Presentación digital de Cuentas anuales

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1 ANALISIS Y DESARROLLO DE SOFTWARE, S.L. Urb. San Roque, CACABELOS - LEON Telf Fax Internet: Presentación digital de Cuentas anuales Novedades en el Depósito de cuentas anuales a partir de ejercicio 2011 La Ley 25/2011, de 1 de agosto (BOE 02/08/2011), de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas, da nueva redacción al artículo 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, elimina el requisito de la legitimación notarial de las firmas para el depósito de las cuentas anuales. Otra modificación es respecto a la forma de convocatoria de la junta general de socios ya que se suprime el carácter obligatorio de la publicación de la convocatoria en el "Boletín Oficial del Registro Mercantil" (BORME) y en un diario de los de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social. Al eliminarse la necesidad de legitimar ante notario las firmas se puede realizar la presentación digital de cuentas por Internet de forma completa sin necesidad de remitir al Registro, en papel, el Certificado de aprobación de cuentas. Este certificado se puede escanear en formato PDF una vez realizada su firma y remitir también por Internet con la firma digital del presentante acompañando al archivo ZIP que contiene las cuentas anuales, memoria, etc. Las opciones de depósito de cuentas en papel y por Internet existentes hasta ahora siguen siendo válidas, simplemente se incorpora esta nueva modalidad de "presentación completa" en la que el Certificado de aprobación de cuentas se remite escaneado en formato PDF. Modalidades de presentación digital de cuentas El depósito digital de Cuentas anuales se puede realizar en varias modalidades de presentación: Presentación en disco tipo CD o DVD. En este disco se incluirá el archivo ZIP que se genera al realizar la presentación digital (comprimidos en este archivo zip se incluyen los ficheros correspondientes a las Cuentas anuales, la Memoria y otros documentos a depositar) y se presentará en el Registro Mercantil acompañado por la Instancia de presentación, el Certificado de Aprobación de Cuentas y la Huella digital impresos en papel. Presentación telemática parcial o mixta. En este caso se presenta el archivo ZIP a través de la web en Internet del Colegio de Registradores (esta presentación se deberá firmar con algún certificado digital reconocido por el Servicio de Certificación del Colegio de Registradores 1 ) y posteriormente (en un plazo máximo de 15 días desde el envío por Internet del fichero ZIP), se presentará, en papel, en el Registro Mercantil (o se enviará por correo certificado) el Certificado de Aprobación de Cuentas, la Instancia de presentación, la Huella digital y el Acuse de recibo de presentación telemática emitido por la web del Colegio de Registradores cuando se presentó el archivo ZIP. Presentación telemática completa mediante "Sala de firmas". La presentación se realiza completamente a través de la web en Internet del Colegio de Registradores, sin necesidad de 1 de 7

2 presentar o enviar documentos en papel al Registro. En esta modalidad es necesario que el gestor o presentante y los administradores o centificantes dispongan de algún certificado digital o sistema de creación de firmas reconocido por el Servicio de Certificación del Colegio de Registradores 1 para firmar el archivo ZIP, el Certificado de Aprobación de Cuentas u otros documentos a depositar. Presentación telemática completa con el Certificado de Aprobación de Cuentas escaneado en formato PDF. La presentación se realiza completamente a través de la web en Internet del Colegio de Registradores, sin necesidad de presentar o enviar documentos en papel al Registro. En esta modalidad se envía el archivo ZIP (que contiene las Cuentas anuales, Memoria, etc.) y otro fichero tipo PDF que contiene la huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas con las firmas manuscritas digitalizado también en formato PDF. Esta presentación se firmará digitalmente con el certificado o firma electrónica del presentante. (1) Los certificados digitales y dispositivos seguros de creación de firma admitidos actualmente por el Registro Mercantil son: SCR, FNMT, ACA, CATCERT, GVA, ANCERT emitidos a Notario, DNIe, CAMMERFIRMA, IZENPE y AC FIRMAPROFESIONAL CA1. A continuación se resume la forma de realizar estas modalidades de presentación digital de cuentas en los programas Iranon. Presentación digital de Cuentas anuales en disco tipo CD o DVD Una vez grabadas las Cuentas anuales, Memoria y otros documentos que se vayan a presentar, desde el apartado "Declaraciones", "Registro Mercantil", "Presentación Digital de Cuentas" se puede obtener el archivo ZIP con la presentación de cuentas que luego se grabará en un CD / DVD y la instancia y Certificación de la Huella digital que se imprimirán para presentar en papel junto con el Certificado de Aprobación de Cuentas y con el CD/DVD en el Registro Mercantil. Esta modalidad no requiere certificados digitales o sistemas de creación de firma digital puesto que su presentación se realiza físicamente en CD/DVD y papel en el Reg.Mercantil. Una vez indicados los datos del presentante, los documentos a presentar y la relación de administradores o certificantes que van a firmar la presentación, para obtener el archivo ZIP con los ficheros de Cuentas anuales, memoria, etc. se pulsará el botón "Generar presentación digital". Este archivo ZIP se grabará en la carpeta del equipo indicada en la casilla "Directorio de salida" (primera página o solapa del apartado Presentación digital) El fichero ZIP debe grabarse en un disco tipo CD-ROM / DVD-ROM mediante algún programa de grabación. Para imprimir la instancia y la huella digital hay que ejecutar la opción "Modelo", "Imprimir" o pulsar el botón que envía a la impresora tres copias de la instancia (ejemplar para el Registro Mercantil, ejemplar para la entidad financiera/caja R.M. y ejemplar para el interesado) y la certificación de la huella digital que deberán firmar los administradores o certificantes. Si se realizase cualquier modificación en el archivo ZIP una vez impresa la huella digital, sería necesario volver a imprimir la huella digital porque su código va a alterarse también. Presentación telemática parcial o mixta En este caso se presenta el archivo ZIP a través de Internet y posteriormente, se presenta, en papel, en el Registro Mercantil el Certificado de Aprobación de Cuentas, la Instancia de presentación, la Huella digital y el Acuse de recibo de presentación telemática emitido por la web del Colegio de Registradores cuando se presentó el archivo ZIP. 2 de 7

3 Este tipo de presentación es muy similar a la vista en el apartado anterior con la diferencia de que el archivo ZIP se envía por Internet en lugar de remitirlo al Reg. Mercantil en disco. La obtención del archivo ZIP se puede realizar pulsando el botón "Generar presentación digital" y para imprimir la instancia y la huella digital se puede ejecutar la opción "Modelo", "Imprimir" o pulsar el botón Después de enviar el ZIP por Internet, en un plazo de 15 días, se presentará en el Registro Mercantil (o se enviará por correo certificado) el Certificado de Aprobación de Cuentas firmado por los administradores o certificantes, la Instancia de presentación, la Huella digital y el Acuse de recibo de presentación telemática emitido por la web del Colegio de Registradores cuando se presentó el archivo ZIP. Presentación telemática completa mediante "Sala de firmas" En esta modalidad todos los documentos se transmiten al Registro Mercantil a través de Internet firmados digitalmente con el certificado digital de cada firmante o certificante. Por tanto, será necesario que tanto el presentante o gestor que realiza el envío como los administradores o certificantes que van a firmar los documentos, dispongan de algún certificado digital, DNI electrónico sistema de creación segura de firmas reconocido por el Servicio de Certificación del Colegio de Registradores. El gestor o presentante tiene que crear en la web en Internet del Colegio de Registradores una "Sala de firmas" o espacio virtual en el que subirá el archivo ZIP, el Certificado de Aprobación de Cuentas y cualquier otro documento que se vaya a presentar. En esta sala de firmas indicará la relación de administradores o firmantes que van a expedir la certificación. Se solicita su nombre, NIF y correo electrónico. Una vez que el gestor o presentante ha publicado en la sala de firmas todos los documentos, se remite automáticamente un aviso por a cada administrador o certificante para que realice la firma de los documentos. Para realizar esa firma deberán disponer de algún certificado digital, dni-e o sistema seguro de creación de firma reconocido por el Registro Mercantil. Cuando todos los firmantes hayan realizado la firma digital de los documentos, el gestor o presentante realizará la firma y envío de la presentación. Para obtener el archivo ZIP se puede utilizar el botón "Generar presentación digital". En esta modalidad se presentará normalmente el archivo ZIP que contiene las Ctas. Anuales, Memoria, etc. y el Certificado de Aprobación de Cuentas grabado en formato: *.txt, *.pdf o *.tif. En la web del Registro Mercantil puede encontrar más información sobre esta modalidad (Manual de ayuda Sala de Firmas). Presentación telemática completa con el Certificado de Aprobación de Cuentas escaneado en formato PDF En esta forma de presentación se realiza completamente a través de Internet, sin necesidad de presentar o enviar documentos en papel al Registro. Tampoco es necesario que los administradores o firmantes dispongan de certificado digital puesto que la firma del Certificado de Aprobación de Cuentas se realizará de forma manuscrita en papel y luego ese certificado se digitalizará mediante un escáner en formato PDF. En esta modalidad se envía el archivo ZIP (que contiene las Cuentas anuales, Memoria, etc.) y otro fichero tipo PDF que contiene la Huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas con las firmas manuscritas. El primer paso para hacer la presentación telemática completa será obtener el archivo ZIP se puede realizar pulsando el botón "Generar presentación digital" como se indicaba en apartados anteriores al hablar de las otras modalidades de presentación. 3 de 7

4 En la siguiente imagen se puede ver la primera página o solapa del apartado de Presentación digital con el botón a utilizar para generar el fichero ZIP con los ficheros del depósito... En esta modalidad de presentación el Certificado de Aprobación de Cuentas se imprimirá en papel y una vez firmado por los administradores o certificantes, será necesario escanearlo en formato PDF para realizar luego su envío por Internet. Si su escáner no permite generar directamente ficheros PDF podría escanearlo primero en el formato de fichero que le permita su escáner (BMP, TIF, JPG, GIF, etc.) y luego imprimir esa imagen a formato PDF utilizando cualquier "impresora virtual" de generación de ficheros PDF. En la presentación por Internet se enviarán al Registro Mercantil dos ficheros: por un lado se enviará el archivo ZIP que contiene las Cuentas anuales, Memoria, etc. y, por otro lado, será necesario enviar un fichero PDF en el que se incluye la Certificación de la Huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas con las firmas manuscritas. Para obtener el PDF con la Huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas existe un apartado al final de la "página" o pestaña "Huella Digital" (dentro del apartado "Declaraciones", "Registro Mercantil", "Presentación Digital de Cuentas") en el que se puede seleccionar o cargar el fichero PDF que contiene escaneado el Certificado de Aprobación de Cuentas. En la siguiente imagen se puede ver la parte inferior de la tercera página o solapa del apartado Presentación digital en la que se encuentran las opciones para generar un fichero PDF con la huella digital 4 de 7

5 y el Certificado de Aprobación de Cuentas... En la casilla "Fichero PDF con las firmas" se puede seleccionar el fichero PDF en el que se ha escaneado el Certificado de Aprobación de Cuentas con las firmas manuscritas. Pulsando el botón "Generar PDF presentación digital completa" se obtiene un nuevo fichero PDF que incluirá la Huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas. Este fichero se grabará en la carpeta o directorio de salida seleccionada para la presentación (en la primera página o pestaña de este apartado) y tendrá un nombre de fichero prefijado. La primera parte del nombre de este fichero PDF coincidirá con el nombre del archivo ZIP y terminará en "....HuellaCertificado.pdf". Ejemplo de los dos ficheros (.zip y.pdf) generados en una presentación completa... Este paso de generar el PDF de la Huella hay que realizarlo siempre después de haber generado el archivo ZIP de presentación. Es decir, el primer paso será utilizar el botón "Generar presentación digital" para que se graben las cuentas anuales, memoria, etc. en el archivo ZIP en la carpeta de salida seleccionada. En la siguiente imagen se muestra el contenido del archivo PDF que contiene la Certificación de la huella y el Certificado de Aprobación de Cuentas... 5 de 7

6 6 de 7

7 Una vez obtenido el archivo ZIP y el PDF con la Huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas ya sólo faltará realizar su envío a través de Internet en la web del Colegio de Registradores. Esta presentación se firmará digitalmente con el certificado o firma electrónica del presentante o gestor que realiza el envío. Validación del Depósito digital de cuentas Además de las validaciones y test de error que realiza el programa Iranon al grabar los modelos de Cuentas anuales, también puede ser aconsejable validar la presentación digital completa antes de su envío al Registro Mercantil. Esta validación se puede realizar con el programa D2 que facilita el Colegio de Registradores. El programa D2 se puede descargar desde la página web de los registros... https://www.registradores.org/registrovirtual/descargas.do o utilizando el enlace del menú Internet que hay en el apartado Presentación digital del programa Iranon. En este programa se puede utilizar la opción "Importar y validar huella" para cargar el archivo ZIP generado con el programa Iranon y verificar que no existan errores de corrección obligatoria y que las cuentas y demás documentos incluidos se pueden visualizar correctamente. 7 de 7

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