La gestión del conocimiento y el gestor documental del ECT Pilar Toro Sánchez-Blanco

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1 La gestión del conocimiento y el gestor documental del ECT Pilar Toro Sánchez-Blanco Servicio de Información y Evaluación Sevilla, a 24 de julio de 2009

2 Índice Gestión del conocimiento Gestión documental Gestor documental del ECT Gestor documental_ect - 2

3 Gestión del conocimiento La Gestión del conocimiento (del inglés Knowledge Management) es un concepto aplicado en las organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización. Usualmente el proceso implica técnicas para capturar, organizar, almacenar el conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir. Gestor documental_ect - 3

4 Gestión documental La gestión del conocimiento debe ser entendida como una disciplina que tiene como principal objetivo diseñar sistemas que permitan que el conocimiento pueda convertirse en valor para una organización. La gestión documental debe ser identificada como uno de los procesos centrales y críticos (aunque no lo agoten) de la gestión del conocimiento. Los objetivos de la gestión documental se centran en aquellos procesos relacionados con el almacenamiento, el tratamiento y la difusión del conocimiento que se encuentra representado en los documentos Gestor documental_ect - 4

5 Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Gestor documental_ect - 5

6 Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento (hardware backup - formatos) Recuperación (localización) Clasificación (organización - archivo) Seguridad (integridad - confidencialidad) Custodia (conservar/eliminar) Distribución (acceso - divulgación Creación (autor/colaborador) Autenticación (originalidad autenticidad) Gestor documental_ect - 6

7 Gestor documental Es la herramienta informática del sistema de gestión documental. Importancia de la confidencialidad Necesaria gestión de los accesos Objetivos del gestor documental: Poder localizar con rapidez un determinado documento o información dentro de la comunidad, para mejorar en eficiencia Simplificar procesos - implica reducción de costes Identificar claramente los perfiles de las personas que pueden acceder a determinados contenidos Gestor documental_ect - 7

8 Gestor documental vs. carpeta de red Niveles de seguridad de acceso - confidencialidad Control de versiones Acceso total e indiscriminado Reemplazo de fichero con mismo nombre Bloqueo de documentos Fichero+registro+url (Descripción y notas) Asignación de documentos a procesos y tareas (enlace URL) Buscador propio (nombre fichero contenido) Acceso desde cualquier equipo con conexión a Internet (certificado electrónico) Borrado accidental Fichero (aislado sin descripción) Depósito/almacén de documentos Buscador de Windows (Carpetas locales y de red Acceso local desde equipo propio Diferencias - Valor añadido Gestor documental_ect - 8

9 Requerimientos: eficiencia y coste Mapa de contenidos digitales ligado a procesos de comunidad Orden o clasificación de contenidos por taxonomía o cuadro de clasificación Identificación de perfiles de usuarios Definición del ciclo de vida: calendarios de conservación o eliminación Fuerte implicación de la dirección y formación del personal de la comunidad. Gestor documental_ect - 9

10 Gestor documental del ECT Soportado por Alfresco Gestor documental_ect - 10

11 Gestor documental del ECT Permisos Organización Recuperación Gestor documental_ect - 11

12 Permisos Permite definir permisos de accesos y de edición - En espacio privado personal: cada persona tiene acceso total y todos los permisos para añadir carpetas y documentos; subir versiones y enlazar los documentos Gestor documental_ect - 12

13 Si el gestor documental está en el espacio privado de una comunidad, sólo tendrán acceso al mismo los usuarios de esa comunidad. Para acceder a un documento en el espacio público, éste deberá estar enlazado en un contenido (porlet) Gestor documental_ect - 13

14 Organización: clasificación y archivo Cada comunidad debe consensuar la organización de su gestor documental. Gestor documental_ect - 14

15 Clasificación en Carpetas Subcarpetas Ficheros: Denominación Versiones Gestor documental_ect - 15

16 Archivo de documentos: En Gestor documental: Añadir documento > Examinar > Guardar Gestor documental_ect - 16

17 Opciones del gestor Campos de texto para título y descripción (posibilidad de incluir información sobre permanencia o eliminación Bloqueo de documentos Enlace en un contenido (portlet) Gestor documental_ect - 17

18 Enlace en un contenido Gestor documental_ect - 18

19 Histórico de versiones Actualiza la última versión si está enlazado en un contenido Gestor documental_ect - 19

20 Localización/Recuperación Desde el portlet Gestor documental Gestor documental_ect - 20

21 Desde un enlace en un contenido: Gestor documental_ect - 21

22 Buscador del gestor documental: Opciones subcarpetas; contenido (no busca en campos del registro: título; descripción ) Operadores lógicos admitidos: & = AND! = NOT ll = OR Gestor documental_ect - 22

23 La gestión del conocimiento y el gestor documental del ECT Esta obra está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-sin obras derivadas 3.0 España

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