MS-Excel 97 Avanzado

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1 MS-Excel 97 Avanzado 1. Funciones Una función es un procedimiento o fórmula especial ya predefinida por Excel, que opera con uno o más valores (llamados argumentos) y da un valor como resultado. Las funciones son por tanto fórmulas abreviadas que permiten realizar cálculos avanzados de manera más rápida y sencilla. Nombre de una función Los nombres de las funciones pueden ser utilizados indistintamente en mayúsculas o minúsculas. Argumentos Se escriben entre paréntesis y son los valores sobre los que opera la función para obtener un resultado. Los argumentos se separan por punto y coma (;) y pueden ser números, textos, rangos, etc. A continuación ser presentan los tipos de funciones que se utilizan con mayor frecuencia en la construcción de modelos con Excel. Todas ellas pueden ser escritas mediante teclado o utilizando la opción Función del menú Insertar; o pulsando el botón herramientas. de la barra de 1.1 Funciones Matemáticas y Trigonométricas Función SUMA Sintaxis: =SUMA(rango1; rango2;...; rango n) Si el rango a sumar es un área continua, se puede utilizar el icono. Excel97 por defecto indica un rango contiguo a la celda. Función SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis: =SUMAR.SI(rango; criterio; rango_suma) Rango: es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina qué celdas se van a sumar. Rango_suma: son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. Función ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Sintaxis: =ENTERO(número) Número: es el número real que desea redondear al número entero inferior más próximo. Función RESIDUO Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor. El resultado tiene el mismo signo que núm_divisor. Sintaxis: =RESIDUO(número; núm_divisor) MS-Excel 97 avanzado Pág.1

2 Número: es el número que desea dividir y cuyo residuo o resto se desea obtener. Núm_divisor: es el número por el cual se desea dividir. número. Si núm_divisor es 0, RESIDUO devuelve el valor de error # DIV/0!. Función TRUNCAR Trunca un número a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho número. Sintaxis: =TRUNCAR(número; núm_de_decimales) Número: es el número que se desea truncar. Núm_de_decimales: es un número que especifica la precisión al truncar. El valor predeterminado del argumento núm_de_decimales es 0. TRUNCAR y ENTERO son similares, ya que ambos devuelven enteros. TRUNCAR suprime la parte fraccionaria del número. ENTERO redondea los números al entero menor más próximo, según el valor de la porción fraccionaria del número. ENTERO y TRUNCAR son diferentes solamente cuando se usan números negativos: Función REDONDEAR Redondea un número al número de decimales especificado. Sintaxis: =REDONDEAR(número; núm_de_decimales) Número: es el número que se desea redondear. Núm_de_decimales: especifica el número de dígitos al que se va a redondear el argumento número. Si el argumento núm_de_decimales es 0, número se redondeará al entero más próximo. Si el argumento núm_de_decimales es menor que 0, número se redondeará hacia la izquierda del separador decimal. 1.2 Funciones de Fecha Excel 97 emplea el sistema de fechas 1900, en el cual los números de serie varían desde 1 a y corresponden a fechas comprendidas entre el 1 de enero de 1900 y el 31 de diciembre de Función AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Sintaxis: = AHORA( ) Funciones relacionadas: AÑO, MES, DIA, DIASEM, HORA y MINUTO Convierten números de serie en años, meses, días, días de la semana, horas y minutos. Función HOY Devuelve el número de serie de la fecha del sistema. Sintaxis: =HOY() Función DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce meses de 30 días). Se usa esta función para facilitar el cálculo de pagos si el sistema de contabilidad se basa MS-Excel 97 avanzado Pág.2

3 en 12 meses de 30 días. Sintaxis: =DIAS360(fecha_inicial; fecha_final; método) Fecha_inicial y fecha_final: son las dos fechas entre las que desea calcular el número de días. Método: es un valor lógico que especifica si se utilizará el método de cálculo europeo o americano. Se puede observar el funcionamiento de las funciones de fecha que contiene Excel 97 con el ejemplo: 1.3 Funciones Lógicas De las distintas funciones lógicas que posee Excel 97, las más utilizadas son: Función SI Es la función de la toma de decisiones. Sintaxis: =SI(condición; verdadero; falso) La función lógica SI, calcula el segundo parámetro si la condición lógica se cumple, o el tercer parámetro si la condición es falsa. Si alguno de los parámetros dentro de la función es un texto, debe ir entre comillas. Función Y Sintaxis: =Y(condición 1;condición 2;...; condición n) El resultado será verdadero si todos los argumentos son verdaderos. Si sólo uno de los argumentos sea falso, el resultado será falso. Función O Sintaxis: =O(condición 1;condición 2;...; condición n) El resultado será verdadero si cualquiera de los argumentos es verdadero; el resultado será falso si todos los argumentos son falsos. 1.4 Funciones Estadísticas Función PROMEDIO Esta función calcula la media aritmética de un conjunto de valores. Sintaxis: =PROMEDIO(número1; número2;...) MS-Excel 97 avanzado Pág.3

4 Los argumentos deben ser números o referencias que contengan números. Si un argumento contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se ignoran; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0. Función MAX Esta función devuelve el valor máximo de los números. Sintaxis: =MAX(número1;número2;...) Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. Función MIN Esta función devuelve el valor mínimo de los números. Sintaxis: =MIN(número1;número2;...) Función CONTAR Cuenta los números que hay en la lista de argumentos. Sintaxis: =CONTAR(ref1; ref2;...) Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. Cuenta los argumentos que son: números, valores nulos, valores lógicos, fechas o representaciones textuales de números. Los argumentos que son valores de error o texto, se ignoran. 1.5 Funciones de Búsqueda Función ELEGIR Sintaxis: =ELEGIR(índice; valor 1; valor 2;...; valor n) Esta función da un valor de una lista de valores, en función del dato proporcionado en el índice. MS-Excel 97 avanzado Pág.4

5 Los argumentos valor pueden ser fórmulas, datos numéricos, textos, etc. Función BUSCAR VERTICALMENTE Sintaxis: =BUSCARV(valor buscado; matriz de comparación ;columna índice) Esta función compara el valor buscado con los valores de la primera columna de la matriz de comparación, devolviendo como resultado de la función el dato correspondiente a la celda de coincidencia de la columna indicada como índice. Los valores de la 1ª columna deben estar ordenados de modo ascendente. Función BUSCAR HORIZONTALMENTE Sintaxis: =BUSCARH(valor buscado;matriz de comparación; línea índice) Esta función es similar a la anterior y busca en el rango de la tabla la columna cuya 1ª línea contiene el valor buscado, desplazándose tantas líneas hacia abajo como indique el índice. Función COINCIDIR Sintaxix: =COINCIDIR(valor buscado;matriz buscada;tipo de coincidencia) Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un orden especificado. Se utiliza esta función en lugar de las funciones BUSCAR cuando se necesita conocer la posición de un elemento en un rango, en lugar del elemento en sí. Valor_buscado es el valor que se usa para encontrar el valor deseado en la tabla. Matriz_buscada es un rango múltiple de celdas que contienen posibles valores a buscar. MS-Excel 97 avanzado Pág.5

6 Tipo_de_coincidencia es el número -1, 0 ó 1. Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado. Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado. Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. 1.6 Funciones Financieras Función VALOR ACTUAL Esta función da como resultado el valor actual de una deuda. Sintaxis: =VA(tasa;nper;pago) donde tasa es la tasa de interés por período, nper es el nº total de períodos de pago y va es el valor actual. Función VALOR FUTURO Esta función da como resultado el valor futuro de una inversión. Sintaxis: =VF(tasa;nper;pago) Función PAGO Esta función da como resultado el pago de una inversión, para una tasa de interés por período, constante y un cierto número de períodos de pago. Sintaxis: =PAGO(tasa;n per; va) 1.7 Funciones de Texto Función CONCATENAR Sintaxis: =CONCATENAR(texto1;texto2;...) Une las cadenas de texto indicadas en el paréntesis. Pueden ser también referencias a celdas donde estará el texto. Función IZQUIERDA Sintaxis: =IZQUIERDA(texto;nº_de_caracteres) Extrae del extremo izquierdo de un texto el nº de caracteres indicados. Función EXTRAE Sintaxis: =EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres) Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que especifique. Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer. Posición_inicial es la posición del primer carácter que desea extraer del argumento texto. La posición_inicial del primer carácter de texto es 1 y así sucesivamente. Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres de texto que se han de devolver. MS-Excel 97 avanzado Pág.6

7 1.8 Funciones de Información Función NOD Devuelve el valor de error #N/A. #N/A es el valor de error que significa no hay un valor disponible. Sintaxis: =NOD( ) Función N Devuelve un valor convertido en un número. Sintaxis =N(valor) Función TIPO.DE.ERROR Devuelve un número que corresponde a uno de los valores de error de Microsoft Excel. Sintaxis =TIPO.DE.ERROR(valor_de_error) 1.9 Funciones de la Base de Datos Son aquellas funciones que se aplican en el ámbito de la Base de Datos de Excel 97. Su utilidad está relacionada con cálculos estadísticos o consultas dirigidas, realizados sobre los datos que almacenan este tipo de archivos. En el caso de establecer cálculos de carácter estadístico, se hace sobre campos numéricos de la Base de Datos. Función BDCONTAR Devuelve el número de valores de base de datos que son números en el campo cuyos registros satisfacen los criterios. Sintaxis: =BDCONTAR(base de datos;nombre de campo; criterios) Campo es opcional. Si se omite campo, devuelve el número de registros en la base de datos que satisfacen los criterios. Función BDCONTARA Sintaxis: =BDCONTARA(base de datos;nombre de campo; criterios) Devuelve el número de valores de base de datos que no están en blanco en el campo cuyos registros satisfacen los criterios. Función BDDESVEST Sintaxis: =BDDESVEST(base de datos;nombre de campo; criterios) Estima la desviación estándar de una población basada en una muestra de la misma. Usa los números en la columna campo de los registros de base de datos que satisfacen los criterios. Función BDDESVESTP Sintaxis: =BDDESVESTP(base de datos;nombre de campo; criterios) Calcula la desviación estándar de una población basada en toda la población. Usa los números en la columna campo de los registros de base de datos que satisfacen los criterios. Función BDEXTRAER Sintaxis: =BDEXTRAER(base de datos;nombre de campo; criterios) MS-Excel 97 avanzado Pág.7

8 Extrae valores únicos de una Base de Datos Devuelve el valor de un campo en el registro de base de datos que satisface los criterios. En caso de que ningún registro satisfaga los criterios devuelve el código # VALOR!. Si, por su parte, aparecen varios registros verificando la condición el resultado será # NUM!. Función BDMAX Sintaxis: =BDMAX(base de datos;nombre de campo;criterios) Devuelve el número mayor del campo especificado en un grupo de registros de base de datos que satisfacen los criterios. Función BDMIN Sintaxis: =BDMIN(base de datos;nombre de campo;criterios) Devuelve el número menor del campo especificado en un grupo de registros de base de datos que satisfacen los criterios. Función BDPRODUCTO Sintaxis: =BDPRODUCTO(base de datos; nombre de campo; criterios) Multiplica los valores en la columna campo de los registros de base de datos que satisfacen los criterios. Función BDPROMEDIO Sintaxis: =BDPROMEDIO(base de datos;nombre de campo; criterios) Promedia los valores de la columna campo de los registros de B.D. que satisfacen los criterios. Función BDSUMA Sintaxis: =BDSUMA(base de datos;nombre de campo;criterios) Suma los números en la columna campo de los registros de base de datos que satisfacen los criterios. Función BDVAR Sintaxis: =BDVAR(base de datos;nombre de campo;criterios) Estima la varianza de una población basada en una muestra. Usa valores de base de datos en el campo cuyos registros satisfacen los criterios. 2. Herramientas avanzadas 2.1 Tabla de hipótesis Excel dispone de herramientas que permiten realizar estudios de datos. Una de las opciones más utilizada es la tabla de hipótesis, que permite analizar de forma automática los resultados de ciertas funciones ante la variación de uno o dos parámetros de entrada Tabla de una entrada Si se quiere obtener distintos resultados de una misma función al variar uno de los parámetros, por ejemplo, cómo variarían el pago total a realizar si variase el tipo de interés (manteniendo constante el capital), se debe crear una tabla con la siguiente estructura: MS-Excel 97 avanzado Pág.8

9 1. Introducir en una columna o en una fila los valores variables. El parámetro es en este caso el tipo de interés. 2. Si las variables se introducen en una columna. En la celda que está una columna a la derecha y una fila superior al primer valor, introducir la fórmula que depende de un parámetro. 3. Si las variables aparecen en una fila. En la celda que está una columna a la izquierda y una fila por debajo de los valores de fila. 4. Seleccionar el rango que incluya los datos variables y la fórmula (ambas columnas). 5. Del menú Datos seleccionar Tabla: 6. Seleccionar en columna (los datos variables están en columna) 7. Indicar en que celda está el parámetro que va a variar El resultado será una tabla en la que aparecen en la 1ª columna los posibles valor del parámetro variable y en la 2ª columna los resultados de la función para cada uno de estos valores Tabla de dos entradas Muestra el efecto producido en una fórmula por la variación de dos parámetros. En el ejemplo anterior, puede interesar saber que pagos mensuales se deben realizar si se tiene MS-Excel 97 avanzado Pág.9

10 diferentes intereses y diferente capital. Se crea una estructura como la siguiente: Una vez ingresados los valores que varían en la celda intersección de fila y columna, introducir la fórmula que depende de dos parámetros. Seleccionar el rango de la tabla y del menú Datos elegir Tabla. En el cuadro de celda variable fila escribir la referencia a la celda donde se encuentra el valor representativo de la fila (en este caso el capital). En el cuadro celda variable columna, se escribe la referencia de la celda donde se introducirán los valores escritos en columna (en este caso el interés). El proceso que Excel realiza internamente es el siguiente: 1º Introduce simultáneamente cada valor, en las celdas indicadas como Celda Variable. 2º Recalcula todas las fórmulas que dependen de esas referencias y coloca los valores correspondientes a la fórmula en su lugar de la tabla. Así para cada pareja de valores variables. 2.2 Buscar objetivos En ocasiones se conoce el valor que se desea obtener en una fórmula, pero no los valores que necesita la fórmula para obtenerlo. Por ejemplo, Qué se debe hacer si se pretende conocer el interés que se debería pagar para que un préstamo, en una determinada cantidad de períodos y de un monto fijo, no implique más de un cifra mensual deseada? Una solución, para evitar despejar el interés en la fórmula de cálculo, sería mediante tanteos, manteniendo fijos los demás datos. Otra solución sería el utilizar la búsqueda de objetivos que incluye Excel. Del menú Herramientas se elige Buscar objetivo. MS-Excel 97 avanzado Pág.10

11 Definir la celda Aquella donde esté la fórmula (por ejemplo: Pago mensual). Con el valor Valor que se desea alcanzar (pago máximo deseado). Para cambiar la celda Referencia del parámetro que puede variar (en este caso, el interés). El resultado aparecerá en la celda del parámetro que se desea varíe (el interés). 2.3 El administrador de escenarios Esta herramienta crea y guarda grupos de datos diferentes como escenarios separados. Se pueden usar estos escenarios para ver resultados variados en base a suposiciones diferentes. También se puede crear un resumen separado que muestre los valores de la celda cambiante y los valores de la celda resultante para cada escenario. Para acceder a esta herramienta se usa del menú Herramientas, la opción Escenarios. Se puede usar cualquier celda con datos como referencia cambiante para un escenario, pero si se nombra la celda cambiante usando la opción Nombre Definir o Nombre Crear en el menú Insertar, los nombres aparecerán en el cuadro de diálogo Agregar escenario, junto a los datos contenidos en la celda. Se puede incluir, a su vez, el escenario en un informe e imprimirlo como parte del mismo, usando Administrador de informes en el menú Ver. Se describen a continuación algunas de las opciones asociadas al Cuadro de Diálogo del Administrador de Escenarios Escenarios Lista cualquier escenario existente, y muestra las celdas cambiantes para cada uno de ellos. Para crear un escenario, se elige la opción Agregar Agregar Agrega el escenario a la lista en el cuadro Escenarios del cuadro de diálogo Administrador de escenario, dejando abierto el cuadro de diálogo Agregar escenario. MS-Excel 97 avanzado Pág.11

12 En el cuadro Nombre de escenario, se cambia o agrega un nombre de escenario nuevo. En el cuadro Celdas cambiantes se introducen las referencias de celda de todas las celdas que contengan los valores que se desee cambiar. Las casillas de Protección se utilizan para evitar que puedan cambiarse los escenarios (Evitar cambios) o para ocultarlos (Ocultar) Tanto para evitar cambios como para ocultar los escenarios, hay que proteger la hoja seleccionando el comando Proteger del menú Herramientas y, a continuación, haciendo clic en Proteger hoja. En la ventana Valores del escenario se modifican los valores de una celda cambiante en el cuadro situado junto a la referencia de la celda cambiante Celdas Para reflejar las celdas objeto de un nuevo escenario se seleccionan aquellas que contienen los datos que cambiarán en cada escenario o bien se escriben las referencias correspondientes. Si se incluyen celdas no adyacentes, se puede sobreiluminarlas manteniendo presionada [CTRL] y haciendo luego clic en cada celda o separando las referencias con punto y coma. Si después se especifican celdas diferentes como celdas cambiantes, los escenarios existentes se cambiarán para reflejar los datos en las celdas nuevas. Antes de cambiar o eliminar los escenarios, Excel 97 presenta un mensaje pidiendo que se confirme el cambio o eliminación. MS-Excel 97 avanzado Pág.12

13 2.3.4 Mostrar Presenta en la hoja de cálculo los valores de la celda cambiante para el escenario seleccionado en el cuadro Escenarios. La hoja de cálculo se vuelve a calcular para reflejar los valores nuevos Resumen Crea un resumen de escenario, o una tabla dinámica del escenario en una hoja de cálculo separada. En torno a esta opción es necesario atender a los dos tipos de rango de referencia: Celdas cambiantes Lista las celdas que cambiarán para cada escenario. Celtas resultantes (opcional) Si se desean incluir celdas que contengan fórmulas que dependan de las celdas cambiantes, se pueden seleccionar o escribir las referencias o nombres de la celda. La tabla incluirá los resultados de las fórmulas para cada escenario Eliminar Esta opción elimina el escenario seleccionado. MS-Excel 97 avanzado Pág.13

14 2.3.7 Modificar Cambia el nombre del escenario, las referencias de las celdas variables o los comentarios del escenario seleccionado Combinar Combina los escenarios de las hojas de cálculo seleccionadas en cualquier libro abierto. 2.4 El Solver Se utiliza para analizar problemas de variables múltiples, es decir que valores de entrada se pueden introducir para obtener determinado resultados. En el Solver es necesario hablar de los siguientes conceptos: Celda objetivo: aquella celda cuyo valor se desea sea máximo, mínimo ó igual a una cifra dada. Celdas cambiantes: aquellas celdas que contienen las variables. En estas celdas se probarán automáticamente diferentes valores hasta obtener la mejor solución en la celda objetivo. Restricciones: son los límites que se imponen a las celdas variables (aunque también sea válida para la celda objetivo). Estos límites se especifican con los operadores relacionales. Se debe aclarar que la búsqueda de objetivos es un caso simplificado de Solver en el que hay una celda objetivo y una sola celda cambiante sin restricciones. Por ejemplo, se podría querer predecir qué valores pueden alcanzar los precios de lista, si se desea adquirir 10 artículos. Como restricción se define que el presupuesto final no sea superior a El resultado de esta operación es el siguiente: MS-Excel 97 avanzado Pág.14

15 El resultado puede mostrarse en forma de tres informes diferentes, estos informes se colocan en hojas de cálculo diferentes. 1. Informe de Respuestas: Muestra una lista con la celda objetivo y las celdas ajustables con sus valores originales y sus valores finales, las restricciones y la información acerca de las mismas. 2. Informe de Sensibilidad: Facilita información acerca de la sensibilidad de la solución a que se realicen pequeños cambios en la fórmula definida en el cuadro Definir celda objetivo del cuadro de diálogo Parámetros de Solver o de las restricciones. No se genera este informe para los modelos que tengan restricciones enteras. 3. Informe de Límites: Muestra una lista con la celda objetivo y las celdas ajustables con sus valores correspondientes, los límites inferior y superior así como los valores del objetivo. El límite inferior es el valor mínimo que puede tomar la celda ajustable mientras se mantienen todas las demás celdas ajustables fijas y se continúa satisfaciendo las restricciones. El límite superior es el valor máximo. No se genera este informe para los modelos que tengan restricciones enteras. 2.5 Insertar imagen y objeto Se pueden añadir imágenes y objetos a los libros de trabajo a través de la opción Imagen, opción Objeto del menú Insertar sin tener que abrir primero el gráfico con la aplicación con la que se creó para copiarlo. Al acceder a esta opción aparece una lista de los tipos de imágenes disponibles: prediseñadas existentes en Windows, desde archivos de imágenes, autoformas, organigramas Insertar imagen Insertar imagen prediseñada Este procedimiento se utiliza para colocar una imagen en una hoja de cálculo. Pueden insertarse imágenes prediseñadas en el libro mediante el comando Imágenes prediseñadas de la opción Imagen del menú Insertar, aparece la galería de imágenes, haciendo doble clic en la imagen elegida, ésta se inserta en la hoja de cálculo seleccionada. MS-Excel 97 avanzado Pág.15

16 Insertar desde archivo Pueden insertarse imágenes desde otras ubicaciones. Para ello elegir el comando Desde archivo de la opción Imagen del menú Insertar, localizar la carpeta que contiene el archivo que se desea insertar y hacer doble clic en el archivo elegido Insertar Autoforma Al elegir la opción Autoforma del comando Imagen del menú Insertar, aparece la barra de herramientas Dibujo y la barra de herramientas Autoforma. En estas barras se elige la autoforma deseada y se dibuja en la hoja de cálculo. Las autoformas permiten escribir en su interior, cambiar el tamaño, moverlas, rotarlas etc Insertar Organigrama Al elegir la opción Organigrama del comando Imagen del menú Insertar, se abre el programa de generación de organigramas Microdoft Organization Chart. Una vez creado el organigrama se elige la opción Salir y volver a Libro del menú Archivo. El organigrama queda incrustado en la hoja de cálculo Insertar objeto También se puede incrustar un gráfico o un archivo de datos a través de la opción Objeto del menú Insertar. A diferencia de la opción anterior, la selección del gráfico a incrustar abre automáticamente la aplicación desde la que se había diseñado dicho gráfico. Si el objeto a insertar no está todavía creado, mediante la carpeta Crear nuevo se selecciona la aplicación informática desde la que se desea crear dicho objeto. La carpeta Crear de un archivo permite abrir un gráfico ya creado con anterioridad. Tanto los objetos como los gráficos pueden ser editados haciendo doble clic en su interior. También se puede modificar su tamaño y su posición teniéndolos previamente seleccionados Insertar hipervínculo Pueden crearse hipervínculos con otros archivos, para ello: Crear el objeto (texto, gráfico, etc.) a partir del cual se va a crear el hipervínculo y seleccionarlo. Elegir la opción Hipervínculo del menú Insertar. Guardar el libro. En la ventana de hipervínculo. MS-Excel 97 avanzado Pág.16

17 En el cuadro Vincular al archivo o dirección URL, escribir la dirección del archivo de destino para el hipervínculo. Si desea que el hipervínculo salte a una ubicación específica dentro del archivo de destino, escribir la información acerca de la ubicación en el cuadro Ubicación dentro del archivo (opcional). 3. Bases de datos 3.1 Uso de bases de datos La información existente en una hoja de trabajo se puede organizar en forma de base de datos que puede ser consultada mediante la utilización de listas. Las listas están compuestas por una serie de filas en las que se introduce información similar, y en columnas con contenido homogéneo; por consiguiente las listas en Microsoft Excel 97 son estructuras similares a bases de datos, a través de las cuales se pueden efectuar consultas, como así también organizar y editar la información. Cada fila de la lista es equivalente a un registro de base de datos, y cada columna corresponde a un campo. La primera fila corresponde a los nombres de campos. La información contenida en las listas puede escribirse tanto en minúsculas como en mayúsculas, aunque hay que tener presente que ello afectará al orden ante una posible clasificación. Las operaciones habituales con los datos contenidos en una base de datos suelen definirse como la trilogía ALTAS - BAJAS - MODIFICACIONES, es decir, incorporación de nuevos registros a la lista, eliminación de determinados registros ya existentes o variación de datos de algunos de los campos sobre registros de la lista activa. Asimismo, por estar los datos organizados, se puede trabajar sobre todos o algunos de los registros que conforman la lista, estableciendo filtros (selección previa de registros), o búsquedas de los mismos por criterios (conceptos de selección) MS-Excel 97 avanzado Pág.17

18 indicados por el usuario Ordenar Los datos que componen una lista pueden estar ordenados ascendente o descendentemente en función del concepto que se pretenda. Microsoft Excel dentro de la opción de menú Datos ofrece la subopción Ordenar. Antes de seleccionar esta opción se debe tener la celda activa posicionada dentro de cualquier elemento de la lista y al seleccionar Ordenar, se sobreilumina la lista de trabajo y ofrece la siguiente ventana de diálogo: Es conveniente tener marcado siempre Sí. Ordenar por: permite elegir la columna a partir de la cual se desea ordenar y seleccionar si va a ser ascendente o descendente. Luego por: Dos cuadros adicionales permiten especificar el criterio con que se deben ordenar las filas si hay elementos duplicados en la columna que se especificó previamente. La lista tiene fila de encabezamiento: Determina si la primera fila de la lista está excluida o incluida cuando se ordenan los datos. Si la lista tiene rótulos de columnas, se selecciona automáticamente la opción "Sí" y la primera fila queda excluida. Se selecciona la opción "No" para incluir la primera fila en el ordenamiento. Opciones: Presenta el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, desde el cual se puede: Especificar un criterio de orden personalizado para la columna especificada en el cuadro Primer criterio; especificar un orden que diferencie las mayúsculas de las minúsculas o cambiar la orientación del ordenamiento. Para obtener los resultados deseados, se debe asegurar que todas las celdas de las columnas contengan el mismo tipo de datos. Se debe asegurar haber introducido todos los números ya sea como caracteres numéricos o como texto. Para introducir números como texto, deben ir precedidos por una comilla simple ('6452). Para ordenar una lista rápidamente basta con seleccionar una celda de la columna por la cual se quiere establecer el orden y pulsar los botones de la barra de herramientas. MS-Excel 97 avanzado Pág.18

19 Excel 97 guarda las opciones de ordenación seleccionadas y las muestra cada vez que se selecciona la opción Ordenar, hasta que se cambien dichas opciones o se ordene otra lista. Si el resultado de un ordenamiento no es el esperado se puede deshacer mediante la opción Deshacer ordenar del menú Edición o con el botón correspondiente de la barra de herramientas Filtros Para trabajar con subconjuntos de datos de una lista, se puede filtrar la misma. A diferencia del ordenamiento, el proceso de filtración no reorganiza las listas sino que oculta provisoriamente las filas con las que no se desea trabajar. Para ello Microsoft Excel 97 ofrece dos tipos de filtros: Autofiltro: se utiliza este filtro para realizar procesos rápidos, haciendo coincidir el contenido de la celda, o utilizando criterios de comparación sencillos. Filtro avanzado: se utiliza este filtro cuando los requisitos de filtrado están basados en criterios complejos o calculados. Con la utilización de este filtro se puede copiar automáticamente los datos que satisfacen los criterios especificados en otra zona de la hoja Autofiltro Al seleccionar la opción Autofiltro, Excel 97 colocará flechas desplegables directamente en los nombres de los campos de la lista. Al hacer clic en cualquiera de las flechas, aparecerá una lista correspondiente a los elementos únicos de la columna. Si se selecciona un elemento de esta lista será equivalente a haber asignado como criterio dicho elemento, por lo que ocultará instantáneamente todas las filas que no cumplen dicho criterio. Para filtrar aún más la lista, basta con elegir otro criterio de otra columna diferente. Cuando se ha aplicado un filtro, la barra de estado muestra la cantidad de filas que cumplen los criterios, y las flechas para columnas con criterios de filtro cambian de color. Para eliminar un filtro, se selecciona la opción Mostrar todo del menú Filtro. Con el autofiltro también se puede especificar criterios personalizados para cada columna, lo cual se hace necesario cuando se desea mostrar valores que estén comprendidos dentro de un rango, o filas que contengan uno de los dos elementos que se especifiquen de un campo. Para ello se selecciona de la lista desplegable del nombre de campo (Personalizar), y se mostrará la siguiente caja de diálogo: MS-Excel 97 avanzado Pág.19

20 Se selecciona el operador de comparación (>, <, =) si se desean especificar dos criterios personalizados; se utiliza el botón Y si se desea que se cumplan ambos, y el botón O si se pretende que se cumpla cualquiera de los criterios especificados Filtro avanzado Mediante la opción Filtro avanzado la lista se filtra en su sitio tal y como lo hace el Filtro automático, pero no muestra las listas desplegables de las columnas. Por consiguiente, para establecer criterios es necesario crear un Rango de Criterios en la hoja de cálculo. Dicho rango debe incluir los rótulos de los criterios, que deberán ser idénticos a los rótulos de las columnas que se desean evaluar (para tener garantía de esta igualdad, es aconsejable utilizar procesos de copia). Se introducen todos los criterios en la misma fila para buscar los datos que cumplan todos los criterios en esa fila. Si se desean buscar datos que cumplan más de un criterio para la misma columna, se introduce el rótulo de columna dos veces. Introduciendo criterios en filas diferentes, se buscan los datos que cumplan todos los criterios de la primera fila o de la segunda fila,... Una vez especificados los rangos de la lista y de criterios, se selecciona Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y Excel 97 ocultará temporalmente todas las filas que no han cumplido los criterios. Si el resultado del filtro se desea visualizar en otra zona, se selecciona el botón Copiar a otro lugar y se indica con Copiar a la fila origen de los datos de salida. MS-Excel 97 avanzado Pág.20

21 3.1.3 Formulario Hasta este momento se ha trabajado con un formato de presentación de hoja de cálculo, pero Excel 97 permite, mediante la opción Formulario del menú Datos, agregar, eliminar y modificar, desde una ventana de diálogo, los registros. Este procedimiento es similar al funcionamiento de cualquier aplicación que funcione en el entorno Windows. ALTAS: Para introducir nuevos registros se selecciona la opción Nuevo. BAJAS: Mediante el botón Eliminar se suprimen los datos del registro que se muestra actualmente. Los registros eliminados no se pueden restablecer. CRITERIOS: Con este botón se presenta un cuadro de diálogo en el que se pueden usar criterios para mostrar registros coincidentes. Una vez establecido los criterios, con los botones del formulario se puede buscar el registro anterior o siguiente que coinciden con los criterios definidos. MODIFICACIONES: En la ventana de diálogo se muestran los contenidos de los campos del registro en curso que pueden ser modificados Subtotales Calcula un subtotal para las columnas seleccionadas e inserta filas de subtotales en la lista actual. Inserta una fila de subtotal por cada cambio en la columna seleccionada y una fila de total general al final de la lista. La opción Subtotales se habilita en el menú Datos. Para cada cambio en: Especifica la columna por la que interesa agrupar los datos. La lista tiene que estar previamente ordenada por dicha columna. En la lista despegable se puede seleccionar la columna que interesa. Usar función: Sirve para especificar la operación que se ha de realizar con la columna seleccionada. Función Resultado Suma...La suma de los elementos. Contar...La cantidad de valores que no son blancos. Promedio...El promedio de los elementos en el grupo del subtotal. Máx...El valor numérico más grande en el grupo del subtotal. Mín...El valor numérico más pequeño en el grupo del subtotal. Producto...El producto de todos los valores del grupo del subtotal. Contar números....la cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos en el grupo del subtotal. Desvest...Una estimación de la desviación estándar de una población basado en MS-Excel 97 avanzado Pág.21

22 una muestra, donde el grupo del subtotal es la muestra. Desvestp...La desviación estándar de una población, donde el grupo del subtotal es toda la población. Var...Una estimación de la varianza de una población basada en una muestra, donde el grupo del subtotal es la muestra. Varp...La varianza de una población donde el grupo del subtotal es toda la población. Agregar subtotal a: Especifica a qué columna hay que aplicar la función elegida, de las anteriores. Reemplazar subtotales actuales: Si está activada, reemplaza todos los subtotales de la lista con los nuevos subtotales seleccionados. Si no, se añaden los nuevos a los preexistentes. Salto de página entre grupos: Inserta automáticamente un salto de página antes de cada grupo de datos para los cuales se hace un subtotal. Resumen debajo de los datos: Para tener los resultados detrás o delante de cada grupo. Quitar todos: Elimina todos los subtotales de la lista actual. Ejemplo: Partiendo del siguiente modelo: y seleccionando Subtotales del menú Datos. Se obtiene el siguiente resultado: MS-Excel 97 avanzado Pág.22

23 Al añadir subtotales a una lista, ésta aparece esquematizada en la parte izquierda de la pantalla, pudiendo utilizar los símbolos de esquematización para mostrar los subtotales y ocultar los demás detalles. Se visualizan todos los detalles de un esquema pulsando. Si se desea ver un nivel específico se pulsa, y para ver los datos de detalle de un grupo se pulsa. Se pueden ocultar los datos de detalle de un grupo pulsando el botón Validación Excel ofrece la posibilidad de definir, sin necesidad de programación, reglas para cada celda y cada rango de celda, en función de los datos permitidos en cada lugar. Las ventajas de esta posibilidad se notan al trabajar sobre todo con listas que esperan siempre el mismo tipo de datos. Para ello, se selecciona del menú Datos la opción Validación. MS-Excel 97 avanzado Pág.23

24 La solapa Configuración permite seleccionar en Permitir la entrada de la lista: En la solapa Mensaje entrante se puede introducir adicionalmente un mensaje que se deberá mostrar cuando el puntero de celdas seleccione una de las celdas del rango en cuestión. Activar la casilla de verificación e introducir una línea de título y el texto del mensaje. MS-Excel 97 avanzado Pág.24

25 En la ficha Mensaje de error se puede introducir un texto que sirva como indicador al producirse errores en la introducción de datos. 3.2 Consolidación de datos Mediante la consolidación de datos se pueden recopilar los datos de uno o más rangos, hojas o libros de trabajo, mostrándolos con formato de tabla en un área de destino. Para consolidar datos, mediante la opción Consolidar del menú Datos, en primer lugar se define el área de destino en donde la información recopilada se pretende que aparezca. El destino puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos de origen, en otra hoja de cálculo o en otro libro de trabajo. Después, se seleccionan las fuentes de los datos que se quieren consolidar, como se muestra en la figura: Para enlazar las diferentes referencias, se pulsa sucesivamente el botón Agregar; si se ha MS-Excel 97 avanzado Pág.25

26 indicado una referencia erróneamente, se la selecciona y se pulsa el botón Eliminar. Se pueden consolidar datos con vínculos a hojas de cálculo con rangos externos. En la hoja de trabajo donde se muestra el resultado de la consolidación, se debe tener en cuenta que no muestra todas las filas correspondientes a la hoja, sino los subtotales conseguidos a través de la consolidación. Si se quiere visualizar el desglose de cada uno de estos totales, en la parte izquierda de la pantalla, se pulsan los botones que llevan el signo Tablas dinámicas Una tabla dinámica es una tabla interactiva que se usa para resumir y analizar los datos de una tabla o de una lista y puede actualizarse cada vez que cambian los datos de origen. Los datos originales permanecen intactos y la tabla dinámica se conserva en la hoja de cálculo donde fue creada. Las tablas dinámicas se crean a partir de la opción Asistente para tablas dinámicas del menú Datos. Una tabla dinámica puede crearse a partir de una lista o una base de datos de Excel o una base de datos externa. El diseño de la presentación de la tabla dinámica se realiza arrastrando los nombres de los campos al lugar en el que se desea que aparezcan, como se muestra en la siguiente figura: Una vez creada una tabla, si la presentación no es la pretendida, los datos se pueden redistribuir, organizar y analizar arrastrando y colocando los campos en la tabla dinámica. MS-Excel 97 avanzado Pág.26

27 4. Vistas e Informes El administrador de vistas permite definir distintos ajustes de impresión y de página bajo nombres únicos de vista y luego, en un informe, designar qué vistas se deben imprimir y en qué orden. Los ajustes pueden incluir un requerimiento para que se impriman los textos de las fórmulas o sus resultados. En vez de alternar la vista para ver el texto de las fórmulas, mostrar los encabezados de las filas y las columnas y luego volver a la situación normal, se puede dar un nombre a cada vista y Excel recuerda automáticamente los ajustes que acompañan a cada nombre. El administrador de informes combina una secuencia de hojas, vistas y escenarios para crear un informe que se pueda imprimir. 4.1 Crear vistas Para crear vistas se deben de seguir los siguientes pasos: Seleccionar Complementos del menú Herramientas de la barra de menú. La opción administrador de informes debería estar activada. Aplicar los ajustes de impresión a la hoja de cálculo. Seleccionar el rango de celdas que se quieren imprimir y seleccionar Vistas personalizadas del menú Ver. Hacer clic sobre el botón Agregar. Escribir un nombre para la vista y Aceptar. 4.2 Crear un informe a partir de las vistas Ahora se pueden colocar las vistas en un informe e imprimirlas en un orden específico. Se puede dar un nombre a un informe y las impresiones futuras no requerirán el cambio de ningún ajuste ya que se guardarán en una vista. Para adjuntar vistas a un informe: Seleccionar Administrador de informes dentro del menú Ver y hacer clic sobre el botón Agregar. Escribir el nombre para el informe en el cuadro de texto Nombre de informe. En el área de Sección a agregar, hacer clic sobre las flechas y seleccionar el nombre de la primera hoja y vista para imprimir. Hacer clic sobre agregar. El primer nombre de vista aparece en la parte inferior del área de secciones de la parte de Informes del cuadro de diálogo. Seleccionar la segunda vista del mismo modo que el anterior. Se mostrarán ambas vistas en el área Secciones. MS-Excel 97 avanzado Pág.27

28 Para imprimir el informe, hacer clic sobre el botón Imprimir en el cuadro de diálogo del Administrador de informes. Especificar el número de copias y hacer clic en aceptar. Excel guarda la información de las vistas y del informe y se imprimirán ambas vistas bajo el nombre del informe. Para editar el informe y agregar o eliminar una vista, seleccionar la orden administrador de informes dentro del menú Ver y hacer clic en Editar. 5. Esquemas 5.1 Resumir datos utilizando subtotales y esquemas Si los datos tienen formato de lista, Microsoft Excel puede calcular e insertar subtotales en una hoja de cálculo. Si se especifican los elementos para los que se desea crear subtotales, los MS-Excel 97 avanzado Pág.28

29 valores que van a resumirse y la función que va a utilizarse en los valores, Microsoft Excel trazará el esquema de la hoja cálculo de modo que pueden mostrarse u ocultarse todos los detalles necesarios. Si se han resumido datos utilizando fórmulas que contienen funciones como SUMA, Microsoft Excel puede trazar automáticamente el esquema de los datos. Si las filas y columnas de datos del resumen contienen valores en vez de fórmulas, se puede trazar manualmente un esquema Trazar automáticamente el esquema de una hoja de cálculo La hoja de cálculo debe contener filas o columnas que resuman datos de detalle. Las referencias de celda deben indicar una dirección coherente con las filas de resumen situadas por encima o por debajo de sus datos de detalle (o bien a la derecha o a la izquierda de las columnas de resumen). En primer lugar, se selecciona el rango de celdas para las que desea trazar el esquema. Para trazar el esquema de la hoja de cálculo completa, hacer clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. En el menú Datos, seleccionar Agrupar y esquema y hacer clic en Autoesquema Trazar manualmente el esquema de una hoja de cálculo Las referencias de celda en las fórmulas de resumen deben indicar los datos de detalle en la misma dirección; es decir, todas las referencias deben hacerse a las celdas situadas por encima o por debajo de las filas de resumen, a la izquierda o a la derecha de las columnas de resumen. Seleccionar las filas o columnas que contienen datos de detalle. Normalmente, las filas o columnas con detalles están ubicadas junto a la fila o columna que contiene los datos de resumen. En el menú Datos, seleccionar Agrupar y esquema y hacer clic en Agrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. Seleccionar las filas o columnas con detalles y hacer clic en el comando Agrupar hasta que se hayan creado todos los niveles que se deseen en el esquema. Como valor predeterminado, Microsoft Excel supone que las filas y columnas están ubicadas debajo o a la derecha de las filas o columnas con detalles. Si las filas de resumen están por encima de las filas con detalles o las columnas de resumen están a la izquierda de los datos de detalle, se debe cambiar la casilla de verificación del grupo Orden en el cuadro de diálogo Esquema. Para ver el cuadro de diálogo Esquema, seleccionar Agrupar y esquema en el menú Datos y, a continuación, hacer clic en Configuración. 6. Personalizar la barra de herramientas Como configuración básica, Excel 97 presenta una única barra de herramientas, que corresponde a las herramientas necesarias para ejecutar las acciones más comunes. Mediante la opción Barras de herramientas del menú Ver se pueden visualizar las distintas barras de herramientas que se pueden activar, según se muestra en la figura adjunta: MS-Excel 97 avanzado Pág.29

30 Para agregar una herramienta se elige Personalizar y seguidamente de la carpeta Comandos se selecciona la categoría de la herramienta que se desea agregar. Por último, se arrastra el botón deseado hasta la barra de herramientas. Para eliminar una herramienta, al igual que en el caso anterior, una vez elegido Personalizar y seleccionada la categoría, se arrastra la herramienta colocándola en cualquier lugar donde no haya barra de herramientas. Las herramientas suministradas con Excel 97 no se eliminan del programa cuando se las retira, sino que están disponibles en la opción de Personalizar; sólo se eliminarán permanentemente las herramientas personalizadas. En resumen, Excel97 proporciona más de 170 herramientas, presentadas inicialmente en 13 barras. 7. Las macros En Excel 97 se dispone de Macros que sirven para automatizar tareas repetitivas o para crear Aplicaciones. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. MS-Excel 97 avanzado Pág.30

31 Crear una macro en Excel es muy fácil. La manera más sencilla de hacerlo es grabar una serie de acciones para luego ejecutarlas con una simple pulsación de botón, aunque lo más probable es que haya que personalizar esa macro editándola. Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un módulo en otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar de nombre a los módulos que almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros. Antes de grabar o escribir una macro, se deben planificar los pasos y los comandos que se desea que ejecute la macro. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se grabarán las correcciones que se realicen. Cada vez que se graba una macro, ésta se almacena en un nuevo módulo adjunto a un libro. 7.1 Grabación de macros Para grabar una macro se deben seguir los siguientes pasos: 1. En el menú Herramientas elegir Macro, Grabar nueva macro. 2. En el cuadro Nombre de la macro escribir el nombre deseado y pulsar el botón Aceptar. 3. Efectuar en Excel todas las acciones que se pretende realice la Macro. 4. Pulsar el botón Detener Grabación o en el menú Herramientas elegir Macro, Detener grabación. Excel pemite guardar la macro creada en el mismo libro, en un libro de macros personal o en un libro nuevo. Se puede editar dicha macro desde la opción Macros del menú Macro. De la lista de macros se selecciona la que se quiere editar y pulsando el botón Modificar se abre el editor de Visual Basic. Ejemplo: Con este ejemplo se ha diseñado una macro que ejecuta los siguientes procesos: aplicar tipo de MS-Excel 97 avanzado Pág.31

32 letra Comic Sans MS, tamaño de 16 puntos, negrita, cursiva y centrado dentro de la celda. Todas estas selecciones se han efectuado pulsando los distintos botones de la barraa de herramientas, y una vez grabada, al editarla Excel 97 muestra el listado anterior. 7.2 Ejecutar una macro Para ejecutar una macro se deben seguir los siguientes pasos: 1. En el menú Herramientas se elige Macros. 2. En el cuadro de diálogo que aparece, se elige la macro de la lista y se pulsa el botón Ejecutar. 7.3 Asignar una macro a un botón Para ejecutar una macro, lo más corriente es asignarla a un botón o a otro objeto, como un gráfico. Para crear un botón se usa la herramienta de la barra de herramientas de Formulario, que se podrá mostrar mediante el menú Ver, Barra de Herramientas o con el menú contextual que sale al pulsar el botón derecho del ratón sobre la Barra de Herramientas visible en la pantalla. Se traza en la pantalla, con el ratón, el espacio que va a ocupar el botón y aparecerá un cuadro de diálogo desde el que se podrá asignar una macro a dicho botón. Posteriormente, pulsando ese botón se puede ejecutar la macro asignada. Con el botón seleccionado se puede cambiar la macro asignada eligiendo Asignar Macro del menú Herramientas o cambiar otras características tales como texto y fuente del botón eligiendo Objeto del menú Insertar. Si se pretende que las macros hagan algo más que reproducir acciones grabadas por el usuario, se debe programar en Visual Basic para Aplicaciones. El lenguaje Visual Basic se compone de Objetos que pueden ser manipulados mediante procedimientos. Estos Objetos poseen a su vez métodos y propiedades. Además dispone de los elementos normales de un lenguaje de programación: Enunciados, Variables, Estructuras de control y Funciones Asignar una macro a un botón de las barras de herramientas Las macros pueden también asignarse a botones de las barras de herramientas, para ello: 1. Elegir la opción Personalizar del menú Herramientas. MS-Excel 97 avanzado Pág.32