Granada es Provincia

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1 GUÍA DE ADMINISTRACIÓN CON LIFERAY PORTALES WEB MUNICIPALES PROYECTO MULTIPORTAL VER. 1.0

2 Contenido 1. Arquitectura de un portal Elementos de diseño gráfico y funcional... 4 Elementos de Arquitectura... 4 Usuarios... 5 Roles... 5 Organizaciones Comunidades Páginas y portlet Herramientas para la administración Páginas web Crear páginas web... 9 Renombrar páginas... 9 Ocultar páginas (ocultar opciones de menú)... 9 Cambiar el orden jerárquico (mover páginas)... 9 Templates (Plantillas de Visualización)... 9 Tipos de páginas Gestión de contenidos Contenido web Biblioteca contenidos Edición de contenidos Publicación y Expiración Biblioteca de documentos Galería de imágenes Portlet Portlet Visor de Contenidos Portlet Lista de contenido Web Portlet Mapa Web Portlet Visor de la biblioteca de documentos Web Social Agenda Foro RSS... 20

3 Blogs Encuestas Chat... 20

4 1. Arquitectura de un portal. Un portal tiene: Elementos de diseño gráfico y funcional. Elementos de arquitectura. Elementos de diseño gráfico y funcional. Liferay es un Gestor de Contenidos y, como tal, consta de una parte interna (Sistema) y una externa (Contenidos). La tecnología se despliega en servidores web y sólo es accesible por el equipo de desarrollo y de sistemas. En esta zona interna se define los Temas de Liferay. Un tema es la plantilla o esqueleto sobre el que construyen todas las páginas de los portales. Incluye aspectos visuales (colores, disposiciones, tamaños) y aspectos funcionales (menús, comportamiento). Los temas son comunes a todos los portales. También se definen a este nivel elementos de arquitectura como los plugins o portlet que son módulos de programación comunes también a todos los portales. Los Contenidos, por su parte, se gestionan en la parte externa dónde se desarrollan todas las actividades ligadas a la administración de un determinado portal. Elementos de Arquitectura Un portal web en Liferay es un conjunto de: Organizaciones. Toda la estructura web del portal depende de una organización. Debe existir al menos una para cada portal. Una forma especial es la comunidad. Usuarios. Existen roles (perfiles) definidos para cada tipo de usuario. Cada uno tiene asignados privilegios que indican lo que puede o no hacer dentro del portal. Todo usuario tiene un perfil y pertenece al menos a una organización. Páginas. Estructura básica de información. Se usan para visualizar contenidos y para definir los menús del portal. Portlet. Aplicaciones que se insertan en las páginas y permiten visualizar contenidos. Contenidos. Todo tipo de información susceptible de ser gestionada por Liferay. Liferay ofrece una arquitectura muy flexible. Las flechas significan puede ser un miembro de. Los usuarios acceden a los portales a través de una organización según sus privilegios. También pueden agruparse. Usuarios,

5 grupos, perfiles y organizaciones pueden integrase en una comunidad. Usuarios Son personas que usan el portal. Todo usuario posee un rol que determina lo que puede hacer dentro del portal. Podemos distinguir entre usuarios invitados y usuarios autenticados. El invitado (guest) es aquel que únicamente puede visualizar las páginas públicas del portal. En principio, todo internauta es invitado. El usuario autenticado, es aquel que se dio de alta en el portal. Posee usuario y clave de acceso y se le pueden asignar privilegios (roles). Los usuarios se pueden agrupar en Grupos de usuarios. Son colecciones de usuarios creados por el administrador. Cada grupo tiene un determinado rol asignado. Roles Son permisos que se pueden otorgar a los usuarios para que realicen determinadas tareas. Los roles garantizan la seguridad del portal y de cada uno de los elementos de su arquitectura. Pueden definirse roles a para la organización, para la comunidad o para el portal. Por defecto, existen los siguientes roles: Administrator. Es el superusuario del portal y actúa sin restricciones. Community Administrator. Administra un comunidad en que no tiene restricciones salvo de la de crear nuevos administradores para esa comunidad. Community Owner. Propietarios de una comunidad. Pueden otorgar roles de comunidad a los usuarios. Community Member. Todo usuario que se asigna a una comunidad. Para ser miembro de una comunidad hay que serlo previamente de una organización. Organization Administrator. No tiene restricciones en su organización, salvo que no pude crear usuarios con este rol. Organization Member. Todo usuario autenticado en una organización. Sus permisos los determina el administrador. Organization Owner. Es superusuario de la organización y puede asignar roles de organización a los usuarios. Owner. Es propietario de un objeto (por ejemplo, de una página o de u portlet) y puede asignar permisos para ese objeto a otros usuarios. Power User. Es un usuario con permiso para gestionar sus propias páginas públicas y privadas. Guest. Es el rol de todo usuario no autenticado. Son visitantes del portal.

6 Organizaciones. Una organización es una colección jerárquica. Contiene usuarios y pueden, además, contener a otras organizaciones. Distingue entre Organización normal (o suborganización normal) y organización localizada. Toda organización tiene páginas públicas y privadas y pueden formar parte de una o varias comunidades. Comunidades. Son agrupaciones de usuarios que comparten páginas públicas ya que, supuestamente, tiene intereses comunes. Hay tres tipos de comunidad: Comunidades Abiertas. Sus usuarios pueden unirse o abandonarla cuando lo deseen y pueden añadir páginas y contenido según su rol. Comunidades Restringidas. Sólo el administrador de la comunidad puede añadir usuarios. Comunidades Ocultas. Es igual que la restringida pero no está visible en el portlet visor de comunidades. Páginas y portlet. Un porlet es un contenedor para visualizar o gestionar contenidos web. Funcionalmente, es parecido a una ventana Gnome o Windows. Una página es un contenedor de porlet. Pueden ser públicas o privadas y se organizan de forma jerarquizada: existe una página padre de la que dependen todas las demás. Cada página puede contener subpáginas. La jerarquía de páginas es también la jerarquía de menús.

7 2. Herramientas para la administración Solo los usuarios con perfil de administrador tienen acceso a estas herramientas. Al introducir su nombre de usuario y contraseña, aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla un menú desplegable con las opciones para las que tiene permiso. El administrador del portal tendrá acceso a todas las opciones. El administrador de una organización o comunidad, sólo a las de su ámbito. Cada rol tiene sus propios privilegios, y estos determinan lo que puede o no hacer un usuario. Inicio Lleva directamente a la página principal. Útil, sobre todo, cuando nos perdemos en la navegación. Panel de Control Todas las tareas de administración se realizan desde el panel de control. Mi cuenta Datos sobre acceso y datos personales. Conviene parar en éste punto y cumplimentarlo de forma exhaustiva, ya que de su exactitud dependerá la buena comunicación entre todos los elementos de la arquitectura y el usuario. Salir Abandona la sesión: el usuario ya no está autenticado y pasa a ser Guest (invitado). Añadir porlet Inserta un porlet en la página visualizada. Esto permite mostrar contenido.

8 Plantilla de página Permite elegir la forma en que distribuirán los portlet dentro de una página. Administrar páginas Gestiona la estructura jerárquica de páginas, su tipología y su aspecto visual. Ocultar/mostrar controles Muestra o no los controles de los portlet. Mis espacios web Permite gestionar todos los recursos de la arquitectura a los que tenemos acceso. Un usuario puede pertenecer a varias organizaciones y/o comunidades con distintos roles y gestionar páginas públicas y privadas en cada una de ellas.

9 3. Páginas web. Un portal web puede tener páginas públicas o privadas: Páginas públicas. Cualquier usuario puede verlas. Páginas privadas. Cualquier usuario autenticado y con permisos suficientes puede verlas. Ayudan a la gestión de intranets. Las páginas se organizan de forma jerárquica. Hay una página principal a la que se puede añadir otras páginas (o subpáginas). Esta estructura se corresponde con la estructura de menús del portal web. Para la gestión de páginas encontrará más información en los siguientes enlaces: Crear páginas web Renombrar páginas Ocultar páginas (ocultar opciones de menú) Cambiar el orden jerárquico (mover páginas) Templates (Plantillas de Visualización) Tipos de páginas No todas las páginas ofrecen el mismo comportamiento. Su tipo determina la acción que se producirá al mostrarse o abrirse en el navegador. Puede consultar más información en el siguiente enlace: 1. Tipos de páginas

10 4. Gestión de contenidos Contenido es toda información que puede mostrarse en un portal web. Los contenidos están organizados tal y como se muestran al entrar en el Panel de control y desplegar el grupo Contenido. Este grupo gestiona, tanto el contenido en sí mismo (bibliotecas de información) como aplicaciones específicas (agenda, herramientas sociales) que se tratarán en capítulo aparte. A continuación se verán los contenidos y su forma de organizarse en bibliotecas. Estas son: Contenido Web, Biblioteca de documentos y Galería de imágenes Contenido web Contenido web es una biblioteca que contiene toda la información creada dentro de un portal y que es susceptible de ser publicada. Todo contenido tiene un ciclo de vida con tres fases: 1. Creación (Edición) 2. Publicación 3. Expiración Biblioteca contenidos Desde este panel se visualizan y gestionan todos los contenidos del portal. Las principales funciones son Añadir contenido web, para crear nuevo contenido, Eliminar, para borrar y expirar, para despublicar sin eliminar. También gestiona los permisos que cada usuario del portal para acceder a un contenido

11 Edición de contenidos Puse Añadir contenido web para crear uno nuevo. Indique el nombre del contenido e introduzca el contenido en el editor. Pulse Guardar para almacenarlo en la biblioteca y salir de la pantalla de edición, Cancelar, para salir sin guardar, Guardar y continuar, para almacenar en la biblioteca y continuar en la pantalla de edición. Las opciones descritas anteriormente no habilitan al contenido para que se visualice en el portal. Guardar y publicar, permite almacenarlo en la biblioteca y hacerlo público, es decir, visible en internet. También se pueden decidir los permisos para cada usuario. La casilla Público, permite que todos puedan verlo. Todos los contenidos aparecen en forma de lista. Para cada uno de ellos, puede seleccionar Acciones para Editarlo (modificarlo), cambiar sus permisos, verlo o eliminarlo. Copiar realiza un duplicado del contenido. La casilla de selección que aparece a la derecha, permite seleccionar varios contenidos y eliminarlos o expiarlos (despublicarlos).

12 El editor de contenido permite crear y modificar información de forma bastante parecida a como se haría en un programa de tratamiento de textos convencional. Puede consultar una guía de uso en este enlace. Publicación y Expiración El Workflow permite Aprobar un contenido para su publicación. Sólo se pueden visualizar en el portal los contenidos aprobados. Expirar des-publica el contenido y Eliminar lo borra definitivamente. La casilla Incrementar el número de versión guardada hace que se archiven contenidos con un número de revisión. Cada vez que se modifica y se guarda el contenido, se crea un contenido con la versión anterior. También se puede decidir la fecha y hora exactas en que se publicará o expirará un contenido u obligar a que se revise en la fecha indicada. En general, para que un contenido pueda visualizarse en el portal deben cumplirse tres requisitos: Que el contenido esté publicado. Que existan permisos suficientes para los usuarios. Que se inserte un porlet Visor De Contenido en una página para poder visualizarlo. (Ver guía aquí)

13 4.2 Biblioteca de documentos. La biblioteca de documentos almacena archivos en cualquiera de los siguientes formatos:.bmp,.css,.doc,.docx,.dot,.gif,.g z,.htm,.html,.jpg,.js,.lar,.odb,.o df,.odg,.odp,.ods,.odt,.pdf,.png,.ppt,.pptx,.rtf,.swf,.sxc,.sxi,.sx w,.tar,.tiff,.tgz,.txt,.vsd,.xls,.xls x,.xml,.zip,. jrxml Para asegurar el orden, todos los archivos se guardan en Carpetas y Subcarpetas. Carpetas y subcarpetas se crean asignándoles un nombre y, opcionalmente, una descripción. Marque la casilla público o revise la lista de permisos que cada usuario tendrá sobre la carpeta creada. Pulse sobre el nombre de una carpeta para acceder al panel que permite Añadir Subcarpeta, revisar los Permisos o Añadir un documento. Subcarpetas y documentos se añaden dentro de la carpeta que se indica en la parte superior de la pantalla (Documentos Municipales, en el ejemlo)

14 Hay dos formas de Añadir un documento a la biblioteca: Examinar, para subir varios archivos al mismo tiempo. Usar el método clásico para subir un solo archivo. La selección múltiple permite seleccionar varios archivos y pulsar sobre Subir archivos para almacenarlos en el servidor. Puede cancelar (suprimir de la lista) una archivo o añadir nuevos pulsando en Examinar. El método clásico permite Guardar en la biblioteca archivos de uno en uno y especificar en la misma pantalla su título, descripción y permisos. Para cualquier documento de la biblioteca existe un menú de Acciones que permite, entre otras, editarlo para añadir información o subir de nuevo el documento. 4.3 Galería de imágenes. La Galería de imágenes tiene idéntico funcionamiento a la Biblioteca de documentos. La única diferencia está en la forma en que se muestran y se editan. Dentro de una carpeta, pulse sobre una imagen y se abrirá una ventana en la que podrá Editar, cambiar los permisos o eliminar. Se admiten imágenes en formato.bmp,.gif,.jpeg,.jpg,.png,.tif,.tiff. El tamaño deber ser siempre el mínimo posible que permita visualizarla con calidad.

15 5.- Portlet Una definición Wikipedia: Los portlets son componentes modulares de las interfaces de usuario gestionadas y visualizadas en un portal web. Los portlets producen fragmentos de código de marcado que se agregan en una página de un portal. Típicamente, siguiendo la metáfora de escritorio, una página de un portal se visualiza como una colección de ventanas de portlet que no se solapan, donde cada una de estas muestra un portlet. Por lo tanto un portlet (o colección de portlets) se asemeja a una aplicación web que está hospedada en un portal. Siga los siguientes pasos para insertar un portlet: 1. Visualice en el navegador la página en la que insertará el portlet. 2. Despliegue el menú de administración. 3. Seleccione la opción Añadir portlet (o Añadir aplicación). Los portlets aparecen agrupados en categorías. Pulse el símbolo para ver los que se incluyen en cada una de ellas. Por ejemplo, la categoría Colaboración incluye los portlet que se muestran en la imagen. Para añadir Agenda pulse sobre Añadir. Alternativamente, sitúe el cursor del ratón sobre el nombre, pulse botón izquierdo y, sin soltarlo, arrastre a la posición de la página deseada. Suelte el bóton para insertar el portlet. El portlet se insertará en uno u otro lugar de la página dependiendo de la Plantilla de página asociada.

16 Unn portlet tiene la siguiente estructura: Este es el portlet Login. La estructura de todos los portlets es idéntica. A continuación se describe cada uno de sus elementos: Icono. Identifica el tipo de portlet y se define en el Tema. Título. Pulse con el ratón sobre él para modificarlo. Bordes. Las líneas que enmarcan un portlet. Controles. Personalizan el porlet. Se detallan a continuación. Minimiza o maximiza (como una ventana Windows). Cierra un porlet: lo elimina de la página. Botón desplegable. Es el más importante. Al pulsar sobre él aparecen opciones de personalización que pueden variar según el portlet de que se trate. En general todos tienen Apariencia y Configuración. La opción Apariencia permite modificar aspectos de estilo tales como bordes, fondo o tipo de letra. La configuración hacer referencia a los permisos que cada usuario tiene para ese portlet o a otros aspectos específicos del porlet. La configuración también modifica la funcionalidad de alguno portlet. A continuación se describen los portlet más usuales.

17 5.1.- Portlet Visor de Contenidos Permite la gestión completa de un contenido que va a ser publicado. Puede encontrarlo en el Menú de Administración -> Añadir portlet -> Contenidos -> Gestión de contenidos. Este portlet se distingue de los demás porque tiene dos iconos en la esquina inferior izquierda: El primero permite seleccionar un contenido creado con anterioridad. El segundo se usa para crear uno nuevo. Cuando este portlet tiene contenido asociado, aparecen en la parte inferior dos iconos nuevos, uno para editar la plantilla 1 y el otro para pre-visualizar el contenido Portlet Lista de contenido Web Permite visualizar una lista de contenidos que cumplen una determinada condición. Pulse sobre enlace para configurarlo. Este portlet permite mostrar sólo los contenidos de un determinado tipo (por ejemplo, noticias) y controlar la forma y orden en que se visualizan. En un nivel más complejo, permitiría filtrar por nombre de estructura. 1 Algunos contenidos llevan asociadas plantillas personalizadas que permiten ajustar opciones de visualización y funcionalidades asociadas.

18 5.3.- Portlet Mapa Web El mapa web visualiza un listado completo de enlaces a páginas de un portal. La configuración de este portlet permite restringir el listado de forma que se puede indicar desde que nivel de la estructura de páginas se desde empezar la visualización (Disposición de la página raíz), y dentro de éste, cuantos niveles se mostrarán (profundidad). La imagen de la izquierda muestra un mapa web completo. Arriba el mismo mapa pero con Dirección de la página raíz en Ayuntamiento y Mostrar página actual activado. Puede consultar un ejemplo AQUÍ

19 5.4.- Portlet Visor de la biblioteca de documentos Visualiza la totalidad de carpetas y documentos la biblioteca. La configuración permite controlar lo que se va mostrar. La ventana de configuración tiene dos mitades. La superior permite indicar que carpeta se va a mostrar (carpeta raíz) y que columnas de información se visualizarán. Sin no se especifica carpeta raíz se mostrarán todas. Actual muestra el nombre de las columnas a mostrar. Puede usar las flechas para ordenarlas o para pasar un nombre desde la columna actual a la columna Disponible, impidiendo con ello que se visualicen. Observe la imagen para Listado de documentos. El portlet visualizará el nombre y el tamaño de los documentos pero no permite ver el número de descargas y no indica si está bloqueado, ya que están en la columna Disponible. Seleccione con el ratón cualquier nombre y pulse la flecha verde para llevarlo a la otra columna. Puede ver un ejemplo: Aquí

20 6. Web Social Liferay integra las siguientes herramientas: (Puede pulsar sobre los enlaces para acceder a más información). Agenda Foro RSS Blogs Encuestas Chat También ofrece la posibilidad de enlazar con Facebook, Twitter y otras comunidades.

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