Formato condicional Herramientas para el manejo de datos Tablas (Listas) Subtotales Filtros Avanzados... 7

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1 Contenido Formato condicional... 3 Herramientas para el manejo de datos... 4 Tablas (Listas)... 4 Subtotales... 6 Filtros Avanzados... 7 Validación de datos... 9 Consolidar datos Análisis Y si Escenarios Buscar Objetivo Tablas de datos Objetos dinámicos Tablas dinámicas Gráficos dinámicos Macros Grabar una macro Ejecutar una macro Asignar la macro a un objeto Asignar la macro a un botón Eliminar una macro Compartir libro Formas de protección Protección de hoja Protección de libro Proteger y compartir libro

2 Formato condicional Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición verdadera o falsa (criterio), facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, destacar valores inusuales, etc. Para aplicar formato condicional, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos que puedan ser evaluados a través de criterios. 2. Colóquese en la celda o seleccione un rango se celdas al que aplicara el formato condicional y, vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Estilos, presione el botón Formato condicional. 3. Seleccione el tipo y subtipo de formato condicional que dese aplicar. Resaltar reglas de celdas Establece el criterio basándose en el contenido de las celdas. Reglas superiores e inferiores Establece un criterio para buscar los valores más altos o más bajos en un grupo de celdas. Barras de datos Rellena las celdas con colores degradados mismos que en base a la longitud de la barra representan el valor contenido en la celda. 3

3 Escalas de color Rellena las celdas con colores de diferentes tonos mismos que representa los valores superiores, medios e inferiores. Conjuntos de iconos Aplica un icono el cual representa los valores contenidos en las celdas. Nueva regla Permite establecer una nueva regla (criterio) personalizada. Borrar reglas Elimina las reglas (criterios) establecidas en las celdas. Administrar reglas Permite ver, editar o eliminar reglas (criterios). 4. Escriba los criterios y especifique el formato a aplicar en caso que se cumpla la condición y, presione Aceptar. 5. Los datos que cumplan con el criterio especificado en la condición, se mostraran con el formato seleccionado. Herramientas para el manejo de datos Tablas (Listas) La herramienta tabla antes denominada listas de Excel facilita el análisis y la administración de los datos de una tabla, ya que permite ordenar, filtrar, dar formato y utilizar funciones incorporadas vinculadas hacia los datos de la tabla. Para crear una tabla, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numéricos. 4

4 2. Colóquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botón Tabla. 3. En la ventana Crear tabla, corrobore el rango de celdas donde se encuentran los datos de la tabla, o en su defecto especifíquelos, si la tabla contiene encabezados de título seleccione la casilla La tabla tiene encabezados, y presione Aceptar. 4. Se mostrará la tabla con un formato predeterminado mismo que puede cambiar a su gusto en cualquier momento, así mismo mostrará los indicadores de filtros en cada encabezado de columna con lo cual podrá filtrar u ordenar los datos a su gusto. 5. Especifique en seguida la fórmula o función para obtener un resultado de una o de todas las columnas de datos. 6. En cada celda donde introdujo la formula o función, al posicionarse en alguna de ellas aparecerá un indicador de filtro con el cual podrá seleccionar de forma individual para cada celda una función incorporada. 5

5 NOTA Si aplica filtros en alguna de las columnas de datos y, a su vez, selecciona en alguna columna una función incorporada, los resultados automáticamente de actualizarán tomando en cuenta solo los datos mostrados por el filtro. Subtotales La herramienta subtotal, se utiliza para obtener diferentes resultados de varias filas de datos numéricos relacionados entre sí por medio de funciones incorporadas. Para crear subtotales, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numéricos. 2. Colóquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Esquema, presione el botón Subtotal. 3. En la ventana Subtotales, marque las opciones necesarias para crear un subtotal a su gusto. Para cada cambio en Específica que columna se tomará como referencia para el subtotal. Usar función Permite seleccionar una función de un grupo de funciones predefinidas. 6

6 Agregar subtotal a Permite marcar las columnas de datos numéricos que se incluirán en el subtotal. Reemplazar subtotales actuales Reemplaza el subtotal anterior con uno nuevo. Salto de página entre grupos Inserta saltos de página entre grupos de datos. Resumen debajo de los datos Inserta el subtotal en la parte inferior de la tabla de datos. 4. Enseguida los datos y subtotales serán mostrados a manera de esquema, mismo que podrá controlar presionando los botones con número (1, 2, 3), o los botones de más y menos (+, -), según si desea mostrar u ocultar información. Filtros Avanzados Los filtros avanzados, realizan la misma función que los filtros normales (autofiltros), es decir, muestran solo la información que cumple con el criterio determinado, pero con la diferencia que en el filtro avanzado los datos a filtrar pueden ser copiados hacia otro lugar dentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos. Para aplicar filtros avanzados, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga cuando menos una tabla de datos en alguna de las hojas. 7

7 2. En seguida necesitará definir dos áreas importantes, las cuales son: el área de criterios (preferentemente debajo de la lista) y el área de extracción (cualquier lugar dentro de la hoja activa que tenga la misma cantidad de celdas que el área de la lista). Como referencia para Ud. y el filtro copie los encabezados de la lista hacia las otras dos áreas definidas y escriba los criterios en el área definida para ese fin. 3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Ordenar y filtrar, presione el botón Avanzadas. 4. En el cuadro de dialogo Filtro avanzado, especifique los rangos o escriba los nombres que hacen referencia al área de la lista, de criterios y de extracción. NOTA Si los criterios especificados concuerdan con la información contenida en la tabla de datos, entonces solo dicha información será mostrada. 8

8 Validación de datos Está herramienta se utiliza para evitar la entrada de datos no validos en las celdas que contengan la validación, es decir, solo permiten la escritura o selección de datos válidos, por ejemplo no se permitirán números con decimales en celdas donde se hayan validado para datos enteros. Para validar datos en las celdas, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos específicos a validar. 2. Colóquese en la celda que desea validar, o si son varias las celdas que llevarán la misma validación, selecciónelas todas. 3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Validación de datos. 4. En la ficha Configuración de la ventana Validación de datos, especifique el criterio de validación para la celda o celdas seleccionadas. 9

9 Cualquier valor Permite cualquier tipo de dato, opción predeterminada en todas las celdas. Número entero Permite solo datos numéricos enteros. Decimal Permite solo datos numéricos enteros y decimales. Lista Permite seleccionar un elemento de una lista desplegable. Fecha Permite la introducción de datos cronológicos de fecha. Hora Permite la introducción de datos cronológicos de hora. Longitud del texto Permite la introducción de cualquier carácter a manera de texto. Personalizada Permite la introducción de una fórmula que calcule un valor lógico. 5. Vaya a la ficha Mensaje de entrada, escriba un título y un mensaje que será mostrado al posicionarse en la celda o celdas con la validación. 6. Vaya a la ficha Mensaje de error, seleccione un estilo para el mensaje de error, escriba un título y el mensaje el cual será mostrado al infringir la regla de validación, y presione Aceptar. 10

10 NOTA El mensaje de entrada puede ser omitido, pero se recomienda su utilización para que el usuario sepa que deberá introducir en las celdas validadas, así mismo sucede con el mensaje de error el cual también puede ser omitido, aunque Excel contempla un mensaje de error predeterminado cuando se infringe la validación. 7. Se mostrará inmediatamente el mensaje de entrada en un cuadro de texto parecido a un comentario, solo necesitará introducir los datos solicitados en el mensaje. 8. Si los datos introducidos no fueron aceptados, es decir, no cumplen con el requerimiento de la validación, entonces se mostrará el cuadro de dialogo con el mensaje de error y, algunos botones según el estilo seleccionado. NOTA Cabe mencionar que el estilo Grave es el más restrictivo de todos los estilos, ya que por ningún motivo permitirá la entrada de los datos que no cumplan con la regla de validación, mientras que los otros estilos Advertencia e Información si lo permitirán. 11

11 Consolidar datos Está herramienta se utiliza para combinar valores contenidos en rangos de celdas en uno solo y generar resultados a partir de funciones predeterminadas. Para consolidar datos, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos específicos a consolidar, estos datos pueden estar ubicados dentro de una misma hoja, aunque generalmente se encuentran en hojas diferentes, ya que dicha información se podría organizar por ejemplo: por día, por semana, por mes, etc., en cada hoja. 2. Puede crear o copiar el mismo formato con los datos en común que llevará el consolidado con respecto a las hojas de datos, en este caso de cada mes y, colóquese en la primer celda (superior izquierda) del rango que se consolidará. 3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Consolidar. 4. En la ventana Consolidar especifique la función que desea utilizar y agregue las referencias de los rangos que intervendrán en el consolidado, así mismo si lo requiere puede marcar algunas opciones adicionales como Crear vínculos con los datos de origen la cual a manera de autoesquema muestra los datos de origen para obtener el consolidado, etc. 12

12 NOTA Las referencias a los datos se agregan y se acomodan en forma alfabética, por lo que al analizar la procedencia de los datos en el consolidado, si es que se utilizó la opción Crear vínculos con los datos de origen es posible que no se encuentren en el mismo orden. 5. Aparecerá el resultado con los datos ya consolidados, según la función utilizada. NOTA El consolidado podrá crearse tantas veces como sea necesario utilizando diferentes funciones para cada vez, ya sea sustituyendo el consolidado anterior o creándolo en una nueva ubicación. Análisis Y si Está herramienta para el análisis de datos contiene otras sub-herramientas tales como: Escenarios, Buscar objetivo y Tablas de datos, con las cuales se puede realizar análisis completos de la información, como proyecciones de datos o cálculos a futuro, etc. Escenarios Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Para crear escenarios realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos identificados como celdas cambiantes y celdas de resultado, necesarias para el escenario. 2. Colóquese en la celda identificada como celda cambiante y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Análisis Y si y, seleccione la opción Administrador de escenarios. 13

13 3. En la ventana Administrador de escenarios se indicará si existen o no escenarios definidos, para crear un escenario presione el botón Agregar. 4. En la siguiente ventana escriba el nombre para el escenario y especifique las celdas cambiantes, así mismo sí lo desea podrá agregar comentarios y algún método de protección y, presione Aceptar. 5. En la ventana siguiente, introduzca los valores para las celdas cambiantes y, presione Aceptar. 6. Regresará a la ventana Administrador de escenarios donde aparecerá el escenario hasta ahora creado, si lo desea puede repetir los pasos 3, 4 y 5 para generar otro escenario diferente o en su defecto presionar alguno de los otros botones según lo que desee realizar. 14

14 Agregar Crea nuevos escenarios. Eliminar Elimina los escenarios seleccionados. Modificar Permite modificar algunas características del escenario. Combinar Permite combinar los escenarios de otras hojas o incluso de otros libros. Resumen Crea un informe tipo resumen o tipo tabla dinámica de los escenarios creados. Creación de un Informe tipo resumen 1. Cree todos los escenarios que necesitará para el informe, repitiendo los pasos anteriores 3, 4 y En la ventana Administrador de escenarios, presione el botón Resumen. 3. En la ventana Resumen del escenario, seleccione el tipo de resumen deseado y especifique las celdas de resultado. 15

15 4. En seguida se mostrará el resumen del escenario a manera de autoesquema. Buscar Objetivo Buscar objetivo es una herramienta la cual buscará la entrada de datos adecuados siempre y cuando el resultado esperado sea conocido. Para buscar un objetivo realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel con los datos necesarios y adecuados para ser resueltos. 2. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Análisis Y si y, seleccione la opción Buscar objetivo. 3. En la ventana mostrada especifique la celda que definirá con el valor conocido la cual debe forzosamente contener una fórmula, defina también el valor para dicha celda y por último la celda que cambiará respecto a los datos introducidos anteriormente. 4. Después de presionar el botón Aceptar, si se ha encontrado solución a los datos introducidos estos serán mostrados en la tabla y si desea que estos sean agregados de forma permanente a las celdas presione Aceptar, sino desea que la tabla sufra ningún cambio entonces presione Cancelar. 16

16 Tablas de datos Las tablas de datos se utilizan para mostrar los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo, basándose en el cálculo de matrices. Para crear una tabla de datos realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser resueltos por la tabla de datos y, seleccione las celdas de referencia para la tabla de datos, la celda inicial del rango deberá contener una fórmula. 2. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Análisis Y si y, seleccione la opción Tabla de datos. 3. En la ventana mostrada especifique las celdas de entrada de fila y columna, para obtener el resultado adecuado necesitará ver la distribución de las celdas de referencia para indicar de forma correcta las celdas de entrada. 4. Tras presionar el botón Aceptar, la tabla de datos se habrá creado con los resultados esperados. 17

17 Objetos dinámicos Los objetos dinámicos como las tablas y los gráficos dinámicos son herramientas que facilitan la interacción con los datos de una tabla, permitiendo en tiempo real modificaciones al contenido, de formato y de su estructura. Tablas dinámicas Las tablas dinámicas facilitan el análisis, la organización y el resumen de datos complicados, para crear una tabla dinámica, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser analizados por la tabla dinámica y, colóquese en una celda dentro de la tabla de datos. 1. Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botón Tabla dinámica y seleccione la opción Tabla dinámica. 2. En la ventana Crear tabla dinámica seleccione la tabla de datos de donde obtendrá la tabla dinámica, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su ubicación, por ultimo indique donde colocará la tabla dinámica y presione Aceptar. 18

18 3. Aparecerá en la hoja de cálculo el área para la tabla dinámica, y solo tendrá que arrastrar los campos adecuados hacia las áreas correspondientes. 4. Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinámica lucirá de la siguiente manera: 19

19 NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podrá moverlos a voluntad en cualquier momento con lo que cambiaría de nuevo la estructura de la tabla dinámica, así mismo la función predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente. Gráficos dinámicos Los gráficos dinámicos representan de forma gráfica e interactiva los datos de una tabla facilitando su análisis, para crear un gráfico dinámico, realice lo siguiente: 2. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser representados en el gráfico dinámico y, colóquese en una celda dentro de la tabla de datos. 3. Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botón Tabla dinámica y seleccione la opción Gráfico dinámico. 4. En la ventana Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico seleccione la tabla de datos de donde obtendrá el gráfico dinámico, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su ubicación, por ultimo indique donde colocará el gráfico dinámico y presione Aceptar. 20

20 5. Aparecerá en la hoja de cálculo el área para la tabla dinámica y el gráfico dinámico, y solo tendrá que arrastrar los campos adecuados hacia las áreas correspondientes. 6. Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinámica y el gráfico dinámico lucirán de la siguiente manera: 21

21 NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podrá moverlos a voluntad en cualquier momento con lo que cambiaría de nuevo la estructura de la tabla dinámica y por ende la del gráfico dinámico, así mismo la función predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente. Macros Las macros en Excel se utilizan principalmente para automatizar tareas repetitivas, grabando o programando en lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) cada uno de los pasos que realizará al momento de su ejecución. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de barra de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Grabar una macro Cuando grabe una macro, es recomendable que primero anote y ensaye cada uno de los pasos antes de grabar la macro, esto le permitirá tener una macro más limpia, es decir, con los menos errores posibles. Para grabar una macro, realice lo siguiente: 1. Vaya a la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro. 2. En la ventana mostrada escriba un nombre adecuado para la macro, si lo desea puede asignar un método abreviado el cual ejecutará la macro al presionar la combinación de teclas asignadas, especifique en donde se guardará, es decir, el alcance de su funcionamiento, opcionalmente podrá escribir una descripción sobre su funcionamiento o creación, por ultimo haga clic en Aceptar para iniciar la grabación. 3. Realice todas y cada una de las acciones que desee grabar en el orden adecuado. 22

22 4. Cuando termine la grabación de las acciones, será necesario detener la grabación, para ello vaya de nuevo a la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación. NOTA También puede hacer clic en el botón en el lado izquierdo de la barra de estado para iniciar la grabación de una nueva macro, o para detenerla presione el botón en el lado izquierdo de la barra de estado. Ejecutar una macro Ejecutar una macro significa que los pasos grabados o programados se realicen uno a uno de forma rápida y automática con tan solo presionar un botón, método abreviado, objeto, etc. Para ejecutar una macro, realice lo siguiente: Asignar la macro a un objeto 1. En una hoja de cálculo, haga clic derecho sobre el objeto insertado (imagen, gráfico, control, etc.) al que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro en el menú contextual. 2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar. 23

23 Asignar la macro a un botón 1. Vaya al botón Office y, haga clic en Opciones de Excel. 2. En la ventana mostrada seleccione la opción Personalizar y en el cuadro Comandos disponibles en seleccione la opción Macros y en el listado de macros mostradas seleccione la que desee agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido, por ultimo presione Agregar y en seguida Aceptar. NOTA Puede cambiar la imagen del botón asignado a la macro y el nombre del mismo, presionando el botón Modificar. 24

24 3. Tras presionar Aceptar en el paso 2, el botón se mostrará en la barra de herramientas de acceso rápido y solo necesitará presionarlo para ejecutar las acciones grabadas o programadas en la macro asignada. Eliminar una macro 1. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar. 2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros. 3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar y, presione el botón Eliminar. Compartir libro Está herramienta permite que varias personas trabajen al mismo tiempo en un mismo archivo (libro) guardado en una ubicación de red. Para compartir un libro, realice lo siguiente: 25

25 1. Abra el libro que desee compartir, esté puede ser un libro nuevo o uno ya existente que no contenga tablas (Listas de Excel) ni asignaciones XML. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. 3. En la ficha Modificación de la ventana Compartir libro marque la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez y, presione Aceptar. 4. En seguida guarde el archivo (libro) en una ubicación de red donde los demás usuarios puedan acceder al archivo y abrirlo. 5. En la barra de título del programa aparecerá la leyenda entre corchetes de que el archivo está [Compartido]. 26

26 6. De ahora en adelante todos los usuarios que abran el archivo visualizarán la misma leyenda de [Compartido], y podrán realizar modificaciones al mismo, si desea puede ver quienes están usando el archivo al mismo tiempo que Ud. presionando de nuevo el botón Compartir libro. 7. Si desea aceptar o rechazar los cambios realizados por otros usuarios, vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios, y enseguida en la opción Aceptar o rechazar cambios. 8. En la ventana mostrada seleccione que cambios y de quien desea aceptar. 9. En la ventana siguiente presione el botón correspondiente si desea aceptar o rechazar los cambios uno a uno o todos al mismo tiempo. 27

27 Formas de protección En Excel la información puede ser protegida a nivel de hoja, es decir, impide que se realicen cambios no deseados en los datos contenidos en las celdas bloqueadas de una hoja y permite también especificar que celdas serán las que si permitan modificaciones a su contenido, o a nivel de todo el libro, es decir, restringe la creación u modificación de hojas, así como de su estructura. Para proteger una hoja o un libro, realice lo siguiente: Protección de hoja 1. Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee proteger y ubíquese en una de ellas. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja. 3. En la ventana mostrada, deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para que la protección solo se realice a las celdas bloqueadas, si lo desea puede establecer una contraseña para que solo quien la conozca pueda desproteger la hoja y marque solo las casillas necesarias según lo que desee permitir que sea modificable en las celdas bloqueadas y, presione Aceptar. NOTA Cuando intente realizar alguna modificación de las no permitidas en la hoja, Excel mandará el mensaje siguiente: Protección de libro 1. Abra el libro que desee proteger. 28

28 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro y, en Restringir edición seleccione la opción Proteger estructura y ventanas. 3. En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias según la protección deseada y, presione Aceptar. NOTA Cuando intente realizar alguna modificación y está, no esté permitida, Excel mostrará el mensaje siguiente: Proteger y compartir libro Esta herramienta realiza lo mismo que la herramienta compartir, solo que además permite proteger con una contraseña el control de cambios impidiendo su desactivación. 1. Abra el libro que desee proteger y compartir, esté puede ser un libro nuevo o uno ya existente que no contenga tablas (Listas de Excel) ni asignaciones XML. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger y compartir libro. 3. En la ventana mostrada, marque la casilla Compartir con control de cambios, establezca y confirme una contraseña y, presione Aceptar. 29

29 4. Guarde el archivo (libro) en una ubicación de red tal y como lo hizo en el tema Compartir libro, los pasos siguientes después de guardar serán los mismos que en dicho tema. NOTA Cuando alguien intente desproteger el libro compartido este le solicitará la contraseña asignada. 30

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