Servicio Fitosanitario del Estado Auditoría Interna

Transcripción

1 Viernes 17 de junio de 2011 AI SFE Ingeniera Magda González Arroyo, Directora Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) Estimada señora: Considerando la reciente conformación de la Comisión de Gestión Ambiental del SFE, esta procede a asesorar sobre aspectos generales que el SFE debe valorar para integrarlos a la gestión del citado órgano colegiado, según corresponda; para lo cual se remite el presente informe de asesoría N AI SFE SP INF , conforme con lo establecido en el inciso d) del artículo Nº 22 de la Ley General de Control Interno Nº Al respecto, se aclara que se han tomado las previsiones del caso, a efecto de que no se comprometa nuestra independencia y objetividad en la ejecución de servicios posteriores vinculados con los asuntos tratados. A fin de dar seguimiento al presente informe, se deberá remitir copia a esta Auditoría Interna de los acuerdos respectivos que adopte la administración activa. Atentamente, Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno HVS/RCJ C./ Licda. Tania López Lee, Viceministra de Agricultura y Ganadería Ing. Carlos Padilla Bonilla, Subdirector del SFE Comisión Gestión Ambiental del SFE Archivo / Legajo de documentos POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE i

2 INFORME Nº AI SFE SP INF de junio de 2011 INFORME DE ASESORÍA SOBRE ASPECTOS GENERALES QUE EL SFE DEBE VALORAR PARA INTEGRARLOS AL FUNCIONAMIENTO DE SU COMISIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL Realizado por: Lic. Ronald Canales Jiménez Auditor Encargado Revisado y Aprobado: Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE ii

3 ÍNDICE 1. PRESENTACIÓN INTRODUCCIÓN RESULTADOS COMENTARIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA ASESORÍA REQUERIMIENTO POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE iii

4 1. PRESENTACIÓN La fiscaliza que la actuación de la administración activa se ejecute conforme al marco legal y técnico y las sanas prácticas administrativas, gestión que se realiza a través de la ejecución de auditorías y estudios especiales, así como mediante las funciones de asesoría y advertencia. El quehacer de la auditoría interna por lo general consiste en una labor que se desarrolla con posterioridad a los actos de la administración; sin embargo, en asuntos que sean de su conocimiento o a solicitud del jerarca y/o titulares subordinados, también emite en forma previa, concomitante o posterior a dichos actos, criterios en aspectos de su competencia y en cumplimiento de su labor de asesoría y advertencia, sin que se menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en la ejecución de servicios posteriores. Con respecto al servicio de asesoría, el mismo corresponde a una función preventiva para fortalecer el sistema de control interno institucional y consiste en asesorar oportunamente (en materia de competencia) al jerarca; sin perjuicio de las asesorías que en esa materia, a criterio del Auditor, correspondan a otros niveles de la organización. En el presente informe de asesoría, se irán vinculando en forma directa e indirecta los aspectos contenidos en el numeral 3.1 correspondiente al Criterio y los hechos descritos en el numeral 3.2 denominado Condición, situación que permitirá a esta Auditoría Interna emitir sus Comentarios sobre aspectos a considerar por la administración activa para fortalecer su sistema de control interno (numeral 4), lo que da como resultado la Asesoría contenida en el numeral 5; así como el requerimiento de información, según los términos del numeral 6. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 1

5 2. INTRODUCCIÓN 2.1. ORIGEN El presente servicio preventivo de asesoría se realizó en atención al Plan Anual de Labores de la del SFE para el año 2011, específicamente en lo que corresponde al punto OBJETIVO Asesorar sobre aspectos generales que la administración activa del SFE debe valorar para integrarlos a la gestión de su Comisión de Gestión Ambiental del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) ALCANCE Se procedió a la revisión del ordenamiento jurídico que regula el tema relativo al establecimiento e implementación de programas de gestión ambiental institucional en el Sector Público costarricense. De igual forma, se investigó en la internet sobre dicho tema, con el propósito de obtener información respecto a la estructura básica de un sistema de gestión ambiental. Asimismo, se indagó sobre: Conformación de la Comisión de Gestión Ambiental del Sector Agropecuario. Conformación de la Comisión de Gestión Ambiental del SFE. Aspectos generales que deben observar los órganos colegiados que operan en la administración pública. Aspectos generales a considerar con respecto a la autorización de apertura y cierre de libros, que debe ser otorgada por la LIMITANTES No se presentaron limitaciones que impidieran la emisión y comunicación del presente servicio preventivo. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 2

6 2.5. NORMAS TÉCNICAS DE AUDITORÍA En la ejecución del presente servicio preventivo de asesoría se observaron las regulaciones establecidas para las Auditorías Internas en la Ley General de Control Interno Nº 8292, normas técnicas, directrices y resoluciones emitidas por la Contraloría General de la República; así como lo dispuesto en las Secciones B (artículo 40, inciso b) y C (artículo 42, último párrafo), del Capítulo III del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) del Ministerio de Agricultura y Ganadería (Decreto Ejecutivo Nº MAG). POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 3

7 3. RESULTADOS 3.1 CRITERIO Constitución Política de la República de Costa Rica, Artículos 11 y Ley General de Control Interno N 8292, artículos 10 y Ley General de la Administración Pública N 6227, artículo 11, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57 y Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica (Decreto Ejecutivo N S-MINAET). 3.2 CONDICIÓN Conformación de la Comisión de Gestión Ambiental del Sector Agropecuario El día 15/06/2011 se conversó con la funcionaria del SFE Ing. Emilia Quirós Solís, sobre aspectos vinculados con el tema de gestión ambiental. Al respecto, se nos indicó que la Viceministra de Agricultura y Ganadería, Ing. Tania López Lee, está coordinando lo relativo a la organización y funcionamiento de la Comisión de Gestión Ambiental del Sector Agropecuario; la cual está integrada por 10 instituciones, entre ellas el Ministerio de Agricultura y Ganadería. En el caso del MAG, nos indicó la servidora Quirós, que se giraron instrucciones en el sentido de que cada órgano que integra el Ministerio debe conformar e integrar su propia Comisión de Gestión Ambiental; razón por la cual, el SFE emprendió acciones concretas en este sentido y conformó e integró su propia comisión. Con relación a cómo se va a orientar lo relativo a la gestión ambiental dentro del Sector Agropecuario y en cada una de sus instituciones, este es un asunto que apenas se está tratando; gestión que debería permitir en forma posterior establecer la estrategia que regularía y daría claridad al desarrollo de este tema. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 4

8 3.2.2 Conformación de la Comisión de Gestión Ambiental del SFE El día 08/06/2011, vía correo electrónico se comunicó al personal del SFE información relativa a la conformación e integración de la Comisión de Gestión Ambiental del SFE. Mediante el comunicado interno N , se informó lo siguiente: SFE trabajará por el ambiente desde sus instalaciones Este lunes 6 de junio se llevó a cabo la primera reunión de la Comisión de Gestión Ambiental, la que cuenta con representación de todos los Departamentos y Unidades del SFE. El proyecto se ha estado coordinando con la Viceministra del MAG Tania López, quien lidera la Comisión Interinstitucional del Sector. En esta primera sesión se determinó que el representante de esta Comisión ante el MAG será en primer orden Benny García, seguido por Liliana Pastor, ambos de la Comisión de Salud Ocupacional, lo que ayudará a mantener las dos comisiones en la misma sintonía. Como secretaria fungirá Marcela Murillo, de Gestión de Calidad de los Laboratorios; y el resto de los integrantes son: Silvia Ramírez de Planificación, Jean Arrea de Cuarentena Vegetal, Andrei Brenes de Construcciones, Marcela Jiménez de Programas Especiales, Pedro Sánchez de Insumos Agrícolas, Emilia Solís por parte de la Dirección y Susana Hütt del Centro de Información. El primer resultado debe ser la identificación de las necesidades de las oficinas centrales, en orden de proteger el ambiente, las que en una segunda etapa del proceso, se extenderán a las sedes regionales. Por el momento, se buscarán los indicadores que muestren un mal manejo de los recursos, para proceder a formular la política y el plan de gestión ambiental como se estipula en el Decreto Nº MINAET. La información anterior, fue ratificada en el oficio DSFE del 08/06/2011, remitido a esta por la Directora del SFE; en el cual también se indica acerca de la necesidad de que la Comisión de Gestión Ambiental cuente con libro de actas debidamente autorizado por este órgano de fiscalización, mediante razón de apertura. También es necesario indicar, que el Decreto Ejecutivo N MINAET citado en el comunicado interno N , fue derogado por el Decreto Ejecutivo N S-MINAET ( Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica ). POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 5

9 3.2.3 Aspectos generales que deben observar los órganos colegiados que operan en la administración pública Definición básica de órgano colegiado Se denomina órgano colegiado a la integración de varias personas físicas; quienes expresan su voluntad o juicio en forma colectiva Algunas características de los órganos colegiados a) Creados a la luz de norma expresa para dar continuidad y permanencia a los actos de la Administración Pública. b) Están conformados por miembros propietarios, y es posible el nombramiento de miembros suplentes; quienes ejercen en ausencia de los titulares. c) Agrupaciones con atribuciones especiales. d) Los miembros actúan en similitud de condiciones. e) Sus integrantes son libres de discutir ideas y emitir su voto. f) Funcionamiento validado en la sumaria de las personas que lo integran. g) Gozan de independencia. h) Hacen manifestación escrita de su gestión. i) Las competencias asignadas son indelegables Convocatoria de los órganos colegiados a) El ejercicio se materializa con la asistencia de sus miembros a las reuniones o sesiones. b) La convocatoria la realiza quien preside el órgano. c) La convocatoria se realiza por escrito utilizando el medio debidamente establecido. d) La convocatoria lleva implícita la divulgación del orden del día Conformación del quórum a) Quórum: El órgano no tiene existencia legal ni puede ejercer las competencias que le son propias si todos los miembros previstos no están previamente nombrados; por cuanto ante la ausencia de alguno de ellos, no sería factible, ni válido que dicho órgano pueda sesionar. b) Quórum estructural: mayoría absoluta de la totalidad de los miembros. c) Quórum funcional: mayoría absoluta de los miembros asistentes. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 6

10 Deliberación a) Debate para conciliar intereses contrapuestos, alcanzar un mismo objeto o interés, o buscar equilibrios y compromisos entre las partes representadas. b) La deliberación implica análisis y discusión oral de los diferentes asuntos contenidos en el orden del día. c) La deliberación es legal y válida si se cuenta con el quórum funcional. d) La deliberación es privada, excepto cuando por unanimidad de los miembros presentes se acuerde que a la sesión tenga acceso el público en general o determinadas personas (participación con voz pero sin voto) Votación a) La voluntad se manifiesta mediante acuerdos. b) La votación se rige por el principio democrático (mayoría absoluta, mayoría calificada y mayoría relativa). c) La votación pública permite dar a conocer cada voto emitido (votos vinculados con cada uno de los acuerdos tomados) Acuerdos a) Concluida la votación, se procede al escrutinio y la proclamación del resultado. b) La proclamación se constituye en el acuerdo. c) Los acuerdos debidamente aprobados se consignan en las respectivas actas; y se acostumbra por sana práctica administrativa a consignar la referencia de esos acuerdos (N de acta, fecha de la sesión y N del Acuerdo) en aquellos documentos administrativos y técnicos, mediante los cuales se evidencia la gestión emprendida en la implementación de los mismos Acta a) Documento que materializa la deliberación y toma de decisiones. b) Las actas se clasifican en tres tipos: Literales (textuales), de Resumen de Acuerdos y Mixtas. c) Las actas debidamente aprobadas se tornan de dominio público. d) El acta debe reflejar un claro testimonio de todo lo sucedido en la sesión. e) Elementos mínimos a considerar en la conformación de actas: Encabezado, cuerpo y firmas. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 7

11 3.2.4 Autorización de apertura y cierre de libros Competencia de la del SFE Con base en el artículo N 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno N 8292, la del SFE, tiene competencia de Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.. Asimismo, mediante las Normas para el Ejercicio de la en el Sector Público (Resolución R-DC del 16/12/2009) 1, el órgano contralor reguló lo relativo al servicio de autorización de libros como parte de los servicios preventivos que deben brindar las auditorías internas. Al respecto, la norma Servicios de la Auditoría Interna establece: Los servicios preventivos incluyen la asesoría, la advertencia y la autorización de libros. Dicho aspecto también está regulado en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de esta Obligación de la administración activa del SFE sobre este tema La Ley General de Control Interno, N 8292, establece en el artículo N 10 lo siguiente: Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.. Bajo el Principio de Legalidad que inspira todo nuestro derecho administrativo, es claro que la administración activa del SFE debe gestionar ante la del Servicio la autorización de cada uno de los libros que deba llevar dicho órgano, de conformidad con las normas y regulaciones previstas en el ordenamiento, así como en aplicación a sanas prácticas de control interno. Además, la administración activa tiene la obligación de remitir a la del SFE para trámite de cierre los libros correspondientes, situación que permite terminar el ciclo respectivo. Es necesario señalar que la razón de cierre es fundamental, por cuanto da seguridad razonable a los usuarios y a la ciudadanía en general de que el libro que se presenta para cierre es el que fue originalmente autorizado; gestión que además posibilita comprobar, entre otros aspectos, que el libro realmente se haya utilizado para lo que fue 1 Gaceta N 28 del 10/02/2010. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 8

12 autorizado, que las actas se encuentren firmadas por quienes legalmente corresponde, que no contengan alteraciones, que los folios estén completos, que sean los originales, y que estén debidamente encuadernados para evitar que se pierdan o sustraigan hojas del libro Tipos de libros Con base en pronunciamientos emitidos por la Procuraduría General de la República, pueden utilizarse tanto libros debidamente encuadernados y foliados así como en hojas sueltas, impresas y debidamente foliadas e identificadas con el logotipo o nombre del organismo público respectivo, las cuales deben ser luego encuadernadas. En ese sentido, la administración activa debe gestionar la autorización de los libros (entre ellos, los de contabilidad y de actas) conforme a las normas y regulaciones previstas en el ordenamiento; así como aquellos otros que a criterio del Auditor Interno, sean necesarios para fortalecer el sistema de control interno; según lo dispuesto en el artículo N 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno N Control sobre el uso, acceso y custodia de los libros autorizados El sistema de control interno que implemente la administración activa en cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente, debe asegurar en forma razonable que los mecanismos y prácticas de control que se apliquen garanticen la autenticidad de la información contenida en los respectivos libros. El sistema de información debe permitir la identificación de los funcionarios responsables de la custodia y uso de tales libros, así como los procedimientos que restringen el acceso a los mismos y el lugar oficial destinado para su resguardo; con el fin de evitar una posible manipulación que pueda poner en entredicho esa autenticidad Aspectos generales relacionados con sistemas de gestión ambiental 2 Para realizar la planificación vinculada con el manejo ambiental en sus diferentes etapas (diseño, aprobación, implementación y evaluación), es fundamental tener claridad y conocimiento con respecto a la naturaleza y a las implicaciones de las actividades propias al quehacer de la organización (impacto ambiental); así como respecto a las obligaciones y responsabilidades de carácter ambiental que se derivan de su gestión (cumplimiento normativo). 2 POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 9

13 La materialización de lo descrito en el párrafo anterior, universalmente se conoce como un "Sistema de Gestión (o Manejo) Ambiental - SGA". De acuerdo con la realidad actual a nivel internacional, las organizaciones responsables de la generación de impactos sobre el medio ambiente y sobre el ser humano han respondido en forma diferente ante el tema ambiental; desde no hacer nada, hasta incorporar el manejo ambiental al quehacer diario de su actividad, lo anterior mediante la implementación de un SGA Concepto de Gestión Ambiental La Gestión Ambiental es un instrumento moderno de planificación ambiental, que se define de varias formas, algunas de las cuales se transcriben a continuación: En sentido general se entiende por gestión ambiental al conjunto de acciones encaminadas a lograr la máxima racionalidad en el proceso de decisión relativo a la conservación, defensa, protección y mejora del medio ambiente, basada en una coordinada información multidisciplinar y en la participación ciudadana. (Estevan Bolea, 1994). De otra parte Ortega y Rodríguez (1.994) definen la gestión del medio ambiente como el conjunto de disposiciones necesarias para lograr el mantenimiento de un capital ambiental suficiente para que la calidad de vida de las personas y el patrimonio natural sean lo más elevado posible Principios básicos de la Gestión Ambiental (SGA) Algunos de los principios básicos en que se apoya la gestión ambiental, se citan seguidamente: Optimización del uso de los recursos. Previsión y prevención de impactos ambientales. Control de la resistencia del SGA. Ordenamiento del territorio Componentes del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) El sistema de gestión ambiental usualmente se estructura en cinco componentes cuyo soporte principal descansa en el compromiso formal que asuma la organización con respecto al tema ambiental. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 10

14 Al respecto, en los componentes antes citados se denominan: a) Política y normatividad: Como un primer paso en la estructuración del SGA se recomienda que la empresa defina su política y los objetivos ambientales. El establecimiento de una política ambiental es una manera de hacer explícito el compromiso de la empresa en relación no sólo con el cumplimiento de la normatividad, sino con la adopción de los mejores estándares de gestión ambiental concordantes con las posibilidades de viabilidad técnica y económica de la actividad. La política ambiental debe ser divulgada, conocida y aplicada por todos los niveles de la empresa y se ajustará en la medida en que las condiciones de desarrollo institucional, o cambios importantes en el entorno, así lo precisen.. b) Análisis ambiental: La etapa de planificación y análisis ambiental como parte del SGA comprende las acciones relacionadas con los siguientes aspectos: 1. El conocimiento del entorno: Descripción de las características ambientales del área a intervenir, identificación del estado actual de las componentes del medio biofísico (atmósfera, agua, suelo, vegetación, fauna, y paisaje), y del medio socioeconómico. Identificación de áreas ambientalmente sensibles, críticas, o protectoras. 2. La descripción del proyecto: Sus componentes estructurales y funcionales, las fases de desarrollo y las opciones o alternativas para su ejecución incluyendo cada una de las etapas de desarrollo del proyecto. 3. La evaluación ambiental: Identificación y calificación de los impactos que genera cada actividad del proyecto.. c) Medidas de manejo ambiental: Corresponde al proceso mismo de ejecución de los planes, programas y proyectos, contenidos en un Plan de Manejo Ambiental P.M.A. formulado específicamente para cada proyecto. Para la ejecución de las medidas de manejo ambiental será necesario: Disponer de una estructura orgánica y funcional articulada a la organización empresarial, con el fin de definir las instancias de dirección, de coordinación y de ejecución del SGA, así como la asignación de responsabilidades y el establecimiento de líneas de dirección e interacción. Una vez definida la estructura organizacional y, teniendo como referencia los objetivos del PMA, podrán asignarse recursos, establecerse procedimientos, flujos de comunicación, controles operativos, y definir sistemas de soporte para cada nivel de la organización del SGA. Dotar al SGA de los recursos humanos, físicos y financieros para el logro de los objetivos propuestos. El aprovisionamiento de recursos deberá estar soportado en presupuestos elaborados con base en las actividades a ejecutar y sus requerimientos de personal, materiales, equipos, insumos y otros.. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 11

15 d) Seguimiento y monitoreo: Comprende la evaluación sistemática de los componentes ambientales con el fin de conocer su evolución y revisar las medidas de manejo ambiental para anticipar el control de comportamientos anómalos, así como confrontar el cumplimiento de la normatividad ambiental. Igualmente, se recomienda, como parte del proceso de seguimiento y de conformidad con su duración y la extensión del área a investigar, realizar periódicamente Auditorias Ambientales con el propósito de determinar si el Sistema de Gestión Ambiental ha sido correctamente implementado y mantenido de acuerdo a lo planeado.. e) Evaluación de los resultados: Por último, la evaluación de la gestión ambiental corresponde a la revisión y al mejoramiento de los planes y programas ambientales que conforman el SGA. Se recomienda que la empresa, con una frecuencia acorde a la duración y tamaño del proyecto, proceda a: Revisar los objetivos y metas ambientales. Revisar el desempeño de sus planes y programas. Analizar y adoptar las recomendaciones generadas a raíz de las Auditorías Ambientales Hacer una evaluación de la efectividad y continuidad de sus planes y programas Con base en lo anterior deberá analizar la necesidad de ajustar los planes y programas ambientales para adaptarlos a probables cambios en: La legislación ambiental. Las expectativas y requerimientos socioeconómicos (...) Avances en la ciencia y la tecnología. Lecciones aprendidas de incidentes ambientales. Recomendaciones contenidas en reportes y comunicaciones. El mejoramiento se alcanza mediante la continua evaluación del desempeño de los planes y programas ambientales, comparándolos contra los objetivos y metas, con el propósito de identificar oportunidades de ajustes y determinar la raíz o causa de las deficiencias. Un SGA será efectivo, si el mismo forma parte integral del sistema de control interno de la organización; o sea, que en términos generales esté integrado a su estructura organizativa, a la planificación, las responsabilidades, los procesos, subprocesos, actividades y procedimientos. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 12

16 Figura gráfica del SGA Referencia técnica internacional ISO Considerando los términos del informe de asesoría N AI SFE SP INF , mediante el cual se puso en conocimiento de la administración activa 3 aspectos generales que se deben valorar en el diseño e implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad y tomando en cuenta que el SFE ha venido acumulando alguna experiencia en normativa ISO (ISO 65 e ISO 17025), procedemos a informar lo siguiente: a) La norma internacional ISO está enfocada a varios aspectos de gestión ambiental y es aplicable tanto a la actividad privada como pública y en organizaciones de cualquier tamaño. La misma pretende que las empresas públicas o privadas lleven a cabo sus actividades tomando una postura amigable con el medio ambiente; situación que posibilita establecer un sistema de gestión ambiental (SGA) efectivo. La norma está concebida para lograr un equilibrio entre el mantenimiento de las utilidades y la reducción de los impactos en el medio ambiente; sin perder de vista el cumplimiento de objetivos en observancia a la legislación existente en materia de medio ambiente. b) Con respecto a la familia de las ISO 14000, los dos primeros estándares (ISO 14001:2004 e ISO 14004:2004) tratan con Sistemas de Gestión Ambiental (SGA); la primera proporciona los requisitos y la segunda da las pautas o guías generales con respecto a dicho sistema. 3 Oficio AI SFE del 06/04/2011. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 13

17 c) Los otros estándares están direccionados a aspectos ambientales específicos, incluyendo: etiquetado, evaluación del desempeño, análisis del ciclo de vida, comunicación y auditoría. d) Los requisitos para el establecimiento de un SGA se encuentran en la ISO 14001:2004, que es una herramienta de gestión que permite a una organización lo siguiente: Identificar y controlar el impacto ambiental de sus actividades, productos o servicios. Mejorar su desempeño ambiental continuamente. Aplicar un enfoque sistemático a objetivos y metas relativas al ambiente, a efecto de lograrlos y demostrar cómo han sido logrados. Además, a manera de referencia, se adjunta en el anexo Nº 1 del presente informe, el Manual de Gestión Ambiental correspondiente al Hospital Universitario Reina Sofía 4 (Córdoba, España), el cual tiene como referencias técnicas el siguiente marco normativo: Norma UNE EN-ISO 14001:2004, "Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con Orientación para su Uso. Norma UNE EN-ISO 19011:2002, "Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental". Norma UNE-EN-ISO 9000:2000, "Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario". Norma UNE-EN-ISO 9001:2000, "Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos". 4 POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 14

18 4. COMENTARIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA Considerando lo descrito en el apartado denominado Resultados del presente informe, se comenta lo siguiente: 4.1 La Comisión de Gestión Ambiental del SFE, en su gestión deberá en forma obligatoria conocer y aplicar el ordenamiento jurídico y técnico que regula la materia de control interno; para lo cual es conveniente y necesario que dicho órgano colegiado se apoye en la Unidad de Planificación y Control Interno del SFE. En ese sentido, los procesos que se lleguen a identificar como producto de su gestión, deberán ser documentados; con el propósito de que en forma posterior sean documentados los respectivos procedimientos y valorados los riesgos vinculados con esos procesos. 4.2 Consecuente con lo descrito en el numeral 4.1 anterior, es necesario señalar que uno de los objetivos del sistema de control interno está relacionado con el cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico. Al respecto, la gestión que emprenda la Comisión de Gestión Ambiental del SFE, debe estar enmarcada en dar cumplimiento a cabalidad a lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N S-MINAET. 4.3 El SFE debe coordinar con el MAG (apoyándose en su Asesoría Legal), con el propósito de que se establezca el mecanismo, mediante el cual quede oficialmente constituida la Comisión de Gestión Ambiental (en cuanto a conformación e integración); acto que además debe permitir la asignación de funciones y responsabilidades a cada uno de sus miembros. 4.4 El SFE y/o su Comisión de Gestión Ambiental deberá establecer la coordinación necesaria con la Ing. Tania López Lee, Viceministra de Agricultura y Ganadería, con el fin de que se defina entre, otros aspectos, lo siguiente: Si las políticas ambientales (incluyendo los aspectos de cambio climático, gestión de residuos, conservación y uso racional de la energía) serán definidas a nivel del Sector Agropecuario o a nivel del MAG. Si los indicadores internos para medir, verificar y reportar el grado de avance del Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI), serán definidos a nivel del Sector Agropecuario o a nivel del MAG. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 15

19 Si la Comisión de Gestión Ambiental del SFE deberá ajustar su accionar únicamente a lo dispuesto por la Comisión de Gestión Ambiental del Sector Agropecuario (en cumplimiento de lo establecido en el Decreto Ejecutivo N S-MINAET); o si por el contrario, el SFE tendrá autonomía con relación al desarrollo y atención del tema vinculado con la gestión ambiental. 4.5 Conforme lo indicado en los numerales 4.2 y 4.3 anteriores, el SFE a través de su Comisión de Gestión Ambiental, deberá ajustar la elaboración, aprobación, divulgación e implementación del Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) y los informes de avance respectivos, a los lineamientos y manuales que llegue a definir el MINAET (vía resolución administrativa) por medio de la Comisión Técnica Evaluadora de los PGAI. No obstante, es criterio de esta que el SFE debe tener claridad sobre los aspectos comentados en el numeral 4.4 anterior, en forma previa al diseño del PGAI. 4.6 El SFE tiene la obligación de alinear la estrategia que regulará la gestión que emprenda, tanto su Comisión de Salud Ocupacional como la Comisión de Gestión Ambiental; lo anterior con el propósito de lograr mayor efectividad y eficiencia en la consecución de los objetivos previstos. Además, dicha estrategia debe permitir canalizar de la mejor manera los esfuerzos que se realicen y los recursos públicos (debidamente presupuestados y aprobados) que se destinen para la implementación de las actividades que se programen y ejecuten; situación que también estaría facilitando una adecuada rendición de cuentas sobre la gestión emprendida. 4.7 La Comisión de Gestión Ambiental del SFE debe tener presente lo establecido sobre órganos colegiados en el Capítulo Tercero de la Ley General de la Administración Pública N 6227, para efectos de organización y operación interna. Asimismo, es conveniente que la administración considere lo descrito en el numeral anterior con respecto a esta materia, incluyendo un análisis de la conveniencia de designar miembros suplentes, a efecto de no perjudicar la continuidad de operación de dicho órgano. 4.8 Coincide esta con la posición de la administración del SFE, respecto a que su Comisión de Gestión Ambiental deberá contar con un Libro de Actas debidamente autorizado por la del SFE, para el registro de su gestión (Referencia: numeral 3.2.4). No obstante, la autorización de dicho libro podrá otorgarse siempre y cuando la conformación del mismo esté debidamente oficializada (Referencia: numeral 4.3). POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 16

20 4.9 En la primera acta (libro de actas citado en el numeral 4.8) que emita la Comisión de Gestión Ambiental del SFE como producto de la respectiva sesión, se debería consignar (entre otra información), aquella vinculada con su conformación, integración y juramentación; así como informar sobre lo resuelto con relación a la discusión del presente informe de asesoría (Referencia: numeral 3.2.2). Como referencia se suministra la siguiente información relacionada con la estructura para la conformación de las Actas: a) Este tipo de documento corresponde a un escrito que tiene por objeto dejar constancia principalmente, de los asuntos tratados y acuerdos adoptados en la respectiva sesión o reunión. b) Las actas se pueden emitir en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados para ese propósito. c) En términos generales, las actas deberían considerar como mínimo, lo siguiente: Indicar la ciudad, lugar, fecha y hora en que se realizó la sesión. Indicar claramente si la celebración corresponde una sesión ordinaria o extraordinaria; lo cual obliga a mantener un control consecutivo del tipo de sesión. Registrar la asistencia (quórum) y las ausencias; lo que también implica registrar a los invitados. Registrar el orden del día (Agenda). Este instrumento propicia que se logre mayor eficiencia de la gestión; por cuanto permite definir la pauta de la reunión, temas a tratar (situación que incluye lo correspondiente a la aprobación del acta anterior). Considera un apartado exclusivo para desarrollar o describir los principales temas discutidos. Redacción de las conclusiones y acuerdos adoptados. Cierre y firmas de las personas con la competencia para realizar dicho acto Conforme con el ordenamiento vigente, es necesario y vital que este tipo de órganos colegiados (nos referimos a la Comisión de Gestión Ambiental del SFE), cuenten en todo momento con un presidente (o coordinador); así como con un secretario responsable de elaborar las respectivas actas, quien para realizar esa gestión deberá apoyarse en las notas que recoja durante la reunión. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 17

21 5. ASESORÍA Considerando lo expresado en este documento sobre la naturaleza de los servicios de asesoría, se somete a valoración de la administración activa del SFE lo señalado en el presente informe, específicamente lo descrito en el numeral 4; con el propósito de suministrar información suficiente y pertinente (insumo) que facilite la toma de decisiones, que contribuyan con el buen accionar de la Comisión de Gestión Ambiental del SFE. No obstante, tal y como lo hemos reiterado en otras ocasiones, la administración activa del SFE se puede apoyar en instancias externas competentes para la obtención de los criterios y el asesoramiento suficiente que contribuya con esa toma de decisiones, a efecto de tratar de la mejor manera el desarrollo de este tema en beneficio de los intereses de la organización. Conforme al Decreto Ejecutivo N S-MINAET, la Comisión de Gestión Ambiental del SFE, cuando así lo considere conveniente, podrá contar con el asesoramiento de la Comisión Técnica Evaluadora de los Programas de Gestión Ambiental Institucional. Para concluir es necesario señalar, que el artículo 10 Responsabilidad por el sistema de control interno de la Ley General de Control Interno Nº 8292 dispone lo siguiente: Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. ; y su artículo 39 establece responsabilidad administrativa para aquellos funcionarios, sea jerarca o titulares subordinados ( ) cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable ( ). 6. REQUERIMIENTO Consecuente con lo señalado en el último párrafo del oficio AI SFE , mediante el cual se remite el presente informe de asesoría, se nos deberá suministrar lo siguiente: 6.1 Copia de los documentos mediante los cuales la administración activa del SFE oficialice la conformación e integración de su Comisión de Gestión Ambiental. 6.2 El Libro de Actas de la Comisión de Gestión Ambiental del SFE; con el propósito de otorgar la respectiva autorización mediante razón de apertura. En forma previa a realizar esta acción, la administración activa deberá haber gestionado lo indicado en el numeral 6.1 anterior; lo anterior por cuanto este órgano de fiscalización autoriza la apertura de libros únicamente a dependencias y/o órganos debidamente constituidos. POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE 18