Guía de Uso del manejador de bibliografía: Mendeley. Parte 1. La aplicación Web

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1 Guía de Uso del manejador de bibliografía: Mendeley Lyssania Macías Morales, Aída Coss Rojas, Karla García Cabello, América Nitxin Castañeda Sortibrán y Layla Michán Departamento de Biología Evolutiva, Facultad de Ciencias, UNAM Existen diversos manejadores de bibliografía actualmente, hablaremos del caso de Mendeley el cual es una aplicación web y de escritorio gratuita. Permite gestionar y compartir documentos de investigación, encontrar nuevos datos y colaborar en línea. Mendeley combina una aplicación de gestión de archivos en formato PDF y de referencias, Mendeley desktop con Mendeley web, una red social online para investigadores. Ambas versiones se sincronizan entre sí. Parte 1. La aplicación Web CARACTERÍSTICAS DE Mendeley Web: Tiene una copia de seguridad en línea de la biblioteca: Los documentos se guardan en la cuenta y existe la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier lugar a través de un navegador. Contiene estadísticas detalladas de cosas interesantes: Se pueden subir las publicaciones propias al perfil, y posteriormente seguir la evolución de los lectores. Por ejemplo: Con qué frecuencia se descarga el artículo? Con qué frecuencia se lee?, etc. Posee una red de investigación que le permite al usuario el llevar un registro de las publicaciones de sus colegas, las participaciones en conferencias, premios, etc., y le ayuda a encontrar personas con intereses similares de investigación. Tiene un motor de recomendación para artículos de interés. Tiene 500 MB de espacio para subir PDF s. 1/14

2 Este manejador puede importar bibliotecas ya existentes. Mendeley actualmente es capaz de importar y exportar los siguientes tipos de archivos: EndNote XML, RIS (el formato estándar de muchas bases de datos académicas), BibTeX y de bases de datos como Zotero o Citeulike. Debemos tener en cuenta que Mendeley además de ser un manejador de bibliografía, es un tipo de red social donde se pueden contactar personas que tienen intereses de investigación afines a los nuestros, con quienes podemos compartir opiniones y no sólo documentos. UNIRSE A Mendeley Este procedimiento es sencillo, el url de la página es y cuando se abre esta dirección aparece la siguiente pantalla. En la página principal se pueden ver las características de Mendeley, reseñas del programa y la actividad de la red. Para inscribirse se da click en Get Mendeley donde se nos pedirá llenar un breve formulario con nuestros datos e intereses de investigación. Al aceptar la inscripción se descarga en ese momento Mendeley Desktop, si no se desea hacerlo en ese momento, se 2/14

3 puede descargar desde la página principal. En la siguiente imagen se muestran los campos que se tienen que llenar antes de la descarga (Download). Una vez que hemos ingresado a Mendeley Web, aparecerá una página que nos guía hacia los primeros pasos para incorporarnos a Mendeley, a los artículos más leídos relacionados con el área o las áreas de interés que hayamos seleccionado y también nos muestra las actualizaciones de nuestros contactos. Asimismo nos permite dar sugerencias acerca del programa en una pestaña roja que aparece en el lado izquierdo de la pantalla: Feedback. IMPORTAR DOCUMENTOS En esta pantalla podemos ver las opciones para el navegador, es decir, el importador web para el navegador, sólo se necesita arrastrar el botón de Import to Mendeley hacia la barra de marcadores del navegador (la cual debe estar visible o activada: Ver Barra de herramientas Barra de herramientas de marcadores). 3/14

4 Este botón para importar a Mendeley no solo guarda las referencias desde cualquier sitio que soporta Mendeley (ver lista en la página del programa), sino que además salva una foto instantánea de la página web en la biblioteca personal. Esta foto instantánea se guarda como un archivo HTML estático y si es posible extrae cualquier metadato relevante. 4/14

5 Cuando se importa un documento electrónico (página, sitio, blog, wiki) Mendeley automáticamente lo fotografía y guarda en formato HTML En nuestra biblioteca, se pueden importar documentos dando click en Add Documents ingresando su url directamente. En este caso se nos piden los autores, el nombre de la revista, el volumen, etc. La literatura puede subirse de acuerdo al tipo de documentos, libros, revistas, filmes, tesis, periódicos, etc. También podemos subir nuestras publicaciones, en tal caso se nos pedirá más información como el Abstract, el DOI, ISSN, ISBN, etc. Con este manejador podemos crear colecciones de documentos afines y éstas pueden ser públicas o privadas, de acuerdo a lo que se desee hacer, esta acción se realiza dentro de Mendeley Desktop igual que compartir documentos individuales. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos que nosotros guardemos dentro de Mendeley Web se pueden clasificar por etiquetas, temas o intereses, leídos, no leídos o favoritos. Incluso podemos poner notas personales de ellos. 5/14

6 Existen diversas formas de agregar un documento: 1. Manualmente 2. Entrar en las páginas que menciona Mendeley, encontrar el documento deseado y dar click en el botón de Import to Mendeley antes instalado, donde se extraerán directamente varios campos como autor(es), abstract, revista, etc. 3. Importar archivos en formato RIS desde nuestra PC, éstos se obtienen de sitios o programas que tienen la opción de exportar nuestras citas (como Citeulike o EndNote) en este formato y guardarlo en nuestra computadora. Al dar click en Web Importer hay un punto en donde se menciona que también se pueden utilizar COinS, estas son especificaciones de referencias, que tienen como objetivo proporcionar un mecanismo para empaquetar y transportar en la web los metadatos de las citas (autor, año, título, etc.), para que los usuarios de bibliotecas virtuales puedan acceder fácilmente a las obras citadas. Se utilizan las COinS en sitios como Wikipedia, Citeulike, Hubmed, blogs, etc. También existen procesadores de CoinS como Citavi, Zotero, extensiones en Firefox, etc. Para más información 6/14

7 entrar en la página: o dar click en COinS en la página de Web importer en Mendeley. AGREGAR CONTACTOS Hay diversas maneras de hacer esta operación como buscar el nombre de usuario de un compañero o por intereses afines, a través de diversas cuentas de (AOL, Google, Hotmail, Yahoo y GMX) o por sugerencias que Mendeley realiza por la afinidad de intereses. También se puede invitar al uso de Mendeley al dar click en invite contacts. PERFIL Nuestro perfil muestra como las personas nos ven en Mendeley, se muestran nuestras publicaciones, premios, bibliografía, experiencia profesional, estudios y nuestra forma de contacto. A partir de éstos, las personas pueden encontrarnos al hacer una búsqueda de intereses afines y de esta forma contactarnos y poder compartir información o documentos. Para editarlo, simplemente hay que dar click en edit o en Add entry dependiendo el campo que queramos modificar. 7/14

8 8/14

9 Capítulo 2. Versión Desktop o Escritorio En la página de inicio de Mendeley Web se localiza el botón para descargar la versión de escritorio. CARACTERÍSTICAS Las características de Mendeley Desktop son: Extracción automática de detalles de los documentos (autores, título, revista, etc.) a partir de trabajos académicos a una base de datos. Gestión muy eficaz de los documentos: Realiza búsquedas de texto en vivo a través de todos los documentos, es decir que los resultados comienzan a aparecer a medida que se escribe. Mendeley Desktop también permite organizar la biblioteca en autores, revistas o palabras clave. También se pueden usar colecciones de documentos, notas y etiquetas para organizarlos, y exportar los detalles del documento en diferentes estilos de citas. Compartir y sincronizar la biblioteca (o partes de ella) con las personas seleccionadas. 9/14

10 Diversas características más: Existen dos plug-ins para citar los artículos uno en Microsoft Word y otro en OpenOffice y otras características en las que se está trabajando según el sitio web. Mendeley Desktop está disponible para Windows, Mac OS X y Linux. AGREGAR DOCUMENTOS En el icono de la barra de add documents existen 4 opciones: add files, add folder, watch folder y add entry manually. Add files te abre la ventana de archivos de la computadora, para seleccionar un artículo en formato PDF y agregarlo a la biblioteca de Mendeley desktop. Add folder abre una ventana para seleccionar el folder que contenga varios archivos (máximo 500) en formato PDF que se desee importar a Mendeley Add Entry manually es una opción para introducir los datos de una articulo en forma manual. Con el icono delete documents podemos borrar los documentos que tenemos en My library, solo es necesario seleccionar el documento y dar click en el icono. El icono que dice create collection, abre un cuadro de texto del lado izquierdo de la pantalla en donde se puede nombrar la colección que deseamos crear, para guardar documentos en esta colección solo es necesario dar click en All documents y arrastrar hasta la colección creada los artículos que deseamos ingresar en ella. En la parte superior de la ventana que 10/14

11 muestra la colección, aparece un botón Edit settings donde se pueden establecer las características de la colección, como si es pública o privada. Con el icono de Sync Library es posible sincronizar nuestra biblioteca de Mendeley de escritorio con la biblioteca en Mendeley Web. También puede hacerse directamente con nuestro teclado presionando F5. COMPARTIR DOCUMENTOS Es posible compartir documentos, para esto primero se debe crear el nombre de la carpeta en Shared collections y después será posible arrastrar con el mouse el articulo desde My library hasta la carpeta para compartir. CITACIÓN El programa de escritorio tiene también la función para poder citar mientras escribes, tanto en Word como en OpenOffice y también en Google Docs, la diferencia es que para Word y Open Office lo podemos hacer directamente con el botón insert citation y en Google docs la opción que se tiene es directamente desde Mendeley desktop, a partir de seleccionar el artículo que queremos citar y en la barra de menú en Edit seleccionamos copy citation, regresamos a nuestro archivo en Google Docs y le damos pegar (Ctrl + v) para que nos inserte la cita completa. Cuando tenemos un documento abierto (PDF) en una de las pestañas de Mendeley, las opciones que se presentan son las siguientes: Se puede agregar alguna nota para señalar algo importante en el texto. Para copiar el texto y poder insertarlo en otro documento Para cambiar el sentido de la página Ver el texto en completa pantalla Para subrayar y/o resaltar una parte del texto. Icono para seleccionar texto Para insertar el texto seleccionado (puede ser 11/14 dentro del mismo documento de Mendeley en una nota) Acercar o alejar el texto.

12 Es posible después de subrayar un texto, exportarlo a Mis documentos y después que lo podemos regresar a Mendeley para mostrarlo y compartirlo o solo guardarlo y que los demás puedan ver las anotaciones que se hicieron sobre el texto. Se pueden invitar contactos a través de la barra de Menú, en el apartado Herramientas (Tools): COLECCIONES COMPARTIDAS Si se quiere crear una colección compartida, se da click en create collection debajo de la sección Shared Collections para nombrar la colección, después para compartirla le damos click con el botón derecho sobre el nombre de la colección creada y nos abre las opciones edit settings. 12/14

13 Y seleccionamos las opciones de sincronización y damos click en la opción Invite and Remove Members donde nos abre una ventana para seleccionar al contacto con el que queremos compartir los documentos: y damos click en Add COLECCIÓN PÚBLICA Para crear una colección pública damos click en create collection dentro de las carpetas de My library la nombramos y le damos click derecho para la opción edit settings y seleccionamos la opción Public. 13/14

14 Para agregar documentos o artículos a esta colección seleccionamos la opción All documents debajo de My library, seleccionamos él o los artículos y los arrastramos hasta la carpeta que se desea. FILTROS Si necesitamos un artículo de My library podemos filtrar por etiquetas (tags), autores, palabras clave del autor o publicaciones, estos filtros facilitan la búsqueda en nuestros archivos y nos enlistan los documentos correspondientes al filtro elegido: Hasta aquí una breve descripción sobre Mendeley en sus dos versiones. Agradeceremos sus comentarios en el blog sobre este y cualquier otro material consultado. Agradecemos el apoyo a DGAPA a través del proyecto PAPIME PE /14

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