Plataforma Comunicación Centros de Educación Formación

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1 Plataforma Comunicación Centros de Educación Formación Mayo de 2010

2 Índice Introducción Organización Plataforma Plataforma Tecnológica Gestión Documental Gestión de Formularios y Solicitudes Gestión de Usuarios y Perfiles Portlet Específicos: Mis Grupos y Comunidades Gestión de enlaces Tablón de Anuncios 1

3 Introducción La Plataforma de Comunicación de los Centros de Educación de Gobierno Vasco persigue: Dar soporte a las necesidades de comunicación de los centros con su personal docente, personal no docente, alumnado, así como entre las propias personas. Dar soporte a las necesidades de comunicación entre los centros así como del Departamento con su red de centros. Servir como elemento integrador de los servicios que las personas del centro utilizan para desempeñar su trabajo diario. Servir como aglutinador de toda la información y documentación del centro, facilitando la organización, búsqueda, confección colaborativa y compartición de la misma. Homogeneizar el modelo de organización, divulgación y acceso a toda la información y herramientas del sistema entre los diferentes centros. Hay un planteamiento de Proyecto en varias fases. La Plataforma actual es el resultado de la Fase 1. 2

4 Organización Plataforma La plataforma estará formada por diferentes zonas (instancias) de trabajo: Cada centro dispondrá de una zona propia que podrán gestionar de manera autónoma, adaptándola a sus necesidades (URL Propia, usuarios Propios). Zona común utilizada para la comunicación entre diferentes centros, así como del Departamento de Educación con los centros. Dentro de cada zona se podrán definir distintos espacios organizados en base a comunidades. Una comunidad es un conjunto de usuarios y usuarias con un interés común y que comparten un espacio con información, documentación y herramientas de colaboración propias. 3

5 Organización Plataforma Departamento Educación: SIC de directores Plan Premia Proyecto Agenda21 Intranet PAS Proyecto Evaluación Proyecto Medioambiente Intranet Docente Intranet Docente Intranet Alumnado Instancia Centro 1 Intranet Alumnado Intranet PAS Instancia Centro 2 Instancia Departamento de Educación 4

6 Plataforma tecnológica Gestión de Portales Gestión de contenidos Gestión documental Gestión de Formularios y Solicitudes aaaaa Intranets de Centros aaa Integración Herramientas de colaboración Búsqueda de información 5

7 Gestión Documental Alfresco El gestor documental servirá de base para compartir y almacenar en un único punto la documentación de los centros, así como de aquellas que el Departamento o entidades relacionadas con el Departamento necesitan compartir con los centros. La plataforma reserva un espacio de trabajo para cada centro. Un espacio de trabajo es similar a una carpeta del explorador de windows, donde el responsable de este espacio podrá crear la estructura de directorios que quiera. 6

8 Gestión Documental Alfresco La organización de este repositorio es: Un espacio de trabajo para cada centro. Este espacio permitirá compartir documentación entre las personas que trabajan en el centro. Un espacio de trabajo común que permitirá compartir documentación entre diferentes entidades de la plataforma (intercentros ó el Departamento de Educación con los centros). Usos del gestor documental: A través de explorador de windows. De esta manera, de una forma más común y ágil se podrán consultar y actualizar información del centro y/o Departamento. A través de la Intranet, pudiendo así acceder a los documentos desde páginas gestionadas por Liferay. 7

9 Gestión Documental - Alfresco Explorador de Windows Sistema Operativo XP: con el asistente se puede agregar un sitio de red donde especificaremos la URL que nos dará acceso a nuestro repositorio de documentos. 8

10 Gestión Documental - Alfresco Explorador de Windows Software de conexión vía WebDAV (por ejemplo NetDrive). Permitirá manejar nuestro repositorio con facilidad como si sería una unidad de red. 9

11 Gestión Documental - Alfresco Explorador de Windows Demo: Conexión simulando al Departamento Conexión centro de educación: vista de mi repositorio vista del Departamento Cómo lo tengo que organizar en mi centro? 10

12 Gestión Documental - Alfresco Portlet de consulta Para poder visualizar el gestor documental debemos utilizar el portlet Listado de documentos. Este portlet nos permitirá filtrar la información que deseamos visualizar a través de opción de configuración Preferencias. 11

13 Gestión de Formularios y Solicitudes Permitirá la creación de formularios Web sencillos para ser publicados en Intranet/Portal Web. Estos formularios están pensados para la inscripción a cursos/jornadas, contactos y sugerencias, encuestas, Sin una gestión automatizada por detrás. En función de los perfiles del usuario se podrá: Gestionar Formularios Gestionar Solicitudes recibidas a través de los formularios. 12

14 Gestión de Formularios y Solicitudes Formularios Desde la opción de Gestión de Formularios accedemos a las funciones básicas de gestión: búsqueda, creación, modificación y borrado. Los formularios pueden ser de tres tipos que marcarán que tipo de usuarios podrán rellenar estos formularios desde el Portal/Intranet: Público Privado Privado anónimo. El formulario está formado por dos tipos de información: Información general Información de cada campo que forma el formulario 13

15 Gestión de Formularios y Solicitudes Formularios Campo del formulario 14

16 Gestión de Formularios y Solicitudes Formularios Información General 15

17 Gestión de Formularios y Solicitudes Formularios Información General 16

18 Gestión de Formularios y Solicitudes Solicitudes Permitirá acceder a la información que se recibe a través de estos formularios. Se puede distribuir la gestión de las diferentes solicitudes a diferentes grupos de personas. 17

19 Gestión de Formularios y Solicitudes Solicitudes Funciones a realizar: Consulta de una solicitud recibida. Sin opción a modificar datos. Gestionar la solicitud modificando sus solicitudes y añadiendo observaciones. Descarga de la información en formato excel. 18

20 Gestión de usuarios y perfiles El sistema de usuarios y perfiles de la plataforma esta integrada con XLNets en cuanto a Docente y PAS se refiere. Para Alumnos no existe ninguna integración externa. Esta gestión tendrá que realizarla el Administrador del Sistema en cada Centro: Desde Panel de Control >> Usuarios. Desde Panel de Control >> Roles. 19

21 Gestión de usuarios y perfiles Tipos de Roles: comunidad y normal. Los tipos de roles me marcan el ámbito en el que aplico la seguridad/visibilidad de ese rol. Es decir: Un rol de tipo comunidad se utiliza para aplicar perfiles a una persona en una comunidad que en otra comunidad no es. Por ejem: Administrador_Enlaces. Un rol de tipo normal se utiliza para aplicar perfiles a una persona independientemente de la comunidad. Por ejem: Direccion. 20

22 Gestión de usuarios y perfiles Ejercicio: Creación de una nueva comunidad curso. Páginas Privadas: Inicio Pagina1 Descripción Curso1 Descripción Curso2 Pagina2 Dirección Documentación general Horarios Administrar enlaces Aplicar Tema Base 21

23 Gestión de usuarios y perfiles Ejercicio: Creación dos roles: Admin_Enlace: <comunidad> Direccion: <portal> Creación de dos usuarios Personalizar accesos a páginas. 22

24 Porlet Específicos Mis grupos y Comunidades Como usuario identificado se va a tener acceso a más de una comunidad que son Grupos de Trabajo o Intranets Corporativas. Estos dos portlets facilitan el acceso a estas comunidades. Para marcar que una comunidad se considera grupo debemos poner en el campo descripción de la comunidad grupo 23

25 Porlet Específicos Mis aplicaciones del centro y de departamento Como usuario identificado se va a tener acceso a diferentes aplicaciones de gestión que faciliten el trabajo diario. Estos dos portlets facilitan el acceso a estas aplicaciones diferenciando entre: 24

26 Porlet Específicos Tablón de Anuncios Los portlets de tablón de anuncios incorpora la posibilidad a los usuarios de la plataforma a publicar anuncios de compro/vendo/alquilo. Con esto se pretende proporcionar herramientas promocionen en los centros el uso de la Plataforma entre los usuarios. Existen dos visiones dentro de esta utilidad: Gestión y visualización en la Web: Últimos Anuncios Buscador de Anuncios Administración de Anuncios 25

27 Porlet Específicos Últimos Anuncios Con el portlet Últimos anuncios mantendremos informados a los usuarios de toda actualización que se realice en este sistema. Podremos determinar el numero de anuncios que queremos visualizar y la página destino en la que se accederá al resto de información (se recomienda tener una página tablón de anuncios oculta, o bien realizarlo en la página de Mi Zona) 26

28 Porlet Específicos Buscador de Anuncios Con el buscador de Anuncios podremos localizar anuncios que hayan sido publicados en la comunidad. Otros portlets de interés: Alta de anuncio y Mis Anuncios. 27

29 Porlet Específicos Administración de Anuncios El administrador de anuncios nos permitirá controlar que anuncios se publicarán o se despublicarán, cuanto tiempo de vigencia tendrán y quien los moderará. 28

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