ASISTENCIA TÉCNICA ELECTORAL

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1 DIRECTIVA :11EG% O VAt DF- IDENI1F11174 Y EttktOtrvz.. VERSIÓN: 01 FEC. APROB: PÁGINA: 1/ AGO RESOLUCIÓN SECRETARIAL N SGEN/RENIEC ASISTENCIA TÉCNICA ELECTORAL PRIMERA VERSIÓN

2 INDICE t'aial FRENTE DE TRO ELECTORAL cc:: I. OBJETIVO II. III. IV. ALCANCE BASE LEGAL DEFINICIÓN DE TÉRMINOS V. RESPONSABILIDADES VI. VII. VIII. IX. DISPOSICIONES GENERALES DISPOSICIONES ESPECIFICAS VIGENCIA APROBACIÓN X. ANEXOS: ANEXO N 01: MODELO DE SOLICITUD DEL SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA ELECTORAL. ANEXO N 02: CONSTANCIA DE RECEPCIÓN DEL MEDIO ÓPTICO. ANEXO N 03: CRONOGRAMA DE ELABORACIÓN DE REGISTRO PADRÓN ELECTORAL. '11.C" s.. PR MÉRk1ERSIÓN RESOLUCIÓN SECRETARIAL N 3- Í -2015/SGEN/RENIEC 2

3 OBJETIVO Establecer los lineamientos y acciones a seguir, para brindar la Asistencia Técnica Electoral a las instituciones públicas y partidos políticos debidamente inscritos en el Registro de Organizaciones Políticas (en adelante ROP) del Jurado Nacional de Elecciones (en adelante JNE); que promueven procesos electorales en el marco de sus funciones asignadas u organización interna. II. ALCANCE La presente Directiva es administrada por la Gerencia de Registro Electoral a través de la Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral; así como de las demás dependencias del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (en adelante RENIEC) involucradas en el cumplimiento del objetivo. Cr ERE 1.eif BASE LEGAL 3.1. Constitución Política del Perú, promulgada el 29 de diciembre de Ley N 26486, Ley Orgánica del Jurado Nacional de Elecciones, del 21 de junio de 1995, y sus modificatorias Ley N 26497, Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, del 12 de julio de 1995, y sus modificatorias Ley N 26859, Ley Orgánica de Elecciones, del 01 de octubre de 1997, y sus modificatorias Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, del 11 de abril de 2001, y sus modificatorias Ley N 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, del 27 de mayo de 2003, y sus modificatorias Ley N 28094, Ley Orgánica de Partidos Políticos, del 01 de noviembre de 2003, y sus modificatorias Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, del 18 de abril de 2006, y sus modificatorias Decreto Supremo N PCM, aprueba el Reglamento de Inscripciones del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, del 25 de abril de 1998, y sus modificatorias Resolución de Contraloría N CG, aprueban Normas de Control Interno, del 03 de noviembre de Resolución de Contraloría N CG, aprueba la "Guía para la implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado", del 30 de octubre de Resolución Jefatural N JNAC/RENIEC, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones y la Estructura Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, del 10 de abril de Resolución Jefatural N JNAC/RENIEC, faculta a la Secretaría General a aprobar documentos normativos, del 11 de febrero del PRI VERSIÓN SECRETARIAL N *4< -2015/SGEN/RENIEC 3

4 3.14. Resolución Secretaria' N /SGEN/RENIEC, aprueba la Directiva DI-200-GPP/001 sobre "Lineamientos para la Formulación de los Documentos Normativos del RENIEC" Quinta Versión, del 30 de mayo de IV. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS 4.1. Asistencia Técnica Electoral Es la asesoría especializada que permite orientar en el diseño y configuración de un Registro Padrón Electoral a través de la elaboración de un cronograma preestablecido por las partes, es decir, el RENIEC y la entidad solicitante Validación de Información Proceso informático que efectúa la comparación de datos de entrada (relación de electores) con el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales (en adelante RUIPN), con el propósito de detectar las inconsistencias de forma detallada en la información proporcionada por la entidad solicitante, para que, posteriormente puedan ser corregidas, y de esta manera se cuente con una relación de electores que pueda garantizar la confiabílidad de la información para los procesos electorales que se desarrollen en los ámbitos de su competencia Relación de Electores Es el listado de ciudadanos electores, que para el ámbito de aplicación de la presente directiva es proporcionado por la entidad solicitante; que será debidamente contrastado, a través del proceso de validación de información, con la base de datos del RUIPN del RENIEC Registro Padrón Electoral Es el resultado que se obtiene de la Asistencia Técnica Electoral, elaborado por las entidades solicitantes bajo los lineamientos de la Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral Entidad Solicitante Toda institución pública y partidos políticos debidamente inscritos en el ROP del JNE que requieran la Asistencia Técnica Electoral, para llevar a cabo los procesos eleccionarios que se promueven en el marco de sus funciones asignadas u organización interna Identificación Biométrica Procedimiento mediante el cual se verifica la identidad de una persona, a través de la comparación de sus impresiones dactilares con las que obran en la Base de Datos Biométrica del RUIPN. RESPONSABILIDADES 5.1. La Gerencia de Registro Electoral a través de la Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral, es responsable del: Cumplimiento de la presente Directiva y Supervisión de la ejecución de actividades según cronograma de elaboración de Registro Padrón Electoral. PRI A VERSIÓN ON SECRETARIAL N /SGEN/RENIEC 4

5 Calificar y aprobar las solicitudes de Asistencia Técnica Electoral, que se presenten en el marco de la presente Directiva Coordinar los alcances de la Asistencia Técnica Electoral, que se proporcionará a las entidades solicitantes En caso la Sub Gerencia Verificación de Firmas y Asistencia Electoral apruebe la solicitud de Asistencia Técnica Electoral, conformará el equipo técnico a cargo de asistir y orientar a las instituciones públicas y partidos políticos debidamente inscritos en el ROP del JNE, en los aspectos electorales que se requieran, dentro del marco de su competencia institucional. 5.2 Es responsabilidad de todas las áreas del RENIEC, el cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva, dentro del marco de sus competencias. VI. DISPOSICIONES GENERALES 6.1. La Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral instruirá a la entidad requirente, cuando ésta lo solicite, en los aspectos de la Asistencia Técnica Electoral, que de acuerdo al literal d) del artículo 134 del Reglamento de Organización y Funciones (en adelante ROF) del RENIEC, son competencia de la Gerencia de Registro Electoral La Asistencia Técnica Electoral, se desarrollará, utilizando la infraestructura tecnológica del RENIEC; implementándola de una manera gradual y en relación a los recursos disponibles La Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral, cuando la entidad requirente lo solicite y se realice una oportuna evaluación, podrá incluir en la Asistencia Técnica Electoral, la Identificación Biométrica, adecuándose a las especificaciones establecidas en el ítem 33 del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA RENIEC).,DENTI P-7,>s C,Os VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS SU GERENCIA O RIEtcACION DE E RmAS.:',1 ElICIA...CIORAI PRESENTACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA ELECTORAL En el marco del fomento a la cultura democrática en las instituciones públicas y partidos políticos debidamente inscritos en el ROP del JNE, que promueven procesos electorales dentro de sus funciones asignadas u organizaciones interna; el RENIEC, a través de la Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral presentará la Asistencia Técnica Electoral, a las mencionadas entidades con la finalidad que éstas puedan contar con un Registro Padrón Electoral de calidad democrática representativa Posterior a la presentación de la Asistencia Técnica Electoral, el personal responsable designado por la Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral de la Gerencia de Registro Electoral; deberá coordinar una primera reunión con los representantes de las instituciones públicas y partidos políticos debidamente inscritos en el ROP del JNE, que promueven procesos electorales dentro de sus funciones asignadas u organización interna, para puntualizar los alcances y requerimientos de la misma. PRIM YIVERSIÓN R étab SECRETARIAL N )./ -2015/SGEN/RENIEC ti SUS CE KINC!.1 'SF.:10RIA ROIGA,GISTRAL 0 5

6 DI-378-GRE PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE LA ASISTENCIA TÉCNICA ELECTORAL La solicitud es dirigida al Gerente del Registro Electoral del RENIEC, suscrita por la máxima autoridad o representante de la institución pública o partido político debidamente inscrito en el ROP del JNE, precisando el proceso electoral que se está organizando al interior de la misma o en el ámbito de sus competencias (Anexo N 01) La solicitud del servicio de Asistencia Técnica Electoral deberá adjuntar los siguientes requisitos: a. Original o copia autenticada por fedatario del documento vigente que acredite a la máxima autoridad o representante de la entidad solicitante. Detalle de los pre-nombres y apellidos, domicilio real, domicilio en la ciudad de Lima, números telefónicos de contacto y correo electrónico del representante o autoridad de la entidad solicitante. c. Copia simple de las normas que regulan el proceso electoral para el cual se solicita asistencia, en caso hubiere. d. Disco Compacto (en adelante CD) por duplicado, con la información de la relación de electores, debiendo tomar en cuenta lo siguiente: Los datos deben estar consignados en letras mayúsculas. Se debe respetar un espacio entre los prenombres para los casos en que una columna contenga más de un prenombre, de igual manera sucederá con los apellidos en caso de un apellido compuesto. NCIA F. CION \ S Y Para el caso del número de DNI, éste debe contener ocho (08) dígitos obligatorios rellenando a la izquierda con valor de cero (0) para aquellos números de DNI que no lleguen a esta longitud. La información a validar debe estar contenida en archivo formato Microsoft Excel (.xls) o Microsoft Visual Fox Pro (.dbf). Necesariamente debe ser remitido en medios magnéticos como: CD o DVD. No se aceptará la remisión de la información en medios impresos. Si la información es remitida en archivo formato Microsoft Excel (.xls), debe contener la siguiente información: Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4 Columna 5 Ítem N' de DNI Primer Apellido Segundo Apellido Pre Nombres PRIMERA VERSIÓN N SECRETARIAL N /SGEN/RENIEC 6

7 DI-378-GRE1005 Si la información es remitida en un archivo en formato Microsoft Visual Fox Pro (.dbf), la información deberá ser la siguiente: Columna Tamaño Descripción 'I ra. 07 Numérico Ítem 2da. 08 Caracteres N de DNI 3ra. 40 Caracteres Primer Apellido 4ta. 80 Caracteres Segundo Apellido Sta. 60 Caracteres Pre Nombres Nota: Recibido el CD con las especificaciones detalladas precedentemente, el RENIEC emitirá a la Entidad solicitante una Constancia de Recepción del Medio Óptico (Anexo N 02). e. Tres (03) CD en blanco o vacíos de contenido. f. En el caso de que se solicite el servicio de Identificación Biométrico, y la entidad solicitante quiera hacer uso de sus propios escáneres monodactilares biométricos, deberá indicar la cantidad de equipos que dispone, así como sus especificaciones técnicas, para la respectiva aprobación por el RENIEC ASISTENCIA TÉCNICA ELECTORAL Las solicitudes de Asistencia Técnica Electoral deben ser presentadas por las instituciones públicas y partidos políticos debidamente inscritos en el ROP del JNE, con no menos de sesenta (60) días hábiles previos al día de la jornada electoral Los solicitantes deben tener en cuenta que la atención de solicitudes de asistencia técnica electoral para la configuración de un cronograma de la lista de electores, se rige por el siguiente plazo: a. En Lima Metropolitana y Callao, desde la recepción de la solicitud hasta la coordinación técnica inicial, debe mediar un plazo no mayor de diez (10) días hábiles. b. En las demás provincias del país, desde la recepción de la solicitud hasta la coordinación técnica inicial, debe mediar un plazo no mayor de veinte (20) días hábiles, siendo lo recomendable tener una mayor anticipación para brindar la asistencia técnica electoral, que dependerá de la disponibilidad de personal y recursos de la institución. ',7" 305> c=r MERA VERSIÓN UCION SECRETARIAL N I -2015/SGEN/RENIEC 7

8 7.2.3 COORDINACIÓN TÉCNICA INICIAL Recibida la solicitud de Asistencia Técnica Electoral y revisada preliminarmente por la Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral, se programará una reunión de coordinación técnica inicial con la entidad solicitante, con la finalidad de establecer los procedimientos de la misma Concluida la orientación técnica inicial, y habiéndose precisado, en un Acta de Reunión de Coordinación, las actividades a las cuales se orientará y asistirá, se dará la conformidad tanto de las especificaciones técnicas. De esta manera, se da inicio a la parte ejecutiva de la Asistencia Técnica Electoral Las entidades solicitantes recibirán orientación y validación de información para diseñar un Registro Padrón Electoral mediante la elaboración y seguimiento de un cronograma. La orientación se brinda desde una concepción educativa del diseño y procedimientos para la elaboración de un Registro Padrón Electoral; mientras que la validación de información es el servicio, que a través del soporte informático institucional del RENIEC, se brinda a las entidades solicitantes para que puedan confeccionarlo de forma transparente y democrática Cuando la información de los CD no guarde correspondencia con las especificaciones establecidas en el Acta de Reunión de Coordinación, deberá ser subsanada por los solicitantes, en un plazo no mayor a dos (02) días hábiles, para posteriormente remitirla al proceso de validación de información ORIENTACIÓN EN EL DISEÑO Y SEGUIMIENTO DEL REGISTRO PADRÓN ELECTORAL La entidad solicitante debe preparar un primer documento en el que exponga claramente las fechas que definirán su proceso eleccionario. Desde la convocatoria oficial de las elecciones hasta el día en el que se lleve a cabo el acto propio del sufragio La Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral de la GRE conjuntamente con la entidad solicitante, a manera de orientación diseñará un cronograma para la elaboración del Registro Padrón Electoral, en un plazo no menor a cincuenta (50) días calendario, debiendo realizar los siguientes pasos (Anexo N 03): a. La entidad solicitante tendrá cinco (05) días calendario para generar y entregar al RENIEC su relación de electores. Para ello, contará con la orientación del personal especializado en Registro Padrón Electoral. SIÓN CRETARIAL N ' /SGEN/RENIEC 8

9 uutevick, GE EN IA AS OR JU DICA b. El RENIEC, a través de sus unidades orgánicas correspondientes, tendrá catorce (14) días calendario para llevar a cabo la primera validación de información y entrega de dicho resultado a la entidad solicitante (primer proceso). c. La entidad solicitante es responsable de convocar a sus miembros afiliados que tengan un registro incorrecto, según el resultado del proceso de validación de información, para que puedan subsanar dichas inconsistencias. Tras la enmienda, la entidad solicitante entrega al RENIEC la relación de electores subsanada en un plazo máximo de doce (12) días calendario. d. La ejecución de la segunda validación de información, sobre la relación de electores subsanada por la entidad solicitante. En un plazo máximo de catorce (14) días calendario, el RENIEC entrega el resultado final a la entidad solicitante (segundo proceso). e. Dentro de los siguientes cinco (05) días calendario, la entidad solicitante efectuará la publicación final del Registro Padrón Electoral. GE ie k7e PE RAt VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN El medio óptico presentado por la entidad solicitante de la Asistencia Técnica Electoral, es tratado técnicamente por el RENIEC, a través de las herramientas informáticas y/o software institucionales, con el objetivo de realizar el primer proceso de validación de información contrastado con el RUIPN, conforme a los requerimientos establecidos Obtenido el primer resultado del proceso de validación de información, la Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral de la GRE alcanzará a la entidad solicitante las inconsistencias de sus registros, en caso lo hubiere Durante el tratamiento de las inconsistencias, la entidad solicitante contará con la asistencia del personal especializado de la Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral, haciendo posible que la subsanación de las referidas se lleven a cabo a través de un procedimiento óptimo Cuando la entidad solicitante subsane las inconsistencias detectadas respecto al primer proceso de validación de información, y haga entrega al RENIEC de la relación de electores subsanada; se realizará un segundo proceso de validación de contraste de datos con el RUIPN En caso el solicitante no corrija las inconsistencias del resultado del primer proceso de validación de información, en el plazo establecido; el RENIEC puede dar por concluido el servicio de Asistencia Técnica Electoral. P I VERSIÓN SECRETARIAL N -} -2015/SGEN/RENIEC 9

10 Cuando la entidad solicitante publique el Registro Padrón Electoral definitivo, el RENIEC recomendará la publicación de dos (02) o más ejemplares en el local de votación de la institución en un lugar visible. Otal, /y Te 0:1. VIII. VIGENCIA.71 IcrRo ostm CONTROL DE CALIDAD PARA DETECTAR LAS INCONSISTENCIAS Validada la relación de electores, mediante la herramienta informática, del contraste con el RUIPN, éste resultado nos genera dos (02) tipos de inconsistencias, que deben ser subsanadas por la entidad solicitante: Entrará en vigencia a partir de su publicación. a. Inconsistencias de datos: referido a los errores en los campos N de DNI, Primer Apellido, Segundo Apellido y Prenombres; en la relación de electores; y b. Inconsistencias por restricción: referido a las tipologías de Observación, Restricción y Cancelación; en la relación de electores La Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral, entregará a la entidad solicitante un (01) CD, que contenga la relación de electores validada, con un campo adicional donde conste el tipo de inconsistencia. Para el caso de inconsistencias por restricción, se precisará la tipología de la misma, con la finalidad que pueda ser subsanada por la entidad solicitante, en caso corresponda. IX. APROBACIÓN Será aprobada mediante Resolución Secretarial. X. ANEXOS PRIMERA VERSIÓN N SECRETARIAL N -2015/SGEN/RENIEC 10

11 ANEXO N 01 MODELO DE SOLICITUD DEL SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA ELECTORAL Lima, Señor Gerente de Registro Electoral Registro Nacional de Identificación y Estado Civil RENIEC [Jr./Calle o Av.] Asunto : Solicitud del Servicio de Asistencia Técnica Electoral De mi consideración: Yo,, identificado (a) con DNI N, en mi calidad de de la institución/organización con domicilio en número telefónico y correo electrónico para efectos de realizar coordinaciones posteriores, me presento ante Usted y digo: Que estando próximo a realizar la elección de el día del mes del año ; por lo que solicito Asistencia Técnica Electoral, asumiendo que esta asistencia no relaciona al RENIEC con los resultados del proceso electoral. N! otk.n. ENIEDE ECTORAY c, Remito el presente en el entendido que la asesoría especializada del RENIEC a los órganos o comités organizadores de los procesos electorales de instituciones públicas y partidos políticos debidamente inscritos en el Registro de Organizaciones Políticas del Jurado Nacional de Elecciones, que promuevan procesos electorales en el marco de sus funciones, asignadas u organización interna, que lo soliciten. Estas acciones no tienen caracter vinculante para el RENIEC, lo que no implica efectuar actividades de supervisión, observación o veeduría electoral Finalmente tengo conocimiento de que el RENIEC, ante situaciones contrarias a las normas electorales no tendrá responsabilidad, y podrá suspender la asistencia técnica electoral. Sin otro particular, quedo de usted. Atentamente (Firma del Solicitante y Sello de ser el caso) Adjuntar 1. Original del documento vigente que acredite a la máxima autoridad o representante del órgano electoral, o fotocopia debidamente autenticada por la entidad correspondiente. 2. Copia simple de las normas que regulan el proceso electoral para el cual se solicita asistencia, en caso hubiere. 3. Disco compacto (CD) por duplicado, con la información del listado de quienes participarían en el proceso electoral por el cual se pide la asistencia electoral. 4. Tres (03) CD en blanco. Ci NEI )3.f PRIME SIÓN ih RES ECRETARIAL N /SGEN/RENIEC 11 SUB (IF.PENC1A A.;:r:rmil.G1C;A STR.,.!.

12 ANEXO N '02 CONSTANCIA DE RECEPCIÓN DEL MEDIO ÓPTICO 1. DATOS GENERALES: Organismo Institución Solicitante N DNI del Solicitante N de Envío Documento de Referencia Fecha y Hora De Recepción r ot- " O 2 ttk.. REVISIÓN DEL MEDIO ÓPTICO CD/DVD : sub DE,,E LR 0N DE FIRMAS 5 ASISIEhICI EaCI Copia Disco Compacto (CD/DVD) De conformidad con la Directiva de Asistencia Técnica Electoral, numeral 7, inciso 7.2, sub inciso 7.2.2, literal d) último párrafo. En señal de conformidad: SUPERVISOR DE ASISTENCIA TECNICA ELECTORAL DNI: SOLICITANTE/ REPRESENTANTE DNI : PRIM! :- ERSIÓN RE fel SECRETARIAL N 9--) -2015/SGEN/RENIEC 12 fy spunsgeff<1.:ci,,. 1,1?DIGA.1.1/ istral Ay...Ny

13 ANEXO N 03 CRONOGRAMA DE ELABORACIÓN DE REGISTRO PADRÓN ELECTORAL RELACIÓN DE ELECTORES 5 días calendario La entidad solicitante genera la Relación de Electores 1 PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN * La entidad solicitante entrega al RENIEC la Relación de Electores * El RENIEC efectúa el 1 Procedimiento de Validación de Información * El RENIEC entrega a la entidad solicitante el resultado del: 1 Procedimiento de Validación de Información SUBSANACIÓN INCONSISTENCIAS 12 días *La entidad solicitante convoca a sus miembros afiliados a: calendario Subsanar inconsistencias del 1 Procedimiento de Validación de Información 2 PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN * La entidad solicitante entrega al RENIEC la Relación de Electores Subsanada 14 días * El RENIEC efectúa el 2 Procedimiento de Validación de Información calendario * El RENIEC entrega a la entidad solicitante el resultado del: 2 Procedimiento de Validación de Información REGISTRO PADRÓN ELECTORAL D E OR AL. ;:ál'ii. fifre: " /49 0,,,..,., 10 SUB (R C'N <A,. c.,. : :5 01,1921ICA ION ( t LE FIR9.N. '' ASIci:i.91C \\'5'. ELECTO l SUB C4Z\ PRIMER a VERSIÓN RES SECRETARIAL N /SGEN/RENIEC 13 Ju SUB GERENCIA. ' DE A ' CA MITRAS_