INSTRUCTIVO ÓRGANOS Y ENTES SNC REGISTRO DE EMPRESAS EXTRANJERAS SIN DOMICILIO NI REPRESENTANTE LEGAL EN VENEZUELA

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1 INSTRUCTIVO ÓRGANOS Y ENTES SNC REGISTRO DE EMPRESAS EXTRANJERAS SIN DOMICILIO NI REPRESENTANTE LEGAL EN VENEZUELA Caracas, 13 de Julio de 2015

2 INSTRUCTIVO OE SNC REGISTRO DE EMPRESAS EXTRANJERAS SIN DOMICILIO NI REPRESENTANTE LEGAL EN VENEZUELA INTRODUCCIÓN El Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de conformidad con el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, tiene por objeto regular la actividad del Estado para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras. Dentro de sus competencias se encuentra el desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación de los participantes en los procesos de contratación pública, con el fin de lograr una mayor eficiencia El Registro Nacional de Contratistas (RNC) tiene por objeto centralizar, organizar y suministrar en forma eficiente, veraz y oportuna, la inscripción e información necesaria para la calificación legal y financiera, experiencia técnica y clasificación por especialidad de las personas naturales o jurídicas, nacionales y extranjeras, públicas o privadas, que deseen contratar con el Estado. Con el propósito de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 47 de la referida Ley, en el cual se establece que A los fines de celebrar contratos con el Estado, las personas naturales y jurídicas sin domicilio en el país, deberán contar con la inscripción requerida, la cual será tramitada por las mismas o por los contratantes, el SNC ha desarrollado una aplicación para la carga de la información general, financiera y técnica de estas empresas extranjeras, por parte de los órganos o entes del Estado para hacer efectivo el proceso de inscripción. El presente manual, se ha desarrollado para instruir a los usuarios debidamente autorizados por los órganos y entes del estado, en el proceso de registro de información.

3 INSTRUCCIONES A.- ACCESO AL SISTEMA: Para acceder al sistema, el usuario del Órgano o Ente del Estado, deberá cumplir los siguientes pasos: 1.- Ingresar al portal del Servicio Nacional de Contrataciones ( 2.- Ubicar el cursor sobre la pestaña correspondiente al Registro Nacional de Contrataciones del Estado (RNCE) en el menú principal. Se visualizará una lista desplegable en la que se deberá seleccionar la opción Programación Electrónica de Compras del Estado. 3.- Ingresar usuario y contraseña de autenticación.

4 4.- Una vez en la pantalla de inicio, deberá ubicar el cursor sobre la pestaña Proveedores extranjeros en el menú principal. Se desplegará una lista que le dará acceso a las distintas secciones que componen el módulo. B.- CONSULTA DE EMPRESAS REGISTRADAS: Para consultar la existencia de un proveedor en el registro de empresas extranjeras sin domicilio ni representante legal en Venezuela, el usuario del Órgano o Ente del Estado, deberá: 1.- Seleccionar en el menú de Proveedores extranjeros la opción Ver proveedor, se visualizará la siguiente información: 2.- Escribir al menos 3 caracteres del nombre de la empresa a consultar. El sistema Iniciará la búsqueda y mostrará aquellos registros que coincidan con la información descrita.

5 Se deberá seleccionar la empresa que corresponda y presionar el botón Buscar. Seguidamente se mostrará una tabla resumen con la información disponible para la empresa seleccionada. El órgano o ente del Estado, podrá visualizar la información cargada para la empresa extranjera seleccionada. Deberá validar que la información, teniendo en cuenta que: La Información Básica de la Empresa, no podrá ser modificada en el sistema por el órgano o ente del Estado. En caso de requerir alguna modificación en este particular, deberá solicitarla al Servicio Nacional de Contrataciones En caso de que el órgano o ente del Estado disponga de Información Financiera y/o Técnica distinta a la cargada, deberá reportarla (pasar al punto D del presente manual Información complementaria )

6 C.- REGISTRO DE NUEVAS EMPRESAS: Si el proceso de búsqueda no arroje información sobre la empresa extranjeras sin domicilio ni representante legal en Venezuela consultada, el órgano o ente del Estado deberá iniciar el proceso de registro de la misma. En este caso, el usuario deberá: 1.- Seleccionar en el menú de Proveedores extranjeros la opción Agregar proveedor. Se presentará la siguiente pantalla:

7 El usuario deberá iniciar la carga de información, en el siguiente orden: RIF: Si la empresa cuenta con el correspondiente Registro Único de Información Fiscal, deberá tildar la casilla Tiene RIF. Se habilitará el campo en el cual se deberá registrar el dato, sin guiones, como se aprecia a continuación: Código Fiscal del País de Origen: Deberá ingresar el código asignado a la empresa por el ente regulador en materia fiscal y tributaria en su país de origen País: Seleccionar en la lista desplegable el país de origen de la empresa extranjera, en el cual emite su facturación Calle: Indicar la calle del domicilio de la empresa extranjera Distrito: Indicar el Distrito, parroquia u otra forma de denominación político territorial del domicilio de la empresa extranjera Población: Indicar la Población, pueblo o ciudad, en que se encuentra domiciliada la empresa extranjera Teléfono Fijo: Indicar un número de teléfono fijo del domicilio de la empresa extranjera. Se deberán incorporar los códigos de acceso internacional Código Postal: Indicar el código postal del domicilio de la empresa extranjera Página Web: Indicar el sitio web de la empresa extranjera. Adicional a los datos de identificación de la empresa, se deberán suministrar con carácter obligatorio, los datos del representante de la misma, con quien se establece el contacto entre ambas partes Nombre: Indicar nombres y apellidos de la persona contacto Documento de Identidad: indicar el número de documento de identificación de la persona contacto Teléfono Fijo: Indicar un número de teléfono fijo a través del cual se

8 efectúa el contacto con el representante de la empresa extranjera. Se deberán incorporar los códigos de acceso internacional Teléfono Móvil: Indicar un número de teléfono móvil a través del cual se efectúa el contacto con el representante de la empresa extranjera. Se deberán incorporar los códigos de acceso internacional Fax-Telefax: Indicar un número de teléfono de fax o telefax. Se deberán incorporar los códigos de acceso internacional Correo Electrónico: Indicar el correo electrónico de la persona contacto, de preferencia corporativo. Una vez cargada toda la información correspondiente a la empresa y a la persona contacto, se deberá presionar el botón Crear al final de la página. Seguidamente se iniciará el proceso de carga de información financiera y técnica. 2.- Seleccionar en el menú de Proveedores extranjeros la opción Añadir información financiera para activar la siguiente pantalla: Proveedor: Escribir al menos 3 caracteres del nombre de la empresa Extranjera. Seleccionarla del menú desplegable mostrado por el sistema Código Swift: Introducir el código de la entidad financiera a través de la cual se efectúan los pagos a la empresa extranjera

9 2.3.- Número de Cuenta Bancaria: Introducir el número de cuenta bancaria de la empresa extranjera a través de la cual se efectúan los pagos. Una vez cargada la información se deberá presionar el botón Añadir. Para incorporar otra cuenta bancaria, se deberá ingresar nuevamente a la opción Añadir información financiera y proceder con la carga de la misma forma que para la primera cuenta. IMPORTANTE: Se deberán cargar todos los códigos y cuentas de la empresa extranjera. 3.- Seleccionar en el menú de Proveedores extranjeros la opción Añadir información técnica. Se mostrará la siguiente pantalla

10 3.1.- Proveedor: Escribir al menos 3 caracteres del nombre de la empresa Extranjera. Seleccionarla del menú desplegable mostrado por el sistema Objeto principal: Seleccionar la opción que corresponda en la lista desplegable. En el supuesto de que la empresa extranjera dentro de su objeto incluya más de uno de los desplegados en la lista, una vez registrada la información referente a rama de negocios y productos (descritas a continuación) deberá regresar al menú de Proveedores extranjeros, seleccionar la opción Añadir información técnica y completar toda la información Rama de Negocios: Seleccionar la opción que corresponda en la lista desplegable que se muestra Productos: Seleccionar la opción que corresponda en la lista desplegable de ramas de productos / Obras / Servicios.

11 Se podrá seleccionar más de una opción. Para ello, una vez registrado el primer producto, deberá posicionar el cursor en el interior del campo y seleccionar un nuevo producto Descripción: Efectuar la descripción detalla de los productos de acuerdo a las categorías seleccionadas en el campo anterior. Al finalizar la car

12 4.- Seleccionar en el menú de Proveedores extranjeros la opción Motivo de Contratación y se visualizará la siguiente pantalla: Proveedor: Escribir al menos 3 caracteres del nombre de la empresa Extranjera. Seleccionarla del menú desplegable mostrado por el sistema Motivo: El órgano o ente del Estado deberá describir detalladamente el objeto de la contratación con la empresa extranjera. Una vez cargada la información deberá presionar el botón Crear

13 D.- INFORMACIÓN ADICIONAL: El usuario del órgano o ente del Estado, agregará información adicional a una empresa extranjera sin domicilio ni representante en Venezuela ya registrada cuando: 1.- El registro fue efectuado por otro órgano o ente del estado: el usuario deberá registrar obligatoriamente Motivo (Punto 4.2. del presente manual) El órgano o ente del Estado deberá describir el producto, obra o servicio que generó la contratación. 2.- El registro fue efectuado por el mismo órgano o ente del estado: el usuario podrá ingresar información financiera y técnica que se haya generado posterior el momento del registro inicial. La incorporación de información se hará exactamente de la misma forma en que fue realizada en el primer registro, seleccionando en el menú Proveedores extranjeros las opciones Añadir información financiera, Añadir información técnica o Motivo de contratación según sea el caso.

14 Para consultar otros manuales e instructivos, le invitamos a visitar nuestra pagina web o comunicarse con el Servicio Nacional de Contrataciones a través del 0800-SNCINFO ( ) OE SNC /07/2015 REGISTRO DE EMPRESAS EXTRANJERAS SIN DOMICILIO NI REPRESENTANTE LEGAL EN VENEZUELA