Facturación y gestión de cuentas por cobrar

Transcripción

1 Proceso: Gestión de Servicios Administrativos Subproceso: Gestión Financiera Procedimiento: Facturación y gestión de cuentas por cobrar Elaboró Johnny Andrés Ortiz Analista de procesos Validó Unidad de servicios administrativos Fecha de validación dd/mm/aa 02/12/ DEFINICIÓN 1.1 OBJETIVO Emitir las facturas de venta que registran las obligaciones comerciales y realizar los cobros a las facturas generadas por concepto de servicios prestados y pagos programados de los proyectos desarrollados en la Facultad. 1.2 ALCANCE Inicia con la realización de las cuentas de cobro por parte de los proyectos y finaliza con el envió de soportes del pago de la factura para registrar el ingreso en el sistema. 1.3 DESCRIPCIÓN El procedimiento tiene como entrada las cuentas de cobro que realiza el equipo asesor de proyectos, de acuerdo a las fechas de pago pactadas con las entidades que se tienen subscritos contratos (convenios). 1. Recibir cuentas de cobro realizadas por los proyectos: el auxiliar de cartera recibe la solicitud de cobro de productos y/o servicios enviada por el equipo asesor de proyectos con visto bueno del jefe de la respectiva dependencia. Ver anexo 2: Solicitud de cobro de productos y/o servicios. 2. Realizar factura en el sistema FACART: Para la elaboración de una factura utilizando el aplicativo FACART se tienen en cuenta el desarrollo de los siguientes pasos: Página 1 de 15

2 Se ingresa al sistema de información institucional en FACART, digitando el usuario y la contraseña correspondiente Se realiza la conexión, y se activa el icono del FACART Se ingresa a transacciones seleccionando el ítem de facturar y luego al de Registro y Creación En la planilla se ingresan los datos generales solicitados y se selecciona el icono de INSERTAR Se ingresa a planilla en la que se solicita documento y mes a trabajar y en el ítem de documento tipo documento se selecciona la opción según corresponda: factura o cuenta de cobro (si se maneja un anticipo) Se selecciona el ítem de factura y en el período se determina el mes, apareciendo automáticamente el año vigente Luego se selecciona elaborar documento Automáticamente, el sistema regresa a la planilla de datos generales y aparece como tipo de documento Factura de Venta el cual tiene un consecutivo. En el campo tercero se selecciona el número del Nit o razón social de la entidad o persona natural a quien se le está realizando el cobro Automáticamente en la factura se indica las fechas de creación y vencimiento con un tiempo de un mes, por lo cual se debe modificar, ya que la Facultad da un rango de 15 días hábiles entre la generación de la factura y su fecha límite de pago. Se selecciona el centro de costos y se detalla en la descripción general, el concepto por el cual se genera la factura. En la variable Moneda se selecciona Cop Peso Colombiano 2. Es importante aclarar, que si el concepto de la factura corresponde a un pago que harán de un convenio, se debe seleccionar el ítem de Contrato/Convenio y en Find% se digita el número del convenio, en caso de que el convenio sea firmado por el Decano o por la Oficina de Asesoría Jurídica de la Universidad si el convenio fue firmado por el Rector; y se selecciona Find en la parte inferior, para ubicar el convenio. Si la factura no es de un convenio, se deja en blanco la parte de Contrato/Convenio. Al final del formato aparece la variable conceptos, y debe seleccionarse el código que corresponde ya sea Cursos y Programas de Extensión, Servicios Conexos a la Salud Medio Ambiente, entre otros. En la variable cantidad se digita el número 1 y luego se especifica el valor que se cobrará sin decimales, generándose automáticamente el mismo valor en los ítem de valor unitario, total concepto y abajo de la descripción el total de la deuda. El número del consecutivo de la factura se debe anotar para el aval del Decano y se selecciona el ícono de SALVAR BARRA en la parte superior. En la plantilla inicial de Sistemas de Información Institucional, se ingresa con el usuario y contraseña asignados para el Decano, para conectar e ingresar al ítem de FACART. Se ingresa por el ítem de transacciones y por Registro y Creación. Página 2 de 15

3 Se selecciona el icono de Preparar Consulta y en el consecutivo, se escriben los 4 números del consecutivo de la factura que antes se generó, se selecciona Ejecutar Consulta que automáticamente trae a la pantalla la factura solicitada. Se realiza la revisión pertinente y se selecciona la opción de pasar a Creación realizando la aceptación correspondiente. La impresión de la factura se realiza por parte de la Sección de Cartera de la, realizando la solicitud según el número de consecutivo de la factura. 3. Aprobar factura en el sistema FACART: Después de haber creado la factura en el sistema FACART, el ordenador del gasto del respectivo centro de costos debe ingresar al sistema con su usuario y clave asignadas, para cambiar el estado de la factura a aprobado y así poder ser impresa por la sección de cartera de la Universidad. 4. Imprimir Factura: la sección de cartera de la Universidad imprime la factura, pues ellos son los únicos que están autorizados para ello y manejan el papel de facturación y los consecutivos. 5. Recoger factura: El mensajero de la Facultad, en sus rondas diarias por las diferentes dependencias de la Universidad, debe pasar por la factura a la sección de cartera de la universidad y entregarla a la auxiliar de cartera de la Facultad. 6. Registrar fecha de envío de factura y fecha de vencimiento en el sistema: Antes de enviar la factura a la entidad contratante, el auxiliar de cartera debe registrar en la planilla de seguimiento de facturación (Ver anexo 3), la fecha en la que se va enviar la factura y la fecha de vencimiento de la misma para realizar posteriormente el seguimiento del ingreso del dinero. 7. Enviar factura a contratante: El auxiliar de cartera debe enviar por medio de correo certificado la factura a la entidad contratante, con el fin de garantizar que la reciban y puedan empezar en la entidad contratante los trámites para el pago de la misma. 8. Confirmar recepción de factura por parte del contratante: el auxiliar de cartera debe comunicarse con la entidad contratante y confirmar la recepción de la factura; puede ser vía telefónica o por correo electrónico. 9. Verificar en FACART pago de la factura: El auxiliar de cartera debe hacer seguimiento al pago de la factura y verificar constantemente en el sistema FACART que la factura sea pagada dentro del plazo estipulado (15 días) y se haya empezado la generación del comprobante de pago. Página 3 de 15

4 La factura ya fue pagada? Si: Ir a actividad 11 No: Ir a actividad Gestionar recuperación de cartera: El cobro de las facturas que no hayan sido canceladas en el tiempo estipulado, por concepto de la prestación de servicios de las dependencias de la Facultad a entidades contratantes, se realizará así: Se identifica en el FACART las facturas que no han sido canceladas oportunamente revisando las fechas de vencimiento de cada una de las facturas; teniendo en cuenta que la ha establecido el vencimiento a los 15 días hábiles de su emisión; sin embargo, dicho vencimiento puede ser modificado según los compromisos contractuales. Cinco días antes del vencimiento de la factura se revisan en el FACART las que aparecen pendientes por cancelar (Estado: creación ) Se realiza contacto telefónico con el cliente, específicamente con la persona responsable de los pagos, para recordar el próximo vencimiento de la factura En caso de que el cliente reporte que dicha factura ya fue cancelada, se solicita el envío del soporte de pago vía fax y se hace envío de éste con el oficio respectivo a la Sección de Cartera de la Universidad, para su ingreso en el FACART de acuerdo al centro de costos del comprobante. En caso de existir facturas no canceladas a la fecha del vencimiento, se realiza y envía al cliente comunicación escrita la cual debe contener el código con el consecutivo correspondiente y la firma de la Jefe de la Unidad de Servicios Generales y Administrativos. Si pasado el término de una semana después del envío de la comunicación, aún no se ha realizado la respectiva cancelación, se contacta nuevamente telefónicamente al cliente solicitando respuesta a la comunicación enviada. Si la fecha de vencimiento de la factura ha superado los 60 días hábiles, se solicita apoyo a la Sección de Cartera de la, según lo señala la Resolución Rectoral de 14 de febrero de 2007 (ver anexo 4). Mensualmente se debe realizar un informe sobre el estado de la cartera para la revisión por parte de la Jefe de la Unidad de Servicios Generales. 11. Anexar comprobante de pago temporal y registrar en la factura el número del comprobante de pago: Si la factura ya fue cancelada, el auxiliar de cartera registra el número del comprobante de pago en la copia de la factura física y realiza un comprobante de pago temporal para poder hacer el registro del ingreso en el sistema SIGEP. Página 4 de 15

5 12. Archivar: El auxiliar de cartera debe registrar el ingreso en el sistema SIGEP (ver procedimiento movimiento financiero de los proyectos) para afectar el presupuesto del proyecto. Toda la documentación generada en el trámite del cobre de la factura debe ser archivada por el auxiliar de cartera. Nota: La numeración de las actividades corresponde a la numeración en el Flujograma. (Ver Flujograma) ANEXOS Flujograma y formatos Página 5 de 15

6 Anexo1. Flujograma Pág. 1 / 1 FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA Héctor Abad Gómez Proceso: Gestión de servicios administrativos subproceso: Gestión financiera Procedimiento: Facturación Objetivo del Procedimiento: Responsable: Fecha: Actividades Facturación 1 Cuenta de cobro Recibir cuentas de cobro realizadas por los proyectos 1 Enviar factura a contratante 7 Realizar factura en el sistema FACART 2 Confirmar recepción de factura por parte del contratante 8 Ordenador del gasto (Decano) Aprobar factura en el sistema FACART 3 2 Verificar en FACART pago de la factura 9 Sección Cartera UdeA La factura ya fue pagada? Imprimir factura 4 Si No Mensajeria Recoger factura 5 Registrar en la factura el comprobante de pago 11 Gestionar recuperación de cartera 10 Registrar fecha de envío de factura en el sistema y fecha de vencimiento 6 Movimientos financieros de los proyectos 2 1 Archivar 12 Página 6 de 15

7 Anexo 2. Solicitud de cobro de productos y/o servicios. Fecha de Solicitud Nombre o Razón Social Nit de la Entidad Dirección Municipio Teléfono Celular Detalle: Cantidad Descripción Valor Unitario Valor Total Total % a Facturar Valor Facturado Observaciones: Fecha realización Factura Número de Factura Nombre y Firma responsable solicitud V/B Jefe Dependencia Página 7 de 15

8 Anexo 3. Planilla de seguimiento de facturación Planilla de seguimiento facturación Control para cobro de contratos / convenios Código F Versión: 1 Fecha: 22/05/2008 Nombre contrato / convenio Valor Total Duración Forma de Pago Cobros realizados Porcentajes Concepto Fecha Factura Valor Concepto Saldo pendiente Observaciones Facultad Nacional de Salud Pública "Héctor Abad Gómez" Página 1 de 1 Página 8 de 15

9 Anexo 4. Resolución Rectoral de 14 de febrero de 2007 Resolución Rectoral Febrero 14 de 2007 Por medio de la cual se reglamenta la gestión, trámite, cobro, recaudo y provisión de la cartera de la EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las que le confiere el artículo 42 literales b, h y ll del Acuerdo Superior número 1 de 1994 (Estatuto General), y CONSIDERANDO 1. Que el literal b del artículo 42 del Estatuto General de la, establece como función del rector: adoptar procedimientos apropiados de planeación, programación, dirección, ejecución, evaluación y control de las actividades de la institución. 2. Que el literal h del artículo 42 del Estatuto General de la, establece como función del rector: Cumplir y hacer cumplir las normas constitucionales, legales, estatutarias y reglamentarias vigentes. 3. Que el literal ll del artículo 42 del Estatuto General de la, establece como función del rector: Procurar la adecuada recaudación, administración e inversión de los bienes y rentas de la Universidad. 4. Que para dar cumplimiento a las normas precitadas, y dada la especificidad y complejidad de la, es necesario establecer las responsabilidades de los servidores públicos competentes de las unidades académicas y administrativas, con respecto a la gestión, trámite, cobro, recaudo y provisión de las acreencias a favor de la Universidad. 5. Que para ser eficaces en el cumplimiento del anterior considerando, es necesario establecer políticas y procedimientos claros y precisos para el cobro de la cartera institucional y para el cálculo de las provisiones necesarias por concepto de deudas de difícil recaudo. RESUELVE CAPÍTULO I GENERALIDADES ARTÍCULO 1º. Definiciones. La cartera de la se constituye por todas aquellas cuentas por cobrar que confieren derechos a reclamar efectivo u otros bienes de terceros, como consecuencia de la venta de los distintos bienes o servicios que ésta ofrece en virtud de la ejecución de cualquiera de los macroproyectos que lleva a cabo, bien sea docente, investigativo o de extensión; y también la originada en obligaciones legales a favor de la Universidad, como es el caso de las cuotas partes jubilatorias, que se generan en los períodos laborados sucesiva o alternativamente por los servidores públicos de la entidad a distintas instituciones de Derecho Público del Orden Nacional o Territorial, descentralizadas territorialmente o por servicios, que se Página 9 de 15

10 acumulan para el cómputo del tiempo requerido para la pensión que le corresponde reconocer a la Universidad. ARTÍCULO 2º. Políticas y Procedimientos. Son políticas generales del recaudo de la cartera de la Universidad, las siguientes: a. Operaciones crediticias: Las transacciones y operaciones financieras, comerciales, económicas y sociales que se adelanten en la institución, deberán tener siempre como marco de referencia la misión perseguida por la, esto es, desarrollar el servicio público de la Educación Superior delineado desde la Constitución Política con criterios de excelencia académica, ética y responsabilidad social. b. Cultura del buen pago: El proceso de cobranza estará orientado a crear una cultura de buen pago en aquellos a quienes la Universidad ofrezca sus servicios. En esta medida será posible tener un flujo de caja eficiente que le permita a la Universidad cumplir con sus obligaciones. c. Acuerdos o convenios de pago: El proceso de recaudo estará orientado a conocer de manera oportuna las dificultades del deudor, que de considerarse pertinentes permitan consolidar acuerdos de pago convenientes para las partes. Para ello será necesario establecer una adecuada base de datos de todos los deudores que permita su actualización permanente, que deberá partir principalmente del análisis de la capacidad de endeudamiento del usuario. d. Estados de cuenta: La Universidad deberá contar con herramientas o mecanismos que permitan informar de manera oportuna a los clientes acerca del estado de sus acreencias para con la Institución, el concepto y valor de sus saldos, y la mora en la cancelación de sus obligaciones pendientes. e. Responsabilidad del proceso de gestión de la cartera: La gestión de trámite y cobro de la cartera deberá ser asumido por todas las dependencias universitarias en las cuales se generen cuentas por cobrar a favor de la institución por concepto de la venta de bienes o servicios correspondientes a actividades de extensión, docencia e investigación. Dicha gestión deberá estar adecuadamente documentada por los funcionarios responsables en cada dependencia. f. Documentos soporte: Se entienden por documentos soporte: Contratos, convenios, facturas, cuentas de cobro, pagarés y/o documentos equivalentes que presten mérito ejecutivo. Como complemento del proceso de gestión de la cartera están los documentos de carácter administrativo de origen interno o externo, impresos en medio magnético o electrónico, tales como listados, relaciones, estados de cuenta, requerimientos, certificaciones, confirmaciones o circularizaciones, comprobantes de ingreso, comprobantes de ajuste, comunicaciones, actas, informes administrativos, entre otros. g. Dependencias involucradas con los procesos de área de cartera: Las dependencias académicas o administrativas que de una u otra forma tengan relación con el proceso de gestión de cobro, recaudo y registro de la cartera institucional, en especial, las secciones de Contabilidad y de tesorería, las áreas de cartera y de conciliación bancaria, y las unidades académicas, deben efectuar cruces de información entre sí, con el propósito de determinar las diferencias y el origen de las mismas (conciliación), y los saldos reales adeudados a los clientes. h. Registros: Todas las transacciones que representen derechos a favor de la Universidad como resultado de las operaciones enunciadas en los literales a y e del presente artículo, deberán ser ingresadas por todas las dependencias al sistema de facturación y cartera, FACART, para efectos Página 10 de 15

11 de transmitir los datos, registros e información necesaria a las secciones de contabilidad y de tesorería, para lo de sus respectivas competencias. CAPÍTULO SEGUNDO PROCEDIMIENTOS DE RECUPERACIÓN DE LA CARTERA ARTÍCULO 3º. Títulos Valores: El Departamento Financiero adaptará los distintos títulos valores que incorporen los derechos de contenido crediticio a favor de la Universidad, tomando en consideración la diversidad de bienes y servicios que ésta presta. En los títulos valores que lo permitan, será obligatorio incluir cláusulas aceleratorias que permitan declarar extinguido el plazo y poder de esta manera exigir la totalidad de la obligación. ARTÍCULO 4º. Criterios generales para el proceso del recaudo de los créditos: a. COBRO PREVENTIVO Consiste en las actividades desplegadas por el personal de la dependencia que prestó el servicio o vendió el bien. La principal finalidad de esta etapa será la de evitar que el deudor entre en mora en sus obligaciones. Incluye lo relacionado con cuotas partes jubilatorias. b. COBRO DIRECTO A esta etapa se llega una vez que se ha comprobado que las actividades de cobro preventivo desplegadas por la dependencia no surtieron efecto y, por tanto, el deudor ha entrado en mora. El personal del Departamento financiero agotará todos los medios posibles que permitan hacer el arreglo directo con el deudor de la obligación, una vez agotado el Cobro Preventivo y previa presentación por parte del Ordenador del gasto de las acciones realizadas en el procedimiento anterior. Esta etapa tiene una duración de dos meses y comienza luego de dos meses de vencimiento de la obligación. c. COBRO PREJURÍDICO En esta etapa interviene además del personal del Departamento Financiero, la Dirección de Asesoría Jurídica de la Universidad y propende principalmente por consolidar una fórmula de arreglo directo con el deudor, a través de un acuerdo de pago con garantías suficientes de cara a la solución definitiva de la obligación, evitando de esta manera acudir a la vía judicial. d. COBRO JURÍDICO Una vez fracasada la etapa de cobro prejurídico, el Jefe del Departamento Financiero dará traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica para que inicie las acciones legales pertinentes de cara a la recuperación del crédito insoluto. e. COBRO COACTIVO ADMINISTRATIVO La Universidad, a través del Departamento Financiero, podrá cobrar, mediante el procedimiento de cobro coactivo administrativo establecido en el Estatuto Tributario, las obligaciones a su favor y que no tengan su fuente en contratos de mutuo o que se deriven de obligaciones civiles o comerciales en las que la Institución efectúe una actividad de cobranza similar o igual a los particulares. El ejercicio del procedimiento de cobro administrativo coactivo de la Institución será responsabilidad del Jefe del Departamento Financiero. PARÁGRAFO. Cuando se trate del cobro de obligaciones incorporadas en cheques, para evitar la prescripción de la acción cambiaria, se procederá de manera inmediata con el procedimiento de Página 11 de 15

12 cobro jurídico. ARTÍCULO 5º. Etapas del proceso de cobro ETAPA: COBRANZA PREVENTIVA DIAS: 60 días MEDIO: Llamadas telefónicas, correos electrónicos, oficios AGENTE: Deudor RESPONSABLE: ORDENADOR DEL GASTO ETAPA: COBRANZA DIRECTA DIAS: 60 días MEDIO: Llamadas, cartas de Cobro, entrevistas, Acuerdos AGENTE: Deudor RESPONSABLE: Personal Departamento Financiero ETAPA: COBRANZA PREJURÍDICA. DIAS: 60 días MEDIO: Circularización, Entrevistas, Acuerdos firmados por el abogado AGENTE: Deudor RESPONSABLE: Personal Departamento Financiero ETAPA: COBRANZA JURÍDICA DIAS: Lo que tarde el proceso MEDIO: Las acciones legales que la Dirección de Asesoría Jurídica estime pertinentes AGENTE: Deudor RESPONSABLE: Dirección de Asesoría Jurídica CAPÍTULO TERCERO COBRO JURÍDICO ARTÍCULO 6º. Principales casos. Por conveniencia y principio a este tipo de cobro sólo se debe llegar una vez se hayan agotado los procesos de cobro administrativo y prejurídico. Independiente de lo anterior, a él también se puede llegar cuando se presente algunos de los siguientes casos: Cuando el deudor sea demandado para el cobro de otras obligaciones o entrare en cesación de pagos que implique la apertura de acuerdo de reestructuración o liquidación obligatoria. Cuando se incumplan Acuerdos de Pago. CAPÍTULO CUARTO ACUERDOS DE PAGO Y GARANTÍAS ARTÍCULO 7º. Acuerdos de Pago. Todos los Acuerdos de Pago deberán contar con el visto bueno de la Vicerrectoría administrativa, a través del Comité Financiero. Cuando los acuerdos de pago se realicen con entidades públicas, el Jefe del Departamento Financiero, verificará previamente la competencia de los funcionarios de dichas instituciones para realizar este tipo de actos. Los acuerdos de pago deben incluir la cláusula aceleratoria, que operará en los casos de incumplimiento. ARTÍCULO 8º. Plazos: Para la realización de los acuerdos de pago, el Comité Financiero, en cuanto a factores de plazo, cuantía y garantía exigible, deberá sujetarse a los siguientes criterios: Página 12 de 15

13 a. Cuando el valor de la acreencia no supere los cinco (5) SMLMV el plazo no excederá de tres (3) meses y la garantía exigible será de carácter personal. b. Cuando el valor de la acreencia supere los cinco (5) SMLMV, sin exceder de cuarenta (40) SMLMV, el plazo podrá ser hasta de seis (6) meses. c. Cuando la acreencia supere los cuarenta (40) SMLMV, sin exceder de ciento cincuenta (150) SMLMV, el plazo podrá ser hasta de dos (2) años. d. Cuando la acreencia supere los ciento cincuenta (150) SMLMV, sin exceder de cuatrocientos (400) SMLMV, el plazo podrá ser hasta de tres (3) años. e. Cuando la acreencia supere los cuatrocientos (400) SMLMV, el plazo máximo podrá ser hasta de cinco (5) años. PARÁGRAFO: Los acuerdos de pago que se suscriban sobre acreencias a favor de la Universidad que superen los 10 millones de pesos deberán contar con garantía de carácter real, las demás podrán contar con garantía personal. ARTÍCULO 9º. Incumplimiento de los Acuerdos de Pago: El cumplimiento de los acuerdos de pago será verificado por el Jefe del Departamento Financiero. El incumplimiento del acuerdo de pago por parte de la entidad deudora, dará lugar inmediatamente a las acciones judiciales respectivas. Para tal efecto, el Jefe del Departamento Financiero dará traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica tan pronto se verifique el incumplimiento. ARTÍCULO 10º. Requisito: Para la celebración de acuerdos de pago con entidades públicas, será indispensable que el Jefe del Departamento Financiero o su delegado, solicite tanto el certificado de disponibilidad presupuestal como el certificado de registro presupuestal, que soporten la viabilidad del acuerdo por parte de la entidad deudora para hacer efectivo el pago de la obligación insoluta. ARTÍCULO 11º. Cobro de Intereses de Plazo. Los acuerdos de pago que se suscriban con deudores de la Universidad deberán contemplar el cobro de intereses remuneratorios o de plazo. La tasa del interés remuneratorio que cobre la Universidad no podrá ser inferior al IPC mensual y no superará en ningún caso en la mitad el interés bancario corriente. ARTÍCULO 12º. Cobro de Intereses Moratorios. En los acuerdos de pago que celebre la Universidad, a través del Departamento Financiero con sus deudores, deberá estipularse el cobro de intereses moratorios. La tasa del interés moratorio no podrá en ningún caso exceder en la mitad el interés bancario corriente, en ningún caso podrá ser inferior al IPC anual acumulado. Esto último sin perjuicio de lo dispuesto en la ley para las deudas originadas en cuotas partes jubilatorias. CAPÍTULO QUINTO CASTIGO DE CARTERA ARTÍCULO 13º. Eventos. Un crédito moroso podrá ser susceptible de castigo cuando el proceso de cobro jurídico sea infructuoso y, asimismo, cuando se encuentre documentada la incapacidad de pago del deudor desde el proceso de cobro administrativo y prejurídico, sin necesidad de haber sido iniciada acción legal alguna, luego del análisis de la situación concreta del deudor por el Departamento Financiero, a la luz de los parámetros que se relacionan a continuación. Página 13 de 15

14 ARTÍCULO 14º. Condiciones de Castigo: Para el castigo de un crédito se observarán las siguientes condiciones: Incapacidad económica del deudor. Desmejoramiento de la garantía. Saldo insoluto como resultado de bienes rematados que no cubran la totalidad de la obligación. Ausencia total del deudor y codeudor o codeudores. Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad. Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso. Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago. Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la pérdida de los bienes o derechos Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate. La evaluación del costo-beneficio será efectuada por el comité de conciliación. CAPÍTULO SEXTO PROVISIONES ARTÍCULO 15º. Provisión de la Cartera. Provisiones. Concepto: Representa el valor de las estimaciones que debe efectuar la para cubrir contingencias de pérdidas, como resultado del riesgo de incobrabilidad de la venta de bienes o servicios. PARÁGRAFO 1. Registro Contable: Atendiendo las normas generales de causación y prudencia, deben registrarse las provisiones que se deriven de estimaciones por servicios recibidos, pasivos originados o demérito del costo de los activos, sobre las cuales pueda haber alguna incertidumbre acerca del valor preciso en la fecha del cierre contable, o no se tengan los documentos de soporte contable pertinentes. El débito se registrará por el valor correspondiente en la cuenta PROVISIONES. PARÁGRAFO 2. Provisión para Deudores: El cálculo de la provisión para deudores corresponderá a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo de incobrabilidad del derecho. Con base en ello se efectuará el registro de una provisión individual. La provisión individual se constituirá sobre el saldo insoluto de la obligación. Las garantías sólo respaldan el capital, en consecuencia, los saldos por amortizar de los créditos amparados con seguridades que tengan el carácter de garantías admisibles, se provisionarán en el porcentaje que corresponda según la calificación del crédito, aplicando el porcentaje a la diferencia entre el valor del saldo insoluto y el 80% del valor de la garantía. Dependiendo de que la garantía sea o no hipotecaria y del tiempo de mora del respectivo crédito, solamente se considerará para constitución de provisiones, los porcentajes del valor total de la garantía de la siguiente manera: PARA GARANTIAS ADMISIBLES NO HIPOTECABLES Página 14 de 15

15 TIEMPO DE MORA (en meses) DE CERO (0) A DOCE (12) MÁS DE DOCE (12) A VENTICUATRO (24) MÁS DE VEINTICUATRO (24) PORCENTAJE APLICABLE 70 por ciento 50 por ciento 0 por ciento PARA GARANTIAS HIPOTECABLES TIEMPO DE MORA (en meses) DE CERO (0) A DOCE (12) MÁS DE DOCE (12) A VENTICUATRO (24) MAS DE VEINTICUATRO (24) A TREINTA (30) MAS DE TREINTA (30) A TREINTA Y SEIS (36) MAS DE TREINTA Y SEIS (36) PORCENTAJE APLICABLE 70 por ciento 50 por ciento 30 por ciento 15 por ciento 0 por ciento Para establecer el valor de las garantías se utilizarán métodos de reconocido valor técnico que permita conocer y dimensionar los requisitos de orden jurídico, para hacerlas exigibles y medir los potenciales costos de su realización. CAPÍTULO SÉPTIMO DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 16º. Fondos adscritos a la Dirección de Bienestar Universitario. Los Fondos adscritos a la Dirección de Bienestar Universitario: Fondo de Bienestar Universitario, FBU, Fondo Rotatorio de Vivienda y Fondo de Calamidad Doméstica Expedirán sus propios reglamentos en lo concerniente a la gestión, trámite, cobro, recaudo y provisión de la cartera que maneja. ARTÍCULO 17. Vigencia: La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. ALBERTO URIBE CORREA Rector ANA LUCIA HERRERA GÓMEZ Secretaria General ÁLVARO PÉREZ ROLDÁN Vicerrector Administrativo Página 15 de 15