal, farmácias Centralizada, Sun/OS solaris, DRP Tecnologias: Softw comunic, redes inhalámbricas, serv de red, Seguridad: antivírus, sed de redes, identidad y acceso, firewall Groupware, soft RH, soft adquisiciones

13 COMERCIO ELECTRÓNICO El resultado de este estudio al contexto de la utilización del comercio electrónico en estos cuatro hospitales nos mostraron el poco uso de esta tecnología en este medio dentro del Sistema de salud estatal, al menos al haber muestreado con estos cuatro hospitales del Valle de Toluca, ES una oportunidad grandísima para brindar una serie de servicios preventivos y de atención en términos de información a familiares, y otros muchos que pudieran evitar el tener que desplazar a los derechohabientes para solicitar un servicio, citas, entre otros. Por lo anterior consideramos innecesario profundizar más en indicadores ni en separar por hospital en este rubro particular. TELEMEDICINA Este rubro fue desconocido por los cuatro hospitales en cuanto a su aplicación y en cuanto a que existan proyectos para incorporar en algún servicio médico, por lo que no tenemos información particular que reportar, siendo este elemento un punto de amplia oportunidad de mejora y competitividad para el Sistema de Salud Estatal completo. CONSIDERACIONES FINALES El presente proyecto nos permitió identificar las principales fortalezas y oportunidades de mejora que los hospitales del Valle de Toluca que Forman parte del sistema de Salud Estatal tiene. Al Instituto del cual provienen estos hospitales les permite conocer y tener la oportunidad de generar estratégias más amplias en términos de satisfacción del derechohabiente, más allá de las actuales generadas alrededor de la incorporación de los servicios que se están demandando. El manejo de la investigación y el desarrollo tecnológico es otro elemento que se está desarrollando actualmente por estos cuatro hospitales teniendo todavia una posibilidad de crecimiento importante determinando proyectos específicos y líneas de investigación que permitan el que el personal que ya está involucrado a estos procesos desarrollen en estas líneas. La posibilidad en términos de incorporación y utilización masiva del comercio electrónico son una opoetunidad importantísima que eficientaría los servicios de informes, solicutes de consultas y otros que tienen netamente con información y no la atención física, así como servicios preventivos.

14 La omisión de la Telemedicina como estrategia es un elemento competitivo que en el corto y mediano plazo harán la diferencia entre hospitales, siendo una posibilidad real para este sistema de salud y al menos estos cuatro hospitales que reportamos en la presente investigación. REFERENCIAS BALLONI, A. J. Projeto GESITI/Hospitalar - Avaliação da Gestão em Sistemas e Tecnologias de Informação em Hospitais Disponível em: < Acesso em: 18 jun BALLONI, A. J. Por que gestão em sistemas e tecnologias de informação? Campinas: Komedi, p Disponível em: < Acesso em: 29 jun.2012.